אירועים

מארגנים אירוע בוטיק? אתם חייבים להכיר את גלריית דובנוב– חלל אורבני המתאים לאירועים פרטיים, אירועי בוטיק ואירועים עסקיים. צרו קשר וקבלו את כל המידע שאתם צריכים!

ארגון אירועים קטנים הוא כאב ראש לא קטן. אירועים כאלו צריכים להיות עם חשיבה על כל פרט ופרט, הם צריכים להיות מוקפדים ומתוכננים היטב, והכל בהם נבחן בזכוכית מגדלת. אירוע בוטיק יהיה אירוע קטן, מיוחד, בקונספט אחר. אירוע בוטיק הוא אירוע בעל אופי מינימליסטי. אירוע מסוגנן ושונה. הוא יכול להיות יוקרתי ויכול להיות פשוט, ומה שיכריע איך הוא ייראה יהיה כמובן בחירת המקום בו הוא יתקיים.

השימוש במילה "בוטיק" קצת מוגזם היום. לא כל אולם מעוצב הוא אולם בוטיק, לא כל שוני הופך אותו לכזה. אז הנה כמה דברים שהופכים אירוע לאירוע בוטיק.

התאמה לאירועי בוטיק

אירוע בוטיק הוא לא חתונה רבת משתתפים ולא ברית מילה שנחגגת ברוב עם. הוא אירוע עם כמות מוזמנים קטנה, וזה יכול להיות אירוע מסוג כזה או אחר. זה יכול להיות אירוע משפחתי כמו חתונה קטנה ואינטימית, וזה יכול להיות אירוע עסקי כמו השקת מוצר, מפגש משקיעים, מסיבת עיתונאים או כל אירוע עסקי אחר. כמו כן נדרשת התאמה של המקום וורסטיליות שלו על מנת שיהיה אפשר לנצל אותו בצורה טובה.

קונספט עיצובי

עוד מרכיב של אירוע בוטיק הוא הקונספט העיצובי שלו. זה לא יהיה קונספט עיצובי שגרתי, זה לא יהיה עוד עיצוב בנאלי אחד מיני רבים. הקונספט יכול להיות מתוחכם ומסוגנן ויכול להיות כפרי ופשוט אך עם זאת מיוחד.

שילוב של אומנות

אירוע שכזה יכול לשלב גם אומנות. כשיש גלריה עם פריטי אמנות מרשימים זה הופך את המקום לייחודי יותר. אומנות ואירוע איכותי הולכים ביחד. אומנות מקפיצה אירוע והופכת אותו ליוקרתי יותר, לכזה שמתאים לסוג מסוים של מוזמנים אבל גם לכאלו שנחשפים בפעם הראשונה למקום מסוג כזה.

דברים חשובים בבחירת מקום לאירועי בוטיק

• התאמת הגודל לכמות המוזמנים –אירועי בוטיק מתאפיינים לא רק בסגנון מיוחד, בייחודיות ובקלאס אלא גם בדברים נוספים כשאחד מהם הוא כמות המוזמנים שיהיו באירוע. אירוע בוטיק הוא אירוע עם כמות מוזמנים קטנה יחסית, כשבדרך כלל מדובר על סביב ה-100 מוזמנים. באירוע כזה כל דבר בולט ובעיקר גודל המקום אל מול כמות המוזמנים. זו הסיבה שאתם צריכים לבחור מקום שיתאים לכמות המוזמנים. מצד אחד חשוב שהוא לא יהיה מקום קטן כדי שאפשר יהיה להתנהל בו בנוחות ואם זה אירוע שיש בו ריקודים אז כמובן גם לרקוד בכיף, אבל מצד שני, מקום כזה גם לא צריך להיות גדול מידי אלא מקום שמתאים לאירועי בוטיק קטנים. למה? כי אם הוא יהיה גדול מידי זה יבלוט. זה ייראה כאילו אנשים לא הגיעו לאירוע ומשהו בפרופורציות לא יהיה נכון. חשוב אם כן לבחור את הגודל הנכון של המקום.
• נוחות טכנולוגית – מה זה אומר נוחות טכנולוגית? זה אומר שהמקום מספק את מה שנדרש על מנת להכניס תוכן באירוע. נדרשת מערכת הגברה ווידאו במקום. היא צריכה להיות כזו שניתן יהיה להציג בה תכני וידאו וכדומה. נוחות טכנולוגית זה אומר כמובן גם איכות, מה שאומר שאפשר יהיה לראות ולשמוע את מה שרוצים באיכות גבוהה ובלי הפרעות.
• הצוות במקום – אם אתם מארגנים אירוע בוטיק אתם חייבים לזכור שכל פרט ופרט בו ייבחן. כמו בכל אירוע, גם באירוע שלכם יכולות להיות תקלות קטנות אבל כדי לחפות עליהם אתם חייבים שהצוות במקום יהיה מנוסה ואדיב. אתם חייבים לוודא שהוא מחויב אליכם, חייבים לבחון את המלצרים ולראות איזה שירות הם נותנים, האם הוא עם חיוב ומה הוויב שהם משדרים. איך תעשו את זה? פשוט מאוד. תגיעו לאירוע אחר בשביל לבחון את הדברים. אתם חייבים לראות איך מתנהל לפחות אירוע אחד כזה. נכון, אירוע בוטיק הוא אירוע קטן וזה קצת לא נעים להגיע לאירוע כזה, אבל אם תעמדו מהצד כמה דקות ותראו את הדינמיקה של הצוות עם המוזמנים לאירוע, החשיבות של זה תהיה רבה.
• אין כמו המלצות – רוצים לדעת שאתם עושים עסקה טובה? רוצים לוודא שבחרתם את המקום הנכון? אין כמו המלצות בשביל זה. אם יש לכם חבר או קרוב משפחה שהפיק אירוע מסוג כזה במקום מתאים, אין כמו לקבל ממנו חוות דעת אובייקטיבית. אם אין לכם מישהו כזה לא יקרה כלום אם תבקשו מבעלי מקום פוטנציאלי טלפון של מישהו שעשה אירוע אצלכם, ותשמעו ממנו מה הוא יכול להגיד לכם. המלצה ממישהו שסומכים עליו שווה זהב. המלצה כזו תאפשר לכם לדעת שאתם בכיוון הנכון, שאתם עומדים לבחור במקום הנכון ותאפשר לכם להיות שקטים ובטוחים בעצמכם.
• הגעה למקום – כדי שהאירוע שלכם יתחיל ברגל ימין אתם חייבים לוודא שהמוזמנים שלכם מגיעים רגועים. איך הם יגיעו רגועים? אם לא תהיה להם בעיה טכנית להגיע למקום ואם תהיה להם חנייה מסודרת. בעיקר אם מדובר על אולם בעיר ובטח אם זו תל אביב, אתם חייבים לקחת גם את זה בחשבון. או שתארגנו הסעה לאירוע כי אם זה אירוע בוטיק יכול מאוד להיות שהמוזמנים מכירים האחד את השני, או שתוודאו שיש חנייה במקום. חנייה כזו יכולה להיות של האולם או שיש חניונים עם הסדר כלשהוא עם האולם. בכל מקרה צריך לוודא שהעניין מסודר וסגור.

 מחפשים חלל אורבני מזמין ומרתק בלב ת"א? גלריית דובנוב משלבת בין אומנות לאירוח. מתחם האירועים מציע אווירה ייחודית, אוכל מדהים, עיצוב אחר ומיקום מנצח. אידאלי לאירוח של אירועי בוטיק עד 400 איש.

אירוע אינו דבר שמרימים בתוך כמה ימים, אלא על אירוע קודם כל חולמים לא מעט, חושבים לא מעט ואף מדמיינים עשרות פעמים כיצד הוא בדיוק יראה ויתרחש, ועל כן כאשר מגיע הרגע לארגן את האירוע מבינים שיש לקבל החלטות, וכמובן שההחלטה הראשונה מתייחסתלבחירתהאולם, ואם גם את כבר יודעת מראש שהמיקום הנו ת"א, נראה שאת עומדת מול יתרון ומינוס בו זמנית, וזאת כי ברור לכל שאופציות לא חסרות, עובדה שעשויה רק להקשות אתתהליך הבחירה,ופה אנובאים לומר שאם רק תפעילי מערכת סינון מושכלת את עשויה מהר מאוד להגיע לשלישייה הסופית שכוללת את האולם הנכון ביותר עבור האירועשעומד על הפרק.

