אירוע חברה

שילוב של תוכן מותאם אישית, טכנולוגיה חדשנית, חוויות קולינריות ייחודיות והזדמנויות נטוורקינג מובנות – כל אלה יחד יוצרים אירוע שהוא הרבה יותר מסתם עוד מפגש עסקי. אירוע שהופך לפלטפורמה ליצירת קשרים משמעותיים, להעברת מסרים חזקים ולקידום מטרות עסקיות, בדרך יצירתית ומעוררת השראה. כללי אצבע בהפקת אירוע חברה מיוחד ומקורי

בעולם העסקים הדינמי של ימינו, אירועים תאגידיים הם הרבה יותר מסתם התכנסויות פורמליות. הם הזדמנות ייחודית ליצור רושם, לחזק קשרים ולהניע מהלכים עסקיים משמעותיים. אך כיצד מפיקים אירוע עסקי שבאמת יזכר?

הנה כמה טיפים מתקדמים להפקת אירועים לחברות במרכז, שיעזרו לכם להפוך את האירוע הבא שלכם לחוויה מיוחדת במינה.

בחירת המיקום לאירוע: לחשוב מעבר לאולמות הקונבנציונליים

אחד הטרנדים המובילים כיום בתחום האירועים העסקיים הוא בחירת לוקיישנים ייחודיים ומפתיעים. במקום אולמות אירועים סטנדרטיים, חברות רבות בוחרות במקומות כמו גלריות לאמנות, מוזיאונים, או אפילו מבנים היסטוריים. לדוגמה, גלריות בוהמיות במרכז תל אביב הפכו לאחרונה למוקד משיכה לאירועים עסקיים, כאשר הן מביאות לשולחן ערך מוסף, ובעיקר אווירה ייחודית, המשלבת בין האלגנטי ליצירתי.

הבחירה של אולמות אירועים במרכז שיש בהם אלמנטים מקוריים ושונים, מעניקה לאירוע אופי מיוחד ומספקת נקודת פתיחה מצוינת לשיחות ונטוורקינג. יתרה מזאת, הסביבה האמנותית יכולה לעורר השראה ולעודד חשיבה יצירתית – נכס יקר ערך בכל מפגש עסקי.

תוכן מותאם אישית: כוחה של הפרסונליזציה

בעידן הנוכחי, היבט ההתאמה האישית הולך וגובר, וכמובן, אינו פוסח על תחום האירועים העסקיים. אירוע מוצלח הוא כזה הפונה ישירות אל הקהל שלו, ומותאם לו באופן יסודי ומדויק. כל אלמנט באירוע צריך להיבחר מתוך המחשבה על הקהל הספציפי – זה מתחיל מההזמנות ונמשך עד לפרטים הקטנים ביותר באירוע עצמו. שקלו את האפשרות ליצור חוויות מותאמות אישית עבור המשתתפים – החל מתגי שם אינטראקטיביים שמציגים מידע רלוונטי על כל משתתף, ועד לתוכן ומצגות המותאמים לתחומי העניין הספציפיים של הנוכחים.

טכנולוגיות כמו מציאות רבודה (AR) יכולות לשחק תפקיד מרכזי כאן. למשל, אפליקציה ייעודית לאירוע יכולה לאפשר למשתתפים לסרוק אובייקטים או יצירות אמנות בחלל ולקבל מידע מותאם אישית או הצעות לנטוורקינג.

קיימות: אירועים ירוקים הם העתיד

קיימות היא לא רק גימיק או טרנד חולף – היא הכרח עסקי ואתי. אירועים עסקיים מודרניים צריכים לשקף את המחויבות של החברה לסביבה. הדבר יכול לבוא לידי ביטוי באמצעות שימוש בחומרים ממוחזרים לעיצוב האולם, בחירה בקייטרינג מקומי ואורגני, או אפילו שילוב של פעילויות "ירוקות" כחלק מהאירוע.

אולמות אירועים רבים במרכז הארץ, לרבות גלריות וחללים אלטרנטיביים, מציעים כיום אפשרויות לאירועים ירוקים. זו לא רק דרך להפחית את טביעת הרגל האקולוגית של האירוע, אלא גם להעביר מסר חזק על ערכי החברה.

טכנולוגיה משולבת: תשכחו מהמצגות הסטנדרטיות

כאשר מדובר באירוע עסקי מודרני, ועל אחת כמה וכמה אם מדובר באירוע של חברה מתחום ההייטק, הטכנולוגיה צריכה להיות חלק אינטגרלי מהאירוע, ולא רק תוספת חביבה. שקלו שימוש בפתרונות כמו הקרנות מתקדמות, מסכי LED אינטראקטיביים, או אפילו הולוגרמות לפרזנטציות מרשימות במיוחד. בגלריות אמנות, למשל, ניתן לשלב טכנולוגיה עם יצירות האמנות ליצירת חוויה אינטראקטיבית ייחודית.

אל תשכחו את החשיבות של שידור חי ואפשרויות להשתתפות מרחוק. אירועים היברידיים, המשלבים נוכחות פיזית עם השתתפות וירטואלית, הם כבר לא העתיד – הם ההווה.

חוויות קולינריות: מעבר לבופה הסטנדרטי

האוכל הוא חלק מרכזי בכל אירוע, אבל באירוע עסקי מוצלח הוא הופך לחוויה בפני עצמה. במקום להסתפק בבופה סטנדרטי, שקלו אפשרויות יצירתיות יותר. תחנות אוכל אינטראקטיביות, שפים שמבשלים במקום, או אפילו סדנאות קולינריות קצרות, יכולים להפוך את הארוחה לחלק הכי משמעותי באירוע, והדבר רלוונטי לכל סוג של אירוע. במיוחד אם אתם מקיימים את האירוע בתל אביב, הציפיות של האורחים בכל הנוגע לקולינריה – הן גבוהות. 

