הדרך הנכונה לאתר מקום לאירועים קטנים במרכז

נסגרתם על המיקום, ואם מדובר באירוע עסקי, ככל הנראה הוא לא יעלה את ה-300-400 משתתפים. אז אפשר לפצוח בחיפושים אחר המקום המושלם לאירוע שאתם מפיקים. למה חשוב לשים לב בדרך לבחירת המקום ואילו נתונים יסייעו לכם להגיע למקום המתאים ביותר? טיפים חשובים בדרך להפקת אירוע מוצלח

נתחיל מכך, שיש לכם את כל הסיבות הנכונות לבחור להפיק את האירוע במיקום מרכזי. ראשית, במקרה שמדובר באירוע עסקי, מרבית החברות הגדולות והעסקים הנרחבים ממוקמים במרכז, וכך אתם כבר יוצאים מנקודת התחלה שיהיה למוזמנים קל ונוח להגיע לאירוע עצמו. לא עניין של מה בכך, כאשר מדובר במדינה פקוקה ועמוסה לעייפה. מהצד השני, אם מדובר באירוע אליו יוזמנו משתתפים מכל קצוות הארץ, עדיין אם תבחרו מקום במרכז הארץ, זו תהיה נקודת האמצע ביחס לכולם. 

סיבה נוספת לבחור במקום מרכזי, היא הקרבה והזמינות של הספקים הכי חזקים בארץ, לרבות חברות קייטרינג, די.ג'יי, חברות תאורה והגברה וכו'. השמות הכי גדולים נמצאים באזור תל אביב. 

כמו כן, למיקום יש גם חשיבות ביצירת הרושם הנכון, אם תקיימו את האירוע במקום מוכר, פופולרי ואטרקטיבי, ולא ב"חור", כבר הרווחתם עוד כמה נקודות זכות חשובות, וזה עוד לפני שהאירוע התחיל…

בנוסף, במקרה שלאירוע שלכם צפויים להגיע גם אורחים מחו"ל – הם בוודאי ישהו במרכז הארץ וכך האירוע יהיה מונגש להם, וגם הזמינות של מלונות ופתרונות אירוח אחרים תהיה גבוהה יותר.

ועכשיו אחרי שהסכמנו על זה – מתחילים לאתר את המקום המתאים לאירוע שלכם.

מחפשים מקום לאירועים? כמה דגשים שכדאי להתמקד בהם

אז נסגרתם על המיקום, ואם מדובר באירוע עסקי, ככל הנראה הוא לא יעלה את ה-300-400 משתתפים, אז אפשר לפצוח בחיפושים אחר מקום לאירועים קטנים במרכז.  

קודם כל – גבשו את נתוני האירוע עצמו 

כדי למצוא את מתחם האירועים המדויק ביותר, עליכם קודם כל לגבש את כל הנתונים ה"יבשים" של האירוע – כמה אנשים צפויים להגיע? הה טווח הגילאים? מאפיינים דמוגרפים נוספים – אנשי הייטק? רופאים? כלכלנים משוק ההון? האם מדובר בחגיגה לשם ההנאה בלבד או בכנס מקצועי?

המפתח לסגנון ולאווירה שאתם צריכים לייצר באירוע

חשוב מאוד להתעכב רגע על הנקודה האחרונה, כי היא עשויה להיות המפתח להצלחת האירוע, בדגש על הסגנון והאווירה שתייצרו בו, והתשובות יכולות לכוון אתכם היישר אל המקום המתאים ביותר. 

במקרה שמדובר בכנס מקצועי: יש חשיבות רבה יותר לגבי פסיליטיס, אמצעי הגברה, תאורה, נגישות ונוחות. בכנס כזה יש תוכנית, יש מרצים ולעתים גם הקרנות של סרטונים ומצגות. עליכם, המפיקים, מוטלת המשימה הכבדה – לדאוג שלא יהיו תקלות טכניות. לוודא שהכל "יתקתק", והתוכנית תזרום כמתוכנן. הזמן והסבלנות של האורחים שלכם מוגבלים מאוד, ואם הם יצטרכו להמתין עכשיו דקות ארוכות שסרטון כלשהו יוקרן, האירוע יספוג פגיעה.

