מחבר: dubnovtest_admin

בין שמדובר באירוע חברה ובין שמדובר בחשיפת מוצר בפני הלקוחות שלכם, הצלחת אירועים עסקיים טמונה בפרטים הקטנים, ומחייבת תכנון מקיף ומדוקדק. כמה טיפים מקצועיים חיוניים – כך תעשו זאת בדרך הנכונה, החכמה והבטוחה

אירועים בלתי נשכחים לא מתרחשים סתם כך. ארגון והפקת אירוע איכותי וייחודי, דורש תכנון רב והיערכות מראש. בין אם מדובר בכנס, בסמינר או ביום אירוע חברה, ובין אם יש לכם שלושה שבועות לתכנון או שנה שלמה, הצלחת האירוע שלכם טמונה בפרטים הקטנים.

אספנו כמה  טיפים לתכנון אירועים עסקיים קטנים, שיסללו עבורכם את הדרך הנכונה והבטוחה להצלחה:

תכנון אירועים עסקיים קטנים: מה לעשות קודם?

1. לפני הכל – החליטו מיהו קהל היעד שלכם

הצעד הראשון – לפני שאתם עושים כל דבר אחר, צריך להיות הגדרה ברורה ומובהקת של קהל היעד שלכם. מכאן, כל שאר ההחלטות יבואו על מקומן. פורמט, תוכן, מחירים, מיקום וכו', כולם ינבעו מההחלטה הראשונה. גישה מובנית זו, תסייע לכם גם  להישאר ממוקדים בהשגת יעדים ספציפיים. כך יש פחות סיכוי לאפשר לטווח להיות רחב או גמיש מדי.

2. ערכו רשימה מפורטת של כל האלמנטים שהאירוע יכלול

צרו רשימה מפורטת ביותר, שתכלול את כל הפרטים הקשורים באירוע, מהקטן ביותר ועד הגדול. החל מגופי/חברת התאורה, אמצעי התחבורה הציבורית המגיעים למקום ועד לתוכנית האומנותית וסוג הכיבוד שיוגש באירוע. כשאתם מחליטים לערוך אירוע, הכל חשוב. התכנים, העיצוב, הסדרי החניה ועוד – הכל נחשב, ובנוסף, המשתתפים באירוע ייחסו כל אלמנט אל החברה ואל והמותג. עריכת רשימה תבטיח שאף פרט לא ייפול בין הכיסאות.

3. הגדירו את מטרת האירוע

לקיום האירוע חייבת להיות יש מטרה עסקית ברורה. לפני שתוכלו להתחיל לתכנן אירוע מוצלח, חשוב שקודם כל יהיה ברור – מדוע אתם עושים זאת מלכתחילה. למה? כי כל החלטה שתתקבל לאחר מכן צריכה לתמוך במטרה העיקרית שלכם. האם מדובר בהבאת לידים? האם המטרה היא ליצור מודעות לחברה או למוצר מסוים? האם אתם רואים בבניית נאמנות לקוחות כמטרה העיקרית בקיום האירוע, או שאתם פשוט רוצים להרוויח כסף ממנו (וזה גם בסדר)? מומלץ לוודא שצוות ההפקה מודע למטרה, על מנת למנוע חוסר תיאום ותקלות במהלך התכנון וההפקה. 

4. היזהרו מ"דאבל בוקינג" של אירועים אחרים בתעשייה

חשוב לבחון את לוח השנה היטב, ולוודא שאתם לא מתזמנים את האירוע שלכם בתקופת חגים או סמוך אליה, או במועדי חופשות. כמו כן, חשוב לא פחות לבדוק אם יש אירועים אחרים שאליהם קהל היעד שלך עשויי ללכת באותו הזמן, במקום להגיע לאירוע שלכם.

5. היו גמישים כלפי שינויים בהיקף, במיקום ובפרטים נוספים הקשורים לאירוע

כשתכנסו לתהליך תכנון האירוע, אתם עשויים לגלות שהאירוע שלכם משתנה בהיקפו, במיקום ובדרכים רבות אחרות ממה שדמיינתם במקור. זה טבעי וזה בסדר גמור, כל עוד אתם לא "מאבדים" את הסיבה המקורית לכל ההפקה הזו. במילים אחרות, יש צורך בגמישות מסוימת, אבל חשוב לזכור מהו היעד הסופי ולאן פניכם מועדות.

6. הכירו את המגבלות שלכם

כולנו יודעים שהמטרה הבסיסית היא להרים אירוע מרשים ומוצלח. לשם כך, עלינו גם להיות מודעים למה שאנו יכולים או לא יכולים לעשות באופן ריאלי – בין אם מבחינת תקציב ובין שמדובר בכמה זמן יש ברשותנו להיערך לאירוע. לדוגמא, אירועים קטנים, אפשר להרים גם אם יש ברשותכם רק שבוע אחד להפקה. במקרה של טווח זמן מצומצם, לא תהיה לכם ברירה אלא ללכת על אירוע בהיקף קטן ואינטימי יותר. לאירוע גדול, לעומת זאת, כדאי להיערך מספר חודשים קדימה. אם התקציב קטן, ייתכן שתצטרכו לאזן עם יצירתיות וגם "ללכלך את הידיים" מעת לעת, כלומר לעשות הרבה דברים במו ידיכם, במקום לשכור את שירותיהם של ספקים שונים.

7. גבשו יעדים חכמים

התחילו תמיד בגיבוש אסטרטגיה. בדיוק כמו בהקמת עסק, אירועים גדולים מתחילים באסטרטגיה חזקה, מחושבת וניתנת למדידה. אירועים חיים הם דרך מדהימה לחשוף ולהפיץ את המותג שלכם, להתחבר לפלח את השוק ולהתחבר לקהל היעד שלכם, לקבל פידבק על המוצר שלכם ועוד ועוד. עם זאת, אתם חייבים לדעת מה אתם מנסים להשיג באמצעות הפקת האירוע הזה. היצמדו ליעדים חכמים ודעו היטב לאן אתם מכוונים. לאחר מכן, ודא שאתם ממשיכים בתהליך, בהתאם להשגת היעדים הללו.

תקציב: כיצד אתם עומדים לממן את האירוע?

פתחו "תוכנית מימון" לאירוע שלכם, והעריכו את המספרים. דעו כיצד אתם מתכוונים לשלם עבור האירוע. רוב האירועים ממומנים על ידי חסויות, מכירת כרטיסים, תקציבי שיווק פנימיים – או שילוב של שלושתם. כאשר אתם מגבשים ומגדירים את התקציב שלכם לאירוע, תצטרכו להעריך באופן ריאלי, כמה כסף אתם יכולים לגייס ולמשוך מכל גורם. לפני שאתם מזמינים את המקום לאירוע, או חותמים על חוזים כלשהם, מומלץ להתחיל להחתים נותני חסות, או לחילופין, להתחיל למכור כרטיסים מראש, על מנת  לוודא שיש מספיק עניין ברעיון שלכם כדי לממן אותו.

צרו תקציב הוצאות – וחסכו כסף באמצעות תרומות של נותני החסות

אירועים נוטים לעלות יותר ממה שחושב בעל העסק הקטן הממוצע – בעיקר בהיבט של אולם האירועים, האוכל והשתייה. זכרו לתמחר גם את כל ההיתרים והרישיונות שתצטרכו בשביל האירוע. זוהי נקודה שבה מפיקי אירועים יכולים לסייע לכם להימנע מכאבי ראש מיותרים. ערכו רשימה מקיפה של כל ההוצאות, ולאחר מכן הדגישו תחומים שבהם לדעתכם נותני החסות יכולים למלא תפקיד כדי להציע משהו "בחינם". ככל שתעבדו עם יותר מותגים ושותפים אחרים שיקחו חלק באירועים שלכם, כך תוכלו  לחסוך יותר.

בין שמדובר באירוע עסקי ובין שמדובר בחתונה – בחירת המקום בו יתקיים האירוע, היא ללא ספק אחת המשימות המאתגרות והחשובות ביותר בתהליך ההפקה. כמה הכוונות ודגשים, יסייעו לכם לעשות זאת בדרך הקלה ביותר

בחירת מקומות לאירועים היא ללא ספק אחת המשימות הקשות, המאתגרות והחשובות ביותר בתהליך ההפקה. המקום, מתחם האירועים באשר יהיה, לוקח חלק גדול מאוד בחוויה שיחוו המשתתפים. לכן, כדאי להשקיע בנושא לא רק הרבה מחשבה ותשומת לב, אלא גם להקצות חלק נכבד ביותר מהתקציב לשם כך. כאשר מחפשים את המקום הטוב ביותר עבור אירוע גדול, קחו בחשבון שהחלק הזה יהווה  בין 40 ל-60 אחוזים מתקציב האירוע הכולל. 

