כיצד למצוא אולם אירועים קטן במרכז שיענה על כל הדרישות?

אם יש משהו שהקורונה לימדה אותנו, זה שאירועים קטנים הם הדבר הכי נכון. אז ברכות – אם הגעתם לכאן, כנראה שאתם הולכים על אירוע בהיקף מצומצם. מהם הפרמטרים עליהם חשוב לשים את הדגש בתהליך בחירת המקום לאירוע? 

קודם כל ולפני הכל – אנחנו רוצים לברך אתכם. אם הגעתם לכן, כנראה שעשיתם בחירה מצוינת והחלטתם ללכת על אירוע קטן. בין שמדובר בחתונה קטנה, באירוע חברה, אירוע עסקי או אפילו בר/בת מצווה, שתדעו שאין על אירועים קטנים. הם מדויקים, הם הרבה יותר בסטייל, הם הרבה יותר אותנטיים, כאשר כל המשתתפים מכירים זה את זה, יודעים היטב מהי הסיבה לחגיגה, מיהם חתני וכלות השמחה, וההשתתפות שלהם באירוע היא מכל הלב, על אמת. אם יש משהו שהקורונה לימדה אותנו, זה שאירועים קטנים הם הדבר הכי נכון. בהתחלה, אנחנו הישראלים, היינו מבועתים מהמחשבה של צמצום האירועים החשובים בחיינו למספר מופחת של מוזמנים, אבל בהמשך, רבים גילו את הקסם הטמון דווקא באירועים בסדר גודל כזה. בארץ מקובל לחגוג בענק, אבל במדינות שונות בחו״ל, ובמיוחד במדינות מערבות ומפותחות כמו בארצות הברית ובאירופה, נהוג לחגוג בהיקף מצומצם מאז ומתמיד. כאן לקח לנו קצת זמן לקלוט את זה, אבל בסוף זה קרה…

אז אם באירוע קטן עסקינן, אנחנו יוצאים מתוך הנחה שכרגע פניכם למציאת אולם אירועים קטן במרכז, אבל לא סתם אחד, אלא אחד שיתן ״בוסט״ רציני לאירוע שלכם, ויציע נתוני פתיחה שיעניקו לכם שקט, כאשר אתם יודעים שהוא ייצר את האווירה בה אתם מעוניינים, ויהיה בסטנדרט גבוה, כמו זה שאתם מכוונים אליו.

כידוע, בחירת האולם היא ככל הנראה הצעד הקריטי ביותר בתהליך הפקת האירוע, מאחר והמקום הוא זה שמכתיב את הטון, את האופי, האווירה ובסופו של דבר – את ההנאה של האורחים שלכם וההצלחה של האירוע כולו. על כן, חשוב מאוד לבצע את התהליך הזה בקפידה, תוך שאתם שמים את הדגש על מספר פרמטרים עיקריים. 

אומנם מוגדר ״במרכז״, אך האם המיקום באמת נגיש?

אם אתם מחפשים אחר אולם אירועים במרכז, למשל, חשוב לדעת ש״מרכז הארץ״ זו הגדרה גמישה ורחבה למדי, וגם אולם הממוקם באיזו נקודה מעורפלת בצפון השרון,שמצריך נסיעה של למעלה משעה עבור המוזמנים שלכם, עלול להיכלל בהגדרה הזו. למה זה חשוב כל כך? העניין של אופן ההגעה לאירוע שלכם הוא אנדר רייטד. לא משנה מהו סוג האירוע – חתונה, אירוע משפחתי או אירוע עסקי, אם המיקום לא יהיה מספיק מוכר, מרכזי ונוח להגעה, קודם כל – צפו ליותר ביטולים והברזות בקרב כל מי שלא מרגיש מספיק חייב להגיע לאירוע. שנית, אלו שכן החליטו ״לתת מעצמם״ ולהגיע לשמוח בשמחתכם, עלולים כאמור להיתקע בפקקים, או לחילופין, להסתבך עם הניווט למקום שאולי אפילו הווייז לא בטוח שהוא מזהה… במילים אחרות, ייקח להם הרבה זמן (ואולי גם עצבים) להגיע לחגיגה, והדבר עלול לפגוע אנושות בהנאתם ממנה.