במקרה שמדובר במסיבה: חברות רבות מפיקות בשנים האחרונות מסיבות עבור העובדים, והדבר הפך להיות למעין סמל סטטוס כבר. בין שמדובר במסיבת סיום השנה, ערב גיבוש, או – החלום של כל יזם – מסיבת הנפקה, כדאי לחפש מקומות לאירועים שהאווירה בהם היא "מסיבתית", ואולי מזכירה בעיצוב ובוייב מועדון ריקודים.

הבדילו בין אירוע פנים ארגוני לאירוע עבור לקוחות

אם אתם מפיקי אירועים מנוסים, סביר שכבר יצא לכם להתנסות בשני סוגי האירועים – אירועים פנים-ארגוניים, שהחברה מארגנת עבור העובדים שלה, ואירועים חיצוניים, שהחברה מארגנת עבור לקוחות ו/או לקוחות פוטנציאליים. אם מדובר בסוג השני,  מימד הרושם הוא חשוב במיוחד, ועליכם המפיקים לדאוג שיהיה אפקט חזק שיפתיע ויהמם את האורחים, ויותיר בהם רושם שהחברה העומדת מאחורי האירוע היא חזקה.  מהצד השני, באירוע פנים ארגוני מאוד חשוב לפנק את העובדים וגם להותיר בהם רושם חיובי ותחושה טובה. כאמור, העניין הזה הפך זה מכבר לסטנדרט, במיוחד בקרב חברות הייטק. לצד התחרות על מי מציע לעובדים תנאים טובים יותר, שכר גבוה, משרדים מפנקים ואטרקציות במקום העבודה, גם אירועי החברה נכנסו ללופ הזה, ויש תחרות גבוהה בין החברות. במילים אחרות, אין להקל ראש גם באירועים פנים-ארגוניים. לא פעם האירועים הללו גם מסוקרים על ידי התקשורת ועושים הדים. 

בחנו את האפשרות של ספקים מתוך המקום

אם יש משהו שמדיר שינה מעיניהם של מפיקים, גם המנוסים והוותיקים ביותר, זה שבזמן אמת הדברים לא יתקתקו ויזרמו, במיוחד כשמדובר על הגשת האוכל באירוע, ועל תקלות פוטנציאליות הקשורות בחשמל וכו'. על הרבה מהדברים האלה, לצערנו, אין לנו שליטה. אבל מה שכן אפשר לעשות, זה לבחור ספקים אמינים שאפשר לסמוך עליהם שיספקו את הסחורה ברגע האמת. ההמלצה שלנו, באופן כללי, היא לבחור בספקים שכבר יש לכם ניסיון איתם ואתם יודעים שהעבודה מולם תעניק לכם את השקט המבורך. דבר נוסף, שיכול מאוד לתמוך בהתנהלות היעילה והמקצועית של האירוע, היא בחירת מקום שמציע ספקים פנימיים, כמו חברת קייטרינג, שירותי הגברה, תאורה וכו'. ספקים שכבר מכירים את הפריסה הייחודית ואת הצרכים הספציפיים של מקום בו הם עובדים, יודעים להתנהל בצורה חלקה ויעילה במקום, מה שיכול למנוע תקלות ולהעניק לכם לילות רצופי שינה. כמובן, אין זו המלצה גורפת, עליכם לבחון היטב גם את האיכות של כל ספק ולראות אם השירות שהוא מעניק בכלל מתאים לאירוע שלכם. למשל, יתכן שבמקום פועלת חברת קייטרינג מסוימת, אבל הסגנון הקולינרי שלה בכלל לא מתאים לאירוע שלכם. כך או כך, בחירה של מקום שהוא ONE-STOP-SHOP יכולה לקצר לכם את הדרך, להסיר מכם הרבה עבודה, זמן ודאגות, ולהוסיף עוד הרבה ביטחון שהאירוע שאתם מפיקים יהיה מוצלח.