אולם אירועים קטן במרכז

אי אפשר להתכחש לכך שהמעמד הזה של סגירת אולם הוא מלחיץ, ולרוב המפיקים קצת רועדות הידיים בעת החתימה, הרי שהמקום בו נערך האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר בהפקה. מהי הדרך למצוא את המקום המושלם?

הפקת אירוע אינה משימה פשוטה, ואין מישהו שיחלוק על כך. יש לכם כל כך הרבה אחריות על הכתפיים. גם כאשר מדובר באירוע קטן, ולפעמים אפילו במיוחד כשמדובר באירוע המונה מעט משתתפים, חשוב שהכל יהיה מדויק, שהכל יהיה מושלם, זורם, מתקתק, ויותר מזה, שהכל יהיה בסטייל. הנראות, האווירה, המוזיקה, עיצוב הפנים, אדריכלות החוץ, הריהוט, התאורה, וכמובן האוכל. אם אתם המפיקים, עליכם לדאוג שכל אחד מהמרכיבים יהיה הכי ״פיין״ ובסטייל עדכני, ויתרה מכך, חובה עליכם לדאוג שכל התזמורת הזו תנגן יחד באופן הרמוני. במילים אחרות, שכל המרכיבים באירוע יסתדרו זה עם זה ויתאימו זה לזה. נכון, זו לא מטלה קלה, אבל אם כבר צברתם ניסיון בתחום, אתם יודעים שהכל אפשרי, כל עוד עובדים נכון. לכל מפיק ומפיקה כבר יש את השיטות שלו, את הטריקים הקטנים שחוסכים זמן, כאב ראש ולעתים אפילו כסף להפקה, ואת הדרכים להבטיח שתנצחו על התזמורת הזו ביד בטוחה ומנוסה.

אז איך תדעו אם מצאתם את המקום הנכון עבור האירוע?

אז כעת, אתם עומדים בתחילת הדרך של הפקת כנס, אירוע חברה או בכלל חתונה, והתחלתם לחפש אחר גן אירועים קטן במרכז. גם אם יש לכם לא מעט ניסיון בתחום, אי אפשר להתכחש שהמעמד הזה של סגירת אולם הוא מלחיץ, ולרוב המפיקים קצת רועדות הידיים במעמד החתימה על מקום כזה ואחר, ובהחלט אפשר להבין זאת. הרי שהמקום בו נערך האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר בהפקה, והוא ישפיע באופן הדרמטי ביותר על הצלחת האירוע. הנה כמה דברים שיסייעו לכם להבין שהגעתם למקום הנכון:

1.הוא ממוקם במיקום מרכזי, אבל באמת

המושג ״מרכזי״, עלול להיות מעט מופשט, על אף שמדובר במדינה קטנה למדי ודי ברור איפה מוגדר המרכז, ישנם גם שטחים שנמצאים, ובכן.. בשטחים, ועדיין, בהגדרה היבשה הם מוגדרים כממוקמים במרכז. במילים אחרות, חשוב מאוד לבחור במיקום שהוא באמת מרכזי, מוכר, והכי חשוב – נוח להגעה. מי כמוכם יודעים, עד כמה השפעה יש למיקום האולם, בהיבט של אחוז ההשתתפות באירוע. ככל שתבחרו במקום פחות מוכר ונגיש, כך ירבו ביטולי ההגעה לאירוע שאתם עובדים עליו כל כך קשה.

