מחבר: dubnovtest_admin

המקום בו תינשאו יהיה הגורם המכריע ביותר בחתונה שלכם. הוא זה שישפיע על איך שהאירוע ייראה, איזו אווירה תהיה בו, מה יהיה הסטייל שלו, עד כמה לאורחים שלכם יהיה נעים ומהנה לבלות בו ועוד. בקיצור, לא בקטע של להלחיץ אבל מדובר בהחלטה גורלית. לפני שאתם מתבלבלים בין האופציות – הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לבחור נכון

מציאת המקום המושלם לחתונה, זה קצת כמו למצוא דירה מושלמת, רק הרבה יותר קל. במיוחד בימים כאלה, בהם מצוקת הדיור חוצה כל גבול הגיוני, למצוא אולם לחתונה זה עניין יותר פשוט. עם זאת, לא מומלץ לחפף ולהקטין ראש דווקא בקטע הזה, כי אחרי הכל – זה יהיה הגורם המכריע ביותר בחתונה שלכם, שישפיע על איך שהאירוע ייראה, איזו אווירה תהיה בו, מה יהיה הסטייל שלו, עד כמה לאורחים שלכם יהיה קל ונוח להגיע אליו וגם לבלות בו כמובן ועוד ועוד… בקיצור, לא בקטע של להלחיץ אבל מדובר בהחלטה גורלית. אנחנו יודעים שבאתם לחוצים מהבית, וחשוב לכם כל כך שהכל יהיה מושלם באירוע הזה, שרובנו מקווים שהוא יהיה אירוע של פעם בחיים. אז באנו לעזור לכם להבין – מהו המקום המושלם, אבל לא באופן כללי, אלא ספציפית עבור החתונה שלכם. לכל זוג יש את המאפיינים, הסגנון והרצונות הייחודיים לו, ולכן חשוב שבחירת האולם לחתונה תהיה מאוד מדויקת ומתאימה לכל אלו. למעשה, אין דבר כזה ״המקום המושלם״, אלא שיש דבר כזה המקום המושלם *עבורכם*, הכלה והחתן הנרגשים. הכנו עבורכם רשימה של כמה פרמטרים שיש לבדוק את ההתאמה האישית שלהם עבורכם, וכך תדעו – האם זהו האחד.

חשבו פרקטי: הוא במיקום מרכזי ונוח

לוקיישן, לוקיישן ושוב לוקיישן. נכון, אולי היו לכם חלומות על טקס חופה על ראש הר בגליל העליון, או על פסטיבל מדברי סטייל המידברן, אבל כדאי לעצור שנייה ולרדת אל הקרקע. לדוגמא, אם רוב בני ובנות המשפחה, החברות והחברים שלכם עומדים להגיע לאירוע שלכם מהמרכז, חשוב לבחור במקום שיהיה להם קל להגיע אליו. מהצד השני, אם קשה לכם מאוד לוותר על הלוקיישן המרוחק שפנטזתם עליו, ויש לכם את האמצעים המתאימים, תוכלו לארגן הסעות מיוחדות וסידורי לינה במקום עבור האורחים שלכם שהגיעו מרחוק. כך או כך, נוחות האורחים צריכה להתייצב אי שם בראש סדר העדיפויות שלכם. 

חשבו פרקטי 2: הוא הכי מתאים לגודל האירוע שלכם

למען האמת, גודל האולם הוא לא רק פרמטר פרקטי ״יבש״, מה גם שאם אתם מעוניינים באירוע חתונה עם אווירה מהודקת ומדויקת, הוא חייב להתאים להיקף המוזמנים שלכם באופן מדויק. זוגות רבים לא נותנים את הדעת ואינם מודאגים שמא המקום שבחרו יהיה גדול מדי (רק להיפך), וחבל, כי מקום מרווח מדי, עלול לגרום לאירוע שלכם להיות מפוזר ולפגום באווירה. במילים אחרות, אם האירוע שלכם לא צפוי למנות למעלה מ-250 איש, חשוב להתמקד בחיפוש אחר מקום לחתונה קטנה, שיהיה מספיק אינטימי ונעים. כמובן שגם ההיפך הוא נכון, חשוב למנוע מצב של צפיפות בחתונה שלכם, גם מבחינת רווחת המשתתפים וגם מבחינות בטיחותיות.

חשבו פרקטי 3: הוא מציע שלל שירותים שיסגרו לכם פינות בהפקה

סליחה שאנחנו מתעכבים על הקטעים ה״משעממים״, אבל אלו הם הבסיסים האיתנים והחשובים ביותר לחתונה המושלמת שלכם. כשאתם מחפשים מקום עבור החתונה שלכם, מומלץ בחום לבדוק מול האולם אילו עוד שירותים הם יכולים להציע לכם, על מנת לקצר ולהקל על תהליך ההפקה. למשל, מפיקי אירועים שכבר מכירים את המקום על בוריו ופועלים כחלק מצוות העובדים של האולם, חברת קייטרינג מומלצת שיודעת ״לתקתק״ אירועים ולדאוג שהמנות יוגשו במהירות וביעילות לאורחים שלכם במהלך האירוע, מעצבי אירועים ועוד – כל אלו יכולים לתרום מאוד להידוק של האירוע שלכם ולהתנהלות הקוהרנטית שלו בפועל. ככה, חברים, מפיקים אירוע מקצועי ומוצלח.

היו מיוחדים: הוא לא כמו כולם

אוקיי, הגענו לחלק היותר כייפי של הסיפור. כמובן, שכדי לבחור את המקום המושלם עבור החתונה שלכם, חשוב למצוא אחד שהוא יחיד ומיוחד. אולמי חתונות, לא פעם, דומים זה לזה בקטע שקצת קשה להבחין ביניהם. בחירה במקום עם אופי מיוחד, עיצוב יוצא דופן, קונספט שונה, לדוגמא, לא אולם אירועים מסורתי אלא וילה, גלריה, יקב, חווה וכו׳ (הבנתם את הרעיון), יכולה לקדם מאוד את הייחודיות של האירוע שלכם.

עופו על עצמכם: הוא הכי אתם

כבר אמרנו שאתם לא כמו כולם, אתם מיוחדים אתם, ולכן לא כל מקום יתאים לסטייל המיוחד שלכם. לכן, וכאן כדאי לעשות קצת שיעורי בית מקדימים, ולחשוב מהו הסגנון שהכי משקף אתכם, באופן אישי. לדוגמא, אם אתם טיפוסים אורבניים מושבעים, שתמיד יעדיפו בית מלון על פני קמפינג, כנראה שמקום באווירה כפרית קצת פחות יתאים לכם, ולהיפך. כדאי בהקשר הזה גם קצת לחשוב על האורחים שלכם ועל הסגנון המאפיין אותם. בכל זאת, הם גם חלק מהסיפור…

הקשיבו ללב: הוא הכי עושה לכם את זה

ממש כמו שמחפשים דירה לעבור לגור בה, גם כאן יש עניין של אינטואיציה. כשאתם מגיעים לראות מקום עבור האירוע שלכם, כדאי להקשיב לרחשי לבכם ולבדוק – האם המקום עושה לכם את זה? האם אתם מסוגלים לדמיין את עצמכם מתחתנים בו? ההחלטה הסופית צריכה להיות שקלול של כל הפרמטרים הפרקטיים, יחד עם העניין של אווירה, סגנון ותחושת בטן. כמובן, אין דבר כזה ״מושלם״ לגמרי, וברור שתצטרכו להתפשר פה ושם, לוותר על דברים מסוימים וכו׳, אבל בהחלט ניתן לשאוף לשריין לכם אולם שיעשה לכם כיף גדול גם בלב, בשבועות שלפני היום הגדול, וגם באירוע עצמו. 

על אף שמדובר במשימה שברוב המקרים תתבצע על ידי אנשי מקצוע ,לרבות מעצבי אירועים, אסור להקל ראש בכל הנוגע לעיצוב המקום בו אתם מתחתנים, מאחר והוא בהחלט חשוב בהיבטים של נראות ושל אווירה, ויכול לתת את הטון לאירוע כולו

עיצוב חתונה בדרך כלל נכלל בתוך קבוצת המשימות היותר כיפיות במסגרת הפקת האירוע שלכם. קודם כל, העניין הזה מתרחש באחד השלבים הסופיים של תכנון החתונה, אחרי שכבר התמודדתם עם שאלות גדולות כמו איפה תתחתנו, את מי תזמינו, מה תגישו לאורחים לאכול ולשתות, וכמובן השמלה. הו, השמלה. 

על אף שאכן מדובר במשימה כייפית, וברוב המקרים היא תתבצע על ידי אנשי מקצוע לרבות מעצבי אירועים, אסור להקל ראש בכל הנוגע לעיצוב המקום בו אתם מתחתנים, מאחר והוא בהחלט חשוב בהיבטים של נראות ושל אווירה, ויכול לתת את הטון לאירוע כולו. 

