אולמות לאירועים קטנים

כל מעסיק בחברה גדולה מבין כמה חשוב להשקיע באירועים עבור העובדים, ואם יש סיבה טובה למסיבה, כמו חג הפורים, חייבים למנף את ההזדמנות. כך תפיקו אירוע חברה לפנתיאון

כמה שחסרות לנו סיבות לחגוג ולשמוח בשנה הזו, ואם כבר צצה סיבה, צריך ללכת עד הסוף עם העניין הזה ולתת בראש. אין חג יותר מסיבתי, סוער ושמח מאשר חג הפורים. משהו בקטע הזה של התחפושות, שמאפשרות לאנשים להתחבא מאחוריהן ותוך כדי כך להשתחרר, המצווה המעולה – לשתות לשוכרה, הצבעוניות העזה של התחפושות, האביזרים והקישוטים, פשוט מכניסות את כולם לאווירה, ובמילים אחרות, אין מצב שמסיבה בחג הזה לא תהיה מוצלחת. נתוני הפתיחה הם פשוט ללא תחרות.

לא סתם, מעסיקים רבים (ובמיוחד הטובים והמצטיינים שבהם), בוחרים להפיק מסיבת פורים לחברה. האירוע הזה, הוא כר פורה לשחרר את העובדים משגרת היומיום שלהם, ולהעניק להם חוויה משחררת, מהנה, מגבשת ואפילו בלתי נשכחת, כזו שעוד ידברו עליה במסדרונות המשרד לאורך שנים… 

כיום, כבר יותר ויותר מעסיקים מבינים עד כמה חשוב להשקיע בפן הזה, באירועים פנים ארגוניים, שמוסיפים הרבה נקודות לחברה והופכים אותה לאטרקטיבית יותר. במיוחד בעידן בו התחרות על כל עובד טוב הולכת וגוברת, בעיקר בתחום ההייטק, בו יש ביקוש שהולך ועולה לעובדים איכותיים, כבר ברור לחברות שהן צריכות להציע לעובדים שלהן הרבה יותר ממשכורת טובה. העובדים מבלים את רוב היום שלהם, את השעות הכי טובות שלהם, בחללי המשרדים של מקום העבודה, ואתם המעסיקים – צריכים כל הזמן לחשוב איך אתם מנעימים את הזמן שלהם שם, ולא די בכך – יוצקים גם ערך לסיפור זה. בהיבט הזה של אירועי חברה, הערך הוא חיזוק הקשר בין העובדים, יצירת הוויי משותף, שיגבש אותם יחד, ובשורה התחתונה – יגרום להם לרצות להגיע כל בוקר לעבודה.

כך תפיקו את מסיבת הפורים הכי שווה בעיר

אז אתם כבר מבינים שאתם פועלים בשוק מאוד תחרותי, כאשר החברות המקבילות אליכם נמצאות במלחמה מתמדת על משאבי האנוש, לצדכם. מסיבת פורים היא הזדמנות מעולה להרשים את העובדים שלכם, ואפילו להרוויח מוניטין שייצא למרחקים, אחרי שידברו על האירוע שלכם בכל התעשייה. הנה כמה טיפים להפקת מסיבה מוצלחת במיוחד. 

לוקיישן ייחודי, בהתאמה להיקף ולסגנון העובדים

כאשר אתם בוחרים את המקום בו תקיימו את המסיבה, חשוב לשים לב למספר פרמטרים. קודם כל המיקום – מן הסתם, חשוב שיהיה קרוב למיקום משרדי החברה, ויאפשר לעובדים להגיע אליו בקלות. הדבר תופס חשיבות גבוהה עוד יותר כאשר מדובר במסיבת פורים, כאשר אתם מעוניינים להניח להם לשתות עד לא ידע…