בחרו תפריט שמשקף את הנושא או המטרה של האירוע. למשל, אם האירוע עוסק בחדשנות, שקלו להציע מנות המשלבות טכניקות בישול מולקולריות או מזון עתידני.

נטוורקינג מתוכנן: יצירת הזדמנויות למפגשים משמעותיים

נטוורקינג הוא אחת המטרות העיקריות של מרבית האירועים העסקיים, אבל לעתים קרובות הוא נותר תלוי ביוזמת המשתתפים, ואינו מובנה מספיק. שקלו לשלב פעילויות או משחקים המעודדים אינטראקציה בין המשתתפים. למשל, אפליקציות נטוורקינג ייעודיות יכולות לבצע התאמות בין משתתפים, על בסיס תחומי עניין משותפים.

מדידה והערכה: מעבר למשוב בסיסי

אירוע מוצלח הוא כזה שמשיג את מטרותיו. אבל כיצד מודדים הצלחה? מעבר לטפסי משוב בסיסיים, שקלו שימוש בכלים מתקדמים יותר. טכנולוגיות מעקב יכולות לספק מידע על תנועת המשתתפים באירוע, לזהות אילו תחנות או פעילויות היו הפופולריות ביותר, ואפילו לנתח את רמת המעורבות, באמצעות זיהוי הבעות פנים.

ניתוח מדיה חברתית יכול לספק תובנות על האימפקט הרחב יותר של האירוע, מעבר למשתתפים הישירים. שימוש בנתונים אלה יכול לסייע בתכנון אירועים עתידיים ובהבנת ה-ROI האמיתי של האירוע.

סיכום: יצירת חוויה כוללת

בסופו של דבר, אירוע עסקי מוצלח הוא יותר מסכום חלקיו. הוא צריך ליצור חוויה כוללת שמשאירה רושם עמוק ומתמשך על המשתתפים. בחירה במיקום ייחודי כמו גלריה בוהמית במרכז תל אביב יכולה להיות נקודת פתיחה מצוינת, אבל היא רק חלק מהפאזל.

שילוב של תוכן מותאם אישית, טכנולוגיה חדשנית, קיימות, חוויות קולינריות ייחודיות ואפשרויות נטוורקינג מתוכננות – כל אלה יחד יוצרים אירוע שהוא הרבה יותר מסתם עוד מפגש עסקי. אירוע שהופך לפלטפורמה ליצירת קשרים משמעותיים, להעברת מסרים חזקים ולקידום מטרות עסקיות בדרך יצירתית ומעוררת השראה.

זכרו, המפתח הוא לחשוב מחוץ לקופסה ולהתאים כל אלמנט באירוע למטרות ולקהל היעד שלכם. עם תכנון נכון והתמקדות בחוויה הכוללת, האירוע העסקי הבא שלכם יכול להיות לא רק מוצלח, אלא גם מעורר השראה ורב השפעה.

ישנם מספר אלמנטים קריטיים שאסור להתפשר עליהם, כאשר מפיקים אירוע חברה בעיר. פני האירוע הם פני הארגון, וכל אחד מהמרכיבים העיקריים בו מדבר בעד עצמו. מהם הדברים שחשוב לשים עליהם את הדגש ולוודא שהם בסטנדרטים הכי גבוהים שיש?

כאשר מתכננים אירוע חברה בתל אביב, עיר הידועה בסטייל, בקצב מהיר, בתרבות ובאווירה דינמית במיוחד, ישנם מספר אלמנטים קריטיים שאסור להתפשר עליהם. כדי להבטיח את הצלחת האירוע שלכם, יש להקפיד על בחירת אולם האירועים המתאים, כזה שעומד בסטנדרטים של האירוע שלכם ושל החברה העומדת מאחוריו. כמו כן, לוקיישן, סטייל ואווירה הם מאפיינים שלא ניתנים למשא ומתן, והם הדברים ש״עושים את האירוע״. לא פחות חשוב – לבחור בקפידה את הספקים שיפעלו באירוע שלכם ואת השירותים הספציפיים שיסופקו לאורחים.  

אם גם אתם עוסקים בהפקת אירועים לחברות בתל אביב, להלן פירוט של הרכיבים החיוניים המדוברים, לצד טיפים נוספים שעיקרם להדריך אתכם כיצד להפיק אירוע בסטנדרטים גבוהים ולדעת לעשות את הסלקציה – על מה ניתן להתפשר ועל מה ממש לא. 

1.הבסיס לכל אירוע איכותי: בחירת אולם האירועים הנכון

אולם האירועים הוא יותר מסתם לוקיישן בו משתתפי האירוע שלכם עומדים להתכנס. זהו המצע והרקע שעליהם ירקם האירוע שלכם, ולכן יש למקום הזה חשיבות על. בעת בחירת מקום לאירוע עסקי בתל אביב, יש לקחת בחשבון את הגודל והפריסה של חללי האולם, כדי להבטיח שאלו יתאימו לכמות האורחים שלכם, אבל באופן מדויק. מחד, המשתתפים אמורים לנוע בתוך המקום הזה בנוחות, תוך הקלה על זרימת האירוע, אך מאידך, יש להיזהר ממקרה בו האולם גדול מדי, והאורחים שלכם עלולים להתפזר בו יתר על המידה, מה שיוביל להימנעות מתקשורת זה עם זה. העניין הזה חשוב מכפי שנדמה, מאחר ואירועים עסקיים רבים עוסקים במפגש וחיבור בין אנשים.

כמו כן, גם לאקוסטיקה במקום יש תפקיד חשוב, שכן היא יכולה להשפיע באופן משמעותי על בהירות וחדות המצגות והנאומים. בנוסף, יש לבצע הערכה מקיפה של היכולות הטכנולוגיות של המקום, ולוודא שהציוד במקום יכול לתמוך בצרכים האודיו-ויזואליים שלכם, החל מהקרנת מצגות ועד סטרימינג בשידור חי.

כמעט מובן מאליו שגם האסתטיקה של האולם צריכה להתאים לנושא של האירוע שלכם, וליצור חוויה מגובשת וסוחפת עבור המשתתפים.

