תכנון והפקת כנסים, כרוכים בלא מעט אתגרים ולוגיסטיקה מורכבת. החל מאיתור המקום המתאים, ועד תיעדוף של כל מרכיבי האירוע – הנה כמה דגשים שיסייעו לכם לעשות סדר בתהליך ולהרים אירוע מקצועי כמו שצריך

כמעט ואין תחום או ענף שלא זקוק לכנסים מקצועיים, המהווים חלק חשוב בפיתוח מקצועי ובנטוורקינג עסקי. כנסים ואירועים עסקיים אחרים, מגלמים את הדרך לקבץ יחד אנשים מכל רחבי הארץ (ולעתים גם מהעולם) , המשתייכים לאותה התעשייה, להעשיר את הידע שלהם ולחבר ביניהם. זהו דבר חיוני, התורם רבות לפיתוח החברה והתחום, ומקדם חדשנות. כנסים  מקצועיים יכולים להיערך במגוון פורמטים ובהיקפים שונים, החל ממפגש קטן של 200 איש, המסתיים בכמה שעות או במשך יום אחד, ועד לכנסי ענק בינלאומיים, המונים עשרות אלפי משתתפים ונמשכים לאורך שבוע שלם.  

תכנון והפקת כנסים, כרוכים בלא מעט אתגרים ולוגיסטיקה מורכבת. החל מאיתור אולם כנסים במרכז, או במיקום נגיש אחר, ועד ניהול דיגיטלי של כל מרכיבי האירוע – הנה כמה דגשים שיסייעו לכם לעשות סדר בתהליך ולהרים אירוע מקצועי כמו שצריך.

לא לדחיינות: להתחיל בתהליך כמה שיותר זמן מראש

בסיטואציה האידיאלית, הרעיון של הפקת הכנס יעלה חודשים רבים לפני המועד המתוכנן בו הוא אמור להתקיים. במציאות, לעתים קרובות מדי יישארו לכם חודשים ספורים להתחיל בתהליך ההפקה. אירועים מסוג זה דורשים תכנון מורכב, המצריך זמן רב, לכן, חשוב מאוד להתחיל את תהליך ההפקה כמה שיותר זמן מראש. כמה שיהיה לכם יותר ״אוויר״ עד האירוע עצמו, כך תפעלו בצורה שקולה ומסודרת יותר, בתהליך שבין כה לכה מלווה בלא מעט סטרס. 

הגדרת תקציב לפני הכל

בשלב הראשון, ולפני הכל, חשוב מאוד להרכיב ולהגדיר את התקציב העומד לרשותכם. תקציב הכנס צפוי להתחלק למרכיבים רבים ומגוונים, ולכן חשוב לקחת בחשבון את כולם כבר בשלב זה, להבין את העלויות של כל אלמנט שיידרש לאירוע, ולאחר מכן להוסיף ולקחת בחשבון גם הוצאות נלוות, כלומר הוצאות בלתי צפויות שעשויות להתווסף תוך כדי תנועה. 

בהפקת כנסים, ישנן עלויות רבות שהן קבועות, שיהוו את הנתח העיקרי של תקציב האירוע שלכם. ברוב המקרים, העלויות של מרכיבים כמו מקום לאירוע עסקי, ציוד הגברה ותאורה, רישיונות והיתרים ועוד, אינן מושפעות ממספר המשתתפים באירוע – אלא צפויות להישאר כפי שהן. לכן, ניתן להכניס אותן לפירוט התקציב מבעוד מועד, וכך לקבל תמונה ברורה של ההוצאות הבסיסיות שלכם. 

עלויות משתנות 

בכל הנוגע לתכנון כנסים, ישנן הרבה יותר עלויות משתנות מאשר קבועות. מדובר בכל המרכיבים הנוספים התלויים במספר המשתתפים באירוע, בעלויות השיווק ובמרכיבים אחרים, שקשורים לעתים ב״טאץ׳״ הסופי, שתרצו להוסיף, על מנת להפוך את   האירוע לייחודי ובלתי נשכח. זה יכול להיות קייטרינג מיוחד ומושקע, הוצאות שיווק ופרסום, עיצוב תפאורה, שירותי הסעות עבור המשתתפים ועוד ועוד. יש לערוך הערכה גסה של העלויות המשתנות, ולכלול בתקציב סכום עודף המיועד למטרות אלו בלבד. 