2.הוא מתאים לקונספט של האירוע

הסעיף הזה עלול להישמע זניח, אבל שוב, יש לכם מספיק ניסיון כדי להבין שהוא חשוב מאין כמותו. אירוע מקצועי ומהודק, מתחיל מהגדרת קונספט מגובש ומובהק, לפיו נבחרים בקפידה כל מרכיבי האירוע, לרבות המקום עצמו, המוזיקה, האוכל, העיצוב וכן הלאה. אם רוצים לייצר אווירה נכונה, רושם טוב וזרימה, המקום שאתם בוחרים חייב להיות בהלימה לקונספט שנבחר מבעוד מועד עבור האירוע. לדוגמא, אם זה אירוע באווירה פחות מחייבת ורשמית, כמו אירוע חברה שהוא יותר מסיבתי, או חתונה, גלריה לאירועים בתל אביב יכולה להתאים יותר מאשר אולם כנסים מעונב, וכדומה. חשוב להתאים ״אחד לאחד״ את אופי האירוע לסגנון המקום.

3.הוא מתאים באופן מדויק להיקף האירוע

באירועים קטנים עסקינן, ודווקא בשל כך, חשוב להתעכב על נושא ההתאמה של גודל המקום להיקף המוזמנים הצפוי באירוע. מובן מאליו, שקודם כל חשוב לכם שהמקום יהיה מספיק מרווח ונעים, כך לאורחים לא יהיה צפוף. זהו היבט חשוב גם מבחינה בטיחותית, לא פחות מפרקטית. עם זאת, חשוב להתייחס לגודל המקום גם מהזווית השניה, ולוודא שהוא גם אינו גדול מדי ביחס לכמות האורחים. באופן זה, לא תבזבזו סכומים על שטח אולם שלא תנצלו, וגם תקדמו את החיבור בין האורחים, שעלול להיפגע במקום מרווח מדי.

4.יש לו קטע

באופן אירוני, כולם רוצים להיות לא כמו כולם. כולם רוצים להביא משהו שונה ומיוחד באירוע שלהם, והאמת? זוהי שאיפה סופר לגיטימית. אירוע מיוחד, יוצא דופן ושונה בנוף, חייב להתקיים במקום שהוא ״לא כמו כולם״, ויש לו קטע מיוחד, קונספט ייחודי, עיצוב מרשים ואחר, והוא מצליח לחרוג מגבולות הגנריות של אולמות אירועים, במובן שכולנו מכירים. טיפ בהקשר זה, חפשו מקומות שהם לאו ״אולמות אירועים״, אלא מקומות מגניבים, שיכולים ברמה הלוגיסטית לארח אירוע.

5.מציעים לכם שירותים נוספים במקום, שמורידים מכם כאב ראש

בתור מפיקים, אתם לא פעם מרגישים שאתם נושאים את כל העולם על הכתפיים, ובצדק. יש לכם באמת המון מטלות ואחריות על הראש, וכל דבר שיכול להקל על תהליך ההפקה ולהוריד מכם משימות, הרי שהוא מבורך. אם כך, אחד הסימנים שיכולים להצביע על כך שמצאתם את המקום המושלם עבור האירוע שאתם מפיקים, הוא דווקא כאשר אולם מסוים יכול להציע לכם שירותים נוספים כחלק מעסקת חבילה, אבל כמובן – אין זה אומר שתוכלו להתפשר על האיכות שלהם. אם מצאתם מקום שהוא בסטייל, תוכלו להיות רגועים מהבחינה הזאת, מאחר והספקים שעובדים במקום ככל הנראה נבחרו בקפידה גם הם. באופן זה, משימות גדולות ושואבות זמן ואנרגיות כמו מציאת חברת קייטרינג, שירותי תאורה והגברה, חברת השכרת ריהוט וציוד לאירועים וכדומה. כל מטלה כזאת שנמחקת מהרשימה – משמעותה שקט נפשי עבורכם.

6.ברגע שדרכתם בו לראשונה, ראיתם את זה קורה שם

אחרי הכל, אפשר לשים את כל העצות שלמעלה בצד ולהתמקד בעצה החשובה מכל – להקשיב לאינטואיציה. נכון, לא מדובר פה במדע מדויק, אבל לתחושת בטן בהחלט יש מקום בהחלטות הרות גורל שכאלה. בקיצור, אם דרכתם במקום מסוים ומיד ראיתם והרגשתם את האירוע שלכם מתקיים בו – שווה לשקול אותו כאופציה טובה.

