מחבר: dubnovtest_admin

אם אתם עם ראש פתוח, אנחנו כאן כדי לחזק אתכם. בחתונה בתזמון הייחודי הזה יש כל כך הרבה יתרונות, שאחרי שתבינו אותם – כבר לא יהיה מקום להתלבטות  

בשנים האחרונות, יותר ויותר זוגות בוחרים באירוע חתונה שאינו כולל טקס חופה דתי, ואינו כולל רב. בחלק מהמקרים, בוחרים הזוגות הנישאים להפריד בין הטקס לבין המסיבה. כלומר, לעתים עורכים טקס חופה קטן וצנוע, יחד עם בני המשפחה הקרובים בלבד, ואז, במועד אחר (אך קרוב בדרך כלל), עורכים מסיבה גדולה שכוללת כבר אנשים ממעגלים רחבים יותר. עם זאת, יש זוגות שבוחרים לא להינשא באופן מסורתי ודתי כלל, כלומר לקיים חתונה אזרחית לחלוטין, תוך ידיעה שהם לא עומדים להיות רשומים כבעל ואישה ברבנות או בכלל, אם כי רק כידועים בציבור, במקרה הצורך והרצון. בשני המקרים הללו, ובהנחה שאינכם שומרי שבת או כשרות, תתאים במיוחד חתונת שישי בערב. מדובר בקונספט חדש יחסית, שמתאים עבור זוגות החורגים מגדר השמרנות והמסורת, ורוצים ויכולים להנות משלל היתרונות שכולל אירוע בתזמון מיוחד שכזה. 

היתרונות הגדולים שחתונת שישי בערב כרוכה בהם

אם אתם עם ראש פתוח, ושוקלים ללכת על הקונספט הזה של חתונה שתתקיים דווקא בערב של יום שישי, אנחנו כאן כדי לחזק אתכם. בתזמון הזה יש כל כך הרבה יתרונות, שאחרי שתבינו אותם – כבר לא יהיה מקום להתלבטות.  

אירוע מפתיע ושונה – כבר משלב ההזמנות

תנו לנו לנחש – בא לכם להיות מקוריים וחדשניים באירוע שלכם ו"לא כמו כולם". איך ידענו? טוב נו, כולם רוצים להפתיע באירוע החתונה שלהם, וזה בסדר ולגיטימי ומובן מאוד, במיוחד בתחום שעלול לחזור על עצמו בלי סוף… בא לכם שדווקא את האירוע שלכם יזכרו, ואתם לגמרי צודקים. ישנן דרכים רבות להפתיע ולחדש באירוע, אבל אחת המוצלחות שבהן היא להינשא בתזמון יוצא דופן. ובכן, אם תחליטו ללכת על חתונה ביום שישי בערב – כבר מהרגע שהאורחים יקבלו את ה-SAVE THE DATE לנייד, הם עומדים להיות מופתעים. התחושה הזו שהם הגיעו לאירוע שונה, תלווה אותם כמובן גם ביום עצמו ובמהלך האירוע, ולו בשל האווירה המיוחדת של שישי בערב.

כולם מגיעים עם הרבה אנרגיות, אחרי יום נינוח 

אחת הבעיות במועדי החתונות השגרתיים יותר, כלומר בכל ערב במהלך ימי השבוע, ובמיוחד בחמישי בערב (מועד פופולרי ביותר), היא שהאורחים שלכם מגיעים אחרי יום עבודה ארוך והם תשושים למדי. הם חוזרים מהעבודה, מתארגנים בזריזות ואז נוסעים לאירוע שלכם. כמו כן, לעתים קרובות מדובר בנסיעה לא קצרה, ורק בסביבות שבע בערב, אחרי כל המסע הזה שהם עברו, הם מגיעים לחגוג איתכם. לעומת זאת, בחתונה המתקיימת בשישי בערב – הסבירות שהמוזמנים יגיעו במצב צבירה אחר – רענן, נינוח, חיוני ומלא אנרגיות, עולה לאין שיעור. מעטים האנשים שעדיין עובדים ביום שישי, ולכן רובם קמו בנינוחות בבוקר, העבירו את היום ב"צ'יל" ומגיעים אליכם בדיוק במצב המתאים לפתוח בחגיגות עד אור הבוקר.

אין פקקים – לא בהלוך ולא בחזור

בהמשך לסעיף הקודם, מכירים את זה שאתם מתארגנים לאירוע, מתרחצים, מתלבשים, מתגנדרים, מתיזים בושם, מתאפרים, מסדרים את השיער בהשקעה, ואז… נכנסים לאוטו ומתחילים לנסוע לחתונה. כעבור הרבה יותר מדי זמן שעמדתם בפקקים בדרך, אתם מגיעים. השיער כבר לא מה שהיה פעם, הבגדים מקומטים והאנרגיות? טוב, הבנתם את הרעיון. ובכן, בחתונות שישי בערב אתם למעשה משחררים את האורחים שלכם מעול הפקקים, מאחר וזה פשוט יום שהתנועה בכבישים, במיוחד בשעות הערב, היא דלילה מאוד יחסית. יעיד כל מי שחיפש חנייה בתל אביב בשישי בערב (לעומת כל ערב אחר) – עולם אחר.

כולם סבבה עם להישאר עד מאוחר 

אחד הדברים שמטרידים זוגות הנמצאים בשלב ארגון ותכנון החתונה, הוא ההיענות של המשתתפים בחגיגה "לתת מעצמם" על רחבת הריקודים, ולהישאר ולהרים להם עד השעות הקטנות של הלילה. לעתים קרובות, אירוע מוצלח נמדד גם בהיבט הזה, של עד כמה היה שמח ועד איזו שעה אנשים המשיכו לרקוד ולחגוג בו. לא סתם, בחירת הדי.ג'יי למשל היא קריטית בעיני רבים, ובצדק. בנוסף, השקעתם כל כך הרבה כסף ומשאבים באירוע היחיד והמיוחד הזה, ואתם רוצים שהוא יתארך עד כמה שרק ניתן. בחירה בתזמון של שישי בערב, עשויה למנף את העניין הזה, מאחר ולאף אחד מהמשתתפים שלכם כנראה אין "שעת עוצר" – אפילו לא לילדים המשתתפים, לעומת כל מועד אחר, כשלמחרת בבוקר המסגרות פועלות (אפילו בשישי בבוקר). גם המשתתפים המבוגרים משוחררים מבחינה זו, מאחר וכמעט לאף אחד אין עבודה בשבת ואפילו אין סידורים להספיק לעשות (בניגוד לבוקר שלאחר חתונה המתקיימת בחמישי בערב).

כמה זה עולה לנו? כנראה פחות

מאחר והמועד המדובר הוא פחות פופולרי ומבוקש, חתונת שישי בערב ככל הנראה תעלה לכם משמעותית פחות מכל מועד אחר, לפחות מבחינת אולם האירועים. עם זאת, חשוב לציין שמבחינת הספקים השונים – חברת הקייטרינג, הצלמים, המאפרות, מפיקי האירועים, הדי.ג'יי וכו', המחיר לא צפוי להשתנות, ואם כבר – אולי לעלות מעט, מאחר ומדובר במועד שאנשים לא נוהגים לעבוד בו. למרות זאת, המחיר על האולם בדרך כלל תופס את הנתח המשמעותי ביותר של תקציב החתונה, ולכן כן יש סיכוי טוב לחסוך כאן. 

שילוב של היתרונות של כל מועדי החתונות

זוגות רבים שבחרו להינשא בחתונת שישי בצהריים מספרים כי מצד אחד הם נהנו מכל היתרונות של חתונה ביום שישי, עם האווירה המיוחדת שיש בו, ומהצד השני, היה חסר להם את ה"גלאם" הזה שיש באירועי ערב. הבחירה להתחתן בשישי בערב, למעשה משלבת את היתרונות של שני המועדים הללו.

