אירועים

לא חשוב ממש מהו סוג הכנס שאתם מפיקים, הצעד הראשון בארגון האירוע הוא להגדיר מה אתם מצפים להשיג מקיומו – מהי המטרה. מדובר בפרויקט מורכב ומתמשך, שיש להתייחס בתשומת לב רבה לכל שלב ושלב שבתהליך הפקתו

ארגון כנסים הוא פרויקט מורכב ומתמשך, שיש להתייחס בתשומת לב רבה לכל שלב ושלב שבתהליך ההפקה, ולפרק את התוכנית לאבני דרך עיקריות. חשוב להבין מראש מהם המשאבים הדרושים ומהו עומס העבודה המשוער עבור כל שלב ושלב. כמו כן, ההיבט של זמנים הוא קריטי בתהליך הפקה מסוג זה, ויש להתייחס גם אליו בכובד ראש, ולתזמן באופן קפדני כל משימה ומשימה. 

בצעד הראשון – לגבש אסטרטגיה לאירוע

לא חשוב ממש מהו סוג הכנס שאתם מפיקים, הצעד הראשון בארגון האירוע הוא להגדיר מה אתם מקווים להשיג מקיומו – מהי המטרה? שוק האירועים רווי – והפך לעוד יותר רווי, בעקבות השינויים הדרמטיים שהתרחשו במהלך השנתיים האחרונות. בזמן שמספר גדל והולך של ארגונים, מכירים בערך שאירועים פיזיים ווירטואליים מביאים הן להכנסות והן למותג שלהם, גם ההוצאות גדלות.

לכן, חשוב מאוד להגדיר כבר בשלב הראשון, מהו הדבר שאתם מצפים להשיג על ידי ארגון הכנס. הדבר יסייע לכם לבדל את האירוע שלכם, לעומת שלל אירועי החברה והכנסים האחרים, המתקיימים באותה התקופה. כדאי לחשוב לעומק – האם אתם מסוגלים לבטא באמצעות האירוע את המסרים שאתם מעוניינים להעביר, האם אתם מבינים מה מניע את הקהל שלכם, והאם יש לכם רעיון מגובש שייחד את הכנס.

אסטרטגיית אירוע עדכנית ונכונה, מבוססת על בחירת פורמט ומקום לאירוע עסקי, המתאימים ביותר לקהל שלכם. לכן, חשוב לערוך סקר מקיף ולנתח באופן קבוע את הצרכים של מובילי הארגון שיעמוד מאחורי הכנס.

השתמשו באמצעים טכנולוגיים לניהול הפרויקט

בדיוק באותה רמת חשיבות כמו בחירת המקום או מועד האירוע, חשוב לבחור אפליקציה או תוכנה לניהול תהליך הפקת הכנס. שימוש באמצעי טכנולוגי כמו תוכנה לניהול משימות, הוא חובה בארגון פרויקט גדול שכזה. ממשק שיהיה משותף עם כל הנוגעים בדבר, יסייע לכל אנשי הצוות שלכם לעבוד בשיתוף פעולה, לראות מה הסטטוס של כל משימה, מהו הדד-ליין לביצועה ומי אחראי לבצעה. ישנן תוכנות חינמיות לניהול משימות קבוצתיות, וישנן תוכנות ייעודיות להפקת אירועים, שעלולות להיות כרוכות בהוצאה מסוימת, אך בדרך כלל, בטווח הארוך הן יחסכו לכם מהתקציב, ובעיקר יבטיחו שלא יהיה שום חלק ש״ייפול בין הכיסאות״.

האצלת סמכויות היא מאסט

כידוע, עומד בפניכם פרויקט גדול, הכרוך בכמות עצומה של עבודה ומטלות שונות. גם אם מאוד תרצו, אין ממש סיכוי שתצליחו לבצע את כל המשימות בעצמכם, וגם אם כן, הן לא יבוצעו על הצד הטוב ביותר בצורה כזו. זה הזמן לשחרר את הריכוזיות, ולהקים קבוצה של אנשי צוות כאשר כל אחד מהם יהיה אחראי על תחום אחר בארגון.

במידה ומדובר בצוות מצומצם, סביר להניח שכל אחד מהחברים יהיה אחראי על מספר תחומים. אם, לעומת זאת, התברכתם בצוות גדול יותר, תוכלו להקצות אחריות אישית על דברים כמו חסות, שיווק והסדרים מקומיים.

מומלץ לבחור את אנשי הצוות בקפידה. חפשו ״שחקני נשמה״ נלהבים, מאורגנים ועם אש בעיניים. מיד לאחר חלוקת תחומי האחריות, וגם לאורך הדרך, חשוב לוודא שלכולם ברור מי אחראי על מה.

אאוטסורס זה לא מילה גסה

במידה ואינכם מפיקי אירועים מקצועיים, וזו הפעם הראשונה שאתם נדרשים לארגן  כנס, כדאי לשקול בחיוב את שכירתם של מפיקי כנסים מקצועיים ומנוסים. אנשי מקצוע מסוג זה, הם למודי קרבות בתחום, ויודעים לא רק איך לנהל את ארגון האירוע ביד רמה, אלא לראות קדימה ולצפות תרחישים אפשריים ותקלות פוטנציאליות, ולהערך לכל אלו מהבעוד מועד. סיטואציות אפשריות כמו למשל כשהמרצה אותו שריינתם עבור הכנס פתאום נדבק בקורונה, או סאונדמן שיוצא לחופשה בדיוק שבוע לפני האירוע – מארגני כנסים ותיקים יידעו איך ליצור את רשת הביטחון החשובה ולוודא שהכל יזרום חלק, גם ברגעים שעלולים להיראות לכם כמו ״קרייסס״ מוחלט. 

התקציב ומודל התמחור שלכם

בניגוד לרוב אירועי החברה או הממוסחרים, המטרה בארגון כנס, היא בדרך כלל לא לייצר רווח, לפחות לא באופן מובהק. עם זאת, ברוב המקרים אתם גם לא יכולים להרשות לעצמכם להיסחף עם ההוצאות מחוץ לגבולות התקציב שהוקצה לאירוע. לכן, בניית תקציב מפורט, היא חלק חיוני מתהליך ארגון הכנס.

במקרה שבשנים הקודמות, התקיימו כנסים דומים, יש הרבה מה ללמוד מהסיכומים ומהמשובים שאולי התקבלו מהם. שאפו לייצר תמונה ברורה ככל האפשר של ההכנסות וההוצאות של האירוע. עם זאת, כדאי לקחת בחשבון גם הוצאות לא צפויות, וגם, ישנם חלקים בתקציב שתצטרכו להעריך ולשער, מאחר וההוצאה הסופית לא יכולה להיות מוחלטת בשלב זה. הכירו בכך שיכול מאוד להיות שהתקציב שלכם ישתנה, ככל שתכנון הכנס יתקדם מתקדם.

טיפים לבחירת המקום לכנס 

המקום שתבחרו, חייב לענות על הצרכים שלכם באופן מדויק. בשלב חיפוש המקום, הפרמטר הראשון והחשוב ביותר שיש לקחת בחשבון הוא גודל האולם – בדקו האם הוא מכיל מספיק חדרים עבור כל המפגשים שצפויים להתקיים במקביל. כמו כן, לא פחות חשוב שהמקום יהיה נוח ונגיש עבור כל כל המשתתפים בכנס, ויענה על מירב הצרכים של החברה.

כמובן, חשוב שהמקום יהיה מעוצב כראוי, נאה ומסביר פנים. אל תשכחו שהסגנון במקום יכתיב את הטון לאירוע כולו, וישפיע על התדמית של החברה באופן ניכר. 

מאחר ומדובר בכנס מקצועי, חשוב מאוד לוודא שבמקום יש את כל האמצעים הדיגיטליים הדרושים לכם, לרבות חיבור איתן ומהיר לרשת, ציוד הגברה ותאורה, וגם אנשי צוות שיודעים כיצד לתפעל את כל אלו בזמן אמת. 

עכשיו, כשההתרגשות והבאזז מהצעת הנישואין קצת נרגעים, הגיע הזמן להפשיל שרוולים ולצאת לדרך עם הפקת החתונה. גם אם החלטתם ללכת על חתונה קטנה, יש לפניכם לא מעט עבודה, משימות, וקבלת החלטות שישפיעו על הצלחת האירוע

הוא הציע (או דווקא את?), את נענית בחיוב כמובן (אולי אפילו כבר לא יכולת לחכות שיציע), ועכשיו, באופן רשמי – אתם מאורסים. מזל טוב! רצתם לספר לכל בני המשפחה והחברים, וסביר להניח שגם למעגלים רחבים יותר במדיה החברתית, שלחתם תמונה של הטבעת ושימחתם את כולם. עכשיו, כשההתרגשות והבאזז מהצעת הנישואין קצת נרגעים, הגיע הזמן להפשיל שרוולים ולצאת לדרך עם הפקת החתונה, הלכה למעשה. נכון שמדובר באירוע מרגש ומשמח, וברור שהכל בסימן חיובי וטוב, אבל אנחנו מזהירים מראש, גם אם החלטתם ללכת על חתונה קטנה, יש לפניכם לא מעט עבודה, משימות, וקבלת החלטות שלעתים עלולה להיות מבלבלת ומלחיצה. אבל אנחנו כאן כדי לעזור ולעשות לכם סדר.

