אירועים

לא נגזים אם נאמר שהמקום בו יתקיים האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר להצלחתו. הוא הסטייל, האיכות וה״לוק אנד פיל״ של האירוע, ולכן חשוב להשקיע את מלוא תשומת הלב בחיפוש עד שתמצאו את האחד המדויק לכם

היום הגדול מגיע, הנסיכה שלכם עומדת לחגוג בת מצווה, ואפילו שזה נראה כאילו רק לא מזמן היא נולדה – זה אכן קורה. המעבר הזה מילדות לנערות אינו פשוט, אך הוא בכל זאת, מעל הכל, אירוע חשוב, מכונן ומשמח. אין ספק שיש סיבה למסיבה, ואתם ההורים תעשו הכל כדי שהאירוע הזה יהיה הרבה יותר ממהמם, אלא גם יוצא דופן, ייחודי ובלתי נשכח עבור כל מי שייקח בו חלק. הצעד הראשון בתוך הפרויקט הזה, צעד שבלעדיו האירוע לא יכול לצאת לפועל, הוא כמובן מציאת אולם לבת מצווה במרכז. לא נגזים אם נאמר שהאולם בו יתקיים האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר להצלחת בת המצווה. הוא הסטייל, האיכות וה״לוק אנד פיל״ של האירוע, ולכן חשוב להשקיע את מלוא תשומת הלב בחיפוש עד שתמצאו את האחד המדויק לכם, ולא פחות חשוב – לכלת השמחה. כן, יש גם אותה בתמונה, וכדאי לשתף אותה בתהליך ההפקה, תוך שאתם מוודאים שהבחירות שנעשות מקובלות גם עליה.

לפני שיוצאים לדרך – לאפיין את האירוע

אבל רגע לפני שמסתערים על מנועי החיפוש ומכתתים רגליים, יש כמה דברים שאפשר וכדאי מאוד לעשות, ואלו יקצרו וייעלו את התהליך עד מאוד, ויובילו אתכם ישירות אל המקום המתאים ביותר לאירוע בת המצווה הפרטי שלכם. הכל מתחיל באיפיון מדויק של האירוע, תוך שאתם משיבים ביסודיות על השאלות הבאות.

כמה אנשים יוזמנו?

כמובן שאי אפשר אפילו להתחיל בחיפוש באולם לפני שאתם יודעים מהו גודל אירוע בת המצווה. תשמחו לשמוע שבניגוד אולי לחתונה שלכם, כאן אתם (ואולי גם בתכם), הם היחידים שמחליטים כמה אנשים אתם רוצים להזמין לאירוע. אם אתם סולידיים ומעדיפים אירוע מצומצם – לכו על זה. אם בא לכם (ויש לכם את האפשרות)  לחגוג בהפקת ענק – שלכם. כך או כך, לפני שמתחילים לחפש אולם, חייבים להיסגר על היקף האירוע המשוער.

מאיפה הם מגיעים?

כאשר מחפשים אולם אירועים לבת מצווה כדאי להתמקד באזור גיאוגרפי מסוים, וכלל שתהיו ממוקדים יותר, כך החיפוש יתקצר ויתייעל. הנתון שיסייע לכם בעניין הזה, הוא לבחון את רשימת המוזמנים ולבדוק – מאיזה אזור רובם עומדים להגיע. ככל שתנגישו את המקום עבורם, כלומר ככל שהוא יהיה קרוב יותר לביתם, במיקום שההגעה אליו נוחה ומוכרת, כך יגברו אחוזי ההשתפות באירוע. חשוב מכך – כך תגבר ההנאה של כל מי שישתתף בבת המצווה. נסיעות ממושכות, עמידה בפקקים וכמובן חיפוש חניה, הם תענוג מפוקפק, שעלול לפגוע בחוויה הכוללת מהאירוע.

מאיפה הם מגיעים?

כמובן שאי אפשר לחפש אולם לאירוע בת המצווה, כאשר אתם עדיין לא סגורים על הסכום שיש לכם עבור האירוע בכלל ועבור האולם בפרט. מעבר לזה שלפני שבכלל מתחילים בתהליך ההפקה, חובה לגבש את התקציב לאירוע, כדאי גם קצת ״לעשות שיעורי בית״ ולהבין מהו סדר הגודל של המחירים של האולמות בסדר הגודל של האירוע שאתם מכוונים אליו.

מהו הסגנון שכלת השמחה מעוניינת בו עבור האירוע?

יש כאן המלצה שעלולה להיות מעט טריקית, אבל אתם מכירים את הילדה שלכם הכי טוב, ואנחנו סומכים עליכם שתדעו אם כדאי לכם לאמץ אותה בחופ או לדלג לסעיף הבא. חשוב לזכור שזה האירוע שלה. כלומר, זה האירוע של כל המשפחה שלכם, אבל היא מלכת האירוע, הדמות המרכזית ביותר בו, ולכן כן כדאי לשמוע את דעתה לגבי איך היא רואה אותו בעיני רוחה. כדאי שהבחירות שייעשו בנוגע לאולם, לעיצוב, לאוכל ואף לתוכנית האומנותית, יהיו בהתאם לסגנון של כלת השמחה.

יצאתם לדרך? כמה דגשים שיסייעו לכם לבחור נכון

מיקום מרכזי בראש סדר העדיפויות

כבר הזכרנו כאן את עניין המיקום והנגישות, ונזכיר שוב, כי זה חשוב. אם האולם אותו אתם בוחנים נמצא במיקום מרכזי, נוח וקל להגעה – אתם יכולים מראש להוסיף לו נקודות ולהציב אותו בראש רשימת המועדפים.

האם גודל האולם תואם את היקף רשימת המוזמנים

לא רק מטעמי בטיחות ותקציב, אלא שגודל האולם מהווה גם פקטור מרכזי לאווירה שתשרור באירוע שלכם. במידה והחלטתם ללכת על אירוע קטן, למשל, לא רק שחשוב לבחור במקום שיכיל בצורה נוחה את כל האורחים, חשוב גם שהוא לא יהיה גדול מדי. אולמות אירועים שיהיו ״גדולים על האירוע שלכם״ עלולים לגרום לאווירה ריקנית ואפילו מעט עצובה במהלך האירוע. לכן, אם הלכתם על אירוע מצומצם, כדאי לבחור מראש מקום לא גדול מאוד, אולם שיש בו אווירה חמימה ואפילו ביתית.

האם התמחור של האולם מתאים לתקציב שיש לכם

מצד אחד, כדאי כמובן לבחור באולם שדרישות המחיר שלו עולות בקנה אחד עם הגדרות התקציב שלכם. מצד שני, אם נתקלתם באולם שהוא ״וואוו״ – בסטייל, בייחודיות ובאווירה, יתכן שכדאי לשקול להתגמש עם התקציב, שהרי האולם עושה את האירוע.

האם הסגנון מתאים לכם?

לא משנה כמה האולם הוא ״פיין״ ובסטייל, אם הוא לא מתאים באופן אישי לסגנון של משפחתכם, אולי כדאי לעבור לאופציה הבאה. על מנת להפיק אירוע אותנטי, באווירה משפחתית ונעימה, חשוב שהמקום יתאים באופן המדויק ביותר לסגנון המאפיין אתכם.

האם המקום מציע שירותים נוספים שיקלו עליכם?

אם במקום מציעים ״לסגור לכם פינות״ עם שירותי קייטרינג מומלצים, שירותי סאונד ותאורה, עיצוב אירועים ועוד – זהו פלוס רציני לגבי האולם, מאחר וכל אלו יכולים לקצר משמעותית את רשימת המטלות שלכם, ולהוריד מכם הרבה מתח בתקופה הזו. 

אי אפשר להתכחש לכך שהמעמד הזה של סגירת אולם הוא מלחיץ, ולרוב המפיקים קצת רועדות הידיים בעת החתימה, הרי שהמקום בו נערך האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר בהפקה. מהי הדרך למצוא את המקום המושלם?

הפקת אירוע אינה משימה פשוטה, ואין מישהו שיחלוק על כך. יש לכם כל כך הרבה אחריות על הכתפיים. גם כאשר מדובר באירוע קטן, ולפעמים אפילו במיוחד כשמדובר באירוע המונה מעט משתתפים, חשוב שהכל יהיה מדויק, שהכל יהיה מושלם, זורם, מתקתק, ויותר מזה, שהכל יהיה בסטייל. הנראות, האווירה, המוזיקה, עיצוב הפנים, אדריכלות החוץ, הריהוט, התאורה, וכמובן האוכל. אם אתם המפיקים, עליכם לדאוג שכל אחד מהמרכיבים יהיה הכי ״פיין״ ובסטייל עדכני, ויתרה מכך, חובה עליכם לדאוג שכל התזמורת הזו תנגן יחד באופן הרמוני. במילים אחרות, שכל המרכיבים באירוע יסתדרו זה עם זה ויתאימו זה לזה. נכון, זו לא מטלה קלה, אבל אם כבר צברתם ניסיון בתחום, אתם יודעים שהכל אפשרי, כל עוד עובדים נכון. לכל מפיק ומפיקה כבר יש את השיטות שלו, את הטריקים הקטנים שחוסכים זמן, כאב ראש ולעתים אפילו כסף להפקה, ואת הדרכים להבטיח שתנצחו על התזמורת הזו ביד בטוחה ומנוסה.

