אירועים עסקיים

בין שמדובר באירוע חברה ובין שמדובר בחשיפת מוצר בפני הלקוחות שלכם, הצלחת אירועים עסקיים טמונה בפרטים הקטנים, ומחייבת תכנון מקיף ומדוקדק. כמה טיפים מקצועיים חיוניים – כך תעשו זאת בדרך הנכונה, החכמה והבטוחה

אירועים בלתי נשכחים לא מתרחשים סתם כך. ארגון והפקת אירוע איכותי וייחודי, דורש תכנון רב והיערכות מראש. בין אם מדובר בכנס, בסמינר או ביום אירוע חברה, ובין אם יש לכם שלושה שבועות לתכנון או שנה שלמה, הצלחת האירוע שלכם טמונה בפרטים הקטנים.

אספנו כמה  טיפים לתכנון אירועים עסקיים קטנים, שיסללו עבורכם את הדרך הנכונה והבטוחה להצלחה:

תכנון אירועים עסקיים קטנים: מה לעשות קודם?

1. לפני הכל – החליטו מיהו קהל היעד שלכם

הצעד הראשון – לפני שאתם עושים כל דבר אחר, צריך להיות הגדרה ברורה ומובהקת של קהל היעד שלכם. מכאן, כל שאר ההחלטות יבואו על מקומן. פורמט, תוכן, מחירים, מיקום וכו', כולם ינבעו מההחלטה הראשונה. גישה מובנית זו, תסייע לכם גם  להישאר ממוקדים בהשגת יעדים ספציפיים. כך יש פחות סיכוי לאפשר לטווח להיות רחב או גמיש מדי.

2. ערכו רשימה מפורטת של כל האלמנטים שהאירוע יכלול

צרו רשימה מפורטת ביותר, שתכלול את כל הפרטים הקשורים באירוע, מהקטן ביותר ועד הגדול. החל מגופי/חברת התאורה, אמצעי התחבורה הציבורית המגיעים למקום ועד לתוכנית האומנותית וסוג הכיבוד שיוגש באירוע. כשאתם מחליטים לערוך אירוע, הכל חשוב. התכנים, העיצוב, הסדרי החניה ועוד – הכל נחשב, ובנוסף, המשתתפים באירוע ייחסו כל אלמנט אל החברה ואל והמותג. עריכת רשימה תבטיח שאף פרט לא ייפול בין הכיסאות.

3. הגדירו את מטרת האירוע

לקיום האירוע חייבת להיות יש מטרה עסקית ברורה. לפני שתוכלו להתחיל לתכנן אירוע מוצלח, חשוב שקודם כל יהיה ברור – מדוע אתם עושים זאת מלכתחילה. למה? כי כל החלטה שתתקבל לאחר מכן צריכה לתמוך במטרה העיקרית שלכם. האם מדובר בהבאת לידים? האם המטרה היא ליצור מודעות לחברה או למוצר מסוים? האם אתם רואים בבניית נאמנות לקוחות כמטרה העיקרית בקיום האירוע, או שאתם פשוט רוצים להרוויח כסף ממנו (וזה גם בסדר)? מומלץ לוודא שצוות ההפקה מודע למטרה, על מנת למנוע חוסר תיאום ותקלות במהלך התכנון וההפקה. 

4. היזהרו מ"דאבל בוקינג" של אירועים אחרים בתעשייה

חשוב לבחון את לוח השנה היטב, ולוודא שאתם לא מתזמנים את האירוע שלכם בתקופת חגים או סמוך אליה, או במועדי חופשות. כמו כן, חשוב לא פחות לבדוק אם יש אירועים אחרים שאליהם קהל היעד שלך עשויי ללכת באותו הזמן, במקום להגיע לאירוע שלכם.

5. היו גמישים כלפי שינויים בהיקף, במיקום ובפרטים נוספים הקשורים לאירוע

כשתכנסו לתהליך תכנון האירוע, אתם עשויים לגלות שהאירוע שלכם משתנה בהיקפו, במיקום ובדרכים רבות אחרות ממה שדמיינתם במקור. זה טבעי וזה בסדר גמור, כל עוד אתם לא "מאבדים" את הסיבה המקורית לכל ההפקה הזו. במילים אחרות, יש צורך בגמישות מסוימת, אבל חשוב לזכור מהו היעד הסופי ולאן פניכם מועדות.

6. הכירו את המגבלות שלכם

כולנו יודעים שהמטרה הבסיסית היא להרים אירוע מרשים ומוצלח. לשם כך, עלינו גם להיות מודעים למה שאנו יכולים או לא יכולים לעשות באופן ריאלי – בין אם מבחינת תקציב ובין שמדובר בכמה זמן יש ברשותנו להיערך לאירוע. לדוגמא, אירועים קטנים, אפשר להרים גם אם יש ברשותכם רק שבוע אחד להפקה. במקרה של טווח זמן מצומצם, לא תהיה לכם ברירה אלא ללכת על אירוע בהיקף קטן ואינטימי יותר. לאירוע גדול, לעומת זאת, כדאי להיערך מספר חודשים קדימה. אם התקציב קטן, ייתכן שתצטרכו לאזן עם יצירתיות וגם "ללכלך את הידיים" מעת לעת, כלומר לעשות הרבה דברים במו ידיכם, במקום לשכור את שירותיהם של ספקים שונים.

7. גבשו יעדים חכמים

התחילו תמיד בגיבוש אסטרטגיה. בדיוק כמו בהקמת עסק, אירועים גדולים מתחילים באסטרטגיה חזקה, מחושבת וניתנת למדידה. אירועים חיים הם דרך מדהימה לחשוף ולהפיץ את המותג שלכם, להתחבר לפלח את השוק ולהתחבר לקהל היעד שלכם, לקבל פידבק על המוצר שלכם ועוד ועוד. עם זאת, אתם חייבים לדעת מה אתם מנסים להשיג באמצעות הפקת האירוע הזה. היצמדו ליעדים חכמים ודעו היטב לאן אתם מכוונים. לאחר מכן, ודא שאתם ממשיכים בתהליך, בהתאם להשגת היעדים הללו.

תקציב: כיצד אתם עומדים לממן את האירוע?

פתחו "תוכנית מימון" לאירוע שלכם, והעריכו את המספרים. דעו כיצד אתם מתכוונים לשלם עבור האירוע. רוב האירועים ממומנים על ידי חסויות, מכירת כרטיסים, תקציבי שיווק פנימיים – או שילוב של שלושתם. כאשר אתם מגבשים ומגדירים את התקציב שלכם לאירוע, תצטרכו להעריך באופן ריאלי, כמה כסף אתם יכולים לגייס ולמשוך מכל גורם. לפני שאתם מזמינים את המקום לאירוע, או חותמים על חוזים כלשהם, מומלץ להתחיל להחתים נותני חסות, או לחילופין, להתחיל למכור כרטיסים מראש, על מנת  לוודא שיש מספיק עניין ברעיון שלכם כדי לממן אותו.

צרו תקציב הוצאות – וחסכו כסף באמצעות תרומות של נותני החסות

אירועים נוטים לעלות יותר ממה שחושב בעל העסק הקטן הממוצע – בעיקר בהיבט של אולם האירועים, האוכל והשתייה. זכרו לתמחר גם את כל ההיתרים והרישיונות שתצטרכו בשביל האירוע. זוהי נקודה שבה מפיקי אירועים יכולים לסייע לכם להימנע מכאבי ראש מיותרים. ערכו רשימה מקיפה של כל ההוצאות, ולאחר מכן הדגישו תחומים שבהם לדעתכם נותני החסות יכולים למלא תפקיד כדי להציע משהו "בחינם". ככל שתעבדו עם יותר מותגים ושותפים אחרים שיקחו חלק באירועים שלכם, כך תוכלו  לחסוך יותר.

