מקומות לאירועים בתל אביב – הכי מרכזיים ונגישים

כאשר אתם מתכננים אירוע, החלטות רבות עומדות בפניכם, אך בחירת האולם הנכון היא ההחלטה שתהיה לה את ההשפעה הרבה ביותר על האירוע שלכם. למה חשוב לשים את הדגש על המיקום?

מועד האירוע, פריסת ואיכות מערכות הסאונד, האופציות של שירותי הקייטרינג שיעמדו לרשותכם, העיצוב והאסתטיקה, וכמובן חוויית המשתתפים – כולם תלויים במקום ובמיקום שתבחרו עבור האירוע שאתם מפיקים.

העניין הזה אכן כבד משקל, אך אין סיבה להילחץ, מעקב אחר כמה קווים מנחים – יבטיח שתעשו את הבחירה הטובה ביותר.

הפרמטר שיסנן היטב את האופציות: המיקום

אחת ההחלטות היותר פשוטות, שרצוי לעשות בשלבים ההתחלתיים של החיפוש אחר מקום לאירוע, היא באיזה אזור בארץ אתם מעוניינים לעשות זאת. כמובן, ככל שהמיקום יהיה מרכזי ונגיש יותר, כך גם יעלה אחוז ההגעה לאירוע שלכם, וגם חוויית המשתתפים תהיה טובה יותר. המיקום צריך להיות במרחק סביר מנקודות ההגעה של  המשתתפים או ממקומות העבודה של רוב המוזמנים. במידה וצפויים להשתתף אורחים רבים המגיעים מחו״ל,  מוטב לבחור במיקום קרוב לשדה התעופה או למלונות בהם הם עומדים להתארח. כך או כך, חשוב לקחת בחשבון גם נתונים של תנועה כבדה ופקקים, אפשרויות תחבורה ציבורית וכמובן חניה. אם כן, חיפוש אחר מקומות לאירועים בתל אביב יכול לקדם אתכם לעבר הבחירה הטובה ביותר, שכן, מדובר ביעד מרכזי וידוע, שברוב המקרים יעלה את אחוזי הנוכחות באירוע שלכם באורח פלא. 

מתי להתחיל בחיפושים אחר מקום לאירוע שאתם מפיקים?

מאחר וכאמור, מדובר בצעד החשוב והמשפיע ביותר בהפקת האירוע שלכם, כמה שתתחילו בחיפוש מוקדם יותר, כך יהיה טוב יותר. אבל רגע אחד, סבלנות, לפני שאתם מסתערים על האינטרנט ועל כל הלידים שאולי כבר קיבלתם, ישנם שלושה גורמים שחייבים להיות סגורים מבחינתכם: התקציב העומד לרשותכם, ההיקף המשוער של המשתתפים באירוע ודרישות מיוחדות שהגדרתם מראש. המצב האידיאלי הוא לאתר מקום מתאים לפחות שמונה חודשים לפני מועד האירוע, על מנת שיישאר לכם מספיק זמן כדי לתכנן וסגור מרכיבים חשובים אחרים עבור האירוע, דוגמת בניית התוכנית, שכירת שירותי סאונד ותאורה, שריון תאריך עם חברת קייטרינג מתאימה, הקמת אתר עבור האירוע, ארגון ההזמנות ואף גיבוש קונספט ייחודי לאירוע. 

מהי הקיבולת המינימלית והמקסימלית של המקום?