2.חשיבות המיקום: לוקיישן אטרקטיבי ימשוך יותר משתתפים לאירוע

מיקום האירוע הוא גורם מכריע בכל הנוגע להבטחת נוכחות גבוהה באירוע וחוויה נוחה וחיובית עבור כל המשתתפים. בחרו במיקום נגיש ומרכזי,שניתן להגיע אליו בקלות באמצעות אמצעי תחבורה שונים, החל מרכב פרטי ועד לאוטובוסים ורכבות.  בין אם זה לוקיישן קרוב לכבישים ראשיים, למוקדי תחבורה ציבורית, או אפילו לשדה התעופה, אם כלולים ברשימת המוזמנים גם משתתפים מחו״ל. זמינות החניה היא גורם נוסף שיש לקחת בחשבון, והוא מבטיח שמי שבוחר להגיע באמצעות רכב פרטי, יוכל לעשות זאת ללא טרחה מיותרת. הקרבה לבתי מלון, מסעדות ושירותים אחרים יכולה גם היא לשפר את החוויה עבור אורחים המגיעים מחוץ לעיר, ולהפוך את הביקור שלהם בתל אביב למהנה, גם מעבר לתחומי האירוע עצמו.

3.הסטייל של האירוע הוא הפנים של החברה

סגנון האירוע שלכם צריך להדהד את המותג של החברה המארגנת ואת המסר שאתם רוצים להעביר. העניין הזה מתרחב מעבר לאסתטיקה בלבד, אלא שהוא משפיע נחרצות על האווירה ואופי האירוע. בין אם אתם מכוונים לסגנון רשמי ומתוחכם או למפגש באווירת קז׳ואל מודרנית, הסגנון של המקום ישפיע על האווירה, שבתורה תשפיע על מצב הרוח של המשתתפים ותשפיע גם על רמת המעורבות שלהם והאופן בו הם מתרשמים מהאירוע. כדאי להיות עקביים ולשמור על קו אחד בסגנון, שיבוא לידי ביטוי החל מההזמנות ועד לעיצוב האולם. באופן זה תיצרו חוויה מגובשת, עם מיתוג מובהק שמחזק את הזהות והערכים של החברה.

4.עיצוב האווירה הנכונה – התחושה הבלתי מוחשית שעוטפת את האורחים

האווירה של האירוע שלכם עשויה להיות גורם מכריע בהצלחתו. התחושה הבלתי מוחשית הזו שעוטפת את האורחים שלכם, ומשפיעה על מצב הרוח ועל רמת המעורבות שלהם. גורמים כמו תאורה, מוזיקה ואפילו ריח יכולים לתרום לאווירה, ליצור סביבה המעודדת נטוורקינג, שיתופי פעולה או כל דבר אחר שאתם שואפים להשיג באמצעות המפגש אותו אתם מפיקים. מסיבה זו, מומלץ להשקיע, לרדת לפרטים הקטנים ולהתאים את כל האלמנטים הללו, כך שיתמכו ביעדי האירוע, בין אם הם לעורר יצירתיות, לחגוג הישגים או לטפח שותפויות אסטרטגיות.

5.בחירת שירותים וספקים מהשורה הראשונה: אף אירוע לא

שום אירוע לא יכול להצליח ללא תמיכה של שירותים וספקים אמינים. החל מחברת קייטרינג איכותית ועדכנית ועד לשירותי בידור שונים, כל ספק ממלא תפקיד בחוויה השלמה של המשתתפים באירוע שלכם. בחרו בספקים בעלי רקורד מוכח בתל אביב, אשר מבינים את הניואנסים המקומיים ויכולים לספק שירותים בסטנדרטים הגבוהים שהאירוע שלכם דורש. בין אם מדובר בהכנת מנות גורמה והרכבת תפריט מותאם, המספק מענה גם למגוון העדפות תזונתיות, או בהבטחה שהציוד האודיו-ויזואלי פועל ללא רבב, איכות הספקים שלכם יכולה לשדרג את האירוע שלכם מאירוע טוב לחוויה בלתי נשכחת.

לסיכום, הפקת אירוע חברה בתל אביב היא הזדמנות לתת במה לחברה שלכם באחת הערים הכי שוות בעולם, ובוודאי בישראל. כאשר אתם מסרבים להתפשר על אולם האירועים, על הלוקיישן, הסטייל, האווירה ועל בחירת השירותים והספקים, אתם מכינים את הקרקע לאירוע החותר למצוינות ומותיר רושם מתמשך על האורחים שלכם. זכרו, הצלחת האירוע שלכם היא השתקפות של המותג שלכם, אז שווה להשקיע באלמנטים הקריטיים הללו כדי ליצור חוויה המתיישרת עם הסטנדרטים ועם והשאיפות של החברה שלכם.

בין שמדובר באירוע חברה, מסיבה פנימית המיועדת לעובדים, ובין שמדובר באירוע עסקי באווירה מקצועית או אפילו כנס – יש לפניכם המון עבודה ומטלות ואינסוף פרטים הדורשים את תשומת לבכם. אבל בואו נשים רגע את כל אלו בצד, ונדבר על המשימה החשובה ביותר – מציאת האולם המושלם לאירוע. ככה עושים את זה

אנחנו יודעים, אתם לא ישנים הכי טוב בלילות האחרונים, כי יש לכם פרויקט גדול וחשוב מאוד על הראש – הפקת אירוע עסקי, ואתם רוצים לוודא שאתם עושים את הדבר הנכון, מקבלים את ההחלטות הנכונות ובשורה התחתונה, שהכל יהיה מושלם, ומי ששכר את שירותיכם לצורך ההפקה יהיה הכי מרוצה בעולם.

לא פשוט המצב הזה, אבל בואו נירגע רגע, כי יש כללים מסוימים, מאין מתווה, שאם תלכו לפיו, שלב אחר שלב ותבדילו בין עיקר לטפל, תוכלו להבטיח שהאירוע הזה יהיה הצלחה כבירה.