שנית, זכרו שהמקום הוא האירוע, כלומר האולם הזה מכתיב את איך שהאירוע ייראה וכמובן את האווירה שתשרור בו. ראשית, שימו לב לגודל המקום. אם מדובר באירוע בו ישתתפו למעלה מ-300 איש, כמובן שכדאי לבחור אולם גדול ומרווח, שיכיל את כולם בנינוחות. מצד שני, אם מדובר בהיקף קטן יותר, מומלץ לחפש אחר אולמות לאירועים קטנים, מאחר ואם באווירה עסקינן, מקום שגדול על העובדים שלכם, עלול לייצר אווירת ריקנות הלוקה בחסר – בדיוק הפוך מזו שאתם שואפים להשיג במסיבת פורים סוערת ושמחה. כעת, יש להתאים גם את סגנון המקום למאפיינים הספציפיים של העובדים שלכם. לדוגמא, אם מדובר ברוב של בני עשרים פלוס, ייתכן שיתאים מקום עם אופי יותר "מועדוני", לעומת זאת, אם מדובר במבוגרים, אולי מקום באווירה קצת יותר מתונה ואינטימית יתאים יותר. אל תקלו ראש בפרמטר הזה, הוא חשוב מאין כמותו ביצירת אווירה ואירוע מוצלח וזורם. 

קונספט מוגדר לאירוע

אחד הדברים שיכולים לתמוך באווירה ייחודית, בזרימה של המשתתפים עם התוכנית וביצירת התרגשות כבר לפני האירוע, הוא יצירת קונספט מסוים למסיבה. לדוגמא, אם תחליטו שאתם עורכים מסיבת פורים בנושא שנות השבעים והדיסקו פיבר, ותבקשו מכולם להתחפש בהתאם, ההיענות להתחפשות ולשיתוף פעולה כללי – תיגדל באופן משמעותי. גם אלו שפחות אוהבים להתחפש, ויותר נחבאים אל הכלים, יענו בחיוב ואף יפתיעו, אם תגדירו עבורם קונספט מסוים. כמו כן, קונספט הוא עניין שמאוד יכול לגבש את האווירה ולתמוך ולהקל על תוכנית ההפקה באופן כללי. ברגע שמחליטים על נושא מסוים, כבר ברור יותר לאיזה סגנון של מקום לפנות, כיצד לעצב את המקום, אילו שירים יהיו בפלייליסט ועוד. 

תוכנית אומנותית

אם דיברנו על הוויי פנימי של העובדים, התוכנית האומנותית של הערב הזה לא רק יכולה להקפיץ ולהרים אותו כמה רמות למעלה, אלא גם ליצור ריקושטים (בקטע טוב הפעם), שימשיכו את הגל של האירוע הזה לעוד זמן רב קדימה. בערב כזה, מומלץ במיוחד להשקיע בתוכנית שתדבר באופן אישי אל העובדים, לרבות סרטון וידאו מצחיק, רוויי בבדיחות פנימיות, הופעת סטנדאפ שתדבר על חייהם של העובדים (למשל, תשלב דאחקות על עולם ההייטק, במקרה שזה רלוונטי), ואולי בכלל לתת לחלק מהעובדים עצמם לככב בערב הזה.

להשקיע בבר אלכוהול איכותי

יותר מכל אלמנט קולינרי אחר, במסיבת פורים חשוב כמובן להשקיע בבר אלכוהול איכותי ומגוון. דיברנו על אווירה לאורך כל הכתבה, ואין כמו כמה דרינקים שייתנו בוסט לעניין הזה. חשוב לא רק לבחור במשקאות טובים, שיהיו טובים לגוף של המשתתפים ולא יסיימו את הערב הזה בטרם עת, אלא גם לדאוג למבחר מספק, כך שכל אחד יוכל למצוא שם את סוג המשקה שהוא אוהב. כדאי גם לדאוג לקונספט משקאות עדכני, ולהשקיע בקוקטיילים טובים, שמאוד טרנדיים כרגע. 

כמו כן, מומלץ להתחיל להרים את האווירה מבעוד מועד, ולשלוח לעובדים כל מיני טיזרים לגבי האירוע הנוצץ של השנה, שיתחיל לעורר התרגשות ויביא אותם מוכנים למסיבה. 