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים "אמיתיים", בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת "צ'ק ליסט" מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה"צ'ק ליסט" של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו').

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים. 

 מחפשים מקום מתאים לעריכת אירוע עסקי? דובנוב. זה המקום. חלל אורבני מקסים בלב תל אביב עם אווירה קסומה לאירוע עסקי מוצלח!

כל עסק שמכבד את עצמו עורך מידי פעם אירועים עסקיים. אם אלו אירועים שנועדו לצורך השקת מוצר חדש ואם הם אירועים שנועדו לצורך מטרות שיווקיות או מכירתיות. האירועים הללו נושאים בדרך כלל אופי רציני ומטרתי. אחרי הכול, אירוע עסקי הוא לא אירוע בידור והוא לא נועד לשעשע את האורחים. נכון שלעיתים יהיו גם תכנים ותוכניות שנועדו לאוורור, אך בגדול בהחלט מדובר באירועים שאמורים להיערך בפורמט מאוד מוגדר ובאולם שיענה על כל הצרכים ועל המטרות של הכנס.

אז איך תבחרו את האולם לאירוע העסקי שלכם?

על מנת שהאירוע העסקי יהיה מוצלח, חשוב מאוד לבחור באולם אירועים מתאים מבחינת המטרות של האירוע. זה למעשה הסוד להצלחת האירוע וההבטחה כי יהיה זה אירוע מוצלח עבור העסק.

אירוע כזה עשוי להיות גורם מכריע ומשפיע על כל העסק ומה שיבוא בעקבות האירוע. העסק יוכל לצמוח ולפרוחוהמעגלים יתרחבו עוד ועוד.

השקת מוצר חדש

לעיתים עורכים אירוע עסקי רב רושם לצורך השקת מוצר חדש. המטרה היא להעצים את המותג או את המוצר החדש ולהוציא אותו לשוק בטקס רב רושם. כך הוא יתחיל את דרכו בשוק בצורה חיובית עם תנופה עוצמתית. ברור שכך יוכל המוצר להצליח הרבה יותר ולפרוץ את הדרך כאשר נתוני הפתיחה שלו יהיו הרבה יותר גבוהים.

ברור אם כן למה אכן כדאי להשיק מוצרים חדשים באולם מתאים בטקס רברושם על מנת ליצור את ההד הרצוי.

יצירת קשרים עסקיים

ישנן חברות שמעוניינות ביצירת שיתופי פעולה בינן לבין חברות שעובדות על ייצור מקביל או משלים לייצור שלהם. כאשר יוצרים את הקשרים הללו על גבי קרקע יציבה ואפילו חגיגית, אפשר יהיה להאמין שאלו יחזיקו מעמד לאורך זמן ויובילו להצלחת הדרך המשותפת בין הצדדים.

כאשר בוחרים באולם מתאים לצורך האירוע, אולם שיענה על הצורך מבחינת הסטייל של המקום, היוקרה שלו וכל מה שהוא משדר, הרי שברור כי הקשרים העסקיים שייווצרו בין הצדדים יהיו הרבה יותר איכותיים ומבוססים. עסקים רבים מצליחים לצמוח ולהתרחב לאחר שהם יוצרים את הקשרים העסקיים בינם לבין נותני שירות מקבילים או בעלי עסקים מתחומים משיקים או דומים.

ימי גיבוש לצוותים

כיום ברור לכל חברה, ארגון או בית עסק כי יש להשקיע בצוות ולהעניק להם מעבר למקובל. כלומר המשכורת החודשית או אפילו הבונוסים, כלל אינם מספיקים. הצוות זקוק לתמריצים מיוחדים על מנת שתהיה לו המוטיבציה להשקיע בעסק. אם לא עושים את זה, העובדים נכנסים מהר מאוד לשגרה אפרורית ואף מדכדכת והתוצאה היא עסק מדשדש. ברור כי כל בית עסק מעוניין להעצים את עצמו ואת מה שהוא משווק. על מנת שזה אכן יקרה, הוא חייב לפעול במישורים הנכונים.

צוות מרוצה הוא צוות חדור מוטיבציה. צוות מרוצה הוא צוות שמעצים את העסק והוא למעשה הדבר המרכזי שבו יש להשקיע.

יציאה לימי גיבוש לצוות היא אחת הדרכים היעילות המובילות לכך. ימי גיבוש לצוות נחשבים אף הם לאירועים עסקיים והם אמורים להתקיים במקום מכובד ומתאים. על פי רוב אם מדובר בימי גיבוש עיוניים, המקום הכי טוב לכך יהיה אולם אירועים. חשוב כמובן לבחור את אולם האירועים בצורה נכונה על מנת שאכן האולם יתאים למטרה ויהיה מוצלח למען המטרה הרצויה.

על מה אתם צריכים לשים דגש כשאתם בוחרים את האולם לאירוע העסקי?

חשוב לדעת כי הבחירה באולם היא הבחירה הכי קריטית להצלחת האירוע למעשה זו הבחירה הכי משמעותית להצלחת האירוע וזה מה שיוביל בסופו של דבר לתוצאות הרצויות בהתאם למטרה אשר לשמה נערך האירוע העסקי.

אז כאן אתם צריכים לחשוב היטב מה יהיה אופי האירוע מבחינתכם. אם מדובר באירוע שכל מטרתו היא השקת מוצר חדש, ברור שמדובר באירוע רציני ומכובד שדורש את ההקפדה על היוקרה של המקום ועל המכובדות שלו.

אך אם מדובר בימי גיבוש לצוות, הקווים המכתיבים את ההפקה הם שונים לגמרי ביחס לאירועי השקה. שם חשוב לשים דגש על האווירה המשחררת והעליזה ועל האפשרות לקיים את ימי הגיבוש במקום, על כל התכנים והתוכניות הרצויות.

אחרי הכול בימי גיבוש לצוות אנחנו מעוניינים להעניק לצוות תחושה חווייתית ונעימה, להבדיל מהתחושה הקיימת בבית העסק בימי השגרה.

כאשר האולם מתאים מבחינת סוג האירוע, הרי שכל מה שיהיה באירוע בסופו של דבר, יהיה הרבה יותר אפקטיבי וגם הרבה יותר מוצלח.

מה צריך שיהיה באולם לצורך קיום האירוע העסקי?

להבדיל מאירוע כמו חתונה, בר מצווה או אפילו מסיבת יום הולדת, הרי שהאולם לצורך קיום לאירועים עסקיים דורש דברים אחרים.

כמו למשל אולם כינוסים מתאים, ציוד טכני מתאים, מתחמים לסדנאות ועוד. כאשר אלו קיימים באולם אפשר לקיים בו את האירועים הרצויים וליהנות מהתועלת אשר למענה ערכו את כל האירוע.

• מתחמים לסדנאות – בהרבה מהאירועים העסקיים מקובל לקיים סדנאות שונות. על מנת שאפשר יהיה לקיים אתהסדנאות הללו או לחילופין, מספר הרצאות בו זמנית בצורה נפרדת ומסודרת הרי שאם באולם ישנם כמה חדרים כאלה מעבר לאולם המרכזי, אפשר יהיה לערוך את האירוע העסקי בקונספט הרצוי.
• ציוד טכני – באירוע עסקי חשוב שיהיה ציוד טכני מתאים על מנת שאפשר יהיה להעביר את התכנים בצורה ברורה ומסודרת. אם זו מערכת הגברה איכותית ואם זה ציוד דיגיטלי לצורך הצגת מצגות או סרטי וידאו.
• שירותי בר – חשוב לזכור כי בכל אירוע עסקי יהיה בר עם כיבוד או אוכל שיוגש למשתתפים במהלך האירוע.

