בין שמדובר באירוע חברה ובין שמדובר בחשיפת מוצר בפני הלקוחות שלכם, הצלחת אירועים עסקיים טמונה בפרטים הקטנים, ומחייבת תכנון מקיף ומדוקדק. כמה טיפים מקצועיים חיוניים – כך תעשו זאת בדרך הנכונה, החכמה והבטוחה

אירועים בלתי נשכחים לא מתרחשים סתם כך. ארגון והפקת אירוע איכותי וייחודי, דורש תכנון רב והיערכות מראש. בין אם מדובר בכנס, בסמינר או ביום אירוע חברה, ובין אם יש לכם שלושה שבועות לתכנון או שנה שלמה, הצלחת האירוע שלכם טמונה בפרטים הקטנים.

אספנו כמה  טיפים לתכנון אירועים עסקיים קטנים, שיסללו עבורכם את הדרך הנכונה והבטוחה להצלחה:

תכנון אירועים עסקיים קטנים: מה לעשות קודם?

1. לפני הכל – החליטו מיהו קהל היעד שלכם

הצעד הראשון – לפני שאתם עושים כל דבר אחר, צריך להיות הגדרה ברורה ומובהקת של קהל היעד שלכם. מכאן, כל שאר ההחלטות יבואו על מקומן. פורמט, תוכן, מחירים, מיקום וכו', כולם ינבעו מההחלטה הראשונה. גישה מובנית זו, תסייע לכם גם  להישאר ממוקדים בהשגת יעדים ספציפיים. כך יש פחות סיכוי לאפשר לטווח להיות רחב או גמיש מדי.

2. ערכו רשימה מפורטת של כל האלמנטים שהאירוע יכלול

צרו רשימה מפורטת ביותר, שתכלול את כל הפרטים הקשורים באירוע, מהקטן ביותר ועד הגדול. החל מגופי/חברת התאורה, אמצעי התחבורה הציבורית המגיעים למקום ועד לתוכנית האומנותית וסוג הכיבוד שיוגש באירוע. כשאתם מחליטים לערוך אירוע, הכל חשוב. התכנים, העיצוב, הסדרי החניה ועוד – הכל נחשב, ובנוסף, המשתתפים באירוע ייחסו כל אלמנט אל החברה ואל והמותג. עריכת רשימה תבטיח שאף פרט לא ייפול בין הכיסאות.

3. הגדירו את מטרת האירוע

לקיום האירוע חייבת להיות יש מטרה עסקית ברורה. לפני שתוכלו להתחיל לתכנן אירוע מוצלח, חשוב שקודם כל יהיה ברור – מדוע אתם עושים זאת מלכתחילה. למה? כי כל החלטה שתתקבל לאחר מכן צריכה לתמוך במטרה העיקרית שלכם. האם מדובר בהבאת לידים? האם המטרה היא ליצור מודעות לחברה או למוצר מסוים? האם אתם רואים בבניית נאמנות לקוחות כמטרה העיקרית בקיום האירוע, או שאתם פשוט רוצים להרוויח כסף ממנו (וזה גם בסדר)? מומלץ לוודא שצוות ההפקה מודע למטרה, על מנת למנוע חוסר תיאום ותקלות במהלך התכנון וההפקה. 

4. היזהרו מ"דאבל בוקינג" של אירועים אחרים בתעשייה

חשוב לבחון את לוח השנה היטב, ולוודא שאתם לא מתזמנים את האירוע שלכם בתקופת חגים או סמוך אליה, או במועדי חופשות. כמו כן, חשוב לא פחות לבדוק אם יש אירועים אחרים שאליהם קהל היעד שלך עשויי ללכת באותו הזמן, במקום להגיע לאירוע שלכם.