ראשית מתכנסים

על מנת להבין איזה אולם אירועים הכי נכון, יש להבין מה מחפשים, ובכדי להבין באמת מה מחפשים מוטב להיעזר בשאלות הבאות:

• באיזה אירוע מדובר– האם מדובר בחתונה, כנס, בת מצווה, יום נישואין עגול וכדומה.
• סדר גודל – כמה אנשים עומדים להזמין.
• איזה סוג של אירוע מעדיפים – קוקטייל או הושבה.
• מיקומים מועדפים – ביחנו איזה מיקום בעיר אינו עומד על הפרק ולחלופין איזה כן מועדף.
• אווירה – תנסו להביע במילים איזו אווירה מחפשים. תשמחו לקבל טיפ? תיכנסו לגוגל תמונות (או לפינטרסט) תחת הקטגוריה של "עיצוב אולמות אירועים" ותתחילו לבחון שורה של עיצובים, כך שאט אט תבינו מה מחפשים.
• קירוי – האם חשוב מקום מקורה, והאם מבקשים נגיעה מהטבע גם אם האירוע עצמו מקורה וממוזג
• בידול-ביחנו האם מחפשים משהו מעט שונה, ולו מבחינת סדר ההושבה והעיצוב הכולל.
• ערכים-הבינו אלו ערכים מבקשים להטמיע בערב.
• מאפיינים של קהל היעד – הבינו מיהו קהל היעד ומהן הנגזרות, כולל תחביבים, אופי, רמת חיים, גיל וכדומה.
• רשימת דגשים אישיים – ביחנו האם חשובה צבעוניות מסוימת, להשיג אווירה צעירה, יכולת להתערב בעיצוב הקיים וכדומה.
• שירותים משלימים– ביחנו האם מעדיפים שהמקום יידע להציע חבילה שלמה, כולל שירותי עיצוב, קייטרינג, תאורה והגברה.

תחושת בטן

לאחר שעברנו על הרשימה המושכלת שמסייעת להבין מה בדיוק מחפשים, יש לנקות את כל ההגדרות (שעתה כבר מודעות) ופשוט לאפשר לתחושת הבטן להוביל אל עבר הבחירה האידאלית ביותר. שנרחיב? יש לחפש המלצות מחברים ומכרים, לבחון מראש תמונות באתר של המתחם ולבנות רשימה של 5 יעדים שלדעתכן עשויים לענות על הצורך. עתה מפנים זמן וניגשים לראות, כאשר חשוב להגיע פתוחים ולחוש מה המקום משדר. ברגע שתחושי שהעיצוב אכן כובש, עולה על כל דמיון ועשוי להתחבר נהדר עם האירוע שאותו את מבקשת להפיק, המשיכי לבחון פרמטרים נוספים – תחזרי לרשימה הנ"ל ותתחילי לערוך "צ'ק ליסט", כאשר בין היתר רצוי שתוסיפי לרשימה תאריכים פנויים, עלויות וחיבור אישי עם מנהל האירוע.

קייטרינג

לא מעט אולמות אירועים מציעים את שירותי הקייטרינג של הבית ואם אכן זהו המקרה באולם שבו את מתעניינת, יש לוודא שפרמטר זה אינו פוגם בסך החבילה שעומדת אל מול העיניים. אי לכך חשוב ביותר לוודא באיזה קייטרינג מדובר. מה ראוי לבדוק? מי עומד בראשו, כיצד נראות המנות, האם חומרי הגלם טריים, מאלו השפעות בעולם מורכבות המנות, האם מדובר בעוד מנה מוכרת או לחלופין במנה מיוחדת, כיצד מגישים את האוכל לאורחים, כיצד דואגים לשמור על טמפרטורה מדויקת, האם יש מענה עבור אורחים שומרי כשרות ועבור אורחים צמחוניים, עד כמה עשיר התפריט וכמובן עד כמה הוא מדויק, מיוחד ומענג. פה נציין שלהגיע לארוחת טעימות זה טוב ויפה, אך המבחןהקובע הוא להגיעלאירוע אמתי ועל כן אל תוותרי על ביקורבאירוע אחר שמתקיים במקום.

הבחירה באמת קשה

ת"א באמת עירמדהימה שיודעת להציע הכול מהכול ועל כן כבר עתה ניתן לומר בוודאות שאת עומדת מול בחירה כלל לא פשוטה. עם זאת, את כן עומדת מול בחירה אפשרית ומושכלת, כך כל שעלייך לעשות זה פשוט מאוד להציף את שלל הדרישות ולהתחיל לסנן. באותה נשימה נציין שאם הגעת למקום שאינו רק מרשים אלא גם כובש, מהרי לסגור תאריך, וזאת כי לתחושת ההתלהבות הראשונית אין מתחרים והיא לרוב מדויקת.

סימנים מרתיעים

לאחר שציינו כיצד יש לבחור, נעצור לציין אלו סימנים צרכים להוות תמרור אזהרה. ובכן אם מגיעים לאולם שממוקם טוב אך העיצוב שלו רחוק מלהיות מרשים, אל תאפשרי לתירוצים כמו "אנו מעצבים בהתאם לדרישותהלקוח" לרצות אותך, כי מקום איכותי נראה מיליון דולר גם כשהוא אינו מארח שום אירוע, וזאת בא לידי ביטוי בצמחייה, בחלוקה של המתחם, במשחק בין גלוי לאטום, בעיטורי הקרמיקה, בגופי התאורה, בתוספות שמופיעות על הקירות, בעיצוב פינות הישיבה, בעיצוב הקיר שמאחורי הבר, בריפוד של הכריות, בעיצוב של רחבת הריקודיםואפילו בנראות של המאפרה. מה עוד צריך להוות סימן אזהרה? אי הסכמה להגיע לראות אירוע בפעולה, חוסר חיבור למנהל האירוע ואף חוסר ניקיון בשירותים.

הלב יודע

עתה כאשר את חשה הרבה יותר מוכנה לקבל החלטה, נציין שהלב תמיד יודע. פשוטתשלבי בין מראה עיניים לתחושה של הלב, וכמובן שאל תשכחי להכניס מרכיבים פרקטיים נוספים למשוואה, קרי מחיר, גודל ותאריך פנוי. מה עתה? תחשבי על שלל המרכיבים המשלימיםותביני מי נכנס לרשימת המוזמנים. תיהני מהתהליך!

גלריית האירועים דובנוב משלבת בין צמחייה, אומנות, קולינריה, עיצוב ואורבניות. העיצוב הארק דקו והאווירה החמימה מייצרים ביחד מראה אלגנטי ויוקרתי שאידאלי הן עבור אירועי השקה והן עבור חתונות.

אם פעם כאשר אנשים חיפשו אולם אירועים הם בעיקר התחשבו במיקום שלו, ברזומה שלו ובאיכות של הקייטרינג, הרי שכיום אנשים שמרימים אירוע כברדורשים הרבה יותר, ולו כי אנו דור שאינו מסתפק בחבילה הבסיסית, אלא אנו דור שלמד שניתן לקבל גם וגם ואנו דור שלמד שמאחורי הגלוי ישנו הסמוי ושלערך מוסף יש הרבה משמעות, ועל כן אם נחזור לנושא שלשמו התכנסנו, נציין שכיום אנשים שמחפשים אולם אירועים מבקשים את המעבר, ואותו מעבר יכול להיות קרבה לים ואותו מעבר יכול להיות עיצוב שנותן מקום לעבודות אמנות וליצירתיות.

אומנות כמוטיב מרכזי

לא חסרים אולמות שמעוצבים באופן נאה ומוקפד, יוקרתי ומרשים, אך כן חסרים אולמות אירועים שלוקחים קונספט צדדי ועפים עליו בכל הכוח, ופה נעניק את הבמה לכל אותם אולמות שסימנו את האומנות בכוכבית והבינו כיצד הם מצליחים ליצור לאורה אירוע מושקע, מרענן, מקורי, אלגנטי ומרשים, ושבו זמנית מתייחס כראוי לסך האלמנטים המשלימים. ובכן מה זה אומר בדיוק עיצוב אומנותי? ובכן כל מקום יכול להעניק לאותה כותרת פרשנות מעוט שונה, כך שיש מי שמשלב תמונות על הקירות, יש מי שמשלב פסלי ענק בגינה, יש מי שמביא יצירה מפורסמת ומעניק לה כבוד, יש מי שמביא מעצב ידוע ומאפשר לו "לשחק" עם המראה של המקום ויש מי שלוקח קצת מזה וקצת מזה, אך בשורה התחתונה נציין שכאשר תגיעו למתחם אומנותי אתם כבר תדעו ותחושו – לא יהיה הרבה מקום לספק.

הסביבה המידית

אם גם אתם מחפשים אחר אולם אירועים אומנותי אל תמעיטו בחשיבותה של הסביבה המידית, כי מאוד ייתכן שגם לה יש חלק חשוב במשוואה. שנדגים? אם בוחרים באולם אירועים שיושב במרכז העניינים, היכן שבמרחק הליכה ניתן להגיע לשלל גלריות קטנות, הרי שכבר נכנסים לאווירה הרצויה, כך שפה רק צריך ליישר קו ולוודא שהעיצוב הפנימי מצליח להתכתב עם מה שקורה בחוץ, משמעמצד אחד החוכמה היא להצליח ליצור חוצץ בין האווירה האורבנית חסרת המעצורים שבחוץ לבין האווירה היותר רגועה שמבקשים לשדר בפנים, ומצד שני החוכמה היא להמשיך את אותו קו – להפוך את המתחם למיני גלריה בעלת אופי משלה, וזאת למרות שהאורחים הגיעו לחגוג, או לחלופין לעבור כנס מקצועי.