כל מעסיק בחברה גדולה מבין כמה חשוב להשקיע באירועים עבור העובדים, ואם יש סיבה טובה למסיבה, כמו חג הפורים, חייבים למנף את ההזדמנות. כך תפיקו אירוע חברה לפנתיאון

כמה שחסרות לנו סיבות לחגוג ולשמוח בשנה הזו, ואם כבר צצה סיבה, צריך ללכת עד הסוף עם העניין הזה ולתת בראש. אין חג יותר מסיבתי, סוער ושמח מאשר חג הפורים. משהו בקטע הזה של התחפושות, שמאפשרות לאנשים להתחבא מאחוריהן ותוך כדי כך להשתחרר, המצווה המעולה – לשתות לשוכרה, הצבעוניות העזה של התחפושות, האביזרים והקישוטים, פשוט מכניסות את כולם לאווירה, ובמילים אחרות, אין מצב שמסיבה בחג הזה לא תהיה מוצלחת. נתוני הפתיחה הם פשוט ללא תחרות.

לא סתם, מעסיקים רבים (ובמיוחד הטובים והמצטיינים שבהם), בוחרים להפיק מסיבת פורים לחברה. האירוע הזה, הוא כר פורה לשחרר את העובדים משגרת היומיום שלהם, ולהעניק להם חוויה משחררת, מהנה, מגבשת ואפילו בלתי נשכחת, כזו שעוד ידברו עליה במסדרונות המשרד לאורך שנים… 

כיום, כבר יותר ויותר מעסיקים מבינים עד כמה חשוב להשקיע בפן הזה, באירועים פנים ארגוניים, שמוסיפים הרבה נקודות לחברה והופכים אותה לאטרקטיבית יותר. במיוחד בעידן בו התחרות על כל עובד טוב הולכת וגוברת, בעיקר בתחום ההייטק, בו יש ביקוש שהולך ועולה לעובדים איכותיים, כבר ברור לחברות שהן צריכות להציע לעובדים שלהן הרבה יותר ממשכורת טובה. העובדים מבלים את רוב היום שלהם, את השעות הכי טובות שלהם, בחללי המשרדים של מקום העבודה, ואתם המעסיקים – צריכים כל הזמן לחשוב איך אתם מנעימים את הזמן שלהם שם, ולא די בכך – יוצקים גם ערך לסיפור זה. בהיבט הזה של אירועי חברה, הערך הוא חיזוק הקשר בין העובדים, יצירת הוויי משותף, שיגבש אותם יחד, ובשורה התחתונה – יגרום להם לרצות להגיע כל בוקר לעבודה.

כך תפיקו את מסיבת הפורים הכי שווה בעיר

אז אתם כבר מבינים שאתם פועלים בשוק מאוד תחרותי, כאשר החברות המקבילות אליכם נמצאות במלחמה מתמדת על משאבי האנוש, לצדכם. מסיבת פורים היא הזדמנות מעולה להרשים את העובדים שלכם, ואפילו להרוויח מוניטין שייצא למרחקים, אחרי שידברו על האירוע שלכם בכל התעשייה. הנה כמה טיפים להפקת מסיבה מוצלחת במיוחד. 

לוקיישן ייחודי, בהתאמה להיקף ולסגנון העובדים

כאשר אתם בוחרים את המקום בו תקיימו את המסיבה, חשוב לשים לב למספר פרמטרים. קודם כל המיקום – מן הסתם, חשוב שיהיה קרוב למיקום משרדי החברה, ויאפשר לעובדים להגיע אליו בקלות. הדבר תופס חשיבות גבוהה עוד יותר כאשר מדובר במסיבת פורים, כאשר אתם מעוניינים להניח להם לשתות עד לא ידע…

שנית, זכרו שהמקום הוא האירוע, כלומר האולם הזה מכתיב את איך שהאירוע ייראה וכמובן את האווירה שתשרור בו. ראשית, שימו לב לגודל המקום. אם מדובר באירוע בו ישתתפו למעלה מ-300 איש, כמובן שכדאי לבחור אולם גדול ומרווח, שיכיל את כולם בנינוחות. מצד שני, אם מדובר בהיקף קטן יותר, מומלץ לחפש אחר אולמות לאירועים קטנים, מאחר ואם באווירה עסקינן, מקום שגדול על העובדים שלכם, עלול לייצר אווירת ריקנות הלוקה בחסר – בדיוק הפוך מזו שאתם שואפים להשיג במסיבת פורים סוערת ושמחה. כעת, יש להתאים גם את סגנון המקום למאפיינים הספציפיים של העובדים שלכם. לדוגמא, אם מדובר ברוב של בני עשרים פלוס, ייתכן שיתאים מקום עם אופי יותר "מועדוני", לעומת זאת, אם מדובר במבוגרים, אולי מקום באווירה קצת יותר מתונה ואינטימית יתאים יותר. אל תקלו ראש בפרמטר הזה, הוא חשוב מאין כמותו ביצירת אווירה ואירוע מוצלח וזורם. 

קונספט מוגדר לאירוע

אחד הדברים שיכולים לתמוך באווירה ייחודית, בזרימה של המשתתפים עם התוכנית וביצירת התרגשות כבר לפני האירוע, הוא יצירת קונספט מסוים למסיבה. לדוגמא, אם תחליטו שאתם עורכים מסיבת פורים בנושא שנות השבעים והדיסקו פיבר, ותבקשו מכולם להתחפש בהתאם, ההיענות להתחפשות ולשיתוף פעולה כללי – תיגדל באופן משמעותי. גם אלו שפחות אוהבים להתחפש, ויותר נחבאים אל הכלים, יענו בחיוב ואף יפתיעו, אם תגדירו עבורם קונספט מסוים. כמו כן, קונספט הוא עניין שמאוד יכול לגבש את האווירה ולתמוך ולהקל על תוכנית ההפקה באופן כללי. ברגע שמחליטים על נושא מסוים, כבר ברור יותר לאיזה סגנון של מקום לפנות, כיצד לעצב את המקום, אילו שירים יהיו בפלייליסט ועוד. 

תוכנית אומנותית

אם דיברנו על הוויי פנימי של העובדים, התוכנית האומנותית של הערב הזה לא רק יכולה להקפיץ ולהרים אותו כמה רמות למעלה, אלא גם ליצור ריקושטים (בקטע טוב הפעם), שימשיכו את הגל של האירוע הזה לעוד זמן רב קדימה. בערב כזה, מומלץ במיוחד להשקיע בתוכנית שתדבר באופן אישי אל העובדים, לרבות סרטון וידאו מצחיק, רוויי בבדיחות פנימיות, הופעת סטנדאפ שתדבר על חייהם של העובדים (למשל, תשלב דאחקות על עולם ההייטק, במקרה שזה רלוונטי), ואולי בכלל לתת לחלק מהעובדים עצמם לככב בערב הזה.

להשקיע בבר אלכוהול איכותי

יותר מכל אלמנט קולינרי אחר, במסיבת פורים חשוב כמובן להשקיע בבר אלכוהול איכותי ומגוון. דיברנו על אווירה לאורך כל הכתבה, ואין כמו כמה דרינקים שייתנו בוסט לעניין הזה. חשוב לא רק לבחור במשקאות טובים, שיהיו טובים לגוף של המשתתפים ולא יסיימו את הערב הזה בטרם עת, אלא גם לדאוג למבחר מספק, כך שכל אחד יוכל למצוא שם את סוג המשקה שהוא אוהב. כדאי גם לדאוג לקונספט משקאות עדכני, ולהשקיע בקוקטיילים טובים, שמאוד טרנדיים כרגע. 

כמו כן, מומלץ להתחיל להרים את האווירה מבעוד מועד, ולשלוח לעובדים כל מיני טיזרים לגבי האירוע הנוצץ של השנה, שיתחיל לעורר התרגשות ויביא אותם מוכנים למסיבה. 

