מִקרֶה

אולמות אירועים הם עמוד השדרה של כל אירוע מוצלח, בין אם מדובר באירוע חברה, חתונה, חגיגת יום הולדת גדולה או כל אירוע פרטי או עסקי אחר. הבחירה באולם אירועים יכולה להפוך את האירוע להצלחה או לאכזבה ולכן חשוב כל כך לבחור את אולם האירועים הנכון. האולם האידיאלי צריך להיות עם אווירה מעולה, חלל, פריסה ושירותים מתאימים כדי שיתאים לכל אירוע באופן מושלם.

כמעט בכל חלל אירועים ניתן למצוא יתרונות וחסרונות אך יש מספר פרמטרים שהופכים אולמות אירועים למעולים, כאלה שאנשים ממליצים עליהם ושהופכים כל אירוע למוצלח ומהנה.

אלה כמה מהדברים הבולטים שמייחדים אולמות אירועים מומלצים:

מיקום מצוין

למיקומו של אולם האירועים יש חשיבות מכרעת להצלחת אירוע. אולם האירועים צריך להיות נגיש בקלות, רצוי במיקום מרכזי, וקרוב לתחבורה ציבורית כמו קווי אוטובוסים רבים ותחנת רכבת. המיקום צריך להיות גם בטוח ונעים כדי להבטיח שהאורחים ירגישו ביטחון ונוחות להשתתף באירוע. אחד הדברים שמשותפים לאולמות אירועים מומלצים רבים הוא המיקום שלהם – אולמות אירועים מעולים לרוב יהיו במיקום מרכזי ונגיש שנמצא בקרבת כבישים ראשיים ומאפשר הגעה קלה ומהירה למקום בכל חלקי הארץ.

גודל החלל ופריסה

חלל אולם האירועים צריך להיות מרווח מספיק כדי להכיל את מספר האורחים המשתתפים באירוע. אולמות אירועים איכותיים צריכים להיות עם חלל גמיש שניתן להגדיר כך שיתאים לסוגים שונים של אירועים. בנוסף, החלל צריך להיות גדול מספיק כדי להכיל שולחנות, כיסאות, קישוטים, רחבת ריקודים, במה וכל ציוד אחר הדרוש לאירוע. אולמות מומלצים לרוב יכללו חלל מרווח המאפשר תנועה נוחה ונעימה לאורחים ומספר אזורים שונים שניתן להשתמש בהם לצרכים שונים של מארגני האירוע והאורחים.

אווירה טובה

האווירה באולם האירועים קריטית להצלחת האירוע. אולמות אירועים טובים צריכים להיות בעלי אווירה נעימה ומסבירת פנים שיוצרת תחושה נינוחה ומרגיעה בקרב האורחים. האווירה במקום צריכה לשקף את נושא האירוע ולהתאים לסגנון ולתוכן שלו. אולם אירועים מעוצב היטב יכול ליצור לאורחים חוויה בלתי נשכחת ותחושה טובה שתלווה אותם לאורך כל שהותם במקום האירוע.

שירותים ומתקנים מעולים

אולמות אירועים מומלצים לרוב כוללים את כל השירותים הדרושים כדי להפוך את האירוע להצלחה. שירותים אלה כוללים מערכות סאונד, תאורה, מקרנים, מסכים, Wi-Fi ומיזוג אוויר איכותי שמתאים לכל עונה. המתקנים באולם אירועים איכותי יהיו מוקפדים וברמה גבוהה החל מהשולחנות והכיסאות, דרך הבר ועד לתאי השירותים במקום.

קולינריה משובחת 

קולינריה מעולה היא מרכיב קריטי בכל אירוע מוצלח, והיא אחד הגורמים העיקריים שיוצרים הבדל משמעותי בין אולמות אירועים מומלצים לשאר.

האוכל המוגש באירוע יכול לעשות רושם מתמשך על האורחים ולתרום לחוויה הכוללת שלהם. אולמות אירועים מעולים צריכים להחזיק צוות קולינרי מנוסה ומיומן שיוצר תפריט מגוון ומענג העונה על הצרכים של האורחים. התפריט במקומות אירועים אלו לרוב יהיה ניתן להתאמה אישית, תוך התחשבות בהגבלות תזונתיות, העדפות קולינריות וטעמים אישיים.