אז איך תדעו אם מצאתם את המקום הנכון עבור האירוע?

אז כעת, אתם עומדים בתחילת הדרך של הפקת כנס, אירוע חברה או בכלל חתונה, והתחלתם לחפש אחר גן אירועים קטן במרכז. גם אם יש לכם לא מעט ניסיון בתחום, אי אפשר להתכחש שהמעמד הזה של סגירת אולם הוא מלחיץ, ולרוב המפיקים קצת רועדות הידיים במעמד החתימה על מקום כזה ואחר, ובהחלט אפשר להבין זאת. הרי שהמקום בו נערך האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר בהפקה, והוא ישפיע באופן הדרמטי ביותר על הצלחת האירוע. הנה כמה דברים שיסייעו לכם להבין שהגעתם למקום הנכון:

1.הוא ממוקם במיקום מרכזי, אבל באמת

המושג ״מרכזי״, עלול להיות מעט מופשט, על אף שמדובר במדינה קטנה למדי ודי ברור איפה מוגדר המרכז, ישנם גם שטחים שנמצאים, ובכן.. בשטחים, ועדיין, בהגדרה היבשה הם מוגדרים כממוקמים במרכז. במילים אחרות, חשוב מאוד לבחור במיקום שהוא באמת מרכזי, מוכר, והכי חשוב – נוח להגעה. מי כמוכם יודעים, עד כמה השפעה יש למיקום האולם, בהיבט של אחוז ההשתתפות באירוע. ככל שתבחרו במקום פחות מוכר ונגיש, כך ירבו ביטולי ההגעה לאירוע שאתם עובדים עליו כל כך קשה.

2.הוא מתאים לקונספט של האירוע

הסעיף הזה עלול להישמע זניח, אבל שוב, יש לכם מספיק ניסיון כדי להבין שהוא חשוב מאין כמותו. אירוע מקצועי ומהודק, מתחיל מהגדרת קונספט מגובש ומובהק, לפיו נבחרים בקפידה כל מרכיבי האירוע, לרבות המקום עצמו, המוזיקה, האוכל, העיצוב וכן הלאה. אם רוצים לייצר אווירה נכונה, רושם טוב וזרימה, המקום שאתם בוחרים חייב להיות בהלימה לקונספט שנבחר מבעוד מועד עבור האירוע. לדוגמא, אם זה אירוע באווירה פחות מחייבת ורשמית, כמו אירוע חברה שהוא יותר מסיבתי, או חתונה, גלריה לאירועים בתל אביב יכולה להתאים יותר מאשר אולם כנסים מעונב, וכדומה. חשוב להתאים ״אחד לאחד״ את אופי האירוע לסגנון המקום.

3.הוא מתאים באופן מדויק להיקף האירוע

באירועים קטנים עסקינן, ודווקא בשל כך, חשוב להתעכב על נושא ההתאמה של גודל המקום להיקף המוזמנים הצפוי באירוע. מובן מאליו, שקודם כל חשוב לכם שהמקום יהיה מספיק מרווח ונעים, כך לאורחים לא יהיה צפוף. זהו היבט חשוב גם מבחינה בטיחותית, לא פחות מפרקטית. עם זאת, חשוב להתייחס לגודל המקום גם מהזווית השניה, ולוודא שהוא גם אינו גדול מדי ביחס לכמות האורחים. באופן זה, לא תבזבזו סכומים על שטח אולם שלא תנצלו, וגם תקדמו את החיבור בין האורחים, שעלול להיפגע במקום מרווח מדי.

4.יש לו קטע

באופן אירוני, כולם רוצים להיות לא כמו כולם. כולם רוצים להביא משהו שונה ומיוחד באירוע שלהם, והאמת? זוהי שאיפה סופר לגיטימית. אירוע מיוחד, יוצא דופן ושונה בנוף, חייב להתקיים במקום שהוא ״לא כמו כולם״, ויש לו קטע מיוחד, קונספט ייחודי, עיצוב מרשים ואחר, והוא מצליח לחרוג מגבולות הגנריות של אולמות אירועים, במובן שכולנו מכירים. טיפ בהקשר זה, חפשו מקומות שהם לאו ״אולמות אירועים״, אלא מקומות מגניבים, שיכולים ברמה הלוגיסטית לארח אירוע.

5.מציעים לכם שירותים נוספים במקום, שמורידים מכם כאב ראש

בתור מפיקים, אתם לא פעם מרגישים שאתם נושאים את כל העולם על הכתפיים, ובצדק. יש לכם באמת המון מטלות ואחריות על הראש, וכל דבר שיכול להקל על תהליך ההפקה ולהוריד מכם משימות, הרי שהוא מבורך. אם כך, אחד הסימנים שיכולים להצביע על כך שמצאתם את המקום המושלם עבור האירוע שאתם מפיקים, הוא דווקא כאשר אולם מסוים יכול להציע לכם שירותים נוספים כחלק מעסקת חבילה, אבל כמובן – אין זה אומר שתוכלו להתפשר על האיכות שלהם. אם מצאתם מקום שהוא בסטייל, תוכלו להיות רגועים מהבחינה הזאת, מאחר והספקים שעובדים במקום ככל הנראה נבחרו בקפידה גם הם. באופן זה, משימות גדולות ושואבות זמן ואנרגיות כמו מציאת חברת קייטרינג, שירותי תאורה והגברה, חברת השכרת ריהוט וציוד לאירועים וכדומה. כל מטלה כזאת שנמחקת מהרשימה – משמעותה שקט נפשי עבורכם.

6.ברגע שדרכתם בו לראשונה, ראיתם את זה קורה שם

אחרי הכל, אפשר לשים את כל העצות שלמעלה בצד ולהתמקד בעצה החשובה מכל – להקשיב לאינטואיציה. נכון, לא מדובר פה במדע מדויק, אבל לתחושת בטן בהחלט יש מקום בהחלטות הרות גורל שכאלה. בקיצור, אם דרכתם במקום מסוים ומיד ראיתם והרגשתם את האירוע שלכם מתקיים בו – שווה לשקול אותו כאופציה טובה.

ישנם פרטים שונים שיכולים לסייע לכם בסינון המקומות שאינם מתאימים ובבחירה מדויקת יותר של המקום המתאים ביותר עבור האירוע אותו אתם מפיקים. עצות חיוניות לבחירת אולם לאירוע עסקי

אם אתם נמצאים בשלבים ראשונים של הפקת אירוע כזה או אחר, והפרט העיקרי שיש בידיכם כרגע הוא שאתם מעוניינים לקיים אותו באולם אירועים במרכז, יש לפניכם עוד לא מעט עבודה, כאשר הכוונה היא בעיקר לעבודת תחקיר. לפני שמתחילים בחיפוש אחר המקום המושלם עבור האירוע שלכם, או של הלקוחות שלכם, יש עוד המון מידע שיש להשיג ולרכז באופן מסודר. ישנם פרטים שונים שיכולים לסייע לכם בסינון המקומות שאינם מתאימים ובבחירה מדויקת יותר של המקום המתאים ביותר, ואולי אפילו המקום המושלם לצורך האירוע הזה. אולם שלא רק יאכלס את משתתפי האירוע, אלא יהווה מעין מנוף לאירוע כולו, לרבות האווירה, הסטייל והחוויה הטובה של האורחים. הנה כמה טיפים חשובים שכדאי לאמץ לפני שיוצאים לדרך ומתחילים בחיפוש אחר האולם לאירוע.

לא כל מקום מתאים לכל סוג של אירוע

קודם כל – הבינו לעומק את הפורמט של האירוע עליו אתם עמלים. יש הבדל משמעותי בין אירוע עסקי מקצועי, שהוא בקונספט של כנס הכולל הרצאות ומצגות ונטוורקינג, לבין אירוע חברה שהוא בכלל מסיבה, עם אלכוהול, ריקודים, הופעות ופינוקים. אירועים שונים מתקיימים גם בשעות שונות, למשל כנס מקצועי יתאים יותר לשעות היום ואילו מסיבה סוערת תתאים יותר לשעות הלילה. לכל אירוע כזה יש אופי וצרכים שונים לחלוטין, ואי לכך, המקום גם הוא צריך להיבחר בהתאמה מדויקת לפורמט האירוע, לשעה שבה הוא מתוכנן להתקיים ולסגנון המסוים שהוא מתוכנן להתאפיין בו.