קודם כל להגדיר את אופי האירוע וצרכיו

התחילו בחשיבה יצירתית ומחוץ לקופסא. לפני שתחפשו את המקום לאירוע, חשבו מה יחוו המשתתפים בכל מקום שעולה בראשכם. איזה סוג אירוע אתם עורכים? האם מדובר בכנס הכולל הרצאות ומצגות? האם זהו אירוע חברתי עם המון אוכל, בידור ומשקאות? לאחר שהגדרתם את הצרכים של האירועים שלכם, הגיע הזמן להיות יצירתיים.

אל תתמהמהו עם שריון האולם

במיוחד כשמדובר באירוע גדול, מומלץ להתחיל בארגון כמה שיותר מוקדם. המטרה היא לייצר אווירה ייחודית באירוע בלתי נשכח, ולעשות את זה כשאתם מצויים תחת לחץ, עלול להיות קשה עד בלתי אפשרי. ככל שתקדימו לאתר את המקום המתאים, כך יהיה לכם יותר זמן לתכנן את שאר פרטי האירוע. באופן זה, יתאפשר לכם לחסל מבעוד מועד את כל גורמי הלחץ של הרגע האחרון. אל תתמהמהו. מקומות בשטח פתוח, יכולים להוות אופציה טובה עבור אירוע גדול, אבל יש לקחת בחשבון שלמרות שאינם כרוכים בעלות גבוהה כמו בתי מלון ומרכזי כנסים, כן יהיו כאן גורמי הפקה הכרחיים כמו הקמת שירותים, מים וכו', שעלולים לעלות ביוקר. 

למצוא מקום מקורי לאירוע, אבל כזה שגם יאפשר לעמוד בתקציב

יש אינספור מקומות שישמחו לארח את האירוע שלכם, אבל האתגר הוא למצוא מקומות מיוחדים לאירועים שגם יהיו בגבולות התקציב שלכם. כמובן, מרכזי כנסים, מסעדות או מרכזי כנסים של בתי מלון תמיד יהיו זמינים, אבל כדי להפתיע את המשתתפים ולהעניק להם חוויה יוצאת דופן, חשוב לנסות ולחשוב מחוץ לקופסא, תוך שאתם לוקחים בחשבון גם את הצרכים הייחודיים של האירוע וגם כמובן את התקציב שלכם.

חסכו זמן ועוגמת נפש – בקשו "לראות" את המקומות 

אם אתם מפיקי אירועים, אתם ודאי עמוסים וקצרים מאוד בזמן, ובכל זאת, אתם מעוניינים לראות ולהבין כמה שיותר על המקום, מבלי להגיע אליו פיזית. במקרה כזה, מומלץ להיעזר בטכנולוגיה, על מנת לגשר על הפערים. בקשו מאיש הקשר של המקום תמונות מעודכנות, סיורי וידאו או צ'אטים בזום עם מנהלי המקום. אל תהססו לבקש בדיוק את מה שאתם רוצים לראות. גם דברים שעלולים להיראות זניחים, אבל לכם הם חשובים ובצדק, לגיטימי לבקש. למשל, אם חשוב לכם לראות את חדרי השירותים של הנשים ולדעת שהם מסודרים ומעוצבים באופן הדרוש לכם –  בקשו לראות  תמונות.

מדיה חברתית היא דרך נוספת לגלות איך המקום נראה ומרגיש. בדקו את חשבון האינסטגרם של המקום כדי לראות תמונות של מתחמי הפנים, החוץ ואירועים שהתקיימו בו. בנוסף, עיינו בתמונות ובסרטונים שפורסמו על ידי אורחי המקום, באמצעות צפייה בכל הפוסטים באינסטגרם שנערכו בלוקיישן הזה.

לא רק אולמות אירועים – מקומות שונים יכולים להתאים לאירוע שלכם

בהתאם לסוג האווירה הרצויה לאירוע שלכם, התחילו לערוך מחקר לגבי מקומות שונים, וקחו בחשבון גם מקומות פחות צפויים. 

שקלו את האופציה לפנות ישירות לבעלים של חללי אירועים שונים שיכולים להתאים, כגון: גלריות לאמנות ומוזיאונים, חניונים ומגרשים, מועדוני לילה, האנגרים בשדה התעופה, יקבים ובתי חווה כפריים, בתים היסטוריים, גגות גדולים ומיוחדים ועוד.

מכיוון שחללים לא מסורתיים מארחים פחות אירועים מאשר המקומות המסורתיים, מומלץ לוודא שהחלל שאתם שוקלים לשכור, מסוגל לענות על הצרכים הלוגיסטיים של האירוע שלכם. בצעו הערכת מצב של המקום. ודאו שהוא נגיש מספיק עבור המשתתפים שצריכים להגיע אליו עם רכב פרטי, האם ישנם הסדרי חניה מספקים, ועד כמה המקום נגיש להגעה בתחבורה ציבורית.

חשוב לקחת בחשבון שהחלל גם צריך לתמוך בצרכי אירוע בסיסיים, כמו תאורה וסאונד.

הלכתם על מקום בלתי שגרתי? התחילו את שלבי ההפקה מוקדם מהרגיל

אפילו בחללי אירועים מסורתיים, הלוגיסטיקה של הפקת האירוע היא דבר שדורש הרבה זמן ועבודה. התחילו את התכנון והארגון בהקדם האפשרי, ואף הוסיפו טווח זמן שייאפשר לכם להתמודד עם דרישות בלתי צפויות. עליכם לחשוב על כל פרט ופרט, תוך שאתם מדמיינים את כל התנהלות האירוע מתחילתו ועד סופו. 

למדו מהניסיון של אחרים

בהנחה שמדובר במקום יוצא דופן, אבל בכל זאת, אתם לא הראשונים שמפיקים בו אירוע, כדאי מאוד לקבל פידבקים מקולגות או אפילו מלקוחות שכבר השתתפו באירוע במקום. אינפוטים קטנים ומידע פנימי כמו למשל לגלות שבאחד הברזים בכיורי השירותים לא היה זרם, יכולים להיות חיוניים במיוחד. גם פידבקים חיוביים שיספרו לכם על עיצוב מיוחד או מתנות מקוריות שהוענקו למשתתפים, יכולים למנף גם את האירוע שאתם מפיקים.

חסכו בטרטורים ובכאבי ראש עד כמה שניתן 

העדיפו תמיד את המקומות שיכולים "לסגור לכם את כל הפינות", כלומר אלו שמציעים גם שירות קייטרינג, די.ג'יי, בר אלכוהול וכו'. כמובן שקודם כל מומלץ לבחון היטב את איכותם של כל אחד מאלו, אבל באופן כללי – בחירה כזו תחסוך לכם כאבי ראש מיותרים, ובנוסף, ספקים שכבר מכירים את ההתנהלות במקום, יקדמו את הסבירות שהם עובדים באופן חלק ובמינימום תקלות ובעיות. 

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים "אמיתיים", בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת "צ'ק ליסט" מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה"צ'ק ליסט" של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו').

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים. 

אם אתם ממש לא רוצים להיות כמו כולם בחתונה שלכם, תשמחו לשמוע שלא חייבים לאבד את הראש או לשבור חשבון בנק כדי להרים אירוע מקורי ומשמח

אם תנסו להיזכר בכל החתונות אליהן הוזמנתם, סביר להניח שיהיה קצת קשה להיזכר מה היה בכל אחת מהן, כי אם נודה באמת – רובן נראות ומרגישות די אותו הדבר…

אם בא לכם שהחתונה שלכם תהיה מקורית ומפתיעה, ואנחנו יודעים, בא לכם מאוד, תשמחו לגלות שלא חייבים להתפוצץ עם איזו הפקה מטורפת, להזמין את עומר אדם ושייפלו על האורחים מתנות ממסוק בשמיים… מספיק להשקיע קצת מחשבה, יצירתיות ותשומת לב בפרטים הקטנים, כדי לעשות לאורחים שלכם "וואוו" גדול. 

הנה כמה רעיונות מגניבים לחתונה שיעשו את האפקט המבוקש:

להפתיע כבר בשלב ההזמנות לחתונה

בעידן הווסטאפ והרשתות החברתיות, ההזמנות לחתונה נדחקות לאיזושהי פינה אפלה וברוב המקרים לא כל כך משקיעים בהן, אלא מעצבים משהו גנרי ושולחים לכל האורחים כהודעה, וחבל. ההזמנה היא ההתחלה של התנעת האירוע ובמיוחד התנעת ההתרגשות והשמחה. אפשר וכדאי להשקיע קצת מחשבה ולנסות להבין איך אתם עושים אותה באופן מקורי ומעניין יותר. לדוגמא, אם יש לכם את האמצעים, ניתן לצלם סרטון קצר ומשעשע ולשלוח אותו בווטסאפ במקום ההזמנה הגנרית ההיא. כיום, עם אמצעים כמו הרילס באינסטגרם ותוכנות אחרות ידידותיות למשתמש לעריכת וידאו, תוכלו לעשות זאת בעצמכם בקלות. אפשרויות נוספות הן באמת לצאת מהמסכים, הלכה למעשה, וליצור הזמנה אמיתית, רצוי על גבי מגנט שאפשר להצמיד למקרר, כך שיזכיר לאורחים שלכם שבועות מראש, שהולך להיות אירוע אש. אגב, זו גם הזדמנות שלכם לבוא פייס טו פייס ולהביא את ההזמנות האלו, למי שבאמת חשוב לכם. 

