מחפשים גן אירועים קטן במרכז? הסימנים שמצאתם את האחד

אי אפשר להתכחש לכך שהמעמד הזה של סגירת אולם הוא מלחיץ, ולרוב המפיקים קצת רועדות הידיים בעת החתימה, הרי שהמקום בו נערך האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר בהפקה. מהי הדרך למצוא את המקום המושלם?

הפקת אירוע אינה משימה פשוטה, ואין מישהו שיחלוק על כך. יש לכם כל כך הרבה אחריות על הכתפיים. גם כאשר מדובר באירוע קטן, ולפעמים אפילו במיוחד כשמדובר באירוע המונה מעט משתתפים, חשוב שהכל יהיה מדויק, שהכל יהיה מושלם, זורם, מתקתק, ויותר מזה, שהכל יהיה בסטייל. הנראות, האווירה, המוזיקה, עיצוב הפנים, אדריכלות החוץ, הריהוט, התאורה, וכמובן האוכל. אם אתם המפיקים, עליכם לדאוג שכל אחד מהמרכיבים יהיה הכי ״פיין״ ובסטייל עדכני, ויתרה מכך, חובה עליכם לדאוג שכל התזמורת הזו תנגן יחד באופן הרמוני. במילים אחרות, שכל המרכיבים באירוע יסתדרו זה עם זה ויתאימו זה לזה. נכון, זו לא מטלה קלה, אבל אם כבר צברתם ניסיון בתחום, אתם יודעים שהכל אפשרי, כל עוד עובדים נכון. לכל מפיק ומפיקה כבר יש את השיטות שלו, את הטריקים הקטנים שחוסכים זמן, כאב ראש ולעתים אפילו כסף להפקה, ואת הדרכים להבטיח שתנצחו על התזמורת הזו ביד בטוחה ומנוסה.

אז איך תדעו אם מצאתם את המקום הנכון עבור האירוע?

אז כעת, אתם עומדים בתחילת הדרך של הפקת כנס, אירוע חברה או בכלל חתונה, והתחלתם לחפש אחר גן אירועים קטן במרכז. גם אם יש לכם לא מעט ניסיון בתחום, אי אפשר להתכחש שהמעמד הזה של סגירת אולם הוא מלחיץ, ולרוב המפיקים קצת רועדות הידיים במעמד החתימה על מקום כזה ואחר, ובהחלט אפשר להבין זאת. הרי שהמקום בו נערך האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר בהפקה, והוא ישפיע באופן הדרמטי ביותר על הצלחת האירוע. הנה כמה דברים שיסייעו לכם להבין שהגעתם למקום הנכון:

1.הוא ממוקם במיקום מרכזי, אבל באמת

המושג ״מרכזי״, עלול להיות מעט מופשט, על אף שמדובר במדינה קטנה למדי ודי ברור איפה מוגדר המרכז, ישנם גם שטחים שנמצאים, ובכן.. בשטחים, ועדיין, בהגדרה היבשה הם מוגדרים כממוקמים במרכז. במילים אחרות, חשוב מאוד לבחור במיקום שהוא באמת מרכזי, מוכר, והכי חשוב – נוח להגעה. מי כמוכם יודעים, עד כמה השפעה יש למיקום האולם, בהיבט של אחוז ההשתתפות באירוע. ככל שתבחרו במקום פחות מוכר ונגיש, כך ירבו ביטולי ההגעה לאירוע שאתם עובדים עליו כל כך קשה.