המרכיבים המשמשים להכנת האוכל צריכים להיות באיכות גבוהה, טריים ומוקפדים כדי ליצור חוויה קולינרית מעולה וחסרת פשרות. אולמות אירועים מומלצים לרוב יחזיקו מתקנים וציוד מטבח חדישים על מנת להבטיח שהאוכל יוכן ויוגש ביעילות ובסטנדרטים הגבוהים ביותר.

גם הצגת האוכל במקומות אלו צריכה להיות מושכת מבחינה ויזואלית, ומתאימה לנושא הכללי הכללי של האירוע ולסגנון שלו. צוות המלצרים והמטבח באולם אירועים איכותי אמור להיות מקצועי, ידידותי וקשוב, ולדאוג שהאורחים יטופלו לאורך כל האירוע.

שירות מצויין 

שירות מצוין למארגני האירוע ולאורחים הוא היבט חיוני בכל אירוע מוצלח. אולמות אירועים מומלצים בדרך כלל כוללים צוות מסור של אנשי מקצוע הזמינים לסייע למארגני האירוע ולאורחים לפני, במהלך ואחרי האירוע.

צוות המקום, החל ממנהל האולם ועד למלצרים ולברמנים, צריך להיות ידידותי, בעל ידע נרחב ומוכן לעשות את המאמץ הנוסף כדי להבטיח שהאירוע יצליח ויהיה לשביעות רצונם של המארגנים והמשתתפים. שירות מצוין הוא פרמטר בולט בקרב אולמות מומלצים במרכז וברחבי הארץ והוא יוצר חוויית שירות מעולה למארגני האירוע שממהרים לפרגן ולספר עליו למתעניינים אחרים.

נקיון

גם ניקיון אולם האירועים הוא גורם חשוב במיוחד להצלחת האירוע ולשביעות רצונם של המארגנים והאורחים. אולמות אירועים מומלצים צריכים להיות נקיים, מתוחזקים היטב והיגייניים. במקומות אלה שמים דגש מיוחד על ניקיון יסודי של האולם לנקות את אולם, ומתקני השירותים צריכים להיות מתוחזקים ומצוידים היטב. אולם אירועים נקי ומתוחזק יוצר רושם חיובי על האורחים ותורם להצלחת האירוע.

גמישות

אולמות אירועים מומלצים הם כאלה שמגלים גמישות ומוכנים לבצע התאמות לסוגים שונים של אירועים. אולם האירועים אמור להיות מסוגל להכיל שינויים לאורך תהליך ארגון האירוע ולספק פתרונות לשלל בעיות בלתי צפויות שעלולות להתעורר. אולם אירועים מצוין גם יהיה גמיש מבחינת שעות הפעילות ויהיה מוכן להכיל אירועים שנמשכים כל היום או עד השעות הקטנות של הלילה.

תמורה טובה למחיר

העלות של אולם אירועים יכולה להשתנות באופן משמעותי, בהתאם למיקום והשירותים המוצעים. אולמות אירועים מומלצים הם כאלה שמציעים תמורה מעולה למחיר, עם תמחור שקוף וללא עלויות נוספות הנסתרות מעיניי הלקוחות.

לסיכום, הצלחת אירוע תלויה בבחירה נכונה של אולם אירועים מומלץ ואיכותי. אולמות אירועים מומלצים בדרך כלל מאופיינים במיקום מעולה, חללים מרווחים וגמישים, אווירה טובה, צוות מצוין וכל השירותים הדרושים לאירוע מושלם.

אם אתם מחפשים מקומות מיוחדים לחתונה במרכז, מתחם האירועים גלריית דובנוב עשוי להיות המקום האידיאלי עבורכם. לא במקרה הגלריה זוכה להמלצות רבות בקרב לקוחות פרטיים ועסקיים כאחד. במקום תוכלו לערוך מגוון אירועים בהתאמה אישית וליהנות משירותים מגוונים ומעולים, קולינריה משובחת, עיצוב מהמם ומיקום אידיאלי במתחם שרונה בתל אביב.  