ההחלטות החשובות – עליכם. את השאר, הניחו לאנשי מקצוע לעשות עבורכם

דברים רבים עלולים להיראות פשוטים מכפי שהם בפועל, ובמיוחד כשמדובר על תהליכי הפקה של אירוע המוני. גם אם מדובר באירוע בהיקף של כמה עשרות משתתפים, או כמה מאות בודדות – עדיין יש המון דברים קטנים כגדולים לטפל בהם, ואם לא עושים את זה באופן מסודר, ורצוי מקצועי, עלולות לצוץ בעיות ותקלות רבות הן בדרך לאירוע, והן במהלך החתונה עצמה. בשאיפה, מדובר באירוע של פעם בחיים, וכדאי מראש לכוון את הגישה לעבר שימוש בכל אמצעי ואיש מקצוע שיכול לסייע לכם להוציא את החתונה לפועל על הצד הטוב ביותר.

כמובן, שגם אם אינכם ״קונטרול פריקס״, הגיוני שתרצו לקבל החלטות כמו – באיזה אולם תתחתנו, מי יהיה הדי.ג׳יי ומה הוא ינגן, מהי חברת הקייטרינג שתפעל באירוע ומהן המנות שיוגשו לאורחים. הכל מובן, וגם לגיטימי ואפילו רצוי. זהו האירוע שלכם, והוא צריך ללכת יד ביד עם הסגנון האישי שלכם ועם הבחירות האינדיבידואליות שלכם.

עם זאת, את תהליך ההפקה עצמו, מומלץ בחום להניח לאיש מקצוע – מפיק אירועים מקצועי או אפילו חברת הפקה (תלוי בגודל האירוע), לנהל באופן מקיף. מפיקי אירועים יודעים לעשות סדר, לתעדף את המשימות, לצפות תקלות ובלת״מים אחרים ולדעת כיצד להתכונן אליהם. במילים אחרות, הם יודעים לנצח על התזמורת הזו ביד רמה, וכך לוודא שהאירוע שלכם יזרום והכל יתקתק. תקלות כמו עיכוב בהגשת המנות, מקרן שלא פועל בדיוק כשרוצים להתחיל בהקרנת הסרטון שהשקעתם בו כל כך הרבה, תקלות במערכת הסאונד ועוד ועוד, יכולות להוות חבלה של ממש בחתונה שלכם. אנחנו לא מנסים להלחיץ כמובן, רק לומר שזה בדיוק המקום ל״אאוטסורסינג״ שיוריד מכם המון סטרס לקראת האירוע, וגם ידאג לכך שהכל יהיה מושלם.

החלטה גורלית: איפה להתחתן?

כאמור, את ההחלטות החשובות כמו בחירת האולם, בחירת הקייטרינג והמנות והדי.ג׳יי, אתם תקבלו. הבחירה הראשונה והקריטית מכולן, רגע לאחר שגיבשתם את התקציב המיועד לאירוע, והבנתם כמה ממנו אתם מקצים לשכירת אולם האירועים, היא לבחור את המקום הטוב, המתאים והמהמם ביותר. ישנן כמה ״מסננות״ שיוכלו לסייע לכם להתמקד ולשלול אופציות מיותרות. לדוגמא, אם הכיוון הוא לערוך חתונה קטנה במרכז, תוכלו להתמקד בחיפוש אחר מקום לאירוע קטן בתל אביב.

שילוב הפרמטרים של תקציב, מיקום גיאוגרפי וגודל האירוע – יקדמו אתכם לעבר הבחירה המדויקת ביותר. כמובן, פרמטר חמקמק יותר הוא הסגנון שלכם. יכול להיות שתמצאו מקום שעונה על שלושת הפרמטרים הנ״ל, אבל מהצד השני, ממש כמו שמחפשים דירה חדשה, עם כניסתכם למקום, לא תרגישו שהוא ״האחד״ עבורכם. דעו, שזה לגיטימי לחלוטין לוותר על מקום שלא דיבר אליכם מבחינה זו. נזכיר ונחדד שוב, שהאירוע שלכם צריך להתאים לסגנון האישי שלכם ואף לשקף אותו על הצד הטוב ביותר.

לאחר מחקר מקיף ומעמיק, ואחרי שצמצמתם את הרשימה למספר אולמות אירועים שנראים לכם מתאימים, חשוב מאוד לבדוק איך המקום נראה, מרגיש ומתנהל בזמן אמת. על מנת לקבל תמונה ברורה יותר של האווירה ושל ההתנהלות המקצועית במקום, מקובל מאוד לבקש להגיע ולפקוד את האולם במהלך אירוע אחר הנערך בו.

כמו כן, חשוב לקבל המלצות אותנטיות ואמינות מזוגות שהתחתנו במקום, ולא להסתפק בהמלצות שקראתם ברשת. נסו לשאול את השאלות המועילות כמו – אילו תקלות (אם בכלל), היו באירוע, האם הכל תקתק, והכי חשוב – האם הם היו מרוצים והמקום ענה על הציפיות.

אילו עוד החלטות ישפיעו באופן דרמטי על הצלחת האירוע?

נכון שאם בחירת האולם מאחוריכם, ההחלטה הקריטית ביותר נעשתה ואפשר קצת לנשום. עם זאת, העניין של האוכל בחתונה כנראה לא פחות חשוב, במובן של הצלחת האירוע. אם תעלו  בזכרונכם את החתונות שהשתתפתם בהן כאורחים, מהר מאוד תראו שמה שאתם זוכרים, לטוב או לרע, זה את האוכל. באירוע כזה אתם רוצים לפנק את האורחים שלכם ולהגיש להם את המנות הטובות ביותר, העדכניות, המעניינות והטעימות. לכן, השקיעו בבחירת חברת הקייטרינג וגם בבחירת המנות עצמן. גם כאן, רצוי להתייעץ עם זוגות שחברת הקייטרינג הזו פעלה בחתונתם ולבדוק לעומק את שביעות רצונם. 

החלטה נוספת חשובה, היא כמובן – מי יהיה הדי.ג׳יי שיתקלט בחתונה. אין להקל ראש בעניין זה, מאחר והוא האדם שהכי ישפיע על האווירה באירוע, ויכול להפוך אותה לסנסציה או למפגש רדום, שלא ממש עושה חשק לעלות על רחבת הריקודים. המוטיב החוזר – גם כאן אל תוותרו על המלצות ממקור ראשון. בדקו עם זוגות שהדי.ג׳יי תקלט בחתונה שלהם – בעיקר, עד כמה התארכה מסיבת הריקודים והאורחים נתנו מעצמם על הרחבה.

הילדה שלכם הופכת לנערה ואתם ההורים הגאים, נדרשים כמיטב המסורת, להפיק עבורה חגיגה מושלמת. כמה טיפים שיסייעו לכם לעשות את הבחירות הטובות ביותר

הילדה שלכם הופכת לנערה ואתם ההורים הגאים, נדרשים כמיטב המסורת, להפיק עבורה חגיגת בת מצווה מושלמת, שתתאים באופן מדויק גם לכלת השמחה, גם לכם – מבחינות שונות, לרבות תקציב, סגנון והעדפות אישיות, וגם למשפחה המורחבת ולמעגלי החברים שאתם מעוניינים להזמין לאירוע. 

מוטלות על כתפיכם לא מעט משימות גדולות וקטנות, שתכליתן היא הפקת האירוע המושלם – החל ממציאת אולם אירועים לבת מצווה ועד לבחירת המנות שיוגשו במסיבה. הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לערוך את הבחירות הטובות ביותר.

צעד ראשון בהפקה: הגדרת גבולות התקציב

בכל הפקת אירוע, קטן כגדול, יש להתחיל מהגדרה קפדנית ומדויקת של התקציב. ברגע שתבינו מהו הסכום העומד לרשותכם, תוכלו לקבל תמונה ברורה יותר של האופציות שלכם לגבי היקף האירוע, כלומר כמה אורחים אתם יכולים להזמין לבת המצווה, מהו אולם האירועים שאתם יכולים להרשות לעצמכם לשכור,  מה האפשרויות שלכם מבחינת קייטרינג ועוד. במסגרת הגדרת התקציב, מומלץ כבר בשלב הזה לערוך חלוקה מסודרת של תקציב לאולם, לאוכל, לדי.ג׳יי, לעיצוב המקום, לאטרקציות, למתנות או מזכרות לאורחים ועוד. זהו הזמן להתחיל לחשוב על כל הפרטים, על החלומות, הפנטזיות והרצונות, וגם לשתף את כלת השמחה ולשאול מהו הכיוון שיש לה בראש לגבי האירוע.