לא להתחיל בחיפוש לפני שהתקציב לאירוע מוגדר ומאושר

כמובן, כאשר מחפשים אחר מקום לאירוע עסקי, לפני הכל חייבים לדעת מהו הסכום שיש לכם לצורך השכרת האולם, ולא פחות חשוב – עד כמה הוא גמיש. על מנת לחסוך בזמן יקר, כדאי שהתקציב יהיה מוגדר ומאושר לפני שאתם מתחילים בכלל בחיפוש, על מנת שתדעו מראש אם טווח המחירים שמקום כזה או אחר דורש הוא בכלל רלוונטי עבורכם. עם זאת, אם נתקלתם באולם שנראה לכם מושלם עבור האירוע אך המחירים שהוא כולל חורגים מעט מהתקציב, שווה להתעכב על העניין ואף לשכנע את הלקוחות לחרוג מעט בשביל להבטיח שהאירוע יהיה מדויק ומוצלח.

במיוחד אם מדובר באירוע קטן – היזהרו מבחירה במקום גדול מדי

כשחושבים על בעיות פוטנציאליות במקומות לאירועים, כולם מדברים על צפיפות, אבל אף אחד לא מדבר על מקומות שהם מרווחים מדי… במיוחד אם מדובר בכנס מקצועי או אירוע שמטרתו יצירת אינטראקציות בין המשתתפים, לרבות נטוורקינג, מקום גדול ורחב ידיים, המחולק לכמה חללים, עלול להוות בעיה. כאשר אתם שואפים לחבר בין המשתתפים, כדאי לרכז את כולם בחלל אחד שמצד אחד יכיל את כולם בנוחות וכמובן לא יהיה צפוף, אך מצד שני, לא יאפשר להם להתפזר יתר על המידה, ובכך לפספס את מטרת האירוע.

אל תתפשרו על הלוקיישן

נכון, אתם מכוונים להפקת אירוע במרכז הארץ, אבל ״מרכז״ הוא מונח די עם משמעויות ופירושים די רחבים. אם חשוב לכם שבאירוע תירשם נוכחות גבוהה, כדאי לבחון היטב את המיקום של האולם ולוודא שהוא אכן מרכזי, מוכר, אטרקטיבי, והכי חשוב – נוח להגעה. אם אתם רוצים ללכת על בטוח, בחרו מקום בתל אביב, דבר שלא רק יקל על ההגעה של האורחים שלכם, אלא גם יוסיף ״פרסטיג׳״ לתדמית של האירוע ולאופן בו המשתתפים יתפסו אותו מראש.

חפשו מקום עם אופי ייחודי

אי אפשר להפריז בהשפעת המקום עצמו – הקונספט והסגנון שבו הוא תוכנן ועוצב, על האירוע שלכם. למעשה, האולם הוא האירוע. ככל שתבחרו במקום עם אופי וסגנון מיוחדים וייחודיים יותר, כך תבטיחו שיהיה גם האירוע שלכם. השתדלו למצוא מקום שאינו גנרי בעיצוב ובפריטי הריהוט והדקורציה שבתוכו, מקום שיש בו את ה״אקס פקטור״ הזה שהופך אותו למיוחד במינו. מצאתם אחד כזה? הדרך לאירוע מיוחד כבר סלולה בפניכם.

העדיפו מקום שמציע לכם חבילת שירותים וספקים

הישר מהפן של סטייל ואווירה, נעבור לממדים הפרקטיים יותר, שהם לא פחות חשובים. בתור אלו שמפיקים את האירוע הזה, יש לכם הר של מטלות ודברים לטפל בהם – כל אלו מעוררים לא מעט מתח ודאגות. אחת הדרכים להסיר מעליכם חלק נכבד מהעומס הזה, היא לבחור באולם אירועים שמציע לכם בעסקת חבילה שירותים שונים, לרבות שירותי קייטרינג ובר, מערכות הגברה ותאורה, ציוד טכנולוגי כמו מחשבים, מקרנים, רמקולים ומיקרופונים, מעצבים ואף מתאמי הגעה וכדומה. כמובן, יש לוודא שגם הספקים הללו הם ברמה ראויה עבור האירוע שלכם, אם כי במידה והאולם עצמו עושה רושם כאיכותי ומסוגנן, סביר יהיה להניח שגם הספקים אותם המקום מקשר עמכם הם איכותיים.

אירוע עסקי? חובה לבדוק פסיליטיז רלוונטיים

אם מדובר באירוע עסקי מהסוג שכולל מצגות, הרצאות, הקרנת סרטונים ו/או עבודה של המשתתפים תוך כדי האירוע, ישנם מתקנים ומכשירים שחשוב שיהיו במקום מבעוד מועד, והמצב האידיאלי הוא כזה שהאולם עצמו כבר כולל אותם ואנשי הצוות שבמקום יודעים כיצד לתפעל אותם. אם מדובר בכנס מקצועי, עליכם לוודא שכל המכשירים, לרבות מקרנים ומערכות הגברה, פועלים כראוי, וכאמור, אם יש במקום צוות טכני שיכול לתפעל את כל אמצעי הטכנולוגיה, לטפל בכל המכשירים, ולדאוג שהכל ״מתקתק״ במהלך האירוע – מה טוב. אחד הדברים החשובים המוטלים על כתפיכם, הם לדאוג שהאירוע יזרום ללא תקלות, שיכולות לחבל באירוע. גיוס של צוות עובדים שיהיה אמון על החלק הזה בלבד, יבטיח שהכל ילך חלק.

הילדה שלכם מתקרבת לגיל 12, והופכת מילדה לנערה. נקודת ציון מרגשת מאוד, ולפי המצווה היהודית – בהחלט יש כאן סיבה למסיבה. הפקת אירוע בת מצווה עשויה להיות מלחיצה, במיוחד עבור אלו שאינם בקיאים או מנוסים בתחום האירועים. אנחנו כאן כדי להרגיע ולעשות סדר בבלגן

קשה להאמין, אבל הילדה שלכם מתקרבת לגיל 12, והופכת מילדה לנערה. נקודת ציון מרגשת מאוד, ולפי המצווה היהודית – בהחלט יש כאן סיבה למסיבה. הפקת אירוע בת מצווה עשויה להיות מלחיצה, במיוחד עבור אלו שאינם בקיאים או מנוסים בתחום האירועים. יש לכם לא מעט משימות על הראש, ולעתים הלחץ גואה באופן שעלול לגרום לכם לשכוח שבסוף – מדובר באירוע משמח וחגיגי, שאתם אמורים להנות בו. אז רגע לנשום, ולזכור שהורים רבים, שאינם מפיקי אירועים מקצועיים בעצמם, כבר עברו בהצלחה את המשוכה הזאת, ויש גם לא מעט דברים שאתם יכולים לעשות כבר עכשיו, על מנת להפחית מהסטרס וגם להבטיח שיהיה אירוע מוצלח.

קודם כל – לתעדף את רשימת המשימות

כידוע, אחד הדברים שעוזרים להרגיע ולעשות סדר בכאוס שאולי מתחיל כבר להתהוות, הוא לגבש רשימה מסודרת של המטלות, בסדר עדיפויות יורד. כלומר, להתחיל מהמשימות ה״כבדות״ והקריטיות ביותר לקיום האירוע ולהצלחתו, ולרדת בהדרגה. ברגע שהכל רשום לפניכם, התמונה מתבהרת, ומבינים שהשד אינו נורא. זה הזמן להבדיל בין עיקר לטפל. לדוגמא, מובן שהמצטלה של מציאת מקום לבת מצווה, צריכה להיות הרבה לפני שאר המטלות, בטח לפני די.ג׳יי ואטרקציות לאירוע, וכן הלאה.

הדבר הראשון שכדאי לסגור: למצוא מקום לאירוע

כאמור, אין דבר חשוב יותר מאשר לאתר מקום מתאים לאירוע שלכם. זהו הצעד החשוב ביותר בתהליך ההפקה, ואם תבצעו אותו על הצד הטוב ביותר – הדרך להצלחת אירוע בת המצווה סלולה בפניכם. ישנם שלושה פרמטרים עיקריים שיש לשים עליהם את הדגש כאשר מחפשים אחר המקום המתאים: הראשון הוא גודל המקום, שצריך להתאים בדיוק מירבי להיקף האירוע שאתם מתכננים – לא גדול מדי ובוודאי לא קטן וצפוף מדי. תשמחו אולי לשמוע, שאם אתם מחפשים אחר מקום לאירוע קטן, יהיו פתוחות בפניכם אפשרויות מיוחדות ומגוונות יותר של אולמות אירועים, וכדאי לבחור במקום ייחודי ויוצא דופן, שמראש יעניק אופי ואווירה מיוחדת לאירוע. זה לא חייב להיות אולם אירועים באופן המסורתי שבו אנחנו מכירים אולמות, אלא שזו יכולה להיות חצר רחבת ידיים באווירה כפרית, יקב יין, גלריה לאומנות או אפילו בית קפה או מסעדה שאתם אוהבים, במידה שניתן לעשות בהם את האדפטציות הדרושות כדי לקיים בהם את האירוע.