כל מי שמפיק אירוע עסקי, רוצה להותיר רושם גדול וחיובי על האורחים שמוזמנים אליו. בחירת המקום הנכון, שגם יהיה נעים, נגיש ונוח, אבל גם עם טאצ' שונה ומיוחד – היא התשובה

"כל המשפחות המאושרות דומות זו לזו", נכתב בספר האגדי אנה קארנינה, גם כל אולמות האירועים והשמחות הגדולים דומים (מדי) זה לזה, ולכן, אם אתם אתם מתחילים בחיפוש אחר אולמות לאירועים קטנים, דעו שכבר יש לכם יתרון יחסי, כי יש לכם את הפוטנציאל ההתחלתי של למצוא מקום מיוחד במינו.

המשמעות של המקום עבור הצלחת האירוע

בשורה התחתונה, התוצאה הרצויה שמצופה מהאירוע, היא הותרת רושם חיובי מהחברה שהאירוע הופק מטעמה, או מהלקוח ששכר את שירותכם, המפיקים. מהצד שלכם, אנשי ההפקה, המקום הנכון יכול להפוך את תהליך התכנון להרבה יותר חלק, לספק לכם את כל התוספות הדרושות כדי ליצור את התוצאה הרצויה – החל ממפות וסידורי הפרחים, ועד לחיבור שלכם עם ספקים אחרים, שיכולים לסייע בהוצאת האירוע לפועל. המקום המושלם הוא זה שמצד אחד יהיה מיוחד ומרשים, ומהצד השני, יעיל בהקשר של ההפקה.

הפרמטרים החשובים שיש לחפש במקום לאירוע

למרות שמרכיבים רבים צריכים להתקיים יחד כדי להפיק אירוע בלתי נשכח, מציאת המקום המתאים היא סוג של אמנות. המקום המתאים לאירועים עסקיים צריך להוות מעין הכלאה מורכבת בין פרמטרים טכניים הולמים, ביניהם הקיבולת המתאימה, המיקום והפסיליטיז, ובין אלמנטים שיותר קשה להניח עליהם את האצבע, כמו סטייל ואווירה. נכון שקריטי יותר שבמקום יהיה מספיק מושבים להושיב את כל המוזמנים, אבל מהצד השני, אולם חסר אופי וייחודיות, עלול לפגום באלמנט של אווירה – גורם קריטי לא פחות בהצלחת האירוע. לכן, ההמלצה הגורפת היא לא להתפשר על אף אחד מההיבטים, ולהמשיך ולחפש עד שתמצאו את האחד, תוך אמונה שלמה שיש אחד כזה (ויש, מילה שלנו).

הנה כמה מהפרמטרים המרכזיים שחשוב לוודא שהם מתקיימים במקום: 

מיקום, מיקום, מיקום

הפרמטר הזה לעולם לא יאבד מכוחו. חשוב לזכור שהחוויה של האורחים שלכם מהאירוע, מתחילה כבר מהרגע שהם יצאו מהבית אליו. גם המקום הכי ייחודי ומגניב שיש, לא מצדיק נסיעה של יותר משעה, שתביא את המוזמנים אל האירוע כשהם עייפים ושחוקים. כמו כן, אם תבחרו במקום מרוחק עבור אחוז גבוה מהאורחים שלכם, אתם עלולים לספוג לא מעט ביטולים ואיחורים לאירוע, וזו כבר פגיעה של ממש בעניין.
אם כך, נסו לבחור במיקום שהוא באופן יחסי, הכי נוח להגעה עבור המוזמנים.

עם זאת, במקרה שמדובר באירוע המתקיים בסוף השבוע, ואולי כזה שמתוכנן להיערך במשך יותר מיום אחד, נסו לבחור מקום שהוא אטרקציה בפני עצמו – על המים, עם נוף לשקיעה, או בטרקלין על הגג. 