אלמנטים משלימים

אולמות אירועים אומנותיים אינם חייבים להכיל שלל עבודות אומנות, אך הם כן צרכים ליצור שלם שמהווה עבודה אחת, משמע העיצוב הכולל צריך לשדר יצירה שיש מאחוריה אמירה ומחשבה, ממש כפי שקורה בכול עבודת אומנות. כמו כן, גם אם העיצוב אכן הצליח לרגש וגרם לעצור ולחשוב, עדיין קיימים כמה פרמטרים משלימים שרצוי להכניס למשוואה. כך למשל חשוב ביותר להשקיע בעיצוב יצירתי של מרכזי השולחן, בעיצוב עמדת קבלת הפנים, בעיצוב המולטימדיה שתומכת בכנס וכמובן שאותה יצירתיות צריכה לבוא לידי ביטוי בכל מנה ומנה – אם באופן שבו חומרי הגלם משתלבים, אם מבחינתהצילחות ואם באמצעות משחק קולינרי שמשלבטעמים.

מעבר לנראות

אם באמת מחפשים להרים אירוע שונה, אם כי מבקשים להוכיח שאתם יכולים אחרת, אם כי אתם טיפוסים שתמיד חושבים יצירתי, אם כי אתם יודעים שלהיבט האומנותי יש הרבה מה להציע לאירוע שלכם ואם כי פשוט אתם מבקשים שהאורחים יזכרו את האירוע שלכם לטובה לאורך זמן, הרי שבהחלט ניתן לבחור באולם אירועים אומנותי, אך גם ניתן לעשות מעט מעבר, ופה נציין שאפשר לשלב באירוע מגוון פעילויות נהדרות. מבקשים רעיונות? להלן כמה:

• עמדת שזירת זרים לראש– כיום לעולם הDIY יש הרבה מקום של כבוד בתחום העיצוב ובתחום האירועים, ועל כן אם רעיון זה מתאים לקונספט של האירוע (ולו כי מדובר בחתונה או בבת מצווה), הרי שבהחלט שווה לשקול זאת.

• מעגל מתופפים– מוסיקה מוסיפה הרבה נשמה, ובטח כאשר מדובר במעגל מתופפים שבין היתר תוקע בשופר. מוסיקה שכזו פותחת את הלב, מתחברת לשלל אירועים משמחים (בעיקר לחתונות) והיא סוחפת עמה את כולם.

• אומן חושים– אין אנו מדברים על עוד קוסם ששולף ארנב מהכובע, אלא כיום קיימים אומני חושים שמשאירים את הקהל ללא מילים, ועל כן בין אם מדובר בכנס עסקי ובין אם מדובר בבר מצווה, שווה לשקול תוספת מרעננת שכזו, כאשר תמיד ניתן לחבר את המופע למהות של האירוע – שווה בחינה.

• בר אקטיבי– ברור שבכול אירוע מושקע יהיה בר אקטיבי ושלל משקאות אלכוהולייםאיכותיים, אך פה אנו מזמינים אתכם לדרוש מעט יותר מאותן כוסות צבעוניות, וזאת כי אם רק תבחנו את התחום, תמצאו שלל מופעים מרהיבים ומשחק מקורי עם עיצוב ואלכוהול.

• מתנה לאורחים– אם התחלתם עם אירוע מושקע ואומנותי, אל תהססו לסיים אותו בדיוק באותה הרמה, ופה או מציעים לכם לחשוב על מתנה קטנה שניתן לשלוח הביתה עם כל אורח ואורח, כאשר כמובן שחובה שהמתנה תהיה יצירתית, ולא עוד בקבוק מים ממותג או מחזיק מפתחות עם תמונה של הזוג. מחפשים רעיונות? תשקלו להעניק כמתנה כדור אקמול עבור האנגאובר שיתעורר המחרת, חטיף אנרגיה ממותג עבור הנהיגה הביתה, עציץ עם זרעים לצד מלל מתאים ועוד.

הזמן לבחור

עתה לאחר שיותר ברור מה ואיך לחפש, נציין שאומנות אכן מהווה נדבך מהותי מכל אירוע, ועל כן אם גם אתם מבקשים ליצור אירוע עם מעט "מעבר"ושכולל נדבך משמעותי, מרענן ומהנה, הרי שאל תתפשרו וכן תבחרו את הפרשנות האומנותית שהכי נכונה עבורכם – אם מבחינת עיצוב ואם מבחינת פריטים משלימים – בהצלחה!

מחפשת את המקום המושלם לאירוע שלך? הכירי את גלריה דובנוב – חלל אורבני בלב תל אביב. צרי איתנו קשר ונשמח לענות לך על כל שאלה!

זה יכול להיות בר המצווה של הילד או ברית מילה, יום הולדת שנחגג עם המון אנשים, חתונה מרגשת או כל אירוע אחר והבחירה של המקום תהיה קריטית. היא תהיה קריטית לאווירה שתהיה באירוע.

אם יש לך אירוע פרטי בקרוב שאת זו שמארגנת אותו, את צריכה לבחור בקפידה את המקום. הוא צריך להיות מצד אחת מתאים לוויז'ן שלך ומצד שני מתאים לסוג האירוע וזוג האורחים שיהיו בו. אז איך תבחרי את האולם המושלם לאירוע שלך? הנה כמה טיפים שיוכלו לסייע לך

להרגיש כמו בבית

לפרמטר הראשון לבחירת המקום לאירוע שלך אין הגדרה מדויקת. הוא נקרא תחושת בטן. כשאת בוחנת מקומות לאירוע שאת מארגנת, הדבר הראשון החשוב שאת צריכה לבחון הוא איך את מרגישה כשאת מגיעה לכל מקום פוטנציאלי. יש אולמות שתרגישי בהם זרה, תרגישי לא שייכת, משהו בהם ירגיש לך לא נכון ולעומתם, יש את אלו שמיד יגרמו לך להרגיש תחושת חמימות. את תרגישי בהם ממש כמו בבית, יהיה בהם משהו נעים, פשוט וכזה שמרגיש לך נכון. זה אומנם לא הפרמטר היחיד אבל הוא באמת פרמטר קריטי. למה? כי לתחושת בטן ולהרגשה כללית יש חשיבות רבה.

אינטראקציה עם אנשי המקום

עוד פרמטר חשוב לבחירת אולם האירועים שלך הוא האינטראקציה שתהיה לך עם אנשי המקום. את מגיעה לבחון את האולם ואת נפגשת בדרך כלל עם מנהל המכירות או המנהל של המקום, ומשהו מיד מרגיש לך נכון או לא נכון. זו עשויה להיות הרגשה של "הגעתי אל המקום עם האנשים הנכונים", "פה אני אקבל שירות נהדר ובעיקר יחס אישי ורצון לאירוע מושלם" וזו עשויה להיות הרגשה של "זה לא זה, משהו לא זרם בשיחה הראשונה".

כשיש אינטראקציה טובה זה אומר ששני הצדדים מבינים האחד את השני. זה אומר שאת מצליחה להעביר בכמה מילים את איך שאת רוצה שהאירוע ייראה, באיזה קונספט הוא יהיה והצד השני מבין מיד ונרתם למשימה.

משהו קורה באוויר, את יודעת שזה נכון ואת יודעת שמבינים אותך ויעשו לא מעט כדי שהאירוע יהיה בדיוק בהתאם לחלומות שלך.

אוכל טעים, מעולה ומיוחד.

לא משנה אם זו ברית מילה או בר מצווה, חתונה או אפילו אירוע עסקי כמו השקת מוצר או מסיבת עיתונאים, כשאנשים מתקבצים ביחד למטרה מסוימת הם מצפים לאוכל טוב. האוכל הוא מרכיב חשוב בהצלחת האירוע. הוא צריך להיות מגוון וזמין, הוא צריך לעורר את החושים ולהיות כזה שידברו עליו עוד הרבה זמן אחרי שהאירוע יסתיים. את צריכה לבחון את מה שמוצע, את התפריט ומה שיש בו והוא צריך להיות כמובן מותאם לסוג האורחים שיהיו באירוע שלך.

אוכל הוא מרכיב משמעותי מאוד בכל אירוע. הדרישות הקולינריות היום גבוהות ואת צריכה לעמוד בדרישות האלו אם את רוצה שהאירוע שלך יהיה מוצלח.

עיצוב שיסייע להצלחת האירוע

כן, איך שהמקום נראה יהיה משמעותי מאוד להצלחת האירוע. למה? כי למראה חיצוני יש משמעות אסתטית, משמעות שגורמת לאנשים להרגיש את המשהו הזה שאתם רוצים. עיצוב משפיע על האוירה באירוע ועל הכיוון שלו, הוא ישפיע על האנרגיות שיהיו בו ועל מצב הרוח של המוזמנים. כך לדוגמא חלל מרכזי עם עיצוב אורבני מדהים יחד עם גינה אינטימית ויפיפייה, יהיו שילוב שירחיב את הלב.