הפרמטר השני והחשוב לא פחות, כאשר מחפשים אולם לבת מצווה – הוא ההתאמה של המחירים המבוקשים בו לתקציב העומד לרשותכם לצורך האירוע. עוד לפני שמתחילים לחפש אולם, מומלץ לגבש תקציב כללי לאירוע, ולראות מהו החלק שאתם מפרישים לטובת האולם. כדאי להשאיר קצת מקום לשינויים ולהיות גמישים, מאחר שאולי תיתקלו באולם שהמחיר שלו אומנם חורג מהתקציב שהקצבתם למרכיב זה, אבל תחליטו שיהיה זה מוצדק לקצץ במרכיב אחר לטובת האולם.

הפרמטר השלישי החשוב כאשר אתם בוחנים אפשרויות של מקומות לאירוע שלכם, הוא המיקום. נציין מראש – הלוקיישן הוא אנדר-רייטד, אבל ממש. אם אתם רוצים לערוך אירוע כייפי ומהנה עבור כל המשתתפים, עליכם לדאוג לרווחתם כבר מנקודת היציאה מהבית. הכוונה היא שמומלץ לבחור במקום שההגעה אליו תהיה כמה שיותר קצרה ונוחה עבורם. גם אם ראיתם מקום שמאוד ״עשה לכם את זה״, אבל הוא מרוחק למדי עבור מרבית המוזמנים שלכם – אנחנו ממליצים בחום לוותר. מיקום מרכזי הוא מאסט, והוא צריך להיות בראש מעייניכם כאשר אתם מחפשים אולם לאירוע.

כמובן שגם פרמטרים נוספים של סגנון, נראות, פסיליטיז ואווירה הם חשובים, ויש לבחון אותם היטב כאשר מגיעים לבדוק אולם לבת מצווה, אבל את אלו תוכלו להרשות לעצמכם לבדוק רק אחרי שסימנתם ״וי״ על שלושת הפרמטרים שלעיל.

המטלה הבאה: קייטרינג לאירוע

קייטרינג לבת מצווה הוא עניין מעט טריקי. קודם כל בגלל שמדובר באירוע מעורב של מבוגרים וילדים, ויש להתחשב בכולם. מבחינת המבוגרים, חשוב שתדעו שכיום רוב האנשים מצפים לקבל חוויה קולינרית מיוחדת ואיכותית גם באירועי בת מצווה, וההנאה שלהם מהאירוע די תלויה בעניין הזה. בלא מעט אירועים – האוכל עושה את האירוע. כבר לא מסתפקים בבופה הגנרי עם הסלטים, התוספות החמות והעיקריות הבשריות, אלא שמצפים מכם להביא משהו מקורי ומרענן. לכן, כאשר אתם בוחנים אפשרויות של שירותי קייטרינג עבור אירוע בת המצווה, כדאי לבדוק איזה ערך מוסף ואילו מנות מיוחדות מציעים לכם שם.

כמו כן, כאמור מדובר באירוע שהוא של ילדים, לא פחות משל מבוגרים. כל הורה יודע שלילדים בדרך כלל יש דרישות שונות כאשר זה נוגע לאוכל, וחשוב לקחת את זה בחשבון, ולוודא שלילדים יהיה, ובכן, אוכל שילדים אוהבים. יתרה מכך, מומלץ לקחת את העניין צעד אחד קדימה, ולשלב גימיקים ואטרקציות קולינריות המכוונות לילדים. לדוגמא, פוד טראק של המבורגרים ונקניקיות, דוכן ממתקים ושיערות סבתא, עגלת גלידות ועוד. האוכל הוא חלק בלתי נפרד מהאטרקציות שבאירוע, וכדאי להשקיע בו מחשבה, יצירתיות וכן, גם להקצות עבורו חלק נכבד מהתקציב.

לסיכום, הפקת אירוע בת מצווה היא אכן פרויקט גדול, אבל אם תעבדו באופן מסודר, תבצעו את הבחירות הנכונות, ולא תשכחו גם להנות מהדרך, תצלחו את המטלה הזאת ובגדול. ברגע שתשימו מאחוריכם את שתי המטלות הגדולות של מציאת האולם ובחירת חברת הקייטרינג והמנות שיוגשו באירוע, תוכלו להתפנות לחלקים הכיפיים יותר של ההפקה, כמו עיצוב האולם, הכנת התוכנית האומנותית, בחירת האטרקציות וההפתעות, הבגדים של כל בני המשפחה, איפור-שיער, צוות צילום ועוד.

האירוע הזה, בו בתכם עומדת לחגוג את הגיעה למצוות, מתחיל לקרום עור וגידים, ותהליך ההפקה כבר בשלבי הנעה מתקדמים. ייתכן שכבר בחרתם את חברת הקייטרינג שתפעל במהלך האירוע, וכעת עליכם לחשוב על התוספות, ההפתעות ואולי אפילו על כמה גימיקים ואטרקציות

זהו, איך שלא תסתכלו על זה, האירוע הזה, בו בתכם עומדת לחגוג את הגיעה למצוות, מתחיל לקרום עור וגידים, ותהליך ההפקה כבר בשלבי הנעה מתקדמים. ככל הנראה, כבר בחרתם מקום לאירוע, או שיש לכם כמה מקומות אופציונליים על השולחן, ייתכן שכבר בחרתם את חברת הקייטרינג שתפעל במהלך האירוע, וכעת עליכם לחשוב על התוספות, ההפתעות ואולי אפילו על כמה גימיקים ואטרקציות, שכן, לפני הכל מדובר באירוע המיועד לילדים. אחת האטרקציות השכיחות באירועים מסוג זה, שלעתים מתפקדת כמערך הגשת האוכל היחידה, היא דוכני אוכל לבת מצווה.

האם לבחור בשירותי קייטרינג רגילים או להעדיף פורמט של דוכני אוכל?

בשנים האחרונות, יותר ויותר משפחות מנסות לגוון, להפתיע ולהביא משהו מקורי וחדש לאירוע, שעלול ליפול למחוזות הגנריות, כלומר להיות דומה מדי לאירועים אחרים מבחינת המקום, הקונספט, האוכל וכו׳. כולם רוצים להפיק אירוע יוצא דופן, מהנה, חוויתי, ובלתי נשכח הן עבור כלת המצוות, בתם האהובה, והן עבור יתר המשתתפים. אחת הדרכים לגוון ולהביא משהו יוצא דופן, היא כמובן באמצעות האוכל המוגש באירוע.

אפשרות אחת לחדש: בבחירת המנות באירוע

תחום הקולינריה, באופן כללי, תפס תאוצה בשנים האחרונות בישראל ועלה בכמה וכמה מדרגות, כאשר ארצנו הקטנטונת הופכת למעצמה של ממש בתחום, ושפים מקומיים עושים להם שם ברחבי העולם. לא רק שמסעדות מקומיות הפכו לשם דבר ולמוקד עלייה לרגל של המוני תיירים מחו״ל, מה גם ששפים ישראלים פותחים מסעדות של אוכל מקומי ברחבי העולם, והן צוברות פופולריות עצומה ורשימת המתנה אינסופית להזמנות. מתוך כך, הגישה לקולינריה באופן כללי, ובפרט באירועים, השתנתה זה מכבר. במילים אחרות, האורחים שלכם באירוע מצפים מכם ליותר. המנות ה״מסורתיות״ של סלט חסה, סלט כרוב וכדומה, אורז עם שקדים, ואסאדו וקבב לעיקרית, כבר לא תמיד מספיקות, בהנחה שאתם רוצים להביא את אפקט ה״וואוו״ למשתתפים. כיום, יותר ויותר משפחות המפיקות אירועי בר ובת מצווה, מבקשות להגיש לאורחים באירוע את המנות הטרנדיות והאנינות ביותר, למשל מנות אסיאתיות (ואנחנו לא מדברים על המוקפצים מהניינטיז, אלא על מנות קארי, שיפודי סאטה ועוד), מנות דגים נאים כמו סביצ׳ה וסשימי, ולעתים גם סושי, מנות בשר נא כמו טרטר וקרפצ׳יו, ומנות בסגנונות מובהקים של אזורים בעולם – מקסיקני, איטלקי, ים תיכוני, ערבי וכו׳. בקיצור, יש לכם לא מעט שיעורי בית לעשות בנוגע למנות שאתם עומדים להגיש לאורחים שלכם באירוע בת המצווה, שכבר תפס מעמד של חתונה או כל אירוע אחר שהוא ברמה גבוהה.