חגיגות יום ההולדת הזה הן ביג דיל. זו ההזדמנות לעצור רגע ולהביט על הדרך שעברתם בגאווה, וגם לחגוג בגדול. החל מבחירת האולם ועד להגדרת נושא מרכזי למסיבה – מהי הדרך הנכונה להפקת האירוע?

אין ספק, חגיגות יום הולדת 40 הן ביג דיל. זה הזמן לעצור רגע ולהביט בגאווה ובהוקרה על כל השנים בהן קטפתם הישגים, רשמתם הצלחות, התגברתם על אתגרים, צמחתם, התמודדתם, וכן, גם נהניתם מהחיים, למה לא? מדובר באבן דרך חשובה, שבהחלט יש לציין אותה, ויש לא מעט דרכים לעשות זאת. אפשר ולגיטימי בהחלט ללכת על כל הקופה, לחפש מקום לחגוג יום הולדת 40 במרכז, ולהזמין את כל מי שאתם מכירים ואוהבים, כולל חברים שהולכים איתכם מהתיכון, מהצבא, מהאוניברסיטה, מהעבודה, מהטיול אחרי צבא ועוד (בישראל אין לזה סוף, כידוע), ואם זה פחות הקטע שלכם, אפשר גם אפשר להפיק אירוע קטן ואינטימי, בחיק המשפחה והחברים הקרובים ביותר בלבד. 

הכל על הפקת מסיבת יום ההולדת ה-40

תכנון מסיבת יום הולדת 40 לעצמכם או עבור מישהו קרוב אחר, עשוי להיות כיפי ומרגש מצד אחד, אך מהצד השני מדובר בפרויקט מאתגר למדי, שאם רוצים לעשות אותו נכון, יש הרבה מרכיבים ושלבים שיש לקחת בחשבון. כל עוד תתכננו את תהליך ההפקה באופן מסודר ונכון, תוך שאתם מפרקים את ההפקה לשלבים פשוטים , תוכלו להבטיח שהאירוע יהיה מוצלח, וגם שלא תגיעו אליו ״עם הלשון בחוץ״.

אז בין שהחלטתם ללכת עד הסוף ולהרים אירוע גדול ורב משתתפים, ובין שבחרתם להיות קצת יותר סולידיים, הנה כמה טיפים חשובים ומועילים, שיסייעו לכם להפיק את האירוע על הצד הטוב ביותר.

בחירת המקום ושריון התאריך הם הצעד החשוב ביותר

הצעד הראשון והחשוב ביותר בהפקת האירוע, עוד לפני שהתחלתם בכלל לחקור ולתכנן את הפרטים, הוא לקבוע מועד לחגיגה, שיהיה או בתאריך יום ההולדת עצמו, או ביום סמוך לו. בלא מעט מקרים, בוחרים לחגוג בערב חמישי או בסוף השבוע, על מנת שהמשתתפים יוכלו להנות במסיבה ולא לדאוג מכך שלמחרת הם צריכים לקום מוקדם ולתפקד בעבודה וכדומה. כך או כך, חשוב להיסגר על המועד כמה שיותר זמן לפני שמתחילים בחיפוש אחר האולם, ולשאוף לשריין תאריך עם האולם כמה חודשים לפני האירוע, על מנת שיישאר לכם טווח זמן מספק לסגור את יתר הקצוות, לתאם תאריך עם הספקים השונית ולוודא שהמועד מסתדר למרבית המוזמנים לאירוע. 