נגישות ונוחות

מה עוד חשוב כשאת בוחנת מקומות לאירוע שאת מארגנת? הנגישות אליו כמובן, האפשרות להגיע לאירוע בלי להסתבך יותר מידי. מה זה אומר? זה אומר שאם האירוע במיקום עירוני ובישראל כידוע יש אזורים בעיקר במרכז שקשה מאוד למצוא בהם חנייה או לנסוע בלי לעמוד בפקקים אדירים, את צריכה לשקול את זה שוב. את רוצה שהמוזמנים שלך יגיעו רגועים לאירוע, את רוצה שהם יהיו נינוחים ועם מצב רוח טוב ולא עצבניים וחסרי סבלנות. את רוצה שגם חוויית ההגעה שלהם תהיה טובה כדי שהם יתחילו את האירוע ברגל ימין.

זו הסיבה שאת צריכה לתת את הדעת גם לנגישות למקום. את צריכה לברר שהתנועה באזור לא נוראית ובעיקר שיש מקומות חנייה מסודרים. אלו יכולים להיות מקומות חנייה ששייכים לאולם או בחניונים קרובים שיש להם הסדר עם האולם. כל פתרון מתקבל ובלבד שהמוזמנים לא יצטרכו להעביר את הזמן בחיפוש מתיש אחרי חנייה.

האולם גם צריך להיות נגיש לנכים. הוא צריך להיות כזה שניתן לעבור בו בקלות עם כיסא גלגלים, ושיש בו חשיבה על בעלי מוגבלויות. מעבר לזה שהיום זה חובה על פי חוק, זה מצביע על חשיבה של בעלי המקום, על הרצון שלהם לתרום את תרומתם הצנועה לעולם.

תשתיות בידור

חשוב שיהיו כל האמצעים הדרושים כמו הגברה איכותית, האפשרות להקרנת תכני וידאו וכדומה בשביל שהאירוע יהיה שמח באמת. בשביל שהוא יעבוד מושלם מבחינה טכנולוגית.

.

הרבה פעמים רוצים לערוך אירוע מיוחד ומושקע, ובו זמנית לשמור אותו אינטימי – ללא אורחים שקשורים רק באופן עקיף. הרבה פעמים מבקשים לחגוג אירוע חשוב מבלי להוציא יותר מדי ובו זמנית מבלי להתפשר על איכות האירוע.

שלבים ראשונים בעשייה

גם את עומדת לארגן אירוע קטן, גם את מתחברת לקונספט של אירוע אינטימי, גם את כבר נודדת עם המחשבות כיצד יראה העיצוב וכיצד תזכי להשקיע בכול פרט ופרט? ובכן השלב הראשון הוא להבין את מי באמת רוצים להזמין ואילו השלב השני הוא להבין היכן עורכים את האירוע, וזאת כי לצד העובדה שגם בשלל מתחמי אירועים גדולים ניתן לערוך אירועים קטנים, עדיין ברור לכל שעבור אירוע קטן עדיף לבחור במתחם שמיועד לכמות קטנה של אנשים. מדוע? כיוון שהתחושה הכללית הרבה יותר נכונה.

אם כבר אירוע קטן אז למה לא בגינה?

לא פעם עולה השאלה מדוע לחפש גן אירועים לאירועים קטנים אם גם כך מדובר בסה"כ כמה עשרות אנשים שבקלות יכולים להיכנס לגינה הביתית, לאולם התצוגה של בית העסק וכדומה. מדוע אם כן אכן לא מדובר ברעיון טוב (ברוב הפעמים)? כיוון שגן אירועים שמיועד לאירועי קטנים הוא לא רק מקום שמאפשר התקהלות, אלא הוא בין היתר מקום שבונה אווירה, שמעניק שירות משלים, שמראש ממצב את האירוע כיותר מושקע והוא מונע לא מעט התעסקות, כמו ניקיון לפני ואחרי.

ללא אילוצים

ברגע שמגיעים למתחם גדול ורואים שיש כמות קטנה של אנשים, ישר חשים שמשהו לא מתאים, ופה רצוי להבין שחוסר הרמוניה מעין זו משפיעה באופן ישיר על התחושה של כלל האירוע, ועל כן גם אם ניתן לתחום אולם גדול ובכך להפוך אותו לאזור יותר מצומצם, הרי שעדיין אופציה זו אינה אידאלית. מכאן שאם מראש ברור שעומדים לערוך אירוע קטן, מוטב להתמקד במקום שמיועד לכמות יחסית קטנה של מוזמנים. כמו כן, רצוי להבהיר בכמה אנשים מדובר והאם מכוונים לאירוע הושבה או עמידה, וזאת כי לרוב אירוע עמידה יודע להכיל כמות יותר גדולה של אורחים.

החלטה יש – מה הלאה?

אז קיבלת החלטה שאת עומדת להרים אירוע מצומצם ואף שכנעת את בני המשפחה שכך עדיף – מה עתה? להבין איזה עיצוב ומיקום רצוי, האם חשוב לך שגם תהיה אופציה מקורה (ולו כי האירוע ייפול על יום חם), האם את מעדיפה מתחם שבין היתר מציע שירותי סאונד, תאורה וקייטרינג, האם את מעדיפה אזור מסוים בארץ וכדומה. לאחר שברור בדיוק מה שואפים למצוא (וברור לך שאיש לא יזיז אותך מעמדתך), נותר רק להתחיל לראות מקומות. מהיכן מתחילים? מהמלצות כמובן ומגלישה באינטרנט, כי מאוד ייתכן שממש לאחרונה קמו מתחמים חדשים שאת כלל לא מודעת לקיומם.

אירוע קטן = הזדמנות גדולה

אם רק תעצרי לרגע לבחון את הסיטואציה את עשויה לגלות שהעובדה שבחרת באירוע קטן מעניקה הזדמנות גדולה שבסיטואציה אחרת פשוט לא הייתה מתקבלת על הדעת. מה למשל? להלן כמה רעיונות שגם לך מומלץ לשקול:

• הזמנה סופר אישית – אם האירוע באמת קטן, ואם יש לך סבלנות (וזמן), מומלץ לשקול להעניק לכל אחד ואחת הזמנה אישית. הזמנה אישית יכולה להיות כתובה ביד, והיא יכולה להיות מודפסת, אך שכוללת ניסוח אישי עבור כל אורח. ברגע שהאורח מקבל הזמנה שכזו, הוא לא יחשוב להפסיד את האירוע ואף יתחיל לפתח ציפיות לגבי הרמה הגבוהה שעתידה להיות.
• מתנה מושקעת לכל אורח – במקום לרכוש עוד מתנה בשני שקלים עבור כל אורח, הרי שהפעם יתאפשר לך להעניק לכל אחד מתנה הרבה יותר מושקעת, כי גם אם העלות עבור כל מתנה יותר יקרה, הרי שבסה"כ העלות תתגלה כאפשרית.
• הגשה לשולחן – מצד אחד מאוד טרנדי כיום לבחור באופציה של הגשת בופה, אך מצד שני מאוד מפנק אם כל אורח מקבל עד השולחן בדיוק מה שהוא רוצה, ממש כמו במסעדה. מכאן שאם האירוע יחסית קטן, ניתן לבצע זאת באופן הרבה יותר מסודר, מאורגן ומרשים.

עיצוב חמים ומזמין

גם את חושבת שאירוע קטן צריך להיות אינטימי? גם את חושבת שאירוע קטן צריך לשדר חום ותחושת רוגע? ובכן אין שאלה שאירוע קטן צריך להיות כמה שיותר שמח ומגבש ועל כן עיצוב של גן אירועים צריך להשלים את התמונה, ופה יש ציפייה שהעיצוב ירגש, ירשים, יכיל פינות ישיבה, צמחייה, צבעים חמים, משחק על טקסטורות, משחק עם חשיפה והסתרה, משחק בין חוץ לפנים, משחק עם תאורה טבעית ועוד, כאשר מראש נאמר שאין נוסחת קסמים, אלא ברגע שמגיעים לבחון גן אירועים שמיועד לאירועים קטנים וחשים שמתאהבים במקום, יש להסיק שגם האורחים יחושו בדיוק אותו הדבר. כמו כן, טוב לדעת שבמרב המקומות ניתן לשחק מעט עם העיצוב, או לכל הפחות להתאים אותו לקונספט הרצוי, ועל כן אם מדובר בנדבך שמעניין אותך, מוטב שתיקחי זאת בחשבון.

התאמה מלאה

לסיכום נציין שבין אם את עומדת להתחתן ובין אם את עומדת לארגן בריתה או אירוע עסקי, יש להבין שעבור כל כמות של מוזמנים רצוי להתאים מתחם אחר ועבור כל נושא של חגיגה ראוי למצוא את המיקום שיעניק את האווירה הרצויה, כאשר הרבה פעמים גן אירועים קטן ממדים בהחלט מהווה התחלה מבטיחה.