קביעת מטרות ויעדים לאירוע

על מנת לתכנן ולהפיק כנס או אירוע עסקי מושלם, חשוב להחליט כבר בשלב הראשון – מהי מטרת האירוע. חשוב להיות מאוד ספציפיים ומדויקים במענה לשאלה הזו. מתוך השאלה הזו, יעלו גם נתונים אחרים חשובים – מיהם המשתתפים בכנס, מה מאפיין אותם? אילו ערכים ומסרים אתם מעוניינים להעביר בכנס? אילו ארגונים ודוברים יכולים להיות השותפים האידיאליים באירוע? האם זהו אירוע עם מטרות רווח? אם כן, מהו היעד של ההכנסות ממנו. 

על ידי מענה על שאלות אלו, תתחילו לראות תמונה ברורה יותר של המטרות והיעדים של הכנס, וכך תוכלו להסיק מהתשובות – מהם המרכיבים הבסיסיים הדרושים להצלחתו.

בחירת נושא מרכזי לכנס

הפורמט והנושא המרכזי של הכנס, יהוו את הבסיס לחוויות המשתתפים באירוע, והם חשובים מאין כמותם. מומלץ לגבש קונספט ברור ומובהק, שיבוא לידי ביטוי באופן קוהרנטי לאורך כל האירוע. הנושא צריך להיות אטרקטיבי וכזה שהמשתתפים יכולים לזהות בקלות ולהתחבר אליו, ולצד זה, גם לעלות בקנה אחד עם ערכי המותג. גיבוש הנושא יכול להוביל אתכם ישירות לבחירת הפורמט של הכנס ולסייע לכם להחליט – האם זו תהיה תערוכה, סמינר, פאנל מומחים, סדנה חווייתית ועוד ועוד. 

איתור המקום המתאים ושריון תאריך לאירוע

לאחר גיבוש התקציב, הגדרת היעדים והמטרות, ובחירת הקונספט, כעת פניכם לאחד השלבים הקריטיים ביותר בהפקה – בחירת המקום בו יערך הכנס. מספר פרמטרים עיקריים כמו היקף האירוע, המקומות הגיאוגרפיים מהם מגיעים המשתתפים שלכם, וכמובן, הקונספט והפורמט שבחרתם לאירוע – יסייעו לכם לקבל את ההחלטה הטובה ביותר. שאלות שיכולות לסייע לכם בזמן אמת, כלומר, בעת בה אתם מוצאים מקום שמוצא חן בעיניכם, אך עדיין לא בטוחים שהוא מתאים לכנס הספציפי הזה, הן למשל –  האם המיקום של האולם נגיש וקרוב מספיק עבור האורחים שלכם? האם ניתן להלין את המשתתפים בקרבת מקום (לעתים ישנם אולמות אירועים הממוקמים בסמוך לבתי מלון או אפילו בתוך בית מלון)? האם המשתתפים ימצאו חניה בקלות? האם הגודל של המקום מתאים להיקף הקהל שצפוי להגיע? ולשאלת השאלות – האם התאריכים הזמינים של האולם תואמים למועדים הפוטנציאליים שבחרתם עבור הכנס?

במקרים רבים, הדרך היא הפוכה, ותאריך האירוע נקבע בהתאם לזמינות המקום. עם זאת, במקרים אחרים, מועד הכנס חשוב יותר מהמקום (למשל, אם צפויים להגיע אורחים מחו״ל, או אם המועד צריך להיות סמוך להשקה של מוצר מסוים ועוד), ואז תצטרכו להפוך את סדר העדיפויות – ולתת עדיפות למקומות שמציעים לכם מועדים מתאימים. לאחר ששריינתם מקום ותאריך, אפשר להתחיל ולהרכיב את הפאזל הזה, שבסופו יתקיים אירוע גדול, מעניין, מעשיר ומוצלח, שיקדם את החברה באופן משמעותי.

אירוע עסקי הוא אירוע שאי אפשר לעשות בו טעויות. זה אירוע שצריך להיות מושלם, אירוע שאמור להשיג את מטרתו ואמור להוות אחד ממנופי הצמיחה של העסק. אירוע עסקי יכול להיות אירוע לעובדי החברה, יכול להיות אירוע שמיועד ללקוחות ויכול להיות אירוע שמיועד למשקיעים או שותפים, והוא מצריך חשיבה על כל פרט ופרט בכדי שהוא יהיה מוצלח במיוחד.

אם אתם מארגנים אירוע עסקי מכל סוג שהוא, יש לכם לא מעט על הראש. אתם צריכים לדאוג למקום לקיים בו את האירוע, צריכים לדאוג לאנשי מקצוע שונים וצריכים לדאוג לתוכן שיהיה בו. אתם יכולים לעשות את זה לבד ויכולים להיעזר באנשים נוספים, הכול בשביל לקיים את מטרת האירוע ולהביא להצלחתו. אז הנה כמה דברים חשובים לבחירת מקום לקיים בו את האירוע שלכם.