בין שאלו היו אילוצי תקציב, משפחה קטנה או קורונה, אם החלטתם ללכת על אירוע קטן – טוב עשיתם. עכשיו יש להתחיל בצעד הראשון והחשוב ביותר – מציאת המקום המדויק

קודם כל – ברכות! לא רק על האירוסין ועל כך שהחלטתם לקשור את גורלכם זה בזו, אלא גם על זה שהחלטתם ללכת על פורמט של אירוע מצומצם. בלי קשר לנסיבות שהביאו אתכם להחלטה הזו, בין שאלו היו אילוצי תקציב, משפחה קטנה או קורונה – מדובר בהחלטה טובה וחכמה. למה? כי אין על אירועים קטנים, איכותיים ומדויקים, התפורים בדיוק למידותיכם ומתוכננים הכי קרוב למה שרציתם וחלמתם. אנחנו אומרים ״הכי קרוב״, כי כידוע, אין מושלם, ומוטב גם לא לצפות לכך, על מנת למנוע אכזבה ומפח נפש, אבל כן יש מתאים ומדויק, ולשם אנחנו שואפים.

אז למה חתונה קטנה היא הדבר הכי טוב שיכול לקרות לכם?

מכירים את זה שיש דברים שמצטלמים נורא יפה, אבל כשנכנסים לעומק מבינים שזה רק הקוסמטיקה ובמציאות זה לא עד כדי כך מדהים? אז אירועי ענק. אירוע גדול מדי, עלול להיות חסר הגדרה וגיבוש, ואי לכך גם נטול אווירה וייחודיות. נסו להיזכר למשל, בפעם האחרונה שהוזמנתם לחגוג עם חבר/ה יום הולדת באירוע המוני, לדוגמא בבר. החבר/ה הזמינ/ה כמה עשרות חברים שלה – מהצבא, מהטיול הגדול, מהעבודה, מהלימודים וכו׳. סביר להניח שמצאתם את עצמכם יושבים באחת הפינות עם הפרטנרים שבאתם איתם, ולא באמת התערבבתם באירוע הגדול, וגם לא הכי הרגשתם תחושת שייכות. בסופו של דבר, זה היה ״עוד אירוע״ מבחינתכם, כמו שאומרים: "nothing to write home about…."

הדוגמא הזו עלולה להיות רלוונטית לכל סוג של אירוע גדול והמוני. קשה מאוד ללכד יחד מאות אנשים שאינם מכירים זה את זה, שהגיעו מכיוונים שונים, בגילאים שונים ובסגנונות שונים.

ומה קורה באירוע קטן? ניחשתם נכון – בדיוק ההיפך. אירוע בו מרבית האנשים מכירים זה את זה, ובהחלט יודעים מי אתם, החתן והכלה, הוא כבר משהו אחר ומתקיים באווירה אחרת לגמרי.

אבל זה לא מסתכם בזה. באירוע מצומצם יש עוד לא מעט יתרונות. למשל, יש אפשרות לדייק יותר את הבחירה של האוכל, של המוסיקה ואת סגנון האולם, מאחר ואתם משוחררים מלכוון אל המכנה המשותף הרחב ביותר. כך, למעשה, אתם יכולים לבצע בחירות שיותר מתאימות באופן אישי לכם – הזוג המתחתן, ולהפוך את זה לאירוע יותר אישי שלכם, שמאפיין את הסגנון שלכם, ולא איזה סגנון גנרי שכרגע באופנה.

כמו כן, באירוע קטן יש פחות סיכוי לביטולים – חוק המספרים הגדולים וזה. בנוסף, גם מהסיבה הזו, תוכלו להשקיע יותר בחתונה שלכם ולוודא שהיא תהיה הכי ״פיין״ שיש. זכרו שברוב המקרים, מתחתנים רק פעם אחת בחיים, ורצוי שזה יהיה הכי הכי. 