לא מעט אנשים מבקשים לארגן אירוע, להתרגש ולשמוח, אך זאת מבלי להזמין הרבה אנשים, ולו כי המטרה היא שהאורחים שיגיעו לחגוג יהיו אך ורק אנשים קרובים, ולא כאלו שמגיעים מתוך חוסר נעימות, ופה אנו באים להסביר שגם אירוע מצומצם יכול להיות מושקע, שמח ומאוד מרשים.

כמות השקעה ויחס משתנה

אז לא, אירוע קטן אינו בהכרח מעיד על טיב האירוע, אם כי הרבה פעמים אירוע קטן מעיד על אירוע יותר מושקע, וזאת כי ידוע שלעיתים משתלם להזמין יותר אורחים, במיוחד אם מדובר באירוע שאליו נהוג להביא מתנה. כמו כן, הרבה פעמים אירוע קטן נחשב כאירוע בוטיק, כי אז מתאפשר לשים יותר לב לכל פרט ופרט, לבחור במנות יותר יקרות, בעיצוב שולחן יותר מיוחד וכמובן שבמקום יותר נישתי. מדוע? ובכן האמת היא שקשה ליצור אווירת בוטיק באולם גדול, אך כאשר מדובר באולם יחסית קטן הקסם הייחודי זוכה להגיח, במיוחד אם מראש בוחרים במתחם איכותי.

בחירה מושכלת

אם גם אתם מחפשים אחר מקומות לאירועים קטנים, יש להבין בדיוק מה מחפשים, וזאת כי מלבד הפרמטר שנוגע לגודל, גם ראוי לבחון את המיקום והעיצוב הרצוי, את הקירבה של המיקום ליעדים נחשקים, את היכולת להשפיע על הקונספט וכדומה. פה רצוי לשים לב שלא מעט מתחמים עשויים לשכנע שלא תימצאו מקום מושקע נוסף שמיועד עבור אירוע קטן ופה אנו באים לחדד שאין זה נכון. אומנם קיימים יותר מתחמים שמיועדים עבור אירועים גדולים, אך גם מתחמים לאירועים קטנים לא חסרים ועל כן אין להתפשר על דבר ובטח שלא על עיצוב, תחושה וייחודיות.

יותר קטן יותר שמים לב

ציינו ששימת דגש על נושא העיצוב מאוד חשובה ופה נחדד שמתחם אירועים קטן ממדים צריך להיות הרבה יותר מדויק, מרשים ומיוחד, וזאת כי ככול שיש פחות אורחים, כך כל פריט זוכה לחשיבות יתרה וכיוון שהמתחם חובק את כולם, עליו להעניק תחושה שמאדירה את המהות. מכאן שעל העיצוב להיות מיוחד, מושקע, מרשים, מלהיב ועם הרבה נשמה, ועל כן אין זה מפתיע למצוא שמתחמי אירועים מושקעים שוכרים את שירותיהם של מעצבי פנים נחשבים ואף משלבים אומנות, צמחייה ושלל אלמנטים נוספים שמאדירים את סך ההוויה.

מי נכנס לרשימה ומי נשאר בחוץ

אם אתם מחפשים אחר מתחם אירועים קטן, נראה שאתם עונים על אחת משתי הקטגוריות הבאות: או שאתם עורכים אירוע עסקי ועל כן הגיוני שלא יהיו הרבה משתתפים, או שאתם עורכים אירוע משפחתי, קרי חתונה או בר מצווה, ואתם מבקשים להזמין רק אנשים שבאמת אוהבים. אם אתם מזדהים עם הסיטואציה השנייה, ייתכן שתימצאו במריבה משפחתית, וזאת כי בן הזוג יבקש להזמין גם את השכנים, ההורים יבקשו להזמין את כל הקולגות מהעבודה, הדודה תבקש להגיע עם בני הזוג של הילדים וכדומה, כך שאתם תיאלצו להסביר פעם אחר פעם מדוע התשובה עדיין שלילית. האם להתקפל? ובכן כל עוד תסבירו יפה את עמדתכם, לא תהיו נעולים על מספר מסוים של אורחים (אלא תגלו גמישות מסוימת) ויהיה לכם ברור מה מניע אותכם, הרי שאין טעם להתעסק עם תחושות אשם – אתם מוזמנים להרגיש בנוח לעמוד על שלכם.

תוספת גדולה למקום קטן

כאשר בוחרים להרים אירוע במקום קטן, מדובר בהזדמנות מיוחדת ליצור משהו מיוחד. פה ניתן לחשוב על הזמנה של אומן שיהווה מוקד עניין, על פריט עיצובי שישרה את האווירה הרצויה, על קונספט ייחודי שלא היה מתאפשר לו האירוע היה גדול, על שיטת הגשה יותר מיוחדת וכדומה. הרעיון הוא לשחק עם העובדה שהאירוע קטן בשביל להשיג הרבה יותר. עוד רעיון הוא פשוט לבחור במתחם אירועים ייחודי שמשדר אינטימיות, כאשר מתחמים שמשחקים עם תאורה טבעית, צמחים ופרחים הרבה פעמים עובדים נהדר ובהחלט משיגים את המטרה.

אלמנטים משלימים

האירוע קטן? ובכן זוהי הזדמנות נהדרת לעשות מעט מעבר. רוצים רעיונות? להלן כמה דוגמאות עבור קונספטים שונים של אירועים:

• חתונה – עומדים לארגן חתונה ללא הרבה משתתפים? תשקלו למצוא בית כנסת שמצוי בסמוך למתחם הרצוי ופשוט תארגנו ממנו צעדה לעבר האולם, וזאת לצד מעגל מתופפים ותקיעה בשופרות.
• בר מצווה – החשיכו את המקום, שימו מוזיקה ותשחקו עם התאורה. בכול פעם שהתאורה תעצור בשולחן מסוים מישהו מאותו שולחן יתבקש לברך את ילד הבר מצווה.
• אירוע חברה – תארגנו אירוע הגשה מפנק ועתיר מלצרים, כך שהעובדים והקולגות ירגישו הרבה יותר מתוגמלים.

בחירת מיקום

לאחר שקיבלתם החלטה להרים אירוע קטן, ולאחר שקיבלתם החלטה את מי בדיוק להזמין, עתה יש להבין באיזה אזור מעדיפים להתמקד. שנעזור לכם? ובכן כל עוד אין הרבה מוזמנים הרבה יותר קל לקבל החלטה – בהתאם למיקום של הרוב. עוד שיקול שרצוי לקחת בחשבון נוגע לסטטוס של האזור. שנרחיב? ובכן אם מבקשים ליצור רושם עוד לפני שהאורחים מגיעים, אין כמו להודיע שהיעד ממוקם באזור נחשב, וזאת כי לרושם ראשוני יש השפעה ניכרת על סך הצלחת האירוע.

הזדמנות שראוי לנצל

גם אתם קיבלתם החלטה לארגן אירוע קטן ממדים? גם אתם קיבלתם החלטה להשקיע? ובכן זהו בדיוק הרגע שבו מבינים שאירוע קטן מהווה הזדמנות גדולה להעניק לאורחים הרבה יותר – ליצור אירוע שלא יישכח, לפתוח את הראש וכמובן למצוא מתחם מיוחד. מה עתה? לדייק רצונות, רשימת מוזמנים, לשאוב השראה ממגוון תמונות ולהתחיל לסגור פינות – שיהיה אירוע מוצלח ביותר!

אנשים רבים שעומדים להרים אירוע בדרך כלל נוטים להתלבט באיזה אולם לבחור, כי בין אם מדובר באירוע עסקי ובין אם מדובר בחתונה או בבר מצווה, הרי שתמיד השאיפה זהה – לגרום לאורחים ליהנות וליצור חוויה שתיזכר לטובה, וכיוון שלמיקום יש משקל רב, רצוי לבחור אותו בקפידה – רצוי למצוא אולם מומלץ, ולכך נמצא מספר סיבות מוצדקות:

• אולם איכותי לא יאפשר לכלול נותני שירות גרועים, וזאת כיוון שהוא מבין שכל החלטה שתקבלו משפיעה באופן ישיר על המעמד של המתחם.
• אנשים שמקבלים הזמנה להשתתף באירוע שממוקם באולם שווה, מראש מגיעים עם אנרגיות יותר חיוביות.
• אולם מומלץ יעשה כל שביכולתו על מנת לשמור על המוניטין הגבוה שאותו הוא רכש בעמל רב, ועל כן הוא יקפיד בכול נישה ונישה.
• ידוע שלמארחים יש לא מעט תחומי אחריות ועל כן כאשר מראש בוחרים באולם איכותי, זוכים להגיע לאירוע עצמו באופן הרבה יותר רגוע.

מה עומד מאחורי ההגדרה "אולם מומלץ"?