הגעה למקום

אם אתם מחפשים אולם לאירוע עסקי בתל אביב, ההגעה למקום היא משהו שצריך בהחלט לעניין אתכם. אתם צריכים לבחון את דרכי הגישה למקום, צריכים לוודא שהצירים אליו לא עמוסים מידי, ובתל אביב זה יכול להיות אתגר לא פשוט.

סביר להניח שיהיו גם לא מעט אנשים שיגיעו אל האירוע בתחבורה ציבורית. בנוגע לזה, אם האירוע הוא בתל אביב זה יתרון, מכיוון שתחבורה ציבורית בתל אביב לא חסרה. יש אוטובוסים ויש רכבות, יש מוניות ויש אופניים להשכרה.

חנייה במקום

זה רלוונטי לכל מקום שהוא ובעיקר לעיר תל אביב. אי אפשר לדבר על אירועים בתל אביב בלי לדבר על בעיית החנייה בעיר. כל מי שהגיע לעיר עם רכב בשנים האחרונות גילה מהר מאוד שאם הוא לא ימצא חניון קרוב, הוא יהיה בבעיה ולא יהיה לא איפה לחנות את הרכב שלו בלי לקבל דו"ח או גרוע מזה, להיגרר. זו הסיבה שכשאתם בוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב אתם צריכים בין השאר לוודא שזה מקום שיש בסביבתו חנייה. צריכה להיות חנייה במקום מטעם האולם או הסדר כלשהוא עם חניון קרוב, העיקר שהמשתתפים באירוע לא יצטרכו לחפש חנייה בלי סוף.

החלל במקום האירוע

עוד פרמטר שאתם צריכים לקחת בחשבון אם אתם מחפשים אולם לאירוע עסקי בתל אביב כמו גם בכל מקום אחר הוא גודל החלל. יכול להיות שאתם עורכים אירוע קטן יחסית וצריכים חלל אחד לא גדול, יכול להיות שאתם מתכננים מספר פעילויות ואתם צריכים חלל שמחולק לכמה חללים קטנים ויכול להיות שאתם רוצים להושיב את המשתתפים באירוע בצורות שונות. בבואכם לבחון מקום לקיים בו את האירוע אתם צריכים לבחון מהם הצרכים שלכם ומה התכנונים שלכם. איזה גודל של חלל אתם צריכים והאם החלוקה בו מתאימה לכם.

איך תעשו את זה? פשוט מאוד, תבקשו מבעלי המקום לראות סרטים של אירועים עסקיים שהתקיימו במקום. יכולים להיות אירועים בקונספטים שונים וכשתמצאו אירוע שדומה לאירוע אותו אתם מעוניינים להפיק מבחינת תוכן ומבחינת כמות של אנשים, תוכלו לדעת האם המקום מתאים לכם.

אספקת תשתיות וציוד

אירוע עסקי הוא אירוע עם תוכן. זהו אירוע שדורש לא פעם במה ופודיום, סביר להניח שתצטרכו מקרן וכנראה שגם תאורה מתאימה תהיה דרושה לכם. ומה עם מערכת הגברה? מה עם חיבור לאינטרנט? את כל הדברים האלו ורבים אחרים אתם צריכים לוודא. שוב, גם פה נכנס האלמנט של הצרכים שלכם מול מה שהמקום מציע. יכול להיות שהוא לא יספק את כל צרכיכם אבל הוא ימצא חן בעיניכם ואתם תצטרכו לדאוג לדברים לבד, אתם רק צריכים לדעת את זה מראש.

אוכל, כן או לא?

הכוונה בכותרת היא כמובן לא השאלה אם צריך שיהיה אוכל באירוע או שלא. ברור שצריך. אין אירוע בלי אוכל ובאירוע עסקי הוא צריך להיות מותאם לאופי האירוע ולמוזמנים בו. מה שאתם צריכים לברר הוא האם האולם עצמו מספק את הקייטרינג או שאתם צריכים לדאוג לזה לבד. יש אולמות שמיועדים לאירועים עסקיים שרק מציעים את המקום ותו לא, ויש אולמות שמציעים גם אוכל. אם כן, האם האוכל במקום הוא מה שאתם מחפשים לאירוע או שהוא לא מספיק או מצד שני, מוגזם.

