הפקת אירועים עסקיים או ארגון חתונה קטנה – הדברים שיש לשים עליהם דגש

השגרה בתחום האירועים חזרה כמעט באופן מלא, ומרגישים את זה היטב, הן בתחום האירועים והכנסים העסקיים והן בתחום החתונות. בין שאתם מפיקים אירוע עסקי ובין שאתם מתכננים חתונה – ישנם כמה דגשים שיש להבחין בהם כבר בתחילת הדרך. לוקיישן, קייטרינג, אווירה ועיצוב הם אבני היסוד של כל אירוע מוצלח

מרגישים את הקיץ באוויר, ואיתו גם את החזרה לשגרה הכללית בישראל, ובמיוחד בתחום האירועים, לרבות החתונות, המסיבות וגם האירועים והכנסים העסקיים. תחום שהיה בהקפאה חד משמעית במשך למעלה משנה, מתחיל לחזור לעניינים ותוך חודש חודשיים, לפי התחזית, כבר לא נזכור שהיתה כאן קורונה, לפחות מהבחינה הזאת…

זוגות שהתארסו לפני או אחרי פרוץ המגיפה, הבינו שעכשיו זה ה"מאני טיים" שלהם, ואלו שוקדים בחריצות על ארגון החתונה שלהם, ואילו מפיקי אירועים מכל הסוגים – אירועים עסקיים ושמחות אחרות, חוזרים גם הם לתת גז על כל היבטי ההפקה הדרושים להצלחת האירועים עליהם הם אמונים.

כמה דגשים שיש להתייחס אליהם לפני שניגשים להפיק אירוע עסקי:

הפקת אירועים עסקיים עשויה להיות משימה מורכבת ומאתגרת לא פחות מחתונה או כל אירוע המוני אחר, וישנם כמה כללי אצבע שצריך להבחין בהם בשלבי ההפקה הראשוניים:

בחירת לוקיישן – הצעד הכי קריטי בעניין

כשבוחרים לוקיישן ומתחם אירועים עבור אירוע עסקי, ישנם כמה פרמטרים שיש לקחת בחשבון. הראשון והחשוב ביותר הוא הנגישות. יש להתאים את המיקום על המפה, לנקודות מהן מגיעים מרבים המוזמנים לכנס או לאירוע העסקי. הנקודה הזו היא קריטית, מאחר ואם תתישו את המוזמנים בנסיעה ארוכה ומסורבלת – הם יגיעו עייפים וחסרי סבלנות לאירוע, וזוהי נקודת פתיחה בעייתית, שעלולה להוריד לטמיון את כל העבודה שהשקעתם בשאר חלקי ההפקה. כמו כן, באירוע עסקי למיתוג ולסגנון של המקום יש משמעות חשובה לא פעם, ולכן יש לברר עם הלקוחות שלכם בדיוק אילו מסרים הם רוצים להעביר ולאיזו אווירה וסגנון הם מכוונים. ישנם אירועים שהנושא שלהם מתחבר יותר לטבע ולסביבה וישנם אירועים שהם יותר קשורים להייטק ולקדמה, ויש להתאים את מתחם האירועים והמיקום שלו בצורה הטובה ביותר לכל אלו.

עיצוב ומיתוג – מייצרים אווירה ומעבירים מסר מדויק

בהמשך לסעיף הקודם, כשמדובר באירוע עסקי, הנראות של המתחם בו מתקיים האירוע היא חשובה מאוד, ואפשר לשלוט בה ולשנות אותה בהתאם לדרישות הלקוח, באמצעות עיצוב מדויק. לעיצוב מצטרפים גם מוזיקה ותאורה, אשר לאלו יש השפעה משמעותית על האווירה שתיווצר במקום. כדאי לתת את הדעת לכל אלו. כמו כן, חשוב לדאוג לאקוסטיקה נאותה בהתאם לצרכי הלקוח. יש לערוך שיחות מקדימות עם הלקוח ולהבין בדיוק כיצד תכנן את לוח הזמנים ואת התוכנית באירוע, ולהתאים את הפסיליטיס במקום לכך. לדוגמא, אם יש הרצאה מתוכננת באירוע, חשוב לוודא שמערכת ההגברה והאקוסטיקה הכללית במקום תומכים זאת, אחרת עלול להיגרם מפח נפש. באותו אופן, אם צפויה להיות מוקרנת מצגת בכנס או באירוע, יש לוודא שהתאורה במקום מתאימה והמקרנים שבמקום תומכים זאת. 

