מחשבון חתונה – הפקת אירוע באופן מסודר ויעיל

כל מפיק אירועים יודע שהצעד הראשון בהפקה הוא הזנת כל הנתונים החשובים ומרכיבי האירוע בטבלה מסודרת. מה צריך לעשות על מנת לעמוד בתקציב שהגדרתם ואפילו לחסוך?

כל מפיק אירועים יודע שהבסיס לכל הפקה, מתחיל בקבצי אקסל מסודרים ומאורגנים בהקפדה, המכילים את כל המידע החשוב והנתונים הקריטיים שכולל האירוע, באשר יהיה.

הפקת חתונה היא פרויקט גדול ומסועף למדי, שחייב לעמוד בקריטריונים של התקציב שהוגדר מראש, ומסיבה זו, ומעוד סיבות שנפרט בהמשך, חשוב מאוד לעבוד מסודר ולהזין את כל הנתונים בטבלה ייעודית.

חתונה – עסק כלכלי לכל דבר

אירועי חתונות מכילים בתוכם הרבה מרכיבים שיש להם מחיר, החל משכירת אולם האירועים ועד לתשלום לחברת הקייטרינג, למעצבי האולם, למאפרת, לצלם, לדי.ג'יי ואפילו לחברה המספקת לכם את הפרחים לאירוע. כל מרכיב כזה, יש לו עלות מסוימת, וחשוב להבין אותה ולדעת על כמה היא עומדת באופן מדויק, מבעוד מועד.

בשלבים הראשונים של הפקת החתונה, אתם נדרשים לבחור את האולם בו תינשאו ואת הספקים השונים שיעניקו לכם שירות באירוע. עריכת קובץ מסודר המפרט את העלויות השונות, תוכל לסייע לכם לתעדף ולקבל תמונת מצב ברורה יותר.

הכל מתחיל מהגדרת התקציב

בשלב הראשון, עליכם להגדיר באופן מהימן עד כמה שניתן – כמה כסף יש לכם לצורך האירוע. לאחר שדיברתם עם ההורים של שני הצדדים, וגם ערכתם בדיקה בחשבונות הבנק האישיים שלכם, תוכלו להגדיר סכום מסוים, אותו אתם מוכנים ויכולים לייעד לצורך החתונה. 

הסכום הזה הוא הדבר הראשון שצריך להופיע בטבלת האקסל הזו שנקראת מחשבון חתונה.

הצעד הבא – לפרט את המחיר של כל גורם באירוע

בשלב הבא, עליכם לפרט את כל המרכיבים של החתונה, וכאן מומלץ דווקא להתחיל מה"תותחים הכבדים" יותר, כלומר להתחיל את הפירוט מהגורמים הכי יקרים. התחילו את הרשימה מאולם האירועים, אחריו חברת הקייטרינג, בר האלכוהול, תשלום למפיקי האירוע (במידה ואתם מתכננים לשכור שירות שכזה), הדי.ג'יי, הצלמים, המאפרות, טבעות הנישואין וכו' וכו', עד שתגיעו לרמת שמלת הכלה והמתנות לאורחים. הקפידו על כך שלא יהיה מרכיב, ולו הקטן ביותר, שלא יופיע בטבלה הזו. 

הכנת הרשימה הזו תסייע לכם לתעדף בין הבחירות שלכם

כעת, כאשר כל הפירוט הזה עומד לנגד עיניכם, תוכלו להחליט לאילו חלקים אתם רוצים להפריש חלק גדול יותר מהתקציב, ועל מה אתם מוכנים להתפשר. לדוגמא, יש זוגות שמחליטים ללכת על לבוש פשוט יותר, ולא על שמלת כלה של מעצב ידוע למשל, שמחירה יכול להאמיר לעשרות אלפי שקלים. יותר ויותר כלות בוחרות בשנים האחרונות להזמין את השמלה לאירוע מאתר אינטרנט בחו"ל, ובכך למעשה "משחררות" חלק נכבד מהתקציב עבור מרכיבים אחרים באירוע. עוד דרכים לחסוך, הן למשל לקיים חתונה הפוכה, כלומר להגיש מיד עם תחילת האירוע את הארוחה העיקרית, ובכך לשחרר את התקציב שיועד למתאבנים ולבר שאמורים היו לפתוח את האירוע. כל זוג ומה שחשוב לו. בהנחה שהתקציב שלכם מוגבל במידה כזו או אחרת, חשוב להבין כבר בשלבים ההתחלתיים – מהו סדר העדיפויות שלכם. במה אתם מעוניינים להשקיע ולא להתפשר, ואיפה אתם מוכנים להתפשר ולהוזיל עלויות, על מנת להתאים את הסכומים לתקציב שהוגדר.