בכל מה שנוגע לאוכל, אתם צריכים לוודא גם שהוא מותאם גם לקבוצות קטנות יחסית. קבוצות קטנות יכולות להיות צמחונים או טבעונים וכמובן, אלו ששומרים על כשרות מהודרת מה שלא בטוח שהמקום מספק. למקרה האחרון יש פתרון אותו מציעים רבים מהאולמות, והוא הבאה של מנות מבחוץ במיוחד עבור אלו שצריכים כשרות מיוחדת.

אפשרויות פרסום ומיתוג

יכול להיות שאתם רוצים באירוע כזה להביא לקוחות חדשים ויכול להיות שאתם רוצים לפרסם את עצמכם, בבואכם לבחון את האולם אתם צריכים לראות מהן האופציות שהוא מציע בעניין. האם אפשר להביא חסויות לאירוע, האם אפשר לפרסם בו ואם כן איך, ובכלל, עד כמה הוא מותאם לאירוע עסקי על כל המשתמע מכך.

תקציב

בסופו של דבר הכול מגיע לכסף ואתם בתור מארגני ומפיקי האירוע מן הסתם עם תקציב מוגבל. אירוע עסקי צריך להיות אירוע רווחי בטווח הרחוק, מה שאומר שהוא צריך ליצור רושם על משקיעים או שותפים פוטנציאליים, צריך לגייס לקוחות, לפרסם את העסק, להכניס מוטיבציה אצל העובדים ולהעלות את רמת הפרודוקטיביות שלהם או כל מטרה אחרת.

גם אם התקציב שלכם מוגבל, וודאו שהוא עונה למטרה הזו. אם האירוע לא עתיד להיות יעיל במיוחד לעסק, כדאי לשקול אותו שוב או לבדוק את האופציה של פריצת מסגרת התקציב.

טיפים לחיפוש גני אירועים במרכז

אולמות האירועים נשארו הרחק מאחור בשנות השמונים, היום הציבור מחפש גני אירועים לערוך בהם מסיבות, חתונות ואירועים משפחתיים. גני האירועים מעניקים חוויה טבעית ועשירה יותר לאורחי האירוע, הם נחשבים ליוקרתיים יותר. לכל אורכה ורוחבה של הארץ, בין מטעים ופרדסים, בין חוות ומדשאות ניתן למצוא גני אירועים. היתרון הגדול של אירועים פתוחים הוא האווירה הטבעית והמרווח שמאפשר לכולם להרגיש בנוח גם באירועים גדולים. אל תחשבו שגני אירועים נמצאים אך ורק במושבים ובכבישים הבין עירוניים, לעתים מוצאים גני אירועים בתל אביב שהם ממש פינות חמד.

טיפים לחיפוש גני אירועים

מיקום – אם רוב האורחים שלכם נמצאים בתל אביב אז מוטב למצוא גן אירועים בתל אביב, אין טעם לשלוח את האורחים שלכם לשוטט במטעי האבוקדו של קיבוץ בצפון. בהחלט ניתן למצוא גני אירועים בתל אביב אשר מספקים את חווית הטבע בלב הכרך. זה חוסך נסיעות וזמן ומאפשר לקיים אירוע קרוב לבית.

תנאיי המקום – עם כל הכבוד לאווירת הטבע עדיין אינכם מעוניינים להסתובב בתוך מטע מוזנח עם עקרבים, שבילים לא מסודרים, בוץ ואבק. חפשו אחר גני אירועים במרכז אשר משמשים באופן קבוע לאירועים והם יותר מאורגנים ממקום שמנסה לאלתר אירוע בפרדס. כשמחפשים  גן אירועים במרכז חשוב לבקר ולהתרשם מהתשתיות שבו. שימו לב האם השולחנות ממוקמים על שטח מרוצף או שהם על האדמה; דרכי הגישה; השבילים…

גישה וחנייה – כאשר מחפשים גן אירועים בתל אביב חשוב לחפש גני אירועים בעלי גישה נוחה ומקומות חנייה. האורחים שלכם מגיעים לחגוג ואתם לא רוצים שהם יסתבכו בדרכים או יתקשו למצוא מקום חנייה, זה עלול לפגוע מאוד בהנאתם, לגרום להם להגיע באיחור ולפגוע באווירה של האירוע. שימו לב שלא מדובר במגרש חנייה שבו עולים ענני אבק עם כל רכב שמגיע.

עיצוב המקום – כולנו יודעים שהעיצוב הוא דבר חשוב מאוד ומשפיע על האווירה. חפשו אחר גן אירועים במרכז בעל עיצוב מודרני ואטרקטיבי המעניק חוויה אקסקלוסיבית, אך יחד עם זאת שומר על האותנטיות של גן אירועים המאפשר לטבע להשתתף באווירה. האורחים צריכים להרגיש בנוח, הן מבחינת השולחנות והכיסאות והן מבחינת הקונספט העיצובי המשרה עליהם אווירה נינוחה.