חתונה קטנה. היום זה כבר הפך למושג מאוד מקובל ומדובר בקרב הישראלים, ביחוד בעקבות הקורונה. גלרייה דובנוב מציעה את האפשרות לחגוג אירועים שמחים במיוחד גם אם הם נערכים במסגרת מצומצמת מבחינת המוזמנים.

אצל רובינו, חתונה מצטיירת כאירוע המוני. אירוע עם המון אנשים, אירוע גדול, אולם גדול, הרבה אוכל וצוות מלצרים בסדר גודל מתאים שערוך לתת את המענה לאירוע בהיקף כזה.

אך האמת היא שעוד לפני שפרצה הקורונה לחיים שלנו, כבר התקיימו חתונות קטנות בארץ. אלו שבחרו לחגוג כך לא עשו זאת בהכרח מטעמי חיסכון או מרצון להשקיע פחות באירוע. לעיתים זה היה מתוך רצון לחגוג עם אנשים מהמעגל הקרוב באמת, אלו שבאמת שמחו אתם וחגגו את האירוע מכל הלב.

ברור כי כך הם למעשה סיננו את אלו שלא ממש שייכים למעגל הקרוב. מדובר באלו  שלא תמיד הם אכן מגיעים אל האירוע מתוך רצון ושמחה. הם באים כי 'לא נעים לסרב להזמנה', 'לא מתאים' לא להגיע אם קבלו הזמנה ובעצם הם טורחים טרחה שעבורם היא כמעט מיותרת. האמת היא שגם בעלי השמחה לא ממש זקוקים להם בשמחה שלהם. רק שזה הנוהל וכך נוהגים, על כן הם נאלצים להגיע לאירוע שמבזבז להם ערב שלם כמעט לחינם.

חתונה קטנה= חיסכון גדול (?)

אז אמרנו שאנשים אשר בוחרים לערוך חתונה קטנה אינם עושים את זה בהכרח מתוך רצון לחסוך בעלויות או בהוצאות. אך האמת היא שיש מקרים אשר בהם דווקא הנקודההזו היא זו שמכריעה ומובילה לקבלת החלטה שכזו. כי מי אמר שעבור ערב אחד של חתונה בו צריך (צריך?) להאכיל את כל עם ישראל ואשתו בארוחה דשנה, יש לשלם בסופו של דבר עשרות אלפי שקלים ויותר על הרבה מנות מיותרות?

אז אם אנחנו נשארים על אותה רמה ואנחנו לא מעלים את הסטייל של האירוע כאשר אנחנו מורידים אותו מבחינת הגודל וההרכב, ברור שנוכל ליהנות מחיסכון של ממש מבחינת העלויות של האירוע. כי אחרי הכול, המשוואה ברורה. פחות מנות = פחות כסף.

אך כאן חשוב לקחת בחשבון את הנתון הקובע כי ככל שאנחנו מזמינים יותר מנות לאירוע, נצטרך לשלם פחות על כל מנה. כך שאיכשהו אי אפשר לומר כי הקיצוץ במנות יוריד את העלויות ממש בהתאם. כי בכל זאת כל מנה תעלה מעט יותר. אך בסיכומו של דבר, ברור כי על כל מאה מנות שאנחנו מורידים, אנחנו בפירוש חוסכים כסף ומשלמים פחות.

חתונה קטנה – ברמה גבוהה

כפי שכבר ציינו, יש את האנשים שמבקשים לחגוג אירוע קטן על מנת להעניק לו צביון ייחודי, ליצור אווירה שמחה באמת עם הרבה חמימות משפחתית ואינטימיות שרק קבוצה קטנה מסוגלת לייצר. על כן הם בוחרים באולם קטן וחמוד או לחילופין בבית קפה מפנק במיוחד. הם משקיעים את המקסימום האפשרי במקום, על מנת ליצור בו אירוע בוטיק מפנק במיוחד.

אז ברור שעלויות של אירוע כזה הן גבוהות פי כמה וכמה מכל אירוע אחר וסטנדרטי, אך אין ספק כי מדובר באירוע אשר בסופו של דבר הוא הרבה יותר שמח והרבה יותר חווייתי עבור כל המשתתפים.

אירוע בוטיק קטן עם כל הפינוקים

אנשים שבוחרים לחגוג את האירוע שלהם בצורה שכזו למעשה מעניקים לאורחים שלהם אירוע ייחודי וחוויתי. האירוע הוא קודם כל ברמה גבוהה פי כמה וכמה מכל אירוע רגיל אחר. כלומר, האורחים נהנים משהייה במרחב מפנק במיוחד, מאוכל טעים ומפנק שהם לא רגילים לקבל באירועים וכמובן משמחה גדולה ומיוחדת במינה שלא כל כך מצויה באירועים המוניים.

ברור כי מי שמרוויח יותר מכל מאירוע שכזה אלו הם הזוג הצעיר. הם אלו שנהנים מאורחים שבעי רצון, מאורחים מאושרים ומאורחים שמוכנים לעשות הכול על מנת לשמח אותם ובעצם לשמוח איתם באמת.

ברור כי אירוע כזה מצליח להביא את כולם לרחבת הריקודים כאשר אף אחד לא עושה את זה מתוך אילוץ. כי כולם חשים באמת חלק מהותי מהשמחה.

חתונה קטנה ובטוחה

כיום, כאשר אנחנו עדיין נמצאים בשגרת הקורונה, ולמרת שישנן הקלות שונות ואף הותר להתחתן באולם, עדיין זה לא אומר שכדאי לנצל את ההיתר הגורף ולהצטופף באולם אחד יחד עשרות ומאות אנשים. כי ביננו, מי באמת מצליח לשמור על מרחק של שני מטרים או אפילו של מטר אחד, בין אדם לאדם? האם אכן אפשר להיות באירוע עם מסיכה לאורך כל הערב? לרקוד עם מסיכה? לאכול עם מסיכה? ברור שכל זה ממש לא אפשרי. מה שאומר שחתונה בהחלט עשויה להפוך למוקד הדבקה המוני. עלכן, ההמלצה היא להמשיך לחגוג בקטן. לצמצם את קהל המוזמנים או לחילופין לבחור בשטח פתוח, שם הסיכון להדבקה הוא הרבה פחות גבוה.

חתונה קטנה בעיר הגדולה

בעיר תל אביב יש אינספור אולמות אירועים ומבחר עצום של גני אירועים כמו גם בתי קפה או מסעדות המציעים את האפשרות לערוך חתונות ואירועים. הבחירה היא לא תמיד פשוטה וקלה בגלל מגוון האפשרויות. אך חשוב להתמקד ולחשוב מה אנחנו באמת רוצים ואיך אנחנו רוצים לראות את האירוע שלנו.

אז אם גם אתם חושקים באירוע בוטיק מהסוג הזה, אתם מעוניינים לחגוג וליהנות עם המשפחה הקרובה שלכם ועם מעגל החברים הקרובה אליכם באמת, תוכלו לעשות זאת אצלנו. זוגות רבים שכבר נישאו בצורה כזו מעידים על אירוע בלתי נשכח שהותיר זיכרונות מתוקים במיוחד בקרב כל מי שהשתתף באירוע הזה. התמונות והווידאו מהאירוע מעידים על כך יותר מכל.

 גלריית דובנוב המחודשת מציעה חלל אורבני מעוצב בלב ת"א. העיצוב הרגוע והמזמין משלב נגיעות מסגנון הארט דקו ואזכורים של טבע – מייצר מתחם בוטיקי שאידאלי הן עבור כנסים והן עבור השקות וחתונות.