לחשוב על הנוחות של האורחים שלכם

קודם כל, זיכרו שבחתונה שלכם אתם הם המארחים, וכדאי לחשוב לאורך כל הדרך ובמיוחד במהלך תכנון החתונה, על הנוחות של האורחים שלכם ועל כל רעיון שיקדם עניין זה. הנה כמה דוגמאות:

עמדת התרעננות בכניסה לאירוע

איך שלא נסובב את זה, כנראה שהאורחים שלכם עברו נסיעה לא קצרה לאירוע שלכם, שכללה עמידה ממושכת בפקקים, במיוחד אם מדובר בחמישי בערב אבל לא רק. כך או כך, המשתתפים באירוע ישמחו לאיזו התרעננות קצרה עם כניסתם לחתונה. זו יכולה להיות מראת גוף שתוצב בכניסה, ולצדה מדף עם מגבונים, מסטיקים ואולי אפילו איזה ספריי גוף להתרעננות. 

להכניס עניין לתיבת הצ'קים

הקטע ברעיונות מקוריים לאירוע החתונה הוא לקחת דברים שהם "אוביאס" וחייבים בכל מקרה להיות שם, ולהפוך אותם למגניבים ומפתיעים. לדוגמא, תיבת הצ'קים והעמדה בה האורחים שלכם כותבים אותם, יכולה להפוך למשהו מעניין ומשעשע, אם למשל תוסיפו שם שלטים עם משפטי חוכמה הקשורים בחיי הנישואין, בדיחות בנושא, או אפילו מעמד עם תמונות שלכם מחיי הזוגיות. 

תחשבו אינסטגרם

אין מה להתכחש לזה, אנחנו חיים בעידן האינסטגרם, ואחרי כל ההשקעה שנתתם באירוע החתונה שלכם, אתם בהחלט מעוניינים שיצלמו אותה כמה שיותר. בין אם האורחים יצלמו את עצמם, ובין אם הם יצלמו אתכם – הרי זה מבורך.
אז מעבר לזה שכדאי להשקיע בעיצוב המקום ובגימיקים קטנים ומגניבים באופן כללי, כדאי להקים עמדה ייעודית לצילומים. הכוונה לעמדה עם תפאורה מעניינת ומגניבה, עם אלמנטים הקשורים לאהבה כמו לבבות, פרחים וכיתובים מעניינים. כמו כן, ניתן להוסיף סלסלה או קולב עם תחפושות ואביזרים – כובעים, שפמים, אוזניים של כל מיני חיות, קשתות למיניהן ועוד. כל אלו לא רק יגרמו לאורחים שלכם להצטלם יותר, אלא גם יכניסו אותם חזק לאווירה של מסיבה והשתטות. להשלמת העניין אפשר לארגן עמדה עם צ'ייסרים בקרבת מקום. בנוסף, עם כל הכבוד לאינסטוש, ויש כבוד, כדאי להעמיד גם צלם מקצועי בעמדה זו, שישאיר לכם ולאורחים שלכם מזכרת יפה ומשעשעת מהאירוע.

עיצוב חופה – עשו זאת בעצמכם 

אתם לא חייבים להיות מעצבי אירועים מקצועיים, מספיק ידיים טובות וקצת יצירתיות, ותוכלו לעשות את עיצוב החופה לבד, ולהביא כאן משהו מקורי ומרגש, לרגע הכי מיוחד באירוע הזה. השילוב של כמות ההשראות שתוכלו לשאוב מהאינטרנט, בדגש על פינטרסט, יחד עם זה שניתן להזמין היום כל דבר בגרושים מעלי אקספרס ודומיו, יכול לייצר לכם חופה מרשימה ברמות. זה יכול להיות פרחים, בלונים בצבע מיוחד, קישוטים שהכנתם בעצמכם ועוד. חשוב רק שהעיצוב הזה ישתלב באופן הרמוני עם העיצוב הכללי של האירוע, ולא פחות חשוב – שיתאים לסגנון האישי שלכם וישקף את מי שאתם. 

חתונת קונספט זה הדיבור

הנה משהו שאם תלכו עליו – תבטיחו ש"לא תהיו כמו כולם". מדובר בבחירת נושא ספציפי שיכתיב את האירוע כולו. קודם כל ולפני שבוחרים את הקונספט, קחו בחשבון שאם אתם רוצים באמת ליצור את האפקט ולהכניס את האורחים לוייב מיוחד, אתם צריכים להתחייב לנושא הנבחר ולדאוג שהוא יבוא לידי ביטוי בכל אחד מהמרכיבים של האירוע. זה מתחיל כמובן בעיצוב האולם, אבל צריך להיות נוכח גם בבגדים שלכם (ואולי אף של האורחים, בדמות דרס קוד), באוכל, בדרינקים, במוזיקה כמובן ובתאורה. אתם עומדים להתחייב זו לזה לכל החיים, מה זה כבר להתחייב לקונספט לערב אחד? 

בין ההצעות לנושאים שניתן להחיל על אירוע חתונה, בולטים למשל חתונת שנות השבעים, באווירת דיסקו צבעונית, מוארת ושמחה במיוחד, וכן – מומלץ מאוד שיהיה דרס קוד באירוע כזה, חתונה בשחור לבן, שאין ממש מה להסביר, זה פשוט וזה עובד, חתונה לבנה, חתונה בסגנון מסיבת פול מון בתאילנד, ואפילו חתונת תחפושות, גם אם אין ממש קרבה כרונולוגית לפורים (הקונספט הזה פשוט לא יכול להיכשל).

לאירועי בוטיק יש כמה מאפיינים המבדילים ביניהם לכל אירוע אחר. זה מתחיל מהאקסקלוסיביות של המסיבה, ממשיך בקונספט מיוחד ומסתיים בפרטים הקטנים שיהפכו את האירוע ליחיד מסוגו. כיצד בוחרים לוקיישן מתאים לאירוע בוטיק, ועל אילו מרכיבים כדאי להקפיד כדי להבטיח הצלחה?

אירועי בוטיק משלבים בתוכם כמה אלמנטים חמקמקים למדי, שכדאי להכיר את המרכזיים שבהם, מאחר ואילו מהווים את המפתח להצלחתם.

שני המושגים שאולי מגדירים אירועי בוטיק באופן המדויק ביותר, הם כנראה אקסקלוסיביות והתאמה אישית. מדובר בחגיגה המותאמת באופן קפדני ומדוקדק לצרכיו הספציפיים של הלקוח, כאשר ברוב המקרים מדובר באירועים מצומצמים באופן יחסי. הכל מתחיל בתכנון פרטני, שנעשה לרוב על ידי מפיקי האירוע, בשיתוף פעולה עם הלקוחות לאורך כל הדרך.

כל אירוע, למעשה, יכול להפוך לאירוע בוטיק. זו יכולה להיות חתונה, זו יכול להיות אירוע עסקי, כנס או אירוע חברה, וזו יכולה להיות מסיבת יום הולדת חגיגית במיוחד או חתונת כסף או זהב. 

האלמנטים המהותיים בהפקת אירועי בוטיק

אירוע בוטיק מורכב משלל גורמים, שיחד הופכים אותו למה שהוא. החל מהמוזיקה, דרך התאורה ועד הצוות המגיש בו שירות וחברת הקייטרינג. אבל, באופן כללי, כדי שהאירוע הזה יהיה ייחודי, זורם והרמוני, המפתח הוא למצוא מוטיב מסוים שיבוא לידי ביטוי בכל אלמנט באירוע, לאתר חלל שיתאים באופן מדויק, שיהיה גם נוח ופרקטי עבור המשתתפים, וגם בחירה נכונה וסנכרון בין הספקים שלוקחים חלק בחגיגה.

קודם כל לבחור קונספט מקורי

כאמור, אירועי בוטיק צריכים להתבסס על מוטיב מרכזי, שלמעשה מכתיב את כל האלמנטים שיוצרים את האירוע. כמו כן, הנושא של האירוע חייב לא רק להיות מקורי, אלא גם להתאים באופן מדויק לסוג האירוע. לדוגמא, קונספט רומנטי, בצבעים רכים, אולי על גבול הקיטש, יתאים לאירוע חתונה, אך לאירוע עסקי – לא ולא. יש שלל קונספטים ונושאים שתוכלו לשאוב מהם השראה ברשת, ובמיוחד בפלטפורמות כמו פינטרסט ואינסטגרם, שכל חובבי ההפקות נמצאים שם ומעלים בגאווה תמונות ורשמים מאירועים שהם הפיקו. זה בסדר להעתיק או לשאוב השראה מפורמט שנעשה בארץ או בחו"ל, אבל כן צריך ליצוק גם אלמנטים מותאמים באופן אישי למשתתפי האירוע הספציפי הזה. רק אחרי שבחרתם את הקונספט שנראה לכם מתאים, מקורי ומיוחד, תוכלו לעבור לשלב הבא – בחירת האולם. 