הבנת הקיבולת של המקום אותו אתם בדקים היא חשובה ביותר, זאת מכמה סיבות.  ראשית, חשוב כמובן שלא תיווצר צפיפות, הן מבחינת נוחות המשתתפים והן מבחינת היבטים של בטיחות. חשוב לדעת שגם אם מבחינתכם אין בעיה לדחוס את המשתתפים למקום שבקושי מכיל אותם, ישנם תקני בטיחות שהמקום עצמו צריך לעמוד בהם ולכן לא תורשו לקיים את האירוע שם אם מספר האנשים חורג את המספר שהאולם מורשה לארח. מסיבות דומות, חשוב לערוך מעין סקר מקדים בקרב המוזמנים ולשאול – כמה מהם מתכננים להגיע? כמה שיהיה לכם מידע יותר מהימן לגבי נתוני ההשתתפות, כך תוכלו לדייק יותר בבחירת האולם, וגם לחסוך בהוצאות מיותרות. במיוחד במקרים בהם משריינים אולם בגודל שבפועל יכולתם להסתפק בהרבה פחות ממנו, העניין הזה חשוב. גם מהסיבה הכלכלית, שלמעשה שילמתם מחיר מלא על חלל שבקושי נוצל, וגם מהסיבה שאירוע המתקיים בחלל גדול מדי, האווירה עלולה להיות לוקה בחסר, ולא יחול הגיבוש והליכוד הרצוי בין המשתתפים. 

מה הערך המוסף של המקום?

אז עכשיו, אחרי שעברנו על הפרטים היבשים אבל החשובים ביותר, אפשר להתייחס להיבטים שהם קצת מעבר. למרות שהחלקים האלה עלולים להישמע כפריבילגיה בחיפוש האולם, הם בהחלט חשובים לא פחות מהמיקום, המחיר והקיבולת. הכוונה כמובן לייחודיות של המקום. האולם בו תבחרו הוא הפנים של כל האירוע שלכם – הוא הוא החוויה שהם יקבלו מכל האירוע, ולכן חשוב שהוא יהיה מיוחד, מקורי, יוצא דופן ובלתי נשכח. כמובן, חשוב שכל אלו לא יהיו על חשבון איכות או סטייל, אלא שילוב אידיאלי של הכל. מקום שרואים שהושקעה בו מחשבה. ראשית, בחנו האם המקום מציע קונספט שונה מאולמות האירועים הגנריים שאתם כבר מכירים, העדיפו מקום שמביא משהו חדש, מפתיע ומרענן, ואולי מקום שהוא בעצם בכלל לא אולם. אם העונה תומכת בזה, זה יכול להיות מקום פתוח (אבל במקרה כזה, חשוב לבחון היטב היבטים של סאונד ולוגיסטיקה), אולי וילה מיוחדת, מקום בסגנון אוריינטלי או מודרני,גלריה לאירועים בתל אביב, חצר כפרית או כל מקום אחר שיכול להכיל את האירוע שלכם ולספק לכם את כל השירותים שאתם זקוקים להם. 

אם כבר נגענו בעניין השירותים שאתם זקוקים להם עבור האירוע, אז עוד אחד מהדברים שיכולים לסייע לכם בהחלטה – האם לסגור עם מקום כזה או אחר, הוא מבחר השירותים שהם יכולים להציע לכם כחלק מהחבילה של השכרת המקום. באולמות אירועים רבים ישנם ספקים שהם ״בילט אין״ כלומר עובדים איתם ואצלם –  חברות קייטרינג, חברות הגברה, צוותי תאורה וחשמל, מעצבי אירועים ועוד. במידה ותבחרו באולם מסוג זה, תרוויחו פעמיים. קודם כל, תוכלו לחסוך את כיתות הרגליים והחיפוש המייגע אחר כל נותני השירות הללו – הלוא גם ככה יש לכם לא מעט על הראש, וכל מהלך שיכול לקצר לכם את רשימת המטלות הרי הוא מבורך. שנית, אני צוות שיש להם כבר אוריינטציה וניסיון עבודה במקום מסוים, פועלים באופן יעיל יותר באותו המקום. אם ניקח לדוגמא את הצוותים הפועלים תחת חברת הקייטרינג – כל הציוד שלהם כבר ממוקם שם באופן מיטבי, אנשי הצוות יודעים איך ״לתקתק״ ולעבוד ביעילות ובמהירות במקום, מה שאומר בפועל שמהבחינה הזאת, האירוע שלכם יזרום חלק, והאוכל יוגש לאורחים שלכם במהירות, יפונה במהירות וכו׳. אפשר לומר שזה קצת יותר ״ללכת על בטוח״, לסגור עם ספק שכבר מכיר את המקום.