אירוע עסקי

אם התחלתם בתהליך הפקת כנס, ואתם מחפשים אחר אולם במרכז הארץ, מומלץ להתמקד בתל אביב. הנגישות המצוינת, המגוון התרבותי העשיר, והאווירה החדשנית של העיר מוסיפים ערך משמעותי לכל אירוע. על ידי שילוב של מקום ייחודי, תכנים מרתקים, טכנולוגיה חדשנית ואלמנטים חווייתיים, ניתן להפוך כל אירוע, קטן ככל שיהיה, לעניין גדול ומשמעותי

אם התחלתם לאחרונה בתהליך הפקת אירוע עסקי, והגי הרגע לחפש אולם כנסים במרכז, חשוב לדעת כי תל אביב, הפכה בשנים האחרונות ליעד מוביל לקיום אירועים עסקיים, מכל הסוגים והגדלים. הייחודיות של העיר טמונה במגוון היתרונות שהיא מציעה למארגני אירועים: נגישות מצוינת מכל רחבי הארץ, מבחר עשיר של מקומות אירוח מרהיבים, ותשתית עירונית מפותחת, המותאמת לצרכים העסקיים המודרניים.

טרנד חם בתחום האירועים העסקיים: מעבר לאירועים קטנים ואיכותיים

אחד הטרנדים הבולטים בעולם האירועים העסקיים הוא המעבר לאירועים קטנים יותר, אך עם ״אופי גדול״ והשפעה משמעותית. יש לא מעט יתרונות באירועים בסדר גודל שכזה: האווירה הנוצרת בהם היא אישית וממוקדת יותר, מה שמוביל לתקשורת ואינטראקציה משופרות בין המשתתפים. עבור המפיקים עצמם, מתאפשרת גמישות רבה יותר בתכנון ובביצוע האירוע, כאשר מדובר באירועים מצומצמים. בתל אביב, העיר הידועה ביכולתה להפוך כל אירוע לחוויה ייחודית, אירועים קטנים אלה מקבלים משמעות חדשה ומרגשת.

עיצוב דינמי, תפריטי גורמה וברים קונספטואליים:
הטרנדים החמים בתחום האירועים הקטנים במרכז

1 עיצוב דינמי: התאמה מהירה של החלל לצרכים המשתנים של האירוע

אחד הטרנדים המובילים באירועים עסקיים קטנים הוא השימוש בעיצוב דינמי ואינטראקטיבי. אולמות כנסים מודרניים בתל אביב מציעים אפשרויות עיצוב מודולריות, המאפשרות התאמה מהירה של החלל לצרכים המשתנים של האירוע. למשל, חללי עבודה משותפים שניתן להפוך במהירות לאזורי הרצאות, או לפינות ישיבה לא רשמיות, המעודדות שיחות ספונטניות בין המשתתפים.

דוגמה מרתקת לכך היא אולם כנסים חדשני במרכז תל אביב, שיש בו קירות ניידים ורהיטים מודולריים. המארגנים יכולים לשנות את מבנה האולם במהלך האירוע, ליצירת אווירה דינמית ומעניינת. בנוסף, שילוב של אלמנטים אינטראקטיביים, כמו קירות דיגיטליים או תחנות משחק, מוסיף ממד חווייתי ומעודד מעורבות פעילה של המשתתפים.

תפריטי גורמה וברים קונספטואליים בהתאמה לנושא האירוע

האוכל הפך לחלק בלתי נפרד מחוויית האירוע העסקי, ותל אביב, כבירת הקולינריה של ישראל, מובילה גם בתחום זה. הטרנד העכשווי הוא תפריטי גורמה מותאמים אישית, המשקפים את נושא האירוע ואת הטעם המתוחכם של האורחים. שפים מובילים בעיר מציעים תפריטים ייחודיים, המשלבים מטבחים עולמיים עם טוויסט מקומי.

ברים קונספטואליים הם עוד אלמנט שהופך אירועים קטנים למיוחדים. למשל, בר המציע קוקטיילים בהשראת חדשנות טכנולוגית, או בר יין המתמקד ביינות בוטיק ישראליים. אלה לא רק מספקים משקאות, אלא מהווים נקודת שיחה ומוקד עניין באירוע.

אירוע בעידן ההייטק: טכנולוגיה מתקדמת לאירועים

תל אביב, כמרכז הייטק מוביל, מביאה את החדשנות הטכנולוגית גם לעולם האירועים העסקיים. אולמות כנסים מתקדמים בעיר מציעים טכנולוגיות כמו מצגות אינטראקטיביות, אפליקציות ייעודיות לאירוע, ואפילו חוויות מציאות מדומה או רבודה.

לדוגמה, באירוע עסקי שנערך לאחרונה במרכז תל אביב, המשתתפים יכלו לסרוק קודי QR ברחבי האולם כדי לגשת למידע נוסף או להשתתף בסקרים בזמן אמת. שימוש בטכנולוגיית הולוגרמות אפשר להציג מוצרים או רעיונות בצורה חדשנית ומרשימה, מה שהפך את האירוע לחוויה בלתי נשכחת.

איך להפוך אירוע קטן למפגש משמעותי ורב השפעה?

שילוב של אלמנטים מיוחדים באירוע

כדי להפוך אירוע עסקי קטן למפגש יוצא דופן, חשוב לשלב אלמנטים ייחודיים שיוצרים חוויה שהיא מעבר להרצאות ולמצגות הסטנדרטיות. אם האירוע מתקיים בתל אביב, האפשרויות הן כמעט אינסופיות. למשל, שילוב של הופעה חיה של אמן מקומי, או פינת אמנות אינטראקטיבית שמאפשרת למשתתפים ליצור יחד יצירה משותפת במהלך האירוע.

סדנאות מקצועיות קצרות הן עוד דרך מצוינת להוסיף ערך לאירוע. באירוע טכנולוגי שנערך לאחרונה, המשתתפים יכלו לקחת חלק בסדנת תכנות קצרה, שהדגימה את הנושאים שנדונו בהרצאות. הדבר לא רק הוסיף עניין, אלא גם סיפק ערך מעשי חיוני למשתתפים.

להפוך את האירוע לחוויה שתישאר בזיכרון המשתתפים זמן רב

המפתח ליצירת אירוע עסקי מוצלח הוא להפוך אותו לחוויה שתישאר בזיכרון המשתתפים זמן רב. בתל אביב, עיר שכולה חוויות, האפשרויות הן אינסופיות. למשל, ארגון סיור קצר בסצנת הסטארט-אפים המקומית כחלק מאירוע טכנולוגי, או שילוב של סדנת בישול עם שף ידוע באירוע של חברת מזון.

כתמיד – אלוהים נמצא בפרטים הקטנים

חשוב גם לשים לב לפרטים הקטנים. מתנות קטנות ומותאמות אישית, כמו ספר חתום של אחד הדוברים או מוצר ייחודי הקשור לנושא האירוע, יכולות להשאיר רושם חזק. גם פעילויות משותפות, כמו משחק טריוויה אינטראקטיבי בנושא האירוע, יכולות ליצור אווירה נעימה ולעודד נטוורקינג.

בשורה התחתונה:
הפקת אירוע עסקי קטן בתל אביב מאפשרת ליהנות מכל היתרונות

לסיכום, אם אתם מחפשים מקום לאירועים קטנים במרכז, מומלץ להתמקד באולמות הכנסים הממוקמים במרכז תל אביב. אלו מספקים יתרונות רבים עבור מפיקי האירועים עסקיים. האולמות המתקדמים בעיר מציעים אפשרויות התאמה אישית, חדשנות טכנולוגית, וצוותים מקצועיים המבינים את הצרכים הייחודיים של אירועים עסקיים בעידן המודרני.

תל אביב עצמה היא יעד מצטיין לאירועים עסקיים מכל סוג. הנגישות המצוינת, המגוון התרבותי העשיר, והאווירה החדשנית של העיר מוסיפים ערך משמעותי לכל אירוע. החל מהאפשרות לשלב סיורים מרתקים בעיר ועד להזמנת מרצים מובילים מהתעשייה המקומית.

לסיכום, ארגון אירוע עסקי קטן בתל אביב הוא הזדמנות לספק למשתתפים חוויה יוצאת דופן. על ידי שילוב של מקום ייחודי, תכנים מרתקים, טכנולוגיה חדשנית ואלמנטים חווייתיים, ניתן להפוך כל אירוע, קטן ככל שיהיה, לעניין גדול ומשמעותי. בעיר שכולה השראה וחדשנות, האפשרויות הן אינסופיות, וההצלחה מובטחת.

חלפו הימים שבהם כנסים עסקיים היו שם נרדף לאולמות אפרוריים, עם סידורי ישיבה נוקשים. כיום, מסתמנת העדפה בולטת להפקת כנסים באולמות אירועים או במקומות אחרים המציעים למשתתפים אווירה של מסיבה ובילוי איכותי. המגמה הזו מעידה על רצון רחב יותר להפוך מפגשים עסקיים לא רק לאינפורמטיביים אלא גם למהנים ובלתי נשכחים. מגמות שחשוב להכיר בתחום הכנסים

תחום הכנסים העסקיים עובר מהפך דינמי, המשקף שינויים רחבים יותר בתרבות הארגונית של חברות. בין השינויים הבולטים והמשמעותיים, מסתמנת ההשפעה של  הטכנולוגיה המתקדמת, והדגש ההולך וגובר על מעורבות המשתתפים. ההתפתחות הזו באה לידי ביטוי הן על בכנסים עסקיים ברחבי העולם והן בתוך האקוסיסטם העסקי התוסס של ישראל, אומת הסטארט-אפ, הידועה בחדשנות וברוח היזמית שלה.

אחד הטרנדים הבולטים ביותר בתחום האירועים העסקיים, הוא המעבר מאולמות כנסים קונבנציונליים לאולמות אירועים, המציעים אווירת מסיבה או בילוי בסטייל, מה שמסמן גם את המעבר לאירועים סוחפים וחווייתיים יותר. 

מהם הטרנדים המתהווים הבולטים, המעצבים את עתיד הכנסים העסקיים? 