2.הוא מתאים לקונספט של האירוע

הסעיף הזה עלול להישמע זניח, אבל שוב, יש לכם מספיק ניסיון כדי להבין שהוא חשוב מאין כמותו. אירוע מקצועי ומהודק, מתחיל מהגדרת קונספט מגובש ומובהק, לפיו נבחרים בקפידה כל מרכיבי האירוע, לרבות המקום עצמו, המוזיקה, האוכל, העיצוב וכן הלאה. אם רוצים לייצר אווירה נכונה, רושם טוב וזרימה, המקום שאתם בוחרים חייב להיות בהלימה לקונספט שנבחר מבעוד מועד עבור האירוע. לדוגמא, אם זה אירוע באווירה פחות מחייבת ורשמית, כמו אירוע חברה שהוא יותר מסיבתי, או חתונה, גלריה לאירועים בתל אביב יכולה להתאים יותר מאשר אולם כנסים מעונב, וכדומה. חשוב להתאים ״אחד לאחד״ את אופי האירוע לסגנון המקום.

3.הוא מתאים באופן מדויק להיקף האירוע

באירועים קטנים עסקינן, ודווקא בשל כך, חשוב להתעכב על נושא ההתאמה של גודל המקום להיקף המוזמנים הצפוי באירוע. מובן מאליו, שקודם כל חשוב לכם שהמקום יהיה מספיק מרווח ונעים, כך לאורחים לא יהיה צפוף. זהו היבט חשוב גם מבחינה בטיחותית, לא פחות מפרקטית. עם זאת, חשוב להתייחס לגודל המקום גם מהזווית השניה, ולוודא שהוא גם אינו גדול מדי ביחס לכמות האורחים. באופן זה, לא תבזבזו סכומים על שטח אולם שלא תנצלו, וגם תקדמו את החיבור בין האורחים, שעלול להיפגע במקום מרווח מדי.

4.יש לו קטע

באופן אירוני, כולם רוצים להיות לא כמו כולם. כולם רוצים להביא משהו שונה ומיוחד באירוע שלהם, והאמת? זוהי שאיפה סופר לגיטימית. אירוע מיוחד, יוצא דופן ושונה בנוף, חייב להתקיים במקום שהוא ״לא כמו כולם״, ויש לו קטע מיוחד, קונספט ייחודי, עיצוב מרשים ואחר, והוא מצליח לחרוג מגבולות הגנריות של אולמות אירועים, במובן שכולנו מכירים. טיפ בהקשר זה, חפשו מקומות שהם לאו ״אולמות אירועים״, אלא מקומות מגניבים, שיכולים ברמה הלוגיסטית לארח אירוע.

5.מציעים לכם שירותים נוספים במקום, שמורידים מכם כאב ראש

בתור מפיקים, אתם לא פעם מרגישים שאתם נושאים את כל העולם על הכתפיים, ובצדק. יש לכם באמת המון מטלות ואחריות על הראש, וכל דבר שיכול להקל על תהליך ההפקה ולהוריד מכם משימות, הרי שהוא מבורך. אם כך, אחד הסימנים שיכולים להצביע על כך שמצאתם את המקום המושלם עבור האירוע שאתם מפיקים, הוא דווקא כאשר אולם מסוים יכול להציע לכם שירותים נוספים כחלק מעסקת חבילה, אבל כמובן – אין זה אומר שתוכלו להתפשר על האיכות שלהם. אם מצאתם מקום שהוא בסטייל, תוכלו להיות רגועים מהבחינה הזאת, מאחר והספקים שעובדים במקום ככל הנראה נבחרו בקפידה גם הם. באופן זה, משימות גדולות ושואבות זמן ואנרגיות כמו מציאת חברת קייטרינג, שירותי תאורה והגברה, חברת השכרת ריהוט וציוד לאירועים וכדומה. כל מטלה כזאת שנמחקת מהרשימה – משמעותה שקט נפשי עבורכם.

6.ברגע שדרכתם בו לראשונה, ראיתם את זה קורה שם

אחרי הכל, אפשר לשים את כל העצות שלמעלה בצד ולהתמקד בעצה החשובה מכל – להקשיב לאינטואיציה. נכון, לא מדובר פה במדע מדויק, אבל לתחושת בטן בהחלט יש מקום בהחלטות הרות גורל שכאלה. בקיצור, אם דרכתם במקום מסוים ומיד ראיתם והרגשתם את האירוע שלכם מתקיים בו – שווה לשקול אותו כאופציה טובה.