ההמלצה שלנו: קודם כל להיסגר על קונספט לאירוע

כאן יש המלצה חמה למהלך שכדאי לעשות דווקא בשלבים הראשונים של תכנון החתונה, והיא לבחור קונספט ייחודי לאירוע שלכם. בחירת נושא ספציפי, שיהווה מוטיב חוזר בחתונה שלכם, ויופיע בכל המרכיבים בצורה כזו או אחרת, יהפוך את האירוע להרמוני וקוהרנטי, ולא פחות חשוב – למשהו מגובש ומיוחד, שיבדל אותו מכל שאר החתונות. זכרו שעונת החתונות בארץ היא רוויה מאוד, כלומר רוב אירועי החתונות מתקיימים במסגרת אותם חודשיים או שלושה, ולאורחים כבר קצת קשה להבחין ביניהם. כמובן, יש עוד סיבות לרצות שהחתונה שלכם תהיה מיוחדת ושונה מכולן, ולא רק יוצאת דופן בעונת החתונות. עבורכם – זה האירוע הגדול והמרגש מכולם, לא נגזים אם נאמר שגם אחד החשובים בחייכם, ואתם רוצים להותיר רושם דומה גם בקרב האורחים שלכם, ולהפוך אותו מיוחד גם עבורם. 

מהי חתונת קונספט?

חתונת קונספט היא כזו שתוכננה ועוצבה בהתאם לנושא מובהק ספציפי. כל המרכיבים באירוע – החל מהמקום עצמו, ועד למנות שחברת הקייטרינג מכינה ואפילו המוסיקה שהדי.ג׳יי מנגן – הכל חייב להתאים לקונספט הנבחר ולהתנהג בהתאם. לדוגמא, אם הנושא הנבחר הוא מסיבת דיסקו בנוסח שנות ה-70, עיצוב האולם יהיה מנצנץ וצבעוני, אולי אף עם נגיעות פסיכודליות וכדורי דיסקו תלויים מהתקרה. המוסיקה – כמתבקש, תהיה השירים המקפיצים והמרימים מהתקופה ההיא, ואפילו הקוקטיילים יכולים לרפרר לעידן ההוא ולהיות צבעוניים ומתקתקים במיוחד. למתקדמים, כדאי ואפשרי לחלוטין גם להתלבש בהתאם – שמלת כלה בעיצוב רטרו וחליפת חתן בסטייל דומה, וניתן אפילו להורות למוזמנים על קוד לבוש צבעוני או בסגנון סבנטיז נוסטלגי. טיפ שלנו – ברגע שהאורחים שלכם ידרשו להתחפש לחתונה שלכם, האווירה המשוחררת והסוערת תהיה בילט אין.

גיבוש קונספט בתחילת תכנון האירוע, יסייע לכם להיסגר מהר יותר שאר הבחירות שתעשו, שיעידו כלות וחתנים רבים, שהם התמודדו עם לא מעט דילמות קשות בהקשר זה. ברגע שיש נושא, כבר די ברור אילו אולמות מתאימים לכם יותר, לאיזה כיוון האוכל והמוסיקה צריכים ללכת, וכמובן – באיזה סגנון לעצב את האולם.

הצעות לעיצוב האולם בהתאם לקונספט

הקונספט: אירוע קלאסי רומנטי

ההצעה הזו פונה לזוגות שמצד אחד הם יותר סולידיים, ופחות בא להם לאתגר את עצמם ואת האורחים עם איזה קונספט משוגע, אבל כן מתחשק להם להפיק אירוע הרמוני, במיוחד מבחינת האסתטיקה. הקונספט הוא ללכת על חתונה קלאסית, באווירה רומנטית ובעיצוב מאופק, אבל חגיגי. העיצוב במקרה כזה, צריך לכלול הרבה אלמנטים רומנטיים קלאסיים, לרבות ורדים אדומים, מפות לבנות, אלמנטים מוזהבים, אולי אפילו בסגנון וינטג׳, נרות דקורטיביים ומינימליזם מסוים בצבעוניות. הכל צריך להיות מאוד אלגנטי. מומלץ להתאים גם את הלבוש של הכלה והחתן לקונספט, וללכת על קלאסיקה של שמלה לבנה עם שובל ארוך מאחור, הינומה פשוטה מטול לבן, ואיפור מעודן, עם שפתון אדום. לחתן – חליפה בשחור לבן ונעלי ערב מעור שחור, גילוח מוקפד ומצוחצח ותסרוקת מסודרת היטב.

הקונספט: מסיבה טרופית 

במעבר חד – קונספט של מסיבת ריקודים טרופית, משל טסתם לאי אקזוטי יחד עם כל האורחים שלכם. הנושא הזה מציע עיצוב משוחרר יותר, מסיבתי ושמח, עם צבעוניות עשירה יותר, לצד אלמנטים של ים וטבע. כמובן, הקונספט הזה יעבוד הכי טוב במקרה שאתם מתחתנים על חוף הים, או בקרבת החוף, אך מעצבים טובים יכולים להביא את האווירה הזו אפילו למקום סגור. הרעיון הוא לקחת אלמנטים של זולות ומתחתמי מסיבות על החוף ביעדים טרופיים כמו תאילנד, מקסיקו וכו׳, ולהתחקות אחריהם בעיצוב. מוטיב של ים, למשל, משחק תפקיד חזק כאן, וניתן להשתמש בעיצוב באובייקטים כמו צדפים, רשתות ועוד. שימוש בגופי תאורה גדולים בסגנון בוהו שיק יוסיף גם הוא המון לאווירה, וגם שרשראות נורות, שאין דבר שיותר צועק ״מסיבה באי״ מהן. מומלץ גם לפרוש מחצלות נצרים רחבות על הרצפה. במסיבה כזאת יתאים להגיש לאורחים מאכלי ים כמו סביצ׳ה ושיפודי דגים, להשמיע מוזיקה אופיינית ולהנחות את האורחים ללבוש משוחרר וקליל יחסית. גם לכם, החתון והכלה מומלץ להתלבש באופן קצת פחות ״מעונב״ מהרגיל – שמלת כלה בקווים פשוטים ובלי עודף דיטיילס, נעלי עקב נמוך, ושיער פזור או אסוף ברישול מכוון. החתן יכול ללבוש חולצה מכופתרת לבנה משוחררת, ומכנסיים בצבע בז׳. 

הקונספט: חתונה בסגנון כפרי

כאן גם מדובר בסוג של קלאסיקה של חתונות – אירוע בסגנון כפרי. הקונספט הזה מתאים במיוחד אם אתם מתחתנים במקום פתוח או במקום עם חצר או גינה יפה. העיצוב במקרה זה יכלול אלמנטים כפריים כמו קש (למתקדמים: חבילות חציר), צמחים יבשים כמו זרי חיטה ופמפס, ושימוש בפלטת צבעים מוגבלת שעיקרה גווני חום, חרדל ושמנת. גם ירקות ופירות יכולים להוות קישוט אכיל שמתאים במיוחד לנושא הכפרי – החקלאי. חשוב לשמור על עיצוב צנוע ובסיסי, ולהימנע מהעמסה של פריטים ״פנסי״ שסותרים את הקונספט. 

בחירת המנות שיוגשו בחתונה היא אחת ההחלטות הקריטיות ביותר במסגרת הפקת האירוע. אחרי בחירת האולם, זו כנראה תהיה ההחלטה החשובה והמכריעה ביותר שתקבלו. אם אתם שוקלים ללכת על חתונה טבעונית – יש לכם את כל הסיבות לעשות זאת

זוגות רבים הניגשים לבחור קייטרינג לחתונה נכנסים ללחץ, ולא נעים לנו להודות, אבל בצדק. בחירת המנות שיוגשו באירוע היא אחת ההחלטות הקריטיות ביותר, שיכולות להביא להצלחה גדולה או לכישלון מפואר. אחרי בחירת האולם, זו כנראה תהיה ההחלטה החשובה והמכריעה ביותר שתקבלו. ועכשיו, אחרי שקצת הלחצנו (כאילו שחסר לכם לחץ), בואו נירגע רגע, ונאמר שאם תעקבו אחר כמה כללי אצבע, הסיכוי שתיכשלו כאן הוא נמוך מאוד. יש בארץ קולינריה ברמה גבוהה מאוד, וחברות קייטרינג לאירועים, שנותנות פייט למסעדות שף עיליות, ויש לכם מגוון רב ואיכותי לבחור מתוכו.

שוקלים ללכת על קייטרינג טבעוני? אתם לגמרי בכיוון הנכון

אין זה סוד שהטבעונות בארץ במגמת עלייה מתמדת, ולאחרונה ישראל הוגדרה אף כאחת מבירות הטבעונות העולמית. למען האמת, בארץ קל למדי להיות טבעוניים, מאחר והשפע של חומרי הגלם המבוססים על הצומח הוא אינסופי, והאיכות שלהם פשוט מעולה. כמו כן, כיום כשאחוז הטבעוניים גדל בקצב מסחרר, גם ההיצע של מוצרים, חומרי גלם ומנות שף מתוחכמות ואנינות טעם – גדל גם הוא. במילים אחרות, אם תחליטו לערוך חתונה עם קייטרינג טבעוני, אתם יכולים להיות רגועים שלא יחסר לאורחים שלכם דבר. 