רבים מחפשים המלצה עבור אולם אירועים, אך הכרחי להבין שכל אחד עשוי להתכוון למשהו מעט שונה. מכאן שיש מי שמחפש אולם מומלץ אך בעצם הוא מחפש אולם זול, יש מי שמחפש אולם מומלץ כשבעצם הוא מחפש אולם שכולל את סך השירותים הנלווים (תאורה, סאונד, קייטרינג וכדומה), יש מי שמחפש אולם מומלץ כשבעצם הוא מחפש יעד אטרקטיבי וכדומה. אי לכך לפני שממהרים לחפש המלצות עבור "אולמות מומלצים", ראשית רצוי לשבת ולהבין מה בדיוק מחפשים, ופה ראוי להכניס לרשימה את הדגשים הבאים: מיקום, סטטוס, שירותים משלימים, איכות הצוות, יוקרה וכמובן סטייל.

פרמטרים משלימים

לאחר שמבינים מה דורשים מ"אולם מומלץ", יש להבין אלו פרמטרים נוספים צרכים להיכנס למשוואה, כי גם אם האולם עונה על סך הדרישות, אך בין היתר המיקום שלו אינו מיישר קו עם המגורים של רוב האורחים, הרי שלא התקדמנו ולו צעד אחד בשלב ההכנות. אי לכך חשוב לבחון רשימה משנית של דרישות, כאשר על זאת להכיל את הדגשים הבאים: מיקום, התאמה לכמות המוזמנים, נוף מידי, רף מחירים, אווירה רצויה ואופי ההגשה.

השף שמאחורי המטעמים

אם רק נהיה גלויים, נודה באמת: כאשר אנו מקבלים הזמנה לאירוע קורים בו זמנית שלושה דברים: אנו קצת מתבאסים (בכול זאת מדובר בהוצאה), אנו מעבירים ביקורת על העיצוב של ההזמנה (לטוב או לרע) ואנו מקווים שיהיה אוכל טעים (ובין היתר מוזיקה שאוהבים). אי לכך עליכם מארגני האירוע לוודא שהאוכל שיוגש לאורחים אכן יהיה מרשים, הן מבחינת קונספט, הן מבחינת נראות והן מבחינת איכות. כיצד ניתן לוודא? ובכן חוץ מלהגיע לערב טעימות וחוץ מלהגיע לאירוע אחר שבו הקייטרינג מתפקד, גם מומלץ לבחור בקייטרינג ששייך לשף מוערך, פשוט כי מספיק שהאורחים יהיו מודעים לעובדה שהם מוזמנים לארוחת שף, בכדי שהם יתחילו להתרגש ולמתג את האירוע כמוצלח ביותר.

לב תל אביב

אין זה סוד שהעיר תל אביב ממותגת כיעד אקסקלוסיבי, צעיר, דינאמי, מרענן ועכשווי ועל כן בחירה באולם אירועים שממוקם בעיר כבר מהווה נקודת התחלה מבטיחה. עם זאת, לא כל אולם אירועים שמצוי בעיר ת"א מוביל לאותה תחושת ציפייה, ועל כן אם באמת מחפשים אחר אולמות מומלצים, מוטב לבחור באולם שמצוי בלב ת"א ובאזור כמה שיותר נחשב, ואכן אם רק תבדקו, תמצאו מגוון מתחמים שווים, ואף כאלו שקשובים לרוחה של העיר – מחברים בין ישן לחדש ובין אורבני לכפרי, ובדיוק לשילובים מרתקים ואיכותיים מעין אלו מארחים רבים שואפים.

קצת שעושה הרבה

אם גם אתם מחפשים אחר אולמות אירועים מומלצים, נראה שגם אתם מבקשים להרים אירוע שלא ישכחו כ"כ מהר, ועל כן יש לקבל מספר החלטות משלימות, למשל רצוי להבין לאיזה יום מומלץ להזמין, האם מעדיפים אירוע בופה או הושבה, האם מעדיפים אירוע ערב או בוקר, אלו נותני שירות משלימים מחפשים וכדומה. כיצד בוחרים? ובכן ראשית יש להבין מה חוגגים ואיזו אווירה שואפים לשדר ולאחר מכן רצוי לעבור על סך האופציות, כאשר לשם כך נמליץ לחפש רעיונות ברשת האינטרנטית ואף להתייעץ עם מקום האירועים הנבחר. מדוע? כי מדובר בבית עסק שיש לו הרבה ניסיון, משמע ניתן להיות בטוחים שהוא מחזיק בשרוול מספר כיוונים מעניינים. שנדגים? אם מדובר בכניסה לחופה, תשקלו לשלב מעגל מתופפים, וזאת בכדי ליצור אווירה אותנטית, מרגשת ועוצמתית.

יוצרים אווירה

עד כה נגענו בנושא העיצוב והסטייל וכבר הבהרנו עד כמה מדובר באלמנט מהותי, אך פה נחדד שאולם מומלץ יכול להיות מעוצב בסגנון כפרי ואף אולם מומלץ יכול להיות מעוצב בסגנון מודרני. אי לכך מומלץ לבחון איזה עיצוב רצוי על ידכם, כאשר בין היתר תשקלו ליישר קו עם הטרנד העכשווי, ואם רק תבדקו, תמצאו שכיום מאוד טרנדי לשלב בין העיצוב המודרני לכפרי ואף לסגנון הווינטג' יש מקום של כבוד. כמו כן, כשמרימים אירוע בת"א החוכמה היא לשדר אלמנטים של ערך מהולים בנגיעות כפריות, וזאת נהוג לבצע באמצעות שילוב מושכל בין החוץ לפנים, למשל תוך כדי שימוש בחלונות גדולים, קרמיקות מאוירות וצמחים מוריקים.

רגע לקראת!

גם אתם עומדים להרים אירוע? גם אתם מבקשים אירוע שייזכר לטובה? גם אתם מחליטים ללכת על בטוח ובו זמנית להתרגש? גם אתם יודעים שאת האירוע הזה אתם עומדים לארגן בסטנדרטים גבוהים? פשוט תבררו מעט, אפשרו לעצמכם להתרגש ותמצאו אולם שעונה במדויק על המטרה ומעניק מעט יותר.

אירועים הם חלק מחיינו, ולפעמים הם כאלו שאנחנו רוצים להיות חלק מהם ולפעמים לא. אירועים שאנחנו מפיקים יכולים להיות אירועים פרטיים, אירועים כמו בר או בת מצווה, חתונה, יום הולדת או כל אירוע אחר, או אירועים עסקיים כמו ערב חברה, אירוע לעובדים וכדומה.

רובם המכריע של האירועים הללו מתקיימים באמצע השבוע בשעות הערב, כשאמצע השבוע יכול להיות גם יום חמישי. אנשים מגיעים לאירועים הללו אחרי יום העבודה ומשתתפים בהם. אבל אירוע לא חייב להיות רק באמצע השבוע ויותר מזה, הוא גם לא חייב להיות רק בשעות הערב. אירוע יכול להיות גם בשבת, בעיקר אם המוזמנים הם מוזמנים לא דתיים כך שאין בעיה לקיים אירוע ביום הזה.

יתרונות אירוע בשבת

לאירוע בשבת יש שלל יתרונות, יתרונות שמה שמוביל אותם הוא זה שמדובר על יום המנוחה השבועי. בין אם אנחנו שומרים שבת ובין אם לא, אנחנו חייבים להודות שהיהדות המציאה את האחד הדברים החשובים ביותר לאנושות – את היום החופשי בשבוע. אז הנה כמה יתרונות של אירוע ביום החופשי הזה.

