למצוא אולם כנסים במרכז ולגבש קונספט – דגשים בהפקת כנס מקצועי

תכנון והפקת כנסים, כרוכים בלא מעט אתגרים ולוגיסטיקה מורכבת. החל מאיתור המקום המתאים, ועד תיעדוף של כל מרכיבי האירוע – הנה כמה דגשים שיסייעו לכם לעשות סדר בתהליך ולהרים אירוע מקצועי כמו שצריך

כמעט ואין תחום או ענף שלא זקוק לכנסים מקצועיים, המהווים חלק חשוב בפיתוח מקצועי ובנטוורקינג עסקי. כנסים ואירועים עסקיים אחרים, מגלמים את הדרך לקבץ יחד אנשים מכל רחבי הארץ (ולעתים גם מהעולם) , המשתייכים לאותה התעשייה, להעשיר את הידע שלהם ולחבר ביניהם. זהו דבר חיוני, התורם רבות לפיתוח החברה והתחום, ומקדם חדשנות. כנסים  מקצועיים יכולים להיערך במגוון פורמטים ובהיקפים שונים, החל ממפגש קטן של 200 איש, המסתיים בכמה שעות או במשך יום אחד, ועד לכנסי ענק בינלאומיים, המונים עשרות אלפי משתתפים ונמשכים לאורך שבוע שלם.  

תכנון והפקת כנסים, כרוכים בלא מעט אתגרים ולוגיסטיקה מורכבת. החל מאיתור אולם כנסים במרכז, או במיקום נגיש אחר, ועד ניהול דיגיטלי של כל מרכיבי האירוע – הנה כמה דגשים שיסייעו לכם לעשות סדר בתהליך ולהרים אירוע מקצועי כמו שצריך.

לא לדחיינות: להתחיל בתהליך כמה שיותר זמן מראש

בסיטואציה האידיאלית, הרעיון של הפקת הכנס יעלה חודשים רבים לפני המועד המתוכנן בו הוא אמור להתקיים. במציאות, לעתים קרובות מדי יישארו לכם חודשים ספורים להתחיל בתהליך ההפקה. אירועים מסוג זה דורשים תכנון מורכב, המצריך זמן רב, לכן, חשוב מאוד להתחיל את תהליך ההפקה כמה שיותר זמן מראש. כמה שיהיה לכם יותר ״אוויר״ עד האירוע עצמו, כך תפעלו בצורה שקולה ומסודרת יותר, בתהליך שבין כה לכה מלווה בלא מעט סטרס. 

הגדרת תקציב לפני הכל

בשלב הראשון, ולפני הכל, חשוב מאוד להרכיב ולהגדיר את התקציב העומד לרשותכם. תקציב הכנס צפוי להתחלק למרכיבים רבים ומגוונים, ולכן חשוב לקחת בחשבון את כולם כבר בשלב זה, להבין את העלויות של כל אלמנט שיידרש לאירוע, ולאחר מכן להוסיף ולקחת בחשבון גם הוצאות נלוות, כלומר הוצאות בלתי צפויות שעשויות להתווסף תוך כדי תנועה. 

בהפקת כנסים, ישנן עלויות רבות שהן קבועות, שיהוו את הנתח העיקרי של תקציב האירוע שלכם. ברוב המקרים, העלויות של מרכיבים כמו מקום לאירוע עסקי, ציוד הגברה ותאורה, רישיונות והיתרים ועוד, אינן מושפעות ממספר המשתתפים באירוע – אלא צפויות להישאר כפי שהן. לכן, ניתן להכניס אותן לפירוט התקציב מבעוד מועד, וכך לקבל תמונה ברורה של ההוצאות הבסיסיות שלכם. 

עלויות משתנות 

בכל הנוגע לתכנון כנסים, ישנן הרבה יותר עלויות משתנות מאשר קבועות. מדובר בכל המרכיבים הנוספים התלויים במספר המשתתפים באירוע, בעלויות השיווק ובמרכיבים אחרים, שקשורים לעתים ב״טאץ׳״ הסופי, שתרצו להוסיף, על מנת להפוך את   האירוע לייחודי ובלתי נשכח. זה יכול להיות קייטרינג מיוחד ומושקע, הוצאות שיווק ופרסום, עיצוב תפאורה, שירותי הסעות עבור המשתתפים ועוד ועוד. יש לערוך הערכה גסה של העלויות המשתנות, ולכלול בתקציב סכום עודף המיועד למטרות אלו בלבד. 