עוד דרך לחדש עם האוכל: בפורמט ההגשה

כידוע, ברוב האירועים, בין שמדובר באירוע חתונה, אירוע בת או בר מצווה או ברית, בדרך כלל מקובל להגיש את האוכל בפורמט של בופה. נכון שמדובר בפורמט נוח ופרקטי, בו מוצע שפע עצום של אוכל ומבחר לא קטן של סלטים, תוספות חמות ועיקריות, אך אם אתם רוצים להביא משהו קצת שונה באירוע שלכם, כדאי להיפתח לאופציות נוספות של צורות הגשה. לדוגמא, במקום הבופה הצפוי, להיקם מספר דוכני אוכל במקום, שכל אחד מהם ״מתמחה״ במנה אחרת, למשל דוכן של טאקוס, בדוכן של המבורגרים, דוכן של מוקפצים וכדומה. אל כל דוכן כזה יכולים האורחים לגשת בחופשיות במהלך האירוע, ולקבל מנה טרייה טרייה, שהוכנה עבורם זה עתה. כאשר מדובר באירוע בת מצווה, אפשר לקחת את העניין עוד צעד קדימה ולהפוך את הדוכנים לאטרקציה של ממש, שמותאמת לגיל הילדים. לדוגמא, דוכן גלידות או דוכן של קינוחים מוגזמים כמו שיערות סבתא או דונאטס עם המון תוספות. אפשר גם ליישר קו עם מגמת ה״סטריט פוד״ העולמית, ששמה בקדמת הבמה את מאכלי הרחוב המקומיים המוגשים במקומות שונים בעולם, ובשנים האחרונות מתחילה לחלחל ההבנה שאלו הם הן המנות הכי טריות, מעניינות וטיפוסיות, ושפים במסעדות עילית עושים עליהן וריאציות רבות. את מאכלי הרחוב האלו מתבקש להגיש באמצעות ״פוד טראקס״, משאיות המשמשות כדוכני מזון של ממש. ברוב המקרים מדובר באוכל כייפי ו״חטיפי״ ולכן הוא מתאים למבוגרים ולילדים כאחד.

דרכים נוספות להפתיע ולחדש באירוע בת המצווה

אחת הדרכים הפשוטות יותר להפיק אירוע בלתי נשכח ובאווירה מיוחדת, היא פשוט לבחור מקום לבת מצווה שיהיה ייחודי, כזה החורג מגבולות האולמות הגנריים ומביא איתו אלמנטים מעניינים ומקוריים. מקום המעוצב בסגנון ייחודי, שונה מהפורמט המוכר של אולמות אירועים, הוא נקודת פתיחה מצוינת לאירוע אחר, כזה שיזכרו. למעשה, ברגע שבחרתם במקום מיוחד, הדרך להצלחת האירוע כבר סלולה בפניכם, מאחר והמקום הוא האירוע. זה יכול להיות מקום במיקום יוצא דופן, בעיצוב מיוחד או מקום שבכלל לא נועד לאירועים מסוג זה במקור, כמו גלריה לאומנות, יקב יין או בית קפה שעבר הסבה לרגל האירוע שלכם.

באירוע בת מצווה – התוכנית חשובה לא פחות

אירוע בת מצווה הוא יותר מחגיגה חסרת משמעות, אלא נקודת ציון חשובה בחיי הילדה שלכם ובחייכם ההורים. לכן, חשוב להשקיע במימד התוכן באירוע. מעבר להופעה או אטרקציה אומנותית מיוחדת שמומלץ לשלב באירוע, חשוב גם להתייחס לכלת השמחה עצמה באמצעות התוכן. זו יכולה להיות ברכה מרגשת שתקריאו באירוע (אם כי אנחנו ממליצים מראש לקצר), סרטון וידאו משעשע ומרגש שהפקתם בעזרת עורך מקצועי, שיר או כל הופעה אחרת שתפרוט על מיתרי הרגש ותשים את ילדת בת המצווה ב״פרונט״.

כאשר אתם מתכננים אירוע, החלטות רבות עומדות בפניכם, אך בחירת האולם הנכון היא ההחלטה שתהיה לה את ההשפעה הרבה ביותר על האירוע שלכם. למה חשוב לשים את הדגש על המיקום?

מועד האירוע, פריסת ואיכות מערכות הסאונד, האופציות של שירותי הקייטרינג שיעמדו לרשותכם, העיצוב והאסתטיקה, וכמובן חוויית המשתתפים – כולם תלויים במקום ובמיקום שתבחרו עבור האירוע שאתם מפיקים.

העניין הזה אכן כבד משקל, אך אין סיבה להילחץ, מעקב אחר כמה קווים מנחים – יבטיח שתעשו את הבחירה הטובה ביותר.

הפרמטר שיסנן היטב את האופציות: המיקום

אחת ההחלטות היותר פשוטות, שרצוי לעשות בשלבים ההתחלתיים של החיפוש אחר מקום לאירוע, היא באיזה אזור בארץ אתם מעוניינים לעשות זאת. כמובן, ככל שהמיקום יהיה מרכזי ונגיש יותר, כך גם יעלה אחוז ההגעה לאירוע שלכם, וגם חוויית המשתתפים תהיה טובה יותר. המיקום צריך להיות במרחק סביר מנקודות ההגעה של  המשתתפים או ממקומות העבודה של רוב המוזמנים. במידה וצפויים להשתתף אורחים רבים המגיעים מחו״ל,  מוטב לבחור במיקום קרוב לשדה התעופה או למלונות בהם הם עומדים להתארח. כך או כך, חשוב לקחת בחשבון גם נתונים של תנועה כבדה ופקקים, אפשרויות תחבורה ציבורית וכמובן חניה. אם כן, חיפוש אחר מקומות לאירועים בתל אביב יכול לקדם אתכם לעבר הבחירה הטובה ביותר, שכן, מדובר ביעד מרכזי וידוע, שברוב המקרים יעלה את אחוזי הנוכחות באירוע שלכם באורח פלא. 

מתי להתחיל בחיפושים אחר מקום לאירוע שאתם מפיקים?

מאחר וכאמור, מדובר בצעד החשוב והמשפיע ביותר בהפקת האירוע שלכם, כמה שתתחילו בחיפוש מוקדם יותר, כך יהיה טוב יותר. אבל רגע אחד, סבלנות, לפני שאתם מסתערים על האינטרנט ועל כל הלידים שאולי כבר קיבלתם, ישנם שלושה גורמים שחייבים להיות סגורים מבחינתכם: התקציב העומד לרשותכם, ההיקף המשוער של המשתתפים באירוע ודרישות מיוחדות שהגדרתם מראש. המצב האידיאלי הוא לאתר מקום מתאים לפחות שמונה חודשים לפני מועד האירוע, על מנת שיישאר לכם מספיק זמן כדי לתכנן וסגור מרכיבים חשובים אחרים עבור האירוע, דוגמת בניית התוכנית, שכירת שירותי סאונד ותאורה, שריון תאריך עם חברת קייטרינג מתאימה, הקמת אתר עבור האירוע, ארגון ההזמנות ואף גיבוש קונספט ייחודי לאירוע. 

מהי הקיבולת המינימלית והמקסימלית של המקום?

הבנת הקיבולת של המקום אותו אתם בדקים היא חשובה ביותר, זאת מכמה סיבות.  ראשית, חשוב כמובן שלא תיווצר צפיפות, הן מבחינת נוחות המשתתפים והן מבחינת היבטים של בטיחות. חשוב לדעת שגם אם מבחינתכם אין בעיה לדחוס את המשתתפים למקום שבקושי מכיל אותם, ישנם תקני בטיחות שהמקום עצמו צריך לעמוד בהם ולכן לא תורשו לקיים את האירוע שם אם מספר האנשים חורג את המספר שהאולם מורשה לארח. מסיבות דומות, חשוב לערוך מעין סקר מקדים בקרב המוזמנים ולשאול – כמה מהם מתכננים להגיע? כמה שיהיה לכם מידע יותר מהימן לגבי נתוני ההשתתפות, כך תוכלו לדייק יותר בבחירת האולם, וגם לחסוך בהוצאות מיותרות. במיוחד במקרים בהם משריינים אולם בגודל שבפועל יכולתם להסתפק בהרבה פחות ממנו, העניין הזה חשוב. גם מהסיבה הכלכלית, שלמעשה שילמתם מחיר מלא על חלל שבקושי נוצל, וגם מהסיבה שאירוע המתקיים בחלל גדול מדי, האווירה עלולה להיות לוקה בחסר, ולא יחול הגיבוש והליכוד הרצוי בין המשתתפים. 

מה הערך המוסף של המקום?