בשלב הבא – לוקיישן מיוחד

האולם בו תערכו את האירוע ישפיע באופן משמעותי מאוד על הצלחתו. מאחר ואירועי בוטיק הם כמעט תמיד אקסקלוסיביים ומצומצמים, תוכלו למקד את החיפוש שלכם אחר מקום לאירוע קטן, מה שיוריד מהרשימה אוטומטית את אולמות האירועים הגדולים. היופי במקומות הקטנים, שכמעט תמיד הם ייחודיים יותר וכל אחד מהם מביא משהו שונה ויוצא דופן. המבנה עצמו יכול להיות ייחודי, כמו למשל וילה, גלריה או אפילו גג עם נוף משגע (שיתאים לאירועים רק בעונות נטולות הגשם כמובן), וכמובן העיצוב שבפנים יכול להיות כל כך מיוחד, שעצם הקיום של האירוע במקום, כבר הופך אותו למקורי ולכזה שמציע אווירה יוצאת דופן. עם זאת, אתם כבר נמצאים בשלב אחרי שנסגרתם על קונספט, כך שחשוב מאוד להתאים את המקום לנושא האירוע. לחילופין, תוכלו להתחיל מאיתור לוקיישן מיוחד, ואז להחליט על קונספט שמתכתב עם הוייב במקום. 

אקסקלוסיביות וייחודיות

כאמור, אירועי בוטיק הם אירועים קטני היקף בדרך כלל, כאשר אירוע המונה למעלה מ-200 משתתפים, לא סביר שיוכל להיות אירוע בוטיק. סוג אירועים זה חייב להיות אקסקלוסיבי, והמשתתפים בו אמורים לחוש את זה בכל אלמנט שהוא. לדוגמא, אם מדובר באירוע חברה, המיתוג צריך להיות מסוים מאוד, העיצוב צריך להיות בהתאם, ואפילו התוכנית האומנותית, צריכה להיות בהתאמה אישית, כמו למשל תוכנית עם הומור פנימי של עובדי החברה, סרטון משעשע, מרגש או פשוט מרגש שיוקרן בה ועוד. האורחים צריכים להרגיש שהם הגיעו למעין "ספרה" נפרדת, יקום מקביל, שעוצב במיוחד בשבילם. 

אלמנטים היוצרים אווירה 

אווירה מסוימת ומדויקת היא אחד המפתחות החשובים להצלחת האירוע, ולהפיכתו לא רק למהנה מאוד, אלא גם לבלתי נשכח. לכן, חשוב מאוד להשקיע מחשבה ואמצעים באלמנטים המרכזיים המייצרים את האווירה. עיצוב המקום הוא קריטי, ומהווה את הבסיס לאווירה שתיווצר באירוע. כמו כן, הדי.ג'יי חייב להיות מעודכן ומתואם עם נושא ואופי האירוע. חשוב לתאם ציפיות ולדון בכך מבעוד מועד. גם התאורה היא אלמט חשוב ליצירת אווירה מסוימת, ולא רק בשביל האסתטיקה הויזואלית. לדוגמא, תאורה חשוכה מדי עלולה לייצר אווירה אפלה, ולא לכל אירוע זה מתאים, ולהיפך. במיוחד באירועי בוטיק, בהם חשוב ליצור הרמוניה וזרימה, חשוב שכל האלמנטים המייצרים את האווירה גם יתכתבו זה עם זה. 

להשקיע בפרטים הקטנים

הפרטים הקטנים, שעלולים להיראות פחות חשובים כשאתם במירוץ אחר איתור האולם המתאים ביותר, חיפוש אחר הדי.ג'יי הכי חם כרגע וחברת הקייטרינג הכי שיקית, אבל למעשה, הם חשובים מאוד ואף קריטיים להידוק הקונספט והאווירה באירוע. זה מתחיל כבר מההזמנות לאירוע, שהיום בעידן הדיגיטלי לעתים קצת מזניחים אותן, אבל הן יכולות מאוד להרים לאירוע ולרומם את רמת ההתרגשות והמוכנות של המשתתפים. כדאי לחשוב על קונספט מקורי להזמנות, לדוגמא, אם הולכים על דיגיטל, אז איזה סרטון וידאו קצת עם טיזר לאירוע, או לחילופין, אם מדובר באירוע חברה, אפשר להשאיר לכל עובד על השולחן במשרד קופסא קטנה עם שוקולד או כל פריט מתאים אחר ועם כיתוב לקוני על מועד האירוע ועוד ועוד. גם אלמנטים קטנים אחרים במסגרת האירוע עצמו, כמו למשל  "וולקאם קוקטייל" בכניסה, או מתנה קטנה על השולחן ועוד, יכולים לעשות אפקט גדול. 

עיצוב הפרחים בחתונה מהווה תוספת נפלאה למראה ולאווירה, וגם יכול להיות מתנה מושלמת שהאורחים יקחו בסוף האירוע הביתה. מהן המגמות המסתמנות בעיצוב חתונות בחו"ל

אחד הדברים שהבנו במהלך תכנונים שונים שאולי התחלנו לעשות לפני עידן הקורונה, הוא שתוכניות לחוד ומציאות לחוד, ושחייבים לגלות גמישות וספונטניות כאשר התוכניות משתנות. תשאלו כל זוג שתכנן להינשא ב-2020, והוא כנראה יאשר זאת…

מגדלי הפרחים ספגו פגיעה קשה במהלך השנה וחצי בהן בוטלו או נדחו חתונות, ונתקעו עם יבולים עצומים של פרחים שנועדו לקשט חתונות ולהפיח בהן צבע, אווירה, רומנטיקה והמון יופי וחן. 

פרחים – עניין של עונה

לכל עונה יש את הפרחים הייחודיים שלה, ולכן, כאשר חושבים על סידורי פרחים לחתונה, יש לקחת בחשבון כמובן את מועד האירוע ולבדוק אילו פרחים אופייניים לעונה הזו. כמו כן, מומלץ להיעזר אירועים ומעצבי פרחים מקצועיים, שיוכלו לייעץ לכם ולבחור עבורכם את סידורי הפרחים המתאימים ביותר. אנשי מקצוע אלו לא רק לוקחים בחשבון היבטים של עונתיות, אלא גם מתחשבים בפלטת הצבעים שנבחרה לאירוע כולו, באווירה שהם מעוניינים לייצר באירוע ועוד. בנוסף, הם בדרך כלל מכירים סוגים רבים של פרחים, וייתכן שיוכלו להציע לכם זנים מיוחדים כל כך, שאפילו לא הכרתם.

אירוע קטן יותר – עיצוב מדויק יותר, ואפשרות של האורחים לקחת פרחים הביתה

אחד הדברים שהכי מאפיינים את עידן הקורונה, בהקשר של חתונות, הוא שהמון זוגות בוחרים לקיים אירוע במתכונת מצומצמת, כלומר חתונה קטנה, במיוחד באופן יחסי לחתונות בישראל. כאשר עורכים אירוע קטן, לעיצוב ולפרטים הקטנים יש חשיבות עוד יותר גדולה, וחשוב להקפיד ולהשקיע בכל אלו. אחד היתרונות בחתונה מצומצמת, הוא שניתן לאפשר לכל האורחים לקחת איתם את הפרחים שקישטו את האירוע כמתנה הביתה. אם אתם שוברים את הראש לגבי מתנות לאורחים בחתונה, קחו בחשבון שזר פרחים שווה הוא המתנה המושלמת ביותר, וגם אחת המתחשבות ביותר בסביבה. 

מהם הטרנדים העולמיים בעיצוב הפרחים בחתונות?

בתחום האירועים והשמחות, אנחנו נוהגים לאמץ טרנדים מחו"ל וההשפעה שלהם רבה. אירועים רבים הועתקו מארה"ב ומאירופה, לרבות מסיבות רווקים ורווקות, "בייבי שאוואר" – מסיבה להריונית לפני הלידה (שאומנם קצת סותרת את האמונות הישראליות נגד עין הרע), מסיבה לחשיפת מין התינוק, מסיבות סילבסטר נוצצות, נשף סיום תיכון ועוד ועוד…

גם אלמנטים ספציפיים בתחום החתונות, ובמיוחד בנוגע לעיצוב האירועים, נלקחים מחו"ל, וכדאי להתעדכן בטרנדים ששולטים מעבר לים.

הנה כמה מגמות עכשוויות בתחום עיצוב הפרחים בחתונות: 

בחירת צבעים בלתי שגרתית

יותר ויותר זוגות, זונחים את הבחירות המסורתיות והסטנדרטיות של צבעים בסידורי הפרחים לחתונה שלהם, ובוחרים צבעים שיותר מבטאים את הסגנון האישי שלהם. במילים אחרות, נסו לחשוב מחוץ לקופסאת השושנים הסמוקות, ומפלטת הצבעים שמסתכמת בשמנת, זהב ואדום.

