אירועים

למצוא את המקום המושלם לאירוע שלכם, כזה שגם יתאים לחזון שלכם, גם יעמוד בגבולות התקציב, וגם יהיה ריאלי ונוח עבור האורחים שלכם, זו לא משימה פשוטה. כמה דגשים שיסייעו לכם להתמקד במטרה

אמנם כמעט כל היבט במסגרת הפקת החתונה הוא אופציונלי, החל מלבישת חליפה במקום שמלה ועד לפוד טראקס במקום בופה, אבל יש דבר אחד שאי אפשר לדלג עליו: בחירת המקום בו האירוע יתקיים . אחרי הכל, אתם חייבים שיהיה לחברים ולבני המשפחה שלכם מקום להתאסף ולחגוג.

אבל למצוא מקומות לחתונה, כאלה שיתאימו לכם באופן מושלם, זה לא כזה פשוט. יש כל כך הרבה אפשרויות לבחירה, בין אם אתם מחפשים חצר מהממת, אולם אירועים אלגנטי, מסעדה נעימה או רצועת חוף שקטה. אז כדי להקל עליכם קצת, במסגרת הפקת אירוע שהיא הכל חוץ מקלה, אספנו עבורכם כמה טיפים מנצחים למציאת מקום החלומות שלכם.

כיצד לבחור את המקום המושלם לחתונה?

דבר ראשון – שכרו מפיק אירועים והכניסו אותו לתמונה כבר עכשיו

לפני שמתחילים לבדוק מקומות אופציונליים, ועוד לפני שבכלל התחלתם לתכנן כל פרט שהוא באירוע, מצאו מפיק חתונות שיילך איתכם לאורך כל הדרך, והכניסו אותו לתמונה כבר בשלב זה. מפיקי האירועים מכירים מקרוב ולעומק, את הפוטנציאל והבעיות שבכל חלל, את הפריסה של האלמנטים במקום, וגם יידעו להעריך את  הזמן והמשאבים להם תזדקקו, על מנת לשנות אותו בהתאם לצרכים שלכם. אם יש דרך יצירתית להפוך את המקום לייחודי, או לחילופין, בעייתיות לגבי החלל שעלולה להקשות על החזון שלכם, המפיקים יידעו לזהות זאת מבעוד מועד.

בחרו מקום שמתאים לחזון שלכם

זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל מומלץ מראש לחפש מקומות שמתאימים לאסתטיקה שאתם אוהבים. אם, לדוגמא, אתם חולמים על חתונה מיוחדת בסגנון מודרני, התכווננו לעבר גלריות לאמנות, חללי מסעדות מעוצבים בסטייל, או האנגרים גדולים שעברו הסבה לכדי מקום לאירועים. מצד שני, חתונה המשלבת אלמנטים טבעיים יותר, תתאים יותר להיערך במקומות פתוחים כמו פארקים, חצרות אחוריות וחוות. בחירת מקום שמתאים (ואולי גם משדרג) את הקונספט שבחרתם, תאפשר לחתונה שלכם להרגיש מחוברת יותר לחלל, ותתרום לאווירה הרמונית יותר.

הכירו את רשימת האורחים שלכם

הידיעה כמה אורחים אתם צפויים להזמין, לפני שאתם הולכים להסתכל על מקומות, תחסוך מכם כאבי ראש ושברון לב בהמשך הדרך. אם תבחרו מקום קטן מדי עבור היקף רשימת האורחים שלכם, ויותר מוזמנים יאשרו את הגעתם מהכמות לה ציפיתם, עלולה להיווצר כאן בעיה חמורה. לעיתים קרובות, זוגות מקלים ראש בעניין כמות האנשים שהם יזמינו (או בכמה אורחים ההורים שלהם ירצו להוסיף), כך שמומלץ לקיים את השיחה הזו כמה שיותר מוקדם, על מנת לדעת עם איזה היקף אתם באמת עובדים. הדבר יסייע לכם גם בחלוקת התקציב, מכיוון שחלק מהעלויות תלויות מאוד במספר האנשים שאתם מזמינים. 

התקציב הוא המלך

המחיר הסופי שמציעים לכם במקומות לאירועים , הוא יותר מרק כמה תעלה השכרת השטח, שכן מקומות עם קייטרינג פנימי, לא פעם יגבו מחיר פר מנה. עיצוב המקום וסידורי הפרחים גם יגדילו את העלות הסופית. לכן, חשוב לדעת מראש והיטב, מהו התקציב הכולל שלכם, כמו גם כמה פחות או יותר, יעלה לבצע את מה שאתם מתכננים. אם יש צורך בהוצאות נוספות, מעבר לעלות השימוש בחלל, ואלו כבר גורמות לחריגה מהתקציב, ייתכן ויהיה צורך בחישוב מסלול מחדש, ולהתפשר למשל על העיצוב, או על אפילו על החלל עצמו. מומלץ לחלק התקציב הכולל שלכם לפי קטגוריות, ולתעדף חלק גדול ממנו עבור ספקים שהם בעדיפות גבוהה יותר. אם אתם מתחילים מבחירת המקום, ורק לאחר מכן מבינים שהעלות שלו גבוהה יותר ממה שהקצתם עבור מרכיב זה, אתם נכנסים כבר בנקודה זו למאבק מורכב, רק כדי להישאר במסגרת התקציב שלכם, וזה עוד לפני שהגעתם לחלק של התשלום לספקים. 

לא סגורים על עלויות של מקומות ושל ספקים? התייעצו עם מפיק האירועים על מנת לקבל מידע ספציפי יותר מזה שתמצאו ברחבי הרשת. 

לאורך כל הדרך – חישבו על החוויה של האורחים שלכם

כאשר מחפשים אחר המקום המתאים לאירוע שלכם, לצד החלומות והפנטזיות, חשוב לזכור את נושא הנוחות של האורחים שלכם, לאורך כל הדרך. אם, לדוגמא, אתם מזמינים הרבה אורחים שמגיעים מרחוק לחתונה, אולי שווה לחשוב על פתרונות לינה במקום עבורם, כמו צימרים וכדומה. דוגמא נוספת, אם אתם עורכים את האירוע במקום בטבע, חשוב לדאוג לכל הפסיליטיז הנחוצים על מנת שיהיה נוח להגיע ונוח לבלות באירוע. החל משילוט ברור בדרך וחניון מסודר, ועד לתאי שירותים הולמים.

הכל כלול? נסו לברר כמה יעלה לכם לשכור ספקים בנפרד

במקרה שאתם בודקים מקומות המציעים שירות מלא, כלומר הספקים השונים כמו חברות קייטרינג והמעצבים הם "בילט אין", חשוב לבדוק כמה הדבר עולה ביחס לאופציה להביא ספקים שונים מטעמכם, בנפרד. מקום הכולל שולחנות, כיסאות, מפות, כלי אוכל וסכו"ם, עשוי לעלות יותר מאשר מקום שבו אתם צריכים לשכור ספקים מטעמכם. על מנת לקבל תמונת מצב ברורה וכדי להעריך עד כמה כל אופציה משתלמת, מומלץ לבקש הצעת מחיר מהחברות השונות, ולבדוק מהי האופציה הטובה ביותר עבורכם.

יש לציין שציוד הקייטרינג המוצע להשכרה, הוא לרוב בסיסי יותר (מפות לשולחנות, כלי מטבח סטנדרטיים, כסאות וכו'), כך שאתם עדיין עלולים להוסיף כסף כדי לשכור פריטים שמתאימים יותר לטעמכם ולרמה שאתם מכוונים אליה. כמו כן, במקרה שאתם בוחרים מקום המציע שירות קייטרינג פנימי, לצד עלות המנות, הקפידו לכלול בחישובי התקציב שלכם גם את המיסים והטיפים לעובדים.

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים "אמיתיים", בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת "צ'ק ליסט" מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה"צ'ק ליסט" של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו').

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים. 

בין שמדובר באירוע עסקי ובין שמדובר בחתונה – בחירת המקום בו יתקיים האירוע, היא ללא ספק אחת המשימות המאתגרות והחשובות ביותר בתהליך ההפקה. כמה הכוונות ודגשים, יסייעו לכם לעשות זאת בדרך הקלה ביותר

בחירת מקומות לאירועים היא ללא ספק אחת המשימות הקשות, המאתגרות והחשובות ביותר בתהליך ההפקה. המקום, מתחם האירועים באשר יהיה, לוקח חלק גדול מאוד בחוויה שיחוו המשתתפים. לכן, כדאי להשקיע בנושא לא רק הרבה מחשבה ותשומת לב, אלא גם להקצות חלק נכבד ביותר מהתקציב לשם כך. כאשר מחפשים את המקום הטוב ביותר עבור אירוע גדול, קחו בחשבון שהחלק הזה יהווה  בין 40 ל-60 אחוזים מתקציב האירוע הכולל. 