מדוע כל כך חשוב לשלוח את העובדים לכנסים מקצועיים ולרענן את שגרת היומיום שלהם, ומהם הדגשים שיש להכיר, כאשר מחפשים את המקום המושלם לכנס?

אירועים עסקיים כמו כנסים מקצועיים, אירועי חברה וכדומה, הפכו ליותר ויותר מושקעים וחשובים בשנים האחרונות, ויש שמגדילים ומתייחסים להפקתם ברצינות שלא היתה מביישת חתונת ענק. אין זה צירוף מקרים, אלא שמנהלי חברות מבינים לעומק את הפוטנציאל העסקי או המקצועי (או שניהם) הטמון בכנס שכזה, וכבר יודעים שחשוב להשקיע בו, הן מבחינת תקציב והן מבחינת משאבים אחרים שהעניין מצריך.

כיצד השתתפות בכנסים תורמת להתפתחות המקצועית של העובדים?

לעתים קרובות מדי, המטלות היומיומיות והיעדים לטווח קצר יותר במסגרת יום העבודה של עובד, עלולים לתפוס כל כך הרבה מקום בראש שלו וכמובן זמן, עד כדי כך שלא נותר לו מקום לחשוב מעבר למה שהוא צריך לעשות באותו היום. עם זאת, ייזום פסק זמן מוגדר, לצורך השתתפות בכנסים ובאירועים חיצוניים הרלוונטיים לעבודתו, הוא חיוני ביותר לפיתוח הקריירה שלו.

הנה הסיבות לכך שכל מעסיק צריך לשלוח את אנשיו לכנסים ולימי הדרכה קבועים, או אפילו לתכנן אירועים פנימיים, על מנת להעלות את המורל והמוטיבציה של העובדים.

ראשית, עבור מעסיקים המבקשים להניע, לשתף ולשמר עובדים (אתגר לא פשוט בכלל בימינו), מומלץ יהיה לעזור להם למצוא דרכים להרחיב את הידע שלהם, לפגוש אנשים חדשים ולהשתתף באירועים של התעשייה, על מנת לאזן את שגרת העבודה שלהם. עובדים שירגישו שהם מוערכים וחשובים מספיק כדי להישלח למשימות מסוג זה, במסגרתן הם ייצגו את החברה, יפתחו נאמנות חזקה יותר כלפי הבוסים שלהם, לצד תחושת ערך עצמי גדולה יותר. גם כנסי הדרכה או העשרה מקצועיים, עשויים להיות מהנים, ולהוות אלטרנטיבה מרעננת ל"עוד יום במשרד".

במחקרים עדכניים שבחנו את סוגיית פיתוח העובדים, עלו שלושה גורמים שהוגדרו כמשפיעים במיוחד על מעורבות ויעילות בעבודה; משמעות, זמינות של אפשרויות וביטחון. במילים אחרות, עובדים עסקו באופן היעיל ביותר בעבודתם, כאשר הם האמינו שהחברה בה הם עובדים מחוללת שינוי אמיתי בעולם, כאשר הוקצו להם משאבים נאותים כדי להשלים את המשימות שלהם כראוי, וכשהם חשו בטוחים בעצמם ובתפקיד שהם מבצעים. 

כיצד הגורמים הללו מתקשרים עם השתתפות בכנסים?

ראשית, באירועים חיצוניים בדרך כלל זוכים המשתתפים בהעשרה ובקבלת ידע נוסף הנוגע לתעשייה, שהוא מעבר למפרט התפקיד הרגיל שלהם. הדבר מוסיף משמעות לתפקידם, כשהם מתחילים לראות אותו כחלק מתמונה רחבה הרבה יותר. כמו כן, הדבר עשוי לסייע להם למקם את עצמם ביחס לעמיתים שעושים את אותה העבודה בחטיבות או בחברות שונות, ולהעניק להם את ההזדמנות לפגוש חברים אחרים, לרוב בכירים יותר בארגון שלהם. מפגש איתם בקונטקסט שונה, משנה את חוקי המשחק ומבטל את ההיררכיה שהם מכירים מהמשרד, לפחות באופן זמני.

כמו כן, כנסים מקצועיים או אירועי הכשרה, מהווים הזדמנות חשובה לדון בנושאים שונים, ולקבל פרספקטיבה שונה על תפקידם, תוכנו והשפעתו, הן על מקום העבודה והן על החברה כולה. באירוע כזה, העובדים לומדים יותר על דרכים לפתח את התפקיד, על הרחבת האחריות שלהם בעבודה ועל אמצעי למידה חדשים. במצב האידיאלי והרצוי, הם ייצאו מהכנס עם רעיונות ודרכים חדשות לגשת לתפקיד אותו הם מבצעים, וכן על החובות והמטרות הכרוכות בו.

עוד היבט חשוב, הוא שהשתתפות בכנס או במפגש הדרכה, מסייעת להגברת המעורבות האישית של העובדים במקום העבודה, שכן היא מגבירה את תחושת השייכות שלהם לצוות. 

איך בוחרים את המקום המוצלח ביותר לכנס?

איתור מקומות לכנסים הוא הצעד המורכב, החשוב ואולי המשפיע ביותר כאשר מתכננים כנס או אירוע עסקי מכל סוג שהוא. בדומה לכל אירוע רב משתתפים, הסטייל של המקום, הרמה של המתקנים, ולא פחות חשוב – המיקום, הם אלו שיכתיבו את כל החוויה של המשתתפים ולכן חשוב שלא להקל ראש בצעד זה, במידה והוטלה עליכם משימת ההפקה (או שלקחתם אותה עצמכם). 

הנה כמה דגשים שיסייעו לכם למצוא את המקום המתאים:

סטייל שמתאים לעובדי החברה ולסגנון העבודה

לפני שאתם מתחילים בחיפוש המקום, קודם כל נסו לאפיין את סגנון העבודה, למשל חברת הייטק או יצרנית תרופות יתאפיינו בסגנונות שונים לחלוטין. בשלב הבא, נסו כמובן לאפיין את הסטייל הכללי של העובדים שלכם, במקרה שרובם בני אותם גילאים, זה כבר יקדם אתכם בצעד גדול לעבר התשובות. אם לדוגמא, מדובר בעובדי הייטק שמרוויחים טוב ו"חיים בגבוה", תוכלו לבחור במקומות עם סטייל מוקפד ועדכני. דוגמא נוספת, אם מדובר למשל בעובדים של חברת ביטוח, שרובם עברו את גיל 50 לצורך הדוגמא, אולי הדגש צריך להיות על פסיליטיז מפנקים ונוחות. אתם מכירים את העובדים שלכם מקרוב וסביר להניח שמחקר קצר בנושא יעלה הרבה נתונים חיוניים. יש כאן אלמנט שעלול להיות חמקמק אבל הוא חשוב מאין כמותו – התאמת הסגנון של המקום למשתתפי האירוע, ולכן חשוב להעמיק במחקר ובהצלבת הנתונים. מקום אידאלי הוא כזה שמצד אחד העובדים ירגישו בו נינוחים ויתנהלו בו בטבעיות מסוימת, ומצד שני, יהווה שדרוג משמעותי לעומת משרדי החברה, ולכל הפחות יפתיע ויהווה שינוי אווירה דרמטי.

אל תזלזלו בעניין המיקום

ההגעה לאירוע היא חלק בלתי נפרד מהחוויה של השתתפות בכנס, ורצוי להתייחס אל גורם זה ברצינות רבה. ההמלצה שלנו היא לעשות כל שביכולתכם על מנת למצוא מקום נגיש ומרכזי, במיוחד אם מדובר באירוע של שעות בודדות בלבד, ולא לחילופין, כנס הנמשך כמה ימים. אם בכל זאת הלכתם על מקום מרוחק, וודאו שהוא מצדיק את המסע שהעובדים צריכים לעשות בכדי להגיע אליו. 