מעדיפים אולם אירועים מעוצב בסטייל, במקום אולם כנסים סטנדרטי: מעבר לקראת כנסים חווייתיים

חלפו הימים שבהם כנסים עסקיים היו שם נרדף לאולמות אפרוריים, עם סידורי ישיבה נוקשים. כיום, מסתמנת העדפה בולטת להפקת כנסים באולמות אירועים או במקומות המציעים למשתתפים אווירה של מסיבה ובילוי איכותי. המגמה הזו מעידה על רצון רחב יותר להפוך מפגשים עסקיים לא רק לאינפורמטיביים אלא גם למהנים ובלתי נשכחים.

בישראל, שבה המגזר העסקי מרבה להצטלב בטכנולוגיה וביצירתיות, מגמה זו הולכת ותופסת תאוצה. המארגנים להוטים לבחור מקומות ששוברים את המונוטוניות של האולמות המסורתיים, ובוחרים באולמות אירועים שניתן להפוך למרחבים תוססים התורמים ללמידה ולהעשרה, אך באותה העת גם מתאימים ליצירת קשרים ולחגיגת הישגים. מקומות אלו כוללים לרוב ציוד אורקולי חדיש, סידורי ישיבה נוחים וגמישים ומתקנים המספקים רגיעה ופנאי לצד התוכנית וסדר היום המובנה של הכנס.

למה כדאי לבחור באולם אירועים מסוגנן ולוותר על אולם הכנסים הסטנדרטי?

כאמור, יותר ויותר מפיקים לא מתפשרים כאשר הם מחפשים מקום לכנס בתל אביב, ובוחרים אולם אירועים איכותי, המעוצב בסטייל, מציע שירותי קייטרינג גורמה ומתקנים מהשורה הראשונה. הבחירה הזו, על אף מחירה שעשוי להיות גבוה יותר, מצדיקה את עצמה פעם אחר פעם. הנה כמה סיבות לכך:

1.אווירה תוססת ומהנה מגבירה את מעורבות המשתתפים

אולם אירועים עם אווירה תוססת יכול להגביר משמעותית את מעורבות המשתתפים. המסגרת הבלתי פורמלית מעודדת את המשתתפים לקיים אינטראקציה, לשתף רעיונות וליצור קשרים, מה שמעשיר את חווית הכנס.

2.חוויות בילוי מהנה היא משהו שזוכרים

על ידי החדרת אלמנטים של בידור והנאה, המארגנים מבטיחים שהכנס מותיר רושם מתמשך, מה שמעודד את המשתתפים לצפות גם לאירועים עתידיים.

3.רבגוניות: מקום שיכול להכיל כל סוג אירוע

אולמות אירועים מציעים את הגמישות להכיל פעילויות שונות, החל מנאומים, הרצאות וסדנאות ועד להופעות ומפגשי נטוורקינג – הכל תחת קורת גג אחת.

מגמות אחרות בתחום הכנסים העסקיים

בעוד שבחירת אולם כנסים במרכז היא אכן היבט מרכזי ואפילו קריטי, מספר מגמות אחרות משפיעות גם הן על נוף הכנסים העסקיים:

אירועים היברידיים: עברו לקדמת הבמה מאז הקורונה

מגיפת הקורונה האיצה את הקונספט של אירועים היברידיים, תוך שילוב של השתתפות אישית וירטואלית. הפורמט הזה מאפשר טווח הגעה רחב יותר, ומאפשר למשתתפים מרחבי העולם להשתתף בדיונים, במצגות ואפילו מספק להם הזדמנויות ליצירת נטוורקינג.

קיימות: כנסים ידידותיים לסביבה

ישנו דגש הולך וגובר על כנסים ידידותיים לסביבה, כאשר המארגנים שואפים למזער את ההשפעה הסביבתית באמצעות חומרים דיגיטליים, קייטרינג בר קיימא ואמצעים להפחתת פסולת.

התאמה אישית: דיוק במתן מענה לצרכים ולקהלים ספציפיים

התאמת חווית הכנס להעדפות ותחומי עניין הספציפיים של הקהל. הדבר יכול לכלול אג'נדות מותאמות אישית, תוכן לפי דרישה והפעלות אינטראקטיביות הנותנות מענה לצרכים ולאינטרסים המגוונים של קהל המשתתפים.

נטוורקינג חדשני באמצעות טכנולוגיית בינה מלאכותית

תהליך הנטוורקינג המסורתי זוכה לעיצוב מחדש באמצעות גיימינג, ספיד דייט וירטואלי, ושימוש בפלטפורמות מונעות בינה מלאכותית, המחברות בין המשתתפים בהתבסס על תחומי עניין או יעדים משותפים.

בריאות ורווחה: שילוב של פעילויות וקייטרינג באוריינטציה של well being

מתוך הכרה בחשיבות של רווחת המשתתפים, משלבים לאחרונה בכנסים עסקיים כם פעילויות בריאות, כגון מפגשי יוגה, סדנאות מיינדפולנס ואפשרויות קייטרינג בריאות.

טיפים להפקת כנס מוצלח בעולם של היום

לאור המגמות שלעיל, ארגון כנס עסקי מוצלח דורש גישה מחודשת ורעננה. להלן כמה דברים שכדאי למפיקי כנסים לקחת בחשבון:

לבחור את המקום הנכון

בחרו באולם אירועים שמתיישר עם המגמה של יצירת חוויות מרתקות, מפתיעות ובלתי נשכחות. אולמות אירועים המציעים לכם גמישות מירבית, שירותים מודרניים ואווירה צעירה, חיה ועדכנית, יכולים לשפר משמעותית את האירוע.

שלבו אמצעים טכנולוגיים באירוע

נצלו את אמצעי הטכנולוגיה החדשניים הזמינים לכם כדי לאפשר השתתפות היברידית, הפעלות אינטראקטיביות ויצירת נטוורקינג. באופן זה תבטיחו חוויה עשירה ומהנה עבור כל המשתתפים.

אל תזניחו את היבטי הקיימות

בתהליך ההפקה, אל תזניחו את היבט הקיימות – בחירה באפשרויות ובפרקטיקות ידידותיות לסביבה, תטיב עם המשתתפים ותיצור גם את הרושם הנכון.

מעורבות המשתתפים היא בראש סדר העדיפויות

בנו את התוכנית ואת סדר היום במטרה למקסם את האינטראקציה, הלמידה והנטוורקינג, תוך שילוב אלמנטים שהופכים את הכנס לא רק לאינפורמטיבי אלא גם למהנה.

לסיכום, עולם הכנסים העסקיים מתפתח, כאשר מסתמן מעבר מובהק ליצירת חוויות מרתקות, מהנות ומשמעותיות יותר. בישראל ובעולם כולו, המעבר לאולמות אירועים ואימוץ הטרנדים המתפתחים, משקפים הבנה עמוקה יותר של מה שהמשתתפים של היום מחפשים בכנס. על ידי אימוץ המגמות הללו, המארגנים יכולים להפיק אירועים שלא רק מקנים ידע ומטפחים קשרים, אלא גם מותירים אחריהם השפעה חיובית מתמשכת על המשתתפים.

המומחיות של מפיקי האירועים, טמונה ביכולתם לראות את התמונה הרחבה, תוך שהם מפקחים על כל היבט של תכנון וביצוע האירוע, ומבטיחים שכל אלמנט מתיישר בצורה מושלמת עם יעדי החברה וציפיות המנהלים העומדים בראשה. דגשים בהפקת אירוע חברה

בכל הנוגע להפקת אירועים לחברות במרכז, תפקידם של מפיקי אירועים הוא מכריע ומחייב מאוד. אנשי המקצוע האלו, הם עמודי התווך בהפיכת אירוע חברה ממפגש שגרתי וחסר חשיבות עמוקה, לחוויה בלתי נשכחת, שיש לה השפעה משמעותית על הארגון ועל עובדים. המומחיות של מפיקי האירועים, טמונה ביכולתם לפקח על כל היבט של תכנון וביצוע האירוע, תוך הבטחה שכל אלמנט יתיישר בצורה מושלמת עם יעדי החברה וציפיות המנהלים העומדים בראשה.

תכנון קפדני ויישור קו עם יעדי החברה –  תוך עמידה במסגרת התקציב שהוגדרה לאירוע

ראשית, מפיקי האירועים צריכים להביא לשולחן גישה אסטרטגית לתכנון אירועים. עליהם להבין את הניואנסים של המסרים והמיתוג הארגוני, ולהבטיח שהאירוע לא רק יתיישר עם יעדי החברה, אלא גם ישפר את התדמית והמטרות שלה. הדבר כרוך בתכנון קפדני, החל מהמשגה של נושא האירוע ותכניו ועד לבחירת המקום, הקייטרינג והרכבת תוכנית הבידור המתאימה, כאשר הכל נעשה תוך עמידה במסגרת התקציב שהוגדרה לאירוע.

ניהול לוגיסטי: מרכיב קריטי בכל אירוע עסקי

תפקיד המפיקים משתרע על ניהול לוגיסטי, המהווה מרכיב קריטי בכל אירוע עסקי. מפיקי האירועים צריכים לנצח על תזמורת מורכבת במיוחד, כאשר עליהם ליצור תיאום עם מספר רב של ספקים ובעלי עניין, תוך שהם מנהלים לוחות זמנים עמוסים, ומבטיחים אינטגרציה חלקה של שירותים שונים. היכולת הלוגיסטית הזו חיונית למניעת תקלות ולפתרון בעיות בלתי צפויות שעלולות להתעורר במהלך הדרך ולעתים אף במהלך האירוע עצמו. על מנת להבטיח התנהלות חלקה של האירוע, יש צורך לא רק בראיית התמונה הרחבה, על סך כל חלקיה, אלא גם ביכולת אלתור.

אם זה לא מספיק: המפיקים צריכים גם להבין בטכנולוגיה

בנוסף לכל התכונות והכישורים הדרושים, מפיקי אירועים צריכים להחזיק גם באוריינטציה טכנולוגית ובהבנה של האמצעים וההתנהלות הצפויה בכל אירוע בהיבט הזה, שנעשה רלוונטי במיוחד בעידן הדיגיטלי של היום. בין אם מדובר בהקמת מערכות אודיו-ויזואליות מתוחכמות למצגות, ניהול פלטפורמות וירטואליות כמו אפליקציות להפקת אירועים או שילוב טכנולוגיה אינטראקטיבית לצורך מעורבות המשתתפים באירוע, המומחיות והשליטה של המפיקים תבטיח שהטכנולוגיה תשפר את חווית האירוע, במקום לסרבל אותה.

