כיצד למצוא מקום לאירועים עסקיים בהתאמה מדויקת לאירוע שלכם?

בין שמדובר באירוע חברה, מסיבה פנימית המיועדת לעובדים, ובין שמדובר באירוע עסקי באווירה מקצועית או אפילו כנס – יש לפניכם המון עבודה ומטלות ואינסוף פרטים הדורשים את תשומת לבכם. אבל בואו נשים רגע את כל אלו בצד, ונדבר על המשימה החשובה ביותר – מציאת האולם המושלם לאירוע. ככה עושים את זה

אנחנו יודעים, אתם לא ישנים הכי טוב בלילות האחרונים, כי יש לכם פרויקט גדול וחשוב מאוד על הראש – הפקת אירוע עסקי, ואתם רוצים לוודא שאתם עושים את הדבר הנכון, מקבלים את ההחלטות הנכונות ובשורה התחתונה, שהכל יהיה מושלם, ומי ששכר את שירותיכם לצורך ההפקה יהיה הכי מרוצה בעולם.

לא פשוט המצב הזה, אבל בואו נירגע רגע, כי יש כללים מסוימים, מאין מתווה, שאם תלכו לפיו, שלב אחר שלב ותבדילו בין עיקר לטפל, תוכלו להבטיח שהאירוע הזה יהיה הצלחה כבירה.

בין שמדובר באירוע חברה, מסיבה פנימית המיועדת לעובדים, ובין שמדובר באירוע עסקי באווירה מקצועית, או אפילו כנס – יש לפניכם המון עבודה ומטלות ואינסוף  פרטים הדורשים את תשומת לבכם. אבל בואו נשים רגע את כל אלו בצד, ונדבר על המשימה החשובה ביותר, וההחלטה שעליכם לקבל בהקדם – מציאת מקום לאירועים עסקיים. לבחירת המקום הנכון עבור האירוע, תהיה השפעה עצומה על ההצלחה הגורפת של האירוע שלכם.

ישנן סיבות רבות, מדוע מציאת האולם צריכה להיות הדבר הראשון בסדר העדיפויות שלכם, והדבר הראשון שתפנו אליו את תשומת הלב והמשאבים שלכם. לא כל אולמות האירועים מתאימים לאירועי חברה ולאירועים עסקיים. האולם שתבחרו חייב להתאים באופן מדויק לכמות  האורחים, לכלול אופציות ראויות של קייטרינג, להיות במיקום מרכזי ונוח, ולהציע שירותים נוספים שאתם זקוקים להם עבור האורחים או לצורך הפונקציות העסקיות שלכם באירוע. מכיוון שאתם מארחים אירוע חברה, המקום צריך להציע גם סביבה מקצועית המתאימה למותג העסקי הניצב מאחורי ההפקה כולה.

כמה נתונים שיש לאסוף לפני שמתחילים בחיפוש אחר האולם המתאים

אנחנו מבינים שאתם להוטים מאוד להתקדם עם תהליך ההפקה ובוודאי תשמחו שמציאת האולם תהיה מאחוריכם. אבל חשוב לעבוד מסודר, על מנת להבטיח שהמקום שתסגרו בסופו של דבר, יהיה המקום המתאים ביותר לאירוע אותו אתם מפיקים. אז לפני שמתחילים בחיפוש עצמו, הנה כמה דברים שכדאי לכם להגדיר ונתונים שחשוב לאסוף:

מהו סוג האירוע בדיוק?

לא כל אירוע עסקי מתאפיין באותם הפרמטרים, וחשוב מאוד להבדיל בין סוגי האירועים לפני שמתחילים לחפש אולם. ישנם אירועי חברה, אירועים פנימיים המיועדים לעובדי החברה, כאשר לעתים מטרת האירוע היא פשוט לשמח ולפנק את העובדים, לחגוג הישג מסוים של החברה או פשוט לערוך מסיבה לרגל חג כמו פורים, סילבסטר וכו׳. אירועים מסוג זה יכולים להיערך במשך ערב אחד, ולעתים יכולים להיות חופשה של כמה ימים אליה נשלחים העובדים. לעומת זאת, לעתים תידרשו להפיק אירוע עסקי שמאפייניו שונים לחלוטין – אירוע המיועד ללקוחות החברה, לאנשי עסקים מהתחום או ללקוחות פוטנציאליים, שמטרתו שיווקית ומסחרית יותר. ישנם גם כנסים מקצועיים המיועדים לעובדים מתחום מסוים, ואירועים שתכליתם מפגש בין אנשי עסקים, מינגלינג ויצירת קשרים עסקיים.

כך או כך, חשוב מאוד להבין בפני איזה סוג אירוע אתם ניצבים, לפני שמתחילים לחפש את האולם עבורו. אירועים עם מאפיינים שונים דורשים מתקנים שונים, ספקים שונים, ואף סגנון עיצוב שונה. ישנה חשיבות רבה מאוד להתאמה המדויקת של מה שהאולם יכול להציע לכם, אל מול הצרכים הספציפיים של האירוע.