כל מי שמפיק אירוע עסקי, רוצה להותיר רושם גדול וחיובי על האורחים שמוזמנים אליו. בחירת המקום הנכון, שגם יהיה נעים, נגיש ונוח, אבל גם עם טאצ' שונה ומיוחד – היא התשובה

"כל המשפחות המאושרות דומות זו לזו", נכתב בספר האגדי אנה קארנינה, גם כל אולמות האירועים והשמחות הגדולים דומים (מדי) זה לזה, ולכן, אם אתם אתם מתחילים בחיפוש אחר אולמות לאירועים קטנים, דעו שכבר יש לכם יתרון יחסי, כי יש לכם את הפוטנציאל ההתחלתי של למצוא מקום מיוחד במינו.

המשמעות של המקום עבור הצלחת האירוע

בשורה התחתונה, התוצאה הרצויה שמצופה מהאירוע, היא הותרת רושם חיובי מהחברה שהאירוע הופק מטעמה, או מהלקוח ששכר את שירותכם, המפיקים. מהצד שלכם, אנשי ההפקה, המקום הנכון יכול להפוך את תהליך התכנון להרבה יותר חלק, לספק לכם את כל התוספות הדרושות כדי ליצור את התוצאה הרצויה – החל ממפות וסידורי הפרחים, ועד לחיבור שלכם עם ספקים אחרים, שיכולים לסייע בהוצאת האירוע לפועל. המקום המושלם הוא זה שמצד אחד יהיה מיוחד ומרשים, ומהצד השני, יעיל בהקשר של ההפקה.

הפרמטרים החשובים שיש לחפש במקום לאירוע

למרות שמרכיבים רבים צריכים להתקיים יחד כדי להפיק אירוע בלתי נשכח, מציאת המקום המתאים היא סוג של אמנות. המקום המתאים לאירועים עסקיים צריך להוות מעין הכלאה מורכבת בין פרמטרים טכניים הולמים, ביניהם הקיבולת המתאימה, המיקום והפסיליטיז, ובין אלמנטים שיותר קשה להניח עליהם את האצבע, כמו סטייל ואווירה. נכון שקריטי יותר שבמקום יהיה מספיק מושבים להושיב את כל המוזמנים, אבל מהצד השני, אולם חסר אופי וייחודיות, עלול לפגום באלמנט של אווירה – גורם קריטי לא פחות בהצלחת האירוע. לכן, ההמלצה הגורפת היא לא להתפשר על אף אחד מההיבטים, ולהמשיך ולחפש עד שתמצאו את האחד, תוך אמונה שלמה שיש אחד כזה (ויש, מילה שלנו).

הנה כמה מהפרמטרים המרכזיים שחשוב לוודא שהם מתקיימים במקום: 

מיקום, מיקום, מיקום

הפרמטר הזה לעולם לא יאבד מכוחו. חשוב לזכור שהחוויה של האורחים שלכם מהאירוע, מתחילה כבר מהרגע שהם יצאו מהבית אליו. גם המקום הכי ייחודי ומגניב שיש, לא מצדיק נסיעה של יותר משעה, שתביא את המוזמנים אל האירוע כשהם עייפים ושחוקים. כמו כן, אם תבחרו במקום מרוחק עבור אחוז גבוה מהאורחים שלכם, אתם עלולים לספוג לא מעט ביטולים ואיחורים לאירוע, וזו כבר פגיעה של ממש בעניין.
אם כך, נסו לבחור במיקום שהוא באופן יחסי, הכי נוח להגעה עבור המוזמנים.

עם זאת, במקרה שמדובר באירוע המתקיים בסוף השבוע, ואולי כזה שמתוכנן להיערך במשך יותר מיום אחד, נסו לבחור מקום שהוא אטרקציה בפני עצמו – על המים, עם נוף לשקיעה, או בטרקלין על הגג. 

קיבולת

נשמע כמו חשבון פשוט – למצוא מקום שיכיל את כמות האורחים הצפויה, אבל חשוב שלא לזלזל בפרמטר זה. מובן מאליו שחשוב לוודא שהמקום שבחרתם אינו צפוף מדי, ויכול להכיל בנינוחות את האורחים שהזמנתם. מהצד השני, וזוהי זווית שלא תמיד חושבים עליה, חשוב לא פחות גם לוודא שהחלל לא יהיה גדול מדי עבור האירוע ובכך יגרום לפגיעה אקוטית באווירה ובזרימה. לדוגמא, ארוחת ערב אינטימית של לקוחות, לא תתנהל בצורה הטובה ביותר בתוך אולם אירועים גדול. חדר פרטי במסעדה, או אפילו שולחן גדול ויפה בלב המסעדה, הוא אופציה טובה יותר, שתעניק לאורחים שלכם את האווירה והאנרגיה של המסעדה עצמה, עם אזור שהוא מספיק פרטי ואינטימי, כדי להתנהל באירוע ואף לעשות עסקים. 

אמצעים טכנולוגיים

אין דבר מפחיד ושנוא יותר על ידי מפיקים, מאשר תקלות. כולנו מכירים את "התקפי הלב" הקלים הללו כאשר מתרחשות תקלות במהלך אירוע, ובמיוחד תקלות טכניות כמו סרטון שעבדתם עליו קשה, שנתקע באמצע ההקרנה, או במקרה גרוע יותר – לא עולה על המסך בכלל, והאורחים כבר מאבדים את סבלנותם בציפייה אליו…

לכן, כאשר בוחנים מקומות שונים עבור האירוע, חשוב להבטיח שחלל האירועים מצויד בדיוק במכשירים שאתם זקוקים להם, ואנשי הצוות יודעים להתמודד עם הצרכים שלכם בצורה חלקה ככל האפשר. כמה שאלות שכדאי לשאול: האם המקרנים בחדר איכותיים, מתקדמים וידידותיים למשתמש? האם ישנם מסכים זמינים לצורך הקרנת מצגות, או לצורך מיתוג מסחרי של החלל עם הלוגו והמיתוג של הלקוח? האם יש מיקרופון, באמצעותו ניתן לשתף את האורחים במהלך הנאומים?

במקרים מסוימים, המקום יכול להעמיד לשירותכם צוות טכני שיטפל בכל הדברים שלעיל, ויוודא שמכל הבחינות הללו – האירוע זורם חלק וללא תקלות.

רושם ראשוני שעושה את כל האפקט

אומרים שאין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני. וואוו כמה שזה נכון כשמדובר באירועים, וכמה שהרושם הראשוני הוא חשוב ומשפיע על הצלחת האירוע כולו. האפקט שהאורחים שלכם יחוו ברגע שהם יכנסו לאירוע, שווה זהב. לכן, כשאתם בוחנים מספר מקומות עבור האירוע שלכם, חשוב לבחור את המקום עם גורם ה"וואו" הגדול ביותר. אגב, זה לא חייב בדיוק להיות המקום שאיך שנכנסים אליו, חשים את זה, אלא גם שהמוניטין של מקום תופס בתור גורם משפיע ביותר. למשל, לבחור עבור האירוע את המסעדה הכי נחשבת, שקיבלה את הביקורות המהללות ביותר וקשה מאוד עד בלתי אפשרי להשיג בה מקום – בבקשה, הנה אפקט וואוו. לפני שאתם מתייאשים מעצם הרעיון, חשוב לדעת שלעתים במקומות האלו קל יותר להזמין מקומות לאירוע גדול, או לסגור את כל המסעדה לערב אחד, מאשר להזמין שולחן אחד לשני סועדים. כמובן, גם מקום שמעוצב בצורה ייחודית, מהממת ומרשימה, יעניק לכם את האפקט המבוקש. כאמור, כאשר מחפשים מקומות לאירועים קטנים, הסיכוי למצוא אחד כזה עולה פלאים.