האם גודל המקום באמת תואם את גודל האירוע שאתם מתכננים?

עוד הגדרה שעלולה להיות פלואידית, היא ״אירוע קטן״. אירוע כזה יכול להכיל טווח של 50-300 מוזמנים, כאשר ההבדל בין אירוע משפחתי ואינטימי של 50 איש, לבין אירוע של 300 איש, הוא דרמטי מאוד, וכל אחד מהם מצריך התייחסות שונה לחלוטין, לצד בחירות שונות של מקום, אוכל, עיצוב ואפילו תוכנית. מהבחינה הזו, בחירת המקום היא קריטית במיוחד, שכן, במקום מרווח מדי, האווירה באירוע עלולה להיפגע, כתוצאה מתחושה של התפזרות וחוסר חיבור בין המשתתפים. לעומת זאת, אם תבחרו במקום קטן מדי, האורחים שלכם עלולים לסבול באופן פיזי, מצפיפות, שזה מצב שמאוד חשוב להימנע ממנו, על אחת כמה וכמה בימי קורונה.

עניין של סטייל

אוקיי, בואו נבהיר משהו בתור התחלה, זה שהחלטתם ללכת על אירוע קטן, לא אומר שעכשיו זה הסגנון שלו. קטן זה לא סגנון, אלא מידת גודל. אין מנוס, אתם חייבים להיכנס לעובי הקורה ולהבין מי אתם, מה אתם, ולהחליט איזה סגנון צריך לאפיין את האירוע שאתם מפיקים. חשוב מאוד להיות מגובשים ולהגדיר את המאפיינים של העניין הזה מבעוד מועד. אפשרות אחת שיכולה לסייע לכם עם החלק הזה, היא לבחור קונספט מסוים ומוגדר לאירוע. למשל – מסיבה בסגנון כפרי, מסיבת דיסקו, מסיבה בשחור לבן, אירוע בסגנון וינטג׳ ועוד ועוד… העניין תלוי רק בכם. ברגע שנסגרתם על נושא לאירוע או על קונספט מסוים, מהרגע הזה יהיה כבר הרבה יותר קל לדעת איך הוא ייראה (מבחינת עיצוב), איזה אוכל יהיה בו, איזו מוסיקה תתנגן בו ואיך סגנון בילט אין, אתם מחפשים באולם האירועים. כעת נותר לכם רק לעשות ״סקאוטינג״ ולבקר במקומות שעונים על הדרישות הגיאוגרפיות שלכם, לצד הצרכים שלכם מבחינת הקיבולת, ולבחון – האם הוא מתאים לסגנון בו בחרתם.

אילו ספקים ושירותים המקום יכול להציע לכם?

במיוחד כשמדובר באירוע קטן, יהיה לכם קל יותר אם תוכלו להשיג את כל הספקים שאתם זקוקים להם דרך אולם האירועים. באולמות אירועים מבוססים ומקצועיים, לא פעם ישנם ספקים קבועים הפועלים במקום, לרבות חברת קייטרינג, די.ג׳יי, מעצבי תפאורה, וכמובן טכנאי סאונד והגברה. מומלץ לבחור במקום שיכול לחבר אתכם עם הספקים הקבועים או להציע לכם שירות כולל ונרחב. כך, למעשה, לא רק שנמחקות לכם שלל משימות חשובות מהרשימה, מה גם שאתם יכולים להיות רגועים יותר כששכרתם את שירותיהם של ספקים שמכירים את המקום על בוריו, ויודעים כיצד לפעול בו באופן החלק והיעיל ביותר. מינימום תקלות ובלת״מים זה הדיבור.