הפקת אירועים עסקיים במרכז: הכל מתחיל מבחירה קפדנית של מקום

איך תדעו שעשיתם את הבחירה הנכונה? טיפים מקצועיים שיכוונו אתכם אל המקום המתאים ביותר לאירוע

בחירת המקום המתאים ביותר לאירוע עסקי, כנס או אירוע שמטרתו הכשרה מקצועית של חברה, חשובה להצלחתם לא פחות מאשר תכנון קפדני של לוח הזמנים של התוכנית או בחירת הדוברים. המקום הנכון יכול להוות את ההבדל בין חווית העשרה או נטוורקינג מוצלחת, לבין אי נוחות שתגרום למשתתפים רק לחשוב על מתי כבר יסתיים המפגש והם יוכלו לצאת משם.

מהם הגורמים שיכולים להשפיע על הצלחת האירוע?

הנה כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון בבחירת מקומות לאירועים, בין שמדובר בסדנה, בכנס הכשרה ארגוני או במסיבת הנפקה.

מה כלול במחיר?

כאשר אתם ניגשים למקום כדי לקבל תמחור, דונו בפרטי האירוע ובפעילויות שאתם מצפים לספק, על מנת  לקבל תמונה ברורה של כל העלויות והעמלות האפשריות. שאלו מה כלול בדמי המקום. האם שירות ומסים כלולים? האם עמלת הקמה או פירוק היא חלק מהמחיר? האם יתווספו עמלות על מפות, שולחנות וכיסאות? האם נדרש מינימום של הזמנת מזון ומשקאות? האם ציוד ומכשור כמו Wi-Fi וציוד הגברה ותאורה כלולים, או שמא הם יסופקו בתוספת תשלום? מקומות מסוימים מציעים תמחור "הכל כלול", ומקומות אחרים מחייבים בנפרד על כל שירות. כדאי לוודא את הפרטים הללו מבעוד מועד.

מרחב ופריסה

בחנו היטב את החלל כדי לוודא שהוא עונה על צרכי האירוע שלכם. האם יש הגבלת קיבולת? אם אתם זקוקים לאזור מסוים שיתאים לנטוורקינג, או למשל לבמה? בררו אם המקום יכול להכיל את הפסיליטיז הדרושים. לעתים קרובות, החללים מחוץ לחדר הישיבות הראשי אינם נלקחים בחשבון במהלך הערכת השטח, אך הם חיוניים ליצירת קשרים, וכדאי דווקא לשקול לכלול אותם. עד כמה השטח גמיש? האם ניתן להחליף חדרים במידת הצורך? אתם לא רוצים שהוועידה שאתם מפיקים תיראה חצי ריקה, בגלל ששכרתם חדר המיועד ל-300 אבל יש לכם רק 50 משתתפים, כך שכדאי לקחת פרמטר זה בחשבון. האם יהיה לכם שימוש מלא במקום, או שמא יתקיימו אירועים נוספים במקביל?

אם אתם מחפשים אחר מתחם חיצוני, הקפידו לשאול אם הדק, המדשאה, הגינה או הפטיו זמינים לשימושכם ולא פחות חשוב – אם יש בהם WiFi. האם נותני החסות זקוקים לאזור נפרד, או שאפשר להקים את הדוכנים שלהם במרחב הנטוורקינג? שוחחו על כל התוכניות שלכם עם מפעיל המקום: אולי יש לו רעיונות לגבי דרכים להיענות לצרכים שלכם שאינם ברורים מיד (כמו למשל עוד על חללי ישיבות גמישים).

חללים חיצוניים יכולים להרחיב את הזדמנויות הנטוורקינג הניתנות למשתתפי האירוע. הקפידו לברר אם השימוש בחלל חיצוני כלול בהצעת המחיר של המקום.

