מחבר: dubnovtest_admin

אירועים הם חלק מחיינו, ולפעמים הם כאלו שאנחנו רוצים להיות חלק מהם ולפעמים לא. אירועים שאנחנו מפיקים יכולים להיות אירועים פרטיים, אירועים כמו בר או בת מצווה, חתונה, יום הולדת או כל אירוע אחר, או אירועים עסקיים כמו ערב חברה, אירוע לעובדים וכדומה.

רובם המכריע של האירועים הללו מתקיימים באמצע השבוע בשעות הערב, כשאמצע השבוע יכול להיות גם יום חמישי. אנשים מגיעים לאירועים הללו אחרי יום העבודה ומשתתפים בהם. אבל אירוע לא חייב להיות רק באמצע השבוע ויותר מזה, הוא גם לא חייב להיות רק בשעות הערב. אירוע יכול להיות גם בשבת, בעיקר אם המוזמנים הם מוזמנים לא דתיים כך שאין בעיה לקיים אירוע ביום הזה.

יתרונות אירוע בשבת

לאירוע בשבת יש שלל יתרונות, יתרונות שמה שמוביל אותם הוא זה שמדובר על יום המנוחה השבועי. בין אם אנחנו שומרים שבת ובין אם לא, אנחנו חייבים להודות שהיהדות המציאה את האחד הדברים החשובים ביותר לאנושות – את היום החופשי בשבוע. אז הנה כמה יתרונות של אירוע ביום החופשי הזה.

• כולם מגיעים רגועים – באירוע של אמצע השבוע, תמיד יש איזה שהוא לחץ. המוזמנים לאירוע יהיו או לפני משהו או אחרי משהו, וסביר להניח שהם יהיו בתוך לוח זמנים כלשהוא. אם זה אירוע בשעות היום באמצע השבוע כמו ברית מילה, המוזמנים יגיעו באמצע העבודה או מיד לאחריה מה שיביא אותם לחוצים מראש. אם זה יהיה אירוע בשעות הערב, גם כן אנשים יהיו עם "הלשון בחוץ" כדי להספיק להגיע הביתה, להתקלח ולהתארגן ולהגיע אליו. אירוע בשבת הוא אירוע שמתקיים באווירה אחרת. אין עבודה והילדים לא חייבים להיות מוכנים לבית הספר, והכל הרבה יותר רגוע. כולם מתארגנים בנינוחות ומגיעים עם מצב רוח טוב לאירוע.
• ילדים יכולים להיות שותפים – אירועים שמתקיימים בשעות הערב באמצע השבוע הם או אירועים בהם ילדים לא יכולים לקחת חלק, או שהילדים עייפים וההורים צריכים להיות איתם, כך שאף אחד לא ממש נהנה. אם אתם רוצים שהאירוע שלכם יהיה אירוע בו גם הילדים ירגישו שהם חלק ממנו, אם אתם רוצים שבאירוע שלכם הילדים יהיו פעילים, אין כמו אירוע בשבת כדי שזה יקרה. אין בית ספר ואין גן, לא צריך לקום מוקדם ולא חייבים להגיע מהר מהר הביתה, כי צריך למחרת לקום מוקדם. שוב, הכול הרבה יותר רגוע והרבה יותר נינוח לכולם.
• קל יותר להפקה – אומנם המון מקומות לא עובדים בשבת וגם לא מעט אנשי מקצוע כמו צלמים, סאונדמנים ואחרים לא נותנים שירות ביום הזה אבל עדיין, יש כאלו שכן ואלו שכן בדרך כלל יהיו פנויים. אתם לא צריכים לשבור את הראש ומציאת מקום כזה תהיה פשוטה יחסית. צלמים, אנשי אטרקציות וכדומה, תוכלו למצוא בחיפוש פשוט באינטרנט וסביר להניח שרובם יהיו פנויים לשבת שאתם צריכים אותם, בטח אם זה יהיה בטווח זמן מוקדם מספיק.
• יותר זול – יש אומנם בשבתות הרבה פחות היצע מאשר באמצע השבוע אבל יש גם הרבה פחות ביקוש, והרבה פחות ביקוש זה אומר מחירים נמוכים יותר. בין אם מדובר על האולם ובין אם מדובר על נותני השירות השונים, המחירים יהיו נמוכים הרבה יותר ברוב המקרים מאשר באמצע השבוע. זו האפשרות שלכם לחסוך לא מעט כסף, ואם התקציב שלכם מוגבל, יכול להיות שזה הפתרון היעיל ביותר בשבילכם, פתרון שיסייע לכם לעמוד בהוצאות הקשורות באירוע כזה.
• קל יותר להגיע – לכולנו זה קרה. היינו צריכים להגיע לאירוע כלשהוא באמצע השבוע, ולא משנה אם זה אירוע של חבר קרוב או מכר רחוק מהעבודה, והדרך לאירוע כבר הוציאה לנו את החשק ממנו. יש פקקים ויש צפירות מסביב, יש בעיות חנייה ויש לא מעט כאב ראש סביב הנהיגה. בשבת זה אחרת. אז נכון שמי שצריך להגיע בתחבורה ציבורית יתקשה לעשות את זה, למרות שבזמן האחרון יש ערים שמפעילות תחבורה ציבורית בשבת, אבל נהיגה בשבת בטוח שונה לגמרי מנהיגה באמצע השבוע. אין פקקים ואין לחץ, נוסעים בכיף ומגיעים בשמחה.

מוזמנים דתיים ושומרי כשרות…

יש משהו שאתם חייבים לקחת בחשבון כשאתם מארגנים אירוע בשבת. אירוע בשבת יכול להיות במוצאי שבת ואז אין בעיה למוזמנים ששומרים שבת בעיקר אם המקום מספק את הכשרות הרצויה. אבל אם האירוע הוא בשבת עצמה, לא תוכלו להזמין שומרי שבת או שומרי כשרות מכיוון שמקומות כאלו לא מקבלים כשרות.

במדינת היהודים כמעט אין מי שאין לו חבר קרוב או בן משפחה דתי או כזה שמקפיד על תעודת כשרות במקום בו הוא אוכל, ואם האירוע יהיה בשבת, אתם תצטרכו לוותר עליו. אם אין לכם מוזמן פוטנציאלי כזה או אם האירוע מיועד להיות קטן ואינטימי וגם ככה אתם מסננים המון מוזמנים וביניהם שומרי שבת וכשרות, אז לא צריכה להיות לכם בעיה.

אירוע בשבת הוא אירוע רגוע יותר ונינוח יותר, אירוע שמכל הבחינות יכול להיות עם פוטנציאל חיובי יותר. כולם מגיעים במוד אחר מאשר באמצע השבוע, אנשים לא ממהרים ולא מסתכלים כל רגע על השעון ובודקים האם הם כבר צריכים ללכת או שעוד לא, הילדים נהנים ולא צריך לזרז אותם לשום מקום. אין כמו יום שבת בשביל אירוע נעים יותר, בעיקר אם הוא אירוע אינטימי יותר. כל מה שצריך הוא להתארגן בהתאם ולמצוא את נותני השירות הרלוונטיים לאירוע כזה.

חתונה היא פעם בחיים (או לפחות אמורה להיות כזו) וככזו, היא אירוע שצריך לתכנן בקפידה. חתונה היא אירוע מרגש, אירוע בו שני אנשים מחליטים לקשור את גורלם זה בזו וזו בזה לתמיד, ולכן היא צריכה להיות גם עם ניחוח רומנטי. יש לא מעט בחורות שיודעות איך החתונה שלהן תיראה כבר משנות הילדות שלהן, יש להן חלומות ופנטזיות לא רק על האחד אלא גם על איך ייראה היום ובעיקר הערב המאושר בחייהן, אבל כשמגיע הדבר האמיתי, הן מבינות שזו הפקה רצינית.

מעבר לשמלה, לצלם, לקייטרינג ולשאר נותני השירות, צריך למצוא את המקום המתאים. המקום המתאים הוא זה שייתן את הטון, הוא זה שייקבע את אופי החתונה והוא זה יקבע את הקונספט שלה.