אם אתם מעוניינים באירוע שונה, חישבו על כל שלב שהאורחים שלכם הולכים לעבור, ונסו לחשוב איך להפוך אותו למשהו חוויתי ומפתיע

נתחיל בצפירת הרגעה – החתונה שלכם תהיה מיוחדת, מקורית ובלתי נשכחת עבור האורחים שלכם, במיוחד עבור אלו שמכירים אתכם מקרוב ועצם הרעיון של שניכם, בני הזוג, עומדים מתחת לחופה יחד, כבר מרגש אותם בטירוף.

עם זאת, בכל שנה יש כל כך הרבה חתונות, במיוחד כשמדובר בשיא העונה, ובמיוחד אם גם אתם נמנים סטטיסטית בין הגילאים בהם מקובל להינשא, כלומר גילאי העשרים ותחילת השלושים, ואתם רוצים להביא משהו שונה, מיוחד ומרגש, באופן אובייקטיבי. כלומר, גם אם יש לכם בין המוזמנים אנשים שהם פחות קרובים, אתם רוצים שיקרה להם משהו בערב הזה. משהו מפתיע, לא צפוי, מיוחד ומלהיב. אם אפשר שגם יהיה מרגש אבל לא קיטשי, אז בכלל…

אז איך עושים את זה? ובכן, טוב ששאלתם. חשוב לדעת שהחוויה של המשתתפים באירוע הזה, מתחילה כבר בשלב קבלת ההזמנות, וכל חלק, ולו הקטן ביותר, הקשור בחתונה שלכם, יכול להפוך להיות מיוחד, מעניין ומשדרג. חשוב לקחת בחשבון כל צעד שהאורחים שלכם הולכים לעבור במסגרת האירוע, ולחשוב איך אתם יכולים להפוך אותו, או אולי אפילו למנף אותו, למשהו חוויתי.

הנה כמה רעיונות לחתונה, שנוגעים בכל שלב באירוע:

שלב ההזמנות – נזנח מאז העידן הדיגיטלי, שלא בצדק

בעבר, זוגות היו משאירים חלק לא מבוטל מהתקציב שלהם לצורך עיצוב ההזמנות, שהיו נשלחות למוזמנים בדואר, או שבמקרים אחרים, בני הזוג היו מגיעים פיזית להעניק אותן (ובינינו, קצת חבל שכבר לא עושים את זה). מחווה מרגשת בפני עצמה. אבל כל התרחישים הללו כבר מזמן שייכים להיסטוריה, הרי יש ווטסאפ, לא? אז זהו, שכדאי שתדעו ששלב קבלת ההזמנה יכול להפוך למעין אירוע קטן ומיוחד, שמהווה את הפרומו המושלם לחתונה עצמה. מאז העידן הדיגיטלי, רוב הזוגות מסתפקים במשלוח מודעה גנרית, שאפילו לא מצריכה ידע בעיצוב, ובה SAVE THE DATE כזה רגיל, כזה שקיבלתם כבר עשרות כמוהו, ולא עצרתם להתעכב עליו, וחבל.

יש לכם כאן הזדמנות לעורר באורחים שלכם התלהבות, התרגשות ואפילו סקרנות חיובית לפני האירוע, ולא כדאי לפספס. 

אפשר דווקא למנף את העידן הדיגיטלי ולהכין סרטון משעשע או מרגש (או שניהם יחד), למשל בטיק טוק או באפליקציית עריכה ידידותית למשתמש בסמארטפון, ולשלוח אותו כהזמנה לחתונה, באמצעות הווטסאפ. עיקר העבודה כאן הוא על הרעיון והתסריט, וכן, יש צורך בשיתוף הפעולה של שני בני הזוג, שכנראה יהיו השחקנים הראשיים בסרט. אם אתם פחות בקטע של לבדר כשחקנים, תוכלו להרכיב מצגת מרגשת מכמה תמונות זוגיות שלכם, עם שיר רומנטי ברקע, וסמכו עלינו – זה יעשה את העבודה.

במקום מסיבת רווקים/רווקות – מסיבה משותפת לחברים של החתן והכלה

יש כאן רעיון שממש יוצא מהקופסא, ואולי חבל שלא חשבו עליו קודם. מה דעתכם, להזמין את החברים הקרובים שלכם בלבד, למסיבת קדם-חתונה סוערת, למשל באיזו וילה שתזמינו, גג שווה, או בריכה? תחשבו על זה, ההתרגשות באוויר, האווירה היא של פנויים-פנויות, כי סביר להניח שיש לכם לא מעט חברים וחברות כאלה, ויש כאן חתיכת פרומו וגיבושון לקראת האירוע הגדול. לא יודעים, לנו זה נשמע הרבה יותר מלהיב מאשר מסיבה של בנים ובנות לחוד, ולכו תדעו, אולי במסגרת האירוע הזה תתחיל להתרקם לה החתונה הבאה של החבר'ה? מה שכן, חשוב לדאוג ללוקיישן מתאים, שיוכל להכיל את כולם בנינוחות ובכיף, ומומלץ לחפש אחר אולמות לאירועים קטנים, וילות וכו', שירימו לכם את האווירה וידליקו את כל החברים על החתונה הצפויה.

טקס חופה לא שגרתי

בואו נודה בזה רגע, חוץ מההורים שלכם, אף אחד לא ממש מתעניין בטקס החופה המשמים, שחוזר על עצמו בכל חתונה שהייתם בה אבר… למה לא למנף את הקטע הזה לתוכן איכותי, מצחיק ומרגש על אמת? אנחנו לא אומרים לכם לא להתחתן עם רב, ברור שגם רב, אבל למה שלא תוסיפו עוד דמות שתיצוק לקטע הזה גם תוכן עדכני ומשעשע? ביותר ויותר חתונות מביאים שחקנים, בדרנים, סטנדאפיסטים וכו', ש"מחתנים" את בני הזוג לצד (או לעתים במקום) הרב. בדרך כלל המחתנים הללו מריצים דאחקות קורעות על החתן והכלה, מספרים את סיפור היכרותם (זה תמיד עובד, ותמיד מצליח להיות מרגש), ובגדול יורדים עליהם רצח. לחילופין, אם אתם בעצמכם, החתן והכלה, אוהבים להיות באור הזרקורים, אתם לגמרי יכולים להנחות את הקטע הזה בעצמכם, או להופיע בכל סוג של הופעה שתאם טובים בה – שירה, ריקוד וכו'. מילה שלנו, זה יהיה ללא ספק הקטע שכולם יזכרו מהחתונה שלכם.

אוכל "לא חתונתי"

טוב, נכון שאמרנו קודם שכולם יזכרו את טקס החופה המיוחד שלכם, אבל בעצם, יש משהו שעוד יותר נוטים לזכור – האוכל. בהנחה שהוא אכן מיוחד, שונה ומפתיע, כן? אחרת אף אחד לא יזכור אותו. אם אתם רוצים ממש להפציץ בקטע הזה, אתם לא חייבים ללכת על השף הכי מדובר או לפרק הכי הרבה תקציב על הקייטרינג, אלא פשוט להפתיע מבחינת הקונספט, ולהביא משהו שלא מזוהה עם חתונות. לדוגמא, פוד טראקס שיציעו כל מיני מנות רחוב שוות לאורך האירוע, במקום בופה. דוגמא נוספת – ארוחת בראנצ', ארוחת דגים חלבית, או אוכל בסגנון מאוד מסוים, כמו למשל אוכל מקסיקני, אוכל יפני או אפילו אוכל ערבי. אם תיצמדו לסגנון אחד מובהק (ורצוי שיהיה עקבי לא רק באוכל, אלא גם בעיצוב ובמוזיקה) ותעשו את זה היטב – אף אחד לא ישכח את האירוע הזה.