בין שמדובר באירוע חברה, מסיבה פנימית המיועדת לעובדים, ובין שמדובר באירוע עסקי באווירה מקצועית, או אפילו כנס – יש לפניכם המון עבודה ומטלות ואינסוף  פרטים הדורשים את תשומת לבכם. אבל בואו נשים רגע את כל אלו בצד, ונדבר על המשימה החשובה ביותר, וההחלטה שעליכם לקבל בהקדם – מציאת מקום לאירועים עסקיים. לבחירת המקום הנכון עבור האירוע, תהיה השפעה עצומה על ההצלחה הגורפת של האירוע שלכם.

ישנן סיבות רבות, מדוע מציאת האולם צריכה להיות הדבר הראשון בסדר העדיפויות שלכם, והדבר הראשון שתפנו אליו את תשומת הלב והמשאבים שלכם. לא כל אולמות האירועים מתאימים לאירועי חברה ולאירועים עסקיים. האולם שתבחרו חייב להתאים באופן מדויק לכמות  האורחים, לכלול אופציות ראויות של קייטרינג, להיות במיקום מרכזי ונוח, ולהציע שירותים נוספים שאתם זקוקים להם עבור האורחים או לצורך הפונקציות העסקיות שלכם באירוע. מכיוון שאתם מארחים אירוע חברה, המקום צריך להציע גם סביבה מקצועית המתאימה למותג העסקי הניצב מאחורי ההפקה כולה.

כמה נתונים שיש לאסוף לפני שמתחילים בחיפוש אחר האולם המתאים

אנחנו מבינים שאתם להוטים מאוד להתקדם עם תהליך ההפקה ובוודאי תשמחו שמציאת האולם תהיה מאחוריכם. אבל חשוב לעבוד מסודר, על מנת להבטיח שהמקום שתסגרו בסופו של דבר, יהיה המקום המתאים ביותר לאירוע אותו אתם מפיקים. אז לפני שמתחילים בחיפוש עצמו, הנה כמה דברים שכדאי לכם להגדיר ונתונים שחשוב לאסוף:

מהו סוג האירוע בדיוק?

לא כל אירוע עסקי מתאפיין באותם הפרמטרים, וחשוב מאוד להבדיל בין סוגי האירועים לפני שמתחילים לחפש אולם. ישנם אירועי חברה, אירועים פנימיים המיועדים לעובדי החברה, כאשר לעתים מטרת האירוע היא פשוט לשמח ולפנק את העובדים, לחגוג הישג מסוים של החברה או פשוט לערוך מסיבה לרגל חג כמו פורים, סילבסטר וכו׳. אירועים מסוג זה יכולים להיערך במשך ערב אחד, ולעתים יכולים להיות חופשה של כמה ימים אליה נשלחים העובדים. לעומת זאת, לעתים תידרשו להפיק אירוע עסקי שמאפייניו שונים לחלוטין – אירוע המיועד ללקוחות החברה, לאנשי עסקים מהתחום או ללקוחות פוטנציאליים, שמטרתו שיווקית ומסחרית יותר. ישנם גם כנסים מקצועיים המיועדים לעובדים מתחום מסוים, ואירועים שתכליתם מפגש בין אנשי עסקים, מינגלינג ויצירת קשרים עסקיים.

כך או כך, חשוב מאוד להבין בפני איזה סוג אירוע אתם ניצבים, לפני שמתחילים לחפש את האולם עבורו. אירועים עם מאפיינים שונים דורשים מתקנים שונים, ספקים שונים, ואף סגנון עיצוב שונה. ישנה חשיבות רבה מאוד להתאמה המדויקת של מה שהאולם יכול להציע לכם, אל מול הצרכים הספציפיים של האירוע.

מהו היקף האירוע?

פרמטר שאנשים נוטים לפעמים להמעיט בערכו, וחבל. החשיבות של התאמת גודל האולם למספר המשתתפים באירוע היא קריטית. כמובן, אולם קטן מדי עלול להביא לצפיפות ואי נוחות באירוע – זהו היבט שכן חושבים עליו בדרך כלל, ושואפים להימנע ממנו. זהו היבט חשוב גם מבחינה בטיחותית כמובן. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון גם את הצד השני של המטבע – מקרים בהם האולם גדול מדי. במיוחד באירועים בהם הדגש הוא על חיבור בין אנשים, לרבות מסיבות חברה ואירועי מינגלינג, חשוב שהמקום לא יהיה מרווח מדי, כך שיגרום למשתתפים להתפזר בחלל ולא להתחבר ולתקשר זה עם זה. באופן זה, מטרת האירוע המרכזית עלול הלהתפספס וחבל על כל ההשקעה. לכן, אם רשימת האורחים מסתכמת במקסימום של 250 איש, כדאי למקד את החיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב, ובכך גם לסנן מהרשימה מקומות רבים שאינם רלוונטיים עבורכם ולחסוך בזמן יקר.

מהו התקציב לאירוע?

ודאי שלא מומלץ להתחיל לחפש אולם עבור אירוע, כאשר אתם לא סגורים על התקציב העומד לרשותכם לצורך ההפקה בכלל והאולם בפרט. עוגמת נפש משמעותית עלולה להיגרם כאשר תמצאו מקום שנראה לכם מושלם, אך הוא חורג משמעותית מגבולות התקציב. עם זאת, יש לציין שבמקומות מסוימים יתכן ויסכימו ללכת לקראתכם ולהתגמש עם המחיר, במידה ותוכלו להתפשר על מועד האירוע ועל מרכיבים מסוימים בו. אם מצאתם מקום נהדר, אבל התקציב לא עולה איתו בקנה אחד, שווה לנסות ולהתמקח. כמו כן, ישנם מרכיבים אחרים באירוע שאולי ניתן לקצץ מהם, ולהעביר חלק לתקציב המיועד לשכירת האולם. כאמור, האולם הוא הגורם החשוב ביותר והמשפיע ביותר על הצלחת האירוע, ולכן שווה לעתים להתפשר על מרכיבים אחרים עבור המקום המושלם.