זני פרחים פחות צפויים בזר הכלה

זר פרחים בידי הכלה, מוסיף מאוד לנופך החגיגי והרומנטי של החתונה, ומהווה אלמנט קישוטי בפני עצמו, לכל הלוק של הכלה. אדמוניות גדולות ובהירות ודליות יפות ומורכבות – כבודן במקומן מונח, ואכן מדובר בקלאסיקה. אבל בעידן הנוכחי, זוגות ברחבי העולם נפתחים גם לאופציה של זני פרחים פחות שגרתיים, החל מפרחי אפונה מתוקה, ועד חרציות, חמניות ושאר פרחים עונתיים ומפתיעים. 

ולא רק זני הפרחים השתנו, אלא גם גודל הזר. זר הפרחים אותו אוחזת הכלה, היה בעבר גדול למדי, ועשה המון רושם כשהיא זרקה אותו לאחור, לעבר הנשים הרווקות שבקהל (מסורת נוספת וחביבה, שזוכה ליותר ויותר העתקות גם בישראל). אבל כיום, הזרים נעשים סולידיים יותר וגודלם קטן.

הדרך לחופה רצופה בפרחים

בהמשך לדברים שלקחנו מחו"ל, כידוע, בחתונות נוצריות יש את הקטע של ההליכה במעבר (זה התחיל מהמעבר בכנסיה, אבל עבר גם לחתונות המתקיימות מחוץ לה), עד לטקס הנישואין המרגש. בחתונות נוצריות, בדומה לחתונות היהודיות, החתן הוא הראשון להגיע ולהמתין בהתרגשות ובקוצר רוח, לכלה שתגיע, כאשר כמה ילדות סוללות את דרכה עם עלי שושנים ריחניות. 

גם בישראל התחילו זה מכבר להשקיע בדרך לחופה, בעיצוב מוקפד של המעבר וכמובן של החופה עצמה, ואף בבחירת השירים הכי מרגשים ויפים שיש, שילוו את הדרך הזו. כמובן שאין עיצוב חופה ומעבר שלא כולל פרחים יפים. זהו גם אחד הרגעים הכי מתועדים באירוע החתונה, ובמיוחד כזה שמועלה לרשתות החברתיות, ולכן עוד יותר חשוב להשקיע בסביבת החופה מבחינת העיצוב. אחד הטרנדים המסתמנים בעולם בהקשר זה, הוא יצירת "אחו מעבר" מפרחים וצמחים שונים. הדבר יוצר דרך "למסגר" את בני הזוג, יחד עם אורחיהם, במהלך הטקס, ולהגדיר את תחום ההתרחשות של טקס החופה.

צבעי אדמה – הכי מתאימים לחתונות בסתיו או לחתונות בסגנון בוהו שיק

סגנון הבוהו שיק לא רק נכנס כטרנד חזק בעיצוב הבית, אלא גם בעיצוב אירועים, ובמיוחד בעיצוב חתונות, מאחר והוא רומנטי וכפרי, ובעצם תפור על חתונות, במיוחד אם הן מתקיימות בטבע, או במבנה מיוחד באווירה אינטימית וחמימה.

ההשפעה של הטרנד הזה, מתבטאת במיוחד בבחירה בגווני הפרחים, שהשתנתה במקרים רבים מהוורודים הקלאסיים, לכיוון החומים, החרדליים, גווני דבש ונחושת, שאופייניים לסגנון הכפרי העתיק.

במקום זרים – שילוב פרחים בתפזורת על שולחנות האוכל 

דווקא כאשר החתונות מתקיימות בהיקף קטן ומצומצם יותר, האורחים נוהגים לשבת לאורך זמן רב יותר סביב השולחנות (ואולי פחות לרקוד), ולכן מושם דגשרב יותר על עיצוב שולחן מוקפד וססגוני, ובמיוחד באמצעות פרחים יפים.

העיצוב העכשווי כולל שכבות של "ראנרים" שולחניים, עליהם שפע צמחים ופרחים, נרות, וגם אלמנטים דקורטיביים צפויים פחות, כגון פירות, אגוזים ואפילו ספרים.

אפילו אתם ההורים, מתקשים להאמין שהקטנצ'יק שלכם הגיע למצוות, אבל זה קורה – ואתם נדרשים להתחיל בתכנון המסיבה הכי שווה בעיר. מבחירת ספקים ועד הלוקיישן – כמה טיפים שיסייעו לכם להפיק את האירוע שישמח את הטינאייג'ר והאורחים שלכם

13 מלאו לנער… אפילו אתם, ההורים, מתקשים להאמין שהתינוק שלכם כבר נהיה לנער של ממש, עם כל התסמינים ותופעות הלוואי שבדבר. ביהדות כמו ביהדות, נהוג לציין את האירוע הזה בחגיגה גדולה ושמחה, שכולה סובבת סביב הנער הזה שלכם שהגיע למצוות.

אז נכון שמדובר במסורת עתיקת יומין, אבל בכל זאת, במרוצת השנים הקונספט של חגיגת אירוע בר מצווה עבר כמה תמורות ושינויים, ובעיקר התעדכן לסגנון שמתאים יותר לעידן הנוכחי.

המאפיינים של אירועים גדולים (וגם קטנים) ככלל, משתנים בהתאם לטרנדים ולאופנות, ועל אף שישנם מוטיבים מרכזיים הנשמרים לאורך מאות ואף אלפי שנים, כמו למשל טקס החופה ושבירת הכוס באירועי חתונות למשל, ובבר מצוות – כמובן טקס העלייה לתורה, אלמנטים כמו היקף האירוע, הפורמט, סגנון האוכל שיוגש בו ועוד, מתעדכנים בהתאם לצו השעה. 

מהשפעות הקורונה – לא מעט משפחות בוחרות לקיים אירוע בהיקף מצומצם

זוכרים כמה נבהלנו בתחילת עידן המגיפה, כשאסרו עלינו להתקהל ולקיים אירועים המוניים? ובכן, הימים האלו אולי חלפו, כלומר הבהלה מכך שנצטרך לקצר את רשימת המוזמנים חלפה, ורבים מאיתנו כבר התרגלו לרעיון של אירוע בהיקף מצומצם.

בתחילה, אירוע קטן אולי היה נשמע כמו משהו עצוב, אך עם הזמן והניסיון, רבים גילו שהקונספט הזה אוצר בחובו לא מעט יתרונות.

לדוגמא, ניתן לבחור באולם אירועים יוצא דופן, באווירה ובסטייל מיוחדים יותר מאשר האולמות הגנריים. כמו כן, אפשר להשקיע יותר במנות (עקרון האיכות על פני הכמות), יש סבירות נמוכה יותר לביטולים של האורחים (פשוט כי יש פחות מוזמנים), והכי חשוב – האווירה אותנטית ואינטימית מאין כמותה. במילים אחרות, מעז יצא מתוק. וזה אפילו לפני שדיברנו על החיסכון הכספי המשמעותי בהוצאות על האירוע.

אז איך מפיקים אירוע בר מצווה בלתי נשכח?

ישנם כמה כללי אצבע, שאם תעקבו אחריהם, תוכלו להפיק בקלות אירוע בר מצווה יוצא דופן, מהנה ובלתי נשכח.

קודם כל – הנגישו את הלוקיישן לאורחים

עוד לפני שחושבין על מקום ייחודי ומקורי לערוך בו את האירוע, בואו נרד רגע לקרקע ונתמקד בהיבט החשוב ביותר בבחירת האולם – המיקום שלו. עשו ככל יכולתכם למצוא אולם במיקום נוח ונגיש עבור האורחים, בדגש על כזה שידרוש נסיעה כמה שיותר קצרה עבור מרבית קרובי המשפחה והחברים. לדוגמא, אם מרביתם מתגוררים בצפון הארץ, חפשו מקום יפה ומיוחד למשל בגליל, או אולי בקרבת החופים של עכו או הקריות. אם, לחילופין, מרבית המוזמנים מתגוררים במרכז הארץ, כדאי לתור אחר אולם אירועים בתל אביב. כמובן שהמיקום הנוח לא אומר שאפשר לוותר על האיכות והסטייל של המקום. עם קצת מאמץ, בהחלט תוכלו למצוא מקום שהוא גם וגם.

במיוחד אם החלטתם ללכת על אירוע קטן באופן יחסי, יפתחו בפניכם שלל אופציות מקוריות לאולמות אירועים שונים ומקוריים, למשל חצרות או גינות באווירה אינטימית ופסטורלית, יקבים, וילות, גלריות ועוד. עצם קיום האירוע במקום כזה, כבר מהווה נתון פתיחה מצוין לאירוע מפתיע ובלתי נשכח.