מהו היקף האירוע?

פרמטר שאנשים נוטים לפעמים להמעיט בערכו, וחבל. החשיבות של התאמת גודל האולם למספר המשתתפים באירוע היא קריטית. כמובן, אולם קטן מדי עלול להביא לצפיפות ואי נוחות באירוע – זהו היבט שכן חושבים עליו בדרך כלל, ושואפים להימנע ממנו. זהו היבט חשוב גם מבחינה בטיחותית כמובן. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון גם את הצד השני של המטבע – מקרים בהם האולם גדול מדי. במיוחד באירועים בהם הדגש הוא על חיבור בין אנשים, לרבות מסיבות חברה ואירועי מינגלינג, חשוב שהמקום לא יהיה מרווח מדי, כך שיגרום למשתתפים להתפזר בחלל ולא להתחבר ולתקשר זה עם זה. באופן זה, מטרת האירוע המרכזית עלול הלהתפספס וחבל על כל ההשקעה. לכן, אם רשימת האורחים מסתכמת במקסימום של 250 איש, כדאי למקד את החיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב, ובכך גם לסנן מהרשימה מקומות רבים שאינם רלוונטיים עבורכם ולחסוך בזמן יקר.

מהו התקציב לאירוע?

ודאי שלא מומלץ להתחיל לחפש אולם עבור אירוע, כאשר אתם לא סגורים על התקציב העומד לרשותכם לצורך ההפקה בכלל והאולם בפרט. עוגמת נפש משמעותית עלולה להיגרם כאשר תמצאו מקום שנראה לכם מושלם, אך הוא חורג משמעותית מגבולות התקציב. עם זאת, יש לציין שבמקומות מסוימים יתכן ויסכימו ללכת לקראתכם ולהתגמש עם המחיר, במידה ותוכלו להתפשר על מועד האירוע ועל מרכיבים מסוימים בו. אם מצאתם מקום נהדר, אבל התקציב לא עולה איתו בקנה אחד, שווה לנסות ולהתמקח. כמו כן, ישנם מרכיבים אחרים באירוע שאולי ניתן לקצץ מהם, ולהעביר חלק לתקציב המיועד לשכירת האולם. כאמור, האולם הוא הגורם החשוב ביותר והמשפיע ביותר על הצלחת האירוע, ולכן שווה לעתים להתפשר על מרכיבים אחרים עבור המקום המושלם.

מהיכן מגיעים רוב האורחים?

לוקיישן הוא עניין משמעותי ביותר בכל אירוע באשר יהיה, כאשר השאיפה היא שהאולם יהיה ממוקם באזור כמה שיותר נגיש, מרכזי ונוח להגעה עבור חלקם הגדול של המוזמנים, אם לא עבור כולם. לכן, לפני שניגשים לחפש אולם עבור האירוע, חשוב לבדוק מהיכן (בארץ, אך גם לקחת בחשבון אורחים מחו״ל המגיעים משדה התעופה ו/או שוהים בבית מלון) צפויים להגיע אליו. המטרה היא למצוא מקום שהנסיעה אליו תהיה קצרה ופשוטה.

מהם המאפיינים המרכזיים של המשתתפים?

אחרי שנגענו בהיבטים הטכניים החשובים, ניגע קצת בעניין של סגנון. לפני שמתחילים לחפש מקום לאירוע, חשוב לבחון ולהבין את המאפיינים המרכזיים של האורחים. האם מדובר בעובדי הייטק צעירים? האם מדובר באנשי עסקים מתחום מסוים? מהו טווח הגילאים ומהם המאפיינים המרכזיים של המשתתפים, לרבות מקום מגורים ותחום עיסוק? נתונים אלו יסייעו לכם לבחור את המקום בסטייל המתאים.

10 טיפים לבחירת המקום המתאים לאירוע עסקי

לאחר איסוף הנתונים החשובים לגבי התקציב, הסגנון, המטרות וההיקף של האירוע אותו אתם מפיקים, אפשר להתחיל בחיפוש המקום המתאים ביותר. אבל גם כאן, כדאי לעבוד באופן נכון ומסודר, על מנת לערוך חיפוש יעיל וקצר ככל הניתן. 

הנה כמה טיפים שיעזרו לכם בבחירת אולם לאירוע חברה במרכז:

מיקום מרכזי ונוח להגעה

כאמור, חשוב מאוד לאתר אולם במיקום מרכזי. במידה והאורחים שלכם מגיעים ממקומות שונים, אתם רוצים שהמקום שלכם יהיה נגיש עבור רובם ככולם. מיקום מרכזי, עם גישה לכבישים ראשיים, יקל על האורחים שלכם. קחו בחשבון שאם ההשתפות באירוע היא אופציונלית, רבים מהמוזמנים עלולים לבטל את השתתפותם במידה והאירוע יערך במיקום מרוחק ובלתי נגיש עבורם. 