מהיכן מגיעים רוב האורחים?

לוקיישן הוא עניין משמעותי ביותר בכל אירוע באשר יהיה, כאשר השאיפה היא שהאולם יהיה ממוקם באזור כמה שיותר נגיש, מרכזי ונוח להגעה עבור חלקם הגדול של המוזמנים, אם לא עבור כולם. לכן, לפני שניגשים לחפש אולם עבור האירוע, חשוב לבדוק מהיכן (בארץ, אך גם לקחת בחשבון אורחים מחו״ל המגיעים משדה התעופה ו/או שוהים בבית מלון) צפויים להגיע אליו. המטרה היא למצוא מקום שהנסיעה אליו תהיה קצרה ופשוטה.

מהם המאפיינים המרכזיים של המשתתפים?

אחרי שנגענו בהיבטים הטכניים החשובים, ניגע קצת בעניין של סגנון. לפני שמתחילים לחפש מקום לאירוע, חשוב לבחון ולהבין את המאפיינים המרכזיים של האורחים. האם מדובר בעובדי הייטק צעירים? האם מדובר באנשי עסקים מתחום מסוים? מהו טווח הגילאים ומהם המאפיינים המרכזיים של המשתתפים, לרבות מקום מגורים ותחום עיסוק? נתונים אלו יסייעו לכם לבחור את המקום בסטייל המתאים.

10 טיפים לבחירת המקום המתאים לאירוע עסקי

לאחר איסוף הנתונים החשובים לגבי התקציב, הסגנון, המטרות וההיקף של האירוע אותו אתם מפיקים, אפשר להתחיל בחיפוש המקום המתאים ביותר. אבל גם כאן, כדאי לעבוד באופן נכון ומסודר, על מנת לערוך חיפוש יעיל וקצר ככל הניתן. 

הנה כמה טיפים שיעזרו לכם בבחירת אולם לאירוע חברה במרכז:

מיקום מרכזי ונוח להגעה

כאמור, חשוב מאוד לאתר אולם במיקום מרכזי. במידה והאורחים שלכם מגיעים ממקומות שונים, אתם רוצים שהמקום שלכם יהיה נגיש עבור רובם ככולם. מיקום מרכזי, עם גישה לכבישים ראשיים, יקל על האורחים שלכם. קחו בחשבון שאם ההשתפות באירוע היא אופציונלית, רבים מהמוזמנים עלולים לבטל את השתתפותם במידה והאירוע יערך במיקום מרוחק ובלתי נגיש עבורם. 

גודל המקום

כאמור, ההתאמה של גודל החלל לכמות המשתתפים באירוע היא חשובה מאין כמותה. השאיפה היא למצוא מקום שלא ירגיש ריק מדי וכמובן לא יהיה צפוף מדי. באותה הזדמנות, כדאי לחשוב על צרכים נוספים של האירוע, ולרדת לפרטים של הלו״ז, לרבות הפעילויות השונות – האם אתם זקוקים ללובי או לחדר מנוחה, האם אתם זקוקים לחלל שיתאים למינגלינג, האם צפויים להשתתף אורחים מיוחדים שאולי יזדקקו לחדר פרטי שיאפשר להם להתכונן בנוחות להרצאה שלהם וכו׳. במידה וצפויים אורחים שמגיעים מרחוק, יתכן שכדאי לבדוק לגבי מקומות לינה באזור.

לוגיסטיקה

אירועים עסקיים ואירועי חברה, מצריכים המון התעסקות לוגיסטית מצדכם המפיקים. כשאתם מחפשים את המקום המתאים לאירוע, כדאי לבדוק כיצד אנשי הצוות והפסיליטיז במקום יכולים להוריד לכם מטלות מהרשימה ולסייע. בדקו האם המקום מציע פריטי ריהוט לרבות שולחנות, כיסאות, מפות וכלים. האם יש להם ציוד אודיו וסאונד איכותי, וכן שירותי תפעול של כל אלו. כמו כן, מומלץ לבדוק האם השירותים האלו כלולים במחיר שכירת האולם, או שהם יתווספו למחיר הנתון. קחו בחשבון שאם תצטרכו לשכור כל אחד מאלו לחוד, העלויות יגדלו במידה ניכרת.

מה מייחד את האולם הזה?

מקום מיוחד שווה אירוע מיוחד, כזה שידברו עליו עוד חודשים קדימה. כאשר אתם ניגשים לבחון אולם אירועים כזה או אחר, חשוב לבדוק מה מיוחד בו. מהו האלמנט שמבדיל אותו בין כל אולמות האירועים הגנריים שנראים אותו דבר, וכבר ביקרתם בעשרות כאלו. ישנם מקומות מיוחדים לאירועים בתל אביב שהדברים המייחדים כל אחד מהם משתנים – זה יכול להיות עיצוב בסגנון מובהק ובלתי רגיל, זה יכול להיות לוקיישן יוצא דופן כמו חוף הים, הפארק, גג עם נוף מטורף ועוד. נסו לבדוק מקומות שהם לאו דווקא בקונספט של אולם אירועים ״רגיל״, אלא מקומות שהוסבו לכדי אולם אירועים, כמו מועדוני לילה, גלריות לאומנות וכו׳. סמכו על עצמכם, כשתמצאו את המקום המיוחד – אתם תדעו לזהות אותו.

שירותי קייטרינג ובר

כידוע, האוכל והמשקאות באירוע עשויים להכריע – האם זהו אירוע מוצלח ומפנק, או פחות. כאשר אתם מגיעים לאולם אירועים, בדקו האם המקום מציע שירותי קייטרינג ובר, ואם כן – מהי הרמה והאיכות של אלו. שכירת שירותים אלו בנפרד לא רק עלולה להגביה את ההוצאות שלכם באופן דרמטי, מה גם שהיא עלולה לסרבל אתכם ולהוות פתח לתקלות רבות. במילים אחרות, אם המקום כולל קייטרינג שווה, הוסיפו לו עוד הרבה נקודות בטבלת ה״בעד״.