אין זה סוד שת"א מהווה יעד מספר אחד בכול הנוגע לכנסים ואירועים גדולים, וזאת כי ממש כפי שקיים העיצוב של המתחם, כך גם קיים עיצוב משלים, ופה נצייןמספר רבדים משלימים. ובכן ישנו האזור המידי שמעניק אווירה ייחודית ולא פעם ניבט פנימה מבעד לחלונות ענק וישנה הסביבה הכללית, קרי העיר שבה נבחר לארח את האירוע, וכאשר לעיר יש תדמית איכותית כמו לת"א, הרי שלא ניתן להפריד נתון זה מהמשוואה. מכאן שאם נתייחס לעיר ת"א בפרט, נציין שהיא עיר אורבנית, תוססת חיים, שתמיד עושה צעד אחד קדימה לקראת המהלך הבא, שמקבלת את כולם, שחושבת בגדול, שהיא גם צעירה וגם וותיקה, שנושמת עיצוב ותרבות ושתמיד מציעה הפתעה חדשה, ועל כן אם גם אתם מחפשים מיקום מנצח, ראשית ביחרו בעיר שאין לה שום מתחרה – בעיר ת"א!

הילדה היפה בשכבה

לאחר שהבנו שהעיר ת"אכבר מהווה התחלה מבטיחה עבור הרמה של אירוע מוצלח, יש להבין באיזה מתחם בוחרים, כיוון שהעיר ת"א יודעת שהיא "הילדה היפה בשכבה", ועל כן מציעה לא מעט מתחמים, כך שאתם עומדים מול בחירה לא פשוטה. מכאן שאם גם אתם מחפשים שילוב מנצח של יוקרה יופי ונוחות, עליכם להתחיל לסנן, ולו באמצעות מוניטין וסגנון עיצובי ולאחר מכן באמצעות גודל ואווירה. מסקנה? צפויה לכם הרבה עבודה, אך אתם בהחלט יכולים לייעל את החיפוש ובו זמנית ליהנות – להכיר את העיר ללא הפסקה מעט יותר טוב.

מוניטין וסגנון עיצובי

ציינו שניתן לסנן את הליך החיפוש באמצעות 4 פרמטרים: מוניטין, סגנון עיצובי, גודל ואווירה ופה נרחיב במעט. ובכן מוניטין מהווה פרמטר מהותי שלא ניתן להתכחש לו, ועלכן יש לבחון מהן הביקורות, ואם אותו מתחם עבר שיפוץ מאסיבי, תנסו להבין מה כיום הוא יודע להציע ואלו מעצבים עומדים מאחוריו, וזאת כי שיפוץ משמעותי לצד מעצביםבעלי שם תמיד מהווים הבטחה ומייצרים עניין, ועל כן רק בשביל הסקרנות תיגשו לראות את התוצאה החדשה. לאחר שבחנתם מוניטין, תעברו לבחון עיצוב, פשוט כי ייתכן שחמישה אנשים יחפשו עיצוב יוקרתי, אך בשורה התחתונה כל אחד יחפש עיצוב שונהלגמרי. מכאן שבנקודה זו חשוב לתאם פגישה ופשוט להגיע להתרשם. התאהבתם מהשנייה הראשונה? תסגרו תאריך!

גודל ואווירה

נגענו במוניטין ובסגנון העיצובי ועתה נעצור להרחיב אודות גודל ואווירה. ובכן ממש כפי שחשוב שהשמלה תהיה במידה הנכונה, כך גםחשוב שהאולם יהיה במידה הנכונה, וזאת כי אין זה הגיוני לארח כמות גדולה של מוזמנים במקום קטן (מייצר תחושה של טעות ואי נוחות), ואין זה הגיוני להזמין כמות מועטה למקום גדול (מייצר תחושה עלובה). מכאן שיש להבין כמה אנשים עומדים להזמין ולבחון לכמה אנשים מיועד המתחם, כאשר מראש יש לקבל החלטה האםמעדיפים אירוע הושבה או אירוע קוקטייל (משפיע על כמות המוזמנים). לבסוף נציין שחשוב להבין איזו אווירה מעדיפים, כי מאוד ייתכן שמעדיפים אווירה יוקרתית אלגנטית ושמרנית, שמחפשים לשלב בין אווירה יוקרתית לחום ביתי, שמבקשים אווירה יוקרתית, פסטורלית וצבעונית וייתכן שפשוט מעדיפים אווירה רומנטית מזמינה ואלגנטית, כאשר פה אין נכון או לא נכון ואין חובה להגדיר במילים מה בדיוק מחפשים, אלא פשוט צריך לחוש האם מתחברים למה שהמקום משדר.

עמידה בסטנדרטים גבוהים – כנס

לאחר שהבנו היכן מחפשים ואף כיצד מחפשים, נעצור להסביר שכאשר האירוע שעומד על הפרק הנו כנס, הרי שיש לחדד כמה נדבכים, וזאת כי איכות הכנס עשויה להשפיע על שביעות הרצון של המשקיעים, על הדרייב של העובדים, על הרזומה של בית העסק, על ההתרשמות של הלקוחות, על היכולת להעביר את הרעיון הרצוי וכדומה, משמע אם חתונה יכולה להרשות לעצמה לא לעמוד בסך הדרישות, הרי שכנס עסקי אינו יכוללהרשות לעצמו. מדוע? כל טעות הכי קטנה עשויה לפגום בדרך כזו או אחרת ברווחיות,ועל כןכשמארגנים כנס אין מקום לטעויות. כיצד אמירה זו באה לידי ביטוי בבחירת האולם? ובכן על האולם לשדר מקצועיות, יוקרה, חשיבה על הפרטים הקטנים ואף ערך מוסף. כך למשל אם האולם יודע לשלב צמחייה ופסלים, הוא עשוי לשדר אווירה נינוחה ותרבותית – סך המוזמנים יחושו יותרמתוגמלים ומשתפי פעולה.

מה דרוש מאולם כנסים?

כאשר עומדים לארגן כנס יש לקחת בחשבון שהוא יודע להציע כל מה שעשויים להזדקק לו. מה למשל? עברו על הרשימה המלאה:

• ערך מוסף– אנשים שמגיעים לכנס אומנם מבקשים לשמוע מה עומד על סדר היום, אך הם גם מבקשים לנצל את ההגעה עבור בילוי, ועל כן חשוב שהמקום יהיה מעוצב, יציע אווירה רגועה ומספר נדבכים נוספים, ולו אמנות שמעניקה רובד נוסף של יוקרה ואיכות.
• אוכל טעים – אין זה סוד שאנשים שיוצאים מהבית מייחלים לאכול טוב, ועל כן חשוב ביותר שהקייטרינג של המקום יידע להציע בישול מקצועי, מרשים וכמובן סופר טעים, ואם ניתן שבין היתר הוא יזכיר נגיעות מיעדים אקזוטיים ומנות צמחוניות וכשרות, הר שמדובר בערך מוסף ברמה הקולינרית.
• מערכות ייעודיות – בכדי להעביר מצגת חשוב ביותר שהאולם יידע להציע מקרן איכותי, תנאי אקוסטיקה טובים, תאורה מדויקת ואמצעי הגברה מתקדמים.

בשתי מילים

לסיכום נצייןשאולם כנסיםלאירוע עסקי בת"א צריך לדעת להציע הקפדה יתרה,מערכות משלימות, ערך מוסף, עיצוב מושקע ותחושה מרשימה. ההיצע קיים, צריך רק לאתר את האולם הנכון!

אירוע עסקי הוא אירוע שאי אפשר לעשות בו טעויות. זה אירוע שצריך להיות מושלם, אירוע שאמור להשיג את מטרתו ואמור להוות אחד ממנופי הצמיחה של העסק. אירוע עסקי יכול להיות אירוע לעובדי החברה, יכול להיות אירוע שמיועד ללקוחות ויכול להיות אירוע שמיועד למשקיעים או שותפים, והוא מצריך חשיבה על כל פרט ופרט בכדי שהוא יהיה מוצלח במיוחד.