• כולם מגיעים רגועים – באירוע של אמצע השבוע, תמיד יש איזה שהוא לחץ. המוזמנים לאירוע יהיו או לפני משהו או אחרי משהו, וסביר להניח שהם יהיו בתוך לוח זמנים כלשהוא. אם זה אירוע בשעות היום באמצע השבוע כמו ברית מילה, המוזמנים יגיעו באמצע העבודה או מיד לאחריה מה שיביא אותם לחוצים מראש. אם זה יהיה אירוע בשעות הערב, גם כן אנשים יהיו עם "הלשון בחוץ" כדי להספיק להגיע הביתה, להתקלח ולהתארגן ולהגיע אליו. אירוע בשבת הוא אירוע שמתקיים באווירה אחרת. אין עבודה והילדים לא חייבים להיות מוכנים לבית הספר, והכל הרבה יותר רגוע. כולם מתארגנים בנינוחות ומגיעים עם מצב רוח טוב לאירוע.
• ילדים יכולים להיות שותפים – אירועים שמתקיימים בשעות הערב באמצע השבוע הם או אירועים בהם ילדים לא יכולים לקחת חלק, או שהילדים עייפים וההורים צריכים להיות איתם, כך שאף אחד לא ממש נהנה. אם אתם רוצים שהאירוע שלכם יהיה אירוע בו גם הילדים ירגישו שהם חלק ממנו, אם אתם רוצים שבאירוע שלכם הילדים יהיו פעילים, אין כמו אירוע בשבת כדי שזה יקרה. אין בית ספר ואין גן, לא צריך לקום מוקדם ולא חייבים להגיע מהר מהר הביתה, כי צריך למחרת לקום מוקדם. שוב, הכול הרבה יותר רגוע והרבה יותר נינוח לכולם.
• קל יותר להפקה – אומנם המון מקומות לא עובדים בשבת וגם לא מעט אנשי מקצוע כמו צלמים, סאונדמנים ואחרים לא נותנים שירות ביום הזה אבל עדיין, יש כאלו שכן ואלו שכן בדרך כלל יהיו פנויים. אתם לא צריכים לשבור את הראש ומציאת מקום כזה תהיה פשוטה יחסית. צלמים, אנשי אטרקציות וכדומה, תוכלו למצוא בחיפוש פשוט באינטרנט וסביר להניח שרובם יהיו פנויים לשבת שאתם צריכים אותם, בטח אם זה יהיה בטווח זמן מוקדם מספיק.
• יותר זול – יש אומנם בשבתות הרבה פחות היצע מאשר באמצע השבוע אבל יש גם הרבה פחות ביקוש, והרבה פחות ביקוש זה אומר מחירים נמוכים יותר. בין אם מדובר על האולם ובין אם מדובר על נותני השירות השונים, המחירים יהיו נמוכים הרבה יותר ברוב המקרים מאשר באמצע השבוע. זו האפשרות שלכם לחסוך לא מעט כסף, ואם התקציב שלכם מוגבל, יכול להיות שזה הפתרון היעיל ביותר בשבילכם, פתרון שיסייע לכם לעמוד בהוצאות הקשורות באירוע כזה.
• קל יותר להגיע – לכולנו זה קרה. היינו צריכים להגיע לאירוע כלשהוא באמצע השבוע, ולא משנה אם זה אירוע של חבר קרוב או מכר רחוק מהעבודה, והדרך לאירוע כבר הוציאה לנו את החשק ממנו. יש פקקים ויש צפירות מסביב, יש בעיות חנייה ויש לא מעט כאב ראש סביב הנהיגה. בשבת זה אחרת. אז נכון שמי שצריך להגיע בתחבורה ציבורית יתקשה לעשות את זה, למרות שבזמן האחרון יש ערים שמפעילות תחבורה ציבורית בשבת, אבל נהיגה בשבת בטוח שונה לגמרי מנהיגה באמצע השבוע. אין פקקים ואין לחץ, נוסעים בכיף ומגיעים בשמחה.

מוזמנים דתיים ושומרי כשרות…

יש משהו שאתם חייבים לקחת בחשבון כשאתם מארגנים אירוע בשבת. אירוע בשבת יכול להיות במוצאי שבת ואז אין בעיה למוזמנים ששומרים שבת בעיקר אם המקום מספק את הכשרות הרצויה. אבל אם האירוע הוא בשבת עצמה, לא תוכלו להזמין שומרי שבת או שומרי כשרות מכיוון שמקומות כאלו לא מקבלים כשרות.

במדינת היהודים כמעט אין מי שאין לו חבר קרוב או בן משפחה דתי או כזה שמקפיד על תעודת כשרות במקום בו הוא אוכל, ואם האירוע יהיה בשבת, אתם תצטרכו לוותר עליו. אם אין לכם מוזמן פוטנציאלי כזה או אם האירוע מיועד להיות קטן ואינטימי וגם ככה אתם מסננים המון מוזמנים וביניהם שומרי שבת וכשרות, אז לא צריכה להיות לכם בעיה.

אירוע בשבת הוא אירוע רגוע יותר ונינוח יותר, אירוע שמכל הבחינות יכול להיות עם פוטנציאל חיובי יותר. כולם מגיעים במוד אחר מאשר באמצע השבוע, אנשים לא ממהרים ולא מסתכלים כל רגע על השעון ובודקים האם הם כבר צריכים ללכת או שעוד לא, הילדים נהנים ולא צריך לזרז אותם לשום מקום. אין כמו יום שבת בשביל אירוע נעים יותר, בעיקר אם הוא אירוע אינטימי יותר. כל מה שצריך הוא להתארגן בהתאם ולמצוא את נותני השירות הרלוונטיים לאירוע כזה.

אירועי בוקר יכולים להיות מגוונים. הם יכולים להיות אירועים עסקיים ויכולים להיות אירועים פרטיים. בכל מה שנוגע לאירועים עסקיים, הם יכולים להיות איזה שהוא מפגש עסקי בעל משתתפים רבים וכשמדובר על אירוע פרטי, זה יכול להיות אירוע כמו ברית מילה אבל לרוב זו תהיה חתונה.

חתונות בבוקר ובעיקר בשישי בבוקר הפכו לפופולאריות במיוחד. יותר ויותר זוגות בוחרים באירוע כזה, אירוע רגוע ביום שישי בצהריים, אירוע עם כמות מוזמנים בדרך כלל קטנה יותר מאירועים בערב ומה שמאפיין אירועים כאלו הוא בעיקר זה שהם רגועים יותר. אז הנה כמה יתרונות לחתונה של שישי בצהריים, חתונה בשעות היום.

יותר קל למצוא מקום

נתחיל מהדבר הבסיסי ביותר – מציאת מקום. כפי שציינו רוב החתונות מתקיימות באמצע השבוע ובשעות הערב, מה שהופך את מציאת התאריך המתאים, לפרויקט של ממש. חתונות בצהריים אומנם הופכות לפופולאריות יותר ויותר אבל הן עדיין נדירות ביחס לאירועים בערב, ולכן למצוא מקום לאירוע בבוקר יהיה קל יותר. זה כבר יתרון כי מציאת מקום פנוי לאירוע יכול להיות דבר מתיש במיוחד.

מחיר

עוד יתרון שיש לאירוע בשעות הצהריים הוא המחיר, מה שמתקשר לסעיף הקודם. הרי בסופו של דבר הכול זה ביקוש והיצע, וכשאין ביקוש יותר מידי המחירים יורדים. בעיקר כשמדובר על חודשי הקיץ בהם יש יותר חתונות והמחירים באולמות גבוהים יותר, כדאי לבחון את האופציה של שישי בצהריים. זו היא אופציה שיכולה להיות גם פתרון למי שהתקציב שיש לו הוא תקציב נמוך יחסית.

אנשי מקצוע פנויים יותר

אם נמשיך בקו הזה, כל מה שנוגע לביקוש והיצע נראה שיש גם הרבה יותר אנשי מקצוע פנויים בין אם מדובר על תקליטנים, בין אם מדובר על צלמים ובין אם מדובר על מפעילי אטרקציות שונים. רובם פנויים יותר בשעות היום מכיוון שהאירועים שלהם הם בשעות הערב, ושוב, לא רק שיהיה קל יותר למצוא את הצלם והתקליטן המועדף עלינו אלא גם שאפשר יהיה למצוא אחד כזה במחיר שמתאים לנו.

תפריט גמיש יותר

הנה עוד יתרון שיש לאירוע בשעות הבוקר – צהרים על פני אירוע בערב. באירוע בערב התפריט מבחינה קונספטואלית די ידוע מראש. הוא יהיה מורכב מדגים ומבשר והוא יכול להגיע בצורות שונות. כשמדובר על אירוע בשעות הבוקר או הצהריים, התפריט יכול להיות כבר גמיש הרבה יותר. הוא יכול להיות חלבי ויכול להיות בשרי, יכול להיות בראנץ' כזה שיהיה שונה מתפריט באירוע רגיל. אם בוחרים לצורך העניין את הסגנון הבראנצ'י, גם כן, בדרך כלל המחיר יהיה נמוך יותר מאשר מחיר של אירוע רגיל.

ילדים יכולים להשתתף

יש לא מעט אירועים שבעלי האירוע רוצים שהוא יהיה אירוע אינטימי יותר. הם רוצים שהוא יהיה עם המשפחה והחברים הקרובים והם מעדיפים שהוא לא יהיה גדול אבל יכלול את כל האנשים החשובים. מה זה אומר האנשים החשובים? בין השאר הילדים, שבאירוע בשעות הערב או שלא יגיעו או שיהיו עייפים, לא ייהנו מהאירוע וגם יהפכו לנטל על ההורים. כשעורכים אירוע בשעות היום הילדים נהנים הרבה יותר. הם יכולים להיות חלק מהאירוע ויכולים להשתתף בו ולרקוד בו.

כולם מגיעים נינוחים יותר

יש משהו מלחיץ באירועים בערב. אנשים מגיעים אליהם בדרך כלל אחרי יום עבודה ארוך ומתיש, עם כל המשמעויות של יום כזה. לא משנה אם זהו יום חמישי או יום אחר בשבוע, אירוע באמצע השבוע לא תמיד מתאים לכולם ולא פעם מגיעים אליו רק כי חייבים. אירוע בשעות היום ובעיקר אם זהו אירוע ביום שישי, הוא אירוע בו אנשים מגיעים אליו הרבה יותר רגועים והרבה יותר נינוחים. הם נהנים הרבה יותר ממנו, לא ממהרים לשום מקום ובשבילם זה גם פתרון לארוחת צהריים לילדים, והכל יותר נעים.