טיפים למציאת המקום המושלם לחתונה קטנה

בחירת מקום לחתונה קטנה היא כנראה הצעד החשוב ביותר במסגרת הפקת האירוע.

האוכל, המוזיקה, העיצוב, הסגנון, והכי חשוב – האווירה, מתבססים על המקום עצמו, בו נערך האירוע. יתרון נוסף בהפקת חתונה קטנה, הוא שככל הנראה תהנו ממבחר גדול יותר של מקומות לערוך בהם את האירוע. כך, כאשר אופציות רבות פרוסות בפניכם, תוכלו לבחור את האחת ש״יושבת עליכם בול״. בין שמדובר באולם אירועים ייעודי, ובין שמדובר בפורמט קצת שונה וייחודי כמו חצר וילה, יקב, מסעדה שאתם אוהבים, החצר של ההורים, גלריה לאומנות, קרחת יער ועוד ועוד, כיד הדמיון (וגם קצת הפרקטיקה הריאלית) הטובה…

הנה כמה צעדים שיובילו אתכם בבטחה למציאת המקום המתאים ביותר:

התחילו מהגדרת התקציבים

הצעד החשוב ביותר, לפני שיוצאים לדרך – הוא להגדיר מהו התקציב העומד לרשותכם. עליכם להגדיר קודם כל הגדרה כללית של מהו הסכום העומד לרשותכם עבור כל האירוע, ואז להגדיר כמה מהסכום הזה מוקצב עבור האולם עצמו. תוכלו להיעזר במידע באינטרנט לצורך העניין, תוך בחינה ספציפית של עלויות של חתונה קטנה, או פשוט לבקש מחברים שהתחתנו לאחרונה, לראות את טבלת התקצוב שלהם. הגדרת תקציב, תוכל לסייע לכם לנפות במהירות וביעילות את המקומות שאינכם יכולים להרשות לעצמכם, ולהתקדם הלאה. 

לוקיישן עושה את כל ההבדל

גם אם חלמתם תמיד להינשא על צוק בלב מדבר, כדאי לרדת שנייה אל הקרקע ולבחון ברצינות – איפה אתם עומדים להתחתן. לכומר באיזו נקודה גיאוגרפית זה עומד להתרחש. בימינו, עדיין ימי קורונה לצערנו, התנועה בכבישים בישראל היא נקודת תורפה קשה במיוחד. כמעט בכל יום ובכל שעה, הכבישים עמוסים לעייפה, והפקקים מתארכים ומתארכים. אתם חייבים לחשוב על המוזמנים שלכם בהקשר זה, ואם אתם מעוניינים בנקודת פתיחה מוצלחת לאירוע שלכם – עשו ככל יכולתכם לקצר עבורם את הנסיעה לחתונה. במילים אחרות, בחרו במקום שלמרבית האורחים שלכם ייקח לא יותר משעה להגיע אליו, בכל זמן נתון. במקרה שהחתונה שלכם קטנה, יהיה קל יותר לדאוג לכמות גדולה מהמוזמנים. לדוגמא, עם כמה שזה מפתה, אם מרבית המוזמנים שלכם מגיעים מהצפון, אל תגררו אותם לאולם אירועים קטן במרכז, ולהיפך. אנחנו מאמינים שבכל אזור בארץ אפשר למצוא את המקום המתאים והמוצלח לאירוע שלכם. 

זה הקטן, גדול יהיה

אז כמובן, אם החלטתם ללכת על חתונה קטנה, פניכם אל עבר מקומות קטנים ולאו דווקא אל המקומות המוכרים של חתונות. מאחר וכאמור, אחד היתרונות באירוע קטן הוא האווירה האינטימית והמגובשת, חשוב שהמקום יתמוך בעניין הזה ולא יהיה גדול מדי. מהצד השני, חשוב לדאוג שלאורחים שלכם לא יהיה צפוף, אך כשמדובר בחתונה קטנה, לא פחות חשוב לדאוג לכך שלא יהיה מרווח מדי. דיוק זהו שם המשחק. 