מיקום, נגישות וחניה

במידה ומרבית משתתפי האירוע מגיעים מחוץ לעיר, ייתכן שתעדיפו מקום נגיש ומרכזי, כמו מתחם אירועים הממוקם ליד שדה התעופה, תחנת רכבת גדולה או במקום אחר שניתן להגיע אליו בקלות באמצעות תחבורה ציבורית. בדקו האם יש במקום חניון מסודר, האם עשויות להיות עלויות נוספות בגין חניה, או אם ניתן לארגן תחבורה חלופית לנוחות המוזמנים. אם חניה באתר אינה זמינה, מומלץ לשקול לשריין חניה בקרבת מקום עבור המשתתפים, או להזמין עבורם אמצעי תחבורה מרוכז, כגון אוטובוס, וואן או מוניות. עבור פגישות או אירועים פנים-ארגוניים, שקלו לערוך את האירוע במיקום קרוב למשרדים, על מנת לעודד נוכחות, או ליחלופין, בחרו במקום שונה ומרוחק, על מנת לייצר שינוי אווירה. מפיקים רבים מעדיפים לערוך אירועים עסקיים במרכז הארץ, על מנת לאפשר למרבית המשתתפים הגעה נוחה. 

שירותים ומתקנים

הימנעו מההנחה המוטעית, שכל המקומות מציעים את אותה רמת השירות והמתקנים, או שכל השירותים במקום יהיו זמינים עבור האירוע שלכם. אם אתם זקוקים לשירותים נוספים כמו קייטרינג מיוחד (כולל בקשות ספציפיות כמו תעודת כשרות, אופציות טבעוניות וכו'), סידורי פרחים, רפידות ועטים, שירותים אודיו-ויזואליים, תמיכת טכנית במהלך האירוע, שירותי במה ותאורה, תפאורה ועיצוב, כרטוס, הסעות או סיורים עבור האורחים, בדקו היטב מה המקום מציע, או אם יש ספקים מועדפים  שאתם יכולים לעבוד איתם. ספקים המומלצים על ידי המקום עשויים להיות בעלי ניסיון רב יותר באתר, לדעת דברים כמו קיבולת שקעים או הכניסות הטובות ביותר לקייטרינג, ויכולים לסייע לכם להימנע מטעויות.

אווירה

האווירה והעיצוב של החלל עשויים להיות בעלי השפעה מכרעת על הצלחת האירוע. פרמטרים כמו תדמית מקצועית מוקפדת וסטייל, צריכים להילקח בחשבון בבחירת המקום שלכם. אם אתם מעוניינים לעורר יצירתיות והשראה, או ליצור קשרים בין אנשי הצוות שלכם, כדאי להעדיף מרחבים המאפשרים לקיים פעילות מעשית או קבוצתית, או פשוט משדרים אווירה מהנה. אם אתם עורכים טקס חלוקת פרסים, מסיבת הנפקה או אירוע חגיגי אחר, ישנה חשיבות לבחירת חלל אלגנטי או מעורר השראה. כל פרט, החל מסגנון הרהיטים ועד לגופי תאורה והאדריכלות של החלל – יתרמו לאווירה. כמו כן, חשוב מאוד לשים לב לעניין ההאקוסטיקה. הקפידו לבדוק בסביבת המתחם, בעיות של רעש או פעילויות המתקיימות בקרבת מקום, ועלולות להפריע לתוכניות שלכם.

מזון ומשקאות

החליטו איזה סוג של ארוחות, חטיפים או כיבוד תציעו ובררו מה מציע המקום. האם יהיה זה פורמט של ארוחה בישיבה או בסגנון מזנון? האם המקום יכול להיענות לבקשות תזונתיות מיוחדות כמו מנות ללא גלוטן, אוכל טבעוני או כשר? האם האוכל מוכן במקום, ונעשה שימוש בחומרי גלם טריים או שיש צורך בקייטרינג חיצוני? במידה ויוגש אלכוהול באירוע, האם יש צורך ברישיון אלכוהול ובברמן או שאלו כבר "בילט אין"? חשוב לעבור על כל הפרטים הללו בקפידה.