עומדים בפני ארגון חתונה ולא יודעים מאיפה להתחיל ולמה חשוב לשים לב? רשימה של הפרטים החשובים שצריך להתחיל מהם, ויפה שעה אחת קודם

יש אנשים שברגע שהם רק שומעים על רעיון לאירוע, מפגש משפחתי או חברתי, מיד נוצצות להם העיניים ורשימות מלאות בפרטים כבר מסתדרות אצלם בראש בטבלאות אקסל. קוראים להם מפיקים, בדרך כלל, אבל יש אנשים גם מתחומים אחרים שפשוט "יש להם את זה" והם יודעים בדיוק מאיפה להתחיל ועל מה לשים דגש. במקרה שהרגע התארסתם, ואתם לא מגיעים מתחום ההפקה, הכנו עבורכם רשימה בסיסית של דברים שיש לטפל בהם במסגרת ארגון חתונה. גם אם החלטתם לשכור את שירותיהם של מפיק או מפיקה, כדאי שתהיו בעניינים ותבינו לפחות ברמה הבסיסית מהם הדברים החשובים שיש לתת את הדעת אליהם. 

קודם כל גן או אולם אירועים

כמובן, הצעד הראשון חייב להיות בחירת המקום בו תערכו את האירוע. אנחנו מאמינים גדולים באאוטסורסינג, אבל את הדבר הזה תהיו חייבים לעשות בעצמכם, ולוודא שהוא תואם את הסגנון האישי שלכם ואת היקף האירוע. פרמטרים שחשוב לקחת בחשבון בבחירת אולם האירועים הם מיקום שיהיה נגיש וקרוב עבור מרבית המוזמנים שלכם, גודל המקום – שיתאים לכמות האורחים שלכם וכאמור, סגנון – צריך שיתאים לכם באופן הטוב ביותר. בנקודה הזו אתם גם נדרשים לחשוב על איזה סוג של חתונה אתם רוצים – אירוע גדול עם מאות מוזמנים, או חתונה מצומצמת באווירה איניטימית? מאז הקורונה, אירועים קטנים הפכו להיות פופולריים יותר. בהתחלה זה היה כמובן מחוסר ברירה, אבל בהמשך לא מעט הבינו את היתרונות שבאירוע אינטימי, בהשתתפות בני משפחה וחברים קרובים בלבד. אי לכך, חשוב לדעת שמקומות קטנים לאירועים הפכו להיות מבוקשים ביותר, ואם החלטתם ללכת על הכיוון הזה, כדאי למהר ולשריין אולם. במיוחד אם אתם חושבים על חתונה קטנה בתל אביב או במיקום מרכזי אחר, ההמלצה היא להתחיל לחפש אחר המקום המתאים ולסגור מועד בהקדם.

אוכל, קדימה אוכל…

רבים טועים לחשוב שהכוכבים המרכזיים של החתונה הם החתן והכלה, אבל האמת היא שהאוכל הוא הכוכב האמיתי של האירוע שלכם, ותהיה לו השפעה מכרעת על הצלחתו. לפני שאתם בוחרים חברת קייטרינג, חשוב לקחת בחשבון כמה קווים מנחים לגבי החברה וכמובן לגבי המנות. לגבי החברה – חשוב לקבל המלצות אמיתיות, ממקור ראשון, כלומר מזוגות שהחברה פעלה בחתונתם, ולשמוע מהם, מעבר לאיכות המנות, קצת על ההתנהלות במהלך החתונה – האם כל המנות יצאו בזמן (ולא היה מצב בו האורחים המתינו ארוכות לאוכל), האם הבופה חוסל בזמן, ובאופן כללי – האם ההתנהלות היתה מהירה ויעילה. כעת אפשר להתפנות לבחירת המנות, תוך שאתם לוקחים בחשבון את הטרנדים העכשוויים בעולם הקולינריה, וגם מתחשבים בהעדפות מיוחדות כמו כשרות, טבעונות, רגישויות למזון וכו'.

מוזיקה שתרים את האורחים גבוה

לא סתם אומרים שאלוהים הוא די.ג'יי… תקליטן טוב יודע לזהות בדיוק מתי האורחים שלכם קצת מתעייפים, ואז לנגן את השירים שיקפיצו אותם מיד בחזרה לרחבת הריקודים. מומלץ להיפגש עם כמה תקליטנים שקיבלתם עליהם המלצות, לשבת יחד ולראות אם אתם "מדברים באותה השפה", והאם הם מבינים היטב את הסגנון שלכם. כמובן, יש לשים דגש על בחירת השיר שילווה אתכם בדרך לחופה, השיר שיתנגן מיד לאחר שבירת הכוס וגם השיר לסלואו הראשון, אם אתם בקטע.

חשיבות התיעוד: בחירת צלמים לחתונה

אז נכון שאנחנו נמצאים בתקופה אינסטגרמית, בה בערך כל אחד הופך לצלם מקצועי עם הסמארטפון שלו, אבל בכל זאת – מדובר באירוע חשוב, מושקע, חד פעמי ויוצא דופן, שחשוב מאוד שיזכה לתיעוד מוקפד ומקצועי, על ידי צלמים מיומנים, ורצוי שיהיו עם ניסיון ספציפי בתחום החתונות והאירועים. התמונות מהחתונה שלכם יהיו מזכרת נצחית ממפגש משפחתי וחברתי נדיר, בו כולם לבושים במיטב בגדיהם, חוגגים את אהבתכם. גם כאן כדאי מאוד לקבל המלצות מזוגות שהתחתנו ושכרו את שירותי הצלמים, וכמובן לעיין בתמונות שצולמו ולראות האם זה הסגנון הזה מדבר אליכם. חשוב לציין שכיום צלמים כבר לא רק מצלמים, אלא גם עורכים ומעבדים את התמונות כחלק מהשירות, וכאן כדאי לבחון האם האופן בו טיפלו בתמונות, עולה בקנה אחד עם הסטייל שלכם. הטרנד היום הוא ליצור תמונות במראה טבעי יותר, פחות מבוימות, ופחות מעובדות ומפולטרות.

יפה שעה אחת קודם – שמלת כלה, איפור ושיער

מרבית הכלות לא ירגעו עד שהשמלה לאירוע לא תהיה תפורה ומוכנה לחלוטין, ובצדק. הרבה נשים מתעוררות מסיוט בו הן הגיעו לחתונה ואין להן שמלת כלה… לכן, ההמלצה היא למהר ולמצוא את התופרים או המעצבים הנכונים, להתחיל במדידות בהקדם האפשרי ולהגיע לרגע בו אתן יוצאות עם השמלה, תלויה על קולב ומכוסה בכיסוי שישמור עליה עד האירוע המרגש. כדאי להצטייד במספר מצומצם של חברות טובות או בנות משפחה, כמו אמא או אחות, שיסייעו וייעצו בתהליך הזה, אך עם זאת, לזכור שאת ההחלטה הסופית הכלה חייבת לקחת בעצמה ולהיות שלמה איתה לחלוטין.

לא פחות חשוב, למצוא מאפרת ומעצב/ת שיער שיתאימו לכן את האיפור ואת התסרוקת המחמיאים ביותר לכן ולשמלה. כדאי להתעדכן בטרנדים השולטים כיום בתחום זה, ובמיוחד לשים לב למגמה של לוקים טבעיים יותר, שמלה ותסרוקת פחות נפוחות ודרמטיות ואיפור עדין יותר, לעתים במראה "לא מאופר", שרק מדגיש ומבליט את התווים היפים, מטשטש פגמים, ולעתים משזף קצת.

לסיכום, אלו הם הדברים שכדאי לטפל בהם בשלב הראשון של ארגון חתונה, לשים אותם מאחור, ורק אז לעסוק בפרטים הקטנים יותר כמו עיצוב האולם, מתנות לאורחים ועוד.