בשלב הבא, ובאופן מיידי למדי, תרצו להתחיל בחיפוש האולם. אבל מאיפה מתחילים? יש כל כך הרבה אופציות וקשה להחליט במה להתמקד. אז הנה כמה פרמטרים שיכוונו אתכם אל המקומות המתאימים ביותר:

היקף אירוע יום ההולדת

אחד הפרמטרים החשובים ביותר לבחירת האולם המתאים, הוא כמובן גודל האירוע. בניגוד לחתונות, למשל, בהפקת יום הולדת קל יותר להחליט ולדעת כמה אנשים ישתתפו באירוע יום ההולדת. אחרי שחתן/כלת השמחה החליטו, או שהחלטתם למענם, בהתחשב בהעדפותיהם האישיות, תוכלו לדעת פחות או יותר כמה משתתפים יהיו במסיבה. חשוב שגודל האולם יתאים בדיוק לכמות האנשים שעומדים לפקוד את האירוע – לא קטן מדי, כמובן, אבל גם לא מרווח מדי. גם כי חבל על ההשקעה הכספית בשטח מיותר, וגם כי הדבר עלול לפגוע בהתלכדות של המשתתפים וכך גם באווירה.

האזור ממנו מגיעים המוזמנים

אם אתם רוצים להעלות את אחוזי ההשתתפות במסיבת יום ההולדת ולהבטיח שיהיה שמח, כדאי לבחור במיקום מרכזי, נוח, נגיש ואטרקטיבי לחגיגה. לדוגמא, אם עברתם את הסעיף הראשון ואתם יודעים שיש לכם כמאה מוזמנים ברשימה, ורובם מתגוררים ועובדים באזור המרכז, אפשר למקד את החיפוש אחר אולם לאירועים קטנים בתל אביב.

התקציב העומד לרשותכם

אם אתם מעוניינים לחסוך בזמן, בכאב ראש וגם בעוגמת נפש בתהליך ההפקה, כדאי שתגבשו תקציב לאירוע בשלבים הראשונים וחשוב שתעשו זאת לפני שאתם מתחילים בחיפוש האולם. כמובן, כדאי להשאיר מעט טווח לגמישות עם התקציב אל מול הצעות המחיר של האולם, אבל באופן כללי, חשוב שתדעו איפה אתם עומדים ואילו מקומות אתם יכולים להרשות לעצמכם.

הסגנון של חתן/כלת השמחה

כאן נכנס פרמטר חשוב מאוד, במיוחד אם אתם מארגנים את האירוע עבור מישהו אחר החוגג את יום הולדתו בקרוב. הסגנון, הסטנדרטים והעיצוב באולם האירועים, חייבים להתאים לאלו של ילד/ת יום ההולדת. הסגנון המרכזי של האולם הוא הסגנון של האירוע שלכם. אם תבחרו במקום שיש בו סטייל, במסיבת יום ההולדת הזו יהיה סטייל, ויהיה ניתן לראות, לחוש, לשמוע ואפילו להריח אותו, ברגע שנכנסים למקום.

מסיבת קונספט: בחירת נושא מרכזי לאירוע תבטיח הצלחה

אחד הדברים שהופכים אירוע מ״עוד אחד״, לייחודי ומיוחד, הוא הגדרת קונספט, נושא מרכזי אחד למסיבה. ישנם שלל נושאים ורעיונות שניתן לבחור בהם או פשוט לשאוב מהם השראה: החל מבחירה בעשור ספציפי – מסיבת נושא של שנות ה-80 או מסיבת נושא של שנות ה-90, ועד למסיבה בסגנון ״פול מון״ או פשוט, מסיבה בסגנון בוהו שיק כפרי. ברגע שמגבשים קונספט (וגם כאן, רצוי מאוד להתחשב בטעמם של החוגגים המרכזיים), הבחירות של שאר המרכיבים, החל מהאולם עצמו ועד המוזיקה והאוכל, נהיות פשוטות יותר ואף מדויקות יותר. הנושא הנבחר צריך לבוא לידי ביטוי בכל אחד מהמרכיבים של האירוע – החל מהאולם עצמו ועד הקוקטיילים שיוגשו למשתתפים.

כמובן, אין אין אין חגיגה, בלי ארוחה טובה, כך שחשוב להשקיע בעניין האוכל, גם אם לא תגישו במסיבה ארוחה של ממש, אלא רק ״פינגר פוד״, חשוב שהוא יהיה מושקע, טרנדי והכחי חשוב – טעים.