אין אירוע מוצלח בלי אוכל טוב

כמובן שהמנות שיוגשו באירוע, עשויות להפוך אותו לזכיר, מפנק ובאופן כללי – מוצלח. גם כאן, חשוב להיוועץ בלקוחות שלכם ולהבין מהו בדיוק הסגנון של האורחים ומהו הקונספט של האירוע, לפני שבוחרים בחברת קייטרינג. כאן ישנה חשיבות מכרעת גם לשעת האירוע. אם מדובר באירוע בוקר – חשוב לשים דגש על קפה טוב וכיבוד בסגנון בראנצ', של כריכים ועוגות, אם מדובר באירוע צהריים, ייתכן שתתאים ארוחה חמה וכו'. כדאי גם לבחון האם זהו אירוע שמתאים שיהיה בו אלכוהול, או שמא הדבר עלול לפגוע ברצינות האירוע וכו'.

על מה חשוב לשים דגש כשמפיקים חתונה קטנה?

חתונות קטנות עשויות להיות הגשמת חלום עבור מפיקי אירועים, מאחר ובאירוע מצומצם ניתן להשקיע יותר בכל אלמנט הפקתי, לחשוב לעומק על הפרטים הקטנים, ובאופן כללי – לדייק את כל הפרטים באופן מושלם. חתונה קטנה הפכה להיות טרנד בשנים האחרונות, ובמיוחד בשנה האחרונה שבמהלכה לא הורשנו לקיים אירועים גדולים והמוניים. כעת כבר יש היתר לערוך גם חתונות גדולות, אבל יש שהבינו את הקסם באירוע מצומצם ואינטימי, דווקא בעקבות ההגבלות שנגזרו עלינו. אירוע שכל האורחים מכירים זה את זה, ונפגשים לארוחה ולמסיבה איכותית באווירה משפחתית קרובה, יש בו איכויות אחרות והמון יתרונות. על אף שלא מדובר בהפקת ענק, גם באירועים קטנים מסוג זה, יש להשקיע מחשבה ותשומת לב בפרטים החשובים.

הנה כמה דגשים בהפקת חתונה קטנה:

מיקום האירוע – פחות אורחים, בחירה פשוטה יותר

במקרה הזה יש יתרון מובהק באירוע קטן, מאחר וכאשר רשימת המוזמנים מתקצרת לכמאה או מאתיים אורחים, מצטמצמות נקודות היציאה שלהם לאירוע וכך קל יותר לבחור מיקום שיהיה נגיש ונוח לכולם. כאמור, זהו פקטור חשוב בהצלחת האירוע כולו, וככל שננגיש את מתחם האירועים לאורחים – כך הם יהנו יותר מהאירוע ככלל.

בחירת קייטרינג – ניתן להשתולל יותר עם המנות

כשמדובר באירוע משפחתי קטן יחסית, אליו מוזמנים חברים קרובים ובני משפחה, יש לכם יותר חופש "להשתולל" עם בחירת המנות, כאשר אתם משתחררים מהצורך לקלוע למכנה המשותף הרחב ביותר מבחינה קולינרית. כמובן, גם כאן תצטרכו להתחשב בטעמם של האורחים שלכם, אך תוכלו להבליט יותר את טעמכם האישי בבחירת המנות, ואף להשקיע יותר כסף בקייטרינג, מאחר ומדובר בהיקפים מצומצמים יותר, ופחות עודפים שיתבזבזו בתום האירוע. כמו כן, באירוע קטן יש פחות ביטולים בדרך כלל, כך שתוכלו לצפות באופן מדויק יותר את כמות המוזמנים שאכן יגיעו לאירוע. 

לסיכום, בהפקת אירוע קטן יש הרבה יתרונות.