קודם כל להגדיר את אופי האירוע וצרכיו

התחילו בחשיבה יצירתית ומחוץ לקופסא. לפני שתחפשו את המקום לאירוע, חשבו מה יחוו המשתתפים בכל מקום שעולה בראשכם. איזה סוג אירוע אתם עורכים? האם מדובר בכנס הכולל הרצאות ומצגות? האם זהו אירוע חברתי עם המון אוכל, בידור ומשקאות? לאחר שהגדרתם את הצרכים של האירועים שלכם, הגיע הזמן להיות יצירתיים.

אל תתמהמהו עם שריון האולם

במיוחד כשמדובר באירוע גדול, מומלץ להתחיל בארגון כמה שיותר מוקדם. המטרה היא לייצר אווירה ייחודית באירוע בלתי נשכח, ולעשות את זה כשאתם מצויים תחת לחץ, עלול להיות קשה עד בלתי אפשרי. ככל שתקדימו לאתר את המקום המתאים, כך יהיה לכם יותר זמן לתכנן את שאר פרטי האירוע. באופן זה, יתאפשר לכם לחסל מבעוד מועד את כל גורמי הלחץ של הרגע האחרון. אל תתמהמהו. מקומות בשטח פתוח, יכולים להוות אופציה טובה עבור אירוע גדול, אבל יש לקחת בחשבון שלמרות שאינם כרוכים בעלות גבוהה כמו בתי מלון ומרכזי כנסים, כן יהיו כאן גורמי הפקה הכרחיים כמו הקמת שירותים, מים וכו', שעלולים לעלות ביוקר. 

למצוא מקום מקורי לאירוע, אבל כזה שגם יאפשר לעמוד בתקציב

יש אינספור מקומות שישמחו לארח את האירוע שלכם, אבל האתגר הוא למצוא מקומות מיוחדים לאירועים שגם יהיו בגבולות התקציב שלכם. כמובן, מרכזי כנסים, מסעדות או מרכזי כנסים של בתי מלון תמיד יהיו זמינים, אבל כדי להפתיע את המשתתפים ולהעניק להם חוויה יוצאת דופן, חשוב לנסות ולחשוב מחוץ לקופסא, תוך שאתם לוקחים בחשבון גם את הצרכים הייחודיים של האירוע וגם כמובן את התקציב שלכם.

חסכו זמן ועוגמת נפש – בקשו "לראות" את המקומות 

אם אתם מפיקי אירועים, אתם ודאי עמוסים וקצרים מאוד בזמן, ובכל זאת, אתם מעוניינים לראות ולהבין כמה שיותר על המקום, מבלי להגיע אליו פיזית. במקרה כזה, מומלץ להיעזר בטכנולוגיה, על מנת לגשר על הפערים. בקשו מאיש הקשר של המקום תמונות מעודכנות, סיורי וידאו או צ'אטים בזום עם מנהלי המקום. אל תהססו לבקש בדיוק את מה שאתם רוצים לראות. גם דברים שעלולים להיראות זניחים, אבל לכם הם חשובים ובצדק, לגיטימי לבקש. למשל, אם חשוב לכם לראות את חדרי השירותים של הנשים ולדעת שהם מסודרים ומעוצבים באופן הדרוש לכם –  בקשו לראות  תמונות.

מדיה חברתית היא דרך נוספת לגלות איך המקום נראה ומרגיש. בדקו את חשבון האינסטגרם של המקום כדי לראות תמונות של מתחמי הפנים, החוץ ואירועים שהתקיימו בו. בנוסף, עיינו בתמונות ובסרטונים שפורסמו על ידי אורחי המקום, באמצעות צפייה בכל הפוסטים באינסטגרם שנערכו בלוקיישן הזה.

לא רק אולמות אירועים – מקומות שונים יכולים להתאים לאירוע שלכם

בהתאם לסוג האווירה הרצויה לאירוע שלכם, התחילו לערוך מחקר לגבי מקומות שונים, וקחו בחשבון גם מקומות פחות צפויים. 

שקלו את האופציה לפנות ישירות לבעלים של חללי אירועים שונים שיכולים להתאים, כגון: גלריות לאמנות ומוזיאונים, חניונים ומגרשים, מועדוני לילה, האנגרים בשדה התעופה, יקבים ובתי חווה כפריים, בתים היסטוריים, גגות גדולים ומיוחדים ועוד.

מכיוון שחללים לא מסורתיים מארחים פחות אירועים מאשר המקומות המסורתיים, מומלץ לוודא שהחלל שאתם שוקלים לשכור, מסוגל לענות על הצרכים הלוגיסטיים של האירוע שלכם. בצעו הערכת מצב של המקום. ודאו שהוא נגיש מספיק עבור המשתתפים שצריכים להגיע אליו עם רכב פרטי, האם ישנם הסדרי חניה מספקים, ועד כמה המקום נגיש להגעה בתחבורה ציבורית.

חשוב לקחת בחשבון שהחלל גם צריך לתמוך בצרכי אירוע בסיסיים, כמו תאורה וסאונד.

הלכתם על מקום בלתי שגרתי? התחילו את שלבי ההפקה מוקדם מהרגיל

אפילו בחללי אירועים מסורתיים, הלוגיסטיקה של הפקת האירוע היא דבר שדורש הרבה זמן ועבודה. התחילו את התכנון והארגון בהקדם האפשרי, ואף הוסיפו טווח זמן שייאפשר לכם להתמודד עם דרישות בלתי צפויות. עליכם לחשוב על כל פרט ופרט, תוך שאתם מדמיינים את כל התנהלות האירוע מתחילתו ועד סופו. 

למדו מהניסיון של אחרים

בהנחה שמדובר במקום יוצא דופן, אבל בכל זאת, אתם לא הראשונים שמפיקים בו אירוע, כדאי מאוד לקבל פידבקים מקולגות או אפילו מלקוחות שכבר השתתפו באירוע במקום. אינפוטים קטנים ומידע פנימי כמו למשל לגלות שבאחד הברזים בכיורי השירותים לא היה זרם, יכולים להיות חיוניים במיוחד. גם פידבקים חיוביים שיספרו לכם על עיצוב מיוחד או מתנות מקוריות שהוענקו למשתתפים, יכולים למנף גם את האירוע שאתם מפיקים.

חסכו בטרטורים ובכאבי ראש עד כמה שניתן 

העדיפו תמיד את המקומות שיכולים "לסגור לכם את כל הפינות", כלומר אלו שמציעים גם שירות קייטרינג, די.ג'יי, בר אלכוהול וכו'. כמובן שקודם כל מומלץ לבחון היטב את איכותם של כל אחד מאלו, אבל באופן כללי – בחירה כזו תחסוך לכם כאבי ראש מיותרים, ובנוסף, ספקים שכבר מכירים את ההתנהלות במקום, יקדמו את הסבירות שהם עובדים באופן חלק ובמינימום תקלות ובעיות. 

לאירועי בוטיק יש כמה מאפיינים המבדילים ביניהם לכל אירוע אחר. זה מתחיל מהאקסקלוסיביות של המסיבה, ממשיך בקונספט מיוחד ומסתיים בפרטים הקטנים שיהפכו את האירוע ליחיד מסוגו. כיצד בוחרים לוקיישן מתאים לאירוע בוטיק, ועל אילו מרכיבים כדאי להקפיד כדי להבטיח הצלחה?

אירועי בוטיק משלבים בתוכם כמה אלמנטים חמקמקים למדי, שכדאי להכיר את המרכזיים שבהם, מאחר ואילו מהווים את המפתח להצלחתם.

שני המושגים שאולי מגדירים אירועי בוטיק באופן המדויק ביותר, הם כנראה אקסקלוסיביות והתאמה אישית. מדובר בחגיגה המותאמת באופן קפדני ומדוקדק לצרכיו הספציפיים של הלקוח, כאשר ברוב המקרים מדובר באירועים מצומצמים באופן יחסי. הכל מתחיל בתכנון פרטני, שנעשה לרוב על ידי מפיקי האירוע, בשיתוף פעולה עם הלקוחות לאורך כל הדרך.

כל אירוע, למעשה, יכול להפוך לאירוע בוטיק. זו יכולה להיות חתונה, זו יכול להיות אירוע עסקי, כנס או אירוע חברה, וזו יכולה להיות מסיבת יום הולדת חגיגית במיוחד או חתונת כסף או זהב. 

האלמנטים המהותיים בהפקת אירועי בוטיק

אירוע בוטיק מורכב משלל גורמים, שיחד הופכים אותו למה שהוא. החל מהמוזיקה, דרך התאורה ועד הצוות המגיש בו שירות וחברת הקייטרינג. אבל, באופן כללי, כדי שהאירוע הזה יהיה ייחודי, זורם והרמוני, המפתח הוא למצוא מוטיב מסוים שיבוא לידי ביטוי בכל אלמנט באירוע, לאתר חלל שיתאים באופן מדויק, שיהיה גם נוח ופרקטי עבור המשתתפים, וגם בחירה נכונה וסנכרון בין הספקים שלוקחים חלק בחגיגה.