להתאים את התוכן והאטרקציות לבני הנוער הצעירים

בשלב הבא, ואולי עוד לפני שחושבים על הקייטרינג, יש לזכור שמדובר באירוע הסובב סביב הנער שלכם וחבריו – נערים ונערות, ולהתאים את אופי האירוע, בדגש על התוכנית האומנותית והאטרקציות שאולי יכללו במסיבה, לגיל ולסגנון של הטינאייג'רים הללו. בסופו של דבר, התוכנית וההפעלות הם שעושים את האירוע ויכולים להפוך אותו למרגש יותר, מצחיק, מבדר ומהנה – תלוי באיזה כיוון של תוכן תבחרו. בשלב הזה, כדאי להכניס גם את חתן השמחה לתמונה ולהתייעץ איתו לגבי מה הוא היה רוצה שיהיה. לדוגמא, יש בני נוער שחשוב להם שתהיה מסיבת ריקודים סוערת בחגיגה שלהם, ויש כאלו שהיו מעדיפים איזה מופע מצחיק או מרהיב. ישנן אינסוף אופציות לגבי אטרקציות בבר מצווה – החל ממופעי ג'אגלינג מרהיבים ועד לפעילויות המשתפות את הקהל הצעיר. ניתן גם להוסיף דוכנים ברוח התקופה, כמו למשל עמדות צילום לאינסטגרם, עם תחפושות ואפקטים אחרים וכו'. הכל תלוי בתקציב העומד לרשותכם וברצונו של הנער. בהקשר זה, רגע לפני שסוגרים עם ספק או אומן כלשהו, חשוב מאוד לקבל המלצות.

קייטרינג בסגנון מקורי

כאמור, תחום האירועים מושפע מטרנדים שונים, הן באופנה והן בקולינריה, וכדאי להתעדכן ולהבין "מה הולך היום" מבחינת סגנונות קולינריים באירועים, ובמיוחד מה קורה באירועי בר מצווה. בחירת קייטרינג לבר מצווה הוא טריקי למדי, מאחר וכאן עליכם לרצות גם את האורחים המבוגרים וגם להתאים את הסגנון הקולינרי לבני נוער. כשחושבים על הקייטרינג לאירוע בר המצווה, מומלץ להתמקד בשני היבטים מרכזיים – האחד, אילו מנות יוגשו בחגיגה, והשני – מה יהיה אופן ההגשה. כיום כבר לא לוקחים כמובן מאליו את הבופה שהיה נהוג להגיש באמצעותו את האוכל באירועים, אלא שבלא מעט מקרים, מעדיפים למשל דוכני אוכל, או אפילו "פוד טראקס" (משאיות מזון) שכל אחד מהם מגיש סוג אחר של מנות, לאורך כל האירוע. במקרה של בר מצווה, סגנון כזה יכול להתאים במיוחד, מאחר וכך ניתן יהיה לגוון את סוגי האוכל, למשל לבחור שדוכן אחד יגיש פאסט פוד אהוב על בני נוער, כמו המבורגר או נקניקיות וצ'יפס, ואילו השאר יגישו אוכל בוגר ומתוחכם יותר. במסגרת הקייטרינג ניתן לשלב גם אטרקציות קולינריות, כמו למשל דוכן של גלידות איכותיות לקינוח, דוכן קרפים, מפל שוקולד ועוד ועוד.

כל מפיק אירועים יודע שהצעד הראשון בהפקה הוא הזנת כל הנתונים החשובים ומרכיבי האירוע בטבלה מסודרת. מה צריך לעשות על מנת לעמוד בתקציב שהגדרתם ואפילו לחסוך?

כל מפיק אירועים יודע שהבסיס לכל הפקה, מתחיל בקבצי אקסל מסודרים ומאורגנים בהקפדה, המכילים את כל המידע החשוב והנתונים הקריטיים שכולל האירוע, באשר יהיה.

הפקת חתונה היא פרויקט גדול ומסועף למדי, שחייב לעמוד בקריטריונים של התקציב שהוגדר מראש, ומסיבה זו, ומעוד סיבות שנפרט בהמשך, חשוב מאוד לעבוד מסודר ולהזין את כל הנתונים בטבלה ייעודית.

חתונה – עסק כלכלי לכל דבר

אירועי חתונות מכילים בתוכם הרבה מרכיבים שיש להם מחיר, החל משכירת אולם האירועים ועד לתשלום לחברת הקייטרינג, למעצבי האולם, למאפרת, לצלם, לדי.ג'יי ואפילו לחברה המספקת לכם את הפרחים לאירוע. כל מרכיב כזה, יש לו עלות מסוימת, וחשוב להבין אותה ולדעת על כמה היא עומדת באופן מדויק, מבעוד מועד.

בשלבים הראשונים של הפקת החתונה, אתם נדרשים לבחור את האולם בו תינשאו ואת הספקים השונים שיעניקו לכם שירות באירוע. עריכת קובץ מסודר המפרט את העלויות השונות, תוכל לסייע לכם לתעדף ולקבל תמונת מצב ברורה יותר.

הכל מתחיל מהגדרת התקציב

בשלב הראשון, עליכם להגדיר באופן מהימן עד כמה שניתן – כמה כסף יש לכם לצורך האירוע. לאחר שדיברתם עם ההורים של שני הצדדים, וגם ערכתם בדיקה בחשבונות הבנק האישיים שלכם, תוכלו להגדיר סכום מסוים, אותו אתם מוכנים ויכולים לייעד לצורך החתונה. 

הסכום הזה הוא הדבר הראשון שצריך להופיע בטבלת האקסל הזו שנקראת מחשבון חתונה.

הצעד הבא – לפרט את המחיר של כל גורם באירוע

בשלב הבא, עליכם לפרט את כל המרכיבים של החתונה, וכאן מומלץ דווקא להתחיל מה"תותחים הכבדים" יותר, כלומר להתחיל את הפירוט מהגורמים הכי יקרים. התחילו את הרשימה מאולם האירועים, אחריו חברת הקייטרינג, בר האלכוהול, תשלום למפיקי האירוע (במידה ואתם מתכננים לשכור שירות שכזה), הדי.ג'יי, הצלמים, המאפרות, טבעות הנישואין וכו' וכו', עד שתגיעו לרמת שמלת הכלה והמתנות לאורחים. הקפידו על כך שלא יהיה מרכיב, ולו הקטן ביותר, שלא יופיע בטבלה הזו. 

הכנת הרשימה הזו תסייע לכם לתעדף בין הבחירות שלכם

כעת, כאשר כל הפירוט הזה עומד לנגד עיניכם, תוכלו להחליט לאילו חלקים אתם רוצים להפריש חלק גדול יותר מהתקציב, ועל מה אתם מוכנים להתפשר. לדוגמא, יש זוגות שמחליטים ללכת על לבוש פשוט יותר, ולא על שמלת כלה של מעצב ידוע למשל, שמחירה יכול להאמיר לעשרות אלפי שקלים. יותר ויותר כלות בוחרות בשנים האחרונות להזמין את השמלה לאירוע מאתר אינטרנט בחו"ל, ובכך למעשה "משחררות" חלק נכבד מהתקציב עבור מרכיבים אחרים באירוע. עוד דרכים לחסוך, הן למשל לקיים חתונה הפוכה, כלומר להגיש מיד עם תחילת האירוע את הארוחה העיקרית, ובכך לשחרר את התקציב שיועד למתאבנים ולבר שאמורים היו לפתוח את האירוע. כל זוג ומה שחשוב לו. בהנחה שהתקציב שלכם מוגבל במידה כזו או אחרת, חשוב להבין כבר בשלבים ההתחלתיים – מהו סדר העדיפויות שלכם. במה אתם מעוניינים להשקיע ולא להתפשר, ואיפה אתם מוכנים להתפשר ולהוזיל עלויות, על מנת להתאים את הסכומים לתקציב שהוגדר.

איפה תמצאו את המידע לגבי המחירים של הספקים השונים?

סביר להניח שזו החתונה הראשונה שלכם, ובהנחה שאינכם מפיקי אירועים, חשוב לדעת גם מאיפה לקחת את הנתונים והמידע לגבי כל ספק בחתונה.

אז תודה לאל, אנחנו חיים בעידן דיגיטלי של טכנולוגיה מתקדמת, וכל סוג מידע שאנחנו זקוקים לו, זמין לנו באינטרנט, ואפשר לגשת אליו בלחיצת כפתור. 

אם כך, ישנן כמה דרכים לגלות ולהבין מבעוד מועד כמה כל מרכיב בחתונה יעלה לכם. קודם כל, תוכלו לעיין באתרי האינטרנט של כל ספק שאתם זקוקים לו, ובמידה ולא נקבו שם בסכומים, תוכלו להתקשר לספקים, שישמחו תמיד לענות ללקוחות שמתעניינים בשירותיהם. כמו כן, על מנת שלא ליפול במלכודות, כדאי לברר עם חברים שכבר התחתנו, לגבי ההוצאות השונות שהיו להם, בעיקר בהקשר של הספקים הגדולים, שהם אולם האירועים וחברת הקייטרינג.