5. היו גמישים כלפי שינויים בהיקף, במיקום ובפרטים נוספים הקשורים לאירוע

כשתכנסו לתהליך תכנון האירוע, אתם עשויים לגלות שהאירוע שלכם משתנה בהיקפו, במיקום ובדרכים רבות אחרות ממה שדמיינתם במקור. זה טבעי וזה בסדר גמור, כל עוד אתם לא "מאבדים" את הסיבה המקורית לכל ההפקה הזו. במילים אחרות, יש צורך בגמישות מסוימת, אבל חשוב לזכור מהו היעד הסופי ולאן פניכם מועדות.

6. הכירו את המגבלות שלכם

כולנו יודעים שהמטרה הבסיסית היא להרים אירוע מרשים ומוצלח. לשם כך, עלינו גם להיות מודעים למה שאנו יכולים או לא יכולים לעשות באופן ריאלי – בין אם מבחינת תקציב ובין שמדובר בכמה זמן יש ברשותנו להיערך לאירוע. לדוגמא, אירועים קטנים, אפשר להרים גם אם יש ברשותכם רק שבוע אחד להפקה. במקרה של טווח זמן מצומצם, לא תהיה לכם ברירה אלא ללכת על אירוע בהיקף קטן ואינטימי יותר. לאירוע גדול, לעומת זאת, כדאי להיערך מספר חודשים קדימה. אם התקציב קטן, ייתכן שתצטרכו לאזן עם יצירתיות וגם "ללכלך את הידיים" מעת לעת, כלומר לעשות הרבה דברים במו ידיכם, במקום לשכור את שירותיהם של ספקים שונים.

7. גבשו יעדים חכמים

התחילו תמיד בגיבוש אסטרטגיה. בדיוק כמו בהקמת עסק, אירועים גדולים מתחילים באסטרטגיה חזקה, מחושבת וניתנת למדידה. אירועים חיים הם דרך מדהימה לחשוף ולהפיץ את המותג שלכם, להתחבר לפלח את השוק ולהתחבר לקהל היעד שלכם, לקבל פידבק על המוצר שלכם ועוד ועוד. עם זאת, אתם חייבים לדעת מה אתם מנסים להשיג באמצעות הפקת האירוע הזה. היצמדו ליעדים חכמים ודעו היטב לאן אתם מכוונים. לאחר מכן, ודא שאתם ממשיכים בתהליך, בהתאם להשגת היעדים הללו.

תקציב: כיצד אתם עומדים לממן את האירוע?

פתחו "תוכנית מימון" לאירוע שלכם, והעריכו את המספרים. דעו כיצד אתם מתכוונים לשלם עבור האירוע. רוב האירועים ממומנים על ידי חסויות, מכירת כרטיסים, תקציבי שיווק פנימיים – או שילוב של שלושתם. כאשר אתם מגבשים ומגדירים את התקציב שלכם לאירוע, תצטרכו להעריך באופן ריאלי, כמה כסף אתם יכולים לגייס ולמשוך מכל גורם. לפני שאתם מזמינים את המקום לאירוע, או חותמים על חוזים כלשהם, מומלץ להתחיל להחתים נותני חסות, או לחילופין, להתחיל למכור כרטיסים מראש, על מנת  לוודא שיש מספיק עניין ברעיון שלכם כדי לממן אותו.

צרו תקציב הוצאות – וחסכו כסף באמצעות תרומות של נותני החסות

אירועים נוטים לעלות יותר ממה שחושב בעל העסק הקטן הממוצע – בעיקר בהיבט של אולם האירועים, האוכל והשתייה. זכרו לתמחר גם את כל ההיתרים והרישיונות שתצטרכו בשביל האירוע. זוהי נקודה שבה מפיקי אירועים יכולים לסייע לכם להימנע מכאבי ראש מיותרים. ערכו רשימה מקיפה של כל ההוצאות, ולאחר מכן הדגישו תחומים שבהם לדעתכם נותני החסות יכולים למלא תפקיד כדי להציע משהו "בחינם". ככל שתעבדו עם יותר מותגים ושותפים אחרים שיקחו חלק באירועים שלכם, כך תוכלו  לחסוך יותר.