קודם כל לבחור קונספט מקורי

כאמור, אירועי בוטיק צריכים להתבסס על מוטיב מרכזי, שלמעשה מכתיב את כל האלמנטים שיוצרים את האירוע. כמו כן, הנושא של האירוע חייב לא רק להיות מקורי, אלא גם להתאים באופן מדויק לסוג האירוע. לדוגמא, קונספט רומנטי, בצבעים רכים, אולי על גבול הקיטש, יתאים לאירוע חתונה, אך לאירוע עסקי – לא ולא. יש שלל קונספטים ונושאים שתוכלו לשאוב מהם השראה ברשת, ובמיוחד בפלטפורמות כמו פינטרסט ואינסטגרם, שכל חובבי ההפקות נמצאים שם ומעלים בגאווה תמונות ורשמים מאירועים שהם הפיקו. זה בסדר להעתיק או לשאוב השראה מפורמט שנעשה בארץ או בחו"ל, אבל כן צריך ליצוק גם אלמנטים מותאמים באופן אישי למשתתפי האירוע הספציפי הזה. רק אחרי שבחרתם את הקונספט שנראה לכם מתאים, מקורי ומיוחד, תוכלו לעבור לשלב הבא – בחירת האולם. 

בשלב הבא – לוקיישן מיוחד

האולם בו תערכו את האירוע ישפיע באופן משמעותי מאוד על הצלחתו. מאחר ואירועי בוטיק הם כמעט תמיד אקסקלוסיביים ומצומצמים, תוכלו למקד את החיפוש שלכם אחר מקום לאירוע קטן, מה שיוריד מהרשימה אוטומטית את אולמות האירועים הגדולים. היופי במקומות הקטנים, שכמעט תמיד הם ייחודיים יותר וכל אחד מהם מביא משהו שונה ויוצא דופן. המבנה עצמו יכול להיות ייחודי, כמו למשל וילה, גלריה או אפילו גג עם נוף משגע (שיתאים לאירועים רק בעונות נטולות הגשם כמובן), וכמובן העיצוב שבפנים יכול להיות כל כך מיוחד, שעצם הקיום של האירוע במקום, כבר הופך אותו למקורי ולכזה שמציע אווירה יוצאת דופן. עם זאת, אתם כבר נמצאים בשלב אחרי שנסגרתם על קונספט, כך שחשוב מאוד להתאים את המקום לנושא האירוע. לחילופין, תוכלו להתחיל מאיתור לוקיישן מיוחד, ואז להחליט על קונספט שמתכתב עם הוייב במקום. 

אקסקלוסיביות וייחודיות

כאמור, אירועי בוטיק הם אירועים קטני היקף בדרך כלל, כאשר אירוע המונה למעלה מ-200 משתתפים, לא סביר שיוכל להיות אירוע בוטיק. סוג אירועים זה חייב להיות אקסקלוסיבי, והמשתתפים בו אמורים לחוש את זה בכל אלמנט שהוא. לדוגמא, אם מדובר באירוע חברה, המיתוג צריך להיות מסוים מאוד, העיצוב צריך להיות בהתאם, ואפילו התוכנית האומנותית, צריכה להיות בהתאמה אישית, כמו למשל תוכנית עם הומור פנימי של עובדי החברה, סרטון משעשע, מרגש או פשוט מרגש שיוקרן בה ועוד. האורחים צריכים להרגיש שהם הגיעו למעין "ספרה" נפרדת, יקום מקביל, שעוצב במיוחד בשבילם. 

אלמנטים היוצרים אווירה 

אווירה מסוימת ומדויקת היא אחד המפתחות החשובים להצלחת האירוע, ולהפיכתו לא רק למהנה מאוד, אלא גם לבלתי נשכח. לכן, חשוב מאוד להשקיע מחשבה ואמצעים באלמנטים המרכזיים המייצרים את האווירה. עיצוב המקום הוא קריטי, ומהווה את הבסיס לאווירה שתיווצר באירוע. כמו כן, הדי.ג'יי חייב להיות מעודכן ומתואם עם נושא ואופי האירוע. חשוב לתאם ציפיות ולדון בכך מבעוד מועד. גם התאורה היא אלמט חשוב ליצירת אווירה מסוימת, ולא רק בשביל האסתטיקה הויזואלית. לדוגמא, תאורה חשוכה מדי עלולה לייצר אווירה אפלה, ולא לכל אירוע זה מתאים, ולהיפך. במיוחד באירועי בוטיק, בהם חשוב ליצור הרמוניה וזרימה, חשוב שכל האלמנטים המייצרים את האווירה גם יתכתבו זה עם זה. 

להשקיע בפרטים הקטנים

הפרטים הקטנים, שעלולים להיראות פחות חשובים כשאתם במירוץ אחר איתור האולם המתאים ביותר, חיפוש אחר הדי.ג'יי הכי חם כרגע וחברת הקייטרינג הכי שיקית, אבל למעשה, הם חשובים מאוד ואף קריטיים להידוק הקונספט והאווירה באירוע. זה מתחיל כבר מההזמנות לאירוע, שהיום בעידן הדיגיטלי לעתים קצת מזניחים אותן, אבל הן יכולות מאוד להרים לאירוע ולרומם את רמת ההתרגשות והמוכנות של המשתתפים. כדאי לחשוב על קונספט מקורי להזמנות, לדוגמא, אם הולכים על דיגיטל, אז איזה סרטון וידאו קצת עם טיזר לאירוע, או לחילופין, אם מדובר באירוע חברה, אפשר להשאיר לכל עובד על השולחן במשרד קופסא קטנה עם שוקולד או כל פריט מתאים אחר ועם כיתוב לקוני על מועד האירוע ועוד ועוד. גם אלמנטים קטנים אחרים במסגרת האירוע עצמו, כמו למשל  "וולקאם קוקטייל" בכניסה, או מתנה קטנה על השולחן ועוד, יכולים לעשות אפקט גדול. 

אפילו אתם ההורים, מתקשים להאמין שהקטנצ'יק שלכם הגיע למצוות, אבל זה קורה – ואתם נדרשים להתחיל בתכנון המסיבה הכי שווה בעיר. מבחירת ספקים ועד הלוקיישן – כמה טיפים שיסייעו לכם להפיק את האירוע שישמח את הטינאייג'ר והאורחים שלכם

13 מלאו לנער… אפילו אתם, ההורים, מתקשים להאמין שהתינוק שלכם כבר נהיה לנער של ממש, עם כל התסמינים ותופעות הלוואי שבדבר. ביהדות כמו ביהדות, נהוג לציין את האירוע הזה בחגיגה גדולה ושמחה, שכולה סובבת סביב הנער הזה שלכם שהגיע למצוות.

אז נכון שמדובר במסורת עתיקת יומין, אבל בכל זאת, במרוצת השנים הקונספט של חגיגת אירוע בר מצווה עבר כמה תמורות ושינויים, ובעיקר התעדכן לסגנון שמתאים יותר לעידן הנוכחי.

המאפיינים של אירועים גדולים (וגם קטנים) ככלל, משתנים בהתאם לטרנדים ולאופנות, ועל אף שישנם מוטיבים מרכזיים הנשמרים לאורך מאות ואף אלפי שנים, כמו למשל טקס החופה ושבירת הכוס באירועי חתונות למשל, ובבר מצוות – כמובן טקס העלייה לתורה, אלמנטים כמו היקף האירוע, הפורמט, סגנון האוכל שיוגש בו ועוד, מתעדכנים בהתאם לצו השעה. 

מהשפעות הקורונה – לא מעט משפחות בוחרות לקיים אירוע בהיקף מצומצם

זוכרים כמה נבהלנו בתחילת עידן המגיפה, כשאסרו עלינו להתקהל ולקיים אירועים המוניים? ובכן, הימים האלו אולי חלפו, כלומר הבהלה מכך שנצטרך לקצר את רשימת המוזמנים חלפה, ורבים מאיתנו כבר התרגלו לרעיון של אירוע בהיקף מצומצם.

בתחילה, אירוע קטן אולי היה נשמע כמו משהו עצוב, אך עם הזמן והניסיון, רבים גילו שהקונספט הזה אוצר בחובו לא מעט יתרונות.

לדוגמא, ניתן לבחור באולם אירועים יוצא דופן, באווירה ובסטייל מיוחדים יותר מאשר האולמות הגנריים. כמו כן, אפשר להשקיע יותר במנות (עקרון האיכות על פני הכמות), יש סבירות נמוכה יותר לביטולים של האורחים (פשוט כי יש פחות מוזמנים), והכי חשוב – האווירה אותנטית ואינטימית מאין כמותה. במילים אחרות, מעז יצא מתוק. וזה אפילו לפני שדיברנו על החיסכון הכספי המשמעותי בהוצאות על האירוע.