לא רק הוצאות – גם ההכנסות צריכות להילקח בחשבון

נכון שפחות נעים להתייחס לחתונה שלכם כאל עסק כלכלי, אבל אין מנוס מהגישה הזו, על מנת לוודא ולהבטיח שאתם נשארים מאוזנים בסוף האירוע הזה, ובמקרה הטוב יותר – מורווחים. לכן, לאחר שערכת פירוט של כל ההוצאות הצפויות באירוע, כדאי לערוך חישוב מוערך של סכומי המתנות שתקבלו מהאורחים, בהתאם לכמות המוזמנים שיש לכם ברשימה. 

למה חשוב לקבל פרופורציות בכל הנוגע להוצאות החתונה?

חתונה היא עסק לא זול, וכנראה האירוע הגדול והיקר ביותר שאי פעם תפיקו עבור עצמכם. מחירי חתונות יכולים בקלות להגיע למאות אלפי שקלים, ואתם עלולים "לאבד את הראש" בדרך, וגם לאבד את הפרופורציות בנוגע לסכומים השונים. לדוגמא, לאחר שסגרתם חברת קייטרינג בכמה עשרות אלפי שקלים, פתאום להוציא על שמלת כלה 10,000 שקלים עלול להיראות לכם זניח, אך זוהי טעות קריטית, שעלולה לעלות לכם ביוקר.תרתי משמע. זיכרו שבחיים שלאחר האירוע, שיימשך מספר שעות לכל היותר, לסכומים הללו תהיה משמעות רבה. עבודה מסודרת ומאורגנת, ותיקצוב נכון, יכולים להביא לחיסכון של עשרות אלפי שקלים. סכומים כאלו יכולים לשרת אתכם בהמשך לחופשה גדולה בחו"ל, ללימודים באוניברסיטה, או פשוט להתחלת החיים המשותפים עם סכום נאה, שיאפשר לכם לנהל רמת חיים טובה יותר.

לסיכום, ניהול של מחשבון חתונה יכול לסייע לכם להפיק את החתונה שחלמתם, תוך כדי שאתם עומדים בתקציב שהוגדר, ואולי אפילו חוסכים ויוצאים מהאירוע הזה מורווחים.

ככלה וחתן לעתיד, יש לכם לא מעט דאגות על הראש, ואפילו אם תשכרו את שירותיהם של מיטב מפיקי האירועים, סביר שעדיין תיקחו על עצמכם את הסטרס, ולא תהיו רגועים עד לאירוע. בחירה בקונספט של חתונה קלאסית יכולה להבטיח את ההצלחה של החתונה 

זהו, התארסתם והפקת החתונה שלכם יוצאת לדרך. לפניכם חתיכת פרויקט… עליכם לערוך אינספור בחירות, לקבל עשרות החלטות – מהגדולות ועד הקטנות, לגבש רשימת מוזמנים משוערת, או אפילו סופית, להחליט על מיקום על מפת המדינה, על עונה, על תאריך, לברר מהו בדיוק התקציב שיש לכם עבור האירוע החשוב הזה, לתקצב את האלמנטים השונים – אולם, קייטרינג, די.ג'יי, מעצבים ועוד, תוך שאתם מנסים להבין אילו מהם הכי חשובים לכם ובמה הייתם רוצים להשקיע את מיטב כספכם. בקיצור, יש לכם דרך לעבור. על אף שמדובר באירוע משמח ומרגש ובאווירה חיובית לחלוטין, יעברו עוד הרבה מטלות, טלטלות, סטרס ודאגות עד למועד החגיגי. כן, צריך לדבר בכנות ולשים את זה על השולחן מבעוד מועד. 

עם זאת, יש כיוון אחד כללי, שיכול לסייע לכם לשחרר מראש חלק מהדאגות והבחירות, ולוודא שתעלו על המסלול הנכון בדרך לאירוע מוצלח. אנחנו מתכוונים לבחירה בקונספט של חתונה קלאסית. זה עלול להישמע שמרני ומקובע, אבל תראו בהמשך שזה ממש לא חייב להיות ככה. מדובר באלמנטים מרכזיים האופייניים לחתונות, והם תמיד תמיד עובדים, ולנצח יהיו נכונים. 

כיצד באים לידי ביטוי אלמנטים של חתונה קלאסית?

בחירת האולם

אחת ההחלטות הקשות והחשובות שאתם צריכים לקבל בתחילת הדרך של הפקת החתונה, היא כמובן בחירת האולם. בחירה זו תשפיע מאוד על איך שהחתונה שלכם תיראה וכמובן על האווירה שתשרור בה. עם זאת, חשוב שתדעו, שגם אם החלטתם ללכת על קונספט של חתונה קלאסית, זה לא אומר שלא תוכלו להינשא במקומות מיוחדים לאירועים, כל עוד שאר האלמנטים (שכבר ניגע בהם) הם קלאסיים ושומרים על המסורת הרומנטית והאלגנטית של חתונה לבנה ומרגשת. כמובן שבמקומות יוצאי דופן כמו חוף הים, צלע הר או לב יער, יהיה קשה יותר לקיים את הקלאסיקות של חתונה, אבל כל עוד תבחרו באולם אירועים, גם אם הוא מיוחד ולא שגרתי, עדיין תוכלו לשמור על סטייל נצחי, שיעשה את העבודה ויניב אירוע מוצלח בוודאות. 

עיצוב האולם

עיצוב האולם בחתונות קלאסיות, הוא עיצוב מאופק ואלגנטי, בקווים מינימליסטיים למדי. הקלאסיקה של חתונה היא כמובן שימוש בפרחים בעיצוב המקום, רצוי בצבעים אחידים של לבן, ורוד או אדום. כמו כן, ייעשה שימוש בקווים נקיים, לעתים על גבול המינימליזם (מאופק, כבר אמרנו?), תאורה רומנטית ורכה, ואולי אפילו נרות לבנים. על השולחנות, ברוב המקרים, יפרשו מפות לבנות, מגוהצות, נקיות ומעומלנות, ופלטת הצבעים תסתכם בשחור ולבן, ייתכן שבתוספת נגיעות צבעי הפרחים והנרות. 

הטקס והמסורת

חתונה קלאסית, כשמה כן היא, נצמדת למסורת ולא מנסה להתחכם. הדבר נכון גם כשמדובר בתוכנית האירוע, כלומר, סביר שהחתונה תיערך בסדר הטוב, הישן והמוכר – היא תתחיל בקבלת פנים, לצד בר אלכוהול ומתאבנים שיוגשו על ידי מלצרים, תימשך בטקס החופה, כדת משה בישראל, ולאחריו כמובן תוגש הארוחה המרכזית, לרוב בצורת בופה המחולק לסלטים, עיקריות ותוספות. לאחר מכן יוזמן הזוג שהרגע נישא לסלואו המפורסם, שיימשך במסיבת ריקודים סוערת ושמחה לתוך הלילה. 

שמלת הכלה וחליפת החתן

בקונספט הקלאסי, גם בגדי הזוג יהיו כמיטב המסורת, ולא ינסו לחדש או להיות מקוריים מדי. שמלת הכלה תהיה כמובן לבנה, או בגוון שמנת, בקווים נקיים ובגזרה קלאסית, אולי בשילוב תחרה שמוסיפה נגיעות של רומנטיקה. בשנים האחרונות, חתנים בוחרים לא פעם צבעים לא שגרתיים עבור החליפה שלהם, אם כי בחתונה קלאסית סביר שחליפת החתן תהיה בגוונים רגועים, על סקאלת השחור-אפור-כחול כהה.

קונספט חף מטרנדים זמניים

בשנים האחרונות יותר ויותר זוגות מנסים לחשוב איך לחדש, לרגש ולהביא משהו לא צפוי לאירוע החתונה שלהם. בחתונות קלאסיות – ההיפך הוא הנכון. אם החלטתם ללכת על קונספט מסוג זה, עליכם להיצמד למסורת, בכל האלמנטים המרכזיים של האירוע, ולהימנע מכל מיני טרנדים חולפים שחורגים מהשגרה המבורכת. ותרו על רעיונות "מחוץ לקופסא" כמו למשל קייטרינג של מתאבנים בלבד, עיצוב משוגע של האולם, חתונה בלב מדבר או חתונת תחפושות. אם הולכים על קלאסיקה – כדאי להיצמד לאלמנטים שתמיד עובדים וכאמור – לא לנסות להתחכם. 