מציאת מקום לאירועי בוקר

אז איך מוצאים מקום לקיים בו אירוע בשעות הבוקר? לא משנה אם זהו אירוע פרטי או עסקי, יש כמה דברים שצריך לשים אליהם לב. הראשון הוא כמובן המיקום של האירוע. אומנם אירוע כזה לא יהיה בשעות הבוקר המוקדמות, שעות בהן יש פקקים, אבל עדיין, אם האירוע הוא בעיר ובעיקר אם הוא במרכז צריך לזכור גם את זה ולהיזהר ממקומות שההגעה אליהם מורכבת ואם יש בעיות חנייה, צריך לשקול את זה עוד יותר. בדרך כלל אולמות אירועים גם אם הם בעיר יש להם חנייה או הסדר חנייה כלשהוא באזור.

איך עוד מוצאים מקום לאירועי בוקר? בוחנים את התפריט המוצע והאם הוא עונה לציפיות שלכם. לכל אחד יש את הרמה הקולינרית אותה הוא רוצה באירוע שלו ולכל מקום יש את ההיצע שלו. מקום כזה צריך גם לתת מענה לדרישות מיוחדות כמו מנות בכשרות מהודרת או מנות צמחוניות וטבעוניות, וגם אם המנות הללו לא מוכנות במטבח עצמו אלא מוזמנות מקייטרינג אחר, זה בסדר. צריך כמובן גם לוודא שהמקום מתאים לכמות המוזמנים המיועדת, שהוא לא גדול מידי ולא קטן מידי.

בסופו של דבר זה הכול עניין של תקציב ואולי הדבר הראשון שצריך לעשות הוא לשבת ולחשוב כמה רוצים להוציא באירוע כזה ומהן היכולות. אירוע כזה אמור להיות זול יותר מאירוע בשעות הערב, כך שזו כבר פתיחה טובה עם מגוון אפשרויות רחב יותר. יש לכם מקום מומלץ לאירוע מאנשים שאתם סומכים עליהם? לכו על זה. אבל בכל מקרה, תגיעו כמובן בזמן שאירועים מתקיימים כדי שתבחנו את המקום בלייב.

כל מי שערך פעם אירוע כלשהו, יודע כי זה כרוך בהרבה מאוד משימות וברשימה ארוכה של דברים שיש לדאוג להם.

חשוב מאוד להיערך מראש ולהתחיל כשישה עד ארבעה חודשים מראש, על מנת שהאירוע כולו יהיה מוצלח בסופו של דבר וכל הפרטים יהיו מושלמים.

אבל לפני הכול, חשוב מאוד לשבת עם בת המצווה ולשמוע ממנה מה היא רוצה שיהיה באירוע שלה.

מתאמים עמדות

חשוב לזכור כי למרות שההורים בדרך כלל יודעים מה הם רוצים והם אלו שגם מנהלים את התקציב המשפחתי, בכל זאת, אין לשכוח כי האירוע הוא של הילדה שהגיעה לגיל מצוות. היא זו שאמורה להיות מרוצה מהאירוע והיא זו שתזכור יותר מכולם מה היה ואיך היה. על כן, חשוב מאוד לשמוע ממנה על מה היא חולמת, למה היא מצפה ומה היא רוצה שיהיה באירוע המרכזי של החיים שלה (בינתיים, עד החתונה…) על פי רוב היא כבר בישלה בראשה תוכנית והיא כבר יודעת איך היא רוצה שמסיבת בת המצווה שלה תיראה וחשוב מאוד שההורים יהיו קשובים לחלומות שלה.

זה כולל גם את המקום בו ייערך האירוע, סדר הגודל שלו, התוכנית שתהיה באירוע וכמובן מה ומי יהיו במוזמנים לאירוע.

ברור שמותר לכם ההורים להתערב ולומר את דעתכם כי אחרי הכול, בעל המאה הוא בעל הדעה. אך זכרו כי זה הזמן להתגמש ולהיות קשובים לילדה. כל החלטה שתקבלו בסופו של דבר, היא תזכור לכם לכל החיים, לטוב או למוטב.

מתחילים להתכונן

למי שלא ממש מנוסה והוא עדיין לא ערך כל אירוע, חשוב שידע כי חצי שנה לפני האירוע זה לא מידי מוקדם להתחיל לחשוב על אולם מתאים. אולמות מוצלחים נתפסים מהר ומי שלא תופס אולם בזמן, עשוי למצוא את עצמו נאלץ להתפשר על אולם פחות מוצלח.

אז לפני הכול, חשוב לבחור את התאריך לאירוע. באירוע כמו מסיבת בת מצווה אין ממש חובה להיצמד לתאריך יום ההולדת. כי אחרי הכול לא מדובר בסעודת מצווה שחייבת להיערך בו ביום כפי שנהוג באירועי בר מצווה, בריתות וכדומה. בכל זאת, על מנת לשמור על הסימבוליות של האירוע כן כדאי להיצמד לתאריך הנכון וכך האירוע יהיה הרבה יותר 'אמיתי'.

מה צריך לעשות לקראת האירוע?

אז הבנתם שבחירת האולם זה השלב הראשון והוא אמור להתבצע מספר חודשים מראש. אחרי שכבר יש לכם את האולם המתאים, אתם יכולים להתקדם הלאה.

כעת אתם צריכים לפנות אל נותני השירות השונים אליהם תזדקקו לצורך ארגון מסיבת בר המצווה.

זה כולל רשימה ארוכה של פרטים –

• שירותי הסעה לאולם האירועים – עליכם לבדוק את הנושא של הגישה אל אולם האירועים. זכרו כי המשתתפים באירוע בחלקם הם בני נוער צעירים. לא תמיד הם יוכלו להגיע אל האולם בכוחות עצמם. אם מדובר באולם מרוחק, ברור שכך. אך גם אם מדובר במיקום מרכזי בעיר, עדיין לא תמיד יהיה מי שיביא אותם אל האירוע והבעיה המהותית יותר עשויה להיות בחזור מהאירוע. זה עשוי להיות בשעה מאוחרת בלילה וברור שאי אפשר לשלוח ילדים צעירים בשעה כזו לבדם.

מסיבה זו יש לבדוק את הנושא של הסעה אל האולם. קיימים שירותי הסעות המתאימים את עצמם במיוחד לאירועים אשר מתקיימים בערב ואף מסתיימים בשעה מאוחרת.

חשוב לסגור את כל הקצוות עם חברת הסעות שתיקח על עצמה את השירות. יש לסכם מולם מראש את כל הפרטים הרלוונטיים כמו נקודות פיזור בשכונות עבור כלל הנוסעים. שעה משוערת לסיום האירוע וכן הלאה.

• תוכנית לאירוע – מסיבת בת מצווה מטבעה אמורה להיות אטרקטיבית ומושכת במיוחד עבור בני הנוער שאמורים להשתתף בה. חשוב לוודא כי האולם בו בחרתם יוכל להתאים לסוג התוכנית שאתם רוצים באירוע שלכם. לא בכל אולם תוכלו להביא כל תוכנית ואם לא תשימו לב לכך, התוכנית עשויה שלא להצליח וכל ההשקעה שלכם תרד לטמיון.

מה אתם צריכים שיהיה באולם?

אז ברור שהצרכים ישתנו בהתאם לתוכנית הנבחרת. אך בגדול, חשוב לבדוק כי יש במה במקום מרכזי ובולט באולם. יש לבדוק אם ישנו מסך, אם ישנה אפשרות לעשות שימוש במקרן תוך החשכה של האולם וכן האם ישנם אמצעי הגברה במקום.

כמו כן חשוב לבדוק שיש אפשרות לקשט את האולם עם פרחים או עם עיצובי בלונים בהתאם לרצונכם וכי האולם באופן כללי יוכל להתאים לאירוע הספציפי של מסיבת בת המצווה.

נותני שירות שאמורים להשתתף באירוע

ישנם כמה וכמה נותני שירות שגם איתם יש לסגור את כל הפרטים די זמן מראש. זה כולל את שירותי הקייטרינג, זה כולל גם את הצלם, זה כולל את התקליטן ולמעשה את כל מה שעתיד להרכיב את האירוע.

יש אנשים שמעדיפים להיעזר לצורך כך בחברת הפקה מקצועית.

מזמינים את האורחים

עליכם להכין לעצמכם רשימת מוזמנים ולהזמין את כולם. את ההזמנות אפשר לשלוח בצורה מסורתית באמצעות הדואר ואפשר גם לשלוח באמצעים מתקדים יותר. כמו באמצעות הדואר האלקטרוני, הוואטסאפ או באמצעות פרסום בדף הפייסבוק.

כדאי לבקש אישורי השתתפות מכל המוזמנים על מנת שתיטיבו להיערך בהתאם.

גם את ההזמנות תוכלו לשלוח מספר שבועות מראש על מנת שגם אתם וגם האורחים תוכלו להתחיל להיערך. יהיה לכם הרבה יותר קל לתכנן את שולחנות האירוח וכמובן לסגור את מספר המנות אם תדעו בצורה מדויקת מי הולך להשתתף באירוע.