כל הפקה מקצועית ונכונה, מתחילה מרשימות מסודרות של המטלות, ודירוג של רמת החשיבות והדחיפות שיש לטפל בהן. כמה דגשים וטיפים שיסייעו לכם לייעל את תהליך הפקת החתונה

וואוו זה באמת קורה. כבר כמה חודשים שאתם ב״היי״ מטורף מאז האירוסין, ועכשיו זה מתחיל להיות אמיתי. צריך לפצוח בתהליך הפקת האירוע הגדול (או הקטן, תלוי בכם), וזה מתחיל לקבל צורה. השילוב של ההתרגשות העצומה, יחד עם חוסר הניסיון שלכם בהפקת אירועים, עלול לייצר סטרס גבוה ולא מעט חששות. יש לכם המון דברים לסגור, המון בחירות לעשות וים של החלטות לקבל, כאשר כל אחת מהן נדמית לכם חשובה וגורלית יותר מהשנייה. אז רגע לפני שנכנסים לטירוף מיותר, ומתחילים לסבול מנדודי שינה ומלחץ, הנה כמה דגשים וטיפים לתכנון חתונה מושלמת – שיעשו לכם סדר.

קודם כל להבין מהו סדר העדיפויות שלכם

כל הפקה מקצועית ונכונה, מתחילה מרשימות מסודרות של המטלות, המדורגות לפי רמת החשיבות והדחיפות שיש לטפל בהן. אם אתם רוצים לעבוד ממש כמו מפיקי אירועים מקצועיים, חשוב שיהיה גם ״דד ליין״, כלומר תאריך יעד לביצוע כל משימה. במרבית המקרים, בהפקת חתונות, ההיגיון אומר שהמשימות החשובות והדחופות ביותר יהיו מציאת האולם ושריון תאריך ושעה, ובחירת שירותי קייטרינג שיפעלו באירוע, בהתאם לתאריך ולשעה שנקבעו מול האולם. תשמחו לשמוע שלא פעם, ניתן לסגור את שתי המשימות החשובות האלו בבת אחת, כלומר לשכור אולם שמציע גם שירותי קייטרינג שכבר פועלים בו ״בילט אין״. מעבר לכאב הראש והזמן שהאופציה הזו תחסוך מכם, יש בה יתרונות נוספים – צוותי קייטרינג שמכירים אולם מסוים, ובמיוחד את המטבחים שלו ואת פריסת המקום, מבחינת מערך ההגשה והפינוי, עובדים ביעילות רבה יותר וכל החלק הזה של הגשת המנות לאורחים (שהוא אחד החשובים באירוע, אם לא ה-), זורם ומתקתק טוב יותר. כמובן, אין זה אומר שאנחנו ממליצים להתפשר על איכות האוכל – אם לא התחברתם למנות, לסגנון ולרמה, המשיכו לחפש חברה אחרת. יש לציין שאם הגעתם לאולם אירועים בסטנדרט גבוה, סביר שגם חברת הקייטרינג הפועלת בתוכו היא ברמה גבוהה, בהתאם. באותו האופן, ברוב המקרים תוכלו לסגור גם את שירותי הבר (אלכוהול), הפועלים במקום.

רק לאחר בחירת האולם וחברת הקייטרינג, ושריון המועד מול כולם, תוכלו להתקדם למרכיבים נוספים של האירוע – בחירת די.ג׳יי, צוות צילום, עיצוב האולם לקראת האירוע, איפור-שיער, שמלת כלה וחליפת חתן, מתנות לאורחים, תכנון טקס החופה והתוכנית האומנותית ועוד אטרקציות או דברים קטנים יותר שאולי תרצו לשלב באירוע.

דגשים לבחירת האולם: מה יש לקחת בחשבון?