ניהול סיכונים ושליטה בנושאי בטיחות וביטחון 

באופן מכריע, מפיקי אירועים ממלאים גם תפקיד מפתח בניהול סיכונים. הם אחראים להבטחת עמידה בתקנות הבריאות, הבטיחות והביטחון, היבט שנעשה חשוב אף יותר בתקופה הנוכחית. הטיפול בכל אלו בדרך כלל נעשה במעמד בחירת אולם האירועים, כאשר יש לוודא שהמקום עומד בתקנות המוגדרות בחוק. 

לסיכום, תפקידם של מפיקי האירועים באירועי חברה ובאירועים עסקיים הוא רב פנים, מגוון וורסטילי, והוא כנראה החשוב ביותר להצלחת כל אירוע. השילוב של תכנון אסטרטגי, מומחיות לוגיסטית, ידע טכנולוגי ומיומנויות ניהול סיכונים, מבטיח שאירועים ארגוניים לא רק יעמדו בציפיות החברה, אלא יהיו מעל ומעבר ויספקו חוויות בלתי נשכחות ותוצאות עסקיות ממשיות.

מה לבדוק כאשר מחפשים אולם לאירוע חברה?

לא ניתן להפריז במשמעות של בחירת אולם אירועים מתאים לאירוע חברה, שכן הוא מניח את הבסיס להצלחתו ולהשפעתו של האירוע. המקום הנבחר משמש יותר מסתם חלל פיזי; הוא משקף את המותג של החברה, נותן את הטון לאירוע ומשפיע על חווית המשתתפים. הבנת ההיבטים החשובים של אולם האירועים האידיאלי והיכולת לזהות  את הרגע בו מצאתם את ההתאמה המושלמת, הם המפתח להבטחת הצלחתו של כל אירוע חברה באשר יהיה.

אווירה ורושם ראשוני

אחד הדברים הראשונים שהמשתתפים מבחינים בהם ומרגישים אותם, כאשר הם מגיעים לאירוע זו האווירה, והיא ממלאת תפקיד מכריע בהגדרת הציפיות שלהם להמשך האירוע. כאשר אתם מחפשים אולמות אירועים במרכז, חפשו אחר מקום העולה בקנה אחד עם הקונספט שהוגדר לאירוע ועם תדמית החברה. מקום שיכול ליצור רושם ראשוני חזק ומשמעותי. לדוגמה, אולם מודרני ושיקי עשוי להתאים לחברת טכנולוגיה המשיקה מוצר חדש, בעוד שחלל אלגנטי וקלאסי, יכול להיות אידיאלי לגאלה תאגידית שנתית. ה״לוק אנד פיל״ הנכונים תורמים משמעותית ליצירת האווירה ומצב הרוח הרצויים לאירוע. 

יש לציין בהקשר זה, שכיום ניתן למצוא אולמות אירועים עם עיצוב בסיסי ניטרלי, בהם ניתן להחיל כל עיצוב, ואי לכך גם כל סגנון ואווירה שתרצו. בהיבט הזה, חשוב שאתם המפיקים תדעו גם לזהות את הפוטנציאל של מקום כזה או אחר, להפוך להיות בדיוק מה שאתם רוצים וצריכים. 

גודל ופריסה

הגודל והפריסה של האולם הם קריטיים לחוויית אירוח נוחה ונעימה של כל האורחים והקלה על זרימת האירוע. חלל צפוף מדי יכול לגרום למשתתפים להרגיש לא בנוח, בעוד שמקום גדול מדי עשוי להיות חסר אינטימיות. האולם האידיאלי צריך להציע מספיק מקום לכל הפעילויות המתוכננות, בין אם אלו מצגות, יצירת נטוורקינג, הגשת אוכל או תוכנית בידור. בנוסף, הפריסה צריכה לאפשר תנועה קלה, ולעודד את המשתתפים ליצור אינטראקציה ולתקשר אחד עם השני ללא מאמץ.

מתקנים ושירותים

המתקנים והשירותים שמציע אולם האירועים הם בעלי חשיבות עליונה בהבטחת יעילות ונוחות. השירותים החיוניים כוללים ציוד אודיו-ויזואלי איכותי, Wi-Fi אמין, סידורי ישיבה נוחים, תאורה מספקת ובקרת אקלים יעילה. עבור אירועים הנמשכים מספר שעות או יותר, שיקולים כמו מתקני קייטרינג, שירותים ואזורי מנוחה, הופכים חשובים יותר ויותר.

שירות ותמיכה של צוות האולם

שירות ותמיכה של צוות המקום יכולים לעשות את ההבדל בין אירוע סתמי לאירוע מרהיב. צוות מקצועי וקשוב יכול לסייע בפתרון בעיות בלתי צפויות, ולוודא שהכל מתנהל לפי התוכנית. כאשר אתם מוצאים מקום בו הצוות משתף פעולה ומגיב לצרכים שלכם, זהו אינדיקטור חזק לכך שמצאתם את המקום הנכון.

בעוד שהעיר מתהדרת בשלל חללי אירועים גדולים, העולים בקנה אחד עם מעמדה כמטרופולין עולמי, מסתמנת מגמה מובהקת המושכת את תשומת לבם של מפיקי האירועים: הביקוש להפקת אירועים קטנים, באווירה אינטימית, עולה ועולה. מהם היתרונות המובהקים באירועים מצומצמים, ומהו האולם שמציע לכם גם מיקום מרכזי, גם סטייל וגם אווירה?

תל אביב, העיר הכי בולטת ובועטת של ישראל, ידועה בחיי הלילה הסוערים שלה, מוקדי ההייטק המתקדמים וסצנת התרבות התוססת שלא מפסיקה להתפתח. בעוד שהעיר מתהדרת בשלל חללי אירועים גדולים, העולים בקנה אחד עם מעמדה כמטרופולין עולמי, מסתמנת מגמה מובהקת המושכת את תשומת לבם של מפיקי האירועים: הביקוש להפקת אירועים קטנים באווירה אינטימית עולה ועולה. כאשר מחפשים מקום לאירועים קטנים בתל אביב כדאי להתמקד במקומות המגלמים את המהות המיוחדת של העיר, אבל בד בבד, כאלו שיש בהם טאצ׳ אישי.

מדויקים ואינטימיים: הקסם באירועים קטנים

בעידן שבו אירועים מיוחדים, כאלו שנתפרו בהתאמה אישית, הופכים לסטנדרט, הביקוש לחללי אירועים קטנים בתל אביב הולך ותופס תאוצה. המקומות הללו, עם הקיבולת המוגבלת שלהם, מציעים אקסקלוסיביות, מה שמבטיח שכל אחד מהאורחים המשתתפים באירוע ירגיש מיוחד. המקום האידיאלי יספק סביבה שבה האינטראקציות הן אמיתיות, הקשרים מעמיקים, ויעדי האירוע מושגים בקלות. 

גם בתחום האירועים העסקיים הבינו את היתרון במפגשים מצומצמים 

בתל אביב, בהיותה מרכז לסטארטאפים, כנסים בינלאומיים ואירועי חברה פנים-ארגוניים, מתקיימים אינספור אירועים עסקיים לאורך השנה. בעוד כבודם של סמינרים וכנסים בהיקף גדול במקומם מונח, יש קסם שלא ניתן להתכחש לו, באירוח אירועים עסקיים במקומות קטנים יותר.

אישיים ומיוחדים יותר: התועלת הצומחת מאירועים עסקיים קטנים

יצירת שיתופי פעולה חיוניים יותר

כאשר מתקיימים מפגשים בקבוצות קטנות, התוצרים של האירוע מופקים ביעילות רבה יותר, כאשר הפורום המצומצם מוביל לשיתופי פעולה ולסיעור מוחות פוריים.

יצירת נטוורקינג

כאשר מדובר באירוע עם פחות משתתפים, באווירה חמה ונינוחה, למשתתפים קל יותר להתחבר ולהשתתף בשיחות עמוקות ומשמעותיות, ולבנות מערכות יחסים בעלות ערך.

עשו בו כרצונכם: באולם אירועים קטן קל יותר לבצע אדפטציות והתאמות אישיות

כאשר מדובר באולמות אירועים קטנים, השליטה שלכם המפיקים עולה שלב. מקומות קטנים ניתנים להתאמות ולאדפטציות ורובם ככולם מציעים גמישות רבה יותר. תוכלו לשנות ולהתאים את המקום לצרכים ספציפיים שונים, החל מפריסת המקום, ועד לסידורי ההושבה, העיצוב, הסגנון והגדרות לוגיסטיות אחרות.

מחפשים מקום לאירוע עסקי קטן בתל אביב? דברים שחשוב לשים עליהם את הדגש

כשמחפשים מקום לאירוע עסקי בתל אביב, ישנם מספר היבטים שחשוב לשים עליהם את הדגש. ראשית, המיקום הוא בעל חשיבות עליונה. תל אביב, אמנם לא עיר ענקית כמו ניו יורק, לונדון או ברלין, אך בכל זאת, היא שופעת שכונות מגוונות, שכל אחת מהן משדרת אופי שונה ומובחן. כאשר מדובר באירועים עסקיים, חשוב לבחור במקום קרוב למרכזי העסקים או למוקדי ההייטק של העיר, כמו האזור הקרוב לרחובות יגאל אלון ומנחם בגין, בהם נמצאים מרבית משרדי החברות הגדולות. הבחירה הזו תבטיח שהמשתתפים, בין אם הם אנשי מקצוע מקומיים או נציגים בינלאומיים, יוכלו להגיע בקלות למקום, בעת שהם נמצאים בקרבת משרדי תאגידים גדולים, סטארטאפים ומרכזי חדשנות.