קיבולת

נשמע כמו חשבון פשוט – למצוא מקום שיכיל את כמות האורחים הצפויה, אבל חשוב שלא לזלזל בפרמטר זה. מובן מאליו שחשוב לוודא שהמקום שבחרתם אינו צפוף מדי, ויכול להכיל בנינוחות את האורחים שהזמנתם. מהצד השני, וזוהי זווית שלא תמיד חושבים עליה, חשוב לא פחות גם לוודא שהחלל לא יהיה גדול מדי עבור האירוע ובכך יגרום לפגיעה אקוטית באווירה ובזרימה. לדוגמא, ארוחת ערב אינטימית של לקוחות, לא תתנהל בצורה הטובה ביותר בתוך אולם אירועים גדול. חדר פרטי במסעדה, או אפילו שולחן גדול ויפה בלב המסעדה, הוא אופציה טובה יותר, שתעניק לאורחים שלכם את האווירה והאנרגיה של המסעדה עצמה, עם אזור שהוא מספיק פרטי ואינטימי, כדי להתנהל באירוע ואף לעשות עסקים. 

אמצעים טכנולוגיים

אין דבר מפחיד ושנוא יותר על ידי מפיקים, מאשר תקלות. כולנו מכירים את "התקפי הלב" הקלים הללו כאשר מתרחשות תקלות במהלך אירוע, ובמיוחד תקלות טכניות כמו סרטון שעבדתם עליו קשה, שנתקע באמצע ההקרנה, או במקרה גרוע יותר – לא עולה על המסך בכלל, והאורחים כבר מאבדים את סבלנותם בציפייה אליו…

לכן, כאשר בוחנים מקומות שונים עבור האירוע, חשוב להבטיח שחלל האירועים מצויד בדיוק במכשירים שאתם זקוקים להם, ואנשי הצוות יודעים להתמודד עם הצרכים שלכם בצורה חלקה ככל האפשר. כמה שאלות שכדאי לשאול: האם המקרנים בחדר איכותיים, מתקדמים וידידותיים למשתמש? האם ישנם מסכים זמינים לצורך הקרנת מצגות, או לצורך מיתוג מסחרי של החלל עם הלוגו והמיתוג של הלקוח? האם יש מיקרופון, באמצעותו ניתן לשתף את האורחים במהלך הנאומים?

במקרים מסוימים, המקום יכול להעמיד לשירותכם צוות טכני שיטפל בכל הדברים שלעיל, ויוודא שמכל הבחינות הללו – האירוע זורם חלק וללא תקלות.

רושם ראשוני שעושה את כל האפקט

אומרים שאין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני. וואוו כמה שזה נכון כשמדובר באירועים, וכמה שהרושם הראשוני הוא חשוב ומשפיע על הצלחת האירוע כולו. האפקט שהאורחים שלכם יחוו ברגע שהם יכנסו לאירוע, שווה זהב. לכן, כשאתם בוחנים מספר מקומות עבור האירוע שלכם, חשוב לבחור את המקום עם גורם ה"וואו" הגדול ביותר. אגב, זה לא חייב בדיוק להיות המקום שאיך שנכנסים אליו, חשים את זה, אלא גם שהמוניטין של מקום תופס בתור גורם משפיע ביותר. למשל, לבחור עבור האירוע את המסעדה הכי נחשבת, שקיבלה את הביקורות המהללות ביותר וקשה מאוד עד בלתי אפשרי להשיג בה מקום – בבקשה, הנה אפקט וואוו. לפני שאתם מתייאשים מעצם הרעיון, חשוב לדעת שלעתים במקומות האלו קל יותר להזמין מקומות לאירוע גדול, או לסגור את כל המסעדה לערב אחד, מאשר להזמין שולחן אחד לשני סועדים. כמובן, גם מקום שמעוצב בצורה ייחודית, מהממת ומרשימה, יעניק לכם את האפקט המבוקש. כאמור, כאשר מחפשים מקומות לאירועים קטנים, הסיכוי למצוא אחד כזה עולה פלאים.