אז איך מפיקים אירוע בר מצווה בלתי נשכח?

ישנם כמה כללי אצבע, שאם תעקבו אחריהם, תוכלו להפיק בקלות אירוע בר מצווה יוצא דופן, מהנה ובלתי נשכח.

קודם כל – הנגישו את הלוקיישן לאורחים

עוד לפני שחושבין על מקום ייחודי ומקורי לערוך בו את האירוע, בואו נרד רגע לקרקע ונתמקד בהיבט החשוב ביותר בבחירת האולם – המיקום שלו. עשו ככל יכולתכם למצוא אולם במיקום נוח ונגיש עבור האורחים, בדגש על כזה שידרוש נסיעה כמה שיותר קצרה עבור מרבית קרובי המשפחה והחברים. לדוגמא, אם מרביתם מתגוררים בצפון הארץ, חפשו מקום יפה ומיוחד למשל בגליל, או אולי בקרבת החופים של עכו או הקריות. אם, לחילופין, מרבית המוזמנים מתגוררים במרכז הארץ, כדאי לתור אחר אולם אירועים בתל אביב. כמובן שהמיקום הנוח לא אומר שאפשר לוותר על האיכות והסטייל של המקום. עם קצת מאמץ, בהחלט תוכלו למצוא מקום שהוא גם וגם.

במיוחד אם החלטתם ללכת על אירוע קטן באופן יחסי, יפתחו בפניכם שלל אופציות מקוריות לאולמות אירועים שונים ומקוריים, למשל חצרות או גינות באווירה אינטימית ופסטורלית, יקבים, וילות, גלריות ועוד. עצם קיום האירוע במקום כזה, כבר מהווה נתון פתיחה מצוין לאירוע מפתיע ובלתי נשכח.

להתאים את התוכן והאטרקציות לבני הנוער הצעירים

בשלב הבא, ואולי עוד לפני שחושבים על הקייטרינג, יש לזכור שמדובר באירוע הסובב סביב הנער שלכם וחבריו – נערים ונערות, ולהתאים את אופי האירוע, בדגש על התוכנית האומנותית והאטרקציות שאולי יכללו במסיבה, לגיל ולסגנון של הטינאייג'רים הללו. בסופו של דבר, התוכנית וההפעלות הם שעושים את האירוע ויכולים להפוך אותו למרגש יותר, מצחיק, מבדר ומהנה – תלוי באיזה כיוון של תוכן תבחרו. בשלב הזה, כדאי להכניס גם את חתן השמחה לתמונה ולהתייעץ איתו לגבי מה הוא היה רוצה שיהיה. לדוגמא, יש בני נוער שחשוב להם שתהיה מסיבת ריקודים סוערת בחגיגה שלהם, ויש כאלו שהיו מעדיפים איזה מופע מצחיק או מרהיב. ישנן אינסוף אופציות לגבי אטרקציות בבר מצווה – החל ממופעי ג'אגלינג מרהיבים ועד לפעילויות המשתפות את הקהל הצעיר. ניתן גם להוסיף דוכנים ברוח התקופה, כמו למשל עמדות צילום לאינסטגרם, עם תחפושות ואפקטים אחרים וכו'. הכל תלוי בתקציב העומד לרשותכם וברצונו של הנער. בהקשר זה, רגע לפני שסוגרים עם ספק או אומן כלשהו, חשוב מאוד לקבל המלצות.

קייטרינג בסגנון מקורי

כאמור, תחום האירועים מושפע מטרנדים שונים, הן באופנה והן בקולינריה, וכדאי להתעדכן ולהבין "מה הולך היום" מבחינת סגנונות קולינריים באירועים, ובמיוחד מה קורה באירועי בר מצווה. בחירת קייטרינג לבר מצווה הוא טריקי למדי, מאחר וכאן עליכם לרצות גם את האורחים המבוגרים וגם להתאים את הסגנון הקולינרי לבני נוער. כשחושבים על הקייטרינג לאירוע בר המצווה, מומלץ להתמקד בשני היבטים מרכזיים – האחד, אילו מנות יוגשו בחגיגה, והשני – מה יהיה אופן ההגשה. כיום כבר לא לוקחים כמובן מאליו את הבופה שהיה נהוג להגיש באמצעותו את האוכל באירועים, אלא שבלא מעט מקרים, מעדיפים למשל דוכני אוכל, או אפילו "פוד טראקס" (משאיות מזון) שכל אחד מהם מגיש סוג אחר של מנות, לאורך כל האירוע. במקרה של בר מצווה, סגנון כזה יכול להתאים במיוחד, מאחר וכך ניתן יהיה לגוון את סוגי האוכל, למשל לבחור שדוכן אחד יגיש פאסט פוד אהוב על בני נוער, כמו המבורגר או נקניקיות וצ'יפס, ואילו השאר יגישו אוכל בוגר ומתוחכם יותר. במסגרת הקייטרינג ניתן לשלב גם אטרקציות קולינריות, כמו למשל דוכן של גלידות איכותיות לקינוח, דוכן קרפים, מפל שוקולד ועוד ועוד.

ככלה וחתן לעתיד, יש לכם לא מעט דאגות על הראש, ואפילו אם תשכרו את שירותיהם של מיטב מפיקי האירועים, סביר שעדיין תיקחו על עצמכם את הסטרס, ולא תהיו רגועים עד לאירוע. בחירה בקונספט של חתונה קלאסית יכולה להבטיח את ההצלחה של החתונה 

זהו, התארסתם והפקת החתונה שלכם יוצאת לדרך. לפניכם חתיכת פרויקט… עליכם לערוך אינספור בחירות, לקבל עשרות החלטות – מהגדולות ועד הקטנות, לגבש רשימת מוזמנים משוערת, או אפילו סופית, להחליט על מיקום על מפת המדינה, על עונה, על תאריך, לברר מהו בדיוק התקציב שיש לכם עבור האירוע החשוב הזה, לתקצב את האלמנטים השונים – אולם, קייטרינג, די.ג'יי, מעצבים ועוד, תוך שאתם מנסים להבין אילו מהם הכי חשובים לכם ובמה הייתם רוצים להשקיע את מיטב כספכם. בקיצור, יש לכם דרך לעבור. על אף שמדובר באירוע משמח ומרגש ובאווירה חיובית לחלוטין, יעברו עוד הרבה מטלות, טלטלות, סטרס ודאגות עד למועד החגיגי. כן, צריך לדבר בכנות ולשים את זה על השולחן מבעוד מועד. 

עם זאת, יש כיוון אחד כללי, שיכול לסייע לכם לשחרר מראש חלק מהדאגות והבחירות, ולוודא שתעלו על המסלול הנכון בדרך לאירוע מוצלח. אנחנו מתכוונים לבחירה בקונספט של חתונה קלאסית. זה עלול להישמע שמרני ומקובע, אבל תראו בהמשך שזה ממש לא חייב להיות ככה. מדובר באלמנטים מרכזיים האופייניים לחתונות, והם תמיד תמיד עובדים, ולנצח יהיו נכונים. 

כיצד באים לידי ביטוי אלמנטים של חתונה קלאסית?

בחירת האולם

אחת ההחלטות הקשות והחשובות שאתם צריכים לקבל בתחילת הדרך של הפקת החתונה, היא כמובן בחירת האולם. בחירה זו תשפיע מאוד על איך שהחתונה שלכם תיראה וכמובן על האווירה שתשרור בה. עם זאת, חשוב שתדעו, שגם אם החלטתם ללכת על קונספט של חתונה קלאסית, זה לא אומר שלא תוכלו להינשא במקומות מיוחדים לאירועים, כל עוד שאר האלמנטים (שכבר ניגע בהם) הם קלאסיים ושומרים על המסורת הרומנטית והאלגנטית של חתונה לבנה ומרגשת. כמובן שבמקומות יוצאי דופן כמו חוף הים, צלע הר או לב יער, יהיה קשה יותר לקיים את הקלאסיקות של חתונה, אבל כל עוד תבחרו באולם אירועים, גם אם הוא מיוחד ולא שגרתי, עדיין תוכלו לשמור על סטייל נצחי, שיעשה את העבודה ויניב אירוע מוצלח בוודאות. 

עיצוב האולם

עיצוב האולם בחתונות קלאסיות, הוא עיצוב מאופק ואלגנטי, בקווים מינימליסטיים למדי. הקלאסיקה של חתונה היא כמובן שימוש בפרחים בעיצוב המקום, רצוי בצבעים אחידים של לבן, ורוד או אדום. כמו כן, ייעשה שימוש בקווים נקיים, לעתים על גבול המינימליזם (מאופק, כבר אמרנו?), תאורה רומנטית ורכה, ואולי אפילו נרות לבנים. על השולחנות, ברוב המקרים, יפרשו מפות לבנות, מגוהצות, נקיות ומעומלנות, ופלטת הצבעים תסתכם בשחור ולבן, ייתכן שבתוספת נגיעות צבעי הפרחים והנרות. 

