אירוע קטן והקפדה על הפרטים הקטנים: אלה הדברים שחשוב לדעת על תכנון אירוע בוטיק וחיפוש אולם אירועים בתל אביב

בשנים האחרונות אנו עדים למגמה ברורה וגוברת של זוגות, משפחות ואנשים פרטיים הבוחרים לארגן ולקיים אירועים קטנים, אינטימיים ואיכותיים, במקום האירועים הגדולים והמפוארים שהיו נפוצים יותר בעבר. 

ישנן סיבות רבות ומגוונות למגמה זו – החל משיקולי תקציב, דרך הרצון ליצור אווירה חמימה, משפחתית ואישית יותר, ועד יצירת חוויה ייחודית ומותאמת אישית עבור האורחים.

אך כיצד ניתן לתכנן ולארגן אירוע קטן שיהיה גם איכותי, מרשים, מושקע ובלתי נשכח? אספנו עבורכם כמה טיפים מעולים לכדי מדריך מפורט ומקיף לתכנון וניהול מוצלח של אירוע בוטיק מושלם.

הקפדה על חלוקת תפקידים ברורה ויעילה בין בני המשפחה

מאחר שבדרך כלל מדובר באירוע משפחתי אינטימי, לעתים קרובות בני המשפחה בוחרים לארגן ולתכנן את האירוע בעצמם, במקום לשכור מפיק אירועים. על מנת לנהל תהליך תכנון והפקה יעיל, נעים ומתואם היטב, מומלץ לקבוע מראש חלוקת תפקידים ברורה בין בני המשפחה, בהתבסס על הכישורים, הנטיות ותחומי העניין הייחודיים של כל אחד.

לדוגמה, זה שחזק בארגון ובעל יכולות לוגיסטיות יהיה אחראי על ניהול רשימת מוזמנים, הזמנת המקום וניהול לוגיסטי. בן משפחה בעל כישרון יצירתי ואומנותי יותר יהיה אחראי על עיצוב הזמנות ועל העיצוב הכללי של האירוע, בעוד שזה שטוב בתקשורת בין אישית ויחסי אנוש יכול להיות אחראי על התקשרות עם ספקים שונים.

שימוש במסמך משותף או לוח זמנים דיגיטלי בין כל בני המשפחה והמעורבים בתכנון יאפשר תיאום וסנכרון של המשימות, מעקב אחר התקדמות ומניעת כפילויות ואי הבנות.

בחירת אולם אירועים קטן וייחודי שמתאים בול לצרכים שלכם

הבחירה הנכונה והקפדנית של אולם האירועים היא אחד הגורמים הקריטיים ביותר להצלחת האירוע. יש לבחור מקום שגודלו ועיצובו יתאימו בצורה מושלמת למספר המוזמנים הצפוי, ויסייעו ליצור את האווירה הרצויה. 

לדוגמה, גן אירועים כפרי עשוי להוות פתרון לאירוע בסגנון טבעי ופשוט יותר. לעומתו, אולם אירועים בתל אביב מתאים יותר לאירועי בוטיק ייחודיים, מרשימים בסגנון אורבני. 

חשוב לבקר באולמות שונים, להתרשם מהם ולוודא שהם אכן מתאימים לציפיות ולצרכים הייחודיים שלכם. שיקולי נגישות, חניה זמינה, שירותי הסעדה ועיצוב, מתקנים וציוד טכני הם גורמים קריטיים שחשוב לשקול בעת בחירת האולם.

בחירה מושכלת ומדויקת של ספקי מזון, אטרקציות ומוסיקה

באירוע קטן, לרוב אין צורך באטרקציות מורכבות. להיפך, לעיתים הן יכולות לפגוע באווירה האינטימית של האירוע. עדיף לבחור בפתרונות קטנים, איכותיים וייחודיים כגון עמדות צילום איכותיות, פינות ישיבה נעימות, דיג'יי מצוין או להקה חיה וכמובן תפריט קולינרי עשיר, מוקפד וייחודי, שקשה למצוא באירועים גדולים.

חשוב לבחור ספקים המציעים שירותים שמתאימים לאופי האינטימי והמיוחד של האירוע, ולעיתים כדאי להעדיף נותני שירותים קטנים ואיכותיים על פני חברות גדולות.

