לגבש אסטרטגיה ולבחור אולם מתאים: טיפים לארגון כנסים

לא חשוב ממש מהו סוג הכנס שאתם מפיקים, הצעד הראשון בארגון האירוע הוא להגדיר מה אתם מצפים להשיג מקיומו – מהי המטרה. מדובר בפרויקט מורכב ומתמשך, שיש להתייחס בתשומת לב רבה לכל שלב ושלב שבתהליך הפקתו

ארגון כנסים הוא פרויקט מורכב ומתמשך, שיש להתייחס בתשומת לב רבה לכל שלב ושלב שבתהליך ההפקה, ולפרק את התוכנית לאבני דרך עיקריות. חשוב להבין מראש מהם המשאבים הדרושים ומהו עומס העבודה המשוער עבור כל שלב ושלב. כמו כן, ההיבט של זמנים הוא קריטי בתהליך הפקה מסוג זה, ויש להתייחס גם אליו בכובד ראש, ולתזמן באופן קפדני כל משימה ומשימה. 

בצעד הראשון – לגבש אסטרטגיה לאירוע

לא חשוב ממש מהו סוג הכנס שאתם מפיקים, הצעד הראשון בארגון האירוע הוא להגדיר מה אתם מקווים להשיג מקיומו – מהי המטרה? שוק האירועים רווי – והפך לעוד יותר רווי, בעקבות השינויים הדרמטיים שהתרחשו במהלך השנתיים האחרונות. בזמן שמספר גדל והולך של ארגונים, מכירים בערך שאירועים פיזיים ווירטואליים מביאים הן להכנסות והן למותג שלהם, גם ההוצאות גדלות.

לכן, חשוב מאוד להגדיר כבר בשלב הראשון, מהו הדבר שאתם מצפים להשיג על ידי ארגון הכנס. הדבר יסייע לכם לבדל את האירוע שלכם, לעומת שלל אירועי החברה והכנסים האחרים, המתקיימים באותה התקופה. כדאי לחשוב לעומק – האם אתם מסוגלים לבטא באמצעות האירוע את המסרים שאתם מעוניינים להעביר, האם אתם מבינים מה מניע את הקהל שלכם, והאם יש לכם רעיון מגובש שייחד את הכנס.

אסטרטגיית אירוע עדכנית ונכונה, מבוססת על בחירת פורמט ומקום לאירוע עסקי, המתאימים ביותר לקהל שלכם. לכן, חשוב לערוך סקר מקיף ולנתח באופן קבוע את הצרכים של מובילי הארגון שיעמוד מאחורי הכנס.

השתמשו באמצעים טכנולוגיים לניהול הפרויקט

בדיוק באותה רמת חשיבות כמו בחירת המקום או מועד האירוע, חשוב לבחור אפליקציה או תוכנה לניהול תהליך הפקת הכנס. שימוש באמצעי טכנולוגי כמו תוכנה לניהול משימות, הוא חובה בארגון פרויקט גדול שכזה. ממשק שיהיה משותף עם כל הנוגעים בדבר, יסייע לכל אנשי הצוות שלכם לעבוד בשיתוף פעולה, לראות מה הסטטוס של כל משימה, מהו הדד-ליין לביצועה ומי אחראי לבצעה. ישנן תוכנות חינמיות לניהול משימות קבוצתיות, וישנן תוכנות ייעודיות להפקת אירועים, שעלולות להיות כרוכות בהוצאה מסוימת, אך בדרך כלל, בטווח הארוך הן יחסכו לכם מהתקציב, ובעיקר יבטיחו שלא יהיה שום חלק ש״ייפול בין הכיסאות״.

האצלת סמכויות היא מאסט

כידוע, עומד בפניכם פרויקט גדול, הכרוך בכמות עצומה של עבודה ומטלות שונות. גם אם מאוד תרצו, אין ממש סיכוי שתצליחו לבצע את כל המשימות בעצמכם, וגם אם כן, הן לא יבוצעו על הצד הטוב ביותר בצורה כזו. זה הזמן לשחרר את הריכוזיות, ולהקים קבוצה של אנשי צוות כאשר כל אחד מהם יהיה אחראי על תחום אחר בארגון.