הטקס והמסורת

חתונה קלאסית, כשמה כן היא, נצמדת למסורת ולא מנסה להתחכם. הדבר נכון גם כשמדובר בתוכנית האירוע, כלומר, סביר שהחתונה תיערך בסדר הטוב, הישן והמוכר – היא תתחיל בקבלת פנים, לצד בר אלכוהול ומתאבנים שיוגשו על ידי מלצרים, תימשך בטקס החופה, כדת משה בישראל, ולאחריו כמובן תוגש הארוחה המרכזית, לרוב בצורת בופה המחולק לסלטים, עיקריות ותוספות. לאחר מכן יוזמן הזוג שהרגע נישא לסלואו המפורסם, שיימשך במסיבת ריקודים סוערת ושמחה לתוך הלילה. 

שמלת הכלה וחליפת החתן

בקונספט הקלאסי, גם בגדי הזוג יהיו כמיטב המסורת, ולא ינסו לחדש או להיות מקוריים מדי. שמלת הכלה תהיה כמובן לבנה, או בגוון שמנת, בקווים נקיים ובגזרה קלאסית, אולי בשילוב תחרה שמוסיפה נגיעות של רומנטיקה. בשנים האחרונות, חתנים בוחרים לא פעם צבעים לא שגרתיים עבור החליפה שלהם, אם כי בחתונה קלאסית סביר שחליפת החתן תהיה בגוונים רגועים, על סקאלת השחור-אפור-כחול כהה.

קונספט חף מטרנדים זמניים

בשנים האחרונות יותר ויותר זוגות מנסים לחשוב איך לחדש, לרגש ולהביא משהו לא צפוי לאירוע החתונה שלהם. בחתונות קלאסיות – ההיפך הוא הנכון. אם החלטתם ללכת על קונספט מסוג זה, עליכם להיצמד למסורת, בכל האלמנטים המרכזיים של האירוע, ולהימנע מכל מיני טרנדים חולפים שחורגים מהשגרה המבורכת. ותרו על רעיונות "מחוץ לקופסא" כמו למשל קייטרינג של מתאבנים בלבד, עיצוב משוגע של האולם, חתונה בלב מדבר או חתונת תחפושות. אם הולכים על קלאסיקה – כדאי להיצמד לאלמנטים שתמיד עובדים וכאמור – לא לנסות להתחכם. 

היתרונות הגדולים שבחתונה קלאסית

אם אתם בדיוק בתחילת הדרך של ארגון החתונה שלכם, כדאי להבין ולדעת משהו אחד כבר בשלב הזה – הפקת חתונה כרוכה בהמון המון לחץ, נורא חשוב לכם שהכל יעבוד, שהכל יהיה מושלם, שהכל "יתקתק" בערב האירוע, שהאוכל יהיה מעולה וטעים, שהאווירה תהיה רומנטית ושמחה, שאתם תיראו ותרגישו במיטבכם ועוד ועוד.. בקיצור, יש לכם המון על הראש, ואפילו אם תשכרו את שירותיהם של מפיקי אירועים, סביר להניח שתקחו על עצמכם הרבה מהסטרס והדאגות עד למועד האירוע. לכן, יש משהו מאוד מרגיע ומפחית סטרס בבחירה בקונספט של חתונה קלאסית, שכן, אתם "הולכים על בטוח", כאשר אתם בוחרים בקונספט שכבר הוכיח את עצמו במשך מאות שנים, אתם יכולים לסמוך על זה שזה יעבוד, וגם יש לכם פחות החלטות לקבל ובחירות לעשות, ואי לכך – גם פחות דילמות.

לסיכום, חתונה קלאסית ממש לא חייבת להיות משהו שמרני ומשעמם, נהפוך הוא – ממש כמו שפריטים קלאסיים ועל זמניים שיש לכם בארון, או במגירת התכשיטים, תמיד עושים את העבודה ותמיד גורפים מחמאות, כך גם ללכת על קונספט אלגנטי וודאי באירוע החשוב שלכם, יכול להבטיח לכם את ההצלחה וההנאה. 

באירועים בהם זוג מציין כברת דרך של עשרות שנים שעבר יחד, חשוב מאוד לשים את הדגש על התוכנית האומנותית. רעיונות פשוטים להופעות ותכנים

חתונת זהב וחתונת כסף הן מסוג האירועים המרגשים והחשובים בחיים, ולא סתם, רבים בוחרים לציין אותם בחגיגה גדולה ומושקעת, לעתים כמעט כמו החתונה הראשונה המקורית שלהם. מודבר למעשה, בנקודת ציון של זוג שעברו יחד כבר דרך של עשרות שנים – 25 שנה אם מדובר בחתונת כסף, ו-50 שנים אם מדובר בחתונת זהב. אפשר לקרוא לזה "יום הולדת עגול" לזוגיות, וכל זוג שחי יחד כך או כך שנים, ומצליח להחזיק באהבה ובחברות, יעיד על כך שהמאורע בהחלט ראוי לציון.

ברוב המקרים, ובמיוחד בחתונת זהב, הילדים הם אלו שמפיקים את האירוע עבור הוריהם, כאשר הם למעשה רואים בו הזדמנות להכיר להם תודה על כל השנים, על כך שגידלו אותם בהשקעה, בחום ובאהבה, ולאפשר להם, לערב אחד, להרגיש שהם ממש קוצרים את פרי עמלם.

לא נגזים אם נאמר שמדובר מאורע היסטורי מבחינת המשפחה, ולכן, ההמלצה היא לכוון את הזרקור במיוחד לעבר התוכן באירוע, על מנת להעביר את המסר העיקרי וגם לרגש ולשמח את המוזמנים, ובעיקר כמובן את כלת וחתן השמחה.

קודם כל התוכנית

כאמור, באירוע מסוג זה, חשוב מאוד להשקיע מחשבה בחלק התוכני שלו, ולנסות להבין מבעוד מועד גם מה אתם רוצים שיכלל בו, וגם, בצד הפרקטי והלוגיסטי –  למה למעשה אתם מסוגלים.

הנה כמה הצעות שיכולות להיכלל בתוכנית:

סרטון שיוקרן בערב האירוע

סרט וידאו המשלב שירים מרגשים הוא סוג של קלף מנצח, ויכול להבטיח לכם שלא תישאר עין אחת יבשה בקהל. מה שיהיה בסרטון הזה תלוי מאוד באמצעים העומדים לרשותכם. אם יש לכם תקציב רחב, תוכלו לשכור את שירותיו של עורך וידאו מקצועי, שיחבר סרטוני וידאו ותמונות מהעבר המשפחתי, יחד עם שירים מרגשים, ויסייע לכם לבנות את הסרט באופן מקצועי ומוקפד. עם זאת, חשוב לדעת שכיום כמעט בכל סמארטפון ניתן להתקין אפליקציות אשר באמצעותן ניתן לערוך סרטונים מרשימים ומרגשים. אם "אין לכם את זה" עם טכנולוגיה, תוכלו לבקש עזרה מבני הנוער או הצעירים במשפחה, ובמקרה הכי גרוע – תוכלו לערוך מצגת יחד עם שיר מרגש, וזה לגמרי יעשה את העבודה. אופציה נוספת היא לבקש מכל אחד מבני המשפחה לצלם את עצמו בוידאו מברך את בני הזוג החוגגים, ולחבר את כל הברכות יחד לסרטון חמוד ומשעשע. כך או כך, כמה דקות כאלו של סרטון או מצגת יכולים ממש להפיח רוח חיים וריגוש באירוע, וממש כדאי לשלב אחד מהם בתוכנית.

כמו כן, חשוב לוודא שבמקום בו אתם מקיימים את האירוע יש את האמצעים הדרושים להקרנת הסרטון או המצגת, לרבות מקרן ומערכת הגברה מתאימה. בנוסף, חשוב לעשות טסט לפני שהאירוע מתחיל ולוודא שהסרטון מופעל בהצלחה. עשו כל שביכולתכם כדי להימנע מ"ייבוש" של האורחים שיושבים בציפייה מורטת עצבים שהסרטון יתחיל.

אל תוותרו על ברכות 

ברכות ואיחולים הם חלק בלתי נפרד מאירוע שכזה, וחשוב מאוד שלא לוותר עליהם. בכל משפחה יש לפחות מישהו אחד שיודע לכתוב טוב, באופן זורם, שנון ומרגש – אתרו את האחד או האחת האלו ורתמו אותם למשימה. כמו כן, ברכות זה אמנם חשוב, אבל השתדלו שלא "לחפור" יתר על המידה ושהברכות לא יתארכו ליותר מכמה דקות הקראה – כל ברכה. גם מבחינה זו, חשוב לבדוק מבעוד מועד את המיקרופון ואת מערכת ההגברה, על מנת שלא תיתקלו ב"בלת"מים" ברגע האמת.