אם אתם מעוניינים באירוע שונה, חישבו על כל שלב שהאורחים שלכם הולכים לעבור, ונסו לחשוב איך להפוך אותו למשהו חוויתי ומפתיע

נתחיל בצפירת הרגעה – החתונה שלכם תהיה מיוחדת, מקורית ובלתי נשכחת עבור האורחים שלכם, במיוחד עבור אלו שמכירים אתכם מקרוב ועצם הרעיון של שניכם, בני הזוג, עומדים מתחת לחופה יחד, כבר מרגש אותם בטירוף.

עם זאת, בכל שנה יש כל כך הרבה חתונות, במיוחד כשמדובר בשיא העונה, ובמיוחד אם גם אתם נמנים סטטיסטית בין הגילאים בהם מקובל להינשא, כלומר גילאי העשרים ותחילת השלושים, ואתם רוצים להביא משהו שונה, מיוחד ומרגש, באופן אובייקטיבי. כלומר, גם אם יש לכם בין המוזמנים אנשים שהם פחות קרובים, אתם רוצים שיקרה להם משהו בערב הזה. משהו מפתיע, לא צפוי, מיוחד ומלהיב. אם אפשר שגם יהיה מרגש אבל לא קיטשי, אז בכלל…

אז איך עושים את זה? ובכן, טוב ששאלתם. חשוב לדעת שהחוויה של המשתתפים באירוע הזה, מתחילה כבר בשלב קבלת ההזמנות, וכל חלק, ולו הקטן ביותר, הקשור בחתונה שלכם, יכול להפוך להיות מיוחד, מעניין ומשדרג. חשוב לקחת בחשבון כל צעד שהאורחים שלכם הולכים לעבור במסגרת האירוע, ולחשוב איך אתם יכולים להפוך אותו, או אולי אפילו למנף אותו, למשהו חוויתי.

הנה כמה רעיונות לחתונה, שנוגעים בכל שלב באירוע:

שלב ההזמנות – נזנח מאז העידן הדיגיטלי, שלא בצדק

בעבר, זוגות היו משאירים חלק לא מבוטל מהתקציב שלהם לצורך עיצוב ההזמנות, שהיו נשלחות למוזמנים בדואר, או שבמקרים אחרים, בני הזוג היו מגיעים פיזית להעניק אותן (ובינינו, קצת חבל שכבר לא עושים את זה). מחווה מרגשת בפני עצמה. אבל כל התרחישים הללו כבר מזמן שייכים להיסטוריה, הרי יש ווטסאפ, לא? אז זהו, שכדאי שתדעו ששלב קבלת ההזמנה יכול להפוך למעין אירוע קטן ומיוחד, שמהווה את הפרומו המושלם לחתונה עצמה. מאז העידן הדיגיטלי, רוב הזוגות מסתפקים במשלוח מודעה גנרית, שאפילו לא מצריכה ידע בעיצוב, ובה SAVE THE DATE כזה רגיל, כזה שקיבלתם כבר עשרות כמוהו, ולא עצרתם להתעכב עליו, וחבל.

יש לכם כאן הזדמנות לעורר באורחים שלכם התלהבות, התרגשות ואפילו סקרנות חיובית לפני האירוע, ולא כדאי לפספס. 

אפשר דווקא למנף את העידן הדיגיטלי ולהכין סרטון משעשע או מרגש (או שניהם יחד), למשל בטיק טוק או באפליקציית עריכה ידידותית למשתמש בסמארטפון, ולשלוח אותו כהזמנה לחתונה, באמצעות הווטסאפ. עיקר העבודה כאן הוא על הרעיון והתסריט, וכן, יש צורך בשיתוף הפעולה של שני בני הזוג, שכנראה יהיו השחקנים הראשיים בסרט. אם אתם פחות בקטע של לבדר כשחקנים, תוכלו להרכיב מצגת מרגשת מכמה תמונות זוגיות שלכם, עם שיר רומנטי ברקע, וסמכו עלינו – זה יעשה את העבודה.