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים "אמיתיים", בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת "צ'ק ליסט" מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה"צ'ק ליסט" של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו').

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים. 

 מחפשים מקום מתאים לעריכת אירוע עסקי? דובנוב. זה המקום. חלל אורבני מקסים בלב תל אביב עם אווירה קסומה לאירוע עסקי מוצלח!

כל עסק שמכבד את עצמו עורך מידי פעם אירועים עסקיים. אם אלו אירועים שנועדו לצורך השקת מוצר חדש ואם הם אירועים שנועדו לצורך מטרות שיווקיות או מכירתיות. האירועים הללו נושאים בדרך כלל אופי רציני ומטרתי. אחרי הכול, אירוע עסקי הוא לא אירוע בידור והוא לא נועד לשעשע את האורחים. נכון שלעיתים יהיו גם תכנים ותוכניות שנועדו לאוורור, אך בגדול בהחלט מדובר באירועים שאמורים להיערך בפורמט מאוד מוגדר ובאולם שיענה על כל הצרכים ועל המטרות של הכנס.

אז איך תבחרו את האולם לאירוע העסקי שלכם?

על מנת שהאירוע העסקי יהיה מוצלח, חשוב מאוד לבחור באולם אירועים מתאים מבחינת המטרות של האירוע. זה למעשה הסוד להצלחת האירוע וההבטחה כי יהיה זה אירוע מוצלח עבור העסק.

אירוע כזה עשוי להיות גורם מכריע ומשפיע על כל העסק ומה שיבוא בעקבות האירוע. העסק יוכל לצמוח ולפרוחוהמעגלים יתרחבו עוד ועוד.

השקת מוצר חדש

לעיתים עורכים אירוע עסקי רב רושם לצורך השקת מוצר חדש. המטרה היא להעצים את המותג או את המוצר החדש ולהוציא אותו לשוק בטקס רב רושם. כך הוא יתחיל את דרכו בשוק בצורה חיובית עם תנופה עוצמתית. ברור שכך יוכל המוצר להצליח הרבה יותר ולפרוץ את הדרך כאשר נתוני הפתיחה שלו יהיו הרבה יותר גבוהים.

ברור אם כן למה אכן כדאי להשיק מוצרים חדשים באולם מתאים בטקס רברושם על מנת ליצור את ההד הרצוי.

יצירת קשרים עסקיים

ישנן חברות שמעוניינות ביצירת שיתופי פעולה בינן לבין חברות שעובדות על ייצור מקביל או משלים לייצור שלהם. כאשר יוצרים את הקשרים הללו על גבי קרקע יציבה ואפילו חגיגית, אפשר יהיה להאמין שאלו יחזיקו מעמד לאורך זמן ויובילו להצלחת הדרך המשותפת בין הצדדים.

כאשר בוחרים באולם מתאים לצורך האירוע, אולם שיענה על הצורך מבחינת הסטייל של המקום, היוקרה שלו וכל מה שהוא משדר, הרי שברור כי הקשרים העסקיים שייווצרו בין הצדדים יהיו הרבה יותר איכותיים ומבוססים. עסקים רבים מצליחים לצמוח ולהתרחב לאחר שהם יוצרים את הקשרים העסקיים בינם לבין נותני שירות מקבילים או בעלי עסקים מתחומים משיקים או דומים.

ימי גיבוש לצוותים

כיום ברור לכל חברה, ארגון או בית עסק כי יש להשקיע בצוות ולהעניק להם מעבר למקובל. כלומר המשכורת החודשית או אפילו הבונוסים, כלל אינם מספיקים. הצוות זקוק לתמריצים מיוחדים על מנת שתהיה לו המוטיבציה להשקיע בעסק. אם לא עושים את זה, העובדים נכנסים מהר מאוד לשגרה אפרורית ואף מדכדכת והתוצאה היא עסק מדשדש. ברור כי כל בית עסק מעוניין להעצים את עצמו ואת מה שהוא משווק. על מנת שזה אכן יקרה, הוא חייב לפעול במישורים הנכונים.