שיר או ריקוד

בדומה לכישרון כתיבה, כמעט בכל משפחה יש גם אנשים שיודע לשיר יפה, לנגן או לרקוד, וניתן לבקש מהם להופיע באירוע. אופציה נוספת, למתקדמים, היא לחבר שיר מיוחד עבור בני הזוג ולהקליט אותו באולפן מקצועי, ולהופיע איתו כולם יחד בערב האירוע. ישנן חברות המתמחות ספציפית בתחום הזה, ויוכלו להנחות אתכם כיצד לעשות זאת בדיוק, גם אם אין במשפחה כישרון יוצא דופן בכתיבה, בהלחנה או בשירה.

פעילות שמשתפת את האורחים

הנה רעיון לפעילות שאולי תצריך מכם קצת יותר יצירתיות ומאמץ, אך באחריות – זה יהיה שווה את זה. מדובר בפעילות שהיא למעשה סוג של משחק, בו מתחרים כל המשתתפים במסיבה – חידון טריוויה, במסגרתו נותנים הרבה כבוד לכל ההיסטוריה שהזוג החוגג עבר, ושואלים במסגרתו כל מיני שאלות מעניינות, משעשעות, חשובות או הכי טוב – מצחיקות, לגבי חייהם של בני הזוג, כאשר הפורמט הוא של שאלות אמריקאיות. ישנו פורמט דיגיטלי בשם "קהוט" (Kahoot), ובו אפשר לערוך את השאלות שיצרתם ולהעלות אותן לפורמט בו כל המשתתפים יוכלו לשחק מהסמארטפון שלהם. אין ספק שההשקעה הזו תשתלם לכם.

הלוקיישן – חייב להיות נגיש ונוח

בחתונת זהב או כסף, כמעט תמיד מדובר באורחים מבוגרים, שהרי הם יחד כבר לפחות 25 שנים. מסיבה זו, אך גם מסיבות נוספות, חשוב מאוד שהמקום בו אתם מקיימים את האירוע יהיה נגיש מבחינת הנסיעה, ולא יאלץ את החוגגים לעבור דרך ארוכה על הכביש. נסיעה ארוכה משמעותה הגעה עייפים ומותשים לאירוע, ועניין זה עלול לפגוע בהצלחתו. כמו כן, חשוב לבחור מקום יפה, נעים, נקי ונוח,  עם פסיליטיס ברמה גבוהה ומוקפדת. זו יכולה להיות גינה מטופחת, גלריה שיקית או אפילו אולם אירועים, אך כן חשוב שהאווירה במקום תהיה חמימה ונעימה, מאחר ובסופו של דבר מדובר באירוע משפחתי. מאותה סיבה חשוב לבחור במקום נעים ומרווח, אך לא גדול מדי, שלא יגרום למשתתפים להתפזר בו, אלא יעורר תחושת קרבה וגיבוש.

בניגוד לעבר, זוגות רבים מחפשים כיום לוקיישן לא שגרתי עבור החתונה שלהם, ומדלגים מראש על האופציה של אולם אירועים גנרי. כמה טיפים שיסייעו לכם לאתר את המקום המיוחד שיהווה נקודת פתיחה מעולה עבור האירוע שלכם. עוד כיוונים להפקת חתונה בלתי נשכחת

האם מסתמן כי עידן החתונות באולמי אירועים סטנדרטיים עומד להסתיים? יש איזה עניין עם חתונות בשנים האחרונות, שיותר ויותר זוגות רוצים לגוון, לחדש ולהפתיע. אולי זה בגלל שבתקופה מסוימת בחיים כולם מתחתנים ואתם רוצים להתבלט ולארגן אירוע שונה, שיחרוג מגדר הצפוי והבנאלי, ואולי זה כי בא לכם להפיק מסיבה בסגנון מסוים מאוד, שחלמתם עליו כבר זמן מה. כך או כך, הכנו עבורכם רשימה של הכוונות – כיצד לאתר מקומות מיוחדים לאירועים, הרי שהמקום בו תתחתנו יעשה את כל ההבדל, והוא נתון הפתיחה החשוב ביותר להצלחת החתונה שלכם וגם כמובן לייחודיות שתאפיין אותה. 

נסו לחשוב על מקום שהיעוד המקורי שלו הוא לא עבור חתונות 

"אם יוצאים מגיעים למקומות נפלאים"… הטיפ הראשון שיכול להוביל אתכם למציאת מקום יוצא דופן, הוא לחשוב מחוץ לקופסא. הכוונה היא לנסות ולחשוב על מקומות שאתם אוהבים במיוחד בארץ, אשר אינם מיועדים לחתונות ואולי אפילו לא נועדו לאירועים. זו יכולה להיות מחלבת גבינות עזים, זו יכולה להיות חצר מטופחת של מסעדה או בית קפה, או אפילו הגינה של ההורים. זה יכול להיות מתחם צימרים שביליתם בו, או וילה עם בריכה שיצא לכם לבקר בה במסגרת מסיבת רווקים. אם הסטייל שלכם הוא יותר בכיוון האורבני המודרני, זה גם יכול להיות מועדון ריקודים, גג תל אביבי, גלריה או אפילו בר שאתם אוהבים לצאת אליו. 

כמובן שלצד החלומות, כדאי גם להיות ריאליים וברגע שיש לכם כיוון לאיזה מקום, צריך לחשוב במהירות – האם ברמה הפרקטית והלוגיסטית של ההפקה, ניתן יהיה להרים שם אירוע. האם יש שם פסיליטיס ראויים כמו שירותים, מטבח ומערכת מים, האם יש שם הצללה ו/או אופציה למקום מקורה, לתרחיש של מזג אוויר בעייתי, וכו'. מאז הקורונה, זוגות רבים מחפשים מקום בו אפשר לערוך את החתונה באוויר הפתוח, וכך, מן ההפקר, עולים רעיונות לא שגרתיים ללוקיישנים.

היין, השמחה והרומנטיקה הם בילט אין – חתונה ביקב

בשנתיים האחרונות, כאשר נבצר מרובנו לטוס לחו"ל, תרבות היקבים המקומיים החלה לפרוח, כאשר אנחנו נוסעים ליקב בהרי ירושלים או ברמת הגולן, וחשים את עצמנו בפרובאנס או בטוסקנה… אם לומר את האמת, זה כבר לא הכי מקורי להתחתן ביקב, אבל בכל זאת – יש ללוקיישן כזה קסם רב. קודם כל, בדרך כלל המקום מוקף כרמים, כך שהתפאורה רומנטית בטירוף. שנית, יין משובח הוא חלק בלתי נפרד מהתפריט, וכך גם התחושה החו"לית, שמאפשרת לאורחים שלכם לחוש שהם קפצו לחופשה קטנה מעבר לים, במיוחד כשבמציאות זה לא מתאפשר. יתרון נוסף בייקבים טמון בכך שהשטח גדול ופחות מוגבל, כך שתוכלו לארח בחתונה מספר אנשים גדול יחסית. עם זאת, החיסרון שאתם עלולים להיתקל בו הוא שלא תמיד יש אולם מקורה מספיק גדול, כדי להכיל את האורחים שלכם במקרה של מזג אוויר בעייתי. אם בחרתם ביקב עבור החתונה שלכם, כדאי מאוד להתאים את עיצוב השולחנות והסטיילינג הכללי למקום, כלומר להעדיף שולחנות וכיסאות עץ, מפות לבנות או משובצות, ואלמנטים כפריים ורומנטיים, שיעזרו לחוגגים להיכנס לאווירה.

מעבר ללוקיישן – אילו עוד אלמנטים יהפכו את החתונה שלכם למיוחדת ושונה?

כמובן שלוקיישן מיוחד הוא נקודת פתיחה מעולה, שתבטיח שהאירוע כולו יהיה יוצא דופן ומקורי, אבל ישנם דברים נוספים שאתם יכולים לעשות על מנת שהחתונה שלכם לא תהיה "כמו של כולם".