לא פחות חשובה – האווירה השוררת באולם האירועים. תל אביב היא עיר מגוונת ומיוחדת, המתאפיינת לא פעם בשילוב של ישן וחדש, וכך גם בין אולמות האירועים תמצאו שלל אפשרויות, החל מחללים מודרניים עם מתקנים חדישים ועד למבנים היסטוריים המספרים את סיפורה המיוחד של העיר. לעתים תמצאו גם מקומות המשלבים בין השניים בהצלחה. בהתאם לאופי האירוע העסקי המתוכנן, יש להחליט אם סביבה מודרנית ומוכוונת טכנולוגיה או חלל בעל משמעות היסטורית יתאימו יותר. כאמור, יתכן מאוד שתמצאו חלל מסוגנן המשלב בין שני האלמנטים בהצלחה. בהחלט יש גם כאלה. 

אי אפשר להתעלם מההיבט של שירותים ותשתיות טכנולוגיות. כשאתם מקיימים אירוע עסקי בעיר שהיא מרכז טכנולוגי עולמי, הציפיות בעניין הזה הן גבוהות. אינטרנט מהיר ואמין, ציוד סאונד מתקדם, מקרנים, אמצעי תאורה משוכללים וחללים שיתאימו לדרישות שונות, החל מסדנאות ועד להקרנת מצגות – הם מאסט פה.

קייטרינג הוא היבט משמעותי נוסף. בהיותה של תל אביב מוקד קולינרי, יש לכם את האפשרות להציע למשתתפים טעימה מתענוגות הגורמה של העיר, מה שישדרג את חווית האירוע באופן ניכר. בחרו במקומות המספקים אפשרויות תפריט מגוונות, המתאימים לשלל העדפות תזונתיות ומציגים את היכולות הגסטרונומיות של העיר.

לבסוף, קחו בחשבון את הניואנסים שהופכים את תל אביב לייחודית: סצנת האמנות התוססת שלה, השווקים ההומים והנופים האורבניים המשלבים בין מזרח למערב. במידת האפשר, בחרו מקום המשלב היבט כלשהו המשקף את רוחה של תל אביב, ומבטיח לא רק אירוע עסקי פורה, אלא גם חוויה תרבותית סוחפת.

הכירו את גלריה דובנוב: אולם אירועים יוצא דופן בנוף האורבני

גלריה דובנוב, אולם אירועים השוכן במיקום מעולה בלב תל אביב, הוא בדיוק המקום לאירועים קטנים באווירה אינטימית ומיוחדת. האלגנטיות הארכיטקטונית של המקום, בשילוב עם השירותים המתקדמים, מבטיחים חוויית אירוע מושלמת ומקצועית. בין אם מדובר בהשקת מוצר אקסקלוסיבית, כנס ארגוני או מסיבה, במקום הזה תמצאו אווירה טרנדית ונעימה כאחד.

החלל המרכזי מצויד בכל אמצעי הטכנולוגיה הדרושים כדי להקרין מצגות או להעביר הרצאות, ובאותה מידה תוכלו גם להוציא ממנו את השולחנות ולערוך שם מסיבת ריקודים סוערת. הפטיו החיצוני מושלם לאירועי קוקטייל קטנים, או לקבלת פנים שהיא חלק מאירוע מתגלגל. איזה קונספט שלא תבחרו – המקום הזה מבטיח שכל היבט של האירוע יבוצע ברמה הגבוהה ביותר. בנוסף, עם הסצנה הקולינרית העשירה של תל אביב, אפשרויות הקייטרינג  שלכם הן כמעט בלתי מוגבלות, מה שהופך כל אירוע לבלתי נשכח, בדיוק מהסיבות הנכונות.

תל אביב, המרכז הקוסמופוליטי ההומה על קו חוף הים התיכון, ידועה בהרבה דברים – האמנות והתרבות התוססות שלה, העושר ההיסטורי וחיי הלילה המדהימים שלה. אבל מעבר לכל אפשרויות הבילוי והפנאי הרבות שהעיר מציעה, יש לעיר יתרון נוסף שראוי להתייחסות – הקסם המיוחד של אירועים קטנים בעיר. בין אם זה אירוע פרטי כמו יום הולדת עגול או חתונה קטנה ובין אם זה אירוע עסקי, כשמתכננים אירוע קטן בתל אביב, היתרונות רבים וכוללים שילוב ייחודי של אינטימיות וחוויה אורבנית. במאמר זה נצלול למאפיינים ולשלל הסיבות שהופכים אירועי בוטיק בעיר הזו לחוויה מיוחדת.

מהם בכלל אירועי בוטיק?

בעולם שבו גדול יותר נחשב פעמים רבות לטוב יותר, כדאי להגדיר מהו בכלל אירוע קטן ומהם היתרונות שהוא מספק. אירועי בוטיק כוללים לרוב בין 100 ל-350 משתתפים אשר יוצרים יחד תחושה אינטימית וקהילתית יותר באירוע. עם מספר מצומצם יחסית של אורחים, לכל אורח יש את ההזדמנות להשתתף בחוויה באופן מלא, ללא הרגשה של אובדן בים של אנשים זרים.

הפסיפס התרבותי: הרקע העשיר של תל אביב

אחד ההיבטים המרתקים של תל אביב הוא העושר התרבותי שלה, שמתבטא לרוב בסוגי המקומות שתוכלו לבחור לאירוע הקטן שלכם. בין אם תבחרו בבניין ישן המהדהד את השורשים ההיסטוריים של העיר או במיקום מרכזי ויפייפה שמשדר קדמה ואורבניות תוססת, ישנם אזורים ומקומות שונים שיכולים להוסיף רובד של רומנטיקה ומשמעות לאירוע שלכם.

אמנים וספקים מקומיים

בתכנון אירועי בוטיק בתל אביב, מתכנני אירועים יכולים לחשוב מעבר לאפשרויות הבילוי הרגילות ולכלול אמנים וספקים מקומיים איכותיים וייחודיים. דמיינו הרכב ג'אז קצבי שמקבל את פני האורחים שלכם בזמן שהם נהנים מיינות ומנות קטנות ואיכותיות, או מאטרקציה מיוחד ומהנה שמוסיפה טאצ' מיוחד ומעניין לאירוע שלכם. באירוע בוטיק, האפשרויות הן רבות ומגוונות ואתם יכולים להפתיע ולרגש את האורחים שלכם עם אלמנטים יוצאי דופן שלא רואים בחתונות אחרות.

החוויה הקולינרית של תל אביב: חוויה שמרגשת אפילו את הפודיז שבחבורה

לא מעט אנשים מתייחסים ברצינות לאוכל שלהם, ותל אביב היא מעוז המגוון הגסטרונומי בארץ. כאשר עורכים אירוע בוטיק, יש לכם לא מעט הזדמנויות להפתיע עם תפריט יצירתי ועם חוויה קולינרית מרגשת. אלה כמה דרכים לכך:

אפשרויות תפריט מותאמות אישית – האופי הקומפקטי של אירועים קטנים מספק הזדמנות לתכנון תפריט מותאם אישית. בין אם זה מזנון ידידותי לטבעונים או פיוז'ן של מטבח ים תיכוני  עם נגיעות מודרניות, תוכלו להתאים כל היבט קולינרי כדי לוודא שהוא יתאים לאורחים שלכם.

Wine and Dine: הדרך הישראלית – בהשראת החתונה הישראלית המסורתית, הכוללת מזנון עם מנות קלות עם ההגעה, אירועים קטנים יכולים להציע מסע קולינרי המשקף אירוח ישראלי במיטבו וכולל שלל פרודוקטים טריים מתוצרת מקומית, סלטים, יינות ישראליים ועוד.

אמנות החיבור: בחירה באיכות על פני כמות

קהל גדול יכול להציע אווירה אנרגטית והמונית, אבל לעתים קרובות הוא פוגע באיכות של האינטראקציות בין האורחים באירוע. אולמות אירועים במרכז המיועדים לאירועי בוטיק מספקים את הרקע המושלם לטיפוח אינטראקציות אנושיות אמיתיות. בין אם מדובר בנטוורקינג עסקי, מפגשים משפחתיים או חתונות, הגודל הצנוע מבטיח שלכולם תהיה הזדמנות להתקרב זה לזה וליצור חיבורים אמיתיים.

בעוד שבחתונות ואירועים משפחתיים ופרטיים, הקשרים הם בין חברים ובני משפחה, במסגרות עסקיות וארגוניות, הקהל הקטן יותר מאפשר דיוני פאנל מעמיקים וסדנאות מעשיות, המעניקים ערך מוחשי למשתתפים והופכים את החוויה למעשירה ומהנה יותר.

המיקום המושלם: ניווט בעיר ונגישות בקלי קלות

תל אביב נמצאת בלב גוש דן וככזו היא מציעה נגישות מרבית לאורחים שמגיעים מכל חלקי הארץ. עם תחבורה ציבורית ענפה שכוללת מגוון רחב של קווי אוטובוסים, מוניות ורכבות, שלל אמצעי תחבורה שיתופית הפרוסים בעיר וקרבה לכבישים ראשיים המחברים את כל חלקי המדינה, תל אביב מהווה את המקום המושלם מבחינת נגישות וניווט בתוך העיר.

מסקנה: הקסם נמצא בפרטים

מתפריטים הניתנים להתאמה אישית ועד לפוטנציאל למערכות יחסים איכותיות ומהנות יותר, הקסם של אירועי בוטיק בתל אביב טמון בפרטים שנאספו יחד לכדי יצירת מפגשים פרטיים ועסקיים ייחודיים. בעיר כל כך שוקקת חיים, הבחירה לארח אירוע קטן יותר מאפשרת אינטימיות שבאמת חוגגת את מה שיש לתל אביב להציע ושמה זרקור על מהות האירוע ועל כל הדברים הקטנים והגדולים שמרכיבים אותו.

היופי של אירועים קטנים בתל אביב טמון לא רק בקנה המידה שלהם, אלא בעומק החוויות שהם מספקים. הם לוכדים את האווירה הקסומה של העיר – מקום שבו היסטוריה פוגשת מודרניות, שבו לכל אבן ורחוב יש סיפור, ושעשיר כל כך בתרבות, פנאי, אוכל טוב ועושר אנושי.