אם אתם מארגנים אירוע עסקי מכל סוג שהוא, יש לכם לא מעט על הראש. אתם צריכים לדאוג למקום לקיים בו את האירוע, צריכים לדאוג לאנשי מקצוע שונים וצריכים לדאוג לתוכן שיהיה בו. אתם יכולים לעשות את זה לבד ויכולים להיעזר באנשים נוספים, הכול בשביל לקיים את מטרת האירוע ולהביא להצלחתו. אז הנה כמה דברים חשובים לבחירת מקום לקיים בו את האירוע שלכם.

הגעה למקום

אם אתם מחפשים אולם לאירוע עסקי בתל אביב, ההגעה למקום היא משהו שצריך בהחלט לעניין אתכם. אתם צריכים לבחון את דרכי הגישה למקום, צריכים לוודא שהצירים אליו לא עמוסים מידי, ובתל אביב זה יכול להיות אתגר לא פשוט.

סביר להניח שיהיו גם לא מעט אנשים שיגיעו אל האירוע בתחבורה ציבורית. בנוגע לזה, אם האירוע הוא בתל אביב זה יתרון, מכיוון שתחבורה ציבורית בתל אביב לא חסרה. יש אוטובוסים ויש רכבות, יש מוניות ויש אופניים להשכרה.

חנייה במקום

זה רלוונטי לכל מקום שהוא ובעיקר לעיר תל אביב. אי אפשר לדבר על אירועים בתל אביב בלי לדבר על בעיית החנייה בעיר. כל מי שהגיע לעיר עם רכב בשנים האחרונות גילה מהר מאוד שאם הוא לא ימצא חניון קרוב, הוא יהיה בבעיה ולא יהיה לא איפה לחנות את הרכב שלו בלי לקבל דו"ח או גרוע מזה, להיגרר. זו הסיבה שכשאתם בוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב אתם צריכים בין השאר לוודא שזה מקום שיש בסביבתו חנייה. צריכה להיות חנייה במקום מטעם האולם או הסדר כלשהוא עם חניון קרוב, העיקר שהמשתתפים באירוע לא יצטרכו לחפש חנייה בלי סוף.

החלל במקום האירוע

עוד פרמטר שאתם צריכים לקחת בחשבון אם אתם מחפשים אולם לאירוע עסקי בתל אביב כמו גם בכל מקום אחר הוא גודל החלל. יכול להיות שאתם עורכים אירוע קטן יחסית וצריכים חלל אחד לא גדול, יכול להיות שאתם מתכננים מספר פעילויות ואתם צריכים חלל שמחולק לכמה חללים קטנים ויכול להיות שאתם רוצים להושיב את המשתתפים באירוע בצורות שונות. בבואכם לבחון מקום לקיים בו את האירוע אתם צריכים לבחון מהם הצרכים שלכם ומה התכנונים שלכם. איזה גודל של חלל אתם צריכים והאם החלוקה בו מתאימה לכם.

איך תעשו את זה? פשוט מאוד, תבקשו מבעלי המקום לראות סרטים של אירועים עסקיים שהתקיימו במקום. יכולים להיות אירועים בקונספטים שונים וכשתמצאו אירוע שדומה לאירוע אותו אתם מעוניינים להפיק מבחינת תוכן ומבחינת כמות של אנשים, תוכלו לדעת האם המקום מתאים לכם.

אספקת תשתיות וציוד

אירוע עסקי הוא אירוע עם תוכן. זהו אירוע שדורש לא פעם במה ופודיום, סביר להניח שתצטרכו מקרן וכנראה שגם תאורה מתאימה תהיה דרושה לכם. ומה עם מערכת הגברה? מה עם חיבור לאינטרנט? את כל הדברים האלו ורבים אחרים אתם צריכים לוודא. שוב, גם פה נכנס האלמנט של הצרכים שלכם מול מה שהמקום מציע. יכול להיות שהוא לא יספק את כל צרכיכם אבל הוא ימצא חן בעיניכם ואתם תצטרכו לדאוג לדברים לבד, אתם רק צריכים לדעת את זה מראש.

אוכל, כן או לא?

הכוונה בכותרת היא כמובן לא השאלה אם צריך שיהיה אוכל באירוע או שלא. ברור שצריך. אין אירוע בלי אוכל ובאירוע עסקי הוא צריך להיות מותאם לאופי האירוע ולמוזמנים בו. מה שאתם צריכים לברר הוא האם האולם עצמו מספק את הקייטרינג או שאתם צריכים לדאוג לזה לבד. יש אולמות שמיועדים לאירועים עסקיים שרק מציעים את המקום ותו לא, ויש אולמות שמציעים גם אוכל. אם כן, האם האוכל במקום הוא מה שאתם מחפשים לאירוע או שהוא לא מספיק או מצד שני, מוגזם.

בכל מה שנוגע לאוכל, אתם צריכים לוודא גם שהוא מותאם גם לקבוצות קטנות יחסית. קבוצות קטנות יכולות להיות צמחונים או טבעונים וכמובן, אלו ששומרים על כשרות מהודרת מה שלא בטוח שהמקום מספק. למקרה האחרון יש פתרון אותו מציעים רבים מהאולמות, והוא הבאה של מנות מבחוץ במיוחד עבור אלו שצריכים כשרות מיוחדת.

אפשרויות פרסום ומיתוג

יכול להיות שאתם רוצים באירוע כזה להביא לקוחות חדשים ויכול להיות שאתם רוצים לפרסם את עצמכם, בבואכם לבחון את האולם אתם צריכים לראות מהן האופציות שהוא מציע בעניין. האם אפשר להביא חסויות לאירוע, האם אפשר לפרסם בו ואם כן איך, ובכלל, עד כמה הוא מותאם לאירוע עסקי על כל המשתמע מכך.

תקציב

בסופו של דבר הכול מגיע לכסף ואתם בתור מארגני ומפיקי האירוע מן הסתם עם תקציב מוגבל. אירוע עסקי צריך להיות אירוע רווחי בטווח הרחוק, מה שאומר שהוא צריך ליצור רושם על משקיעים או שותפים פוטנציאליים, צריך לגייס לקוחות, לפרסם את העסק, להכניס מוטיבציה אצל העובדים ולהעלות את רמת הפרודוקטיביות שלהם או כל מטרה אחרת.

גם אם התקציב שלכם מוגבל, וודאו שהוא עונה למטרה הזו. אם האירוע לא עתיד להיות יעיל במיוחד לעסק, כדאי לשקול אותו שוב או לבדוק את האופציה של פריצת מסגרת התקציב.

אירוע עסקי הוא לא עוד אירוע אלא כזה שחייב להיות לא פחות ממושלם. יש לו מטרה כלשהיא והוא צריך להשיג אותה, מטרה שיכולה להיות יצירת התעניינות אצל משקיעים או שותפים, גיבוש עובדים, ערב התרמה לעמותה או כל מטרה אחרת. אירוע עסקי צריך להיות מתוכנן היטב וצריך להיות איכותי וכמובן אפקטיבי, צריך להיות מעורר השראה וצריך להיות חדשני ומוצלח.

אם זהו אירוע עסקי בתל אביב, הוא יכול להיות מצד אחד נוח בגלל המיקום שלו אך מצד שני, הוא יכול להיות גם מורכב מסיבות שונות. אז הנה כמה טיפים לארגון אירוע עסקי בתל אביב, כזה שישאיר רושם עוד זמן רב.