אז עכשיו, אחרי שעברנו על הפרטים היבשים אבל החשובים ביותר, אפשר להתייחס להיבטים שהם קצת מעבר. למרות שהחלקים האלה עלולים להישמע כפריבילגיה בחיפוש האולם, הם בהחלט חשובים לא פחות מהמיקום, המחיר והקיבולת. הכוונה כמובן לייחודיות של המקום. האולם בו תבחרו הוא הפנים של כל האירוע שלכם – הוא הוא החוויה שהם יקבלו מכל האירוע, ולכן חשוב שהוא יהיה מיוחד, מקורי, יוצא דופן ובלתי נשכח. כמובן, חשוב שכל אלו לא יהיו על חשבון איכות או סטייל, אלא שילוב אידיאלי של הכל. מקום שרואים שהושקעה בו מחשבה. ראשית, בחנו האם המקום מציע קונספט שונה מאולמות האירועים הגנריים שאתם כבר מכירים, העדיפו מקום שמביא משהו חדש, מפתיע ומרענן, ואולי מקום שהוא בעצם בכלל לא אולם. אם העונה תומכת בזה, זה יכול להיות מקום פתוח (אבל במקרה כזה, חשוב לבחון היטב היבטים של סאונד ולוגיסטיקה), אולי וילה מיוחדת, מקום בסגנון אוריינטלי או מודרני,גלריה לאירועים בתל אביב, חצר כפרית או כל מקום אחר שיכול להכיל את האירוע שלכם ולספק לכם את כל השירותים שאתם זקוקים להם. 

אם כבר נגענו בעניין השירותים שאתם זקוקים להם עבור האירוע, אז עוד אחד מהדברים שיכולים לסייע לכם בהחלטה – האם לסגור עם מקום כזה או אחר, הוא מבחר השירותים שהם יכולים להציע לכם כחלק מהחבילה של השכרת המקום. באולמות אירועים רבים ישנם ספקים שהם ״בילט אין״ כלומר עובדים איתם ואצלם –  חברות קייטרינג, חברות הגברה, צוותי תאורה וחשמל, מעצבי אירועים ועוד. במידה ותבחרו באולם מסוג זה, תרוויחו פעמיים. קודם כל, תוכלו לחסוך את כיתות הרגליים והחיפוש המייגע אחר כל נותני השירות הללו – הלוא גם ככה יש לכם לא מעט על הראש, וכל מהלך שיכול לקצר לכם את רשימת המטלות הרי הוא מבורך. שנית, אני צוות שיש להם כבר אוריינטציה וניסיון עבודה במקום מסוים, פועלים באופן יעיל יותר באותו המקום. אם ניקח לדוגמא את הצוותים הפועלים תחת חברת הקייטרינג – כל הציוד שלהם כבר ממוקם שם באופן מיטבי, אנשי הצוות יודעים איך ״לתקתק״ ולעבוד ביעילות ובמהירות במקום, מה שאומר בפועל שמהבחינה הזאת, האירוע שלכם יזרום חלק, והאוכל יוגש לאורחים שלכם במהירות, יפונה במהירות וכו׳. אפשר לומר שזה קצת יותר ״ללכת על בטוח״, לסגור עם ספק שכבר מכיר את המקום.

בין אם אתם מעוניינים באירוע קטן וסולידי ובין שמדובר בהפקת ענק, שלבי תכנון החתונה נשארים זהים למדי. מהי הדרך הטובה ביותר להפיק חתונה, שלב אחר שלב?

התארסתם לאחרונה ואתם לא בטוחים מאיפה להתחיל? אנחנו כאן כדי להוריד את רמות הסטרס למינימום: הכנו עבורכם פירוט של כמה מהשלבים החשובים ביותר בהפקת החתונה שלכם.

החתונה שלכם תהיה כנראה המסיבה הכי גדולה שתערכו אי פעם – ותהליך ההפקה עלול להיות די מלחיץ, במיוחד אם אין לכם קשר קודם עם תחום האירועים. אבל בין אם אתם מעוניינים בחתונה קטנה וסולידית ובין שמדובר בהפקת ענק, השלבים נשארים זהים למדי: הגדרת התקציב (צעד חשוב וקריטי), בניית רשימת האורחים והבנת ההיקף של האירוע וכמובן – מציאת המקום המושלם לערוך בו את החגיגה. 

במקרה שהזמן שלכם קצר והמלאכה (תמיד) מרובה, מומלץ להאציל סמכויות ולהעביר חלק מהמשימות לבני משפחה וחברים שאתם סומכים עליהם, וכמובן עדיף כאלו שבאמת ישמחו לעזור ולהתגייס למשימה. 

מהם השלבים החשובים בתכנון חתונה?

כמה שאנחנו אוהבים רשימות… כשיש לחץ והתרגשות, אין כמו רשימה מסודרת של מטלות לפי שלבים, מעין צ'ק-ליסט שיעשה לכם סדר וינחה אתכם שלב אחר שלב בהפקת החתונה שלכם. הקפדה על השלבים בתכנון והפקת החתונה, תבטיח שהתהליך יהיה חלק ומופחת מתחים.

יש גם היגיון פשוט וחכם מאחורי יצירת רשימה מסודרת, שתנחה אתכם בסדר השלבים – למשל, יש סיבה מדוע כדאי להגדיר תקציב לאירוע ולהחליט איפה, כלומר באיזה אזור בארץ אתם מעוניינים להינשא, לפני שמתחילים לחפש אחר אולם. כמו כן, חשוב לעמוד בלוחות הזמנים מוגדרים מראש, על מנת שלא תצטרכו לעשות יותר מדי פשרות. לדוגמא, אם אתם מעוניינים לחפש אחר מקומות מיוחדים לחתונה במרכז הארץ, כדאי להבין שמצד אחד יש עוד לא מעט זוגות בדיוק כמוכם, שלמעשה מתחרים איתכם על המקומות השווים מבלי שאתם יודעים זאת. עוד סיבה מצוינת להתחיל לחמם מנועים ולהתקדם כמה שיותר מהר עם המשימות. 

איך לתכנן חתונה צעד אחר צעד?

1. מאני מאני מאני: דבר ראשון – להגדיר תקציב חתונה
   

הגדרת התקציב לחתונה חייבת להיעשות בשלב הראשון. לא בטוח שזה יהיה כיף גדול, אבל זו משימה שבאמת צריכה להתבצע בשלב המוקדם והראשוני ביותר, מאחר והיא היא מניעה את המשך תהליך תכנון החתונה שלכם, על כל מרכיביה השונים. הדבר האחרון שאתם רוצים זה להידלק על אולם מסוים, על חברת קייטרינג מומלצת או אפילו על שמלת כלה – ורק אחר כך להבין שהם לגמרי מחוץ לטווח התקציב שלכם.

במסגרת תהליך הגדרת התקציב לאירוע, תצטרכו לשלב בין מספר היבטים, כאשר החשובים בהם הם מהו גודל האירוע שאתם מעוניינים בו, בשילוב עם היכולות הכלכליות שלכם. בדקו עם ההורים משני הכיוונים, מהם הסכומים המשוערים שהם יכולים להקצות לכם לצורך האירוע. בשלב הבא צרו טבלה ובה התפלגות העלויות המשמעותיות של האירוע בסדר יורד: אולם האירועים, חברת הקייטרינג, ספקים שונים כמו די.ג׳יי ועוד, ולבסוף שמלת כלה וכו׳.  

2. אין אין אין חגיגה – בלי אולם אירועים

ישנן סיבות רבות מדוע כדאי לשריין את אולם האירועים לחתונה שלכם כמה שיותר מהר. הראשונה בהן היא שלא תוכלו להתקדם בתהליך עד שלא תעשו זאת. רק אחרי שריון המועד תוכלו גם לסגור ספקים שונים וחשובים לאירוע, ולוודא שהם זמינים בתאריך המבוקש. החל מחברת הקייטרינג ועד המאפרת. כמו כן, כמה שתעשו זאת בשלב יותר מוקדם, כך תעשו פחות פשרות בהמשך הדרך, מאחר ויהיו לכם יותר ספקים לבחור ביניהם. ועכשיו – למשימה עצמה. כמה טיפים שיעזרו לכם לבחור נכון: ראשית, חפשו אולם באזור הנוח והנגיש ביותר להגעה עבור האורחים שלכם. שנית, בחרו במקום שיש בו משהו מקורי ומיוחד, והוא ״לא כמו כולם״. זיכרו שעונת החתונות בישראל היא גדושה באירועים, ואתם לא רוצים שהאירוע שלכם יבלע בין שלל החגיגות. ההמלצה שלנו היא לא ללכת על המובן מאליו, אלא לחפש מקומות שמלכתחילה הקונספט בהם הוא שונה, והם לא מוגדרים ״אולם אירועים״ כפי שכולם מכירים. 

3. שלב אחד לפני בחירת הספקים – לבחור קונספט לאירוע

אם כבר דיברנו על קונספט, הנה עוד דרך חשובה ומצוינת לבדל את האירוע שלכם. 

אחד החלקים הכי כיפיים בתכנון חתונה, הוא איסוף השראה. חשבו איך אתם רוצים שהחתונה שלכם תיראה ותרגיש. האם אתם בקטע של חתונה קלאסית ביי דה בוק, או אולי אירוע בסגנון יותר רגוע וכפרי? הבחירה היא שלכם בלבד (ואל תתנו לאף אחד להגיד לכם אחרת), אבל כן כדאי להתחיל לחפש רעיונות והשראה ברשתות חברתיות כמו פינטרסט ואינסטגרם ולהבין מהם הטרנדים העדכניים ביותר בחתונות. שימו לב להיבטים של עיצוב, צבעים וכו׳, וגם לנושאים שיכולים להיות הקונספט המרכזי בחתונה שלכם. למתקדמים, אפשר ואף מומלץ ללכת על חתונת קונספט , כלומר אירוע ששולט בו נושא מרכזי אחד וקוהרנטי, כמו למשל ״חתונת מסיבה״, ״מסיבה בשחור לבן״, ״חתונה בסגנון אייטיז״ ועוד. במקרים כאלו, כל המרכיבים באירוע צריכים להתאים לנושא, על מנת שיווצר האפקט הסופי הרצוי והמיוחד. החל מעיצוב האולם והלבוש של הכלה והחתן, וכלה במוסיקה ואפילו באוכל המוגש לאורחים.

4. לשריין ספקים: ויפה שעה אחת קודם

ספקים לחתונה הם עניין חשוב במיוחד, כי מעבר לאולם עצמו, הם שהופכים את האירוע למה שהוא. האוכל כמובן, הוא אחד האלמנטים המשפיעים ביותר על הצלחת האירוע, ולא פחות ממנו – המוסיקה המתנגנת במהלך קבלת הפנים, במהלך הגשת האוכל וכמובן – על רחבת הריקודים. ההבדל בין די.ג׳יי טוב לדי.ג׳יי פחות טוב, יכול לעשות את ההבדל בין אירוע סוער שנמשך לתוך הלילה לבין אירוע שמסתיים פחות או יותר בשלב הקינוחים.  

איך מחליטים אילו מנות להגיש לאורחים באירוע ומהן המגמות הבולטות בשנים האחרונות באירועים מסוג זה? כמה טיפים להרכבת התפריט המנצח לחגיגה

אתם ההורים בוודאי משפשפים את העיניים בתדהמה, הילדונת שלכם הופכת לנערה, ואטוטו חוגגת בת מצווה. קשה להאמין, אבל זה קורה. כמו בכל תחום, אתם רוצים את ההכי טוב עבורה, ומוכנים לעשות לא מעט בשביל להגשים את בקשותיה וחלומותיה. באותו אופן, אתם כנראה ניגשים להפקת החגיגה הגדולה. לפניכם לא מעט משימות, לרבות מציאת האולם המתאים לאירוע ועד בחירה בחברת קייטרינג לבת מצווה ובהמשך גם ירידה לפרטי התפריט שיוצע לאורחים. אכן, מדובר בפרויקט לא פשוט, שחשוב לכם מאוד שיצא לפועל בדיוק לפי התוכנית, ש״יתקתק״, יזרום, יפתיע, ירגש, וכולם, ובמיוחד כלת השמחה, יצאו מרוצים. 

כמה דגשים והכוונות שיסייעו לכם הן בבחירת הקייטרינג והתפריט והן בבחירת המקום לאירוע:

ההחלטות שישפיעו על הכל – הגדרת היקף האירוע והתקציב

מדובר בשני הפרמטרים הקריטיים ביותר עבור כל הפקה באשר תהיה. תשאלו כל מפיק אירועים, והוא יסכים על כך שבלי שני הנתונים החשובים האלה אי אפשר לצאת לדרך ולהתחיל בתכנון האירוע. לכן, בשלב הראשון, עליכם להיסגר באופן כמעט הרמטי על כמות המוזמנים לחגיגות בת המצווה, וכן, להבין מהו הסכום המשוער העומד לרשותכם. כמובן, עליכם לשמור על גמישות מסוימת לכאן ולכאן, גם בנוגע לרשימת המוזמנים וגם בנוגע לתקציב. בכל תהליך הפקה כזה, ישנם בלת״מים וחריגות כאלה או אחרות, וכדאי להיערך לכך. לאחר שהגדרתם את שני אלו, תוכלו להתחיל בחיפוש המקום לבת מצווה , בהתאם לכמות המוזמנים, ובשלב הבא גם להתחיל ולחקור את האופציות שלכם לגבי חברות קייטרינג וסגנונות קולינריים שונים.

לא מה שהיה פעם: מה אוכלים באירועי בת מצווה כיום?

זוכרים את הימים בהם התפריט באירועים היה תמיד אותו הדבר – בר סלטים – סלק, תירס במיונז, כרוב במיונז וכו׳, בופה תוספות חמות – תפוחי אדמה בתנור, אורז עם שקדים וצימוקים וכדומה, וכמובן לעיקריות: רבע עוף בתנור, קבב, ולמתקדמים (של אז) אסאדו שנפרש מול עיני האורחים ועושה אפקט מאוד מרשים…? אז זהו, שלא. כלומר כבר לא. כיום אירועים באופן כללי, צריכים קודם כל להציע למוזמנים חוויה קולינרית מרגשת, וכמה שפחות צפוי יותר טוב. אירועי בר ובת מצווה, באופן כללי הם כבר לא מה שהיה פעם. גם במובן שיש יותר ויותר הורים שבוחרים להקטין את היקף האירועים האלה, ולהפיק מעין אירוע בוטיק מושקע מאוד, בסטייל ייחודי ובטוב טעם.

באותו אופן, גם היחס לאוכל באירועים אלו השתנה, וכיום מנסים להעלות את הרמה, לדייק את המנות,ֿ ובעיקר להפתיע, לחדש ולרגש. גם אם הפורמט הבסיסי נשאר כשהיה, כלומר בופה סלטים, בופה תוספות חמות ופס עיקריות, המנות שתמצאו שם יהיו שונות, טרנדיות וברמה קולינרית גבוהה יותר. לדוגמא, את הסלטים הכבדים עם תועפות המיונז, יחליפו סלטים בסגנון אסייאתי, רעננים יותר, ועם טעמים מגוונים ועזים יותר של חמוץ, מתוק, מלוח וחריף. או לדוגמא, סלט עלים עם פירות ואגוזים, בדומה לסלטים שתקבלו בבית קפה. בגזרת התוספות החמות, יתווספו וריאציות עדכניות יותר כמו למשל ריזוטו במקום פשוט אורז, פסטות עם רטבים מיוחדים, אנטי פסטי ועוד. בגזרת העיקריות, הדגים עוברים יותר ויותר לפרונט, ואם בעבר היו מתמקדים בעוף ובבשר, כיום תמצאו במקרים רבים גם דגים כחלק מהתפריט הבסיסי.

אחד הדברים שהשתדרגו באופן משמעותי, וקיבלו תפנית חיובית, הם הקינוחים באירועי בר ובת מצווה. מגמות של טבעונות ובריאות, הביאו לפיתוח תחליפי חלב צמחיים מעולים, מה שאומר שקינוחי הפרווה עתירי המרגרינה ודלי הטעם אאוט, ואת מקומם תופסות מנות אחרונות מבוססות קרם קוקוס, סויה, אגוזים, שקדים ושוקולד, שבהחלט נותנות פייט לקינוחים החלביים בקונדיטוריות.

מהם הטרנדים הבולטים בתפריטי בת מצווה?

כאמור, מגמות של מודעות לתזונה בריאה יותר, לצד מגמות עולמיות של מעבר לתזונה צמחונית או טבעונית, נותנות את אותותיהן בתחום הקולינריה, ומשפיעות מאוד על פיתוח מנות ובניית תפריטים עדכניים. אי לכך, בשנים האחרונות רואים יותר ויותר אירועים שמוצע בהם תפריט צמחוני או אפילו טבעוני. כיום, הניסיון והידע שנצברו, לצד חומרי הגלם המעולים שיש בארץ מבחינת פירות, ירקות, קטניות ואגוזים, באים לידי ביטוי במנות עשירות, מעניינות ומענגות שגם אניני הטעם הביקורתיים ביותר נהנים מהן. במקרים מסוימים בוחרים בקייטרינג צמחוני חלבי, לעתים בתוספת מנות דגים, וכך מצליחים לתת מענה לטעם של קהל מגוון.

מגמה נוספת המשפיעה על סגנון האוכל באירועי בת מצווה, היא החשיפה המוגברת שלנו לקולינריה מחו״ל, בעקבות טיולים בעולם, וגם בעקבות מסעדות הנפתחות כאן כפטריות אחרי הגשם, ומציעות את החוויה הקולינרית של מדינות שונות. מאחר ורמת הטבחות בארץ היא גבוהה במיוחד, לעתים זה ממש אחד לאחד. המגמות האלו באות לידי ביטוי בביקוש למנות ״סטריט פוד״ מהעולם – טאקו ובוריטו מקסיקני, סביצ׳ה פרואני, דוכן המבורגר וצ׳יפס בסגנון אמריקאי וכמובן – מנות יפניות שאומצו באהבה כבר מזמן על ידי קהל הסועדים הישראלי, ובעיקר סושי ומנות דגים נאים אחרות.