גלריה דובנוב מהווה את המקום האולטימטיבי לאירועי בוטיק מדהימים בלב העיר. הגלריה ממוקמת במתחם שרונה האטרקטיבי, בסמוך לצירי תנועה מרכזיים, תחנת רכבת וקווי אוטובוס רבים. האולם מעוצב באופן מוקפד ויפייפה וכולל חללים פנימיים דינמיים וגן מרהיב ומיוחד. עם שירות מצוין והיצע קולינרי מרשים, גלריה דובנוב מספקת תשתית מעולה לאירועי בוטיק בלתי נשכחים. 

רוצים לשמוע יותר על האולם שלנו ולראות כיצד הוא יכול להתאים לאירוע המיוחד שלכם? צרו איתנו קשר ובואו לגלות את הקסם המיוחד של גלריה דובנוב. 

אירועים מודרניים מתפתחים במהירות, ובעידן זה של כלים דיגיטליים רבים, פלטפורמות מדיה חברתית כמו אינסטגרם, פייסבוק וטיק טוק הופיעו ככוחות המניעים שעומדים מאחורי השינוי הזה. אבל איך בדיוק הפלטפורמות הללו מעצבות את האופן שבו אירועים מתנהלים? יצאנו לחקור.

1.הגדרת הבמה הדיגיטלית: קידום טרום אירוע ויצירת באזז

לפני שמשתתף נכנס למקום האירוע, המסע שלו עם האירוע מתחיל באינטרנט כאשר אסטרטגיות קידום מכירות מסורתיות מועצמות על ידי כוח השכנוע והאטרקטיביות של הרשתות החברתיות.

המגנט הויזואלי של אינסטגרם ופייסבוק: עם תכנים הממוקדים בתמונות, שתי הפלטפורמות מספקות קנבס רחב למארגנים ומאפשרת להם לצייר תמונה חיה של מה שעתיד לבוא. באמצעות תמונות שנאספו, סרטונים וסיפורים מרתקים, הם יכולים לספק הצצות אל מאחורי הקלעים של האירוע ולספק כמה טיזרים מסקרנים. האטרקטיביות של הפלטפורמה טמונה ביכולת שלה ליצור סטוריז ורילז יצירתיים , המאפשרים למארגנים לספר סיפור שמושך משתתפים פוטנציאליים.

האינפורמציה המהירה של X (טוויטר לשעבר): בנוף המשתנה ללא הרף של אירועים, עדכונים בזמן אמת חיוניים. העיצוב של X מצטיין בכך, ומאפשר לשדר פרטי אירועים, טיזרים או שינויים באופן מיידי. היופי של הפלטפורמה טמון באופי השיחה. באמצעות האשטאגים ספציפיים לאירועים, המשתתפים והמארחים יכולים לעסוק בקהל שבא והולך, ולבנות גם קהילה וגם ציפייה.

הסביבה העסקית של לינקדאין: כיום אין כמעט חברה או עסק שלא נמצאים בלינקדאין. זוהי פלטפורמה ייעודית לתחום העסקי והיא המקום הנכון להיות בו כשמקדמים אירועים לחברות. עם פוסטים ייעודיים ושיתוף גורמים רלוונטיים, האירוע שלכם יוכל לקבל חשיפה רחבה בקרב אנשים רבים העוסקים בתחום אליו אתם מכוונים. 

שימוש בהאשטאגים: האשטאגים הם לא רק תוספות אופנתיות אלא כלים רבי עוצמה. האשטאג ייחודי לאירוע יכול לשמש כנושא דיגיטלי, ולרכז שיחות, תמונות ודיונים תחת מטריה אחת הניתנת לחיפוש. זה מקל על יצירת קשרים בין המשתתפים ומטפח תחושת התרגשות קהילתית.

2.בלב העשייה: מעורבות הקהל במהלך האירוע

חלפו הימים של מעורבות פסיבית. המשתתפים באירוע הם משתתפים פעילים אשר להוטים לשתף, לדון ולהתעמק בחוויית האירוע.

פוסטים ותגובות בזמן אמת: כנסים רבים מציגים כעת תצוגות פוסטים ושיתופים בשידור חי. תכונות דינמיות אלו לא רק מגבירות את האינטראקציה, אלא גם מעניקות למארגנים תובנות בזמן אמת לגבי סנטימנט הקהל, ומאפשרות להם להסתגל במידת הצורך.

עדכון חוויות באינסטגרם ופייסבוק: בעוד שפוסטים וסטוריז מאפשרים צילומי מצב של אירועים, אינסטגרם לייב ופייסבוק לייב מציעים עדכון רציף, שמביא עוקבים ישירות לאווירת האירוע, ללא קשר למיקומם הפיזי.

הצצות לאירוע עם טיקטוק: בניגוד לפלטפורמות אחרות, טיקטוק משגשגת על ספונטניות. הפורמט של הפלטפורמה מושלם להצגת רגעים לא "מסוננים", בין אם זו תגובה להרצאה מרכזית או ריקודים מאולתרים במסיבת חברה. הסרטונים הקצרים והמרתקים האלה יכולים לכלול את רוח האירוע בקטעים קצרים, מה שהופך אותם לנגישים ומשותפים בקלות.

3.מעבר למסך: הארכת הזיכרון מהאירוע

ההד של אירוע מהדהד הרבה מעבר לסופו הרשמי, במיוחד בתחום הדיגיטלי.

חוויות משותפות באינסטגרם ופייסבוק: לעתים קרובות משתתפים מגיעים לאינסטגרם ולפייסבוק כדי לפרסם את החוויות האישיות שלהם. התוכן שנוצר על ידי משתמשים לא רק משמש כקידום אורגני עבור המארגנים אלא גם עוזר לצייר תמונה הוליסטית של האירוע מנקודות מבט רבות.

דיונים וקשרים בלינקדאין: דיונים וקשרים שהחלו באירוע נמשכים לעתים גם בלינקדאין. דיאלוגים אלה יכולים לחזק קשרים, ועלולים לעורר שיתופי פעולה או פרויקטים חדשים.

סיכומי טיקטוק: לאחר האירוע, המשתתפים עשויים ליצור סרטוני סיכום בטיקטוק, המסכמים את הקטעים שתיעדו או בהם הם מככבים ומדגישים רגעים מהנים. סיכומים אלה יכולים לשמש כעדות לחוויה באירוע, ולעודד משתתפים נוספים לקחת חלק באירועים עתידיים.

4.קבלת משוב: ניתוח ושיפור עתידי

מעבר למעורבות ולקידום האירוע, המדיה החברתית מציעה גם שפע של נתונים שיכולים לסייע בקבלת תובנות והסקת מסקנות חשובות לאירועים הבאים.

מדידת מעורבות: פלטפורמות שונות מציעות ניתוח מעמיק, מעקב אחר אינטראקציות בפוסטים, ביצועי האשטאג ומעורבות משתמשים. נתונים כמותיים אלה מספקים מדדים קונקרטיים, ועוזרים למארגנים להעריך את יעילות אסטרטגיות הקידום שלהם.

משוב איכותי: תגובות, פוסטים והודעות ישירות מספקות תובנות איכותיות על האירוע. האם חלק מסוים באירוע התקבל היטב? האם המשתתפים העריכו את המקום? משוב כזה, על אף שהוא סובייקטיבי, הוא בעל ערך רב עבור חידוד אירועים עתידיים.

זיהוי משפיענים: ניתוח מדיה חברתית יכול גם להדגיש משפיענים או משתתפים פעילים שיכולים להיות שותפים פוטנציאליים או שגרירי מותג לאירועים עתידיים.

5.האתגר: מדיה חברתית עשויה להיות חרב פיפיות

אמנם למדיה החברתית ישנם יתרונות רבים עבור אירועים עסקיים, אבל השימוש בפלטפורמות אלה לא חף מאתגרים. משוב שלילי יכול להתפשט במהירות בדיוק כמו משוב חיובי וכל תגובה קצרה, אם לא מטפלים בה כראוי, יכולה להסלים לסיוט יחסי ציבור. לכן, על המארגנים להישאר ערניים, מגיבים ואותנטיים באינטראקציות הדיגיטליות שלהם כדי לוודא שהתקשורת סביב האירוע נשמרת חיובית ואפקטיבית.

לסיכום

הסימביוזה בין מדיה חברתית לאירועים מודרניים היא דינמית ועשויה להיות מועילה במיוחד לאירועים עסקיים רבים. ככל שהפלטפורמות הללו ימשיכו להתפתח, כך גם הדרכים שבהן אירועים מקודמים ומוזכרים יתפתחו ויציעו יותר אפשרויות.

האתגרים וההזדמנויות של מארגני אירועים טמונים ברתימת הכוח הזה בצורה חכמה, כדי להבטיח שההיבטים הדיגיטליים והפיזיים של האירוע משלימים ומעצימים זה את זה.

כדי ליצור חווית אירוע מעולה שיוצאת מהחלל הפיזי לדיגיטלי, חשוב למצוא אולם אירועים מצוין שיאפשר לכם להפיק אירוע עסקי מהשורה הראשונה.

אם אתם מחפשים מקום לאירוע עסקי בתל אביב, פנו אלינו ובואו להכיר את אולם האירועים גלריה דובנוב, מתחם אירועים מרכזי וגמיש שמתמחה בהפקת אירועים עסקיים בלתי נשכחים. 

לא משנה אם מדובר באירוע חברה, כנס מקצועי או אירוע מסוג אחר, האולם בו יתקיים האירוע אותו אתם מארגנים, הוא חלק מרכזי בהרכבת פאזל ההפקה. זו הדרך הנכונה לבחור אותו

לא משנה אם מדובר באירוע חברה, כנס מקצועי או אירוע עסקי אחר, האולם בו יתקיים האירוע אותו אתם מארגנים, הוא חלק מרכזי בהרכבת פאזל ההפקה. המקום הזה, הוא שיעצב את החוויה של המשתתפים ויכיל את כל האלמנטים מהם יורכב האירוע. כמה תכונות שחייבות לאפיין את האולם – הן פרקטי, נוח, חסכוני ומעוצב בסטייל. זאת הסיבה, כנראה, שתהליך בחירת האולם עלול להרגיש לכם דרמטי וגורלי במיוחד.  עם זאת, ישנם כמה טיפים שיכולים לסייע לכם בבחירה נכונה של מקום לאירוע עסקי במרכז .