התקציב

במסגרת רשימת המטלות שאתם מכינים, המשימה הראשונה והחשובה ביותר, למעשה קודמת לאולם בחשיבותה, היא כמובן הגדרת התקציב לאירוע. בלי לדעת מהו הסכום שעומד לרשותכם לצורך החתונה, לא תוכלו בעצם להתקדם עם אף משימה, בוודאי לא עם בחירת האולם. לכן, לאחר שדיברתם עם ההורים, אספתם מכל הצדדים את הסכומים שהם העניקו לכם ברוב נדיבותם, חשוב לערוך רישום מדויק ולהבין מהו המספר הסופי שאתם יכולים לעבוד איתו. כמובן, האולם הוא בדרך כלל המרכיב היקר ביותר בין מרכיבי האירוע (אלא אם אתם מתכננים להביא את עומר אדם להופיע בחתונה, או למשל להגיע בעצמכם במטוס פרטי, לא שופטים). לכן, חשוב לדעת מבעוד מועד כמה כסף יש לכם לצורך האולם, ורק אז לצאת ולחפש מקום שתוכלו לעמוד בדרישותיו.

ההיקף

מובן מאליו שאי אפשר לבחור מקום לחתונה מבלי לדעת קודם כמה אנשים עומדים להשתתף באירוע שלכם, לפחות בהערכה גסה. בשלב הזה גם תידרשו להחליט – האם אתם מעוניינים באירוע גדול, שימנה יותר מ-200 איש, או שמא אתם מעדיפים חתונה אינטימית ומצומצמת. בהחלטה הזו מעורבים כמה גורמים – קודם כל יש לבדוק האם התקציב שלכם בכלל מאפשר לכם לקיים אירוע גדול, וגם האם יש גורמים אחרים שרוצים לקחת חלק בהחלטה הזו, לכאן או לכאן. לעתים קרובות, ההורים מעוניינים להזמין רבים ממכריהם, למשל, מה שלא משאיר ברירה אלא להגדיל את היקף המשתתפים באירוע. העניין הזה עלול ליצור לא מעט מתח, וחשוב שתהיו נאמנים לעצמכם בהחלטה הזו, תוך שאתם מזכירים לעצמכם שזה קודם כל ומעל הכל – האירוע שלכם, הכלה והחתן.

הסגנון

כמובן, אחד הפרמטרים החשובים בבחירת האולם הוא כמו הסגנון שלו אל מול הסגנון שלכם. ישנם זוגות שחולמים להתחתן בטבע, במקום פתוח, ישנם זוגות שמעדיפים נוחות מודרנית ומדמיינים דווקא אירוע באווירה אורבנית עם אדג׳ וסטייל ועוד ועוד. כל מקום מעוצב באופן שונה, ומציע אווירה שונה לחלוטין. גם כאן, חשוב מאוד להיות נאמנים לעצמכם ולוודא שהמקום שאתם בוחרים ישקף את הסגנון האישי שלכם.

המיקום

במקרים רבים, כאשר מחפשים אולם לחתונה, המיקום הוא פרמטר קצת ״אנדר-רייטד״ שתופס חשיבות משנית למדי, וחבל. למעשה, המיקום של האולם יכול להוות גורם מכריע של ממש בחוויה של האורחים שלכם. אם ההגעה לחתונה שלכם תאלץ את המשתתפים לבלות למעלה משעה על הכביש, ההנאה שלהם תלך ותיפגע, וגם המצב בו הם יגיעו בסופו של דבר לאירוע, ישתנה בהתאם. במיוחד אם האירוע נערך בשעות הערב, לדבר הזה יש משמעות גדולה. חישבו על כך שהאורחים שלכם עושים את דרכם לחתונה לאחר יום עבודה, ואז עוד צפויה להם נסיעה מתמשכת… בקיצור, הבנתם את הרעיון. במילים אחרות, ככל שתצליחו למצוא מקום נגיש, מרכזי וקל להגעה, כך נקודת הפתיחה של האירוע שלכם תהיה טובה יותר.

המועד

השאלה העיקרית שצריכה להישאל בהקשר של מועד האירוע, היא האם מדובר באירוע ערב או חתונה ביום שישי בצהריים. לא כל המקומות המיועדים לאירועים מתאימים לשני המועדים, ולא בכל אולם קיימת האופציה הזו. לכן, לפני שמתחילים לחפש אולם, כדאי לחשוב איזה מועד יותר מדבר אליכם, ובכך לצמצם את המבחר ולייעל את תהליך החיפוש.