היתרונות הגדולים שבחתונה קלאסית

אם אתם בדיוק בתחילת הדרך של ארגון החתונה שלכם, כדאי להבין ולדעת משהו אחד כבר בשלב הזה – הפקת חתונה כרוכה בהמון המון לחץ, נורא חשוב לכם שהכל יעבוד, שהכל יהיה מושלם, שהכל "יתקתק" בערב האירוע, שהאוכל יהיה מעולה וטעים, שהאווירה תהיה רומנטית ושמחה, שאתם תיראו ותרגישו במיטבכם ועוד ועוד.. בקיצור, יש לכם המון על הראש, ואפילו אם תשכרו את שירותיהם של מפיקי אירועים, סביר להניח שתקחו על עצמכם הרבה מהסטרס והדאגות עד למועד האירוע. לכן, יש משהו מאוד מרגיע ומפחית סטרס בבחירה בקונספט של חתונה קלאסית, שכן, אתם "הולכים על בטוח", כאשר אתם בוחרים בקונספט שכבר הוכיח את עצמו במשך מאות שנים, אתם יכולים לסמוך על זה שזה יעבוד, וגם יש לכם פחות החלטות לקבל ובחירות לעשות, ואי לכך – גם פחות דילמות.

לסיכום, חתונה קלאסית ממש לא חייבת להיות משהו שמרני ומשעמם, נהפוך הוא – ממש כמו שפריטים קלאסיים ועל זמניים שיש לכם בארון, או במגירת התכשיטים, תמיד עושים את העבודה ותמיד גורפים מחמאות, כך גם ללכת על קונספט אלגנטי וודאי באירוע החשוב שלכם, יכול להבטיח לכם את ההצלחה וההנאה. 

באירועים בהם זוג מציין כברת דרך של עשרות שנים שעבר יחד, חשוב מאוד לשים את הדגש על התוכנית האומנותית. רעיונות פשוטים להופעות ותכנים

חתונת זהב וחתונת כסף הן מסוג האירועים המרגשים והחשובים בחיים, ולא סתם, רבים בוחרים לציין אותם בחגיגה גדולה ומושקעת, לעתים כמעט כמו החתונה הראשונה המקורית שלהם. מודבר למעשה, בנקודת ציון של זוג שעברו יחד כבר דרך של עשרות שנים – 25 שנה אם מדובר בחתונת כסף, ו-50 שנים אם מדובר בחתונת זהב. אפשר לקרוא לזה "יום הולדת עגול" לזוגיות, וכל זוג שחי יחד כך או כך שנים, ומצליח להחזיק באהבה ובחברות, יעיד על כך שהמאורע בהחלט ראוי לציון.

ברוב המקרים, ובמיוחד בחתונת זהב, הילדים הם אלו שמפיקים את האירוע עבור הוריהם, כאשר הם למעשה רואים בו הזדמנות להכיר להם תודה על כל השנים, על כך שגידלו אותם בהשקעה, בחום ובאהבה, ולאפשר להם, לערב אחד, להרגיש שהם ממש קוצרים את פרי עמלם.

לא נגזים אם נאמר שמדובר מאורע היסטורי מבחינת המשפחה, ולכן, ההמלצה היא לכוון את הזרקור במיוחד לעבר התוכן באירוע, על מנת להעביר את המסר העיקרי וגם לרגש ולשמח את המוזמנים, ובעיקר כמובן את כלת וחתן השמחה.

קודם כל התוכנית

כאמור, באירוע מסוג זה, חשוב מאוד להשקיע מחשבה בחלק התוכני שלו, ולנסות להבין מבעוד מועד גם מה אתם רוצים שיכלל בו, וגם, בצד הפרקטי והלוגיסטי –  למה למעשה אתם מסוגלים.

הנה כמה הצעות שיכולות להיכלל בתוכנית:

סרטון שיוקרן בערב האירוע

סרט וידאו המשלב שירים מרגשים הוא סוג של קלף מנצח, ויכול להבטיח לכם שלא תישאר עין אחת יבשה בקהל. מה שיהיה בסרטון הזה תלוי מאוד באמצעים העומדים לרשותכם. אם יש לכם תקציב רחב, תוכלו לשכור את שירותיו של עורך וידאו מקצועי, שיחבר סרטוני וידאו ותמונות מהעבר המשפחתי, יחד עם שירים מרגשים, ויסייע לכם לבנות את הסרט באופן מקצועי ומוקפד. עם זאת, חשוב לדעת שכיום כמעט בכל סמארטפון ניתן להתקין אפליקציות אשר באמצעותן ניתן לערוך סרטונים מרשימים ומרגשים. אם "אין לכם את זה" עם טכנולוגיה, תוכלו לבקש עזרה מבני הנוער או הצעירים במשפחה, ובמקרה הכי גרוע – תוכלו לערוך מצגת יחד עם שיר מרגש, וזה לגמרי יעשה את העבודה. אופציה נוספת היא לבקש מכל אחד מבני המשפחה לצלם את עצמו בוידאו מברך את בני הזוג החוגגים, ולחבר את כל הברכות יחד לסרטון חמוד ומשעשע. כך או כך, כמה דקות כאלו של סרטון או מצגת יכולים ממש להפיח רוח חיים וריגוש באירוע, וממש כדאי לשלב אחד מהם בתוכנית.

כמו כן, חשוב לוודא שבמקום בו אתם מקיימים את האירוע יש את האמצעים הדרושים להקרנת הסרטון או המצגת, לרבות מקרן ומערכת הגברה מתאימה. בנוסף, חשוב לעשות טסט לפני שהאירוע מתחיל ולוודא שהסרטון מופעל בהצלחה. עשו כל שביכולתכם כדי להימנע מ"ייבוש" של האורחים שיושבים בציפייה מורטת עצבים שהסרטון יתחיל.

אל תוותרו על ברכות 

ברכות ואיחולים הם חלק בלתי נפרד מאירוע שכזה, וחשוב מאוד שלא לוותר עליהם. בכל משפחה יש לפחות מישהו אחד שיודע לכתוב טוב, באופן זורם, שנון ומרגש – אתרו את האחד או האחת האלו ורתמו אותם למשימה. כמו כן, ברכות זה אמנם חשוב, אבל השתדלו שלא "לחפור" יתר על המידה ושהברכות לא יתארכו ליותר מכמה דקות הקראה – כל ברכה. גם מבחינה זו, חשוב לבדוק מבעוד מועד את המיקרופון ואת מערכת ההגברה, על מנת שלא תיתקלו ב"בלת"מים" ברגע האמת.

שיר או ריקוד

בדומה לכישרון כתיבה, כמעט בכל משפחה יש גם אנשים שיודע לשיר יפה, לנגן או לרקוד, וניתן לבקש מהם להופיע באירוע. אופציה נוספת, למתקדמים, היא לחבר שיר מיוחד עבור בני הזוג ולהקליט אותו באולפן מקצועי, ולהופיע איתו כולם יחד בערב האירוע. ישנן חברות המתמחות ספציפית בתחום הזה, ויוכלו להנחות אתכם כיצד לעשות זאת בדיוק, גם אם אין במשפחה כישרון יוצא דופן בכתיבה, בהלחנה או בשירה.

פעילות שמשתפת את האורחים

הנה רעיון לפעילות שאולי תצריך מכם קצת יותר יצירתיות ומאמץ, אך באחריות – זה יהיה שווה את זה. מדובר בפעילות שהיא למעשה סוג של משחק, בו מתחרים כל המשתתפים במסיבה – חידון טריוויה, במסגרתו נותנים הרבה כבוד לכל ההיסטוריה שהזוג החוגג עבר, ושואלים במסגרתו כל מיני שאלות מעניינות, משעשעות, חשובות או הכי טוב – מצחיקות, לגבי חייהם של בני הזוג, כאשר הפורמט הוא של שאלות אמריקאיות. ישנו פורמט דיגיטלי בשם "קהוט" (Kahoot), ובו אפשר לערוך את השאלות שיצרתם ולהעלות אותן לפורמט בו כל המשתתפים יוכלו לשחק מהסמארטפון שלהם. אין ספק שההשקעה הזו תשתלם לכם.

הלוקיישן – חייב להיות נגיש ונוח

בחתונת זהב או כסף, כמעט תמיד מדובר באורחים מבוגרים, שהרי הם יחד כבר לפחות 25 שנים. מסיבה זו, אך גם מסיבות נוספות, חשוב מאוד שהמקום בו אתם מקיימים את האירוע יהיה נגיש מבחינת הנסיעה, ולא יאלץ את החוגגים לעבור דרך ארוכה על הכביש. נסיעה ארוכה משמעותה הגעה עייפים ומותשים לאירוע, ועניין זה עלול לפגוע בהצלחתו. כמו כן, חשוב לבחור מקום יפה, נעים, נקי ונוח,  עם פסיליטיס ברמה גבוהה ומוקפדת. זו יכולה להיות גינה מטופחת, גלריה שיקית או אפילו אולם אירועים, אך כן חשוב שהאווירה במקום תהיה חמימה ונעימה, מאחר ובסופו של דבר מדובר באירוע משפחתי. מאותה סיבה חשוב לבחור במקום נעים ומרווח, אך לא גדול מדי, שלא יגרום למשתתפים להתפזר בו, אלא יעורר תחושת קרבה וגיבוש.