אבל עולם האירועים הוא עולם דינאמי, ומה שהיה פופולארי פעם פחות פופולארי היום. מה שפעם היה אופציה שרבים לא רוצים לוותר עליה, שינה היום פנים. דוגמא טובה לכך הוא הקונספט של אירועים בטבע שקצת דעך בשנים האחרונות. פעם זוגות היו רוצים את המרחב, את הסיבה הטבעית, את היער או המדבר או לפחות את גן האירועים במושב שמדמה את הפתוח והחופשי אבל היום, יש יתר ויותר זוגות שחולמים ורוצים חתונה אורבנית. אז מהי אותה חתונה אורבנית ולמה היא פופולארית מאוד בשנים האחרונות?

קצת על חתונה אורבנית…

לכל חתונה יש את הסגנון שלה. יש את הסגנון השמרני והקלאסי אותו רואים כמעט בכל חתונה, סגנון שמשותף להמון זוגות… יש את הסגנון הספורטיבי שזה הסגנון החופשי והגמיש יותר, ויש את הסגנון האורבני. מהו אותו סגנון אורבני? סגנון אורבני זו הבאה של העיר לידי ביטוי. זה אומר את התכונה, הרעש והאופי החי והדרמטי של העיר. זה אומר טרנדים עכשוויים ושיק, וזה אומר הבאה של המנטליות העירונית, הבניינים הגבוהים וכל מה שעיר משדרת.

כלה שתרצה להיות גם היא חלק מהקונספט האורבני תמצא שמלת כלה אופנתית ומודרנית אך כמובן עם טאץ' שלה. הצילומים של הכלה ושל הזוג בכלל יהיו צילומים ברחוב הסואן, בין האנשים והמכוניות ובין הריחות והטעמים של העיר.

בחירת מקום לחתונה אורבנית

הכול אם כן מתחיל עם בחירת המקום המתאים לחתונה בסגנון הזה ויש אפשרויות שונות למציאת מקום שמתאים לקונספט הרצוי. זה יכול להיות איזה שהוא מבנה טמפלרי וזה יכול להיות לופט מגניב בעיר הגדולה, זה יכול להיות חלל בוטיקי כלשהוא וזה יכול להיות איזה שהוא בר או מקום ישן אחר. זו יכולה כמובן להיות גם גלריה או כל מקום אחר שמשדר עיר. בחירת מקום שמתאים לאופי של חתונה כזו הוא לא דבר של מה בכך, הוא מצריך חיפושים וניסיון להבין את הוויב במקום אך בסופו של דבר בחירה נכונה תשדרג את האירוע.

אוכל שמתאים לכולם

חתונה אורבנית יכולה להיות עם אוכל בסגנונות שונים. כמובן שאפשר לשלב קונספט הגשה של אוכל רחוב מה שאומר דוכנים באירוע ונקודות שונות שיהיו מפוזרות באולם, ואפשר ללכת בסופו של דבר על הגשה אישית. מה שטוב בחתונה כזו הוא שהיא יכולה לשלב צירופים שונים של אוכל שפחות מקובלים בחתונה קלאסית. חשוב כמובן גם לזכור שבכל אירוע כזה תהיה כמות לא מבוטלת של צמחוניים וטבעונים וצריך לתת להם את המענה שלהם, וצריך לתת מענה גם לכאלו שמוזמנים לחתונה ומקפידים על כשרות מהודרת. איך? פשוט מאוד, מוודאים עם האולם שהוא מספק את הפתרון הדרוש.

חתונה אורבנית ביום שישי

אם אתם רוצים להעצים עוד יותר חתונה כזו, אם אתם רוצים שאנשים לא רק יאהבו את הקונספט אלא גם יגיעו לחתונה שמחים ורגועים, אין כמו חתונה אורגנית ביום שישי בשביל זה. יום שישי בעיר הגדולה הוא היום שמפגיש בין אנשים, זהו יום בו אנשים רגועים יותר ונוח להם יותר להשתתף באירוע. אז הנה כמה יתרונות של חתונה אורבנית דווקא ביום שישי:

• כולם רגועים יותר – כפי שציינו, הדבר הבולט ביותר בחתונות ביום שישי הוא זה שכולם רגועים. אף אחד לא ממהר לשום מקום ורוב האנשים גם לא קמים מוקדם ביום שישי, ככה שכולם מגיעים להם בנוחות וברוגע לאירוע שלכם. אין עבודה לפני ואין עבודה אחרי, והכל מתנהל על מי מנוחות ובלי לחץ.
• אפשר להביא ילדים – חתונה ביום שישי היא בדיוק מה שצריך אם יש כוונה שיהיו ילדים באירוע. ילדים יכולים להיעדר מבית הספר או הגן ביום שישי, ואפשר להביא אותם בכיף ובלי לחץ. ילדים נהנים מאוד מאירועים כאלו וזה הזמן גם לאפשר להם לספוג את האוירה האורבנית.
• זול יותר – חתונה ביום שישי היא משהו שהולך והופך לפופולארי יותר ויותר, אבל עדיין, חתונות באמצע השבוע פופולאריות הרבה יותר. זה אומר שיש פחות ביקוש לאולמות ולאנשי מקצוע ליום שישי, וזה אומר שהמחירים שלהם יהיו נוחים יותר. אם אתם רוצם להוזיל מעט את הוצאות האירוע, אם אתם רוצים לעמוד בתקציב מסוים, זו בהחלט יכולה להיות אופציה טובה עבורכם. חשוב לזכור שגם קל יותר למצוא אנשי מקצוע מעולים לחתונה שתתקיים ביום שישי. הם פחות מבוקשים ופנויים יותר, ואם אתם רוצים אנשי מקצוע בסטנדרט מסוים בלי לפשוט את הרגל, חתונה ביום שישי יכולה להיות בדיוק מה שאתם מחפשים .

חתונה אורבנית יכולה להיות חתונה מדהימה, חתונה צעירה ותוססת כזו שהמוזמנים שלכם יזכרו עוד שנים ארוכות.

אירועי בוקר יכולים להיות מגוונים. הם יכולים להיות אירועים עסקיים ויכולים להיות אירועים פרטיים. בכל מה שנוגע לאירועים עסקיים, הם יכולים להיות איזה שהוא מפגש עסקי בעל משתתפים רבים וכשמדובר על אירוע פרטי, זה יכול להיות אירוע כמו ברית מילה אבל לרוב זו תהיה חתונה.

חתונות בבוקר ובעיקר בשישי בבוקר הפכו לפופולאריות במיוחד. יותר ויותר זוגות בוחרים באירוע כזה, אירוע רגוע ביום שישי בצהריים, אירוע עם כמות מוזמנים בדרך כלל קטנה יותר מאירועים בערב ומה שמאפיין אירועים כאלו הוא בעיקר זה שהם רגועים יותר. אז הנה כמה יתרונות לחתונה של שישי בצהריים, חתונה בשעות היום.

יותר קל למצוא מקום

נתחיל מהדבר הבסיסי ביותר – מציאת מקום. כפי שציינו רוב החתונות מתקיימות באמצע השבוע ובשעות הערב, מה שהופך את מציאת התאריך המתאים, לפרויקט של ממש. חתונות בצהריים אומנם הופכות לפופולאריות יותר ויותר אבל הן עדיין נדירות ביחס לאירועים בערב, ולכן למצוא מקום לאירוע בבוקר יהיה קל יותר. זה כבר יתרון כי מציאת מקום פנוי לאירוע יכול להיות דבר מתיש במיוחד.

מחיר

עוד יתרון שיש לאירוע בשעות הצהריים הוא המחיר, מה שמתקשר לסעיף הקודם. הרי בסופו של דבר הכול זה ביקוש והיצע, וכשאין ביקוש יותר מידי המחירים יורדים. בעיקר כשמדובר על חודשי הקיץ בהם יש יותר חתונות והמחירים באולמות גבוהים יותר, כדאי לבחון את האופציה של שישי בצהריים. זו היא אופציה שיכולה להיות גם פתרון למי שהתקציב שיש לו הוא תקציב נמוך יחסית.