1 מקום שהגודל והפריסה שלו מתאימים אחד לאחד לתוכנית האירוע שלכם

קיים הבדל גדול בין אירועים עסקיים שונים. ישנם אירועים שנועדו למינגלינג ולהיכרות בין אנשי עסקים שונים, מה שידוע יותר בכינוי ״מיט-אפ״. אירועים מסוג זה, לא פעם כוללים גם הרצאות המלוות בהקרנת מצגות ועוד. לעומת זאת, ישנם אירועי חברה שנועדו פשוט לחגוג הישג כלשהו, חג או מועד כמו מסיבת סוף שנה, מסיבת פורים, מסיבת הנפקה ועוד. כמובן, ישנם גם כנסים שתכליתם היא העשרה מקצועית עבור עובדים מתחום מסוים, והם מורכבים בעיקרם מהרצאות. כל אחד מהאירועים האלה מתאפיין בצרכים שונים מבחינת גודל החלל, הפריסה, הסגנון ועיצוב החללים השונים. בתור התחלה, כדאי להתמקד בגודל וספריסה של האולם שאתם בוחנים, שכן, זהו נתון קריטי להצלחת האירוע, ולעתים קריטי לקיומו. 

כאשר אתם מגיעים לבדוק מקומות עבור האירוע שלכם, עליכם להיות ערוכים מבעוד מועד, כאשר אתם כבר יודעים באופן מפורש מה הולך להיות הלו״ז והתוכנית בו.

הביאו עמכם עותק מסודר של התוכנית לאירוע,וקחו את הזמן לחקור את החלל באופן ויזואלי, תוך שאתם ממש מדמיינים היכן כל אחת מהפעילויות המתוכננות לאירוע תתקיים. האם החללים שבמתחם מתאפיינים בקיבולת המתאימה להכיל את כל הפעילויות שאתם מתכננים? האם ישנן פינות מנוחה, או חדרי לובי שניתן ״לפרוש״ בהם לפרק זמן מהאירוע? האם יש חלל שיכול לשמש כחדר VIP (במקרה הצורך)? האם יש אזור עם במה שניתן להתקין בו מקרן, והוא יתאים למצגת, אם מתוכננת אחת? השתדלו לצאת מהאולם עם מושג כללי על חלל שיתאים לכל אחד מחלקי האירוע.

2 בחרו במקום עם סטייל, שניתן למתג אותו במיתוג החברה

מרבית אירועי החברה, הניזמים על ידי ארגונים כאלה או אחרים, הם חלק מאסטרטגיית שיווק של הארגון העומד מאחורי הפקתם. זהו היבט שחשוב לתת אליו את הדעת לאורך כל תהליך ההפקה, בדגש על מיתוג המתחם עם סמלי החברה. כאשר אתם מסיירים באולם אירועים, דמיינו היכן יהיה אזור קבלת הפנים, הכניסה והלובי, ונסו לחשוב היכן אפשר לשלב שילוט מתאים, היכן ניתן להקרין סמלילים של החברה (מסכי טלוויזיה, מקרנים) ועוד.

3 מיקום מנצח יוביל לאירוע מוצלח

כבר הוחלט שהאירוע יתקיים במרכז, אבל עדיין לא סגורים על מיקום מדויק? בחירה במיקום מרכזי ואטרקטיבי תעלה משמעותית את הסיכויים שבאירוע שלכם אחוזי הנוכחות יהיו גבוהים. נסו לדמיין את עצמכם בצד של האורחים באירוע – אם קיבלתם הזמנה לאירוע בנס ציונה, או במקום לאירוע עסקי בתל אביב, לאיזה מהם יש סיכוי גבוה יותר שתגיעו ולא תחפשו תירוץ להיעדר? התשובה מובנת מאליה, אלא אם כן אתם גרים קרוב יותר לנס ציונה, אבל הבנתם את הרעיון.

4 האם חברת הקייטרינג הפועלת במקום מתאימה לאירוע שלכם?

כידוע, אין אירוע בלי אוכל, ויותר מזה – במקרים רבים טיב האירוע שלכם נמדד דרך רמת האוכל המוגש בו. כאמור, אירועים עסקיים שונים מתאפיינים בסגנון ובקונספט שונה מאוד, ולכן גם יצריכו קונספט שונה של כיבוד. לדוגמא, כנס עסקי שיתקיים בשעות הבוקר, יצריך קפה טוב ו״פינגר פוד״, כריכונים, עוגות, מאפים ופירות. לעומת זאת, באירוע חברה שהוא בקונספט של מסיבה בשעות הערב, הדגש יהיה על אלכוהול איכותי ואוכל בקונספט יותר ״חטיפי״, שיתאים עם הדרינק. כמו כן, ישנם אירועים עסקיים רבים המתקיימים בשעות הצהריים, ובהם מתבקש שתגישו ארוחה חמה מלאה לאורחים. לכן, אחד הדברים שחשוב לבדוק בשלבים הראשונים של בחינת האולם, הוא את חברת הקייטרינג הפועלת במקום, לרבות הסגנון של האוכל, הרמה והאיכות, והוורסטיליות של סוגי המאכלים – האם מה שמציעים לכם שם עונה על הדרישות של האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים? שאלה נוספת וחשובה לא פחות – האם העלויות של האוכל במקום עולות בקנה אחד עם התקציב שלכם, או לכל הפחות, מצדיקות חריגה מסוימת מגבולות התקציב? אם כן, יתכן שאפשר להתקדם. כאמור, אם תגישו לאורחים שלכם אוכל איכותי, עדכני, והכי חשוב – טעים, הסיכוי שהאירוע יוכתר כהצלחה עולה משמועתית. לכן, בדקו וראו – אם מדובר בחברת קייטרינג שווה במיוחד, יתכן כי ישתלם לכם להגמיש את התקציב במידה מסוימת לשם כך.

5 קבלו המלצות אותנטיות ובקרו במקום בזמן אמת 

מצאתם אולם שממש נראה לכם, והוא עונה על רוב הפרמטרים שסימנתם? עכשיו זה הזמן לעשות שיעורי בית ולהתחיל במחקר בשטח. ראשית, נסו לאתר מפיקי אירועים, קולגות שלכם מהתחום שאתם מעריכים את דעתם או לקוחות שכבר קיימו במקום אירוע כזה או אחר, וחקרו אותם לעומק לגבי שביעות הרצון שלהם מהתפקוד של אנשי הצוות במקום, החוויה של המשתתפים וכו׳. נסו לשאול לגבי תקלות או בעיות שצצו במהלך האירוע. בדקו מהן הנקודות שהם מציעים לשיפור לגבי המקום, אם יש כאלה. כמו כן, מומלץ בחום להגיע למקום בזמן אמת, כלומר במהלך אירוע דומה אחר שיתקיים בו, ולבחון היטב את פני הדברים, לרבות התנהלות הצווותים במקום, האווירה, האקוסטיקה ועוד. 

שירותים מיוחדים, ערך מוסף וסגנון

אם בדיוק הגעתם לשלב חיפוש המקום בו יתקיים האירוע אותו אתם מפיקים, חשוב שתערכו את החיפוש עצמו באופן ממוקד ויעיל, תוך שאתם בוחנים את הפרמטרים החשובים והקריטיים להצלחת האירוע

בין שמדובר באירוע עסקי, כנס מקצועי, אירוע חברה או אולי בכלל חתונה או בר מצווה, הפקת אירעים מצריכה תכנון קפדני, ירידה לפרטים הקטנים ביותר, ובניית סדר עדיפויות נכון. אם בדיוק הגעתם לשלב חיפוש המקום בו יתקיים האירוע, והחלטתם למקד את החיפוש סביב אולם אירועים במרכז הארץ, חשוב שתערכו את החיפוש עצמו באופן ממוקד ויעיל, תוך שאתם בוחנים את הפרמטרים החשובים והקריטיים להצלחת האירוע. דעו כי לא ניתן להמעיט בחשיבות התאמתו של האולם לאירוע שלכם, ולא נגזים אם נאמר שביכולתו של המקום לרומם את האירוע לגבהים ולרשום הצלחה מסחררת, ומהצד השני, הגורם הזה בהחלט יכול גם לחבל בהכל, במידה ואינו מתאים בדיוק לצרכי האירוע. איך מוצאים את המקום המושלם לאירוע ? זהו תהליך שיש לעשות ביסודיות ובסבלנות, אך דעו שאיתור האולם המתאים ביותר הוא בהחלט משימה אפשרית.

הפרמטרים החשובים לבדוק כשבוחנים את התאמתם של אולמות אירועים שונים

עלות האולם אל מול עוגת התקציב שלכם

כמובן, לא ניתן להתחיל לחפש אולם עבור האירוע לפני שיש בידיכם את התקציב הנתון עבורו. למעשה, לא ניתן כלל להתחיל בתהליך ההפקה ללא תקציב מגובש וחד משמעי. חשוב שתהיו מודעים מראש למגבלות המשאבים הפיננסים שלכם, לפני שאתם מתחילים לבדוק אולמות אירועים שונים. באופן זה, תחסכו זמן ועוגמת נפש, שמציאת מקום שהוא לכאורה מושלם, אך חורג משמעותית ממגבולות התקציב שלכם. לכן, מומלץ לעבוד בסדר הפוך – קודם כל להבין כמה אתם יכולים לשלם לאולם, ורק אז להתחיל לחפש את המקום. כמו כן, זיכרו שהתקציב שלכם אמור להספיק לעוד מרכיבים בהפקת האירוע – אוכל, שירותי סאונד, תאורה, עיצוב ועוד ועוד. לכן, כדאי שלא לחרוג מגבולות התקציב, אחרת תצטרכו לקצץ במרכיבים אחרים, שעלולים להיות חשובים גם הם. יש לציין שבמקומות שונים יוכלו לגלות גמישות במחיר, במידה ותתפשרו על מועדים פחות מבוקשים וכדומה.