יתרונות נוספים בחתונה טבעונית, טמונים בכך שאיך שלא תסובבו את זה, זה כנראה יצא זול יותר מאשר חתונה בשרית או חתונה חלבית בשילוב דגים. כך, למעשה, תהיה לכם הזדמנות להשקיע במרכיב אחר או נוסף של החתונה, עם התקציב שישתחרר לכם. לדוגמא, תוכלו להזמין הופעה שווה לאירוע, מתנות מפנקות לאורחים או פשוט – להנות מהסכום הזה עבור עצמכם, הכלה והחתן, למשל בירח דבש חלומי.

עוד יתרון בחתונה טבעונית המתקיימת בישראל – אם יש בין המוזמנים אורחים השומרים כשרות, השטח בטוח עבורם, שכן, בתפריט המבוסס כולו על הצומח, אין חשש למזון שאינו כשר.

כמו כן, אנחנו יוצאים מתוך הנחה שגם אתם, כמו כולם, רוצים להפתיע ולהביא משהו מקורי ומיוחד לאירוע שלכם, משהו שונה, שיזכרו לטובה. כאן יש לכם הזדמנות מצוינת לעשות זאת, מאחר ותפריט טבעוני הוא לכשעצמו יוצא דופן ביחס למרבית התפריטים המוצעים בחתונות, אז כבר אפשר לסמן ״וי״ על העניין הזה. בנוסף, ייתכן והציפיות של האורחים הלא טבעוניים שלכם יהיו נמוכות, ומכאן ניתן רק לעלות, כלומר להפתיע אותם עם מגוון מסחרר של אוכל טעים, ולהמם אותם עוד יותר. 

את האורחים הטבעוניים שלכם בוודאות תשמחו, והם, בדומה לשומרי הכשרות, ירגישו שהם הגיעו לחוף מבטחים, בו הם יכולים לטעום מהכל ולהנות באופן חופשי מהאוכל. אבל לא רק הטבעוניים שבחבורה יהיו מבסוטים מהעניין, גם בעלי רגישויות ללקטוז ולביצים, ירגישו שהם יכולים לחגוג בגדול, במיוחד כשזה נוגע לקינוחים. אם כבר נגענו בקינוחים, חשוב להבין שתחום הקונדיטוריה הטבעונית נמצא בצמיחה משמעותית, ואפשר למצוא קינוחים מושחתים ומענגים, שקשה להאמין שאין בהם מוצרי חלב או ביצים. מרגרינה ומוצרי סויה מעובדים מדי כבר אאוט מזמן – היום עושים שימוש בחומרי גלם איכותיים כמו קרם קוקוס, טחינה, שמן קוקוס, טפיוקה, שוקולד טבעוני ועוד, שמרכיבים את הקינוחים הכי ״פיין״ שיש.

להחליט בין חתונה צמחונית לטבעונית

אם אתם בעצמכם טבעונים אדוקים, בנסיבות אידיאולוגיות, כנראה שלא תהיה פה שאלה – בחתונה שלכם יוגש אוכל טבעוני בלבד. אבל אם אתם נעים על הספקטרום שבין צמחונות לטבעונות, ישנם כמה היבטים שכדאי לקחת בחשבון. מצד אחד, הבחירה בתפריט חלבי תפתח לכם מגוון רחב יותר של מנות שניתן להגיש באירוע, ואולי אף תוסיפו דגים לתפריט (קחו בחשבון שדגים הם מרכיב יקר מאוד, לעתים יותר מבשר). כמו כן, הקינוחים יכולים להפוך למסמר הערב, במידה והם יכללו חלב וביצים, מאחר והקונדיטוריה הקלאסית מתבססת על מרכיבים מסוג זה. מצד שני, ברוב המקומות דורשים תעודת כשרות, ובקייטרינג חלבי יהיה מעט קשה יותר להסדיר את העניין הזה, מאשר בקייטרינג טבעוני, שלמעשה מוגדר ״פרווה״ לחלוטין – בלי בשר ובלי חלב. נחזור ונדגיש כי כיום ניתן להרכיב תפריט טבעוני לחלוטין, שייתן מענה מושלם של מנות עשירות ומגוונות לאירוע. במילים אחרות, העניין תלוי קודם כל בכם ובאידיאולוגיה שלכם, וגם בתקציב העומד לרשותכם.

אז מה אוכלים בחתונה טבעונית?

אז כמובן, אתם מעוניניים לשמח ולספק את כולם, ולא רק להשביע, אלא גם להציע לכל האורחים שלכם חוויה קולינרית מהנה ואיכותית. לכן, במיוחד כשמדובר בתפריט טבעוני, ישנם כמה דגשים שיש לתת את הדעת לגביהם – קודם כל, חשוב שכן יהיו מנות המוגדרות כמנות עיקריות, אחרת הבופה שלכם עלול להיראות ולהיחשב כבופה של סלטים ותוספות בלבד. כמובן שאפשר לשבוע ולהנות גם כך, אבל עבור האורחים הלא טבעוניים שלכם, חשוב שיהיו גם מנות קצת יותר ״רציניות״. אלו יכולות להיות החלופות הטבעוניות להמבורגר, קציצות, פשטידות, שיפודים ואפילו מנות כמו שווארמה בלאפה או בצלחת (שיוצאת מוצלחת במיוחד כאשר היא עשויה מפטריות), או אפילו מנות מסורתיות כמו קובה, מוקפץ בסגנון אסייתי, טאקו מקסיקני, סושי טבעוני ועוד ועוד, כיד הדמיון הטובה של השף…

כמו כן, ברמת הגישה והאופן בו אתם מציגים לאורחים שלכם את התפריט הטבעוני – לא להתנצל. חשוב להרים לעצמכם, תוך שאתם בעצמכם בטוחים שהמזנון הזה הוא שפע צבעוני ועשיר של מנות, בתוכן כל אורח ימצא את עצמו ויוכל להתחבר ולהנות. ובונוס נוסף ואחרון בחתונה טבעונית – לאורחים יהיה הרבה יותר כוח לרקוד ולשמוח איתכם.

תכנון והפקת כנסים, כרוכים בלא מעט אתגרים ולוגיסטיקה מורכבת. החל מאיתור המקום המתאים, ועד תיעדוף של כל מרכיבי האירוע – הנה כמה דגשים שיסייעו לכם לעשות סדר בתהליך ולהרים אירוע מקצועי כמו שצריך

כמעט ואין תחום או ענף שלא זקוק לכנסים מקצועיים, המהווים חלק חשוב בפיתוח מקצועי ובנטוורקינג עסקי. כנסים ואירועים עסקיים אחרים, מגלמים את הדרך לקבץ יחד אנשים מכל רחבי הארץ (ולעתים גם מהעולם) , המשתייכים לאותה התעשייה, להעשיר את הידע שלהם ולחבר ביניהם. זהו דבר חיוני, התורם רבות לפיתוח החברה והתחום, ומקדם חדשנות. כנסים  מקצועיים יכולים להיערך במגוון פורמטים ובהיקפים שונים, החל ממפגש קטן של 200 איש, המסתיים בכמה שעות או במשך יום אחד, ועד לכנסי ענק בינלאומיים, המונים עשרות אלפי משתתפים ונמשכים לאורך שבוע שלם.  

תכנון והפקת כנסים, כרוכים בלא מעט אתגרים ולוגיסטיקה מורכבת. החל מאיתור אולם כנסים במרכז, או במיקום נגיש אחר, ועד ניהול דיגיטלי של כל מרכיבי האירוע – הנה כמה דגשים שיסייעו לכם לעשות סדר בתהליך ולהרים אירוע מקצועי כמו שצריך.

לא לדחיינות: להתחיל בתהליך כמה שיותר זמן מראש

בסיטואציה האידיאלית, הרעיון של הפקת הכנס יעלה חודשים רבים לפני המועד המתוכנן בו הוא אמור להתקיים. במציאות, לעתים קרובות מדי יישארו לכם חודשים ספורים להתחיל בתהליך ההפקה. אירועים מסוג זה דורשים תכנון מורכב, המצריך זמן רב, לכן, חשוב מאוד להתחיל את תהליך ההפקה כמה שיותר זמן מראש. כמה שיהיה לכם יותר ״אוויר״ עד האירוע עצמו, כך תפעלו בצורה שקולה ומסודרת יותר, בתהליך שבין כה לכה מלווה בלא מעט סטרס. 

הגדרת תקציב לפני הכל

בשלב הראשון, ולפני הכל, חשוב מאוד להרכיב ולהגדיר את התקציב העומד לרשותכם. תקציב הכנס צפוי להתחלק למרכיבים רבים ומגוונים, ולכן חשוב לקחת בחשבון את כולם כבר בשלב זה, להבין את העלויות של כל אלמנט שיידרש לאירוע, ולאחר מכן להוסיף ולקחת בחשבון גם הוצאות נלוות, כלומר הוצאות בלתי צפויות שעשויות להתווסף תוך כדי תנועה. 