במידה ומדובר בצוות מצומצם, סביר להניח שכל אחד מהחברים יהיה אחראי על מספר תחומים. אם, לעומת זאת, התברכתם בצוות גדול יותר, תוכלו להקצות אחריות אישית על דברים כמו חסות, שיווק והסדרים מקומיים.

מומלץ לבחור את אנשי הצוות בקפידה. חפשו ״שחקני נשמה״ נלהבים, מאורגנים ועם אש בעיניים. מיד לאחר חלוקת תחומי האחריות, וגם לאורך הדרך, חשוב לוודא שלכולם ברור מי אחראי על מה.

אאוטסורס זה לא מילה גסה

במידה ואינכם מפיקי אירועים מקצועיים, וזו הפעם הראשונה שאתם נדרשים לארגן  כנס, כדאי לשקול בחיוב את שכירתם של מפיקי כנסים מקצועיים ומנוסים. אנשי מקצוע מסוג זה, הם למודי קרבות בתחום, ויודעים לא רק איך לנהל את ארגון האירוע ביד רמה, אלא לראות קדימה ולצפות תרחישים אפשריים ותקלות פוטנציאליות, ולהערך לכל אלו מהבעוד מועד. סיטואציות אפשריות כמו למשל כשהמרצה אותו שריינתם עבור הכנס פתאום נדבק בקורונה, או סאונדמן שיוצא לחופשה בדיוק שבוע לפני האירוע – מארגני כנסים ותיקים יידעו איך ליצור את רשת הביטחון החשובה ולוודא שהכל יזרום חלק, גם ברגעים שעלולים להיראות לכם כמו ״קרייסס״ מוחלט. 

התקציב ומודל התמחור שלכם

בניגוד לרוב אירועי החברה או הממוסחרים, המטרה בארגון כנס, היא בדרך כלל לא לייצר רווח, לפחות לא באופן מובהק. עם זאת, ברוב המקרים אתם גם לא יכולים להרשות לעצמכם להיסחף עם ההוצאות מחוץ לגבולות התקציב שהוקצה לאירוע. לכן, בניית תקציב מפורט, היא חלק חיוני מתהליך ארגון הכנס.

במקרה שבשנים הקודמות, התקיימו כנסים דומים, יש הרבה מה ללמוד מהסיכומים ומהמשובים שאולי התקבלו מהם. שאפו לייצר תמונה ברורה ככל האפשר של ההכנסות וההוצאות של האירוע. עם זאת, כדאי לקחת בחשבון גם הוצאות לא צפויות, וגם, ישנם חלקים בתקציב שתצטרכו להעריך ולשער, מאחר וההוצאה הסופית לא יכולה להיות מוחלטת בשלב זה. הכירו בכך שיכול מאוד להיות שהתקציב שלכם ישתנה, ככל שתכנון הכנס יתקדם מתקדם.

טיפים לבחירת המקום לכנס 

המקום שתבחרו, חייב לענות על הצרכים שלכם באופן מדויק. בשלב חיפוש המקום, הפרמטר הראשון והחשוב ביותר שיש לקחת בחשבון הוא גודל האולם – בדקו האם הוא מכיל מספיק חדרים עבור כל המפגשים שצפויים להתקיים במקביל. כמו כן, לא פחות חשוב שהמקום יהיה נוח ונגיש עבור כל כל המשתתפים בכנס, ויענה על מירב הצרכים של החברה.

כמובן, חשוב שהמקום יהיה מעוצב כראוי, נאה ומסביר פנים. אל תשכחו שהסגנון במקום יכתיב את הטון לאירוע כולו, וישפיע על התדמית של החברה באופן ניכר. 

מאחר ומדובר בכנס מקצועי, חשוב מאוד לוודא שבמקום יש את כל האמצעים הדיגיטליים הדרושים לכם, לרבות חיבור איתן ומהיר לרשת, ציוד הגברה ותאורה, וגם אנשי צוות שיודעים כיצד לתפעל את כל אלו בזמן אמת.