מיקום האירוע

תל אביב כידוע היא "עיר ללא הפסקה", עיר חיה ובועטת ויש לזה יתרונות וחסרונות. 2 חסרונות עיקריים בזה שזו עיר שוקקת חיים הם התנועה והחנייה, ואם האירוע מתקיים בתל אביב צריך לקחת גם אותם בחשבון. מה זה אומר? זה אומר שצריך לבחור מקום אליו התנועה סבירה, לא פקוקה מידי ולא עמוסה מידי. צריך גם לוודא שיש חנייה מסודרת במקום, או של האולם עצמו או באיזה שהוא הסדר לחנייה עם חניון קרוב וכדומה.

אתם לא רוצים שהמוזמנים שלכם יגיעו עצבניים לאירוע, בין אם אלו עובדים וקל וחומר, אם אלו לקוחות או משקיעים. תוודאו שההגעה נעימה, יחסית כמובן לעיר תל אביב.

לדייק את האירוע

מה זה אומר לדייק את האירוע? זה אומר לחשוב על כל פרט ופרט מראש, כדי שהכול יעבוד והכל "יתקתק" כמו שצריך. זה אומר שהכול חייב להיות מתוכנן כמו שצריך, מהפרט הראשון ועד לפרט האחרון. זה אומר שאתם צריכים לדעת מראש מי הוא קהל היעד שלכם ומהם הציפיות שלו? מה יגרום לו להרגיש טוב ומה ישמח אותו? תכנון נכון ודיוק של האירוע זה אומר גם בחירת הספקים הנכונים, אלו שיכולים להציע לכם שירות לא פחות ממעולה כזו שיתרום להצלחת האירוע. אז פעם אי אפשר "לפגוע" 100% בשביל כולם, אבל אפשר להיות הכי קרובים לזה ובשביל זה צריך לשאוף לכמה שיותר דיוק.

משיכת מוזמנים לאירוע

כדי שהאירוע יהיה מוצלח, צריכים להיות בו מוזמנים כמו שמתוכנן ובשביל שזה יקרה, בשביל ליצור את הרושם הנכון אתם צריכים לעשות כמה צעדים:

• הכול מתחיל בהזמנה – אתם רוצים שיגיעו לאירוע שאתם מפיקים ואתם צריכים בשביל זה הזמנה "מזמינה". מה זה אומר? זה אומר שאתם צריכים להשקיע בעיצוב ההזמנה, צריכים שהיא תהיה מושכת ונראית מצוין. חשיפה להזמנה מושקעת ויפה תגדיל את הסיכויים להגעה לאירוע.
• ספקו מידע – אתם רוצים לעניין את המוזמנים שלכם ואתם צריכים ליצור אצלם תחושה שהם הולכים ליהנות (מה שחייב כמובן להיות נכון) ובשביל שזה יקרה אתם צריכים לספק להם כמה שיותר מידע על האירוע. אתם צריכים לספר להם מי יהיו המוזמנים בו, צריכים לספר מי יהיו הדוברים ואילו הרצאות יהיו, כמו גם אילו הופעות יהיו אם ישנן.
• תנצלו את הרשתות החברתיות – אם זהו אירוע עסקי שמיועד לקהל הרחב ואתם רוצים להגיע לטווח רחב של אנשים, אתם צריכים לנצל את הרשתות החברתיות. אתם צריכים לדאוג שבהזמנה הדיגיטלית שלכם יהיו לחצני שיתוף, להפיץ את הבשורה בפייסבוק, אינסטגרם, טוויטר ורשתות אחרות וליצור באז.
• אפשרות נוחה לרישום – אנשים היום קצרי זמן וחסרי סבלנות. אל תסבכו אותם עם טפסים ארוכים ומורכבים, כי הם יינטשו מהר. במקום זאת תנו להם אפשרות פשוטה להירשם, טפסים מהירים וקצרים למילוי בין אם הם דיגיטליים או פיזיים. עדיף כמובן לבחור את האופציה הדיגיטלית כי היא מהירה יותר ונגישה יותר.

אוכל, קדימה אוכל…

לא רק הצבא צועד על קיבתו. כל כינוס של אנשים מצריך דאגה למעיים שלהם והיום הסטנדרטים הם כאלו שאתם לא יכולים להתפשר על איכות האוכל. בבואכם לארגן אירוע עסקי בתל אביב כמו גם בכל מקום אחר עומדות בפניכם כמה אפשרויות. זה יכול להיות קייטרינג עם אירוח מלא מה שאומר מלצרים שיגיעו את האוכל, זה יכול להיות בופה מה שאומר שאנשים ייגשו וייקחו לעצמם את האוכל שלהם, וזה יכול להיות מגשי אירוח מוכנים מראש.

גם באוכל עצמו יש אפשרויות רבות – חלבי, בשרי, ארוחה מלאה או פינגר פוד בהתאם לשעת האירוע. יש שתי קבוצות שאתם חייבים לקחת גם כן בחשבון. האחת היא קבוצת הצמחונים והטבעונים, שפעם הם היו אחוז זעום באוכלוסייה אבל היום הם כבר רבים ואין אירוע שאין בו מהם וצריך לדאוג להם. צריך לדאוג למנה צמחונית או טבעונית ורצוי שהיא תהיה מכובדת ולא איזה טבעול שיצא מהמקפיא.

חשוב גם שתדאגו לאלו שכשרות רגילה לא מספיקה להם. סביר להניח שהאירוע שלכם יהיה כשר מבחינת אוכל, אבל כדאי לוודא שיהיו גם מנות עם כשרות מהודרת לאלו שלא מספיקה להם כשרות רגילה. כך תתפסו כעסק שדואג לכולם.

הפתיעו את המוזמנים שלכם

מי לא אוהב הפתעות… אין כנראה אחד כזה. בעיקר כשאתם רוצים לגרום לאנשים שמחה וליצור אצלם הקשר חיובי לעסק, כדאי שתפתיעו אותם ותתנו להם מתנות קטנות. פנקו את המוזמנים שלכם בכל הזדמנות, תנו להם מתנות שימושיות כאלו ואחרות, ספקו להם מרצים מעניינים ותדאגו לספק להם ערך מוסף. תהיו יצירתיים כמה שיותר.

אירוע עסקי בתל אביב יכול להיות מוצלח במיוחד ויש כמה דברים שהוזכרו פה שצריך להקפיד עליהם כמו גם רבים אחרים. תשקיעו מחשבה ותכנון מוקדם ותבצעו על הצד הטוב ביותר. גם עם תקציב לא גבוה זה יעבוד.

לא מעט מבעלי העסקים חשים כי העסק שלהם לא מספיק ממצה את הפוטנציאל שלו. כמו כן, כל בעל עסק מחפש באופן תמידי את הדרכים לצבירת לקוחות חדשים נוספים למעגל הלקוחות הקיים בעסק שלו לצורך הגדל המכירות, חיזוק המותג העסקי ועוד. אחת מהדרכים הטובות ביותר לצורך חיזוק המותג העסקי, הגדלת מעגל לקוחות ושיווק עסקי איכותי וראוי הם תכנון ועריכת כנסים עסקיים. כנסים עסקיים הם כנסים המהווים נקודת מפגע בין מאות חברות ועסקים מאותו התחום שבו עוסקים החברה או העסק אשר עורכים את הכנס. הכנס מאפשר לכל נציג של חברה או עסק לשוחח עם נציגים אחרים, ליצור שיתופי פעולה איכותיים וחשובים, לבצע מכירות ועוד. מלבד הפעולות הללו אשר יתבצעו באופן טבעי במהלך הכנס, כנס איכותי גם יכיל הרצאות מקצועיות ורלוונטיות, אשר יעשירו את משתתפי הכנס ויעניקו לכם את האפשרות להתעדכן מבחינה מקצועית.