במקום מסיבת רווקים/רווקות – מסיבה משותפת לחברים של החתן והכלה

יש כאן רעיון שממש יוצא מהקופסא, ואולי חבל שלא חשבו עליו קודם. מה דעתכם, להזמין את החברים הקרובים שלכם בלבד, למסיבת קדם-חתונה סוערת, למשל באיזו וילה שתזמינו, גג שווה, או בריכה? תחשבו על זה, ההתרגשות באוויר, האווירה היא של פנויים-פנויות, כי סביר להניח שיש לכם לא מעט חברים וחברות כאלה, ויש כאן חתיכת פרומו וגיבושון לקראת האירוע הגדול. לא יודעים, לנו זה נשמע הרבה יותר מלהיב מאשר מסיבה של בנים ובנות לחוד, ולכו תדעו, אולי במסגרת האירוע הזה תתחיל להתרקם לה החתונה הבאה של החבר'ה? מה שכן, חשוב לדאוג ללוקיישן מתאים, שיוכל להכיל את כולם בנינוחות ובכיף, ומומלץ לחפש אחר אולמות לאירועים קטנים, וילות וכו', שירימו לכם את האווירה וידליקו את כל החברים על החתונה הצפויה.

טקס חופה לא שגרתי

בואו נודה בזה רגע, חוץ מההורים שלכם, אף אחד לא ממש מתעניין בטקס החופה המשמים, שחוזר על עצמו בכל חתונה שהייתם בה אבר… למה לא למנף את הקטע הזה לתוכן איכותי, מצחיק ומרגש על אמת? אנחנו לא אומרים לכם לא להתחתן עם רב, ברור שגם רב, אבל למה שלא תוסיפו עוד דמות שתיצוק לקטע הזה גם תוכן עדכני ומשעשע? ביותר ויותר חתונות מביאים שחקנים, בדרנים, סטנדאפיסטים וכו', ש"מחתנים" את בני הזוג לצד (או לעתים במקום) הרב. בדרך כלל המחתנים הללו מריצים דאחקות קורעות על החתן והכלה, מספרים את סיפור היכרותם (זה תמיד עובד, ותמיד מצליח להיות מרגש), ובגדול יורדים עליהם רצח. לחילופין, אם אתם בעצמכם, החתן והכלה, אוהבים להיות באור הזרקורים, אתם לגמרי יכולים להנחות את הקטע הזה בעצמכם, או להופיע בכל סוג של הופעה שתאם טובים בה – שירה, ריקוד וכו'. מילה שלנו, זה יהיה ללא ספק הקטע שכולם יזכרו מהחתונה שלכם.

אוכל "לא חתונתי"

טוב, נכון שאמרנו קודם שכולם יזכרו את טקס החופה המיוחד שלכם, אבל בעצם, יש משהו שעוד יותר נוטים לזכור – האוכל. בהנחה שהוא אכן מיוחד, שונה ומפתיע, כן? אחרת אף אחד לא יזכור אותו. אם אתם רוצים ממש להפציץ בקטע הזה, אתם לא חייבים ללכת על השף הכי מדובר או לפרק הכי הרבה תקציב על הקייטרינג, אלא פשוט להפתיע מבחינת הקונספט, ולהביא משהו שלא מזוהה עם חתונות. לדוגמא, פוד טראקס שיציעו כל מיני מנות רחוב שוות לאורך האירוע, במקום בופה. דוגמא נוספת – ארוחת בראנצ', ארוחת דגים חלבית, או אוכל בסגנון מאוד מסוים, כמו למשל אוכל מקסיקני, אוכל יפני או אפילו אוכל ערבי. אם תיצמדו לסגנון אחד מובהק (ורצוי שיהיה עקבי לא רק באוכל, אלא גם בעיצוב ובמוזיקה) ותעשו את זה היטב – אף אחד לא ישכח את האירוע הזה.