איך תדעו שעשיתם את הבחירה הנכונה? טיפים מקצועיים שיכוונו אתכם אל המקום המתאים ביותר לאירוע

בחירת המקום המתאים ביותר לאירוע עסקי, כנס או אירוע שמטרתו הכשרה מקצועית של חברה, חשובה להצלחתם לא פחות מאשר תכנון קפדני של לוח הזמנים של התוכנית או בחירת הדוברים. המקום הנכון יכול להוות את ההבדל בין חווית העשרה או נטוורקינג מוצלחת, לבין אי נוחות שתגרום למשתתפים רק לחשוב על מתי כבר יסתיים המפגש והם יוכלו לצאת משם.

מהם הגורמים שיכולים להשפיע על הצלחת האירוע?

הנה כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון בבחירת מקומות לאירועים, בין שמדובר בסדנה, בכנס הכשרה ארגוני או במסיבת הנפקה.

מה כלול במחיר?

כאשר אתם ניגשים למקום כדי לקבל תמחור, דונו בפרטי האירוע ובפעילויות שאתם מצפים לספק, על מנת  לקבל תמונה ברורה של כל העלויות והעמלות האפשריות. שאלו מה כלול בדמי המקום. האם שירות ומסים כלולים? האם עמלת הקמה או פירוק היא חלק מהמחיר? האם יתווספו עמלות על מפות, שולחנות וכיסאות? האם נדרש מינימום של הזמנת מזון ומשקאות? האם ציוד ומכשור כמו Wi-Fi וציוד הגברה ותאורה כלולים, או שמא הם יסופקו בתוספת תשלום? מקומות מסוימים מציעים תמחור "הכל כלול", ומקומות אחרים מחייבים בנפרד על כל שירות. כדאי לוודא את הפרטים הללו מבעוד מועד.

מרחב ופריסה

בחנו היטב את החלל כדי לוודא שהוא עונה על צרכי האירוע שלכם. האם יש הגבלת קיבולת? אם אתם זקוקים לאזור מסוים שיתאים לנטוורקינג, או למשל לבמה? בררו אם המקום יכול להכיל את הפסיליטיז הדרושים. לעתים קרובות, החללים מחוץ לחדר הישיבות הראשי אינם נלקחים בחשבון במהלך הערכת השטח, אך הם חיוניים ליצירת קשרים, וכדאי דווקא לשקול לכלול אותם. עד כמה השטח גמיש? האם ניתן להחליף חדרים במידת הצורך? אתם לא רוצים שהוועידה שאתם מפיקים תיראה חצי ריקה, בגלל ששכרתם חדר המיועד ל-300 אבל יש לכם רק 50 משתתפים, כך שכדאי לקחת פרמטר זה בחשבון. האם יהיה לכם שימוש מלא במקום, או שמא יתקיימו אירועים נוספים במקביל?

אם אתם מחפשים אחר מתחם חיצוני, הקפידו לשאול אם הדק, המדשאה, הגינה או הפטיו זמינים לשימושכם ולא פחות חשוב – אם יש בהם WiFi. האם נותני החסות זקוקים לאזור נפרד, או שאפשר להקים את הדוכנים שלהם במרחב הנטוורקינג? שוחחו על כל התוכניות שלכם עם מפעיל המקום: אולי יש לו רעיונות לגבי דרכים להיענות לצרכים שלכם שאינם ברורים מיד (כמו למשל עוד על חללי ישיבות גמישים).

חללים חיצוניים יכולים להרחיב את הזדמנויות הנטוורקינג הניתנות למשתתפי האירוע. הקפידו לברר אם השימוש בחלל חיצוני כלול בהצעת המחיר של המקום.

מיקום, נגישות וחניה

במידה ומרבית משתתפי האירוע מגיעים מחוץ לעיר, ייתכן שתעדיפו מקום נגיש ומרכזי, כמו מתחם אירועים הממוקם ליד שדה התעופה, תחנת רכבת גדולה או במקום אחר שניתן להגיע אליו בקלות באמצעות תחבורה ציבורית. בדקו האם יש במקום חניון מסודר, האם עשויות להיות עלויות נוספות בגין חניה, או אם ניתן לארגן תחבורה חלופית לנוחות המוזמנים. אם חניה באתר אינה זמינה, מומלץ לשקול לשריין חניה בקרבת מקום עבור המשתתפים, או להזמין עבורם אמצעי תחבורה מרוכז, כגון אוטובוס, וואן או מוניות. עבור פגישות או אירועים פנים-ארגוניים, שקלו לערוך את האירוע במיקום קרוב למשרדים, על מנת לעודד נוכחות, או ליחלופין, בחרו במקום שונה ומרוחק, על מנת לייצר שינוי אווירה. מפיקים רבים מעדיפים לערוך אירועים עסקיים במרכז הארץ, על מנת לאפשר למרבית המשתתפים הגעה נוחה. 

שירותים ומתקנים

הימנעו מההנחה המוטעית, שכל המקומות מציעים את אותה רמת השירות והמתקנים, או שכל השירותים במקום יהיו זמינים עבור האירוע שלכם. אם אתם זקוקים לשירותים נוספים כמו קייטרינג מיוחד (כולל בקשות ספציפיות כמו תעודת כשרות, אופציות טבעוניות וכו'), סידורי פרחים, רפידות ועטים, שירותים אודיו-ויזואליים, תמיכת טכנית במהלך האירוע, שירותי במה ותאורה, תפאורה ועיצוב, כרטוס, הסעות או סיורים עבור האורחים, בדקו היטב מה המקום מציע, או אם יש ספקים מועדפים  שאתם יכולים לעבוד איתם. ספקים המומלצים על ידי המקום עשויים להיות בעלי ניסיון רב יותר באתר, לדעת דברים כמו קיבולת שקעים או הכניסות הטובות ביותר לקייטרינג, ויכולים לסייע לכם להימנע מטעויות.

אווירה

האווירה והעיצוב של החלל עשויים להיות בעלי השפעה מכרעת על הצלחת האירוע. פרמטרים כמו תדמית מקצועית מוקפדת וסטייל, צריכים להילקח בחשבון בבחירת המקום שלכם. אם אתם מעוניינים לעורר יצירתיות והשראה, או ליצור קשרים בין אנשי הצוות שלכם, כדאי להעדיף מרחבים המאפשרים לקיים פעילות מעשית או קבוצתית, או פשוט משדרים אווירה מהנה. אם אתם עורכים טקס חלוקת פרסים, מסיבת הנפקה או אירוע חגיגי אחר, ישנה חשיבות לבחירת חלל אלגנטי או מעורר השראה. כל פרט, החל מסגנון הרהיטים ועד לגופי תאורה והאדריכלות של החלל – יתרמו לאווירה. כמו כן, חשוב מאוד לשים לב לעניין ההאקוסטיקה. הקפידו לבדוק בסביבת המתחם, בעיות של רעש או פעילויות המתקיימות בקרבת מקום, ועלולות להפריע לתוכניות שלכם.

מזון ומשקאות

החליטו איזה סוג של ארוחות, חטיפים או כיבוד תציעו ובררו מה מציע המקום. האם יהיה זה פורמט של ארוחה בישיבה או בסגנון מזנון? האם המקום יכול להיענות לבקשות תזונתיות מיוחדות כמו מנות ללא גלוטן, אוכל טבעוני או כשר? האם האוכל מוכן במקום, ונעשה שימוש בחומרי גלם טריים או שיש צורך בקייטרינג חיצוני? במידה ויוגש אלכוהול באירוע, האם יש צורך ברישיון אלכוהול ובברמן או שאלו כבר "בילט אין"? חשוב לעבור על כל הפרטים הללו בקפידה.