צוות מרוצה הוא צוות חדור מוטיבציה. צוות מרוצה הוא צוות שמעצים את העסק והוא למעשה הדבר המרכזי שבו יש להשקיע.

יציאה לימי גיבוש לצוות היא אחת הדרכים היעילות המובילות לכך. ימי גיבוש לצוות נחשבים אף הם לאירועים עסקיים והם אמורים להתקיים במקום מכובד ומתאים. על פי רוב אם מדובר בימי גיבוש עיוניים, המקום הכי טוב לכך יהיה אולם אירועים. חשוב כמובן לבחור את אולם האירועים בצורה נכונה על מנת שאכן האולם יתאים למטרה ויהיה מוצלח למען המטרה הרצויה.

על מה אתם צריכים לשים דגש כשאתם בוחרים את האולם לאירוע העסקי?

חשוב לדעת כי הבחירה באולם היא הבחירה הכי קריטית להצלחת האירוע למעשה זו הבחירה הכי משמעותית להצלחת האירוע וזה מה שיוביל בסופו של דבר לתוצאות הרצויות בהתאם למטרה אשר לשמה נערך האירוע העסקי.

אז כאן אתם צריכים לחשוב היטב מה יהיה אופי האירוע מבחינתכם. אם מדובר באירוע שכל מטרתו היא השקת מוצר חדש, ברור שמדובר באירוע רציני ומכובד שדורש את ההקפדה על היוקרה של המקום ועל המכובדות שלו.

אך אם מדובר בימי גיבוש לצוות, הקווים המכתיבים את ההפקה הם שונים לגמרי ביחס לאירועי השקה. שם חשוב לשים דגש על האווירה המשחררת והעליזה ועל האפשרות לקיים את ימי הגיבוש במקום, על כל התכנים והתוכניות הרצויות.

אחרי הכול בימי גיבוש לצוות אנחנו מעוניינים להעניק לצוות תחושה חווייתית ונעימה, להבדיל מהתחושה הקיימת בבית העסק בימי השגרה.

כאשר האולם מתאים מבחינת סוג האירוע, הרי שכל מה שיהיה באירוע בסופו של דבר, יהיה הרבה יותר אפקטיבי וגם הרבה יותר מוצלח.

מה צריך שיהיה באולם לצורך קיום האירוע העסקי?

להבדיל מאירוע כמו חתונה, בר מצווה או אפילו מסיבת יום הולדת, הרי שהאולם לצורך קיום לאירועים עסקיים דורש דברים אחרים.

כמו למשל אולם כינוסים מתאים, ציוד טכני מתאים, מתחמים לסדנאות ועוד. כאשר אלו קיימים באולם אפשר לקיים בו את האירועים הרצויים וליהנות מהתועלת אשר למענה ערכו את כל האירוע.

• מתחמים לסדנאות – בהרבה מהאירועים העסקיים מקובל לקיים סדנאות שונות. על מנת שאפשר יהיה לקיים אתהסדנאות הללו או לחילופין, מספר הרצאות בו זמנית בצורה נפרדת ומסודרת הרי שאם באולם ישנם כמה חדרים כאלה מעבר לאולם המרכזי, אפשר יהיה לערוך את האירוע העסקי בקונספט הרצוי.
• ציוד טכני – באירוע עסקי חשוב שיהיה ציוד טכני מתאים על מנת שאפשר יהיה להעביר את התכנים בצורה ברורה ומסודרת. אם זו מערכת הגברה איכותית ואם זה ציוד דיגיטלי לצורך הצגת מצגות או סרטי וידאו.
• שירותי בר – חשוב לזכור כי בכל אירוע עסקי יהיה בר עם כיבוד או אוכל שיוגש למשתתפים במהלך האירוע.