עד כמה האולם יכול להקל עליכם עם ספקים ושירותים שונים?

אנשי הצוות באולמות אירועים מקצועיים, מיומנים ומכירים היטב את הביזנס. כתוצאה מכך, יש להם קשרים עם ספקים איכותיים, שאתם בוודאי זקוקים לשירותיהם באירוע. בדקו עם צוות המקום לגבי השכרת ציוד כמו מפות וכלי אוכל, צלמים, שירותי סאונד ו/או תקליטנים שעובדים איתם באופן קבוע, ועוד שירותים שאתם עשויים להזדקק להם. אתם וצוות המקום חולקים מטרה משותפת – שניכם רוצים שהאירוע שלכם יעבור בצורה חלקה ומוצלחת, אז אל תהססו להשתמש בניסיון ובקשרים שלהם.

מצאתם מקום מושלם? אל תחכו

לאחר שמצאת את המקום המתאים – שריינו אותו מיד. לא פעם מפיקים בוחרים להמתין ולהמשיך לבדוק אפשרויות, לעתים מתוך תקווה שיצוץ מקום זול יותר וכו׳. 

קחו בחשבון שהמקומות האיכותיים והשווים נתפסים מהר, כאשר מזמינים אותם חודשים מראש בדרך כלל. כדאי לבצע את ההזמנה של האולם כמה שיותר זמן מראש, על מנת שתוכלו להתקדם עם המשימות הנוספות בהפקה.

למרות שיש מרכיבים רבים לתכנון אירוע בלתי נשכח, מציאת מקום מתאים היא משימה מורכבת בפני עצמה. המקום הנכון מבטיח שהאירוע שלכם יתנהל לפי התכנון, ויספק הפתעה והנאה גדולה לאורחים למשתתפים. הרי אורחים מרוצים מחזקים את תדמית החברה ויוצרים מוניטין מצוין.

בנוסף, אולם האירועים האולטימטיבי יכול להפוך את תהליך תכנון האירוע להרבה יותר חלק. אולם טוב יכול לעזור לספק לכם את כל הפונקציות והכלים הנדרשים כדי ליצור אירוע מושלם ומנוהל היטב – החל מאלמנטים דקורטיביים כמו מפות ותפאורה ועד חיבור עם ספקים אחרים הדרושים להפקת האירוע העסקי שלכם.

חמשת הפרמטרים הבאים מהווים את עמודי התווך של בחירת מקום אירועים מוצלחת:

קיבולת

זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל בחירת אולם אירועים שאינו מתאים למספר המשתתפים באירוע, יכולה להרוס עבודת תכנון של חודשים. מה שנראה כמו המקום הנכון, עשוי להתגלות כטעות אם הוא מכיל פחות אנשים מרשימת המוזמנים שלכם. אמנם אפשר לצפות למספר משתתפים נמוך יותר בפועל, אך אתם ממש ללא רוצים לגלות שהאורחים שלכם נדחסים לתוך חלל קטן וצפוף מדי או שלא תהיה זרימה מספקת של אוויר במקום. במצב כזה, הדבר היחידי שהמשתתפים יזכרו מהאירוע שלכם הוא את חוסר הנוחות שלהם.

מצד שני, עליכם לבדוק שאולם האירועים שאתם רוצים לא גדול מדי עבור מספר המוזמנים שלכם. בחירה באולם אירועים גדול מדי עשויה ליצור תחושה דלילה ולפגוע באווירה.

ערכו רשימת מוזמנים ומקדו את החיפושים שלכם בחללי אירועים עם קיבולת מתאימה למספר המשתתפים הצפוי באירוע. אין טעם לבחון אולמות אירועים קטנים או גדולים מדי, מכיוון שזה עשוי לגבות מכם זמן יקר ולגרום לבחירה שגויה שעשיה לעלות בהצלחת האירוע העסקי שלכם.

לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן

השתדלו לבחור אולם אירועים במקום שיהיה הנוח ביותר עבור האורחים שלכם. מיקום מצוין יאפשר ליותר מוזמנים להגיע למקום ולקחת חלק. אם מדובר באירוע חברה המתקיים אחרי העבודה, נסו לתכנן אותו קרוב למקום העבודה. אם מדובר באירוע עסקי שפונה לקהל חיצוני, העדיפו אולם אירועים במיקום מרכזי ונגיש במיוחד, כךך שיותר אנשים יוכלו להשתתף בו ולהגיע אליו בקלות מכל מקום. 

בחירת אולם לאירוע חברה באזור המרכז תאפשר לכם להגדיל את מספר המשתתפים באירוע שלכם ותעניק להם אפשרויות הגעה רבות ומגוונות מכל חלקי הארץ.

העדיפו מקום אירועים הממוקם בסמוך לצירי תנועה מרכזיים ותחבורה ציבורית. גלרייה דובנוב ממוקמת במתחם שרונה בתל אביב ומציעה נגישות מרבית עם קרבה לכבישים ראשיים, לתחת רכבת ולקווי אוטובוס רבים. זה מאפשר לאורחים רבים להגיע למקום באופן מהיר ופשוט מכל מקום בו הם נמצאים.

אמצעים טכנולוגיים 

על אף שאירועי חברה רבים אינם עוסקים בנושאים טכנולוגיים, הטכנולוגיה במקום האירוע חשובה.

כדי האירוע שלכם יתנהל באופן מיטבי, תצטרכו לוודאש שמקום האירוע מספק אמצעים טכנולוגיים מגוונים ואיכותיים כגון מערכת סאונד מתקדמת ומערכות מולטימדיה ותאורה. כלים טכנולוגיים איכותיים, יאפשרו לכם לנהל את האירוע היטב, לערוך סדנאות, נאומים, השקות, מסיבות ועוד.