בהפקת כנסים, ישנן עלויות רבות שהן קבועות, שיהוו את הנתח העיקרי של תקציב האירוע שלכם. ברוב המקרים, העלויות של מרכיבים כמו מקום לאירוע עסקי, ציוד הגברה ותאורה, רישיונות והיתרים ועוד, אינן מושפעות ממספר המשתתפים באירוע – אלא צפויות להישאר כפי שהן. לכן, ניתן להכניס אותן לפירוט התקציב מבעוד מועד, וכך לקבל תמונה ברורה של ההוצאות הבסיסיות שלכם. 

עלויות משתנות 

בכל הנוגע לתכנון כנסים, ישנן הרבה יותר עלויות משתנות מאשר קבועות. מדובר בכל המרכיבים הנוספים התלויים במספר המשתתפים באירוע, בעלויות השיווק ובמרכיבים אחרים, שקשורים לעתים ב״טאץ׳״ הסופי, שתרצו להוסיף, על מנת להפוך את   האירוע לייחודי ובלתי נשכח. זה יכול להיות קייטרינג מיוחד ומושקע, הוצאות שיווק ופרסום, עיצוב תפאורה, שירותי הסעות עבור המשתתפים ועוד ועוד. יש לערוך הערכה גסה של העלויות המשתנות, ולכלול בתקציב סכום עודף המיועד למטרות אלו בלבד. 

קביעת מטרות ויעדים לאירוע

על מנת לתכנן ולהפיק כנס או אירוע עסקי מושלם, חשוב להחליט כבר בשלב הראשון – מהי מטרת האירוע. חשוב להיות מאוד ספציפיים ומדויקים במענה לשאלה הזו. מתוך השאלה הזו, יעלו גם נתונים אחרים חשובים – מיהם המשתתפים בכנס, מה מאפיין אותם? אילו ערכים ומסרים אתם מעוניינים להעביר בכנס? אילו ארגונים ודוברים יכולים להיות השותפים האידיאליים באירוע? האם זהו אירוע עם מטרות רווח? אם כן, מהו היעד של ההכנסות ממנו. 

על ידי מענה על שאלות אלו, תתחילו לראות תמונה ברורה יותר של המטרות והיעדים של הכנס, וכך תוכלו להסיק מהתשובות – מהם המרכיבים הבסיסיים הדרושים להצלחתו.

בחירת נושא מרכזי לכנס

הפורמט והנושא המרכזי של הכנס, יהוו את הבסיס לחוויות המשתתפים באירוע, והם חשובים מאין כמותם. מומלץ לגבש קונספט ברור ומובהק, שיבוא לידי ביטוי באופן קוהרנטי לאורך כל האירוע. הנושא צריך להיות אטרקטיבי וכזה שהמשתתפים יכולים לזהות בקלות ולהתחבר אליו, ולצד זה, גם לעלות בקנה אחד עם ערכי המותג. גיבוש הנושא יכול להוביל אתכם ישירות לבחירת הפורמט של הכנס ולסייע לכם להחליט – האם זו תהיה תערוכה, סמינר, פאנל מומחים, סדנה חווייתית ועוד ועוד. 

איתור המקום המתאים ושריון תאריך לאירוע

לאחר גיבוש התקציב, הגדרת היעדים והמטרות, ובחירת הקונספט, כעת פניכם לאחד השלבים הקריטיים ביותר בהפקה – בחירת המקום בו יערך הכנס. מספר פרמטרים עיקריים כמו היקף האירוע, המקומות הגיאוגרפיים מהם מגיעים המשתתפים שלכם, וכמובן, הקונספט והפורמט שבחרתם לאירוע – יסייעו לכם לקבל את ההחלטה הטובה ביותר. שאלות שיכולות לסייע לכם בזמן אמת, כלומר, בעת בה אתם מוצאים מקום שמוצא חן בעיניכם, אך עדיין לא בטוחים שהוא מתאים לכנס הספציפי הזה, הן למשל –  האם המיקום של האולם נגיש וקרוב מספיק עבור האורחים שלכם? האם ניתן להלין את המשתתפים בקרבת מקום (לעתים ישנם אולמות אירועים הממוקמים בסמוך לבתי מלון או אפילו בתוך בית מלון)? האם המשתתפים ימצאו חניה בקלות? האם הגודל של המקום מתאים להיקף הקהל שצפוי להגיע? ולשאלת השאלות – האם התאריכים הזמינים של האולם תואמים למועדים הפוטנציאליים שבחרתם עבור הכנס?

במקרים רבים, הדרך היא הפוכה, ותאריך האירוע נקבע בהתאם לזמינות המקום. עם זאת, במקרים אחרים, מועד הכנס חשוב יותר מהמקום (למשל, אם צפויים להגיע אורחים מחו״ל, או אם המועד צריך להיות סמוך להשקה של מוצר מסוים ועוד), ואז תצטרכו להפוך את סדר העדיפויות – ולתת עדיפות למקומות שמציעים לכם מועדים מתאימים. לאחר ששריינתם מקום ותאריך, אפשר להתחיל ולהרכיב את הפאזל הזה, שבסופו יתקיים אירוע גדול, מעניין, מעשיר ומוצלח, שיקדם את החברה באופן משמעותי.

חתונת זהב היא הישג לכל דבר. החזקתם מעמד עם אותו אדם במשך חמישים שנה. מדובר בחיים שלמים בהם התפתחתם יחד, הקמתם משפחה, קצרתם הישגים שונים, התגברתם על משברים ושמחתם יחד בשמחות. כך תציינו את האירוע בדרך הטובה ביותר

בחייו של אדם, יש כמה אירועים גדולים, הראויים לחגיגה רצינית ומושקעת, ולגמרי מצדיקים את תשומת הלב ואת נוכחותם של היקרים לכם. כמובן, חתונה, לידה (או אירוע ברית/ה ליתר דיוק), בר/בת מצווה, ובהמשך החיים גם ימי הולדת עגולים כמובן, שככל שעולים בגיל, הם הופכים למאורע מרגש וחגיגי יותר. לא נעים להודות בכך, אבל על כל האירועים המתוארים לעיל, זה לא שמגיע לכם איזשהו ״צל״ש״. לא מדובר בדיוק בהישג, אם כי במחזור החיים הטבעי, הרי שכמעט כל אדם מתבגר ומגיע לציין יום הולדת כזה או אחר.

חתונת זהב (וגם חתונת כסף), לעומת זאת, היא הישג לכל דבר. החזקתם מעמד עם אותו אדם במשך חמישים שנים שלמות. מדובר בחיים שלמים בהם התפתחתם יחד, הקמתם משפחה, קצרתם הישגים שונים, התגברתם על משברים ושמחתם יחד בשמחות. התבגרתם יחד והגעתם עד הלום, יד ביד. אתם עדיין ביחד. זהו בהחלט הישג ראוי לציון, במיוחד בעידן הנוכחי, בו היד קלה על ההדק, וזוגות רבים ממהרים להתגרש.

במילים אחרות, מגיע לכם לחגוג ובגדול. מגיע לכם אירוע בהשתתפות כל האנשים שאתם אוהבים – בני משפחה וחברים טובים, שימחו בשמחתכם ויגיעו לברך אתכם על כברת הדרך שעברתם יחד.

הנה כמה רעיונות לחתונת הזהב, שיסייעו לכם להפיק את האירוע המושלם. 

לבחור מקום מתאים לחגיגה

אז החלטתם שאתם הולכים על אירוע בהיקף של עשרות משתתפים או יותר. כעת יש לאתר את המקום המתאים ביותר. לאחר שהגדרתם פחות או יותר את רשימת המשתתפים, כלומר הבנתם מהו גודל האירוע, תהיו חכמים וממוקדים יותר בתהליך החיפוש. אם החלטתם לערוך אירוע מצומצם, תוכלו להסיר מרשימת החיפוש את אולמות האירועים הגדולים, ולהיפך. במרבית המקרים, אירועי חתונות זהב וכסף לא מונים יותר ממאה איש. אם כך, מקדו את החיפוש אחר מקומות קטנים יותר, שיספקו את האווירה האינטימית, החמה והמשפחתית שאתם רוצים להשיג באירוע. פרמטר נוסף שיסייע לכם להתמקד בחיפוש, הוא כמובן המיקום הגיאוגרפי ממנו אתם ומרבית המוזמנים שלכם מגיעים לאירוע. הרי שלא תרצו לטרטר את כולם בנסיעה ארוכה ומייגעת בשביל להגיע לחגיגה שלכם.

בשלב הבא, תצטרכו להחליט באיזה סגנון של אירוע אתם מעוניינים. האם הייתם שמחים למקום מפואר ויוקרתי, או שמא יותר מושך אתכם שהוא יהיה מעוצב בסגנון כפרי וחמים. בהקשר זה נציין גם שהמקום לא חייב להיות אולם אירועים טיפוסי, אלא שכאשר מדובר בחתונת זהב, תוכלו לחקור גם מקומות מיוחדים לאירועים, כמו חצר מטופחת, בית קפה שיעבור הסבה לכמה שעות, לצורך האירוע, יקב מוקף כרמים, גלריה לאומנות ועוד ועוד. מומלץ לשמור על ראש פתוח בשלב זה, תוך כדי שאתם קשובים לעצמכם ולרצונכם האמיתי. 