היקף האירוע המתוכנן אל מול הקיבולת של האולם

להיבט של קיבולת המקום, כנגד אורך רשימת המוזמנים שלכם לאירוע, יש מספר משמעויות חשובות. ראשית, ישנו ההיבט הבטיחותי, שכמובן חשוב לקחת בחשבון, ויש לציין שגם אם מבחינתכם, אין בעיה שהאורחים יחוו צפיפות מסוימת, הנהלת האולם עצמה צריכה לפעול בהתאם לחוקי בטיחות שונים, ולא יוכלו לאפשר לכם לדחוס יותר ממה שהמקום יכול להכיל לפי החוק. כמו כן, מן הסתם, מוטב שלאורחים שלכם יהיה נוח ומרווח, במיוחד בתקופת פוסט-קורונה, בה המרחב האישי תופס חשיבות גבוהה יותר מבעבר. לכן, תמיד כדאי לקחת טווח ביטחון מסוים בהיבט הקיבולת, ואם לדוגמא, יש לכם 200 מוזמנים ברשימה, לשכור מקום שיכול להכיל 250 אורחים.

מהצד השני, גם לא מומלץ לשכור מקום גדול מדי, שכן, באופן זה גם תבזבזו כסף לשווא, על מקום מרווח יותר ממה שאתם זקוקים לו, וגם עלולה להיות באירוע אווירה פחות מגובשת, כאשר המשתתפים מתפזרים בחלל הגדול, ופחות מתקשרים זה עם זה.

מיקום מרכזי, אבל באמת

״מרכז הארץ״ עלול להיות ביטוי מעט אמורפי, במיוחד בהקשר של אולמות אירועים. אם כבר החלטתם לקיים את האירוע במרכז, כדאי לוודא שמיקום האולם הוא באמת מרכזי ומוכר לכל. אם רוצים ללכת על בטוח, שווה למקד את החיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב, וכך להבטיח שהאירוע שלכם יתקיים במקום שכולם ישמחו להגיע אליו. חשוב לקחת בחשבון כי המיקום בו יתקיים האירוע עלול להיות פקטור מכריע עבור חלק מהמוזמנים שלכם, אם לא עבור רובם. יש להודות באמת, כאשר אנחנו מוזמנים לאירוע במיקום שפחות נוח לנו להגיע אליו, עולה הסבירות שנבטל את השתתפותנו בו. במילים אחרות, אם חשוב לכם שאחוזי ההשתתפות באירוע יהיו גבוהים, בחרו במקום מרכזי ואם אפשר גם אטרקטיבי.

מקום עם עיצוב וסגנון מיוחדים יבטיח אירוע מיוחד

אז אחרי שדיברנו פרקטי פרקטי פרקטי – מגבלות תקציב, קיבולת, מיקום מרכזי… עכשיו לתוכנית האמנותית. וכן, זה לא פחות חשוב. כלומר, בלי כל אלו מלמעלה כמובן לא יכול להתקיים אירוע, אבל בלי סטייל ו״קטע״ לא יכול להתקיים אירוע מוצלח, מיוחד ובלתי נשכח. יש סיבה לתכנון והפקת האירוע הזה, יש כאן יעדים ומטרות, וחשוב להגשים ולמלא את כולם, ובלי לקפח אף אחד מהם. אז כמובן, חשוב שהמקום בו יתקיים האירוע יהיה מיוחד, מסוגנן, שיקי, עדכני, ואם אפשר, שיהיה בו משהו שונה, משהו פחות צפוי, פחות גנרי. בדרך כלל ה״אקס פקטור״ הזה מושג באמצעות עיצוב מושקע, אך לא פעם הייחודיות נובעת מעצם היותו של המקום מיוחד מראש. הכוונה למקומות שאולי אפילו לא נועדו במקור לשמש כאולמות אירועים. למשל מקומות שהם בכלל בית קפה, ספרייה, מוזיאון, גלריה, יקב יין ועוד ועוד. בשנים האחרונות, מקומות רבים מסוג זה עוברים הסבה ואדפטציות לכדי אולמות אירועים, כולל כל הפסיליטיז הדרושים, לרבות ציוד ומתקנים להכנת ולהגשת אוכל. נסו לבחור במקום יוצא דופן, וכך תבטיחו שגם האירוע יהיה מיוחד. 

מקום עם קייטרינג שווה ואיכותי

במקומות רבים, האוכל, כלומר שירותי הקייטרינג הם ״בילט איןֿ״ והם חלק חשוב ומרכזי משירותי האולם. כיום כבר אין אירוע, מכל סוג שהוא, שהאוכל לא תופס בו תפקיד מרכזי. בין שמדובר באירוע חברה, אירוע עסקי או כמובן שמחות כמו חתונות, בריתות ובר/בת מצוות, מצופה מהמארחים להשקיע ולפנק עם המנות המוגשות לאורחים במקום. לכן, אם מצאתם מקום שמוצא חן בעיניכם, ואתם שוקלים אותו בחיוב, הדבר הבא שכדאי לבדוק בו הוא האוכל.

ישנם פרטים שונים שיכולים לסייע לכם בסינון המקומות שאינם מתאימים ובבחירה מדויקת יותר של המקום המתאים ביותר עבור האירוע אותו אתם מפיקים. עצות חיוניות לבחירת אולם לאירוע עסקי

אם אתם נמצאים בשלבים ראשונים של הפקת אירוע כזה או אחר, והפרט העיקרי שיש בידיכם כרגע הוא שאתם מעוניינים לקיים אותו באולם אירועים במרכז, יש לפניכם עוד לא מעט עבודה, כאשר הכוונה היא בעיקר לעבודת תחקיר. לפני שמתחילים בחיפוש אחר המקום המושלם עבור האירוע שלכם, או של הלקוחות שלכם, יש עוד המון מידע שיש להשיג ולרכז באופן מסודר. ישנם פרטים שונים שיכולים לסייע לכם בסינון המקומות שאינם מתאימים ובבחירה מדויקת יותר של המקום המתאים ביותר, ואולי אפילו המקום המושלם לצורך האירוע הזה. אולם שלא רק יאכלס את משתתפי האירוע, אלא יהווה מעין מנוף לאירוע כולו, לרבות האווירה, הסטייל והחוויה הטובה של האורחים. הנה כמה טיפים חשובים שכדאי לאמץ לפני שיוצאים לדרך ומתחילים בחיפוש אחר האולם לאירוע.

לא כל מקום מתאים לכל סוג של אירוע

קודם כל – הבינו לעומק את הפורמט של האירוע עליו אתם עמלים. יש הבדל משמעותי בין אירוע עסקי מקצועי, שהוא בקונספט של כנס הכולל הרצאות ומצגות ונטוורקינג, לבין אירוע חברה שהוא בכלל מסיבה, עם אלכוהול, ריקודים, הופעות ופינוקים. אירועים שונים מתקיימים גם בשעות שונות, למשל כנס מקצועי יתאים יותר לשעות היום ואילו מסיבה סוערת תתאים יותר לשעות הלילה. לכל אירוע כזה יש אופי וצרכים שונים לחלוטין, ואי לכך, המקום גם הוא צריך להיבחר בהתאמה מדויקת לפורמט האירוע, לשעה שבה הוא מתוכנן להתקיים ולסגנון המסוים שהוא מתוכנן להתאפיין בו.

לא להתחיל בחיפוש לפני שהתקציב לאירוע מוגדר ומאושר

כמובן, כאשר מחפשים אחר מקום לאירוע עסקי, לפני הכל חייבים לדעת מהו הסכום שיש לכם לצורך השכרת האולם, ולא פחות חשוב – עד כמה הוא גמיש. על מנת לחסוך בזמן יקר, כדאי שהתקציב יהיה מוגדר ומאושר לפני שאתם מתחילים בכלל בחיפוש, על מנת שתדעו מראש אם טווח המחירים שמקום כזה או אחר דורש הוא בכלל רלוונטי עבורכם. עם זאת, אם נתקלתם באולם שנראה לכם מושלם עבור האירוע אך המחירים שהוא כולל חורגים מעט מהתקציב, שווה להתעכב על העניין ואף לשכנע את הלקוחות לחרוג מעט בשביל להבטיח שהאירוע יהיה מדויק ומוצלח.

במיוחד אם מדובר באירוע קטן – היזהרו מבחירה במקום גדול מדי

כשחושבים על בעיות פוטנציאליות במקומות לאירועים, כולם מדברים על צפיפות, אבל אף אחד לא מדבר על מקומות שהם מרווחים מדי… במיוחד אם מדובר בכנס מקצועי או אירוע שמטרתו יצירת אינטראקציות בין המשתתפים, לרבות נטוורקינג, מקום גדול ורחב ידיים, המחולק לכמה חללים, עלול להוות בעיה. כאשר אתם שואפים לחבר בין המשתתפים, כדאי לרכז את כולם בחלל אחד שמצד אחד יכיל את כולם בנוחות וכמובן לא יהיה צפוף, אך מצד שני, לא יאפשר להם להתפזר יתר על המידה, ובכך לפספס את מטרת האירוע.

אל תתפשרו על הלוקיישן

נכון, אתם מכוונים להפקת אירוע במרכז הארץ, אבל ״מרכז״ הוא מונח די עם משמעויות ופירושים די רחבים. אם חשוב לכם שבאירוע תירשם נוכחות גבוהה, כדאי לבחון היטב את המיקום של האולם ולוודא שהוא אכן מרכזי, מוכר, אטרקטיבי, והכי חשוב – נוח להגעה. אם אתם רוצים ללכת על בטוח, בחרו מקום בתל אביב, דבר שלא רק יקל על ההגעה של האורחים שלכם, אלא גם יוסיף ״פרסטיג׳״ לתדמית של האירוע ולאופן בו המשתתפים יתפסו אותו מראש.

חפשו מקום עם אופי ייחודי

אי אפשר להפריז בהשפעת המקום עצמו – הקונספט והסגנון שבו הוא תוכנן ועוצב, על האירוע שלכם. למעשה, האולם הוא האירוע. ככל שתבחרו במקום עם אופי וסגנון מיוחדים וייחודיים יותר, כך תבטיחו שיהיה גם האירוע שלכם. השתדלו למצוא מקום שאינו גנרי בעיצוב ובפריטי הריהוט והדקורציה שבתוכו, מקום שיש בו את ה״אקס פקטור״ הזה שהופך אותו למיוחד במינו. מצאתם אחד כזה? הדרך לאירוע מיוחד כבר סלולה בפניכם.