אם אתם מתכננים להביא דיג'יי לאירוע, וודאו כי מקום האירוע מספק עמדה מסודרת לדיג'יי עם הציוד הדרוש לו. במידה ואתם רוצים להעביר פרזנטציה,  בדקו אם המקום מספק מסכים איכותיים ורחבים או מקרן במידה ויש לכם צורך בכך. אולם אירועים עם ציוד טכנולוגי מגוון ואיכותי יאפשר לכם להפיק את האירוע באופן פשוט יותר ויחסוך לכם טרחה וכסף על השגת הציוד הנדרש.

אוכל ומשקאות

אוכל מצוין הוא הדרך הבטוחה לשביעות רצונם של המשתתפים באירוע. בחירת השילוב הנכון של מנות המוגשות במזנון או מנות המוגשות בישיבה, תעניק לאורחים שלכם חוויה קולינרית מצוינת. התאימו את האוכל וסגנון ההגשה לאופי האירוע ואל תשכחו לקחת בחשבון את השתיה המוגשת במקום. העדיפו מקום אירועים עם בר משקאות מגוון ומקצועי. כזה שיציע לאורחים שלכם מגוון משקאות איכותיים וטעימים התואמים את הלך הרוח של האירוע.

באירועים מסוימים תוכלו להציע בר משקאות אלכוהולים, באחרים רק משקאות קלים ובאירועים מסוימים כדאי לשים דגש דווקא על היצע השתיה החמה המוגשת במקום. בכל מקרה, וודאו שמקום האירוע ערוך להציע מגוון משקאות המתאימים לאירוע שלכם ויעניקו למשתתפים באירוע חוויה מעולה.

אל תשכחו את אפקט ה"וואו" 

אירועים מוצלחים ובלתי נשכחים תמיד יכללו מרכיב מיוחד, כזה שגורם לאנשים לחוש תחושת התפעלות מהאירוע. אפקט ה"וואו" הזה יכול להיות קשור בתוכן שתציג באירוע כמו השקעה של מוצר או שירות מיוחד, נאום או הרצאה של אדם מוביל בתחומו, פעילות חברתית מרתקת ומחברת או מסיבה מושקעה ומהנה במיוחד.

בנוסף לפרמטרים הללו עליהם אחראים מפיקי האירוע, יש גורמים נוספים שיכולים ליצור תחושת "וואו" ותלויים בבחירת מקום האירוע כגון חוויה קולינרית מצוינת ומיוחדת, עיצוב מרשים של מקום האירוע או מיקום מצוין שמעניק נוחות מירבית למשתתפים. 

וודאו כי אתם מארגנים ומפיקים אירוע מיוחד אשר יצור תחושה ייחודית ומרתקת עבור המשתתפים באירוע, כך שתוכלו לומר ללא צל של ספק שהיה אירוע מוצלח.

המקום האולטימטיבי לאירועים עסקיים 

גלרייה דובנוב הוא מתחם אירועים תל אביבי וחדשני הממוקם במתחם שרונה ומאפשר הפקת אירועים עסקיים בתל אביב. הנגישות הגבוהה למקום האירוע היא אחד היתרונות הגדולים של המקום. בזכות הקרבה לתחנת הרכבת, לתחבורה ציבורית ענפה ולכבישים ראשיים, ניתן להגיע למקום בקלות ובמהירות מכל חלקי הארץ. בנוסף המקום מעוצב היטב ומאפשר פריסה גמישה של האירוע. 

גם החוויה הקולינרית שמציעה הגלריה מלאה בטעמים, צבעים ומגוון רחב של מנות טעימות להפליא ואלו רק חלק מהיתרונות שהמקום מציע לאירועים עסקיים. 

אם אתם מחפשים את המקום האולטימטיבי לאירועי חברה, בואו לערוך אירוע בלתי נשכח בגלרייה דובנוב. 

אירועי חברה ניזמים בדרך כלל לשם כמה מטרות, כאשר העיקרית בהן היא הגיבוש בין העובדים, אך לא פחות מכך, על מנת לחזק את מיתוג המעסיק, כלומר לתרום למוניטין של החברה ולשביעות הרצון של העובדים. כך תוודאו שהאולם שבחרתם הוא הטוב ביותר עבור האירוע

מאז הקורונה, חלו שינויים דרמטיים בתרבות הארגונית של חברות גדולות. עובדים רבים עברו למודל של עבודה מהבית , ובלא מעט ארגונים החליטו להמשיך במתכונת הזו, ולשים את הדגש על פרודוקטיביות ועל שביעות רצון העובדים. עם זאת, בעקבות המעבר למודלים היברידיים של עבודה מרחוק, הקשרים הפרונטליים בין העובדים החלו להתפספס, ואחד הדברים שנולדו בעקבות כך, לשם מתן מענה לבעיה זו הם הפקת אירועי חברה, שתורמים לגיבוש בין הצוותים ולתחושת השייכות של העובדים לארגון.

אירועי חברה ניזמים בדרך כלל לשם כמה מטרות, כאשר העיקרית בהן היא הגיבוש בין העובדים, אך לא פחות מכך, על מנת לחזק את מיתוג המעסיק, כלומר לתרום למוניטין של החברה ולשביעות הרצון של העובדים, מתוך התחושה והידיעה שהחברה משקיעה בעובדים שלה, ויוזמת עבורם גם אירועי פנאי מהנים ומושקעים. במילים אחרות – לפנק, לפנק, לפנק…

במקרים רבים, כאשר המטרה היא לגבש בין העובדים, משלבים באירועי החברה גם פעילויות קבוצתיות שונות המעודדות עבודת צוות, תוך כדי משחק ובידור.

אם הוטלה על כתפיכם המשימה להפיק אירוע מסוג זה, אתם ניצבים בפני מספר אתגרים לא פשוטים, אך אם תעבדו באופן מסודר ויעיל, אין ספק שתצלחו אותם והתוצאה הסופית תהיה אירוע מדויק ומוצלח, שהעובדים והחברה יפיקו ממנו הרבה.