אם יש משהו שהקורונה לימדה אותנו, זה שאירועים קטנים הם הדבר הכי נכון. אז ברכות – אם הגעתם לכאן, כנראה שאתם הולכים על אירוע בהיקף מצומצם. מהם הפרמטרים עליהם חשוב לשים את הדגש בתהליך בחירת המקום לאירוע? 

קודם כל ולפני הכל – אנחנו רוצים לברך אתכם. אם הגעתם לכן, כנראה שעשיתם בחירה מצוינת והחלטתם ללכת על אירוע קטן. בין שמדובר בחתונה קטנה, באירוע חברה, אירוע עסקי או אפילו בר/בת מצווה, שתדעו שאין על אירועים קטנים. הם מדויקים, הם הרבה יותר בסטייל, הם הרבה יותר אותנטיים, כאשר כל המשתתפים מכירים זה את זה, יודעים היטב מהי הסיבה לחגיגה, מיהם חתני וכלות השמחה, וההשתתפות שלהם באירוע היא מכל הלב, על אמת. אם יש משהו שהקורונה לימדה אותנו, זה שאירועים קטנים הם הדבר הכי נכון. בהתחלה, אנחנו הישראלים, היינו מבועתים מהמחשבה של צמצום האירועים החשובים בחיינו למספר מופחת של מוזמנים, אבל בהמשך, רבים גילו את הקסם הטמון דווקא באירועים בסדר גודל כזה. בארץ מקובל לחגוג בענק, אבל במדינות שונות בחו״ל, ובמיוחד במדינות מערבות ומפותחות כמו בארצות הברית ובאירופה, נהוג לחגוג בהיקף מצומצם מאז ומתמיד. כאן לקח לנו קצת זמן לקלוט את זה, אבל בסוף זה קרה…

אז אם באירוע קטן עסקינן, אנחנו יוצאים מתוך הנחה שכרגע פניכם למציאת אולם אירועים קטן במרכז, אבל לא סתם אחד, אלא אחד שיתן ״בוסט״ רציני לאירוע שלכם, ויציע נתוני פתיחה שיעניקו לכם שקט, כאשר אתם יודעים שהוא ייצר את האווירה בה אתם מעוניינים, ויהיה בסטנדרט גבוה, כמו זה שאתם מכוונים אליו.

כידוע, בחירת האולם היא ככל הנראה הצעד הקריטי ביותר בתהליך הפקת האירוע, מאחר והמקום הוא זה שמכתיב את הטון, את האופי, האווירה ובסופו של דבר – את ההנאה של האורחים שלכם וההצלחה של האירוע כולו. על כן, חשוב מאוד לבצע את התהליך הזה בקפידה, תוך שאתם שמים את הדגש על מספר פרמטרים עיקריים. 

אומנם מוגדר ״במרכז״, אך האם המיקום באמת נגיש?

אם אתם מחפשים אחר אולם אירועים במרכז, למשל, חשוב לדעת ש״מרכז הארץ״ זו הגדרה גמישה ורחבה למדי, וגם אולם הממוקם באיזו נקודה מעורפלת בצפון השרון,שמצריך נסיעה של למעלה משעה עבור המוזמנים שלכם, עלול להיכלל בהגדרה הזו. למה זה חשוב כל כך? העניין של אופן ההגעה לאירוע שלכם הוא אנדר רייטד. לא משנה מהו סוג האירוע – חתונה, אירוע משפחתי או אירוע עסקי, אם המיקום לא יהיה מספיק מוכר, מרכזי ונוח להגעה, קודם כל – צפו ליותר ביטולים והברזות בקרב כל מי שלא מרגיש מספיק חייב להגיע לאירוע. שנית, אלו שכן החליטו ״לתת מעצמם״ ולהגיע לשמוח בשמחתכם, עלולים כאמור להיתקע בפקקים, או לחילופין, להסתבך עם הניווט למקום שאולי אפילו הווייז לא בטוח שהוא מזהה… במילים אחרות, ייקח להם הרבה זמן (ואולי גם עצבים) להגיע לחגיגה, והדבר עלול לפגוע אנושות בהנאתם ממנה.