כיצד תארגנו כנס מוצלח? שלב המטרות

אם אתם עומדים מאחורי ארגון הכנס, חשוב מאוד שתגדירו לעצמכם מראש את המטרות של הכנס. מטרות הכנס יהיו קשורות באופן בלתי נפרד אל מטרות העסק או החברה. אם המטרה של החברה בארגון הכנס היא למכור את מוצרי החברה, הרי שיש לפעול באופן שיענה על המטרה הזו. אם המטרה של החברה היא לחזק את המותג שלה בטווח הארוך יותר, הרי שהכנס ישים דגש יותר על ייצור שיתופי פעולה חדשים בין החברה לבין משתתפי כנס רלוונטיים וכיוצא בזה. בהתאם לכלל המטרות אשר תגדירו מראש, ניתן לארגן את הכנס, להקצות לו את המשאבים הנכונים ולדאוג שהוא יכיל בדיוק את מה שצריך על מנת שהוא יענה על ייעודו ומטרותיו.

מיתוג עסקי מהווה את אחת המטרות החשובות ביותר של כל עסק המארגן כנס עסקי. חשוב מאוד שהעסק אשר מארגן את הכנס, יביא לידי ביטוי את המיתוג העסקי שלו בכל שלב במהלך הכנס. כך לדוגמא: חשוב להציב דוכנים אשר מהווים סמל סטטוס לעסק ולהעמיד בהם נציגי שרות אשר יסבירו לכל אדם שמתעניין אודות העסק, הייחודיות שלו, האני מאמין שלו ועוד.

ארגון עסקי מוצלח – השלב הפרקטי

לאחר שהגדרתם את מטרות הכנס ופעלתם בהתאם למטרות הללו, זה הזמן לארגן את הכנס באופן פרקטי יותר:

1. המקום שבו יערך הכנס הוא חשוב מאוד. כיום ניתן למצוא אולמות כנסים רבים ברחבי הארץ. כדאי מאוד לערוך כנס עסקי באזור מרכזי, אשר יאפשר הגעה נוחה לכל מבקר עתיד להגיע אליו. אולמות כנסים בתל אביב יכולים להוות אופציה נהדרת לעריכת כנסים עסקיים שכן, תל אביב מהווה עיר מרכזית ודומיננטית, אשר מכילה בה לא מעט עסקים וחברות. האולם שיבחר לכנס העסקי חייב להיות תואם לאופי הכנס. אם מדובר בכנס עסקי יוקרתי ומפואר, אולם כנסים גדול ומיוחד בהחלט יכול לעשות את העבודה ליצירת האווירה הנדרשת. אולם, אם מדובר בכנס בעל אווירה יותר אינטימית, חשוב לבחור באולם אשר יוצר אווירה מעין זה בגודלו, בסגנון עיצובו ועוד.
2. תכנון הכנס באופן מדויק – על מנת שיגלו עניין בכנס שלכם, חשוב מאוד לתכנן אותו בצורה מדוקדקת ומפורטת. לא כדאי שבכנס יהיה זמן מת אשר יגרום לאנשים למצוא את עצמם מחפשים את הדרך ליציאה מהכנס. חשוב לדאוג שבכל שלב בכנס יוצע משהו מעניין למבקרים כגון: דיונים, נאומים, קטעי בידור, הרצאות ועוד. אם אינכם יודעים כיצד לתכנן כנס בצורה שכזו, תמיד תוכלו לפנות אל מארגני אירועים מקצועיים העוסקים בין היתר גם בארגון כנסים עסקיים ולהיעזר בהם.
3. על מנת שהכנס עצמנו יהיה בעל ערך עבור כל נציג שמגיע מהתחום שבו אתם פועלים, חשוב וכדאי לבחור בדוברים ידועים מהתחום ובעלי השפעה. בחירה בדוברים מעין אלה לכנס שלכם, זהו דבר אשר יגרום לכל מבקר שהגיע לכנס להעריך אתכם ולכבד אתכם.
4. אם אתם עתידים לשאת נאום במהלך הכנס, חשוב מאוד שתכינו אותו מראש. חשוב שתישאו את הנאום שלכם בצורה מרשימה, איכותית וחלקה, על מנת להעיד שאתם מומחים בתחום ויכולים לסייע להביא ערך רב לכל אדם אחר הפועל בתחום דומה או זהה לשלכם
5. בחירת הכיבוד – חשוב מאוד שתקפידו על הגשת כיבוד מתאים ואיכותי לכנס. חשוב לבחור בכיבוד של קייטרינג הידוע באיכות, בטיב, בטריות ובטעם המאכלים אשר הוא מציע.

כיצד בוחרים אולם לכנסים בתל אביב

העיר תל אביב היא עיר מרכזית, דומיננטית ופעילה מאוד בכל הנוגע לעולם העסקי. בתל אביב ניתן למצוא מגוון רחב של חברות ובתי עסק ולכן, אין ספק שעריכת כנסים עסקיים דווקא בעיר תל אביב, זהו דבר בעל יתרון רב למארגני הכנס ובכלל, עבור כל עסק או חברה העוסקים בתחום זהה או דומה לתחום שבו עוסק מארגן הכנס אשר בוחרים להגיע אל הכנס. על מנת שכנס עסקי יתנהל בצורה המוצלחת ביותר בעיר תל אביב, חשוב לערוך אותו באולם כנסים מוצלח, אשר יבחר בהתאם לפרמטרים שונים:

1. גודל אולם הכנסים – יש לבחור אולם בהתאם בהתאם לגודל הכנס. חשוב לדאוג שהאולם יכיל את כלל משתתפי הכנס ברווח ובנוחות. לכן, בטרם בוחרים את האולם כדאי לבדוק מהי כמות המשתתפים אשר מגיעים אל הכנס
2. אולמות כנסים בתל אביב חייבים להיבחר בהתאם לתקציב העומד על הפרק של מארגן הכנס.
3. חשוב לבדוק היטב את הימצאותם של מקומות חניה בסמוך למקום הכנס, אשר יאפשרו למבקרים בכנס לחנות בנוחות כאשר הם מגיעים לאזור
4. עיצוב אולם הכנסים – כדאי לבחון את האופן שבו האולם מעוצב, עד כמה הוא מואר ומהי האווירה השוררת בחלל, בטרם בוחרים באולם כזה או אחר עבור הכנס.

אולמות כנסים בתל אביב הם רבים ולכן, על מנת לבחור את האולם המתאים ביותר עבור כל כנס עסקי, חשוב לבחון את כל הפרמטרים העומדים על הפרק.

מתכננים לערוך אירוע עסקי בתל אביב או כנס מקצועי? חשוב לבחור את המקום שמתאים לכנס שלכם. הנה הכתבה שתסביר לכם למה גלריה דובנוב היא אולם כנסים בתל אביב שיכול להתאים לכם כמו כפפה ליד

מיקום מרכזי – אולם כנסים בתל אביב

בין מסעדת דובנוב8 הוותיקה והמוערכת למרכז מאירהוף לחינוך ואמנות נמצאת גלריה דובנוב – חלל אורבני עם חצר ירוקה שמשמש כאולם כנסים בתל אביב, בלב ליבה של העיר תל אביב. מסביב לאולם נמצאים מגוון מרכזי ומוקדי התרבות, עסקים וחברה של ישראל – מתאטרון הקאמרי ובית האופרה ועד בית ציוני אמריקה, צוותא ומוזיאון תל אביב לאמנות. מדובר בגלריה אלגנטית לכל סוגי האירועים ברובע התרבות של תל אביב עם מיקום שמאפשר לקיים כנסים בצמוד למקומות העבודה של האורחים, ליהנות מאווירה של העיר תל אביב לצד רמה גבוהה של אירוח עסקי מקצועי.