 גלריית דובנוב המחודשת מציעה חלל אורבני מעוצב בלב ת"א. העיצוב הרגוע והמזמין משלב נגיעות מסגנון הארט דקו ואזכורים של טבע – מייצר מתחם בוטיקי שאידאלי הן עבור כנסים והן עבור השקות וחתונות.

אין זה סוד שת"א מהווה יעד מספר אחד בכול הנוגע לכנסים ואירועים גדולים, וזאת כי ממש כפי שקיים העיצוב של המתחם, כך גם קיים עיצוב משלים, ופה נצייןמספר רבדים משלימים. ובכן ישנו האזור המידי שמעניק אווירה ייחודית ולא פעם ניבט פנימה מבעד לחלונות ענק וישנה הסביבה הכללית, קרי העיר שבה נבחר לארח את האירוע, וכאשר לעיר יש תדמית איכותית כמו לת"א, הרי שלא ניתן להפריד נתון זה מהמשוואה. מכאן שאם נתייחס לעיר ת"א בפרט, נציין שהיא עיר אורבנית, תוססת חיים, שתמיד עושה צעד אחד קדימה לקראת המהלך הבא, שמקבלת את כולם, שחושבת בגדול, שהיא גם צעירה וגם וותיקה, שנושמת עיצוב ותרבות ושתמיד מציעה הפתעה חדשה, ועל כן אם גם אתם מחפשים מיקום מנצח, ראשית ביחרו בעיר שאין לה שום מתחרה – בעיר ת"א!

הילדה היפה בשכבה

לאחר שהבנו שהעיר ת"אכבר מהווה התחלה מבטיחה עבור הרמה של אירוע מוצלח, יש להבין באיזה מתחם בוחרים, כיוון שהעיר ת"א יודעת שהיא "הילדה היפה בשכבה", ועל כן מציעה לא מעט מתחמים, כך שאתם עומדים מול בחירה לא פשוטה. מכאן שאם גם אתם מחפשים שילוב מנצח של יוקרה יופי ונוחות, עליכם להתחיל לסנן, ולו באמצעות מוניטין וסגנון עיצובי ולאחר מכן באמצעות גודל ואווירה. מסקנה? צפויה לכם הרבה עבודה, אך אתם בהחלט יכולים לייעל את החיפוש ובו זמנית ליהנות – להכיר את העיר ללא הפסקה מעט יותר טוב.

מוניטין וסגנון עיצובי

ציינו שניתן לסנן את הליך החיפוש באמצעות 4 פרמטרים: מוניטין, סגנון עיצובי, גודל ואווירה ופה נרחיב במעט. ובכן מוניטין מהווה פרמטר מהותי שלא ניתן להתכחש לו, ועלכן יש לבחון מהן הביקורות, ואם אותו מתחם עבר שיפוץ מאסיבי, תנסו להבין מה כיום הוא יודע להציע ואלו מעצבים עומדים מאחוריו, וזאת כי שיפוץ משמעותי לצד מעצביםבעלי שם תמיד מהווים הבטחה ומייצרים עניין, ועל כן רק בשביל הסקרנות תיגשו לראות את התוצאה החדשה. לאחר שבחנתם מוניטין, תעברו לבחון עיצוב, פשוט כי ייתכן שחמישה אנשים יחפשו עיצוב יוקרתי, אך בשורה התחתונה כל אחד יחפש עיצוב שונהלגמרי. מכאן שבנקודה זו חשוב לתאם פגישה ופשוט להגיע להתרשם. התאהבתם מהשנייה הראשונה? תסגרו תאריך!