האם גודל המקום באמת תואם את גודל האירוע שאתם מתכננים?

עוד הגדרה שעלולה להיות פלואידית, היא ״אירוע קטן״. אירוע כזה יכול להכיל טווח של 50-300 מוזמנים, כאשר ההבדל בין אירוע משפחתי ואינטימי של 50 איש, לבין אירוע של 300 איש, הוא דרמטי מאוד, וכל אחד מהם מצריך התייחסות שונה לחלוטין, לצד בחירות שונות של מקום, אוכל, עיצוב ואפילו תוכנית. מהבחינה הזו, בחירת המקום היא קריטית במיוחד, שכן, במקום מרווח מדי, האווירה באירוע עלולה להיפגע, כתוצאה מתחושה של התפזרות וחוסר חיבור בין המשתתפים. לעומת זאת, אם תבחרו במקום קטן מדי, האורחים שלכם עלולים לסבול באופן פיזי, מצפיפות, שזה מצב שמאוד חשוב להימנע ממנו, על אחת כמה וכמה בימי קורונה.

עניין של סטייל

אוקיי, בואו נבהיר משהו בתור התחלה, זה שהחלטתם ללכת על אירוע קטן, לא אומר שעכשיו זה הסגנון שלו. קטן זה לא סגנון, אלא מידת גודל. אין מנוס, אתם חייבים להיכנס לעובי הקורה ולהבין מי אתם, מה אתם, ולהחליט איזה סגנון צריך לאפיין את האירוע שאתם מפיקים. חשוב מאוד להיות מגובשים ולהגדיר את המאפיינים של העניין הזה מבעוד מועד. אפשרות אחת שיכולה לסייע לכם עם החלק הזה, היא לבחור קונספט מסוים ומוגדר לאירוע. למשל – מסיבה בסגנון כפרי, מסיבת דיסקו, מסיבה בשחור לבן, אירוע בסגנון וינטג׳ ועוד ועוד… העניין תלוי רק בכם. ברגע שנסגרתם על נושא לאירוע או על קונספט מסוים, מהרגע הזה יהיה כבר הרבה יותר קל לדעת איך הוא ייראה (מבחינת עיצוב), איזה אוכל יהיה בו, איזו מוסיקה תתנגן בו ואיך סגנון בילט אין, אתם מחפשים באולם האירועים. כעת נותר לכם רק לעשות ״סקאוטינג״ ולבקר במקומות שעונים על הדרישות הגיאוגרפיות שלכם, לצד הצרכים שלכם מבחינת הקיבולת, ולבחון – האם הוא מתאים לסגנון בו בחרתם.

אילו ספקים ושירותים המקום יכול להציע לכם?

במיוחד כשמדובר באירוע קטן, יהיה לכם קל יותר אם תוכלו להשיג את כל הספקים שאתם זקוקים להם דרך אולם האירועים. באולמות אירועים מבוססים ומקצועיים, לא פעם ישנם ספקים קבועים הפועלים במקום, לרבות חברת קייטרינג, די.ג׳יי, מעצבי תפאורה, וכמובן טכנאי סאונד והגברה. מומלץ לבחור במקום שיכול לחבר אתכם עם הספקים הקבועים או להציע לכם שירות כולל ונרחב. כך, למעשה, לא רק שנמחקות לכם שלל משימות חשובות מהרשימה, מה גם שאתם יכולים להיות רגועים יותר כששכרתם את שירותיהם של ספקים שמכירים את המקום על בוריו, ויודעים כיצד לפעול בו באופן החלק והיעיל ביותר. מינימום תקלות ובלת״מים זה הדיבור.