חשובה אפילו יותר מהאוכל – התוכנית האומנותית והברכות 

בניגוד לאירועים מכל סוג אחר, כאן מדובר באירוע מלא ברגש , בנוסטלגיה ובהוויה המשפחתית האישית שלכם. כאמור, אתם מציינים בחגיגה זו את כברת הדרך שעברתם, אתם כבר לא צעירים, ומומלץ לתת להיבט הזה כבוד ונוכחות באירוע. כדאי להשקיע במרכיב התוכן באירוע, וגם להיעזר בבני המשפחה וחברים הקרובים לשם כך. אפשר לבקש מכמה מהקרובים ביותר, לכתוב עבורכם ברכות ולהקריא אותן באירוע עצמו. ניתן לבקש מבני המשפחה שיתגייסו לערוך עבורכם סרטון מרגש, שמגולל את סיפור חייכם, או לחילופין, סרטון של ברכות והגיגים של המעגל הקרוב, בהתייחסות ספציפית ואישית אליכם, בני הזוג החוגגים כמובן. ישנם כיום גם כלים דיגיטליים שהופכים את ההפקה של החלק הזה לקלה ומתקדמת יותר. לדוגמא, אפליקציות באמצעותן ניתן להרכיב חידון על חייכם, ולהקרין אותו באירוע באופן אינטראקטיבי ועוד. 

בנוסף, בהנחה שהתקציב שלכם מאפשר זאת, תוכלו לשקול להביא הופעה של אומן אורח כמו זמר, להקה, או אפילו סטנדאפיסטים ש״ירימו״ את הקהל ואת האווירה. 

ללא קשר לתוכנית, חשוב לדאוג לכך שבמהלך האירוע תתנגן מוסיקה נעימה ברקע, שתתרום לאווירה הנעימה והחגיגית. בנקודה הזו יש לכם הרבה איך להשפיע, ותוכלו בקלות לבחור שיתנגנו רק שירים בסגנון שאתם אוהבים.

כך או כך, חשוב לוודא שהדגש בתהליך ההפקה או על האלמנט של אווירה ותוכן. אחרי הכל, לא כל יום אתם חוגגים חמישים שנות זוגיות…

מה אוכלים באירוע חתונת זהב?

גם כאן, בניגוד לאירועים מסוגים אחרים, אתם לא ״כבולים״ לאיזשהי תבנית ויש לכם הרבה יותר חופש להחליט מה האורחים באירוע יאכלו, באיזה סגנון ובאיזה פורמט הגשה זה יהיה. נעדכן רק שהבופה המסורתי הוא ממש לא חובה ותוכלו לבחור באופציות חדשות, קלילות ומרעננות, כמו לדוגמא, דוכני אוכל שכל אחד מהם מתמחה במנה טעימה אחרת. דוכני קינוחים כמו דוכן קרפים, דוכן גלידות ועוד. אפשר לבחור שבאירוע יוגש אוכל בסגנון מאוד ספציפי וללכת איתו עד הסוף. אם, לדוגמא, החלטתם ללכת על סגנון אסייתי, כדאי לוודא שאפילו הקינוחים יהיו בסגנון המדובר. כדאי להתעדכן בטרנדים החמים בתחום הקולינריה, כמו לדוגמא ״פוד טראקס״, מנות דגים נאים כמו סושי וסביצ׳ה, אוכל בסגנון ים תיכוני ועוד. עם זאת, כן מומלץ להיות מחוברים לטעם האישי שלכם, וגם אם ההעדפות שלכם הן יותר שמרניות ומסורתיות – זהו האירוע שלכם והוא צריך לשקף את אישיותכם ואת הסגנון שלכם בסופו של דבר. 

לסיכום, חתונת זהב היא אירוע משמעותי וראוי מאוד לציון ולחגיגה מרגשת. פרושות בפניכם שלל אופציות כיצד לחגוג את המאורע המשמח, ולכן נותר רק לבחור ולשמוח בחברת אנשים אהובים. 

לא חשוב ממש מהו סוג הכנס שאתם מפיקים, הצעד הראשון בארגון האירוע הוא להגדיר מה אתם מצפים להשיג מקיומו – מהי המטרה. מדובר בפרויקט מורכב ומתמשך, שיש להתייחס בתשומת לב רבה לכל שלב ושלב שבתהליך הפקתו

ארגון כנסים הוא פרויקט מורכב ומתמשך, שיש להתייחס בתשומת לב רבה לכל שלב ושלב שבתהליך ההפקה, ולפרק את התוכנית לאבני דרך עיקריות. חשוב להבין מראש מהם המשאבים הדרושים ומהו עומס העבודה המשוער עבור כל שלב ושלב. כמו כן, ההיבט של זמנים הוא קריטי בתהליך הפקה מסוג זה, ויש להתייחס גם אליו בכובד ראש, ולתזמן באופן קפדני כל משימה ומשימה. 

בצעד הראשון – לגבש אסטרטגיה לאירוע

לא חשוב ממש מהו סוג הכנס שאתם מפיקים, הצעד הראשון בארגון האירוע הוא להגדיר מה אתם מקווים להשיג מקיומו – מהי המטרה? שוק האירועים רווי – והפך לעוד יותר רווי, בעקבות השינויים הדרמטיים שהתרחשו במהלך השנתיים האחרונות. בזמן שמספר גדל והולך של ארגונים, מכירים בערך שאירועים פיזיים ווירטואליים מביאים הן להכנסות והן למותג שלהם, גם ההוצאות גדלות.

לכן, חשוב מאוד להגדיר כבר בשלב הראשון, מהו הדבר שאתם מצפים להשיג על ידי ארגון הכנס. הדבר יסייע לכם לבדל את האירוע שלכם, לעומת שלל אירועי החברה והכנסים האחרים, המתקיימים באותה התקופה. כדאי לחשוב לעומק – האם אתם מסוגלים לבטא באמצעות האירוע את המסרים שאתם מעוניינים להעביר, האם אתם מבינים מה מניע את הקהל שלכם, והאם יש לכם רעיון מגובש שייחד את הכנס.

אסטרטגיית אירוע עדכנית ונכונה, מבוססת על בחירת פורמט ומקום לאירוע עסקי, המתאימים ביותר לקהל שלכם. לכן, חשוב לערוך סקר מקיף ולנתח באופן קבוע את הצרכים של מובילי הארגון שיעמוד מאחורי הכנס.

השתמשו באמצעים טכנולוגיים לניהול הפרויקט

בדיוק באותה רמת חשיבות כמו בחירת המקום או מועד האירוע, חשוב לבחור אפליקציה או תוכנה לניהול תהליך הפקת הכנס. שימוש באמצעי טכנולוגי כמו תוכנה לניהול משימות, הוא חובה בארגון פרויקט גדול שכזה. ממשק שיהיה משותף עם כל הנוגעים בדבר, יסייע לכל אנשי הצוות שלכם לעבוד בשיתוף פעולה, לראות מה הסטטוס של כל משימה, מהו הדד-ליין לביצועה ומי אחראי לבצעה. ישנן תוכנות חינמיות לניהול משימות קבוצתיות, וישנן תוכנות ייעודיות להפקת אירועים, שעלולות להיות כרוכות בהוצאה מסוימת, אך בדרך כלל, בטווח הארוך הן יחסכו לכם מהתקציב, ובעיקר יבטיחו שלא יהיה שום חלק ש״ייפול בין הכיסאות״.

האצלת סמכויות היא מאסט

כידוע, עומד בפניכם פרויקט גדול, הכרוך בכמות עצומה של עבודה ומטלות שונות. גם אם מאוד תרצו, אין ממש סיכוי שתצליחו לבצע את כל המשימות בעצמכם, וגם אם כן, הן לא יבוצעו על הצד הטוב ביותר בצורה כזו. זה הזמן לשחרר את הריכוזיות, ולהקים קבוצה של אנשי צוות כאשר כל אחד מהם יהיה אחראי על תחום אחר בארגון.

במידה ומדובר בצוות מצומצם, סביר להניח שכל אחד מהחברים יהיה אחראי על מספר תחומים. אם, לעומת זאת, התברכתם בצוות גדול יותר, תוכלו להקצות אחריות אישית על דברים כמו חסות, שיווק והסדרים מקומיים.

מומלץ לבחור את אנשי הצוות בקפידה. חפשו ״שחקני נשמה״ נלהבים, מאורגנים ועם אש בעיניים. מיד לאחר חלוקת תחומי האחריות, וגם לאורך הדרך, חשוב לוודא שלכולם ברור מי אחראי על מה.