חתונה בהיקף מצומצם היא כבר מיוחדת 

את הקסם שבחתונה קטנה, זוגות רבים הבינו וחוו, לאחר שבעקבות הקורונה, כמות המשתתפים באירועים הוגבלה. מעבר ליתרונות הרבים הכרוכים בהפקת חתונה קטנה, עצם ההיקף המצומצם – כבר מייחד את האירוע שלכם ומבדיל אותו מהחתונות הגדולות הגנריות. באירוע קטן ומדויק, יש משהו הרבה יותר אינטימי, איכותי, משפחתי ונעים. אתם יכולים להזמין את האנשים שאתם באמת אוהבים ולהם באמת אכפת מכם. אלו הם האנשים שבאמת יתרגשו בטקס החופה שלכם, וישמחו מכל הלב להגיע לחתונה ואפילו להעניק לכם את הצ'ק, שלשם שינוי לא ייחשב כקנס בעיניהם. כמו כן, הבחירה בהיקף חתונה מצומצם, יכולה לפתוח בפניכם שלל מקומות מיוחדים לאירוע, כמו גלריות, וילות וחצרות שאין יכולות להכיל מאות אנשים, אבל עבור עשרות עד מאתיים איש, הן אידיאליות.

הרכב מוזמנים יוצא דופן – טקס למשפחה ומסיבה לחברים

בעבר היה ברור שלאירוע החתונה חייבים להזמין הן את כל המשפחה המורחבת והן את כל החברים – החל מאלו שששירתו איתכם בצבא, טיילו איתכם בטיול שאחרי השירות, למדו איתכם באוניברסיטה, ועד אלו שמלצרו אתכם בתקופת הרווקות. צריך לומר את זה – ההרכב הפופולרי הזה של אירוע חתונה, הוא בעייתי למדי. המחזה של הדודה רוקדת טרנסים על אותה רחבה עם חבר ילדות שלכם מכיתה י', הוא מביך למדי. אז אם גם אתם מטילים ספק בהרכב המקובל, דעו שניתן להפיק חתונה עם הרכב אחר, כמו למשל ארוחת ערב וטקס חופה למשפחה ולחברים קרובים, ואחריו מסיבת ריקודים למעגל החברים הרחב. עצם ההרכב המיוחד – כבר הופך את החתונה שלכם ליוצאת דופן, וגם להרבה יותר זורמת והרמונית מאשר האירועים ה"רגילים".

לסיכום, אם חשקה נפשכם באירוע חתונה יוצא דופן, כדאי בתור התחלה להטיל ספק בכל המגמות המקובלות, ולראות איך אתם יכולים לעשות את זה אחר, מרגש ומיוחד. 

באמצעות הרשתות החברתיות, אנחנו נחשפים יותר ויותר לאופן בו מתקיימים אירועים בחו"ל. האירופאים הבינו כבר מזמן שאירועים כמו חתונה צריכים להיערך בקונספט מצומצם, משפחתי ואינטימי, ורצוי במקום עם טבע מלבלב ונוף יפה, כמו גינה, חצר או וילה. לאיזה סוג של אירועים מתאימים מקומות מסוג זה?

שני תהליכים סותרים למדי, מתרחשים בשנתיים האחרונות. מצד אחד – אנחנו נחשפים מאוד לדברים שקורים בחו"ל, רואים את הסטייל, את העיצוב והאווירה של אתרים קסומים שמעבר לים, ומהצד השני – קורונה. לא ממש ניתן לטוס לחו"ל, וגם אם כן, זה כרוך במחיר שלא כל אחד רוצה לשלם, ובעיקר כשמדובר בבידוד ובדיקות מרובות. בקיצור, אנחנו רוצים להיות שם, אבל בינתיים "תקועים" כאן.

איפה הסוגיה הזו פוגשת את תחום האירועים, ובמיוחד את תחום החתונות?

תחום האירועים בישראל, נטה בעבר לכיוון של חגיגות המוניות, הפקות גדולות וגישה של "כמה שיותר יותר טוב". בהתאמה, אולמות האירועים היו מתחמים רחבי ידיים, שבקלות ניתן ללכת לאיבוד בהם, ואם נודה באמת – רובם נראו כל כך דומים זה לזה, עד שקשה היה להבחין ביניהם. אבל השילוב של השפעות מחו"ל, יחד עם מגיפת הקורונה, שבגינה נאסר על התקהלות המונית, מתחיל לשנות את התמונה.

אם בישראל היו צריכים את הקורונה כדי להיחשף לקסם שבאירועים קטנים, במדינות שונות בחו"ל, ובעיקר באירופה, ידעו זאת מאז ומתמיד. מרבית החתונות הנערכות באירופה, מתקיימות בחצר בית ההורים, בווילה מטופחת, במבנה עתיק אותנטי, או על חוף קטן ומבודד. במקרים אחרים, מטיסים את המשפחה הקרובה לאיזה אתר קסום בטוסקנה או בפרובנס, בחיק הטבע, על רקע נוף פסטורלי ועוצר נשימה, ושם עורכים טקס צנוע, באווירה משפחתית, חמימה ואינטימית.

אז הנה משהו טוב שאולי ייצא מהקורונה – כעת גם בישראל התחילו לאמץ את הקונספט המנצח הזה באירועים ובמיוחד בחתונות, וזוגות רבים מחפשים אחר מקומות מיוחדים לאירועים, שיעניקו את תחושת האסקפיזם המבוקשת, כמו קפיצה קטנה לחו"ל.

כמו כן, אם כבר דיברנו על הנגיף הארור, לא רק שהאירועים צריכים להצטמצם לכדי מעט מוזמנים, מומלץ שהם יתקיימו במקומות פתוחים, לרבות גינות או חצרות, או לפחות כאלו המציעים גם אופציה של מתחם פתוח, לצד מתחם מקורה,  זאת על מנת להוריד את סיכויי ההדבקה בין האורחים.

אילו סוג אירועים מומלץ לערוך בגינה, גלריה או חצר מטופחת, בסטייל של חו"ל?

לא עבור כל סוג אירוע, מתאים הקונספט הייחודי של מקום קטן, מוקף בטבע, באווירה שקטה ושלווה. ישנם אירועים המצדיקים שכירת מקומות גדולים יותר, עם אופציה להכיל יותר אנשים ובאווירה מסיבתית יותר. אם כן, לאילו אירועים הפורמט הזה יתאים?

חתונות קטנות

גלריה יפה ומיוחדת, חצר מטופחת או גינה לאירוע קטן, הן הלוקיישן המושלם עבור חתונה קטנה ומדויקת. באירוע מסוג זה, מזמינים את בני המשפחה הקרובה, לצד קומץ חברים טובים – חברי אמת, והשאיפה היא שכל אלו ישתתפו יחד באירוע, באופן מלוכד, אינטימי והרמוני, תוך שיחות נינוחות, סעודה טובה, וכמובן דרינקים אלגנטיים. כאמור, באירופה זהו סטנדרט עבור מירב החתונות, ובשנתיים האחרונות לא מעט זוגות ישראלים גילו את הקסם והיתרונות שבאירוע מסוג זה.

בר או בת מצווה

גם חגיגות בר או בת מצווה משנות את אופיין בשנתיים האחרונות, בהתחלה היה זה מכורח הגבלות הקורונה, וכעת כבר יותר ויותר משפחות בוחרות בקונספט של אירוע קטן, באופן חופשי ויזום מצידן. חשוב לדעת שבחירת הלוקיישן היא משמעותית ביותר עבור הצלחת האירוע, ולכן, אם תתחילו את ארגון האירוע מבחירה במקום ייחודי, עם קסם, נוף, עיצוב מסוגנן ואווירה יוצאת דופן, כבר תוכלו להבטיח שאלו יהיו המאפיינים המרכזיים של החגיגה, וההצלחה תהיה "בילט אין". היופי באירועי בר או בת מצווה, שבניגוד לחתונה, אין הכרח להזמין את כל האנשים שאתם מכירים, אלא שמקובל ולגיטימי להזמין בני משפחה וחברים מהמעגל הקרוב בלבד. במילים אחרות, מדובר באירוע שהוא קלאסי להיערך במקום קטן ובאווירה אינטימית.

מפגש חברתי חשוב ומרגש

במפגשים חברתיים בין אנשים שלא התראו במשך שנים רבות, מוכרחים לספק להם את התנאים לשיחות נינוחות ולהשלמת פערים. למשל, אם אתם מארגנים פגישת מחזור של שכבה שסיימה תיכון לפני עשרות שנים – גינה מטופחת, חצר רחבת ידיים או מקום קטן ונעים אחר, יהוו כר פורה למפגש חמים ומרגש. חשוב לזכור שהמקום והאופי שלו, הם שמייצרים את האווירה באירוע, ולכן אין להקל ראש בבחירתם.

אירועים עסקיים מסוג מסוים

באירועים עסקיים כמו ערב חברה, או מפגש בין מנהלים, שאינם מצריכים אווירה ייצוגית ומעונבת, אלא נועדו לגבש ולקרב בין הנפשות הפועלות, יתאים במיוחד מקום עם אווירה זורמת וטבעית, או לחילופין, מקום סגור עם אווירה חמימה וביתית. אם המטרה שלכם בהפקת האירוע, היא ליצור אווירה נינוחה ונונשלנטית, ופחות אווירה של כנס מקצועי, מקומות קטנים ומיוחדים יסללו את הדרך להצלחה.