צעד שני: כמה אורחים ישתתפו?

בשלב הזה, עליכם להצליב בין התקציב לבין פרמטרים של רצון, העדפות אישיות והסגנון שלכם, וגם היקף המשפחה ומעגלי החברים שלכם ושל הילדה, ולגבש החלטה – כמה אורחים אתם מעוניינים להזמין לאירוע

צעד שלישי: בחירת המקום

בחירת המקום היא ככל הנראה המהלך הקריטי והחשוב ביותר בהפקת אירוע בת המצווה. ישנם מספר פרמטרים שיש לקחת בחשבון בתהליך הזה – הראשון הוא גודל המקום, שצריך לעלות בקנה אחד עם היקף האורחים שקבעתם בשלב הקודם. פרמטר חשוב נוסף הוא כמובן הלימת התקציב את הצעת המחיר של המקום. עוד פרמטר הוא כמובן המיקום הגאוגרפי. מומלץ לבחור מיקום כמה שיותר מרכזי ונוח להגעה. לדוגמא, אם האורחים שלכם מגיעים ממרכז הארץ, חיפוש אולם אירועים בתל אביב יהיה הצעד הנכון. כמובן, כדאי לבחון גם את סגנון של המקום ואת האווירה השוררת בו, על מנת להחליט האם הוא מתאים לכם, אם כי כדאי לקחת בחשבון שעל הפרמטר הזה ניתן גם להשפיע במידה מסוימת, באמצעות עיצוב בהתאמה אישית.

צעד שלישי: בחירת חברת הקייטרינג

יותר ויותר משפחות בוחרות ״להפציץ״ עם האוכל באירועי בר ובת מצווה, ולהגיש לאורחים שלהם מנות מושקעות, טרנדיות ואיכותיות, והצדק איתן. הרי בסופו של דבר, זהו הדבר שהכי זוכרים מהאירוע, במיוחד אם הוא היה טוב בצורה יוצאת דופן. את חברת הקייטרינג עצמה, כדאי לבחור על סמך המלצות ממקור ראשון, עדיף של חברים או מכרים שאתם סומכים על טעמם. אם יש אפשרות כזו, מומלץ להעדיף את חברת הקייטרינג הפועלת מראש כחלק מהשירות של אולם האירועים שבחרתם, שכן, אנשי הצוות – הטבחים, המלצרים והמנהלים, יודעים בדיוק כיצד להתנהל במקום, מה שעשוי למנוע תקלות במהלך האירוע. 

מבחינת בחירת המנות עצמן, כדאי להתעדכן מבעוד מועד לגבי טרנדים קולינריים בארץ ובעולם, ובפרט טרנדים של אוכל באירועים. קחו בחשבון שתחום האוכל באירועי בת או בר מצווה כי הוא מעט גמיש יותר מזה הנהוג בחתונות, וכאן, לעומת חתונה, אין איזו ציפייה מובנית לקבל בופה של סלטים, בופה של תוספות ומנות בשר כמנות עיקריות. זוהי דווקא הזדמנות להביא משהו שונה ומיוחד. ניתן לבחור בקייטרינג צמחוני, או בסגנון מסוים כמו מקסיקני, יפני וכו׳. עוד גימיק נחמד הוא שכירת ״פוד טראקס״ שיגישו מנות רחוב ממקומות שונים בעולם, לעתים ניתן לאמץ פורמט זה כך שיחליף לחלוטין את הבופה המסורתי. כמו כן, חשוב לקחת בחשבון שחלק גדול מהמוזמנים לאירוע הזה הם ילדים, וכדאי להתאים את התפריט אליהם, כלומר שיהיו מספיק אופציות שילדים יתחברו אליהן, כמו למשל פיצות, המבורגרים ואולי אפילו דוכנים של גלידה, סוכר על מקל, דונאטס, קרפים ועוד. 

צעד רביעי: אטרקציות

נכון שגם דוכני הקינוחים שתיארנו למעלה הם סוג של אטרקציה בפני עצמם, אבל כדאי להבין שאתם נכנסים לתחום תחרותי מאוד, וכבר נוצרו סטנדרטים מסוימים, לפיהם, מומלץ לחשוב על עוד שעשועים וגימיקים לילדים. כאלה שאינם קשורים לאוכל הפעם. מאחר ובת מצווה היא אירוע באווירה ״גירלי״, של בנות, ברוב המקרים, שווה לשקול להביא אטרקציות מתאימות כמו למשל דוכן לשזירת זרים, ודוכני DIY אחרים, שמאוד טרנדים כעת, שהיתרון הגדול בהם הוא שמדובר גם בפעילות במהלך האירוע וגם במשהו שנשאר אחר כך לקחת כמזכרת הביתה – דוכני יצירה, צמות, איפור, קעקועים ועוד ועוד. כמובן, האטרקציה האולטימטיבית היא להביא הופעה של אומן מבוקש ופופולרי, אך עם זאת – הכל תלוי תקציב. ישנן הפעלות פחות ידועות כמו הפעלת ריקוד, ריקוד עם חישוק ועוד, והן לא בהכרח פחות מוצלחות ומומלצות. שווה להתעדכן בטרנדים הכי חמים בתחום.

צעד חמישי: התוכן

אחרי הכל, מדובר באירוע מרגש, סימן דרך ונקודת ציון שיש להתייחס אליהם בתוכנית. ההמלצה שלנו היא ללכת על סרטון מרגש או מצחיק (או גם וגם), שתפיקו בני המשפחה והחברים עבור כלת השמחה. בדרך כלל סרטון כזה הוא לא מאוד מסובך או יקר להפקה, ויוצא משהו שמאוד נותן ״גוף״ ותוכן לאירוע. לעומת זאת, על ברכות ארוכות ומייגעות אנחנו ממליצים לקצר מאוד, או לוותר לחלוטין ולברך במעמד אינטימי משפחתי. הטינאייג׳רית (בהתהוות) שלכם, תודה לכם מקרב לב על שחסכתם ממנה את המבוכה.

אם יש משהו שהקורונה לימדה אותנו, זה שאירועים קטנים הם הדבר הכי נכון. אז ברכות – אם הגעתם לכאן, כנראה שאתם הולכים על אירוע בהיקף מצומצם. מהם הפרמטרים עליהם חשוב לשים את הדגש בתהליך בחירת המקום לאירוע? 

קודם כל ולפני הכל – אנחנו רוצים לברך אתכם. אם הגעתם לכן, כנראה שעשיתם בחירה מצוינת והחלטתם ללכת על אירוע קטן. בין שמדובר בחתונה קטנה, באירוע חברה, אירוע עסקי או אפילו בר/בת מצווה, שתדעו שאין על אירועים קטנים. הם מדויקים, הם הרבה יותר בסטייל, הם הרבה יותר אותנטיים, כאשר כל המשתתפים מכירים זה את זה, יודעים היטב מהי הסיבה לחגיגה, מיהם חתני וכלות השמחה, וההשתתפות שלהם באירוע היא מכל הלב, על אמת. אם יש משהו שהקורונה לימדה אותנו, זה שאירועים קטנים הם הדבר הכי נכון. בהתחלה, אנחנו הישראלים, היינו מבועתים מהמחשבה של צמצום האירועים החשובים בחיינו למספר מופחת של מוזמנים, אבל בהמשך, רבים גילו את הקסם הטמון דווקא באירועים בסדר גודל כזה. בארץ מקובל לחגוג בענק, אבל במדינות שונות בחו״ל, ובמיוחד במדינות מערבות ומפותחות כמו בארצות הברית ובאירופה, נהוג לחגוג בהיקף מצומצם מאז ומתמיד. כאן לקח לנו קצת זמן לקלוט את זה, אבל בסוף זה קרה…

אז אם באירוע קטן עסקינן, אנחנו יוצאים מתוך הנחה שכרגע פניכם למציאת אולם אירועים קטן במרכז, אבל לא סתם אחד, אלא אחד שיתן ״בוסט״ רציני לאירוע שלכם, ויציע נתוני פתיחה שיעניקו לכם שקט, כאשר אתם יודעים שהוא ייצר את האווירה בה אתם מעוניינים, ויהיה בסטנדרט גבוה, כמו זה שאתם מכוונים אליו.

כידוע, בחירת האולם היא ככל הנראה הצעד הקריטי ביותר בתהליך הפקת האירוע, מאחר והמקום הוא זה שמכתיב את הטון, את האופי, האווירה ובסופו של דבר – את ההנאה של האורחים שלכם וההצלחה של האירוע כולו. על כן, חשוב מאוד לבצע את התהליך הזה בקפידה, תוך שאתם שמים את הדגש על מספר פרמטרים עיקריים. 

אומנם מוגדר ״במרכז״, אך האם המיקום באמת נגיש?

אם אתם מחפשים אחר אולם אירועים במרכז, למשל, חשוב לדעת ש״מרכז הארץ״ זו הגדרה גמישה ורחבה למדי, וגם אולם הממוקם באיזו נקודה מעורפלת בצפון השרון,שמצריך נסיעה של למעלה משעה עבור המוזמנים שלכם, עלול להיכלל בהגדרה הזו. למה זה חשוב כל כך? העניין של אופן ההגעה לאירוע שלכם הוא אנדר רייטד. לא משנה מהו סוג האירוע – חתונה, אירוע משפחתי או אירוע עסקי, אם המיקום לא יהיה מספיק מוכר, מרכזי ונוח להגעה, קודם כל – צפו ליותר ביטולים והברזות בקרב כל מי שלא מרגיש מספיק חייב להגיע לאירוע. שנית, אלו שכן החליטו ״לתת מעצמם״ ולהגיע לשמוח בשמחתכם, עלולים כאמור להיתקע בפקקים, או לחילופין, להסתבך עם הניווט למקום שאולי אפילו הווייז לא בטוח שהוא מזהה… במילים אחרות, ייקח להם הרבה זמן (ואולי גם עצבים) להגיע לחגיגה, והדבר עלול לפגוע אנושות בהנאתם ממנה.

האם גודל המקום באמת תואם את גודל האירוע שאתם מתכננים?

עוד הגדרה שעלולה להיות פלואידית, היא ״אירוע קטן״. אירוע כזה יכול להכיל טווח של 50-300 מוזמנים, כאשר ההבדל בין אירוע משפחתי ואינטימי של 50 איש, לבין אירוע של 300 איש, הוא דרמטי מאוד, וכל אחד מהם מצריך התייחסות שונה לחלוטין, לצד בחירות שונות של מקום, אוכל, עיצוב ואפילו תוכנית. מהבחינה הזו, בחירת המקום היא קריטית במיוחד, שכן, במקום מרווח מדי, האווירה באירוע עלולה להיפגע, כתוצאה מתחושה של התפזרות וחוסר חיבור בין המשתתפים. לעומת זאת, אם תבחרו במקום קטן מדי, האורחים שלכם עלולים לסבול באופן פיזי, מצפיפות, שזה מצב שמאוד חשוב להימנע ממנו, על אחת כמה וכמה בימי קורונה.

עניין של סטייל

אוקיי, בואו נבהיר משהו בתור התחלה, זה שהחלטתם ללכת על אירוע קטן, לא אומר שעכשיו זה הסגנון שלו. קטן זה לא סגנון, אלא מידת גודל. אין מנוס, אתם חייבים להיכנס לעובי הקורה ולהבין מי אתם, מה אתם, ולהחליט איזה סגנון צריך לאפיין את האירוע שאתם מפיקים. חשוב מאוד להיות מגובשים ולהגדיר את המאפיינים של העניין הזה מבעוד מועד. אפשרות אחת שיכולה לסייע לכם עם החלק הזה, היא לבחור קונספט מסוים ומוגדר לאירוע. למשל – מסיבה בסגנון כפרי, מסיבת דיסקו, מסיבה בשחור לבן, אירוע בסגנון וינטג׳ ועוד ועוד… העניין תלוי רק בכם. ברגע שנסגרתם על נושא לאירוע או על קונספט מסוים, מהרגע הזה יהיה כבר הרבה יותר קל לדעת איך הוא ייראה (מבחינת עיצוב), איזה אוכל יהיה בו, איזו מוסיקה תתנגן בו ואיך סגנון בילט אין, אתם מחפשים באולם האירועים. כעת נותר לכם רק לעשות ״סקאוטינג״ ולבקר במקומות שעונים על הדרישות הגיאוגרפיות שלכם, לצד הצרכים שלכם מבחינת הקיבולת, ולבחון – האם הוא מתאים לסגנון בו בחרתם.

אילו ספקים ושירותים המקום יכול להציע לכם?

במיוחד כשמדובר באירוע קטן, יהיה לכם קל יותר אם תוכלו להשיג את כל הספקים שאתם זקוקים להם דרך אולם האירועים. באולמות אירועים מבוססים ומקצועיים, לא פעם ישנם ספקים קבועים הפועלים במקום, לרבות חברת קייטרינג, די.ג׳יי, מעצבי תפאורה, וכמובן טכנאי סאונד והגברה. מומלץ לבחור במקום שיכול לחבר אתכם עם הספקים הקבועים או להציע לכם שירות כולל ונרחב. כך, למעשה, לא רק שנמחקות לכם שלל משימות חשובות מהרשימה, מה גם שאתם יכולים להיות רגועים יותר כששכרתם את שירותיהם של ספקים שמכירים את המקום על בוריו, ויודעים כיצד לפעול בו באופן החלק והיעיל ביותר. מינימום תקלות ובלת״מים זה הדיבור. 

נסגרתם על המיקום, ואם מדובר באירוע עסקי, ככל הנראה הוא לא יעלה את ה-300-400 משתתפים. אז אפשר לפצוח בחיפושים אחר המקום המושלם לאירוע שאתם מפיקים. למה חשוב לשים לב בדרך לבחירת המקום ואילו נתונים יסייעו לכם להגיע למקום המתאים ביותר? טיפים חשובים בדרך להפקת אירוע מוצלח

נתחיל מכך, שיש לכם את כל הסיבות הנכונות לבחור להפיק את האירוע במיקום מרכזי. ראשית, במקרה שמדובר באירוע עסקי, מרבית החברות הגדולות והעסקים הנרחבים ממוקמים במרכז, וכך אתם כבר יוצאים מנקודת התחלה שיהיה למוזמנים קל ונוח להגיע לאירוע עצמו. לא עניין של מה בכך, כאשר מדובר במדינה פקוקה ועמוסה לעייפה. מהצד השני, אם מדובר באירוע אליו יוזמנו משתתפים מכל קצוות הארץ, עדיין אם תבחרו מקום במרכז הארץ, זו תהיה נקודת האמצע ביחס לכולם. 

סיבה נוספת לבחור במקום מרכזי, היא הקרבה והזמינות של הספקים הכי חזקים בארץ, לרבות חברות קייטרינג, די.ג'יי, חברות תאורה והגברה וכו'. השמות הכי גדולים נמצאים באזור תל אביב. 

כמו כן, למיקום יש גם חשיבות ביצירת הרושם הנכון, אם תקיימו את האירוע במקום מוכר, פופולרי ואטרקטיבי, ולא ב"חור", כבר הרווחתם עוד כמה נקודות זכות חשובות, וזה עוד לפני שהאירוע התחיל…

בנוסף, במקרה שלאירוע שלכם צפויים להגיע גם אורחים מחו"ל – הם בוודאי ישהו במרכז הארץ וכך האירוע יהיה מונגש להם, וגם הזמינות של מלונות ופתרונות אירוח אחרים תהיה גבוהה יותר.

ועכשיו אחרי שהסכמנו על זה – מתחילים לאתר את המקום המתאים לאירוע שלכם.

מחפשים מקום לאירועים? כמה דגשים שכדאי להתמקד בהם

אז נסגרתם על המיקום, ואם מדובר באירוע עסקי, ככל הנראה הוא לא יעלה את ה-300-400 משתתפים, אז אפשר לפצוח בחיפושים אחר מקום לאירועים קטנים במרכז.  

קודם כל – גבשו את נתוני האירוע עצמו 

כדי למצוא את מתחם האירועים המדויק ביותר, עליכם קודם כל לגבש את כל הנתונים ה"יבשים" של האירוע – כמה אנשים צפויים להגיע? הה טווח הגילאים? מאפיינים דמוגרפים נוספים – אנשי הייטק? רופאים? כלכלנים משוק ההון? האם מדובר בחגיגה לשם ההנאה בלבד או בכנס מקצועי?

המפתח לסגנון ולאווירה שאתם צריכים לייצר באירוע

חשוב מאוד להתעכב רגע על הנקודה האחרונה, כי היא עשויה להיות המפתח להצלחת האירוע, בדגש על הסגנון והאווירה שתייצרו בו, והתשובות יכולות לכוון אתכם היישר אל המקום המתאים ביותר. 

במקרה שמדובר בכנס מקצועי: יש חשיבות רבה יותר לגבי פסיליטיס, אמצעי הגברה, תאורה, נגישות ונוחות. בכנס כזה יש תוכנית, יש מרצים ולעתים גם הקרנות של סרטונים ומצגות. עליכם, המפיקים, מוטלת המשימה הכבדה – לדאוג שלא יהיו תקלות טכניות. לוודא שהכל "יתקתק", והתוכנית תזרום כמתוכנן. הזמן והסבלנות של האורחים שלכם מוגבלים מאוד, ואם הם יצטרכו להמתין עכשיו דקות ארוכות שסרטון כלשהו יוקרן, האירוע יספוג פגיעה.

במקרה שמדובר במסיבה: חברות רבות מפיקות בשנים האחרונות מסיבות עבור העובדים, והדבר הפך להיות למעין סמל סטטוס כבר. בין שמדובר במסיבת סיום השנה, ערב גיבוש, או – החלום של כל יזם – מסיבת הנפקה, כדאי לחפש מקומות לאירועים שהאווירה בהם היא "מסיבתית", ואולי מזכירה בעיצוב ובוייב מועדון ריקודים.

הבדילו בין אירוע פנים ארגוני לאירוע עבור לקוחות

אם אתם מפיקי אירועים מנוסים, סביר שכבר יצא לכם להתנסות בשני סוגי האירועים – אירועים פנים-ארגוניים, שהחברה מארגנת עבור העובדים שלה, ואירועים חיצוניים, שהחברה מארגנת עבור לקוחות ו/או לקוחות פוטנציאליים. אם מדובר בסוג השני,  מימד הרושם הוא חשוב במיוחד, ועליכם המפיקים לדאוג שיהיה אפקט חזק שיפתיע ויהמם את האורחים, ויותיר בהם רושם שהחברה העומדת מאחורי האירוע היא חזקה.  מהצד השני, באירוע פנים ארגוני מאוד חשוב לפנק את העובדים וגם להותיר בהם רושם חיובי ותחושה טובה. כאמור, העניין הזה הפך זה מכבר לסטנדרט, במיוחד בקרב חברות הייטק. לצד התחרות על מי מציע לעובדים תנאים טובים יותר, שכר גבוה, משרדים מפנקים ואטרקציות במקום העבודה, גם אירועי החברה נכנסו ללופ הזה, ויש תחרות גבוהה בין החברות. במילים אחרות, אין להקל ראש גם באירועים פנים-ארגוניים. לא פעם האירועים הללו גם מסוקרים על ידי התקשורת ועושים הדים. 

בחנו את האפשרות של ספקים מתוך המקום

אם יש משהו שמדיר שינה מעיניהם של מפיקים, גם המנוסים והוותיקים ביותר, זה שבזמן אמת הדברים לא יתקתקו ויזרמו, במיוחד כשמדובר על הגשת האוכל באירוע, ועל תקלות פוטנציאליות הקשורות בחשמל וכו'. על הרבה מהדברים האלה, לצערנו, אין לנו שליטה. אבל מה שכן אפשר לעשות, זה לבחור ספקים אמינים שאפשר לסמוך עליהם שיספקו את הסחורה ברגע האמת. ההמלצה שלנו, באופן כללי, היא לבחור בספקים שכבר יש לכם ניסיון איתם ואתם יודעים שהעבודה מולם תעניק לכם את השקט המבורך. דבר נוסף, שיכול מאוד לתמוך בהתנהלות היעילה והמקצועית של האירוע, היא בחירת מקום שמציע ספקים פנימיים, כמו חברת קייטרינג, שירותי הגברה, תאורה וכו'. ספקים שכבר מכירים את הפריסה הייחודית ואת הצרכים הספציפיים של מקום בו הם עובדים, יודעים להתנהל בצורה חלקה ויעילה במקום, מה שיכול למנוע תקלות ולהעניק לכם לילות רצופי שינה. כמובן, אין זו המלצה גורפת, עליכם לבחון היטב גם את האיכות של כל ספק ולראות אם השירות שהוא מעניק בכלל מתאים לאירוע שלכם. למשל, יתכן שבמקום פועלת חברת קייטרינג מסוימת, אבל הסגנון הקולינרי שלה בכלל לא מתאים לאירוע שלכם. כך או כך, בחירה של מקום שהוא ONE-STOP-SHOP יכולה לקצר לכם את הדרך, להסיר מכם הרבה עבודה, זמן ודאגות, ולהוסיף עוד הרבה ביטחון שהאירוע שאתם מפיקים יהיה מוצלח. 

כל מעסיק בחברה גדולה מבין כמה חשוב להשקיע באירועים עבור העובדים, ואם יש סיבה טובה למסיבה, כמו חג הפורים, חייבים למנף את ההזדמנות. כך תפיקו אירוע חברה לפנתיאון

כמה שחסרות לנו סיבות לחגוג ולשמוח בשנה הזו, ואם כבר צצה סיבה, צריך ללכת עד הסוף עם העניין הזה ולתת בראש. אין חג יותר מסיבתי, סוער ושמח מאשר חג הפורים. משהו בקטע הזה של התחפושות, שמאפשרות לאנשים להתחבא מאחוריהן ותוך כדי כך להשתחרר, המצווה המעולה – לשתות לשוכרה, הצבעוניות העזה של התחפושות, האביזרים והקישוטים, פשוט מכניסות את כולם לאווירה, ובמילים אחרות, אין מצב שמסיבה בחג הזה לא תהיה מוצלחת. נתוני הפתיחה הם פשוט ללא תחרות.

לא סתם, מעסיקים רבים (ובמיוחד הטובים והמצטיינים שבהם), בוחרים להפיק מסיבת פורים לחברה. האירוע הזה, הוא כר פורה לשחרר את העובדים משגרת היומיום שלהם, ולהעניק להם חוויה משחררת, מהנה, מגבשת ואפילו בלתי נשכחת, כזו שעוד ידברו עליה במסדרונות המשרד לאורך שנים… 

כיום, כבר יותר ויותר מעסיקים מבינים עד כמה חשוב להשקיע בפן הזה, באירועים פנים ארגוניים, שמוסיפים הרבה נקודות לחברה והופכים אותה לאטרקטיבית יותר. במיוחד בעידן בו התחרות על כל עובד טוב הולכת וגוברת, בעיקר בתחום ההייטק, בו יש ביקוש שהולך ועולה לעובדים איכותיים, כבר ברור לחברות שהן צריכות להציע לעובדים שלהן הרבה יותר ממשכורת טובה. העובדים מבלים את רוב היום שלהם, את השעות הכי טובות שלהם, בחללי המשרדים של מקום העבודה, ואתם המעסיקים – צריכים כל הזמן לחשוב איך אתם מנעימים את הזמן שלהם שם, ולא די בכך – יוצקים גם ערך לסיפור זה. בהיבט הזה של אירועי חברה, הערך הוא חיזוק הקשר בין העובדים, יצירת הוויי משותף, שיגבש אותם יחד, ובשורה התחתונה – יגרום להם לרצות להגיע כל בוקר לעבודה.

כך תפיקו את מסיבת הפורים הכי שווה בעיר

אז אתם כבר מבינים שאתם פועלים בשוק מאוד תחרותי, כאשר החברות המקבילות אליכם נמצאות במלחמה מתמדת על משאבי האנוש, לצדכם. מסיבת פורים היא הזדמנות מעולה להרשים את העובדים שלכם, ואפילו להרוויח מוניטין שייצא למרחקים, אחרי שידברו על האירוע שלכם בכל התעשייה. הנה כמה טיפים להפקת מסיבה מוצלחת במיוחד. 

לוקיישן ייחודי, בהתאמה להיקף ולסגנון העובדים

כאשר אתם בוחרים את המקום בו תקיימו את המסיבה, חשוב לשים לב למספר פרמטרים. קודם כל המיקום – מן הסתם, חשוב שיהיה קרוב למיקום משרדי החברה, ויאפשר לעובדים להגיע אליו בקלות. הדבר תופס חשיבות גבוהה עוד יותר כאשר מדובר במסיבת פורים, כאשר אתם מעוניינים להניח להם לשתות עד לא ידע…

שנית, זכרו שהמקום הוא האירוע, כלומר האולם הזה מכתיב את איך שהאירוע ייראה וכמובן את האווירה שתשרור בו. ראשית, שימו לב לגודל המקום. אם מדובר באירוע בו ישתתפו למעלה מ-300 איש, כמובן שכדאי לבחור אולם גדול ומרווח, שיכיל את כולם בנינוחות. מצד שני, אם מדובר בהיקף קטן יותר, מומלץ לחפש אחר אולמות לאירועים קטנים, מאחר ואם באווירה עסקינן, מקום שגדול על העובדים שלכם, עלול לייצר אווירת ריקנות הלוקה בחסר – בדיוק הפוך מזו שאתם שואפים להשיג במסיבת פורים סוערת ושמחה. כעת, יש להתאים גם את סגנון המקום למאפיינים הספציפיים של העובדים שלכם. לדוגמא, אם מדובר ברוב של בני עשרים פלוס, ייתכן שיתאים מקום עם אופי יותר "מועדוני", לעומת זאת, אם מדובר במבוגרים, אולי מקום באווירה קצת יותר מתונה ואינטימית יתאים יותר. אל תקלו ראש בפרמטר הזה, הוא חשוב מאין כמותו ביצירת אווירה ואירוע מוצלח וזורם. 

קונספט מוגדר לאירוע

אחד הדברים שיכולים לתמוך באווירה ייחודית, בזרימה של המשתתפים עם התוכנית וביצירת התרגשות כבר לפני האירוע, הוא יצירת קונספט מסוים למסיבה. לדוגמא, אם תחליטו שאתם עורכים מסיבת פורים בנושא שנות השבעים והדיסקו פיבר, ותבקשו מכולם להתחפש בהתאם, ההיענות להתחפשות ולשיתוף פעולה כללי – תיגדל באופן משמעותי. גם אלו שפחות אוהבים להתחפש, ויותר נחבאים אל הכלים, יענו בחיוב ואף יפתיעו, אם תגדירו עבורם קונספט מסוים. כמו כן, קונספט הוא עניין שמאוד יכול לגבש את האווירה ולתמוך ולהקל על תוכנית ההפקה באופן כללי. ברגע שמחליטים על נושא מסוים, כבר ברור יותר לאיזה סגנון של מקום לפנות, כיצד לעצב את המקום, אילו שירים יהיו בפלייליסט ועוד. 

תוכנית אומנותית

אם דיברנו על הוויי פנימי של העובדים, התוכנית האומנותית של הערב הזה לא רק יכולה להקפיץ ולהרים אותו כמה רמות למעלה, אלא גם ליצור ריקושטים (בקטע טוב הפעם), שימשיכו את הגל של האירוע הזה לעוד זמן רב קדימה. בערב כזה, מומלץ במיוחד להשקיע בתוכנית שתדבר באופן אישי אל העובדים, לרבות סרטון וידאו מצחיק, רוויי בבדיחות פנימיות, הופעת סטנדאפ שתדבר על חייהם של העובדים (למשל, תשלב דאחקות על עולם ההייטק, במקרה שזה רלוונטי), ואולי בכלל לתת לחלק מהעובדים עצמם לככב בערב הזה.

להשקיע בבר אלכוהול איכותי

יותר מכל אלמנט קולינרי אחר, במסיבת פורים חשוב כמובן להשקיע בבר אלכוהול איכותי ומגוון. דיברנו על אווירה לאורך כל הכתבה, ואין כמו כמה דרינקים שייתנו בוסט לעניין הזה. חשוב לא רק לבחור במשקאות טובים, שיהיו טובים לגוף של המשתתפים ולא יסיימו את הערב הזה בטרם עת, אלא גם לדאוג למבחר מספק, כך שכל אחד יוכל למצוא שם את סוג המשקה שהוא אוהב. כדאי גם לדאוג לקונספט משקאות עדכני, ולהשקיע בקוקטיילים טובים, שמאוד טרנדיים כרגע. 

כמו כן, מומלץ להתחיל להרים את האווירה מבעוד מועד, ולשלוח לעובדים כל מיני טיזרים לגבי האירוע הנוצץ של השנה, שיתחיל לעורר התרגשות ויביא אותם מוכנים למסיבה. 

מדוע כל כך חשוב לשלוח את העובדים לכנסים מקצועיים ולרענן את שגרת היומיום שלהם, ומהם הדגשים שיש להכיר, כאשר מחפשים את המקום המושלם לכנס?

אירועים עסקיים כמו כנסים מקצועיים, אירועי חברה וכדומה, הפכו ליותר ויותר מושקעים וחשובים בשנים האחרונות, ויש שמגדילים ומתייחסים להפקתם ברצינות שלא היתה מביישת חתונת ענק. אין זה צירוף מקרים, אלא שמנהלי חברות מבינים לעומק את הפוטנציאל העסקי או המקצועי (או שניהם) הטמון בכנס שכזה, וכבר יודעים שחשוב להשקיע בו, הן מבחינת תקציב והן מבחינת משאבים אחרים שהעניין מצריך.

כיצד השתתפות בכנסים תורמת להתפתחות המקצועית של העובדים?

לעתים קרובות מדי, המטלות היומיומיות והיעדים לטווח קצר יותר במסגרת יום העבודה של עובד, עלולים לתפוס כל כך הרבה מקום בראש שלו וכמובן זמן, עד כדי כך שלא נותר לו מקום לחשוב מעבר למה שהוא צריך לעשות באותו היום. עם זאת, ייזום פסק זמן מוגדר, לצורך השתתפות בכנסים ובאירועים חיצוניים הרלוונטיים לעבודתו, הוא חיוני ביותר לפיתוח הקריירה שלו.

הנה הסיבות לכך שכל מעסיק צריך לשלוח את אנשיו לכנסים ולימי הדרכה קבועים, או אפילו לתכנן אירועים פנימיים, על מנת להעלות את המורל והמוטיבציה של העובדים.

ראשית, עבור מעסיקים המבקשים להניע, לשתף ולשמר עובדים (אתגר לא פשוט בכלל בימינו), מומלץ יהיה לעזור להם למצוא דרכים להרחיב את הידע שלהם, לפגוש אנשים חדשים ולהשתתף באירועים של התעשייה, על מנת לאזן את שגרת העבודה שלהם. עובדים שירגישו שהם מוערכים וחשובים מספיק כדי להישלח למשימות מסוג זה, במסגרתן הם ייצגו את החברה, יפתחו נאמנות חזקה יותר כלפי הבוסים שלהם, לצד תחושת ערך עצמי גדולה יותר. גם כנסי הדרכה או העשרה מקצועיים, עשויים להיות מהנים, ולהוות אלטרנטיבה מרעננת ל"עוד יום במשרד".

במחקרים עדכניים שבחנו את סוגיית פיתוח העובדים, עלו שלושה גורמים שהוגדרו כמשפיעים במיוחד על מעורבות ויעילות בעבודה; משמעות, זמינות של אפשרויות וביטחון. במילים אחרות, עובדים עסקו באופן היעיל ביותר בעבודתם, כאשר הם האמינו שהחברה בה הם עובדים מחוללת שינוי אמיתי בעולם, כאשר הוקצו להם משאבים נאותים כדי להשלים את המשימות שלהם כראוי, וכשהם חשו בטוחים בעצמם ובתפקיד שהם מבצעים. 

כיצד הגורמים הללו מתקשרים עם השתתפות בכנסים?

ראשית, באירועים חיצוניים בדרך כלל זוכים המשתתפים בהעשרה ובקבלת ידע נוסף הנוגע לתעשייה, שהוא מעבר למפרט התפקיד הרגיל שלהם. הדבר מוסיף משמעות לתפקידם, כשהם מתחילים לראות אותו כחלק מתמונה רחבה הרבה יותר. כמו כן, הדבר עשוי לסייע להם למקם את עצמם ביחס לעמיתים שעושים את אותה העבודה בחטיבות או בחברות שונות, ולהעניק להם את ההזדמנות לפגוש חברים אחרים, לרוב בכירים יותר בארגון שלהם. מפגש איתם בקונטקסט שונה, משנה את חוקי המשחק ומבטל את ההיררכיה שהם מכירים מהמשרד, לפחות באופן זמני.

כמו כן, כנסים מקצועיים או אירועי הכשרה, מהווים הזדמנות חשובה לדון בנושאים שונים, ולקבל פרספקטיבה שונה על תפקידם, תוכנו והשפעתו, הן על מקום העבודה והן על החברה כולה. באירוע כזה, העובדים לומדים יותר על דרכים לפתח את התפקיד, על הרחבת האחריות שלהם בעבודה ועל אמצעי למידה חדשים. במצב האידיאלי והרצוי, הם ייצאו מהכנס עם רעיונות ודרכים חדשות לגשת לתפקיד אותו הם מבצעים, וכן על החובות והמטרות הכרוכות בו.

עוד היבט חשוב, הוא שהשתתפות בכנס או במפגש הדרכה, מסייעת להגברת המעורבות האישית של העובדים במקום העבודה, שכן היא מגבירה את תחושת השייכות שלהם לצוות. 

איך בוחרים את המקום המוצלח ביותר לכנס?

איתור מקומות לכנסים הוא הצעד המורכב, החשוב ואולי המשפיע ביותר כאשר מתכננים כנס או אירוע עסקי מכל סוג שהוא. בדומה לכל אירוע רב משתתפים, הסטייל של המקום, הרמה של המתקנים, ולא פחות חשוב – המיקום, הם אלו שיכתיבו את כל החוויה של המשתתפים ולכן חשוב שלא להקל ראש בצעד זה, במידה והוטלה עליכם משימת ההפקה (או שלקחתם אותה עצמכם). 

הנה כמה דגשים שיסייעו לכם למצוא את המקום המתאים:

סטייל שמתאים לעובדי החברה ולסגנון העבודה

לפני שאתם מתחילים בחיפוש המקום, קודם כל נסו לאפיין את סגנון העבודה, למשל חברת הייטק או יצרנית תרופות יתאפיינו בסגנונות שונים לחלוטין. בשלב הבא, נסו כמובן לאפיין את הסטייל הכללי של העובדים שלכם, במקרה שרובם בני אותם גילאים, זה כבר יקדם אתכם בצעד גדול לעבר התשובות. אם לדוגמא, מדובר בעובדי הייטק שמרוויחים טוב ו"חיים בגבוה", תוכלו לבחור במקומות עם סטייל מוקפד ועדכני. דוגמא נוספת, אם מדובר למשל בעובדים של חברת ביטוח, שרובם עברו את גיל 50 לצורך הדוגמא, אולי הדגש צריך להיות על פסיליטיז מפנקים ונוחות. אתם מכירים את העובדים שלכם מקרוב וסביר להניח שמחקר קצר בנושא יעלה הרבה נתונים חיוניים. יש כאן אלמנט שעלול להיות חמקמק אבל הוא חשוב מאין כמותו – התאמת הסגנון של המקום למשתתפי האירוע, ולכן חשוב להעמיק במחקר ובהצלבת הנתונים. מקום אידאלי הוא כזה שמצד אחד העובדים ירגישו בו נינוחים ויתנהלו בו בטבעיות מסוימת, ומצד שני, יהווה שדרוג משמעותי לעומת משרדי החברה, ולכל הפחות יפתיע ויהווה שינוי אווירה דרמטי.

אל תזלזלו בעניין המיקום

ההגעה לאירוע היא חלק בלתי נפרד מהחוויה של השתתפות בכנס, ורצוי להתייחס אל גורם זה ברצינות רבה. ההמלצה שלנו היא לעשות כל שביכולתכם על מנת למצוא מקום נגיש ומרכזי, במיוחד אם מדובר באירוע של שעות בודדות בלבד, ולא לחילופין, כנס הנמשך כמה ימים. אם בכל זאת הלכתם על מקום מרוחק, וודאו שהוא מצדיק את המסע שהעובדים צריכים לעשות בכדי להגיע אליו. 

כל מי שמפיק אירוע עסקי, רוצה להותיר רושם גדול וחיובי על האורחים שמוזמנים אליו. בחירת המקום הנכון, שגם יהיה נעים, נגיש ונוח, אבל גם עם טאצ' שונה ומיוחד – היא התשובה

"כל המשפחות המאושרות דומות זו לזו", נכתב בספר האגדי אנה קארנינה, גם כל אולמות האירועים והשמחות הגדולים דומים (מדי) זה לזה, ולכן, אם אתם אתם מתחילים בחיפוש אחר אולמות לאירועים קטנים, דעו שכבר יש לכם יתרון יחסי, כי יש לכם את הפוטנציאל ההתחלתי של למצוא מקום מיוחד במינו.

המשמעות של המקום עבור הצלחת האירוע

בשורה התחתונה, התוצאה הרצויה שמצופה מהאירוע, היא הותרת רושם חיובי מהחברה שהאירוע הופק מטעמה, או מהלקוח ששכר את שירותכם, המפיקים. מהצד שלכם, אנשי ההפקה, המקום הנכון יכול להפוך את תהליך התכנון להרבה יותר חלק, לספק לכם את כל התוספות הדרושות כדי ליצור את התוצאה הרצויה – החל ממפות וסידורי הפרחים, ועד לחיבור שלכם עם ספקים אחרים, שיכולים לסייע בהוצאת האירוע לפועל. המקום המושלם הוא זה שמצד אחד יהיה מיוחד ומרשים, ומהצד השני, יעיל בהקשר של ההפקה.

הפרמטרים החשובים שיש לחפש במקום לאירוע

למרות שמרכיבים רבים צריכים להתקיים יחד כדי להפיק אירוע בלתי נשכח, מציאת המקום המתאים היא סוג של אמנות. המקום המתאים לאירועים עסקיים צריך להוות מעין הכלאה מורכבת בין פרמטרים טכניים הולמים, ביניהם הקיבולת המתאימה, המיקום והפסיליטיז, ובין אלמנטים שיותר קשה להניח עליהם את האצבע, כמו סטייל ואווירה. נכון שקריטי יותר שבמקום יהיה מספיק מושבים להושיב את כל המוזמנים, אבל מהצד השני, אולם חסר אופי וייחודיות, עלול לפגום באלמנט של אווירה – גורם קריטי לא פחות בהצלחת האירוע. לכן, ההמלצה הגורפת היא לא להתפשר על אף אחד מההיבטים, ולהמשיך ולחפש עד שתמצאו את האחד, תוך אמונה שלמה שיש אחד כזה (ויש, מילה שלנו).

הנה כמה מהפרמטרים המרכזיים שחשוב לוודא שהם מתקיימים במקום: 

מיקום, מיקום, מיקום

הפרמטר הזה לעולם לא יאבד מכוחו. חשוב לזכור שהחוויה של האורחים שלכם מהאירוע, מתחילה כבר מהרגע שהם יצאו מהבית אליו. גם המקום הכי ייחודי ומגניב שיש, לא מצדיק נסיעה של יותר משעה, שתביא את המוזמנים אל האירוע כשהם עייפים ושחוקים. כמו כן, אם תבחרו במקום מרוחק עבור אחוז גבוה מהאורחים שלכם, אתם עלולים לספוג לא מעט ביטולים ואיחורים לאירוע, וזו כבר פגיעה של ממש בעניין.
אם כך, נסו לבחור במיקום שהוא באופן יחסי, הכי נוח להגעה עבור המוזמנים.

עם זאת, במקרה שמדובר באירוע המתקיים בסוף השבוע, ואולי כזה שמתוכנן להיערך במשך יותר מיום אחד, נסו לבחור מקום שהוא אטרקציה בפני עצמו – על המים, עם נוף לשקיעה, או בטרקלין על הגג. 

קיבולת

נשמע כמו חשבון פשוט – למצוא מקום שיכיל את כמות האורחים הצפויה, אבל חשוב שלא לזלזל בפרמטר זה. מובן מאליו שחשוב לוודא שהמקום שבחרתם אינו צפוף מדי, ויכול להכיל בנינוחות את האורחים שהזמנתם. מהצד השני, וזוהי זווית שלא תמיד חושבים עליה, חשוב לא פחות גם לוודא שהחלל לא יהיה גדול מדי עבור האירוע ובכך יגרום לפגיעה אקוטית באווירה ובזרימה. לדוגמא, ארוחת ערב אינטימית של לקוחות, לא תתנהל בצורה הטובה ביותר בתוך אולם אירועים גדול. חדר פרטי במסעדה, או אפילו שולחן גדול ויפה בלב המסעדה, הוא אופציה טובה יותר, שתעניק לאורחים שלכם את האווירה והאנרגיה של המסעדה עצמה, עם אזור שהוא מספיק פרטי ואינטימי, כדי להתנהל באירוע ואף לעשות עסקים. 

אמצעים טכנולוגיים

אין דבר מפחיד ושנוא יותר על ידי מפיקים, מאשר תקלות. כולנו מכירים את "התקפי הלב" הקלים הללו כאשר מתרחשות תקלות במהלך אירוע, ובמיוחד תקלות טכניות כמו סרטון שעבדתם עליו קשה, שנתקע באמצע ההקרנה, או במקרה גרוע יותר – לא עולה על המסך בכלל, והאורחים כבר מאבדים את סבלנותם בציפייה אליו…

לכן, כאשר בוחנים מקומות שונים עבור האירוע, חשוב להבטיח שחלל האירועים מצויד בדיוק במכשירים שאתם זקוקים להם, ואנשי הצוות יודעים להתמודד עם הצרכים שלכם בצורה חלקה ככל האפשר. כמה שאלות שכדאי לשאול: האם המקרנים בחדר איכותיים, מתקדמים וידידותיים למשתמש? האם ישנם מסכים זמינים לצורך הקרנת מצגות, או לצורך מיתוג מסחרי של החלל עם הלוגו והמיתוג של הלקוח? האם יש מיקרופון, באמצעותו ניתן לשתף את האורחים במהלך הנאומים?

במקרים מסוימים, המקום יכול להעמיד לשירותכם צוות טכני שיטפל בכל הדברים שלעיל, ויוודא שמכל הבחינות הללו – האירוע זורם חלק וללא תקלות.