גודל ואווירה

נגענו במוניטין ובסגנון העיצובי ועתה נעצור להרחיב אודות גודל ואווירה. ובכן ממש כפי שחשוב שהשמלה תהיה במידה הנכונה, כך גםחשוב שהאולם יהיה במידה הנכונה, וזאת כי אין זה הגיוני לארח כמות גדולה של מוזמנים במקום קטן (מייצר תחושה של טעות ואי נוחות), ואין זה הגיוני להזמין כמות מועטה למקום גדול (מייצר תחושה עלובה). מכאן שיש להבין כמה אנשים עומדים להזמין ולבחון לכמה אנשים מיועד המתחם, כאשר מראש יש לקבל החלטה האםמעדיפים אירוע הושבה או אירוע קוקטייל (משפיע על כמות המוזמנים). לבסוף נציין שחשוב להבין איזו אווירה מעדיפים, כי מאוד ייתכן שמעדיפים אווירה יוקרתית אלגנטית ושמרנית, שמחפשים לשלב בין אווירה יוקרתית לחום ביתי, שמבקשים אווירה יוקרתית, פסטורלית וצבעונית וייתכן שפשוט מעדיפים אווירה רומנטית מזמינה ואלגנטית, כאשר פה אין נכון או לא נכון ואין חובה להגדיר במילים מה בדיוק מחפשים, אלא פשוט צריך לחוש האם מתחברים למה שהמקום משדר.

עמידה בסטנדרטים גבוהים – כנס

לאחר שהבנו היכן מחפשים ואף כיצד מחפשים, נעצור להסביר שכאשר האירוע שעומד על הפרק הנו כנס, הרי שיש לחדד כמה נדבכים, וזאת כי איכות הכנס עשויה להשפיע על שביעות הרצון של המשקיעים, על הדרייב של העובדים, על הרזומה של בית העסק, על ההתרשמות של הלקוחות, על היכולת להעביר את הרעיון הרצוי וכדומה, משמע אם חתונה יכולה להרשות לעצמה לא לעמוד בסך הדרישות, הרי שכנס עסקי אינו יכוללהרשות לעצמו. מדוע? כל טעות הכי קטנה עשויה לפגום בדרך כזו או אחרת ברווחיות,ועל כןכשמארגנים כנס אין מקום לטעויות. כיצד אמירה זו באה לידי ביטוי בבחירת האולם? ובכן על האולם לשדר מקצועיות, יוקרה, חשיבה על הפרטים הקטנים ואף ערך מוסף. כך למשל אם האולם יודע לשלב צמחייה ופסלים, הוא עשוי לשדר אווירה נינוחה ותרבותית – סך המוזמנים יחושו יותרמתוגמלים ומשתפי פעולה.

מה דרוש מאולם כנסים?

כאשר עומדים לארגן כנס יש לקחת בחשבון שהוא יודע להציע כל מה שעשויים להזדקק לו. מה למשל? עברו על הרשימה המלאה:

• ערך מוסף– אנשים שמגיעים לכנס אומנם מבקשים לשמוע מה עומד על סדר היום, אך הם גם מבקשים לנצל את ההגעה עבור בילוי, ועל כן חשוב שהמקום יהיה מעוצב, יציע אווירה רגועה ומספר נדבכים נוספים, ולו אמנות שמעניקה רובד נוסף של יוקרה ואיכות.
• אוכל טעים – אין זה סוד שאנשים שיוצאים מהבית מייחלים לאכול טוב, ועל כן חשוב ביותר שהקייטרינג של המקום יידע להציע בישול מקצועי, מרשים וכמובן סופר טעים, ואם ניתן שבין היתר הוא יזכיר נגיעות מיעדים אקזוטיים ומנות צמחוניות וכשרות, הר שמדובר בערך מוסף ברמה הקולינרית.
• מערכות ייעודיות – בכדי להעביר מצגת חשוב ביותר שהאולם יידע להציע מקרן איכותי, תנאי אקוסטיקה טובים, תאורה מדויקת ואמצעי הגברה מתקדמים.

בשתי מילים

לסיכום נצייןשאולם כנסיםלאירוע עסקי בת"א צריך לדעת להציע הקפדה יתרה,מערכות משלימות, ערך מוסף, עיצוב מושקע ותחושה מרשימה. ההיצע קיים, צריך רק לאתר את האולם הנכון!