איפה תמצאו את המידע לגבי המחירים של הספקים השונים?

סביר להניח שזו החתונה הראשונה שלכם, ובהנחה שאינכם מפיקי אירועים, חשוב לדעת גם מאיפה לקחת את הנתונים והמידע לגבי כל ספק בחתונה.

אז תודה לאל, אנחנו חיים בעידן דיגיטלי של טכנולוגיה מתקדמת, וכל סוג מידע שאנחנו זקוקים לו, זמין לנו באינטרנט, ואפשר לגשת אליו בלחיצת כפתור. 

אם כך, ישנן כמה דרכים לגלות ולהבין מבעוד מועד כמה כל מרכיב בחתונה יעלה לכם. קודם כל, תוכלו לעיין באתרי האינטרנט של כל ספק שאתם זקוקים לו, ובמידה ולא נקבו שם בסכומים, תוכלו להתקשר לספקים, שישמחו תמיד לענות ללקוחות שמתעניינים בשירותיהם. כמו כן, על מנת שלא ליפול במלכודות, כדאי לברר עם חברים שכבר התחתנו, לגבי ההוצאות השונות שהיו להם, בעיקר בהקשר של הספקים הגדולים, שהם אולם האירועים וחברת הקייטרינג.

לא רק הוצאות – גם ההכנסות צריכות להילקח בחשבון

נכון שפחות נעים להתייחס לחתונה שלכם כאל עסק כלכלי, אבל אין מנוס מהגישה הזו, על מנת לוודא ולהבטיח שאתם נשארים מאוזנים בסוף האירוע הזה, ובמקרה הטוב יותר – מורווחים. לכן, לאחר שערכת פירוט של כל ההוצאות הצפויות באירוע, כדאי לערוך חישוב מוערך של סכומי המתנות שתקבלו מהאורחים, בהתאם לכמות המוזמנים שיש לכם ברשימה. 

למה חשוב לקבל פרופורציות בכל הנוגע להוצאות החתונה?

חתונה היא עסק לא זול, וכנראה האירוע הגדול והיקר ביותר שאי פעם תפיקו עבור עצמכם. מחירי חתונות יכולים בקלות להגיע למאות אלפי שקלים, ואתם עלולים "לאבד את הראש" בדרך, וגם לאבד את הפרופורציות בנוגע לסכומים השונים. לדוגמא, לאחר שסגרתם חברת קייטרינג בכמה עשרות אלפי שקלים, פתאום להוציא על שמלת כלה 10,000 שקלים עלול להיראות לכם זניח, אך זוהי טעות קריטית, שעלולה לעלות לכם ביוקר.תרתי משמע. זיכרו שבחיים שלאחר האירוע, שיימשך מספר שעות לכל היותר, לסכומים הללו תהיה משמעות רבה. עבודה מסודרת ומאורגנת, ותיקצוב נכון, יכולים להביא לחיסכון של עשרות אלפי שקלים. סכומים כאלו יכולים לשרת אתכם בהמשך לחופשה גדולה בחו"ל, ללימודים באוניברסיטה, או פשוט להתחלת החיים המשותפים עם סכום נאה, שיאפשר לכם לנהל רמת חיים טובה יותר.

לסיכום, ניהול של מחשבון חתונה יכול לסייע לכם להפיק את החתונה שחלמתם, תוך כדי שאתם עומדים בתקציב שהוגדר, ואולי אפילו חוסכים ויוצאים מהאירוע הזה מורווחים.