אנשי מקצוע פנויים יותר

אם נמשיך בקו הזה, כל מה שנוגע לביקוש והיצע נראה שיש גם הרבה יותר אנשי מקצוע פנויים בין אם מדובר על תקליטנים, בין אם מדובר על צלמים ובין אם מדובר על מפעילי אטרקציות שונים. רובם פנויים יותר בשעות היום מכיוון שהאירועים שלהם הם בשעות הערב, ושוב, לא רק שיהיה קל יותר למצוא את הצלם והתקליטן המועדף עלינו אלא גם שאפשר יהיה למצוא אחד כזה במחיר שמתאים לנו.

תפריט גמיש יותר

הנה עוד יתרון שיש לאירוע בשעות הבוקר – צהרים על פני אירוע בערב. באירוע בערב התפריט מבחינה קונספטואלית די ידוע מראש. הוא יהיה מורכב מדגים ומבשר והוא יכול להגיע בצורות שונות. כשמדובר על אירוע בשעות הבוקר או הצהריים, התפריט יכול להיות כבר גמיש הרבה יותר. הוא יכול להיות חלבי ויכול להיות בשרי, יכול להיות בראנץ' כזה שיהיה שונה מתפריט באירוע רגיל. אם בוחרים לצורך העניין את הסגנון הבראנצ'י, גם כן, בדרך כלל המחיר יהיה נמוך יותר מאשר מחיר של אירוע רגיל.

ילדים יכולים להשתתף

יש לא מעט אירועים שבעלי האירוע רוצים שהוא יהיה אירוע אינטימי יותר. הם רוצים שהוא יהיה עם המשפחה והחברים הקרובים והם מעדיפים שהוא לא יהיה גדול אבל יכלול את כל האנשים החשובים. מה זה אומר האנשים החשובים? בין השאר הילדים, שבאירוע בשעות הערב או שלא יגיעו או שיהיו עייפים, לא ייהנו מהאירוע וגם יהפכו לנטל על ההורים. כשעורכים אירוע בשעות היום הילדים נהנים הרבה יותר. הם יכולים להיות חלק מהאירוע ויכולים להשתתף בו ולרקוד בו.

כולם מגיעים נינוחים יותר

יש משהו מלחיץ באירועים בערב. אנשים מגיעים אליהם בדרך כלל אחרי יום עבודה ארוך ומתיש, עם כל המשמעויות של יום כזה. לא משנה אם זהו יום חמישי או יום אחר בשבוע, אירוע באמצע השבוע לא תמיד מתאים לכולם ולא פעם מגיעים אליו רק כי חייבים. אירוע בשעות היום ובעיקר אם זהו אירוע ביום שישי, הוא אירוע בו אנשים מגיעים אליו הרבה יותר רגועים והרבה יותר נינוחים. הם נהנים הרבה יותר ממנו, לא ממהרים לשום מקום ובשבילם זה גם פתרון לארוחת צהריים לילדים, והכל יותר נעים.

מציאת מקום לאירועי בוקר

אז איך מוצאים מקום לקיים בו אירוע בשעות הבוקר? לא משנה אם זהו אירוע פרטי או עסקי, יש כמה דברים שצריך לשים אליהם לב. הראשון הוא כמובן המיקום של האירוע. אומנם אירוע כזה לא יהיה בשעות הבוקר המוקדמות, שעות בהן יש פקקים, אבל עדיין, אם האירוע הוא בעיר ובעיקר אם הוא במרכז צריך לזכור גם את זה ולהיזהר ממקומות שההגעה אליהם מורכבת ואם יש בעיות חנייה, צריך לשקול את זה עוד יותר. בדרך כלל אולמות אירועים גם אם הם בעיר יש להם חנייה או הסדר חנייה כלשהוא באזור.

איך עוד מוצאים מקום לאירועי בוקר? בוחנים את התפריט המוצע והאם הוא עונה לציפיות שלכם. לכל אחד יש את הרמה הקולינרית אותה הוא רוצה באירוע שלו ולכל מקום יש את ההיצע שלו. מקום כזה צריך גם לתת מענה לדרישות מיוחדות כמו מנות בכשרות מהודרת או מנות צמחוניות וטבעוניות, וגם אם המנות הללו לא מוכנות במטבח עצמו אלא מוזמנות מקייטרינג אחר, זה בסדר. צריך כמובן גם לוודא שהמקום מתאים לכמות המוזמנים המיועדת, שהוא לא גדול מידי ולא קטן מידי.

בסופו של דבר זה הכול עניין של תקציב ואולי הדבר הראשון שצריך לעשות הוא לשבת ולחשוב כמה רוצים להוציא באירוע כזה ומהן היכולות. אירוע כזה אמור להיות זול יותר מאירוע בשעות הערב, כך שזו כבר פתיחה טובה עם מגוון אפשרויות רחב יותר. יש לכם מקום מומלץ לאירוע מאנשים שאתם סומכים עליהם? לכו על זה. אבל בכל מקרה, תגיעו כמובן בזמן שאירועים מתקיימים כדי שתבחנו את המקום בלייב.

אירוע עסקי הוא אירוע שאי אפשר לעשות בו טעויות. זה אירוע שצריך להיות מושלם, אירוע שאמור להשיג את מטרתו ואמור להוות אחד ממנופי הצמיחה של העסק. אירוע עסקי יכול להיות אירוע לעובדי החברה, יכול להיות אירוע שמיועד ללקוחות ויכול להיות אירוע שמיועד למשקיעים או שותפים, והוא מצריך חשיבה על כל פרט ופרט בכדי שהוא יהיה מוצלח במיוחד.

אם אתם מארגנים אירוע עסקי מכל סוג שהוא, יש לכם לא מעט על הראש. אתם צריכים לדאוג למקום לקיים בו את האירוע, צריכים לדאוג לאנשי מקצוע שונים וצריכים לדאוג לתוכן שיהיה בו. אתם יכולים לעשות את זה לבד ויכולים להיעזר באנשים נוספים, הכול בשביל לקיים את מטרת האירוע ולהביא להצלחתו. אז הנה כמה דברים חשובים לבחירת מקום לקיים בו את האירוע שלכם.

הגעה למקום

אם אתם מחפשים אולם לאירוע עסקי בתל אביב, ההגעה למקום היא משהו שצריך בהחלט לעניין אתכם. אתם צריכים לבחון את דרכי הגישה למקום, צריכים לוודא שהצירים אליו לא עמוסים מידי, ובתל אביב זה יכול להיות אתגר לא פשוט.

סביר להניח שיהיו גם לא מעט אנשים שיגיעו אל האירוע בתחבורה ציבורית. בנוגע לזה, אם האירוע הוא בתל אביב זה יתרון, מכיוון שתחבורה ציבורית בתל אביב לא חסרה. יש אוטובוסים ויש רכבות, יש מוניות ויש אופניים להשכרה.

חנייה במקום

זה רלוונטי לכל מקום שהוא ובעיקר לעיר תל אביב. אי אפשר לדבר על אירועים בתל אביב בלי לדבר על בעיית החנייה בעיר. כל מי שהגיע לעיר עם רכב בשנים האחרונות גילה מהר מאוד שאם הוא לא ימצא חניון קרוב, הוא יהיה בבעיה ולא יהיה לא איפה לחנות את הרכב שלו בלי לקבל דו"ח או גרוע מזה, להיגרר. זו הסיבה שכשאתם בוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב אתם צריכים בין השאר לוודא שזה מקום שיש בסביבתו חנייה. צריכה להיות חנייה במקום מטעם האולם או הסדר כלשהוא עם חניון קרוב, העיקר שהמשתתפים באירוע לא יצטרכו לחפש חנייה בלי סוף.

החלל במקום האירוע

עוד פרמטר שאתם צריכים לקחת בחשבון אם אתם מחפשים אולם לאירוע עסקי בתל אביב כמו גם בכל מקום אחר הוא גודל החלל. יכול להיות שאתם עורכים אירוע קטן יחסית וצריכים חלל אחד לא גדול, יכול להיות שאתם מתכננים מספר פעילויות ואתם צריכים חלל שמחולק לכמה חללים קטנים ויכול להיות שאתם רוצים להושיב את המשתתפים באירוע בצורות שונות. בבואכם לבחון מקום לקיים בו את האירוע אתם צריכים לבחון מהם הצרכים שלכם ומה התכנונים שלכם. איזה גודל של חלל אתם צריכים והאם החלוקה בו מתאימה לכם.

איך תעשו את זה? פשוט מאוד, תבקשו מבעלי המקום לראות סרטים של אירועים עסקיים שהתקיימו במקום. יכולים להיות אירועים בקונספטים שונים וכשתמצאו אירוע שדומה לאירוע אותו אתם מעוניינים להפיק מבחינת תוכן ומבחינת כמות של אנשים, תוכלו לדעת האם המקום מתאים לכם.

אספקת תשתיות וציוד

אירוע עסקי הוא אירוע עם תוכן. זהו אירוע שדורש לא פעם במה ופודיום, סביר להניח שתצטרכו מקרן וכנראה שגם תאורה מתאימה תהיה דרושה לכם. ומה עם מערכת הגברה? מה עם חיבור לאינטרנט? את כל הדברים האלו ורבים אחרים אתם צריכים לוודא. שוב, גם פה נכנס האלמנט של הצרכים שלכם מול מה שהמקום מציע. יכול להיות שהוא לא יספק את כל צרכיכם אבל הוא ימצא חן בעיניכם ואתם תצטרכו לדאוג לדברים לבד, אתם רק צריכים לדעת את זה מראש.

אוכל, כן או לא?

הכוונה בכותרת היא כמובן לא השאלה אם צריך שיהיה אוכל באירוע או שלא. ברור שצריך. אין אירוע בלי אוכל ובאירוע עסקי הוא צריך להיות מותאם לאופי האירוע ולמוזמנים בו. מה שאתם צריכים לברר הוא האם האולם עצמו מספק את הקייטרינג או שאתם צריכים לדאוג לזה לבד. יש אולמות שמיועדים לאירועים עסקיים שרק מציעים את המקום ותו לא, ויש אולמות שמציעים גם אוכל. אם כן, האם האוכל במקום הוא מה שאתם מחפשים לאירוע או שהוא לא מספיק או מצד שני, מוגזם.

בכל מה שנוגע לאוכל, אתם צריכים לוודא גם שהוא מותאם גם לקבוצות קטנות יחסית. קבוצות קטנות יכולות להיות צמחונים או טבעונים וכמובן, אלו ששומרים על כשרות מהודרת מה שלא בטוח שהמקום מספק. למקרה האחרון יש פתרון אותו מציעים רבים מהאולמות, והוא הבאה של מנות מבחוץ במיוחד עבור אלו שצריכים כשרות מיוחדת.

אפשרויות פרסום ומיתוג

יכול להיות שאתם רוצים באירוע כזה להביא לקוחות חדשים ויכול להיות שאתם רוצים לפרסם את עצמכם, בבואכם לבחון את האולם אתם צריכים לראות מהן האופציות שהוא מציע בעניין. האם אפשר להביא חסויות לאירוע, האם אפשר לפרסם בו ואם כן איך, ובכלל, עד כמה הוא מותאם לאירוע עסקי על כל המשתמע מכך.

תקציב

בסופו של דבר הכול מגיע לכסף ואתם בתור מארגני ומפיקי האירוע מן הסתם עם תקציב מוגבל. אירוע עסקי צריך להיות אירוע רווחי בטווח הרחוק, מה שאומר שהוא צריך ליצור רושם על משקיעים או שותפים פוטנציאליים, צריך לגייס לקוחות, לפרסם את העסק, להכניס מוטיבציה אצל העובדים ולהעלות את רמת הפרודוקטיביות שלהם או כל מטרה אחרת.

גם אם התקציב שלכם מוגבל, וודאו שהוא עונה למטרה הזו. אם האירוע לא עתיד להיות יעיל במיוחד לעסק, כדאי לשקול אותו שוב או לבדוק את האופציה של פריצת מסגרת התקציב.

בשעה טובה עומדים להתחתן? מזל טוב! חתונה היא האירוע המרגש ביותר בחיים, אירוע של פעם בחיים (בשאיפה) שמושקעות בו לא מעט אנרגיות וכמובן כסף רב. חתונה היא עבור רבים ובעיקר רבות אירוע שחולמים עליו מגיל קטן.

ההכנות לחתונה הן הכנות מורכבות ואינטנסיביות, בעיקר אם מדובר על חתונה גדולה עם כמות מכובדת של אנשים ובעיקר אם מתכננים לשלב בה אטרקציות ודברים לא שגרתיים. אבל לפני הכול ומעל לכל יש את בחירת המקום לחתונה, את האזור ואת האולם או גן האירועים.

אם תל אביב היא הכיוון שלכם, כנראה שאתם בכיוון הנכון. זו עיר מיוחדת ולמרות שיש בה גם חסרונות כמו תנועה וחנייה, זו יכולה להיות אופציה מצוינת. אז הנה כמה יתרונות לחתונה בלב תל אביב, יתרונות שאתם חייבים לשמוע עליהם.

יתרונות

• מרכז הארץ – תל אביב כידוע היא "ה"עיר במרכז הארץ. זו עיר שממוקמת מצוין ויש אליה לא מעט כבישים שמגיעים, ובחתונה יכולים להיות מוזמנים ממקומות ומאזורים רבים בארץ. אם אתם גרים לדוגמא בדרום ורוב מוחלט של המוזמנים שלכם מהאזור הזה, יכול להיות שתל אביב היא לא בשבילכם לאירוע כזה. אבל ברוב המקרים, המוזמנים יכולים להגיע מכל מיני כיוונים, ותל אביב נמצאת במיקום מצוין גם לאלו שמגיעים מהדרום וגם לאלו שמגיעים מהצפון, מכבישי איילון, גהה או אחרים.
• תחבורה ציבורית – יכול להיות שיש לכם מוזמנים שאין להם רכב פרטי ויכול להיות שהמוזמנים שלכם יעדיפו תחבורה ציבורית על פני עמידה בפקקים וחיפוש חנייה, ובתל אביב יש ממנה בשפע. לכל מקום בו רוצים להגיע בתל אביב יש אוטובוסים ותחנות מפוזרות, כך שמקסימום המוזמנים שלכם יצטרכו ללכת כמה דקות ברגל ולא יותר מזה. אם המוזמנים שלכם שרוצים להגיע בתחבורה ציבורית מגיעים מחוץ לעיר ואפילו מהצפון או הדרום, יש 4 תחנות רכבת בעיר – ההגנה, השלום, ארלוזורוב והאוניברסיטה שמכל אחת מהן יש אוטובוסים בתוך העיר.
• לוקיישנים לצילום – תל אביב היא עיר מיוחדת, עיר בה יש כל כך הרבה דברים מיוחדים כמו גם מקומות מיוחדים ואחד הדברים שקורים לפני החתונה הם צילומים של הזוג במקומות שונים. תל אביב מלאה בלוקיישנים לא שגרתיים אם אלו חופי הים ואם זה נמל יפו, אם זה אזור פלורנטין ואם זה בסמוך למבנים מיוחדים ולמקומות לא שגרתיים. זה בהחלט שיקול שכדאי לקחת בחשבון כשמתלבטים איפה לערוך חתונה
• עיר שמשדרת שמחה – לא סתם תל אביב נחשבת לעיר ללא הפסקה. תל אביב ידועה כעיר שמחה, עיר תוססת ומלאת חיים. עצם בחירת תל אביב כעיר לקיים בה את החתונה היא כבר פתיחה טובה ומוטיבציה למוזמנים שלכם להגיע, בעיקר אם הם צעירים ברובם.

צילום האירוע

יש לא מעט דברים שאתם צריכים להקפיד עליהם, נותני שירות שאתם צריכים לבחור מבין רבים שמציעים את עצמם. אחד החשובים שבהם הוא הצילום של האירוע,  מה שישאיר לכם מזכרת לכל החיים. אם האירוע לא מתועד זה כאילו הוא לא באמת התקיים, ואם אתם כבר דואגים לתיעוד תוודאו שהוא יהיה איכותי. מדובר כמובן על צילומי סטילס ווידאו שיכולים להגיע גם עם צילום ממצלמות רחף או מכל מיני זוויות מיוחדות. תבדקו מה הצלם יכול להציע לכם דווקא בהקשר של תל אביב, אם זה מיקום מיוחד לצילומים שלפני או כל דבר אחר.

אל תתפשרו על שירותי צילום ברמה גבוהה במיוחד. יש היום אין סוף אופציות ומהחתונה שלכם אתם צריכים מזכרת מיוחדת.

חתונה בחורף או בקיץ?

אם אתם חושבים על האופציה של חתונה בלב תל אביב, תצטרכו בין השאר לקבל החלטה לגבי מועד האירוע, האם הוא יהיה בחורף או בקיץ. לכל אחת מהאופציות יש יתרונות וחסרונות, והנה כמה מהם.

• חתונה בחורף – חתונה בחורף היא קודם כל חתונה רומנטית יותר, חתונה מיוחדת יותר ואינטימית יותר. בחתונה בחורף אתם יכולים מצד אחד להיות רגועים שרובם המכריע של המוזמנים יגיעו לאירוע שלכם כי אנשים לא נוטים לנסוע לחופשות בחו"ל כמו בקיץ, אבל מצד שני, אם החתונה תיפול על יום סוער, זה יכול להיות בעייתי למרות שפה זה לא ארצות הברית וסוער זה עניין יחסי. חתונה בחורף גם תבלוט יותר ותיזכר יותר מהסיבה הפשוטה, כי בחורף יש פחות חתונות והן פחות שכיחות. עוד יתרון שיש לחתונה בחורף הוא העלות, שתהיה בוודאות נמוכה יותר הן באולם או גן האירועים והן אצל כל נותני השירותים, פשוט כי הם פחות מבוקשים.
• חתונה בקיץ – לחתונה בקיץ יש גם כן לא מעט יתרונות, יתרונות שגורמים לרבים לבחור דווקא באופציה הזו. חתונה בקיץ היא חתונה שיכולה להיות בהרבה יותר מקומות מאשר חתונה בחורף, ולא צריך לדאוג למזג האויר שיהיה נוח בכל מקרה, בטח אם זה בתוך אולם. חתונה בקיץ מאפשרת להתחתן ללא חשש בגן אירועים או בים, או בכל מקום אחר פתוח בלי החשש מגשם. יש בקיץ גם משהו שמח יותר, משהו מזמין יותר וקופצני יותר שגורם לאנשים להגיע עם יותר רצון לחתונות.

חתונה בלב תל אביב תהיה חתונה שמחה אם כי הא דורשת תשומת לב לפרטים רבים ומציאת פתרונות כמו חנייה כדי שהיא תהה מושלמת. תל אביב היא עיר מיוחדת, עיר שלא סתם יש ביקוש גדול כל כך לגור בה ולקיים בה אירועים, עיר עם וויב שאין לאף עיר אחרת בארץ, ועל זה יספרו לכם תיירים שמגיעים מחו"ל ולא מוכנים לוותר על העיר הזו

אירוע עסקי הוא לא עוד אירוע אלא כזה שחייב להיות לא פחות ממושלם. יש לו מטרה כלשהיא והוא צריך להשיג אותה, מטרה שיכולה להיות יצירת התעניינות אצל משקיעים או שותפים, גיבוש עובדים, ערב התרמה לעמותה או כל מטרה אחרת. אירוע עסקי צריך להיות מתוכנן היטב וצריך להיות איכותי וכמובן אפקטיבי, צריך להיות מעורר השראה וצריך להיות חדשני ומוצלח.

אם זהו אירוע עסקי בתל אביב, הוא יכול להיות מצד אחד נוח בגלל המיקום שלו אך מצד שני, הוא יכול להיות גם מורכב מסיבות שונות. אז הנה כמה טיפים לארגון אירוע עסקי בתל אביב, כזה שישאיר רושם עוד זמן רב.

מיקום האירוע

תל אביב כידוע היא "עיר ללא הפסקה", עיר חיה ובועטת ויש לזה יתרונות וחסרונות. 2 חסרונות עיקריים בזה שזו עיר שוקקת חיים הם התנועה והחנייה, ואם האירוע מתקיים בתל אביב צריך לקחת גם אותם בחשבון. מה זה אומר? זה אומר שצריך לבחור מקום אליו התנועה סבירה, לא פקוקה מידי ולא עמוסה מידי. צריך גם לוודא שיש חנייה מסודרת במקום, או של האולם עצמו או באיזה שהוא הסדר לחנייה עם חניון קרוב וכדומה.

אתם לא רוצים שהמוזמנים שלכם יגיעו עצבניים לאירוע, בין אם אלו עובדים וקל וחומר, אם אלו לקוחות או משקיעים. תוודאו שההגעה נעימה, יחסית כמובן לעיר תל אביב.

לדייק את האירוע

מה זה אומר לדייק את האירוע? זה אומר לחשוב על כל פרט ופרט מראש, כדי שהכול יעבוד והכל "יתקתק" כמו שצריך. זה אומר שהכול חייב להיות מתוכנן כמו שצריך, מהפרט הראשון ועד לפרט האחרון. זה אומר שאתם צריכים לדעת מראש מי הוא קהל היעד שלכם ומהם הציפיות שלו? מה יגרום לו להרגיש טוב ומה ישמח אותו? תכנון נכון ודיוק של האירוע זה אומר גם בחירת הספקים הנכונים, אלו שיכולים להציע לכם שירות לא פחות ממעולה כזו שיתרום להצלחת האירוע. אז פעם אי אפשר "לפגוע" 100% בשביל כולם, אבל אפשר להיות הכי קרובים לזה ובשביל זה צריך לשאוף לכמה שיותר דיוק.

משיכת מוזמנים לאירוע

כדי שהאירוע יהיה מוצלח, צריכים להיות בו מוזמנים כמו שמתוכנן ובשביל שזה יקרה, בשביל ליצור את הרושם הנכון אתם צריכים לעשות כמה צעדים:

• הכול מתחיל בהזמנה – אתם רוצים שיגיעו לאירוע שאתם מפיקים ואתם צריכים בשביל זה הזמנה "מזמינה". מה זה אומר? זה אומר שאתם צריכים להשקיע בעיצוב ההזמנה, צריכים שהיא תהיה מושכת ונראית מצוין. חשיפה להזמנה מושקעת ויפה תגדיל את הסיכויים להגעה לאירוע.
• ספקו מידע – אתם רוצים לעניין את המוזמנים שלכם ואתם צריכים ליצור אצלם תחושה שהם הולכים ליהנות (מה שחייב כמובן להיות נכון) ובשביל שזה יקרה אתם צריכים לספק להם כמה שיותר מידע על האירוע. אתם צריכים לספר להם מי יהיו המוזמנים בו, צריכים לספר מי יהיו הדוברים ואילו הרצאות יהיו, כמו גם אילו הופעות יהיו אם ישנן.
• תנצלו את הרשתות החברתיות – אם זהו אירוע עסקי שמיועד לקהל הרחב ואתם רוצים להגיע לטווח רחב של אנשים, אתם צריכים לנצל את הרשתות החברתיות. אתם צריכים לדאוג שבהזמנה הדיגיטלית שלכם יהיו לחצני שיתוף, להפיץ את הבשורה בפייסבוק, אינסטגרם, טוויטר ורשתות אחרות וליצור באז.
• אפשרות נוחה לרישום – אנשים היום קצרי זמן וחסרי סבלנות. אל תסבכו אותם עם טפסים ארוכים ומורכבים, כי הם יינטשו מהר. במקום זאת תנו להם אפשרות פשוטה להירשם, טפסים מהירים וקצרים למילוי בין אם הם דיגיטליים או פיזיים. עדיף כמובן לבחור את האופציה הדיגיטלית כי היא מהירה יותר ונגישה יותר.

אוכל, קדימה אוכל…

לא רק הצבא צועד על קיבתו. כל כינוס של אנשים מצריך דאגה למעיים שלהם והיום הסטנדרטים הם כאלו שאתם לא יכולים להתפשר על איכות האוכל. בבואכם לארגן אירוע עסקי בתל אביב כמו גם בכל מקום אחר עומדות בפניכם כמה אפשרויות. זה יכול להיות קייטרינג עם אירוח מלא מה שאומר מלצרים שיגיעו את האוכל, זה יכול להיות בופה מה שאומר שאנשים ייגשו וייקחו לעצמם את האוכל שלהם, וזה יכול להיות מגשי אירוח מוכנים מראש.

גם באוכל עצמו יש אפשרויות רבות – חלבי, בשרי, ארוחה מלאה או פינגר פוד בהתאם לשעת האירוע. יש שתי קבוצות שאתם חייבים לקחת גם כן בחשבון. האחת היא קבוצת הצמחונים והטבעונים, שפעם הם היו אחוז זעום באוכלוסייה אבל היום הם כבר רבים ואין אירוע שאין בו מהם וצריך לדאוג להם. צריך לדאוג למנה צמחונית או טבעונית ורצוי שהיא תהיה מכובדת ולא איזה טבעול שיצא מהמקפיא.

חשוב גם שתדאגו לאלו שכשרות רגילה לא מספיקה להם. סביר להניח שהאירוע שלכם יהיה כשר מבחינת אוכל, אבל כדאי לוודא שיהיו גם מנות עם כשרות מהודרת לאלו שלא מספיקה להם כשרות רגילה. כך תתפסו כעסק שדואג לכולם.

הפתיעו את המוזמנים שלכם

מי לא אוהב הפתעות… אין כנראה אחד כזה. בעיקר כשאתם רוצים לגרום לאנשים שמחה וליצור אצלם הקשר חיובי לעסק, כדאי שתפתיעו אותם ותתנו להם מתנות קטנות. פנקו את המוזמנים שלכם בכל הזדמנות, תנו להם מתנות שימושיות כאלו ואחרות, ספקו להם מרצים מעניינים ותדאגו לספק להם ערך מוסף. תהיו יצירתיים כמה שיותר.

אירוע עסקי בתל אביב יכול להיות מוצלח במיוחד ויש כמה דברים שהוזכרו פה שצריך להקפיד עליהם כמו גם רבים אחרים. תשקיעו מחשבה ותכנון מוקדם ותבצעו על הצד הטוב ביותר. גם עם תקציב לא גבוה זה יעבוד.

כל מי שערך פעם אירוע כלשהו, יודע כי זה כרוך בהרבה מאוד משימות וברשימה ארוכה של דברים שיש לדאוג להם.

חשוב מאוד להיערך מראש ולהתחיל כשישה עד ארבעה חודשים מראש, על מנת שהאירוע כולו יהיה מוצלח בסופו של דבר וכל הפרטים יהיו מושלמים.

אבל לפני הכול, חשוב מאוד לשבת עם בת המצווה ולשמוע ממנה מה היא רוצה שיהיה באירוע שלה.

מתאמים עמדות

חשוב לזכור כי למרות שההורים בדרך כלל יודעים מה הם רוצים והם אלו שגם מנהלים את התקציב המשפחתי, בכל זאת, אין לשכוח כי האירוע הוא של הילדה שהגיעה לגיל מצוות. היא זו שאמורה להיות מרוצה מהאירוע והיא זו שתזכור יותר מכולם מה היה ואיך היה. על כן, חשוב מאוד לשמוע ממנה על מה היא חולמת, למה היא מצפה ומה היא רוצה שיהיה באירוע המרכזי של החיים שלה (בינתיים, עד החתונה…) על פי רוב היא כבר בישלה בראשה תוכנית והיא כבר יודעת איך היא רוצה שמסיבת בת המצווה שלה תיראה וחשוב מאוד שההורים יהיו קשובים לחלומות שלה.

זה כולל גם את המקום בו ייערך האירוע, סדר הגודל שלו, התוכנית שתהיה באירוע וכמובן מה ומי יהיו במוזמנים לאירוע.

ברור שמותר לכם ההורים להתערב ולומר את דעתכם כי אחרי הכול, בעל המאה הוא בעל הדעה. אך זכרו כי זה הזמן להתגמש ולהיות קשובים לילדה. כל החלטה שתקבלו בסופו של דבר, היא תזכור לכם לכל החיים, לטוב או למוטב.

מתחילים להתכונן

למי שלא ממש מנוסה והוא עדיין לא ערך כל אירוע, חשוב שידע כי חצי שנה לפני האירוע זה לא מידי מוקדם להתחיל לחשוב על אולם מתאים. אולמות מוצלחים נתפסים מהר ומי שלא תופס אולם בזמן, עשוי למצוא את עצמו נאלץ להתפשר על אולם פחות מוצלח.

אז לפני הכול, חשוב לבחור את התאריך לאירוע. באירוע כמו מסיבת בת מצווה אין ממש חובה להיצמד לתאריך יום ההולדת. כי אחרי הכול לא מדובר בסעודת מצווה שחייבת להיערך בו ביום כפי שנהוג באירועי בר מצווה, בריתות וכדומה. בכל זאת, על מנת לשמור על הסימבוליות של האירוע כן כדאי להיצמד לתאריך הנכון וכך האירוע יהיה הרבה יותר 'אמיתי'.

מה צריך לעשות לקראת האירוע?

אז הבנתם שבחירת האולם זה השלב הראשון והוא אמור להתבצע מספר חודשים מראש. אחרי שכבר יש לכם את האולם המתאים, אתם יכולים להתקדם הלאה.

כעת אתם צריכים לפנות אל נותני השירות השונים אליהם תזדקקו לצורך ארגון מסיבת בר המצווה.

זה כולל רשימה ארוכה של פרטים –

• שירותי הסעה לאולם האירועים – עליכם לבדוק את הנושא של הגישה אל אולם האירועים. זכרו כי המשתתפים באירוע בחלקם הם בני נוער צעירים. לא תמיד הם יוכלו להגיע אל האולם בכוחות עצמם. אם מדובר באולם מרוחק, ברור שכך. אך גם אם מדובר במיקום מרכזי בעיר, עדיין לא תמיד יהיה מי שיביא אותם אל האירוע והבעיה המהותית יותר עשויה להיות בחזור מהאירוע. זה עשוי להיות בשעה מאוחרת בלילה וברור שאי אפשר לשלוח ילדים צעירים בשעה כזו לבדם.

מסיבה זו יש לבדוק את הנושא של הסעה אל האולם. קיימים שירותי הסעות המתאימים את עצמם במיוחד לאירועים אשר מתקיימים בערב ואף מסתיימים בשעה מאוחרת.

חשוב לסגור את כל הקצוות עם חברת הסעות שתיקח על עצמה את השירות. יש לסכם מולם מראש את כל הפרטים הרלוונטיים כמו נקודות פיזור בשכונות עבור כלל הנוסעים. שעה משוערת לסיום האירוע וכן הלאה.

• תוכנית לאירוע – מסיבת בת מצווה מטבעה אמורה להיות אטרקטיבית ומושכת במיוחד עבור בני הנוער שאמורים להשתתף בה. חשוב לוודא כי האולם בו בחרתם יוכל להתאים לסוג התוכנית שאתם רוצים באירוע שלכם. לא בכל אולם תוכלו להביא כל תוכנית ואם לא תשימו לב לכך, התוכנית עשויה שלא להצליח וכל ההשקעה שלכם תרד לטמיון.

מה אתם צריכים שיהיה באולם?