גודל האירוע – חשוב שתחפשו גן אירועים המתאים לגודל האירוע. ישנה הנחה שגני אירועים הם רק עבור אירועים גדולים מאוד, אך זה לא בהכרח נכון. ישנם גני אירועים בתל אביב המתאימים לאירועים קטנים ובינוניים.

אתם מוזמנים לעשות סקר שוק ולראות שגלריית דובנוב הוא המקום המושלם עבור האירוע שלכם. מבין כל גני האירועים בתל אביב, גלריה דובנוב עונה על הדרישות ויכול לתת לכם את חווית האירוע המושלמת.

הצעדים שיובילו את העסק(אולם אירועים) שלך להכרה

שוק אולמות האירועים כולל זוגות מתחתנים, אירועי סלבס, ימי הולדת בר מצוות או ימי נישואים, אירועים עסקיים ואירגוני צדקה. יישום תכנית שיווק יצירתית תעזור לכם להרחיב את בסיס קהל הלקוחות. לפניכם מספר נקודות למחשבה כיצד לנקוט בפעולות שיווק שונות ולהביא את אולם האירועים שלכם לחשיפה גדולה יותר:

נוכחות ברשת

שום דבר לא מחליף את המפגש פנים מול פנים, לבקר באולם אירועים ולהתרשם אך בעידן של היום, הקלו על לקוחות פוטנציאליים בקבלת מידע ורושם ככל שניתן בכך שתספקו תמונות רבות של אולם האירועים באתר האינטרנט שלכם. תיכללו באותן תמונות את האולם עם תיאור מלל ומפרט של כמות האנשים שהאולם יכול להכיל ובאיזה הסדר ובאילו אירועים אתם מתמחים. בנוסף, העלו תמונות מפורטות ככל שניתן : של המקום מבחוץ ומבפנים, תמונות של מנות ויתר האיבזור, השדרוג והנוחות שיש לאולם להציע עבור לקוחותיו הפוטנציאליים.

תאגידים ועסקים

עסקים ואירגונים שונים הם הלקוחות המושלמים לאירועים באמצע השבוע צהריים וערב כאחד כאשר אולם האירועים פנוי. הפיצו מייל או חוברות והזמנות לבקר באולם שלכם בקרב חברות שונות, מנהלים, מנכ"לים ובעלי עסקים שונים לבחינת אפשרות קיום מגוון אירועים בין השאר כגון מפגש מכירות, הרצאות, השקות מוצר, אסיפות, אירוע הוקרה, מסיבות פרישה ועוד מגוון אירועים שיביאו לשכירת אולם האירועים שלכם. תארו את היכולות שלכם לארח סוגים שונים של אירועים ומידע מפורט ככל שניתן.

פומביות / פרסום

ארחו באולם אירועים אירועי צדקה או גיוס כספים בתשלום מינימאלי (או רק לצורך כיסוי עלויות האוכל) לצורך הענקת עזרה לקהילה. זוהי הזדמנות עבור העסק שלך לקבלת פרסום חיובי, בררו עם מפיק האירוע אם ניתן לכלול את אולם האירועים בסקירה חדשותית ולקבל אולי אפילו הזמנות לתוכניות אירוח. שימרו על מסע הפרסום שלכם לאורך כל השנה, הפיצו הודעות לעיתונות הכוללות טיפים מה ואיך לחפש אולם אירועים, או כיצד לבחור את גודל האולם על פי צרכי הלקוח וכו'. מתן מידע בעל ערך יעזור לכם לבנות אמינות ומהימנות עבור העסק שלכם שתוביל בסופו של דבר להזמנות אירוע עתידיות.

קדמו את ימי החול לעריכת חתונות 

קיום אירועי חתונה הם עמוד השידרה של כל אולם אירועים, לעיתים קרובות בימינו יש צורך לשריין אולם אירועים לחתונות 12 חודשים מראש או אף יותר! החיסרון הוא שרוב אירועי החתונות מתרחשים בימי הסופ"ש, נסו להציע מבצעים והנחות לאירועי חתונה שמתקיימים ביתר ימי השבוע ותנו לזוג וליתר העוקבים אחרי פרסומיכם להבין כי קיום אירוע במהלך ימי השבוע ולא בהכרח בימי הסופ"ש יוביל להוזלה משמעותית בעלויות והוצאות של בעלי השימחה.