הקפדה על חוויה קולינרית יוצאת דופן ומפנקת

כשמדובר באורחים במספר מועט של אורחים, יש לכם הזדמנות להעניק להם חוויית אוכל יוצאת דופן ומפנקת במיוחד. כדאי לבחור אולם אירועים המספק שירותי קייטרינג מעולים ושלל מנות ותפריטים ייחודיים, מרשימים ומענגים. ככל שהאירוע קטן, כך אתם יכולים לדייק יותר את התפריט המוצע באירוע בהתאם לטעמם של האורחים שלכם. זה מאפשר לכם לבחור מנות גורמה מיוחדות וטעימות שלרוב לא מקבלים באירועים גדולים יותר.

גם אופן ההגשה והעיצוב של המנות חשוב – אפשר לבחור בין הגשה אישית לשולחנות לבין הגשה בסגנון מזנון  שעשויה להתאים לאירועים קטנים. חשוב לבחור במנות יפות ומסוגננות שיעוררו את התיאבון של האורחים שלהם ויעניקו להם חוויה קולינרית מעולה ממבט ראשון. זכרו, אוכל הוא גורם משמעותי בכל אירוע אך כשמדובר באירוע קטן הוא חשוב אפילו יותר ולכן ראוי להשקעה מיוחדת.

יצירת קונספט ומוטיב מרכזי לאירוע 

כדי להפוך את האירוע לחוויה מגובשת ויוצאת דופן, אפשר לבחור רעיון או מוטיב מרכזי ולעצב את כל מרכיבי האירוע – מהאוכל והקישוטים ועד המוזיקה – סביב אותו מוטיב או קונספט.

לדוגמה, ניתן לקיים אירוע בסגנון שנות ה-30, עם לבוש בסגנון וודי אלן, מוזיקת ג'אז, קוקטיילים וריקודים סוערים. גם אירוע לבן להיראות מדהים כשמדובר באירוע בוטיק בעיר הלבנה תל אביב. חשבו על קונספט שאתם אוהבים ושמתאים לאווירה ולסגנון של המקום והעניקו לאורחים שלכם חוויה ייחודית ומהנה במיוחד.

עברו על כל הפרטים לפני האירוע

על מנת לוודא שהאירוע יתקיים ללא תקלות ובצורה חלקה, חשוב לעבור על כל הפרטים יום או יומיים לפני מועד האירוע. יש לבדוק שכל הספקים מתואמים ויודעים את תפקידם, לוודא שהציוד והאביזרים הרצויים זמינים עבורכם, לערוך סידורי הושבה ולוודא שלוחות הזמנים מתנהלים היטב. 

רצוי גם למנות בן משפחה או חבר קרוב שיהיה יד ימינכם ביום האירוע. הוא יהיה אחראי על תקשורת מול הספקים, יוודא שכל האורחים יושבים במקומותיהם במהלך האירוע ויעמוד לצדכם בכל עניין. 

לסיכום

תכנון וארגון מוצלחים של אירוע קטן ואיכותי דורשים חשיבה יצירתית, תשומת לב לפרטים הקטנים והקפדה על איכות וטאצ' אישי. עם חלוקת תפקידים ברורה, אולם מרכזי, ספקים מעולים, חווייה קולינרית יוצאת דופן וקונספט מיוחד, תוכלו להפוך אירוע קטן לחוויה ענקית ובלתי נשכחת.

באולם האירועים גלריה דובנוב תוכלו לערוך אירוע בוטיק מושלם שמתאים בדיוק לכם. האולם ממוקם במתחם שרונה בתל אביב, במיקום מרכזי ונגיש במיוחד. החלל מעוצב עד הפרט הקטן ביותר וניתן להתאים אותו לצרכים הייחודיים שלכם.

יתרון משמעותי נוסף של אירוע בגלריה דובנוב הוא החוויה הקולינרית שהמקום מספק עם קייטרינג מהשורה הראשונה וחוויית אוכל יוצאת דופן ועשירה בטעמים וצבעים.

מחפשים מקום לאירועים קטנים בתל אביב? גלריה דובנוב הוא המקום האולטימטיבי עבורכם. צרו איתנו קשר ונשמח לספר לכם יותר על האירועים המיוחדים שלנו.