למצוא את המקום המושלם לאירוע שלכם, כזה שגם יתאים לחזון שלכם, גם יעמוד בגבולות התקציב, וגם יהיה ריאלי ונוח עבור האורחים שלכם, זו לא משימה פשוטה. כמה דגשים שיסייעו לכם להתמקד במטרה

אמנם כמעט כל היבט במסגרת הפקת החתונה הוא אופציונלי, החל מלבישת חליפה במקום שמלה ועד לפוד טראקס במקום בופה, אבל יש דבר אחד שאי אפשר לדלג עליו: בחירת המקום בו האירוע יתקיים . אחרי הכל, אתם חייבים שיהיה לחברים ולבני המשפחה שלכם מקום להתאסף ולחגוג.

אבל למצוא מקומות לחתונה, כאלה שיתאימו לכם באופן מושלם, זה לא כזה פשוט. יש כל כך הרבה אפשרויות לבחירה, בין אם אתם מחפשים חצר מהממת, אולם אירועים אלגנטי, מסעדה נעימה או רצועת חוף שקטה. אז כדי להקל עליכם קצת, במסגרת הפקת אירוע שהיא הכל חוץ מקלה, אספנו עבורכם כמה טיפים מנצחים למציאת מקום החלומות שלכם.

כיצד לבחור את המקום המושלם לחתונה?

דבר ראשון – שכרו מפיק אירועים והכניסו אותו לתמונה כבר עכשיו

לפני שמתחילים לבדוק מקומות אופציונליים, ועוד לפני שבכלל התחלתם לתכנן כל פרט שהוא באירוע, מצאו מפיק חתונות שיילך איתכם לאורך כל הדרך, והכניסו אותו לתמונה כבר בשלב זה. מפיקי האירועים מכירים מקרוב ולעומק, את הפוטנציאל והבעיות שבכל חלל, את הפריסה של האלמנטים במקום, וגם יידעו להעריך את  הזמן והמשאבים להם תזדקקו, על מנת לשנות אותו בהתאם לצרכים שלכם. אם יש דרך יצירתית להפוך את המקום לייחודי, או לחילופין, בעייתיות לגבי החלל שעלולה להקשות על החזון שלכם, המפיקים יידעו לזהות זאת מבעוד מועד.

בחרו מקום שמתאים לחזון שלכם

זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל מומלץ מראש לחפש מקומות שמתאימים לאסתטיקה שאתם אוהבים. אם, לדוגמא, אתם חולמים על חתונה מיוחדת בסגנון מודרני, התכווננו לעבר גלריות לאמנות, חללי מסעדות מעוצבים בסטייל, או האנגרים גדולים שעברו הסבה לכדי מקום לאירועים. מצד שני, חתונה המשלבת אלמנטים טבעיים יותר, תתאים יותר להיערך במקומות פתוחים כמו פארקים, חצרות אחוריות וחוות. בחירת מקום שמתאים (ואולי גם משדרג) את הקונספט שבחרתם, תאפשר לחתונה שלכם להרגיש מחוברת יותר לחלל, ותתרום לאווירה הרמונית יותר.

הכירו את רשימת האורחים שלכם

הידיעה כמה אורחים אתם צפויים להזמין, לפני שאתם הולכים להסתכל על מקומות, תחסוך מכם כאבי ראש ושברון לב בהמשך הדרך. אם תבחרו מקום קטן מדי עבור היקף רשימת האורחים שלכם, ויותר מוזמנים יאשרו את הגעתם מהכמות לה ציפיתם, עלולה להיווצר כאן בעיה חמורה. לעיתים קרובות, זוגות מקלים ראש בעניין כמות האנשים שהם יזמינו (או בכמה אורחים ההורים שלהם ירצו להוסיף), כך שמומלץ לקיים את השיחה הזו כמה שיותר מוקדם, על מנת לדעת עם איזה היקף אתם באמת עובדים. הדבר יסייע לכם גם בחלוקת התקציב, מכיוון שחלק מהעלויות תלויות מאוד במספר האנשים שאתם מזמינים. 

התקציב הוא המלך

המחיר הסופי שמציעים לכם במקומות לאירועים , הוא יותר מרק כמה תעלה השכרת השטח, שכן מקומות עם קייטרינג פנימי, לא פעם יגבו מחיר פר מנה. עיצוב המקום וסידורי הפרחים גם יגדילו את העלות הסופית. לכן, חשוב לדעת מראש והיטב, מהו התקציב הכולל שלכם, כמו גם כמה פחות או יותר, יעלה לבצע את מה שאתם מתכננים. אם יש צורך בהוצאות נוספות, מעבר לעלות השימוש בחלל, ואלו כבר גורמות לחריגה מהתקציב, ייתכן ויהיה צורך בחישוב מסלול מחדש, ולהתפשר למשל על העיצוב, או על אפילו על החלל עצמו. מומלץ לחלק התקציב הכולל שלכם לפי קטגוריות, ולתעדף חלק גדול ממנו עבור ספקים שהם בעדיפות גבוהה יותר. אם אתם מתחילים מבחירת המקום, ורק לאחר מכן מבינים שהעלות שלו גבוהה יותר ממה שהקצתם עבור מרכיב זה, אתם נכנסים כבר בנקודה זו למאבק מורכב, רק כדי להישאר במסגרת התקציב שלכם, וזה עוד לפני שהגעתם לחלק של התשלום לספקים. 

לא סגורים על עלויות של מקומות ושל ספקים? התייעצו עם מפיק האירועים על מנת לקבל מידע ספציפי יותר מזה שתמצאו ברחבי הרשת. 

לאורך כל הדרך – חישבו על החוויה של האורחים שלכם

כאשר מחפשים אחר המקום המתאים לאירוע שלכם, לצד החלומות והפנטזיות, חשוב לזכור את נושא הנוחות של האורחים שלכם, לאורך כל הדרך. אם, לדוגמא, אתם מזמינים הרבה אורחים שמגיעים מרחוק לחתונה, אולי שווה לחשוב על פתרונות לינה במקום עבורם, כמו צימרים וכדומה. דוגמא נוספת, אם אתם עורכים את האירוע במקום בטבע, חשוב לדאוג לכל הפסיליטיז הנחוצים על מנת שיהיה נוח להגיע ונוח לבלות באירוע. החל משילוט ברור בדרך וחניון מסודר, ועד לתאי שירותים הולמים.

הכל כלול? נסו לברר כמה יעלה לכם לשכור ספקים בנפרד

במקרה שאתם בודקים מקומות המציעים שירות מלא, כלומר הספקים השונים כמו חברות קייטרינג והמעצבים הם "בילט אין", חשוב לבדוק כמה הדבר עולה ביחס לאופציה להביא ספקים שונים מטעמכם, בנפרד. מקום הכולל שולחנות, כיסאות, מפות, כלי אוכל וסכו"ם, עשוי לעלות יותר מאשר מקום שבו אתם צריכים לשכור ספקים מטעמכם. על מנת לקבל תמונת מצב ברורה וכדי להעריך עד כמה כל אופציה משתלמת, מומלץ לבקש הצעת מחיר מהחברות השונות, ולבדוק מהי האופציה הטובה ביותר עבורכם.

יש לציין שציוד הקייטרינג המוצע להשכרה, הוא לרוב בסיסי יותר (מפות לשולחנות, כלי מטבח סטנדרטיים, כסאות וכו'), כך שאתם עדיין עלולים להוסיף כסף כדי לשכור פריטים שמתאימים יותר לטעמכם ולרמה שאתם מכוונים אליה. כמו כן, במקרה שאתם בוחרים מקום המציע שירות קייטרינג פנימי, לצד עלות המנות, הקפידו לכלול בחישובי התקציב שלכם גם את המיסים והטיפים לעובדים.

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים "אמיתיים", בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת "צ'ק ליסט" מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה"צ'ק ליסט" של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו').

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים.