למצוא את האחד המושלם: טיפים לאיתור מקום לאירוע עסקי

אחד הצעדים הקריטיים ביותר במסגרת הפקת אירועים עסקיים, הוא איתור המקום המתאים ביותר לאופי, להיקף ולצרכי האירוע. כמה פרמטרים ושאלות שיש לשאול כדי למצוא את חלל האירועים הנכון

מציאת המקום הנכון עבור אירועים, מכל סוג שהוא, היא אחד הצעדים הקריטיים ביותר במסגרת ההפקה. אחד ההיבטים המאתגרים ביותר באיתור מקום לאירוע עסקי הוא בחירת המקום הטוב ביותר עבור הצרכים הייחודיים של הלקוח ושל האירוע הספציפי שבהתהוות.

הדרך הטובה ביותר למיקור מקומות צריכה לכלול חיפוש אקראי באינטרנט אחר מקומות באזור הגיאוגרפי הרצוי. עם זאת, המפתח למציאת מקומות לאירועים שבאמת יתאימו ככפפה לאירוע, צריך לכלול היבטים נוספים, לרבות הגודל של המקום וכמובן הסגנון הכללי. 

חשוב מאוד לעשות הכנה מקיפה לפני שמתחילים בחיפוש, ולדייק את הפרמטרים ואת המאפיינים של האירוע. אחרי הכל, מציאת מקומות לכנס שונה בהרבה ממציאת מקומות לארוחת ערב במסעדת יוקרה. אבל באמצעות תוכנית מבוססת ומפורטת לאירוע, תוכלו לרשום הצלחה מסחררת באיתור המקום המושלם. 

הנה כמה טיפים שיסייעו לכם להתחיל את החיפוש שיביא למציאת המושלם. על ידי מיקוד רב יותר וכיוון ברור מאחורי אסטרטגיית האירוע, יאפשר לכם להיות מדויקים יותר גם בבחירת ספקים מהשורה הראשונה וכך להדק את הקונספט הכללי. ווין ווין. 

על מה לשים את הדגש לפני שמתחילים לחפש מקומות לאירועים?

לא משנה על מה סוג האירוע שאתם מארגנים, בחירת המקום הנכון פשוט תבטיח הצלחה. הנה כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון כאשר בוחנים אופציות שונות של חללי אירועים:

האם המיקום נגיש?

אם אתם רוצים להבטיח מקסימום נוכחות באירוע, הצעד הראשון צריך להיות בחירת אולם אירועים במיקום נגיש ונוח להגעה. נסו לשים את עצמכם בנעליהם של המוזמנים לאירוע – אם תקבלו הזמנה לאירוע שיתקיים באיזה נקודה מעורפלת בדרום או בצפון הרחוק, כנראה שהנטייה תהיה לבטל את השתתפותכם. לעומת זאת, אם יזמינו אתכם לאירוע עסקי בתל אביב – סביר להניח שהגישה תהיה חיובית יותר.

בחרתם ביעד מרוחק? בדקו האם יש אופציות ללינה בקרבת מקום

במידה ולא מצאתם מלונות ראויים בסביבה, מומלץ להציע שירותי הסעות למשתתפים באירוע.

האם המקום יהיה זמין עבור תאריכי האירוע הפוטנציאליים?

כאן המקום גם לחשוב לעומק על מועד האירוע שלכם. פרמטרים כמו יום בשבוע ושעות מסוימות, יכולים לנבא האם התנועה בזמנים אלו כבדה, לצד מידע על זמינות הספקים השונים שאתם זקוקים להם לאירוע. קחו בחשבון שאם האירוע מתקיים בשיא העונה, יכול להיות שיהיה לזה מחיר, שאתם, יחד עם הלקוחות שלכם, צריכים להחליט האם אתם מוכנים לשלם. 

מהו סגנון האירוע וכיצד החלל יתמוך בו?

ודאו שהמקום מתיישר בבירור עם המותג שעומד מאחורי האירוע, ופונה לקהל היעד שלכם, כמו גם לבעלי עניין חשובים.

מהו התקציב העומד לרשותכם עבור חלל האירועים?

מומלץ שלא לצאת לדרך עם החיפוש אחר החלל המתאים לאירוע, לפני שאתם סגורים על התקציב הגלובלי והחלק הספציפי המיועד לאולם האירועים. חשוב מאוד שלא להגיע למצב ש״קופצים מעל הפופיק״ עם העניין הזה, דבר שעלול להכניס אתכם לצרות בהמשך.

מה היחס בין כמות המשתתפים למקום האירוע?

חשוב לדעת מבעוד מועד מה נחוץ לכם עבור האירוע, הן מבחינת גודל הצוות שיתפקד במהלכו, והן מבחינת סוגי השירותים שהמקום יכול לספק לכם (תיאום הגעה עם האורחים, קידום אפליקציה לאירוע וכו').

כמו כן, חשוב לוודא שכולם מודעים לאחריותם ולמה שמצופה מהם, והם קיבלו את כל הפרטים עם התקרב האירוע.

באיזה ציוד נוסף תצטרכו להשתמש במקום האירוע?

עוד דוגמא נמצוינת לכך שחייבת להיות תוכנית מוגדרת לאירוע עוד לפני שמתחילים לחפש את המקום בו הוא יתקיים. חשוב להחליט מראש – האם תוקרן מצגת, האם יש בתוכנית הרצאות, האם זה בכלל אירוע חברה שמרכזו מסיבת ריקודים וכו׳. הגדרות אלו יסייעו לכם לדעת מראש לאילו אמצעים תזדקקו מהמקום – מקרנים, מערכת הגברה, תאורה, אולי במה עם מיקרופונים וכו׳.

האם המקום יכול לסייע לכם במיתוג האירוע?

אירועי חברה לא פעם כוללים עיצוב מיתוגי-מסחרי של חלל האירועים. מקומות מסוימים מציעים גם שירות של שילוט ואמצעי מיתוג נוספים, או לחילופין עובדים עם ספקים קבועים ומנוסים שיוכלו לעשות זאת עבורכם.

מהם הצרכים הטכניות של הכנס או האירוע?

בהמשך לציוד ההגברה, התאורה וכו׳, חשוב להתאים את הפסיליטיז הטכניים לאירוע. אם מדובר בכנס מקצועי ממושך, למשל, חשוב שיהיה במקום ווייפיי, עמדות טעינה זמינות ונגישות עבור המשתתפים וואלי אף צוות תמיכה טכנית. לעומת זאת, במסיבת ריקודים כנראה תזדקקו לאמצעים אחרים.

האם אתם זקוקים לשירותי קייטרינג ו/או בר עבור האירוע?

כאן חשוב לקבל החלטה – האם אתם עומדים להביא ספק קייטרינג חיצוני או שמא המקום מספק שירותי קייטרינג משלו. טיפ חשוב בהקשר זה – במידה וחברת הקייטרינג שבמקום היא איכותית ומומלצת, העדיפו לשכור את שירותיה על פני חברה חיצונית, מאחר וכך תבטיחו מינימום תקלות במהלך הכנת והגשת האוכל באירוע.

האם המקום מתאים לסגנון האירוע?

לאחר שאפיינתם בקפדנות ובפירוט את האירוע, בשלב זה, הסגנון והאווירה הרצויים בו כבר אמורים להיות מגובשים. מן הסתם, אירוע מקצועי המתקיים בשעות הבוקר, יצריך מקום באווירה ובסגנון שונה ממסיבת הנפקה סוערת לתוך הלילה. הבחירה של המקום המתאים ביותר היא קריטית מבחינה זו, מאחר ואווירה היא אלמנט חשוב וחמקמק כאחד, שבסופו של דבר יגדיר את האירוע והוא זה שיותיר את החותם ואת הרושם אצל האורחים, ואי לכך גם את שביעות רצונם והנאתם מהאירוע כולו. לכן, חשוב מאוד לתת משקל ועדיפות לסוגיה זו, ולאתר את המקום ש״יישב בול״ על מאפייני האירוע, בהתאם לתוכנית.