רושם ראשוני שעושה את כל האפקט

אומרים שאין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני. וואוו כמה שזה נכון כשמדובר באירועים, וכמה שהרושם הראשוני הוא חשוב ומשפיע על הצלחת האירוע כולו. האפקט שהאורחים שלכם יחוו ברגע שהם יכנסו לאירוע, שווה זהב. לכן, כשאתם בוחנים מספר מקומות עבור האירוע שלכם, חשוב לבחור את המקום עם גורם ה"וואו" הגדול ביותר. אגב, זה לא חייב בדיוק להיות המקום שאיך שנכנסים אליו, חשים את זה, אלא גם שהמוניטין של מקום תופס בתור גורם משפיע ביותר. למשל, לבחור עבור האירוע את המסעדה הכי נחשבת, שקיבלה את הביקורות המהללות ביותר וקשה מאוד עד בלתי אפשרי להשיג בה מקום – בבקשה, הנה אפקט וואוו. לפני שאתם מתייאשים מעצם הרעיון, חשוב לדעת שלעתים במקומות האלו קל יותר להזמין מקומות לאירוע גדול, או לסגור את כל המסעדה לערב אחד, מאשר להזמין שולחן אחד לשני סועדים. כמובן, גם מקום שמעוצב בצורה ייחודית, מהממת ומרשימה, יעניק לכם את האפקט המבוקש. כאמור, כאשר מחפשים מקומות לאירועים קטנים, הסיכוי למצוא אחד כזה עולה פלאים.

עומדים בפני ארגון חתונה ולא יודעים מאיפה להתחיל ולמה חשוב לשים לב? רשימה של הפרטים החשובים שצריך להתחיל מהם, ויפה שעה אחת קודם

יש אנשים שברגע שהם רק שומעים על רעיון לאירוע, מפגש משפחתי או חברתי, מיד נוצצות להם העיניים ורשימות מלאות בפרטים כבר מסתדרות אצלם בראש בטבלאות אקסל. קוראים להם מפיקים, בדרך כלל, אבל יש אנשים גם מתחומים אחרים שפשוט "יש להם את זה" והם יודעים בדיוק מאיפה להתחיל ועל מה לשים דגש. במקרה שהרגע התארסתם, ואתם לא מגיעים מתחום ההפקה, הכנו עבורכם רשימה בסיסית של דברים שיש לטפל בהם במסגרת ארגון חתונה. גם אם החלטתם לשכור את שירותיהם של מפיק או מפיקה, כדאי שתהיו בעניינים ותבינו לפחות ברמה הבסיסית מהם הדברים החשובים שיש לתת את הדעת אליהם. 

קודם כל גן או אולם אירועים

כמובן, הצעד הראשון חייב להיות בחירת המקום בו תערכו את האירוע. אנחנו מאמינים גדולים באאוטסורסינג, אבל את הדבר הזה תהיו חייבים לעשות בעצמכם, ולוודא שהוא תואם את הסגנון האישי שלכם ואת היקף האירוע. פרמטרים שחשוב לקחת בחשבון בבחירת אולם האירועים הם מיקום שיהיה נגיש וקרוב עבור מרבית המוזמנים שלכם, גודל המקום – שיתאים לכמות האורחים שלכם וכאמור, סגנון – צריך שיתאים לכם באופן הטוב ביותר. בנקודה הזו אתם גם נדרשים לחשוב על איזה סוג של חתונה אתם רוצים – אירוע גדול עם מאות מוזמנים, או חתונה מצומצמת באווירה איניטימית? מאז הקורונה, אירועים קטנים הפכו להיות פופולריים יותר. בהתחלה זה היה כמובן מחוסר ברירה, אבל בהמשך לא מעט הבינו את היתרונות שבאירוע אינטימי, בהשתתפות בני משפחה וחברים קרובים בלבד. אי לכך, חשוב לדעת שמקומות קטנים לאירועים הפכו להיות מבוקשים ביותר, ואם החלטתם ללכת על הכיוון הזה, כדאי למהר ולשריין אולם. במיוחד אם אתם חושבים על חתונה קטנה בתל אביב או במיקום מרכזי אחר, ההמלצה היא להתחיל לחפש אחר המקום המתאים ולסגור מועד בהקדם.

אוכל, קדימה אוכל…

רבים טועים לחשוב שהכוכבים המרכזיים של החתונה הם החתן והכלה, אבל האמת היא שהאוכל הוא הכוכב האמיתי של האירוע שלכם, ותהיה לו השפעה מכרעת על הצלחתו. לפני שאתם בוחרים חברת קייטרינג, חשוב לקחת בחשבון כמה קווים מנחים לגבי החברה וכמובן לגבי המנות. לגבי החברה – חשוב לקבל המלצות אמיתיות, ממקור ראשון, כלומר מזוגות שהחברה פעלה בחתונתם, ולשמוע מהם, מעבר לאיכות המנות, קצת על ההתנהלות במהלך החתונה – האם כל המנות יצאו בזמן (ולא היה מצב בו האורחים המתינו ארוכות לאוכל), האם הבופה חוסל בזמן, ובאופן כללי – האם ההתנהלות היתה מהירה ויעילה. כעת אפשר להתפנות לבחירת המנות, תוך שאתם לוקחים בחשבון את הטרנדים העכשוויים בעולם הקולינריה, וגם מתחשבים בהעדפות מיוחדות כמו כשרות, טבעונות, רגישויות למזון וכו'.

מוזיקה שתרים את האורחים גבוה

לא סתם אומרים שאלוהים הוא די.ג'יי… תקליטן טוב יודע לזהות בדיוק מתי האורחים שלכם קצת מתעייפים, ואז לנגן את השירים שיקפיצו אותם מיד בחזרה לרחבת הריקודים. מומלץ להיפגש עם כמה תקליטנים שקיבלתם עליהם המלצות, לשבת יחד ולראות אם אתם "מדברים באותה השפה", והאם הם מבינים היטב את הסגנון שלכם. כמובן, יש לשים דגש על בחירת השיר שילווה אתכם בדרך לחופה, השיר שיתנגן מיד לאחר שבירת הכוס וגם השיר לסלואו הראשון, אם אתם בקטע.

חשיבות התיעוד: בחירת צלמים לחתונה

אז נכון שאנחנו נמצאים בתקופה אינסטגרמית, בה בערך כל אחד הופך לצלם מקצועי עם הסמארטפון שלו, אבל בכל זאת – מדובר באירוע חשוב, מושקע, חד פעמי ויוצא דופן, שחשוב מאוד שיזכה לתיעוד מוקפד ומקצועי, על ידי צלמים מיומנים, ורצוי שיהיו עם ניסיון ספציפי בתחום החתונות והאירועים. התמונות מהחתונה שלכם יהיו מזכרת נצחית ממפגש משפחתי וחברתי נדיר, בו כולם לבושים במיטב בגדיהם, חוגגים את אהבתכם. גם כאן כדאי מאוד לקבל המלצות מזוגות שהתחתנו ושכרו את שירותי הצלמים, וכמובן לעיין בתמונות שצולמו ולראות האם זה הסגנון הזה מדבר אליכם. חשוב לציין שכיום צלמים כבר לא רק מצלמים, אלא גם עורכים ומעבדים את התמונות כחלק מהשירות, וכאן כדאי לבחון האם האופן בו טיפלו בתמונות, עולה בקנה אחד עם הסטייל שלכם. הטרנד היום הוא ליצור תמונות במראה טבעי יותר, פחות מבוימות, ופחות מעובדות ומפולטרות.

יפה שעה אחת קודם – שמלת כלה, איפור ושיער

מרבית הכלות לא ירגעו עד שהשמלה לאירוע לא תהיה תפורה ומוכנה לחלוטין, ובצדק. הרבה נשים מתעוררות מסיוט בו הן הגיעו לחתונה ואין להן שמלת כלה… לכן, ההמלצה היא למהר ולמצוא את התופרים או המעצבים הנכונים, להתחיל במדידות בהקדם האפשרי ולהגיע לרגע בו אתן יוצאות עם השמלה, תלויה על קולב ומכוסה בכיסוי שישמור עליה עד האירוע המרגש. כדאי להצטייד במספר מצומצם של חברות טובות או בנות משפחה, כמו אמא או אחות, שיסייעו וייעצו בתהליך הזה, אך עם זאת, לזכור שאת ההחלטה הסופית הכלה חייבת לקחת בעצמה ולהיות שלמה איתה לחלוטין.

לא פחות חשוב, למצוא מאפרת ומעצב/ת שיער שיתאימו לכן את האיפור ואת התסרוקת המחמיאים ביותר לכן ולשמלה. כדאי להתעדכן בטרנדים השולטים כיום בתחום זה, ובמיוחד לשים לב למגמה של לוקים טבעיים יותר, שמלה ותסרוקת פחות נפוחות ודרמטיות ואיפור עדין יותר, לעתים במראה "לא מאופר", שרק מדגיש ומבליט את התווים היפים, מטשטש פגמים, ולעתים משזף קצת.

לסיכום, אלו הם הדברים שכדאי לטפל בהם בשלב הראשון של ארגון חתונה, לשים אותם מאחור, ורק אז לעסוק בפרטים הקטנים יותר כמו עיצוב האולם, מתנות לאורחים ועוד.