כמה טיפים חשובים להפקת אירוע חברה מוצלח

1.תקציב

ככל הנראה, בשלב בו אתם נמצאים, קיבלתם לידיכם את הגדרות התקציב שגובש לשם האירוע. כעת עליכם להבין כיצד יש לחלק אותו ולייעד כל חלק עבור מרכיבים שונים באירוע. אחד הדברים החשובים בשלב זה, הוא להבין מהו הסכום העומד לרשותכם לצורך שכירת האולם. כך, ברגע שתתחילו לחפש אחר מקום לאירוע חברה, תוכלו באופן מיידי להצליב את הנתונים ולהבין אם הוא מתאים למגבלות התקציב שלכם. כשתסיירו בין אולמות שונים, תתחילו לקבל מושג לגבי התמחור בפועל, והדבר יסייע לכם בניהול משא ומתן. לרוב המקומות המיועדים לאירועים עסקיים, יהיו גם אפשרויות תמחור מדורגות, שיכולות לעזור לכם לשחק עם התקציב. כך או כך, השאיפה היא כמובן שמחיר האולם, מצד אחד, יהיה משתלם ומהצד השני, שתוכלו להשיג במקום הזה את כל המטרות שלכם מהאירוע, במחיר הנתון.

2.פריסת החללים באולם

בשלב הבא, כלומר לאחר שווידאתם כי הצעת המחיר של האולם מתאימה לתקציב שלכם, מומלץ להתמקד באופן פריסת החללים שבתוך האולם. אירועי חברה, ובמיוחד כאלו שמטרתם גיבוש בין הצוותים בארגון, בדרך כלל כוללים הרצאות, מצגות, פעילויות קבוצתיות, אתנחתות לצורך מינגלינג, הגשת כיבוד וכו'. בעת בחירת האולם, רצוי לוודא שפריסת החללים תואמת את הצרכים של האירוע, בדגש על כל סוגי הפעילויות המתוכננות. עוד נקודה חשובה להתייחסות, היא גודל המקום ביחס לכמות המוזמנים לאירוע. חשוב לוודא שמצד אחד, המקום יהיה מספיק גדול ומרווח, ומהצד השני, שיהיה גם אינטימי מספיק, במיוחד כאשר מדובר באירוע שמטרתו גיבוש וחיבור בין אנשים. השאיפה היא להימנע גם ממצב שהחלל ריק והאווירה לוקה בחסר, והן ממצב של צפיפות ואנשים המתחככים במרפקים אחד של השני. שווה לדון בכך עם נציגי האולם, ולתכנן יחד לפרטי פרטים את הפריסה של המקום בהתאם לתוכנית האירוע.

3.מתקנים

אחד הפרמטרים שיסייעו לכם לדעת שהגעתם למקום המתאים, הוא המתקנים והמכשירים שהאולם מצויד בהם. מתחילים מהדברים הבסיסיים ביותר, ובודקים למשל האם יש מספיק חדרי שירותים כדי להכיל את כל המשתתפים בנוחות, מבלי שיצוור צוואר בקבוק ותורים משתרכים. האם המקום מצויד בפריטי ריהוט נחוצים? בדרך כלל, אירועי חברה כוללים הפעלות גיבוש בצוותים, ופעילויות בקבוצות קטנות יותר, כך שיש לוודא שבמקום יש מספיק כיסאות ושולחנות מתאימים. במקומות מודרניים רבים, יש גם ספות ופריטי ריהוט נאים ונוחים, שמעניקים למקום גם נראות יפה ועדכנית יותר, וחשוב מכך – מאפשרים למשתתפים באירועים להתרווח בנוחות ואף לנוח בעת הצורך.

4.ציוד טכני 

כאמור, אירועים עסקיים ואירועי חברות, בדרך כלל כוללים מצגות, הרצאות ושימוש נרחב במחשבים ובטלפונים ניידים. לכן, כאשר אתם בוחנים את התאמתו של אולם אירועים כזה או אחר לאירוע אותו אתם מפיקים, חשוב לוודא שהמקום מצויד במערך טכנולוגי מתקדם. בדקו – האם יש במקום חיבור Wi-Fi חזק ואמין? האם האולם מצויד במקרנים ומערכת סאונד שיספקו לאורחים את החוויה הטובה ביותר? האם המקום מעמיד לשירותכם צוות טכני שיוכל לסייע אם משהו ישתבש במהלך האירוע? אלו דברים שחשוב לקחת בחשבון, על מנת להבטיח שהאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ככל האפשר.

5.האם המקום מיוחד ושונה?

נכון שקודם כל יש לוודא שהמקום מרווח מספיק ומצויד בכל המכשור והמתקנים שאתם זקוקים להם על מנת שהאירוע יתנהל באופן חלק. אבל גם להיבטים של אסתטיקה וסגנון יש חשיבות רבה מאוד, הן להצלחת האירוע וההנאה של המשתתפים בו, והן למוניטין של החברה ולאופן תפיסתה בעיני העובדים. לכן, כדאי להשקיע ולחפש מקומות מיוחדים לאירועים. אולם האירועים הוא פניו של האירוע אותו אתם מפיקים, וככל שהוא יהיה יותר מרשים, יותר מסוגנן ויותר מיוחד – כך גם האירוע עצמו. בדקו – האם הושקעה מחשבה בעיצוב המקום – האם פריטי הריהוט נבחרו בקפידה, האם הצבעים במקום יוצרים הרמוניה, האם גופי התאורה נאים ופריטי הדקורציה מתאימים ונבחרו בסטייל? כמו כן, בדקו האם במקום יש תחושה של ״מקום אחר״, כלומר יש בו משהו שונה משאר המקומות שראיתם. אם השבתם בחיוב על כל השאלות הללו – כנראה שהגעתם למקום הנכון.