אז ברור שהצרכים ישתנו בהתאם לתוכנית הנבחרת. אך בגדול, חשוב לבדוק כי יש במה במקום מרכזי ובולט באולם. יש לבדוק אם ישנו מסך, אם ישנה אפשרות לעשות שימוש במקרן תוך החשכה של האולם וכן האם ישנם אמצעי הגברה במקום.

כמו כן חשוב לבדוק שיש אפשרות לקשט את האולם עם פרחים או עם עיצובי בלונים בהתאם לרצונכם וכי האולם באופן כללי יוכל להתאים לאירוע הספציפי של מסיבת בת המצווה.

נותני שירות שאמורים להשתתף באירוע

ישנם כמה וכמה נותני שירות שגם איתם יש לסגור את כל הפרטים די זמן מראש. זה כולל את שירותי הקייטרינג, זה כולל גם את הצלם, זה כולל את התקליטן ולמעשה את כל מה שעתיד להרכיב את האירוע.

יש אנשים שמעדיפים להיעזר לצורך כך בחברת הפקה מקצועית.

מזמינים את האורחים

עליכם להכין לעצמכם רשימת מוזמנים ולהזמין את כולם. את ההזמנות אפשר לשלוח בצורה מסורתית באמצעות הדואר ואפשר גם לשלוח באמצעים מתקדים יותר. כמו באמצעות הדואר האלקטרוני, הוואטסאפ או באמצעות פרסום בדף הפייסבוק.

כדאי לבקש אישורי השתתפות מכל המוזמנים על מנת שתיטיבו להיערך בהתאם.

גם את ההזמנות תוכלו לשלוח מספר שבועות מראש על מנת שגם אתם וגם האורחים תוכלו להתחיל להיערך. יהיה לכם הרבה יותר קל לתכנן את שולחנות האירוח וכמובן לסגור את מספר המנות אם תדעו בצורה מדויקת מי הולך להשתתף באירוע.

כיום מקובל מאוד בעולם לחגוג אירועים בסדר גודל מצומצם מעט. זה לא שאנחנו מדברים על חגיגת האירוע בסלון הבית. אך בהחלט קיימת כיום מגמה להגביל את מספר המוזמנים באירוע. לא רק משיקולים של חיסכון כספי. (למרות שזה בהחלט לא דבר מגונה) מה שעומד מאחורי התופעה זה הרצון לחגוג אירוע באווירה יותר אינטימית, יותר משפחתית וחמימה כאשר האורחים המוזמנים הם מהמעגל הקרוב באמת אל החתן ואל הכלה.

על מנת לחגוג חתונה בפורמט משפחתי מצומצם, יש כמובן לבחור את אולם האירועים המתאים. כי ברור שאינה דומה חתונה רבת משתתפים לחתונה בהרכב מצומצם ועל כן גם אולם האירועים חייב להתאים לצורך המטרה הזו.

אירוע קטן עם זיכרונות גדולים!

אם מתכננים נכון את האירוע או את החתונה ה'קטנה', הרי שבסופו של דבר האירוע יהיה הרבה יותר מיוחד. החתונה תהיה יותר יוקרתית, האווירה תהיה יותר נעימה ויהיה בה הרבה יותר שמח.

נרחיב להלן על אודות רשימת היתרונות של חתונה קטנה על מנת שאנשים שעדיין לא בדיוק הבינו במה המדובר והם לא ממש מתחברים לטרנד, ידעו למה זה בעצם כל כך מומלץ.

• אירוע הרבה יותר שמח

הבה נודה על האמת. כאשר אנחנו מוזמנים לאירוע שאין לנו ממש חשק ורצון להגיע ולהשתתף בו, אין לנו קשר ישיר עם בעלי השמחה ובעצם ההזמנה היא מעין מחווה רשמית מחויבת המציאות, ההשתתפות שלנו באירוע תהיה בהחלט מאולצת וקשה לומר שאנחנו באמת נשמח באירוע הזה. כאשר בעלי האירוע בוחרים להזמין רק את המעגל הקרוב אליהם באמת, אם זה המעגל המשפחתי הקרוב ואם זה מעגל הידידים הקרוב ממש, ברור כי המוזמנים הללו ישמחו מאוד להשתתף באירוע והם יחגגו אותו מכל הלב. התוצאה תהיה אירוע הרבה יותר שמח מכל אירוע אחר בהם הם משתתפים מתוך אילוצים או מחויבויות רשמיות.

• אירוע הרבה יותר מפנק

ברור כי ככל שאירוע הוא יותר גדול, קשה יותר לשלוט על ההגשה האישית והמפנקת לכל סועד. למרות שנעשים מאמצים וישנה השתדלות רבה לכך מצד הצוות באולם. באירועים קטנים, השירות יהיה הרבה יותר מפנק ויהיה גם אפשרי יותר להעניק לכל אורח את היחס האישי ואת הליווי לכל אורך האירוע.

על פי רוב כאשר הולכים על אירוע קטן, מקפידים יותר על הצד היוקרתי של האירוע כך שגם מבחינת האפשרות להשקיע ולשלם על אירוע שכזה, הרי שאם זה אירוע קטן, זה בהחלט יהיה קל יותר מאשר באירועים גדולים המונים מאות מוזמנים.

אירוע בעלות נמוכה יותר

לא נוכל להתעלם מהמשוואה כי יותר מנות = יותר כסף. כל אירוע זה סיפור יקר וככל שנוסיף עוד מנות, הרי שהאירוע יהיה יקר יותר. כפי שכבר ציינו לעיל, באירועים הגדולים ישנם הרבה אורחים המגיעים אך ורק על מנת לסמן 'וי' על המטלה הזו של השתתפות באירוע. הם היו מוותרים עליו בחפץ לב והיו שמחים לשמור לעצמם את הערב ולא 'לבזבז' אותו על אירוע שמבחינתם הוא מיותר לחלוטין. לא חבל לשלם על המנות של אותם המוזמנים שכביכול עושים לנו טובה בעצם הגעתם והשתתפותם באירוע? כשאנחנו בוחרים לחגוג אירוע קטן, אנחנו למעשה מצמצמים את העלויות ומזמינים כמות הרבה יותר קטנה וגם הרבה יותר ממוקדת של מנות לאירוע.

באיזה אולם נערוך את האירוע?

הבחירה של האולם לאירוע קטן, זהו האתגר האמתי בכל הסיפור. כי רוב רובם של אולמות האירועים בנויים בצורה כזו שהם ערוכים לקליטה של ציבור גדול. בכל אותן מקומות קשה לערוך אירוע קטן שיישא אופי יוקרתי ונעים. דמיינו לעצמכם מספר קטן של שולחנות וכיסאות באולם יוקרה ענק. התחושה שתיווצר תהיה עלובה ורחוקה מאוד מלהיות חמימה ואינטימית. אז בדיוק לשם כך יש לחפש אולם מיוחד שמתאים לאירועי בוטיק קטנים.

ישנם כיום כמה וכמה אולמות אירועים המציעים מתחמי בוטיק יוקרתיים המתאימים לאירועים עבור קהל מוזמנים קטן של כמה עשרות בלבד.

חשוב לשים לב!

למרות שאתם משוכנעים כי האולם שאתם מחפשים אמור להיות קטן, אתם צריכים לזכור כי אירוע, קטן ככל שיהיה אמור להכיל את כל האורחים שלכם ברווח ובנוסף עליכם להשאיר מקום לרחבת הריקודים, מקום לתזמורת או לדי ג'יי וכן מקום מכובד לבר. אם לא תשימו לב לכל הפרטים הללו אתם עשויים לגלות רק בזמן האירוע כי למעשה הייתם קיצוניים מידי והלכתם על אולם מידי קטן לצרכים שלכם.

אם אתם רוצים להיות בטוחים כי בחרתם את הבחירה הכי נכונה, עליכם ללכת לבקר באולם בעת שמתקיים בו אירוע בדומה לזה שאתם מתכננים. רק כך תוכלו להתרשם 'על אמת' מגודלו של האולם כמו גם מההתאמה שלו למטרה שלכם.

אירוע שמותיר טעם טוב

מעניין לציין כי דווקא האירועים הקטנים, הם אלו שמוצאים את המשתתפים עם התחושות ועם הטעמים הטובים ביותר. האירועים הללו יש בהם עוצמה מיוחדת במינה וכל מי שזוכה להשתתף באירוע כזה, נהנה מחוויה בלתי נשכחת. אירוע הרבה יותר חוויתי, אירוע הרבה יותר כיפי וכמובן גם אירוע שהוא הרבה יותר מפנק.

אז זה לא שאתם הולכים לחסוך פה הרבה כסף, כי האירוע שיהיה הרבה יותר מושקע מאירוע גדול, בכל זאת ידרוש ממכם עלויות לא מבוטלות. אך אחרי הכול אתם תיהנו מאירוע עם הטעמים הטובים ביותר והזיכרונות שימשיכו ללוות אתכם וגם את האורחים שלכם לאורך זמן. ברור כי ממד החיסכון עדיין קיים אך לא שם אנחנו מתמקדים.

חתונה קטנה זה כבר ממש לא משהו חדש בישראל. האמת היא שהטרנד הזה הגיע מאירופה ומארצות הברית שם כבר הבינו מזמן כי לא ההמוניות באירוע עושה אותו ליותר שמח ויותר מוצלח. להיפך. הם הכירו בעובדה כי ככל שהאירוע הוא יותר אינטימי והוא כולל את המעגל הקרוב באמת אל החתן והכלה, החתונה היא הרבה יותר שמחה ויש בה הרבה יותר עוצמה. כי בחתונה הקטנה, המשתתפים כולם מקורבים אל בני הזוג ושמחים איתם מכל הלב. זה בהחלט הופך את האווירה ללבבית ושמחה יותר.

משקיעים באווירה

חשוב לזכור כי האווירה באירוע זה הדבר החשוב יותר מכל. לא פעם אנחנו רואים כי בני הזוג בוחרים להשקיע הרבה מאוד מאמצים בכל המרכיבים הנלווים. כמו בדי ג'יי שילווה את האירוע, בקייטרינג ובמנות שיוגשו לאורחים במהלך האירוע, בצלם ובכל התפעול מסביב. אך את הדבר הכי חשוב הם משום מה זונחים. את האווירה.

יותר מכל סעיף אחר, חשוב להשקיע משאבים ביצירת האווירה הנכונה באירוע.

איך יוצרים את האווירה באירוע?

כאן יש לשים לב לכמה וכמה פרטים חשובים.

• המקום בו תערכו את האירוע – למקום בו יערכו את האירוע ישנה משמעות יותר מכל דבר אחר. במיוחד אם אתם הולכים על חתונה קטנה.

ישנה חשיבות רבה להתאמה נכונה של האולם. אם תבחרו אולם גדול ותערכו בו אירוע קטן, תיווצר תחושה כאילו לא הגיעו מספיק אנשים. אירוע קטן, הוא אירוע שצריך להתקיים באולם מתאים שאכן ייצור את תחושה האינטימיות והמשפחתיות.

• העיצוב של האולם – חשוב לשים לב כי האולם מעוצב בצורה נעימה וחמימה כזו שתשדר את האווירה הרצויה. גם אם האולם או גן האירועים אשר בו בחרתם הוא מעט גדול ביחס למספר המוזמנים שלכם, תוכלו לבקש כי יעצבו עבורכם מרחב פרטי ואינטימי בתוך החלל כולו על מנת ליצור את התחושה הרצויה.

ישנן היום חברות הפקה שמבצעות את המלאכה ואלה מציעות את השירות של עיצוב אולמות אירועים בהתאם לצרכים ולדרישות שלכם. כדאי לבדוק אם באולם עצמו ישנו גם כן צוות מיוחד המציע את השירות הרצוי.

• המוסיקה שתלווה את האירוע – כיום אנחנו כבר כמעט ולא מוצאים נגנים שעולים על הבמה באירועים. ברוב רובם של האירועים נעזרים בדי ג'יי. אך אם אתם עורכים אירוע קטן, כדאי לכם לשקול הופעה של נגן שיעצים את האווירה באירוע. זה יכול להיות כנר, זה יכול להיות נגן בכלי נשיפה כלשהו או אפילו האקורדיון הנוסטלגי הישן והטוב. אלו יעצימו את האווירה באירוע ויוכלו ללוות את השירים שיושמעו.

בכל מקרה חשוב מאוד להתאים את המוסיקה לקהל היעד. אם הם לא יתחברו לסוג המוסיקה ולסגנון, לא יהיה שיתוף פעולה מצד הקהל וגם אם יהיו ריקודים הם יהיו ריקודים מאולצים ולא ממש שמחים.

קייטרינג לחתונה קטנה

חשוב לדעת כי כאשר מדובר בחתונה קטנה, הרי שזה אמור להיות שונה מאשר הקייטרינג של חתונה גדולה או של כל אירוע אחר. הדבר אמור לבוא לידי ביטוי בבחירה של המנות שיוגשו באירוע כמו גם בשירותי המלצרות באירוע. אירוע קטן אמור להיות אירוע יותר מפנק וגם יותר יוקרתי. האורחים אמורים לקבל שירות יותר אישי והגשה מפנקת יותר של המנות באירוע.

האוכל, הרמה של המנות כמו גם צורת ההגשה שלהם ישפיעו רבות על התחושה שתיווצר באירוע כמו גם על הטעמים והזיכרונות שאירוע כזה יותיר בפיהם של המשתתפים.

אז נכון שזה יעלה מעט יותר מאשר מנות של אירוע רגיל אך זה המחיר של חתונה קטנה. כל מנה אמורה להיות יותר מושקעת וגם יותר יקרה.

איך בוחרים אולם מתאים לחתונה קטנה?

בגלל שהחתונה הקטנה היא לא כל כך סטנדרטית ויש לה דרישות ייחודיות משלה מבחינת הבחירה באולם, על כן חשוב מאוד לשים לב כי הבחירה נעשית מתוך שימת לב לכל הפרטים שאמורים להרכיב את האירוע. מה זה אומר?

אולם מתאים להרכב האורחים

האולם אמור להתאים לכם מבחינת ההרכב הצפוי להשתתף באירוע. חתונה קטנה יכולה להיות חתונה של מאה איש והיא יכולה להיות גם חתונה של ארבעים או אפילו שלושים איש. ברור כי את האולם צריך לבחור בהתאם למספר המוזמנים. אז נכון שהאולם הנבחר חייב להיות קטן יותר מאולם אירועים גדול. אך חשוב לוודא כי המקום לא יהיה קטן מידי בכדי שכל האורחים ימצאו את מקומם ברווח. מלבד זאת חשוב לשים לב כי ישנה רחבת ריקודים, שיש מקום לבר וכו'. כי גם חתונה – קטנה ככל שתהיה – חייבת להיערך במקום מתאים ולא קטן או צפוף מידי.

אולם מתאים מבחינת מיקום

חשוב לשים לב כי האולם הנבחר יהיה במיקום המתאים לכלל המשתתפים באירוע. על פי רוב אזור המרכז יתאים לכולם והאורחים יצליחו להגיע את האירוע בלי טרחה רבה מידי וטלטולי דרך מתישים.

מלבד זאת חשוב לוודא כי ישנה גישה נוחה לאולם. זה אומר שהדרך אליו היא נוחה עם כבישים סלולים ורחבים שיובילו אל האולם בקלות. יש לבדוק כי גם מי שיבחר להגיע בתחבורה הציבורית יוכל לעשות זאת ללא בעיות.

חשוב לוודא כי יש באזור מקומות חניה מספיקים וזאת על מנת למנוע מהאורחים את הסיבובים המתישים סביב אזור האולם על מנת לאתר לעצמם מקום חניה.

אם תשימו לב לכל הפרטים שציינו, תהנו מחתונה קטנה עם אווירה מדהימה!