העדיפו מקום שמציע לכם חבילת שירותים וספקים

הישר מהפן של סטייל ואווירה, נעבור לממדים הפרקטיים יותר, שהם לא פחות חשובים. בתור אלו שמפיקים את האירוע הזה, יש לכם הר של מטלות ודברים לטפל בהם – כל אלו מעוררים לא מעט מתח ודאגות. אחת הדרכים להסיר מעליכם חלק נכבד מהעומס הזה, היא לבחור באולם אירועים שמציע לכם בעסקת חבילה שירותים שונים, לרבות שירותי קייטרינג ובר, מערכות הגברה ותאורה, ציוד טכנולוגי כמו מחשבים, מקרנים, רמקולים ומיקרופונים, מעצבים ואף מתאמי הגעה וכדומה. כמובן, יש לוודא שגם הספקים הללו הם ברמה ראויה עבור האירוע שלכם, אם כי במידה והאולם עצמו עושה רושם כאיכותי ומסוגנן, סביר יהיה להניח שגם הספקים אותם המקום מקשר עמכם הם איכותיים.

אירוע עסקי? חובה לבדוק פסיליטיז רלוונטיים

אם מדובר באירוע עסקי מהסוג שכולל מצגות, הרצאות, הקרנת סרטונים ו/או עבודה של המשתתפים תוך כדי האירוע, ישנם מתקנים ומכשירים שחשוב שיהיו במקום מבעוד מועד, והמצב האידיאלי הוא כזה שהאולם עצמו כבר כולל אותם ואנשי הצוות שבמקום יודעים כיצד לתפעל אותם. אם מדובר בכנס מקצועי, עליכם לוודא שכל המכשירים, לרבות מקרנים ומערכות הגברה, פועלים כראוי, וכאמור, אם יש במקום צוות טכני שיכול לתפעל את כל אמצעי הטכנולוגיה, לטפל בכל המכשירים, ולדאוג שהכל ״מתקתק״ במהלך האירוע – מה טוב. אחד הדברים החשובים המוטלים על כתפיכם, הם לדאוג שהאירוע יזרום ללא תקלות, שיכולות לחבל באירוע. גיוס של צוות עובדים שיהיה אמון על החלק הזה בלבד, יבטיח שהכל ילך חלק.

תכנון והפקת כנסים, כרוכים בלא מעט אתגרים ולוגיסטיקה מורכבת. החל מאיתור המקום המתאים, ועד תיעדוף של כל מרכיבי האירוע – הנה כמה דגשים שיסייעו לכם לעשות סדר בתהליך ולהרים אירוע מקצועי כמו שצריך

כמעט ואין תחום או ענף שלא זקוק לכנסים מקצועיים, המהווים חלק חשוב בפיתוח מקצועי ובנטוורקינג עסקי. כנסים ואירועים עסקיים אחרים, מגלמים את הדרך לקבץ יחד אנשים מכל רחבי הארץ (ולעתים גם מהעולם) , המשתייכים לאותה התעשייה, להעשיר את הידע שלהם ולחבר ביניהם. זהו דבר חיוני, התורם רבות לפיתוח החברה והתחום, ומקדם חדשנות. כנסים  מקצועיים יכולים להיערך במגוון פורמטים ובהיקפים שונים, החל ממפגש קטן של 200 איש, המסתיים בכמה שעות או במשך יום אחד, ועד לכנסי ענק בינלאומיים, המונים עשרות אלפי משתתפים ונמשכים לאורך שבוע שלם.  

תכנון והפקת כנסים, כרוכים בלא מעט אתגרים ולוגיסטיקה מורכבת. החל מאיתור אולם כנסים במרכז, או במיקום נגיש אחר, ועד ניהול דיגיטלי של כל מרכיבי האירוע – הנה כמה דגשים שיסייעו לכם לעשות סדר בתהליך ולהרים אירוע מקצועי כמו שצריך.

לא לדחיינות: להתחיל בתהליך כמה שיותר זמן מראש

בסיטואציה האידיאלית, הרעיון של הפקת הכנס יעלה חודשים רבים לפני המועד המתוכנן בו הוא אמור להתקיים. במציאות, לעתים קרובות מדי יישארו לכם חודשים ספורים להתחיל בתהליך ההפקה. אירועים מסוג זה דורשים תכנון מורכב, המצריך זמן רב, לכן, חשוב מאוד להתחיל את תהליך ההפקה כמה שיותר זמן מראש. כמה שיהיה לכם יותר ״אוויר״ עד האירוע עצמו, כך תפעלו בצורה שקולה ומסודרת יותר, בתהליך שבין כה לכה מלווה בלא מעט סטרס. 

הגדרת תקציב לפני הכל

בשלב הראשון, ולפני הכל, חשוב מאוד להרכיב ולהגדיר את התקציב העומד לרשותכם. תקציב הכנס צפוי להתחלק למרכיבים רבים ומגוונים, ולכן חשוב לקחת בחשבון את כולם כבר בשלב זה, להבין את העלויות של כל אלמנט שיידרש לאירוע, ולאחר מכן להוסיף ולקחת בחשבון גם הוצאות נלוות, כלומר הוצאות בלתי צפויות שעשויות להתווסף תוך כדי תנועה. 

בהפקת כנסים, ישנן עלויות רבות שהן קבועות, שיהוו את הנתח העיקרי של תקציב האירוע שלכם. ברוב המקרים, העלויות של מרכיבים כמו מקום לאירוע עסקי, ציוד הגברה ותאורה, רישיונות והיתרים ועוד, אינן מושפעות ממספר המשתתפים באירוע – אלא צפויות להישאר כפי שהן. לכן, ניתן להכניס אותן לפירוט התקציב מבעוד מועד, וכך לקבל תמונה ברורה של ההוצאות הבסיסיות שלכם. 

עלויות משתנות 

בכל הנוגע לתכנון כנסים, ישנן הרבה יותר עלויות משתנות מאשר קבועות. מדובר בכל המרכיבים הנוספים התלויים במספר המשתתפים באירוע, בעלויות השיווק ובמרכיבים אחרים, שקשורים לעתים ב״טאץ׳״ הסופי, שתרצו להוסיף, על מנת להפוך את   האירוע לייחודי ובלתי נשכח. זה יכול להיות קייטרינג מיוחד ומושקע, הוצאות שיווק ופרסום, עיצוב תפאורה, שירותי הסעות עבור המשתתפים ועוד ועוד. יש לערוך הערכה גסה של העלויות המשתנות, ולכלול בתקציב סכום עודף המיועד למטרות אלו בלבד. 

קביעת מטרות ויעדים לאירוע

על מנת לתכנן ולהפיק כנס או אירוע עסקי מושלם, חשוב להחליט כבר בשלב הראשון – מהי מטרת האירוע. חשוב להיות מאוד ספציפיים ומדויקים במענה לשאלה הזו. מתוך השאלה הזו, יעלו גם נתונים אחרים חשובים – מיהם המשתתפים בכנס, מה מאפיין אותם? אילו ערכים ומסרים אתם מעוניינים להעביר בכנס? אילו ארגונים ודוברים יכולים להיות השותפים האידיאליים באירוע? האם זהו אירוע עם מטרות רווח? אם כן, מהו היעד של ההכנסות ממנו. 

על ידי מענה על שאלות אלו, תתחילו לראות תמונה ברורה יותר של המטרות והיעדים של הכנס, וכך תוכלו להסיק מהתשובות – מהם המרכיבים הבסיסיים הדרושים להצלחתו.

בחירת נושא מרכזי לכנס

הפורמט והנושא המרכזי של הכנס, יהוו את הבסיס לחוויות המשתתפים באירוע, והם חשובים מאין כמותם. מומלץ לגבש קונספט ברור ומובהק, שיבוא לידי ביטוי באופן קוהרנטי לאורך כל האירוע. הנושא צריך להיות אטרקטיבי וכזה שהמשתתפים יכולים לזהות בקלות ולהתחבר אליו, ולצד זה, גם לעלות בקנה אחד עם ערכי המותג. גיבוש הנושא יכול להוביל אתכם ישירות לבחירת הפורמט של הכנס ולסייע לכם להחליט – האם זו תהיה תערוכה, סמינר, פאנל מומחים, סדנה חווייתית ועוד ועוד. 

איתור המקום המתאים ושריון תאריך לאירוע

לאחר גיבוש התקציב, הגדרת היעדים והמטרות, ובחירת הקונספט, כעת פניכם לאחד השלבים הקריטיים ביותר בהפקה – בחירת המקום בו יערך הכנס. מספר פרמטרים עיקריים כמו היקף האירוע, המקומות הגיאוגרפיים מהם מגיעים המשתתפים שלכם, וכמובן, הקונספט והפורמט שבחרתם לאירוע – יסייעו לכם לקבל את ההחלטה הטובה ביותר. שאלות שיכולות לסייע לכם בזמן אמת, כלומר, בעת בה אתם מוצאים מקום שמוצא חן בעיניכם, אך עדיין לא בטוחים שהוא מתאים לכנס הספציפי הזה, הן למשל –  האם המיקום של האולם נגיש וקרוב מספיק עבור האורחים שלכם? האם ניתן להלין את המשתתפים בקרבת מקום (לעתים ישנם אולמות אירועים הממוקמים בסמוך לבתי מלון או אפילו בתוך בית מלון)? האם המשתתפים ימצאו חניה בקלות? האם הגודל של המקום מתאים להיקף הקהל שצפוי להגיע? ולשאלת השאלות – האם התאריכים הזמינים של האולם תואמים למועדים הפוטנציאליים שבחרתם עבור הכנס?

במקרים רבים, הדרך היא הפוכה, ותאריך האירוע נקבע בהתאם לזמינות המקום. עם זאת, במקרים אחרים, מועד הכנס חשוב יותר מהמקום (למשל, אם צפויים להגיע אורחים מחו״ל, או אם המועד צריך להיות סמוך להשקה של מוצר מסוים ועוד), ואז תצטרכו להפוך את סדר העדיפויות – ולתת עדיפות למקומות שמציעים לכם מועדים מתאימים. לאחר ששריינתם מקום ותאריך, אפשר להתחיל ולהרכיב את הפאזל הזה, שבסופו יתקיים אירוע גדול, מעניין, מעשיר ומוצלח, שיקדם את החברה באופן משמעותי.