אאוטסורס זה לא מילה גסה

במידה ואינכם מפיקי אירועים מקצועיים, וזו הפעם הראשונה שאתם נדרשים לארגן  כנס, כדאי לשקול בחיוב את שכירתם של מפיקי כנסים מקצועיים ומנוסים. אנשי מקצוע מסוג זה, הם למודי קרבות בתחום, ויודעים לא רק איך לנהל את ארגון האירוע ביד רמה, אלא לראות קדימה ולצפות תרחישים אפשריים ותקלות פוטנציאליות, ולהערך לכל אלו מהבעוד מועד. סיטואציות אפשריות כמו למשל כשהמרצה אותו שריינתם עבור הכנס פתאום נדבק בקורונה, או סאונדמן שיוצא לחופשה בדיוק שבוע לפני האירוע – מארגני כנסים ותיקים יידעו איך ליצור את רשת הביטחון החשובה ולוודא שהכל יזרום חלק, גם ברגעים שעלולים להיראות לכם כמו ״קרייסס״ מוחלט. 

התקציב ומודל התמחור שלכם

בניגוד לרוב אירועי החברה או הממוסחרים, המטרה בארגון כנס, היא בדרך כלל לא לייצר רווח, לפחות לא באופן מובהק. עם זאת, ברוב המקרים אתם גם לא יכולים להרשות לעצמכם להיסחף עם ההוצאות מחוץ לגבולות התקציב שהוקצה לאירוע. לכן, בניית תקציב מפורט, היא חלק חיוני מתהליך ארגון הכנס.

במקרה שבשנים הקודמות, התקיימו כנסים דומים, יש הרבה מה ללמוד מהסיכומים ומהמשובים שאולי התקבלו מהם. שאפו לייצר תמונה ברורה ככל האפשר של ההכנסות וההוצאות של האירוע. עם זאת, כדאי לקחת בחשבון גם הוצאות לא צפויות, וגם, ישנם חלקים בתקציב שתצטרכו להעריך ולשער, מאחר וההוצאה הסופית לא יכולה להיות מוחלטת בשלב זה. הכירו בכך שיכול מאוד להיות שהתקציב שלכם ישתנה, ככל שתכנון הכנס יתקדם מתקדם.

טיפים לבחירת המקום לכנס 

המקום שתבחרו, חייב לענות על הצרכים שלכם באופן מדויק. בשלב חיפוש המקום, הפרמטר הראשון והחשוב ביותר שיש לקחת בחשבון הוא גודל האולם – בדקו האם הוא מכיל מספיק חדרים עבור כל המפגשים שצפויים להתקיים במקביל. כמו כן, לא פחות חשוב שהמקום יהיה נוח ונגיש עבור כל כל המשתתפים בכנס, ויענה על מירב הצרכים של החברה.

כמובן, חשוב שהמקום יהיה מעוצב כראוי, נאה ומסביר פנים. אל תשכחו שהסגנון במקום יכתיב את הטון לאירוע כולו, וישפיע על התדמית של החברה באופן ניכר. 

מאחר ומדובר בכנס מקצועי, חשוב מאוד לוודא שבמקום יש את כל האמצעים הדיגיטליים הדרושים לכם, לרבות חיבור איתן ומהיר לרשת, ציוד הגברה ותאורה, וגם אנשי צוות שיודעים כיצד לתפעל את כל אלו בזמן אמת. 

כל החתונות הגדולות דומות, ואילו החתונות הקטנות – כל אחת שונה ומיוחדת. זו רק סיבה אחת מני רבות, לבחור באירוע מצומצם ואינטימי. אווירה חמה וכיפית, אירוע מדויק ואיכותי ועוד יתרונות שתהנו מהם אם תבחרו בפורמט הזה

ישנם סוגים רבים של אירועי חתונות – חתונה גדולה ומפוארת, חתונת חוף, חתונה בגן פתוח, חתונת קונספט ועוד ועוד. בשנים האחרונות, מסתמן שהסוג של חתונה אינטימית, קטנה, משפחתית ובהיקף מצומצם למדי, הפך להיות יותר ויותר מבוקש, ואין זה צירוף מקרים. 

זוגות רבים מתחילים להבין את הקסם וייחודיות שבחתונה קטנה ומדויקת, שלא נראית ולא ״מרגישה״ כמו יתר החתונות שהשתתפתם בהן כאורחים, ולמען האמת, קצת קשה לכם להבדיל ביניהן, בראייה לאחור… כולן דומות למדי – בהיקף, בקונספט, במקום, באוכל, במתנות ואפילו בפלייליסט שמתנגן על רחבת הריקודים.

כמו כן, שנתיים לתוך מגיפת הקורונה נתנו את אותותיהן, ואירועים קטנים, ככלל, החלו להיות מועדפים על ידי ישראלים רבים. בהתחלה זה קרה מכורח הנסיבות וההגבלות, ובהמשך כבר מרצון מוחלט של מי שעמדו מאחורי האירוע.

יש משהו מדויק, איכותי, אותנטי ובלתי רגיל באירועים קטנים, ואם גם אתם חושבים ללכת על חתונה קטנה, כדאי להתעדכן בהגדרות של אירוע כזה, ולהבין במה הוא נבדל מחתונה ״רגילה״.

הגודל לא קובע? במקרה הזה דווקא כן

טוב, כמובן שההבדל הראשון והמכריע בין חתונה סטנדרטית לחתונה אינטימית ומצומצמת, הוא היקף האירוע. בחתונה סטנדרטית, ישתתפו בדרך כלל 200 אורחים ומעלה, ואילו חתונה המכילה עד 200 איש מוגדרת כחתונה קטנה. חשוב לציין שאם החלטתם ללכת על האופציה השנייה, זה עלול לכם להיראות קל יותר לגבש את רשימת האורחים, מאחר ומדובר ברשימה קצרה, אך טעות בידיכם. דווקא במקרים של אירוע קטן, תצטרכו להיות מאוד בררניים עם רשימת המוזמנים, ואיך נאמר זאת בעדינות, לחתוך בבשר החי, וככל הנראה – להותיר כמה אנשים שייעלבו מכך ששמם לא הופיע שם. למען הסר ספק, אנחנו הכי בעד חתונה קטנה, איכותית ומדויקת, אבל זכרו שאנחנו חיים במדינה קטנה במיוחד, כאשר כולם מכירים את כולם. המשמעות של העניין היא שכנראה שהשמועה על האירוע שלכם, תגיע בסופו של דבר לאוזניהם של הלא-מוזמנים, והם עלולים להיפגע מכך. במקרה זה, מומלץ להכין גיבוי מבעוד מועד, ובמקום להתחמק מאלו שבחרתם להותיר מחוץ לרשימה, דווקא להודיע להם בחגיגיות שאתם מתחתנים, ולהסביר שמדובר באירוע מצומצם, קטן ומשפחתי.

מהצד השני של המטבע, אחד היתרונות הגדולים בחתונה קטנה, טמונים בכך שכל מי שישתתף בה, הם אנשים שבאמת מכירים ואוהבים אתכם, ושמחים בשמחתכם מכל הלב. בנוסף, במהלך האירוע יש סיכוי טוב שתוכלו להתפנות לבלות עם כל אחד מהאורחים ולהעניק להם את מלוא תשומת הלב. זו חגיגה הרבה יותר מגובשת ואותנטית מאשר אירועי ענק המוניים, וזה מוכיח את עצמו כל פעם מחדש. 

מקום אחר: ככל הנראה, לא אולמות החתונות שאתם מכירים

עוד הבדל משמעותי בין חתונות קטנות לבין חתונות סטנדרטיות או גדולות, טמון במקום בו הן נערכות. בחיפוש אחר מקום לחתונה קטנה, תוכלו להנות משלל אופציות בלתי שגרתיות שהן הכל חוץ מגנריות. תשכחו מאולמות החתונות האלו שכולם נראים ומרגישים אותו הדבר, וחלק מהם אף לוקים במעין עיצוב מלאכותי, שחוזר על עצמו בכל המקומות. כאשר מדובר במקומות הקטנים, כל אחד מהם מתאפיין בעיצוב אחר ובסטייל שונה ומקורי, ולא פעם מדובר בקונספט שונה של ממש. יש לכם כאן הזדמנות להביא משהו מקורי ומרענן לאירוע שלכם, עוד לפני שקיבלתם כל החלטה אחרת בנוגע לחתונה – רק בזכות המקום שתבחרו. כאשר מדובר באירוע קטן, זה אפילו לא חייב להיות אולם חתונות רשמי, אלא שתוכלו לבחור לקיים את האירוע במסעדה שאתם אוהבים (בהנחה שזו יכולה להכיל את כמות האנשים שאתם מעוניינים לארח), בחצר הבית של ההורים (בהנחה שמדובר באזור כפרי ומזמין), בפטיו מלבלב, בלב יער, בחוף הים, במדבר או בכל מקום שמשקף את הסגנון שלכם, וניתן להרים בו אירוע מסוג זה, הלכה למעשה.  