חגיגות יום הולדת עגול 

אנחנו הישראלים, אוהבים לחגוג, ומבחינתנו כל תאריך מיוחד או מועד, הם סיבה למסיבה. על אחת כמה וכמה כשמדובר ביום הולדת עגול וחשוב לאחד או אחת מבני המשפחה, ובמיוחד בגילאים מתקדמים, מעל לגיל 50 למשל. לא מעט משפחות נוהגות להפיק חגיגה של ממש, להזמין בני משפחה וחברים טובים, ליזום תוכנית אומנותית מרגשת של ברכות, שירים ולעתים גם סרט, ולהרים לחתן או לכלת השמחה. במקרים כאלו, מקום מיוחד המיועד לאירועים קטנים, יתאים במיוחד. במקרה שאתם עמלים על תוכנית אומנותית, מומלץ לוודא מראש שכל הפסיליטיס במקום תומכים זאת, ויש מערכת הגברה, מקרן וכו', שיוכלו לשמש אתכם במהלך האירוע.

כאשר מתכננים אירוע, ישנם מספר פרמטרים שיש לבחון, ואלו יסייעו לכם לדייק בבחירות הרלוונטיות, לרבות המקום, סגנון האוכל שיוגש, אופי המוזיקה שתתנגן, עיצוב האולם ועוד. כמה טיפים שיכוונו אתכם לעבר המקום המתאים ביותר

מאז ששחררו לנו את האופציה להתקהל ולחגוג, אנחנו רק מחפשים אחר סיבה למסיבה. בין שמדובר בחתונות, בר מצוות ואפילו אירועי חברה, כל עוד ניתן להרים אירוע ולשמוח – אנחנו שם.

אם החלטתם להפיק את האירוע הנכסף דווקא בעיר הגדולה, ואתם מחפשים אחר מקום למסיבה בתל אביב, יש לכם את כל הסיבות הנכונות לעשות זאת. 

קודם כל בגלל המיקום – הלוקיישן המרכזי הוא נתון פתיחה מצוין לכל אירוע, והוא אשר יקדם ויבטיח את הצלחתו. כל אירוע שתפיקו, ולא משנה באיזה הקשר, באיזה היקף ובאיזה סגנון, יהיה מוצלח יותר אם המיקום יהיה נגיש עבור האורחים שלכם. גם ההפקה הכי מטורפת, עם התקציבים הכי בלתי מוגבלים, יכולה להסתיים בכישלון צורב אם המשתתפים בה ידרשו לעבור מסע כומתה בדרך אליה. ואם זה לא מספיק, למסיבות יש נטייה להיערך במועדים העמוסים ביותר בשבוע הישראלי, הלא הם חמישי בערב או שישי בצהריים. אלו הם זמנים קשים על הכבישים, והשנה במיוחד, מאחר ומעטים טסים לחופשות בחו"ל, גם תקופת הקיץ ותקופת החגים, צפויות להתאפיין בעומס בכבישים. כולם בארץ. לכן, ההחלטה לקיים את האירוע שלכם בתל אביב, כרוכה במזעור סכנות ובקרת נזקים, מאחר והממוצע אומר שזוהי תהיה הנקודה המתאימה והנוחה ביותר להגעה, עבור כלל המשתתפים באירוע, ולא משנה מאין הם מגיעים. 

סיבה נוספת לערוך את האירוע שלכם דווקא בעיר הזו, היא שכל מה שטרנדי, אופנתי ורולוונטי – קורה בכל זמן נתון בתל אביב. חברות הקייטרינג הכי משובחות, הדי.ג'יים הכי מרימים, מעצבי האירועים הכי מעודכנים ובקיצור – כל מה שיגרום לאירוע שלכם להיות הכי בסטייל שיש, נמצא בתל אביב, בילט אין.

איך לבחור את המקום המתאים ביותר לאירוע שלכם?

על מנת להתאים את הלוקיישן באופן המדויק ביותר לאירוע שלכם, ישנן מספר שאלות שיש לענות עליהן, לפני שמתחילים בחיפוש. 

חתונה, בר מצווה, אירוע חברה או פשוט מסיבת חברים – מה חוגגים?

קודם כל ולפני הכל, כדי לבחור בלוקיישן המושלם, חייבים להתחשב בקונטקסט של האירוע, ולהבין היטב באיזה סוג של מסיבה מדובר. לא כל מקום יתאים לכל אירוע. לדוגמא, אם מדובר באירוע המוני של צעירים, שרוצים להרים עד אור הבוקר במסיבת ריקודים סוערת, גינה, חצר או גלריה לאירועים, פחות יתאימו, ובמקרה הזה מוטב להעדיף חלל גדול ומרווח כמו גג שווה או אפילו מועדון ריקודים שעבר הסבה ללילה אחד. לחילופין, אם מדובר באירוע משפחתי מצומצם כמו חתונה קטנה או בר מצווה בהיקף מצומצם, תוכלו למקד את החיפוש אחר  מקום לאירועים קטנים בתל אביב. במילים אחרות, האופי של האירוע יוכתב על ידי המקום בו הוא ייערך, ושני אלו חייבים לעלות בקנה אחד ולהתאים זה לזה באופן מדויק. 

כמה משתתפים צפויים להיות באירוע?

כמות המוזמנים היא אחד הפרמטרים החשובים והקריטיים ביותר בבחירת המקום, ולא רק מטעמים לוגיסטיים, אלא גם מטעמים של אווירה וסגנון. כמובן שמקום קטן מדי, לא יוכל להכיל היקף רחב של משתתפים, אבל גם במקרה ההפוך, אם תזמינו מעט אורחים למקום עם שטח גדול, עלולה להיווצר אווירה עגומה של ריקנות ופיזור, וחוסר ליכוד של האורחים, לכדי מסיבה שמחה ומהנה. לכן, היקף האירוע המתוכנן צריך להנחות אתכם בבחירת המקום, תוך שאתם מוודאים שאולם האירועים שבחרתם גם יהווה את המצע הנכון והמתאים לסגנון האירוע עליו חלמתם.

טווח הגילאים של המוזמנים יכול לסייע לכם בבחירת הסגנון של האירוע והמקום

ישנם אירועים עם מוזמנים בטווחי גילאים מגוונים יותר, וישנם אירועים, כמו למשל אירועי חברה או אירועים עסקיים, שקל יותר למקד את גילאי האורחים על טווח מסוים. אם מדובר במקרה השני, גילאי האורחים יכולים לסייע לכם בבחירת הסגנון הן של המקום בו יתקיים האירוע והן של האירוע כולו, לרבות העיצוב, האוכל והמוזיקה. לדוגמא, אם מדובר באירוע עסקי, שמרבית המוזמנים אליו הם אנשים מבוגרים, בטווח הגילאים שבין 40 ל-60, יתאים מקום רגוע יותר, כאשר הדגש הוא על ישיבה נוחה סביב שולחנות, ואווירה מקצועית וייצוגית יותר. לעומת זאת, אם מדובר באירוע לשם חגיגות הנפקת חברת הייטק צעירה בבורסה, סביר להניח שמרבית החוגגים יהיו בגילאי 20-30, וירצו לחגוג בגדול, במסיבת ריקודים עם הרבה אלכוהול. באירועי חתונה הפרמטר הזה הוא קצת מורכב יותר, מאחר וברוב המקרים, השילוב של בני משפחה וחברים יוצר תמהיל מגוון יותר של גילאים, ולכן במקרים כאלה יש לתת יותר משקל לפרמטרים אחרים.

לאילו פסיליטיס אתם זקוקים באירוע?

פרמטר נוסף שיכול לסייע לכם בבחירת הלוקיישן, הוא לנסות להבין בשלבים מוקדמים ככל הניתן – מהי התוכנית לאירוע? האם, למשל, אתם מתכננים שתהיה בו הופעה מוזיקלית כלשהי, שצריך חלל אקוסטי מסוים ומערכת הגברה עבורה? האם אתם מתכננים להקרין סרטון או מצגת באירוע, ולשם כך תזדקקו הן למקרן ולמערכת סאונד, והן למקומות ישיבה מתאימים לצפייה? האם הדגש באירוע הוא על חגיגה שמחה, רוויה בדרינקים, ולשם כך תצטרכו מקום שניתן להקים בו בר אלכוהול רציני? אלו הן שאלות שיעלו כבר בשלבים הראשונים של תכנון האירוע, והן יוכלו לכוון אתכם ולדייק את בחירת המקום המתאים, שיהווה את המפתח להצלחת החגיגה שלכם.

לסיכום, בחירת המקום עבור אירוע חשוב, או מסיבה שחשוב לכם שתהיה מוצלחת ושמחה, היא עניין שאין להקל בו ראש, ויכולה להשפיע מאוד על הצלחתו.