לזכור שמדובר באירוע של ילדים: לדאוג לאטרקציות גם במובן הקולינרי 

מצד אחד, חשוב לקחת בחשבון שמדובר באירוע המכוון בעיקר לילדים. מהצד השני – ילדים, ובעיקר בני נוער כיום, נחשפים לסוגי קולינריה מגוונים ולא מעט מהם מבינים באוכל אפילו יותר מהוריהם. עם זאת, אין ילדים שאינם אוהבים פאסד פוד ומתוקים, ולכן כן כדאי לשלב את שני אלו באופן כלשהו באירוע. דוכן קרפים, פנקייקים, שיפודי פירות וממתקים וכו׳, יכולים להוות אטרקציה בפני עצמם, ולכן מומלץ לחשוב על תוספות מסוג זה להיצע המנות הבסיסי בחגיגה. 

לא חשוב ממש מהו סוג הכנס שאתם מפיקים, הצעד הראשון בארגון האירוע הוא להגדיר מה אתם מצפים להשיג מקיומו – מהי המטרה. מדובר בפרויקט מורכב ומתמשך, שיש להתייחס בתשומת לב רבה לכל שלב ושלב שבתהליך הפקתו

ארגון כנסים הוא פרויקט מורכב ומתמשך, שיש להתייחס בתשומת לב רבה לכל שלב ושלב שבתהליך ההפקה, ולפרק את התוכנית לאבני דרך עיקריות. חשוב להבין מראש מהם המשאבים הדרושים ומהו עומס העבודה המשוער עבור כל שלב ושלב. כמו כן, ההיבט של זמנים הוא קריטי בתהליך הפקה מסוג זה, ויש להתייחס גם אליו בכובד ראש, ולתזמן באופן קפדני כל משימה ומשימה. 

בצעד הראשון – לגבש אסטרטגיה לאירוע

לא חשוב ממש מהו סוג הכנס שאתם מפיקים, הצעד הראשון בארגון האירוע הוא להגדיר מה אתם מקווים להשיג מקיומו – מהי המטרה? שוק האירועים רווי – והפך לעוד יותר רווי, בעקבות השינויים הדרמטיים שהתרחשו במהלך השנתיים האחרונות. בזמן שמספר גדל והולך של ארגונים, מכירים בערך שאירועים פיזיים ווירטואליים מביאים הן להכנסות והן למותג שלהם, גם ההוצאות גדלות.

לכן, חשוב מאוד להגדיר כבר בשלב הראשון, מהו הדבר שאתם מצפים להשיג על ידי ארגון הכנס. הדבר יסייע לכם לבדל את האירוע שלכם, לעומת שלל אירועי החברה והכנסים האחרים, המתקיימים באותה התקופה. כדאי לחשוב לעומק – האם אתם מסוגלים לבטא באמצעות האירוע את המסרים שאתם מעוניינים להעביר, האם אתם מבינים מה מניע את הקהל שלכם, והאם יש לכם רעיון מגובש שייחד את הכנס.

אסטרטגיית אירוע עדכנית ונכונה, מבוססת על בחירת פורמט ומקום לאירוע עסקי, המתאימים ביותר לקהל שלכם. לכן, חשוב לערוך סקר מקיף ולנתח באופן קבוע את הצרכים של מובילי הארגון שיעמוד מאחורי הכנס.

השתמשו באמצעים טכנולוגיים לניהול הפרויקט

בדיוק באותה רמת חשיבות כמו בחירת המקום או מועד האירוע, חשוב לבחור אפליקציה או תוכנה לניהול תהליך הפקת הכנס. שימוש באמצעי טכנולוגי כמו תוכנה לניהול משימות, הוא חובה בארגון פרויקט גדול שכזה. ממשק שיהיה משותף עם כל הנוגעים בדבר, יסייע לכל אנשי הצוות שלכם לעבוד בשיתוף פעולה, לראות מה הסטטוס של כל משימה, מהו הדד-ליין לביצועה ומי אחראי לבצעה. ישנן תוכנות חינמיות לניהול משימות קבוצתיות, וישנן תוכנות ייעודיות להפקת אירועים, שעלולות להיות כרוכות בהוצאה מסוימת, אך בדרך כלל, בטווח הארוך הן יחסכו לכם מהתקציב, ובעיקר יבטיחו שלא יהיה שום חלק ש״ייפול בין הכיסאות״.

האצלת סמכויות היא מאסט

כידוע, עומד בפניכם פרויקט גדול, הכרוך בכמות עצומה של עבודה ומטלות שונות. גם אם מאוד תרצו, אין ממש סיכוי שתצליחו לבצע את כל המשימות בעצמכם, וגם אם כן, הן לא יבוצעו על הצד הטוב ביותר בצורה כזו. זה הזמן לשחרר את הריכוזיות, ולהקים קבוצה של אנשי צוות כאשר כל אחד מהם יהיה אחראי על תחום אחר בארגון.

במידה ומדובר בצוות מצומצם, סביר להניח שכל אחד מהחברים יהיה אחראי על מספר תחומים. אם, לעומת זאת, התברכתם בצוות גדול יותר, תוכלו להקצות אחריות אישית על דברים כמו חסות, שיווק והסדרים מקומיים.

מומלץ לבחור את אנשי הצוות בקפידה. חפשו ״שחקני נשמה״ נלהבים, מאורגנים ועם אש בעיניים. מיד לאחר חלוקת תחומי האחריות, וגם לאורך הדרך, חשוב לוודא שלכולם ברור מי אחראי על מה.

אאוטסורס זה לא מילה גסה

במידה ואינכם מפיקי אירועים מקצועיים, וזו הפעם הראשונה שאתם נדרשים לארגן  כנס, כדאי לשקול בחיוב את שכירתם של מפיקי כנסים מקצועיים ומנוסים. אנשי מקצוע מסוג זה, הם למודי קרבות בתחום, ויודעים לא רק איך לנהל את ארגון האירוע ביד רמה, אלא לראות קדימה ולצפות תרחישים אפשריים ותקלות פוטנציאליות, ולהערך לכל אלו מהבעוד מועד. סיטואציות אפשריות כמו למשל כשהמרצה אותו שריינתם עבור הכנס פתאום נדבק בקורונה, או סאונדמן שיוצא לחופשה בדיוק שבוע לפני האירוע – מארגני כנסים ותיקים יידעו איך ליצור את רשת הביטחון החשובה ולוודא שהכל יזרום חלק, גם ברגעים שעלולים להיראות לכם כמו ״קרייסס״ מוחלט. 

התקציב ומודל התמחור שלכם

בניגוד לרוב אירועי החברה או הממוסחרים, המטרה בארגון כנס, היא בדרך כלל לא לייצר רווח, לפחות לא באופן מובהק. עם זאת, ברוב המקרים אתם גם לא יכולים להרשות לעצמכם להיסחף עם ההוצאות מחוץ לגבולות התקציב שהוקצה לאירוע. לכן, בניית תקציב מפורט, היא חלק חיוני מתהליך ארגון הכנס.

במקרה שבשנים הקודמות, התקיימו כנסים דומים, יש הרבה מה ללמוד מהסיכומים ומהמשובים שאולי התקבלו מהם. שאפו לייצר תמונה ברורה ככל האפשר של ההכנסות וההוצאות של האירוע. עם זאת, כדאי לקחת בחשבון גם הוצאות לא צפויות, וגם, ישנם חלקים בתקציב שתצטרכו להעריך ולשער, מאחר וההוצאה הסופית לא יכולה להיות מוחלטת בשלב זה. הכירו בכך שיכול מאוד להיות שהתקציב שלכם ישתנה, ככל שתכנון הכנס יתקדם מתקדם.

טיפים לבחירת המקום לכנס 

המקום שתבחרו, חייב לענות על הצרכים שלכם באופן מדויק. בשלב חיפוש המקום, הפרמטר הראשון והחשוב ביותר שיש לקחת בחשבון הוא גודל האולם – בדקו האם הוא מכיל מספיק חדרים עבור כל המפגשים שצפויים להתקיים במקביל. כמו כן, לא פחות חשוב שהמקום יהיה נוח ונגיש עבור כל כל המשתתפים בכנס, ויענה על מירב הצרכים של החברה.

כמובן, חשוב שהמקום יהיה מעוצב כראוי, נאה ומסביר פנים. אל תשכחו שהסגנון במקום יכתיב את הטון לאירוע כולו, וישפיע על התדמית של החברה באופן ניכר. 

מאחר ומדובר בכנס מקצועי, חשוב מאוד לוודא שבמקום יש את כל האמצעים הדיגיטליים הדרושים לכם, לרבות חיבור איתן ומהיר לרשת, ציוד הגברה ותאורה, וגם אנשי צוות שיודעים כיצד לתפעל את כל אלו בזמן אמת.