קביעת מטרות ויעדים לאירוע

על מנת לתכנן ולהפיק כנס או אירוע עסקי מושלם, חשוב להחליט כבר בשלב הראשון – מהי מטרת האירוע. חשוב להיות מאוד ספציפיים ומדויקים במענה לשאלה הזו. מתוך השאלה הזו, יעלו גם נתונים אחרים חשובים – מיהם המשתתפים בכנס, מה מאפיין אותם? אילו ערכים ומסרים אתם מעוניינים להעביר בכנס? אילו ארגונים ודוברים יכולים להיות השותפים האידיאליים באירוע? האם זהו אירוע עם מטרות רווח? אם כן, מהו היעד של ההכנסות ממנו. 

על ידי מענה על שאלות אלו, תתחילו לראות תמונה ברורה יותר של המטרות והיעדים של הכנס, וכך תוכלו להסיק מהתשובות – מהם המרכיבים הבסיסיים הדרושים להצלחתו.

בחירת נושא מרכזי לכנס

הפורמט והנושא המרכזי של הכנס, יהוו את הבסיס לחוויות המשתתפים באירוע, והם חשובים מאין כמותם. מומלץ לגבש קונספט ברור ומובהק, שיבוא לידי ביטוי באופן קוהרנטי לאורך כל האירוע. הנושא צריך להיות אטרקטיבי וכזה שהמשתתפים יכולים לזהות בקלות ולהתחבר אליו, ולצד זה, גם לעלות בקנה אחד עם ערכי המותג. גיבוש הנושא יכול להוביל אתכם ישירות לבחירת הפורמט של הכנס ולסייע לכם להחליט – האם זו תהיה תערוכה, סמינר, פאנל מומחים, סדנה חווייתית ועוד ועוד. 

איתור המקום המתאים ושריון תאריך לאירוע

לאחר גיבוש התקציב, הגדרת היעדים והמטרות, ובחירת הקונספט, כעת פניכם לאחד השלבים הקריטיים ביותר בהפקה – בחירת המקום בו יערך הכנס. מספר פרמטרים עיקריים כמו היקף האירוע, המקומות הגיאוגרפיים מהם מגיעים המשתתפים שלכם, וכמובן, הקונספט והפורמט שבחרתם לאירוע – יסייעו לכם לקבל את ההחלטה הטובה ביותר. שאלות שיכולות לסייע לכם בזמן אמת, כלומר, בעת בה אתם מוצאים מקום שמוצא חן בעיניכם, אך עדיין לא בטוחים שהוא מתאים לכנס הספציפי הזה, הן למשל –  האם המיקום של האולם נגיש וקרוב מספיק עבור האורחים שלכם? האם ניתן להלין את המשתתפים בקרבת מקום (לעתים ישנם אולמות אירועים הממוקמים בסמוך לבתי מלון או אפילו בתוך בית מלון)? האם המשתתפים ימצאו חניה בקלות? האם הגודל של המקום מתאים להיקף הקהל שצפוי להגיע? ולשאלת השאלות – האם התאריכים הזמינים של האולם תואמים למועדים הפוטנציאליים שבחרתם עבור הכנס?

במקרים רבים, הדרך היא הפוכה, ותאריך האירוע נקבע בהתאם לזמינות המקום. עם זאת, במקרים אחרים, מועד הכנס חשוב יותר מהמקום (למשל, אם צפויים להגיע אורחים מחו״ל, או אם המועד צריך להיות סמוך להשקה של מוצר מסוים ועוד), ואז תצטרכו להפוך את סדר העדיפויות – ולתת עדיפות למקומות שמציעים לכם מועדים מתאימים. לאחר ששריינתם מקום ותאריך, אפשר להתחיל ולהרכיב את הפאזל הזה, שבסופו יתקיים אירוע גדול, מעניין, מעשיר ומוצלח, שיקדם את החברה באופן משמעותי.