חלל טיילור מייד – מאפשר גמישות בסוג הכנס

החלל של גלריה דובנוב מאפשר לקיים מגוון רחב של כנסים בתל אביב והוא מתאים לאירועים של עד 300 מוזמנים בישיבה או 400 אורחים בקוקטייל. בין אם מדובר באירוע השקה שכולל מסיבת עיתונאים או בכנס עיוני, אירוע קוקטייל חגיגי, השקת מוצר או תערוכה – החלל של דובנוב הוא גמיש ויכול להתאים את עצמו לכל קונספט של אירוע, שממנו בעצם מתחיל ונגמר כל כנס עסקי או תרבותי באשר הוא. אמנם אירועים עסקיים היו מאז ומתמיד, אבל בשנים האחרונות יש דגש מיוחד על נושא המסר של הכנס והקונספט שנגזר ממנו. לכן, חשוב לבחור אולם כנסים בתל אביב שיכול להתאים למסר שאותו תרצו להעביר, לחוויה ולרעיון שחשוב לכם לפצח. החלל עצמו אגב, עוצב על ידי מעצב הפנים והאדריכל רמי רומנו והעיצוב כולל תמונות אמנות מתחלפות, אלמנט עיצובי גדול על הקיר בחלל המרכזי וחצר חיצונית שקטה ואורבנית.

קייטרינג עסקי שמתאים במיוחד לקונספט של הכנס

גם באירועים עסקיים, בדומה לחתונות, יש טרנדים ומגמות ובעיקר רמה גבוהה שחייבים לשמור עליה. מעצם מיקומה של גלריה דובנוב במרכז תל אביב היא שואפת השראה לא רק מעיצוב והתרבות, אלא גם מעולם הקולינריה והאוכל. הקייטרינג הרשמי של הגלריה הוא "כנען" ביחד עם השף ערן זינו שמתמחה במגוון רחב של מטבחים ולא פחות מזה, בהתאמה ובניית קונספט של תפריט לקונספט והרעיון של האירוע. לכל אירוע, בין אם מדובר במסיבת עיתונאים וארוחת בוקר או בתערוכת ערב – יש קונספט וחשוב להתאים תפריט ראוי. התפריט באירוע עסקי יכול לנוע ממנות קטנות שניתן לתפוס ולאכול בקלילות ובעמידה, ועד עמדות אוכל שניתן לקחת ולשבת לאחר מכן, אבל הכי חשוב כמו שכבר אמרנו הוא התרמה של האוכל לאירוע. אתם לא רוצים אורחים שירגישו שחסכו עליהם במנות וההיפך, אורחים שילכו לאיבוד מעודף של שפע עמוס מדי

אולם כנסים בתל אביב שהוא חלק מקבוצת דינמו

גלריה דובנוב היא חלק מקבוצת דינמו, שאחראית על מתחמי אירועים וכנסים עסקיים מובילים בתל אביב כמו הייאנד, ריברסייד והלורנס. להיות חלק מקבוצה גדולה ומקצועית מביא עמו הרבה יתרונות כמו מחירים נוחים עם ספקים, ניסיון מקצועי ויכולת להתאים כל אירוע עסקי לחלל הנכון ובעיקר צוות מקצועי ומיומן, שילווה אתכם כל הדרך.

קרדיט תמונות: אירוע JVP

הדבר הכי חשוב באירוע עסקי הוא להעביר את המסר. בין אם מדובר בהשקה של מוצר חדש או מסיבת פורים לעובדי החברה – אתם רוצים שאת האירוע העסקי שלכם יזכרו כמו שאתם מתכננים בארגון שלו. הנה 4 רעיונות חדשניים לארגון אירוע עסקי שכדאי לכם לקחת בחשבון

1. חוויה אינטראקטיבית – להציב עמדת מציאות מדומה (VR) באירוע העסקי

מציאות מדומה היא סימולציה של סביבה כלשהי או סיטואציה המתבצעת באמצעות מחשב או טכנולוגיה ייעודית ומייצרת חוויה של אשליה למשתמש, כאילו הסביבה אליה הוא נחשף היא מציאותית. עמדות למציאות מדומה מאפשרות לארגונים שמפיקים אירועים עסקיים לייצר אינטראקציה עם הקהל ולחזק את המעורבות שלהם באירוע ובחוויה. אם מדובר באירוע עסקי של חברת רכב תוכלו להתאים לטובת העניין חווית מציאות מדומה מעולמות הרכב או לחלופין מעולמות שונים כמו קומיקס, נסיעה ברכבת הרים, מפגש עם דמויות מגוונות, טיפוס הרים ועוד

2. הזמנה בדואר אלקטרוני – אאוט – דף נחיתה ייעודי לאירוע עסקי – אין

הימים בהם היו תולים שלט שמזמן אירוע חברה עסקי כבר מזמן מאחורינו, ותכלס גם הימים של שליחת הזמנה בדואר אלקטרוני או אסמס. בין אם אתם מארגנים אירוע עסקי לעובדי החברה או מתכננים מסיבת עיתונאים להשקה של שירות או מוצר חשובים – שווה מאוד לחשוב מחדש על הדרך בו תפנו אל המוזמנים. יותר ויותר חברות היום (כולל אירועי עסקיים של פייסבוק) משתמשות בדפי נחיתה ייעודים או אתרים במקום הזמנות מסורתיות. בדפי הנחיתה תוכלו למצוא פרטים על האירוע, הוראות הגעה, הרשמה לאירוע במידת הצורך, הזמנה ייעודית שנשמרת ביומן ואפילו בתום האירוע יש מי שמעלה לאתר הייעודי את התמונות שצולמו באירוע.

3. חדשות הבידור – להפוך את האורחים המוזמנים לאנשים חשובים מאוד

למרות שאתם לא גיא פינס (לפחות ממה שאנחנו מניחים) והאורחים הם לא כוכבי הוליווד, התייחסו לאירוע העסקי שלכם כאילו היה הוא השקה חגיגית על שטיח אדום. אם מדובר באירוע עובדים – שריינו כתבת מנוסה וצלם ושלחו אותם לייצר תוכן דיגיטלי מגניב עבור החברה, לראיין את העובדים, את המנהלים ואפילו את המנכ"ל. תוכן שכזה יכול אח"כ להתפרסם בחברה כסיכום של האירוע ולעלות את מידת החוויה והחיבור של האורחים לאירוע. אגב, גם באירוע יחסי ציבור או אירוע עיתונאים, אל תתביישו לשבור את השגרה ולפלפל עם מידת מה של חוש הומור ועניין.

4. חוויה דיגיטלית – השתמשו במדיה החברתית להעצים את האירוע העסקי

הנושא של חוויה דיגיטלית הופך לחשוב יותר ויותר בעיצוב האירוע העסקי והציפיות של הקהל, שלא מעט ממנו, מחובר למדיה החברתית כמו אל אינפוזיה להתנהג בהתאם. היום יותר ויותר מפיקים שאחראים על ארגון אירועים עסקיים שמים דגש על חוויה דיגיטלית מהתחלה ועד הסוף. מהרגע הראשון שהמוזמנים קיבלו את ההזמנה שלהם בדואר אלקטרוני או דף נחיתה ייעודי ועד קירות ייעודים לצילומי סלפי. מה עוד? תמונות ב-360, עמדת וידאו שמשדרת בלייב סטרימינג לפייסבוק של החברה ועוד.

גלריה דובנוב נמצאת במרכז תל אביב, והיא בנויה מחלל מרכזי גדול, עם קומה עליונה המשקיפה למרכז וגינה. בגלריה מתקיימים לא מעט השקות, אירועים עסקיים, אירועי יחסי ציבור ואפילו מסיבות פורים. יש לך אירוע עסקי לארגן בקרוב? צרו איתנו קשר ונשמח לפתור לכם את הבריף בצורה המושלמת >> 077-670-6657