חתונת קונספט? זו בדיוק ההזדמנות המתאימה

להחליט על נושא מסוים שילווה את האירוע שלכם ויבוא לידי ביטוי במרכיבים השונים בו, לרבות המקום עצמו, העיצוב, המוזיקה, האוכל ואפילו הלבוש שלכם ושל האורחים, יכול להיות רעיון טוב במיוחד, בעיקר כאשר מדובר בחתונה קטנה. באירוע בסדר גודל שכזה, קל יותר להחיל קונספט מסוים על כל המרכיבים, מאחר והם מעטים יחסית, והשליטה שלכם עליהם עולה בהתאם. גיבוש קונספט לאירוע, מסייע מאוד בקבלת החלטות שונות כמו איפה האירוע יתקיים ואיך המקום ייראה. לדוגמא, אם החלטתם ללכת על קונספט של חתונה כפרית, סביר שהאירוע יתקיים בטבע, או במקום סגור שעוצב בסגנון כפרי, שהמוזיקה שתתנגן ברקע תהיה שירים ישראלים ואולי שירי קאנטרי ופולק, שהשמלה של הכלה תהיה בסגנון בוהו שיק, ושיוגשו הרבה מנות צמחוניות, ומנות בסגנון כפרי אותנטי. תוכלו לבחור בין שלל נושאים לאירוע – חתונת דיסקו, מסיבת פול מון, חתונה בשחור לבן, חתונת תחפושות, חתונה היפית ועוד ועוד… העניין הוא, שאם בחרתם בקונספט מסוים, עליכם ללכת איתו עד הסוף, ולדאוג שאכן, כל האלמנטים באירוע מביאים אותו לידי ביטוי. כאשר מדובר באירוע קטן, קל יותר לשלוט על כך ו״לנצח על התזמורת״ של כל מרכיבי ההפקה, ולכן הדבר מומלץ במיוחד במקרה זה. 

לסיכום, יש לכם לא מעט סיבות לבחור לקיים אירוע באווירה משפחתית ובהיקף מצומצם – הוייב חמים ואתנטי, העלויות מופחתות ורמת הדיוק של תהליך ההפקה גבוהה ביותר. עכשיו רק נשאר לשלוח הודעות לאלו שלא הוזמנו, ולקוות שהם ימצאו מקום בלבם לסלוח לכם… תמיד תוכלו לומר שזה בגלל הקורונה.

עכשיו, כשההתרגשות והבאזז מהצעת הנישואין קצת נרגעים, הגיע הזמן להפשיל שרוולים ולצאת לדרך עם הפקת החתונה. גם אם החלטתם ללכת על חתונה קטנה, יש לפניכם לא מעט עבודה, משימות, וקבלת החלטות שישפיעו על הצלחת האירוע

הוא הציע (או דווקא את?), את נענית בחיוב כמובן (אולי אפילו כבר לא יכולת לחכות שיציע), ועכשיו, באופן רשמי – אתם מאורסים. מזל טוב! רצתם לספר לכל בני המשפחה והחברים, וסביר להניח שגם למעגלים רחבים יותר במדיה החברתית, שלחתם תמונה של הטבעת ושימחתם את כולם. עכשיו, כשההתרגשות והבאזז מהצעת הנישואין קצת נרגעים, הגיע הזמן להפשיל שרוולים ולצאת לדרך עם הפקת החתונה, הלכה למעשה. נכון שמדובר באירוע מרגש ומשמח, וברור שהכל בסימן חיובי וטוב, אבל אנחנו מזהירים מראש, גם אם החלטתם ללכת על חתונה קטנה, יש לפניכם לא מעט עבודה, משימות, וקבלת החלטות שלעתים עלולה להיות מבלבלת ומלחיצה. אבל אנחנו כאן כדי לעזור ולעשות לכם סדר.

ההחלטות החשובות – עליכם. את השאר, הניחו לאנשי מקצוע לעשות עבורכם

דברים רבים עלולים להיראות פשוטים מכפי שהם בפועל, ובמיוחד כשמדובר על תהליכי הפקה של אירוע המוני. גם אם מדובר באירוע בהיקף של כמה עשרות משתתפים, או כמה מאות בודדות – עדיין יש המון דברים קטנים כגדולים לטפל בהם, ואם לא עושים את זה באופן מסודר, ורצוי מקצועי, עלולות לצוץ בעיות ותקלות רבות הן בדרך לאירוע, והן במהלך החתונה עצמה. בשאיפה, מדובר באירוע של פעם בחיים, וכדאי מראש לכוון את הגישה לעבר שימוש בכל אמצעי ואיש מקצוע שיכול לסייע לכם להוציא את החתונה לפועל על הצד הטוב ביותר.

כמובן, שגם אם אינכם ״קונטרול פריקס״, הגיוני שתרצו לקבל החלטות כמו – באיזה אולם תתחתנו, מי יהיה הדי.ג׳יי ומה הוא ינגן, מהי חברת הקייטרינג שתפעל באירוע ומהן המנות שיוגשו לאורחים. הכל מובן, וגם לגיטימי ואפילו רצוי. זהו האירוע שלכם, והוא צריך ללכת יד ביד עם הסגנון האישי שלכם ועם הבחירות האינדיבידואליות שלכם.

עם זאת, את תהליך ההפקה עצמו, מומלץ בחום להניח לאיש מקצוע – מפיק אירועים מקצועי או אפילו חברת הפקה (תלוי בגודל האירוע), לנהל באופן מקיף. מפיקי אירועים יודעים לעשות סדר, לתעדף את המשימות, לצפות תקלות ובלת״מים אחרים ולדעת כיצד להתכונן אליהם. במילים אחרות, הם יודעים לנצח על התזמורת הזו ביד רמה, וכך לוודא שהאירוע שלכם יזרום והכל יתקתק. תקלות כמו עיכוב בהגשת המנות, מקרן שלא פועל בדיוק כשרוצים להתחיל בהקרנת הסרטון שהשקעתם בו כל כך הרבה, תקלות במערכת הסאונד ועוד ועוד, יכולות להוות חבלה של ממש בחתונה שלכם. אנחנו לא מנסים להלחיץ כמובן, רק לומר שזה בדיוק המקום ל״אאוטסורסינג״ שיוריד מכם המון סטרס לקראת האירוע, וגם ידאג לכך שהכל יהיה מושלם.

החלטה גורלית: איפה להתחתן?

כאמור, את ההחלטות החשובות כמו בחירת האולם, בחירת הקייטרינג והמנות והדי.ג׳יי, אתם תקבלו. הבחירה הראשונה והקריטית מכולן, רגע לאחר שגיבשתם את התקציב המיועד לאירוע, והבנתם כמה ממנו אתם מקצים לשכירת אולם האירועים, היא לבחור את המקום הטוב, המתאים והמהמם ביותר. ישנן כמה ״מסננות״ שיוכלו לסייע לכם להתמקד ולשלול אופציות מיותרות. לדוגמא, אם הכיוון הוא לערוך חתונה קטנה במרכז, תוכלו להתמקד בחיפוש אחר מקום לאירוע קטן בתל אביב.

שילוב הפרמטרים של תקציב, מיקום גיאוגרפי וגודל האירוע – יקדמו אתכם לעבר הבחירה המדויקת ביותר. כמובן, פרמטר חמקמק יותר הוא הסגנון שלכם. יכול להיות שתמצאו מקום שעונה על שלושת הפרמטרים הנ״ל, אבל מהצד השני, ממש כמו שמחפשים דירה חדשה, עם כניסתכם למקום, לא תרגישו שהוא ״האחד״ עבורכם. דעו, שזה לגיטימי לחלוטין לוותר על מקום שלא דיבר אליכם מבחינה זו. נזכיר ונחדד שוב, שהאירוע שלכם צריך להתאים לסגנון האישי שלכם ואף לשקף אותו על הצד הטוב ביותר.

לאחר מחקר מקיף ומעמיק, ואחרי שצמצמתם את הרשימה למספר אולמות אירועים שנראים לכם מתאימים, חשוב מאוד לבדוק איך המקום נראה, מרגיש ומתנהל בזמן אמת. על מנת לקבל תמונה ברורה יותר של האווירה ושל ההתנהלות המקצועית במקום, מקובל מאוד לבקש להגיע ולפקוד את האולם במהלך אירוע אחר הנערך בו.

כמו כן, חשוב לקבל המלצות אותנטיות ואמינות מזוגות שהתחתנו במקום, ולא להסתפק בהמלצות שקראתם ברשת. נסו לשאול את השאלות המועילות כמו – אילו תקלות (אם בכלל), היו באירוע, האם הכל תקתק, והכי חשוב – האם הם היו מרוצים והמקום ענה על הציפיות.

אילו עוד החלטות ישפיעו באופן דרמטי על הצלחת האירוע?

נכון שאם בחירת האולם מאחוריכם, ההחלטה הקריטית ביותר נעשתה ואפשר קצת לנשום. עם זאת, העניין של האוכל בחתונה כנראה לא פחות חשוב, במובן של הצלחת האירוע. אם תעלו  בזכרונכם את החתונות שהשתתפתם בהן כאורחים, מהר מאוד תראו שמה שאתם זוכרים, לטוב או לרע, זה את האוכל. באירוע כזה אתם רוצים לפנק את האורחים שלכם ולהגיש להם את המנות הטובות ביותר, העדכניות, המעניינות והטעימות. לכן, השקיעו בבחירת חברת הקייטרינג וגם בבחירת המנות עצמן. גם כאן, רצוי להתייעץ עם זוגות שחברת הקייטרינג הזו פעלה בחתונתם ולבדוק לעומק את שביעות רצונם. 