גודל המקום

כאמור, ההתאמה של גודל החלל לכמות המשתתפים באירוע היא חשובה מאין כמותה. השאיפה היא למצוא מקום שלא ירגיש ריק מדי וכמובן לא יהיה צפוף מדי. באותה הזדמנות, כדאי לחשוב על צרכים נוספים של האירוע, ולרדת לפרטים של הלו״ז, לרבות הפעילויות השונות – האם אתם זקוקים ללובי או לחדר מנוחה, האם אתם זקוקים לחלל שיתאים למינגלינג, האם צפויים להשתתף אורחים מיוחדים שאולי יזדקקו לחדר פרטי שיאפשר להם להתכונן בנוחות להרצאה שלהם וכו׳. במידה וצפויים אורחים שמגיעים מרחוק, יתכן שכדאי לבדוק לגבי מקומות לינה באזור.

לוגיסטיקה

אירועים עסקיים ואירועי חברה, מצריכים המון התעסקות לוגיסטית מצדכם המפיקים. כשאתם מחפשים את המקום המתאים לאירוע, כדאי לבדוק כיצד אנשי הצוות והפסיליטיז במקום יכולים להוריד לכם מטלות מהרשימה ולסייע. בדקו האם המקום מציע פריטי ריהוט לרבות שולחנות, כיסאות, מפות וכלים. האם יש להם ציוד אודיו וסאונד איכותי, וכן שירותי תפעול של כל אלו. כמו כן, מומלץ לבדוק האם השירותים האלו כלולים במחיר שכירת האולם, או שהם יתווספו למחיר הנתון. קחו בחשבון שאם תצטרכו לשכור כל אחד מאלו לחוד, העלויות יגדלו במידה ניכרת.

מה מייחד את האולם הזה?

מקום מיוחד שווה אירוע מיוחד, כזה שידברו עליו עוד חודשים קדימה. כאשר אתם ניגשים לבחון אולם אירועים כזה או אחר, חשוב לבדוק מה מיוחד בו. מהו האלמנט שמבדיל אותו בין כל אולמות האירועים הגנריים שנראים אותו דבר, וכבר ביקרתם בעשרות כאלו. ישנם מקומות מיוחדים לאירועים בתל אביב שהדברים המייחדים כל אחד מהם משתנים – זה יכול להיות עיצוב בסגנון מובהק ובלתי רגיל, זה יכול להיות לוקיישן יוצא דופן כמו חוף הים, הפארק, גג עם נוף מטורף ועוד. נסו לבדוק מקומות שהם לאו דווקא בקונספט של אולם אירועים ״רגיל״, אלא מקומות שהוסבו לכדי אולם אירועים, כמו מועדוני לילה, גלריות לאומנות וכו׳. סמכו על עצמכם, כשתמצאו את המקום המיוחד – אתם תדעו לזהות אותו.

שירותי קייטרינג ובר

כידוע, האוכל והמשקאות באירוע עשויים להכריע – האם זהו אירוע מוצלח ומפנק, או פחות. כאשר אתם מגיעים לאולם אירועים, בדקו האם המקום מציע שירותי קייטרינג ובר, ואם כן – מהי הרמה והאיכות של אלו. שכירת שירותים אלו בנפרד לא רק עלולה להגביה את ההוצאות שלכם באופן דרמטי, מה גם שהיא עלולה לסרבל אתכם ולהוות פתח לתקלות רבות. במילים אחרות, אם המקום כולל קייטרינג שווה, הוסיפו לו עוד הרבה נקודות בטבלת ה״בעד״.

עד כמה האולם יכול להקל עליכם עם ספקים ושירותים שונים?

אנשי הצוות באולמות אירועים מקצועיים, מיומנים ומכירים היטב את הביזנס. כתוצאה מכך, יש להם קשרים עם ספקים איכותיים, שאתם בוודאי זקוקים לשירותיהם באירוע. בדקו עם צוות המקום לגבי השכרת ציוד כמו מפות וכלי אוכל, צלמים, שירותי סאונד ו/או תקליטנים שעובדים איתם באופן קבוע, ועוד שירותים שאתם עשויים להזדקק להם. אתם וצוות המקום חולקים מטרה משותפת – שניכם רוצים שהאירוע שלכם יעבור בצורה חלקה ומוצלחת, אז אל תהססו להשתמש בניסיון ובקשרים שלהם.

מצאתם מקום מושלם? אל תחכו

לאחר שמצאת את המקום המתאים – שריינו אותו מיד. לא פעם מפיקים בוחרים להמתין ולהמשיך לבדוק אפשרויות, לעתים מתוך תקווה שיצוץ מקום זול יותר וכו׳. 

קחו בחשבון שהמקומות האיכותיים והשווים נתפסים מהר, כאשר מזמינים אותם חודשים מראש בדרך כלל. כדאי לבצע את ההזמנה של האולם כמה שיותר זמן מראש, על מנת שתוכלו להתקדם עם המשימות הנוספות בהפקה.