החלטה נוספת חשובה, היא כמובן – מי יהיה הדי.ג׳יי שיתקלט בחתונה. אין להקל ראש בעניין זה, מאחר והוא האדם שהכי ישפיע על האווירה באירוע, ויכול להפוך אותה לסנסציה או למפגש רדום, שלא ממש עושה חשק לעלות על רחבת הריקודים. המוטיב החוזר – גם כאן אל תוותרו על המלצות ממקור ראשון. בדקו עם זוגות שהדי.ג׳יי תקלט בחתונה שלהם – בעיקר, עד כמה התארכה מסיבת הריקודים והאורחים נתנו מעצמם על הרחבה.

הילדה שלכם הופכת לנערה ואתם ההורים הגאים, נדרשים כמיטב המסורת, להפיק עבורה חגיגה מושלמת. כמה טיפים שיסייעו לכם לעשות את הבחירות הטובות ביותר

הילדה שלכם הופכת לנערה ואתם ההורים הגאים, נדרשים כמיטב המסורת, להפיק עבורה חגיגת בת מצווה מושלמת, שתתאים באופן מדויק גם לכלת השמחה, גם לכם – מבחינות שונות, לרבות תקציב, סגנון והעדפות אישיות, וגם למשפחה המורחבת ולמעגלי החברים שאתם מעוניינים להזמין לאירוע. 

מוטלות על כתפיכם לא מעט משימות גדולות וקטנות, שתכליתן היא הפקת האירוע המושלם – החל ממציאת אולם אירועים לבת מצווה ועד לבחירת המנות שיוגשו במסיבה. הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לערוך את הבחירות הטובות ביותר.

צעד ראשון בהפקה: הגדרת גבולות התקציב

בכל הפקת אירוע, קטן כגדול, יש להתחיל מהגדרה קפדנית ומדויקת של התקציב. ברגע שתבינו מהו הסכום העומד לרשותכם, תוכלו לקבל תמונה ברורה יותר של האופציות שלכם לגבי היקף האירוע, כלומר כמה אורחים אתם יכולים להזמין לבת המצווה, מהו אולם האירועים שאתם יכולים להרשות לעצמכם לשכור,  מה האפשרויות שלכם מבחינת קייטרינג ועוד. במסגרת הגדרת התקציב, מומלץ כבר בשלב הזה לערוך חלוקה מסודרת של תקציב לאולם, לאוכל, לדי.ג׳יי, לעיצוב המקום, לאטרקציות, למתנות או מזכרות לאורחים ועוד. זהו הזמן להתחיל לחשוב על כל הפרטים, על החלומות, הפנטזיות והרצונות, וגם לשתף את כלת השמחה ולשאול מהו הכיוון שיש לה בראש לגבי האירוע.

צעד שני: כמה אורחים ישתתפו?

בשלב הזה, עליכם להצליב בין התקציב לבין פרמטרים של רצון, העדפות אישיות והסגנון שלכם, וגם היקף המשפחה ומעגלי החברים שלכם ושל הילדה, ולגבש החלטה – כמה אורחים אתם מעוניינים להזמין לאירוע

צעד שלישי: בחירת המקום

בחירת המקום היא ככל הנראה המהלך הקריטי והחשוב ביותר בהפקת אירוע בת המצווה. ישנם מספר פרמטרים שיש לקחת בחשבון בתהליך הזה – הראשון הוא גודל המקום, שצריך לעלות בקנה אחד עם היקף האורחים שקבעתם בשלב הקודם. פרמטר חשוב נוסף הוא כמובן הלימת התקציב את הצעת המחיר של המקום. עוד פרמטר הוא כמובן המיקום הגאוגרפי. מומלץ לבחור מיקום כמה שיותר מרכזי ונוח להגעה. לדוגמא, אם האורחים שלכם מגיעים ממרכז הארץ, חיפוש אולם אירועים בתל אביב יהיה הצעד הנכון. כמובן, כדאי לבחון גם את סגנון של המקום ואת האווירה השוררת בו, על מנת להחליט האם הוא מתאים לכם, אם כי כדאי לקחת בחשבון שעל הפרמטר הזה ניתן גם להשפיע במידה מסוימת, באמצעות עיצוב בהתאמה אישית.

צעד שלישי: בחירת חברת הקייטרינג

יותר ויותר משפחות בוחרות ״להפציץ״ עם האוכל באירועי בר ובת מצווה, ולהגיש לאורחים שלהם מנות מושקעות, טרנדיות ואיכותיות, והצדק איתן. הרי בסופו של דבר, זהו הדבר שהכי זוכרים מהאירוע, במיוחד אם הוא היה טוב בצורה יוצאת דופן. את חברת הקייטרינג עצמה, כדאי לבחור על סמך המלצות ממקור ראשון, עדיף של חברים או מכרים שאתם סומכים על טעמם. אם יש אפשרות כזו, מומלץ להעדיף את חברת הקייטרינג הפועלת מראש כחלק מהשירות של אולם האירועים שבחרתם, שכן, אנשי הצוות – הטבחים, המלצרים והמנהלים, יודעים בדיוק כיצד להתנהל במקום, מה שעשוי למנוע תקלות במהלך האירוע. 

מבחינת בחירת המנות עצמן, כדאי להתעדכן מבעוד מועד לגבי טרנדים קולינריים בארץ ובעולם, ובפרט טרנדים של אוכל באירועים. קחו בחשבון שתחום האוכל באירועי בת או בר מצווה כי הוא מעט גמיש יותר מזה הנהוג בחתונות, וכאן, לעומת חתונה, אין איזו ציפייה מובנית לקבל בופה של סלטים, בופה של תוספות ומנות בשר כמנות עיקריות. זוהי דווקא הזדמנות להביא משהו שונה ומיוחד. ניתן לבחור בקייטרינג צמחוני, או בסגנון מסוים כמו מקסיקני, יפני וכו׳. עוד גימיק נחמד הוא שכירת ״פוד טראקס״ שיגישו מנות רחוב ממקומות שונים בעולם, לעתים ניתן לאמץ פורמט זה כך שיחליף לחלוטין את הבופה המסורתי. כמו כן, חשוב לקחת בחשבון שחלק גדול מהמוזמנים לאירוע הזה הם ילדים, וכדאי להתאים את התפריט אליהם, כלומר שיהיו מספיק אופציות שילדים יתחברו אליהן, כמו למשל פיצות, המבורגרים ואולי אפילו דוכנים של גלידה, סוכר על מקל, דונאטס, קרפים ועוד. 

צעד רביעי: אטרקציות

נכון שגם דוכני הקינוחים שתיארנו למעלה הם סוג של אטרקציה בפני עצמם, אבל כדאי להבין שאתם נכנסים לתחום תחרותי מאוד, וכבר נוצרו סטנדרטים מסוימים, לפיהם, מומלץ לחשוב על עוד שעשועים וגימיקים לילדים. כאלה שאינם קשורים לאוכל הפעם. מאחר ובת מצווה היא אירוע באווירה ״גירלי״, של בנות, ברוב המקרים, שווה לשקול להביא אטרקציות מתאימות כמו למשל דוכן לשזירת זרים, ודוכני DIY אחרים, שמאוד טרנדים כעת, שהיתרון הגדול בהם הוא שמדובר גם בפעילות במהלך האירוע וגם במשהו שנשאר אחר כך לקחת כמזכרת הביתה – דוכני יצירה, צמות, איפור, קעקועים ועוד ועוד. כמובן, האטרקציה האולטימטיבית היא להביא הופעה של אומן מבוקש ופופולרי, אך עם זאת – הכל תלוי תקציב. ישנן הפעלות פחות ידועות כמו הפעלת ריקוד, ריקוד עם חישוק ועוד, והן לא בהכרח פחות מוצלחות ומומלצות. שווה להתעדכן בטרנדים הכי חמים בתחום.

צעד חמישי: התוכן

אחרי הכל, מדובר באירוע מרגש, סימן דרך ונקודת ציון שיש להתייחס אליהם בתוכנית. ההמלצה שלנו היא ללכת על סרטון מרגש או מצחיק (או גם וגם), שתפיקו בני המשפחה והחברים עבור כלת השמחה. בדרך כלל סרטון כזה הוא לא מאוד מסובך או יקר להפקה, ויוצא משהו שמאוד נותן ״גוף״ ותוכן לאירוע. לעומת זאת, על ברכות ארוכות ומייגעות אנחנו ממליצים לקצר מאוד, או לוותר לחלוטין ולברך במעמד אינטימי משפחתי. הטינאייג׳רית (בהתהוות) שלכם, תודה לכם מקרב לב על שחסכתם ממנה את המבוכה.