אירוע עסקי הוא אירוע שאי אפשר לעשות בו טעויות. זה אירוע שצריך להיות מושלם, אירוע שאמור להשיג את מטרתו ואמור להוות אחד ממנופי הצמיחה של העסק. אירוע עסקי יכול להיות אירוע לעובדי החברה, יכול להיות אירוע שמיועד ללקוחות ויכול להיות אירוע שמיועד למשקיעים או שותפים, והוא מצריך חשיבה על כל פרט ופרט בכדי שהוא יהיה מוצלח במיוחד.

אם אתם מארגנים אירוע עסקי מכל סוג שהוא, יש לכם לא מעט על הראש. אתם צריכים לדאוג למקום לקיים בו את האירוע, צריכים לדאוג לאנשי מקצוע שונים וצריכים לדאוג לתוכן שיהיה בו. אתם יכולים לעשות את זה לבד ויכולים להיעזר באנשים נוספים, הכול בשביל לקיים את מטרת האירוע ולהביא להצלחתו. אז הנה כמה דברים חשובים לבחירת מקום לקיים בו את האירוע שלכם.

הגעה למקום

אם אתם מחפשים אולם לאירוע עסקי בתל אביב, ההגעה למקום היא משהו שצריך בהחלט לעניין אתכם. אתם צריכים לבחון את דרכי הגישה למקום, צריכים לוודא שהצירים אליו לא עמוסים מידי, ובתל אביב זה יכול להיות אתגר לא פשוט.

סביר להניח שיהיו גם לא מעט אנשים שיגיעו אל האירוע בתחבורה ציבורית. בנוגע לזה, אם האירוע הוא בתל אביב זה יתרון, מכיוון שתחבורה ציבורית בתל אביב לא חסרה. יש אוטובוסים ויש רכבות, יש מוניות ויש אופניים להשכרה.

חנייה במקום

זה רלוונטי לכל מקום שהוא ובעיקר לעיר תל אביב. אי אפשר לדבר על אירועים בתל אביב בלי לדבר על בעיית החנייה בעיר. כל מי שהגיע לעיר עם רכב בשנים האחרונות גילה מהר מאוד שאם הוא לא ימצא חניון קרוב, הוא יהיה בבעיה ולא יהיה לא איפה לחנות את הרכב שלו בלי לקבל דו"ח או גרוע מזה, להיגרר. זו הסיבה שכשאתם בוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב אתם צריכים בין השאר לוודא שזה מקום שיש בסביבתו חנייה. צריכה להיות חנייה במקום מטעם האולם או הסדר כלשהוא עם חניון קרוב, העיקר שהמשתתפים באירוע לא יצטרכו לחפש חנייה בלי סוף.

החלל במקום האירוע

עוד פרמטר שאתם צריכים לקחת בחשבון אם אתם מחפשים אולם לאירוע עסקי בתל אביב כמו גם בכל מקום אחר הוא גודל החלל. יכול להיות שאתם עורכים אירוע קטן יחסית וצריכים חלל אחד לא גדול, יכול להיות שאתם מתכננים מספר פעילויות ואתם צריכים חלל שמחולק לכמה חללים קטנים ויכול להיות שאתם רוצים להושיב את המשתתפים באירוע בצורות שונות. בבואכם לבחון מקום לקיים בו את האירוע אתם צריכים לבחון מהם הצרכים שלכם ומה התכנונים שלכם. איזה גודל של חלל אתם צריכים והאם החלוקה בו מתאימה לכם.

איך תעשו את זה? פשוט מאוד, תבקשו מבעלי המקום לראות סרטים של אירועים עסקיים שהתקיימו במקום. יכולים להיות אירועים בקונספטים שונים וכשתמצאו אירוע שדומה לאירוע אותו אתם מעוניינים להפיק מבחינת תוכן ומבחינת כמות של אנשים, תוכלו לדעת האם המקום מתאים לכם.

אספקת תשתיות וציוד

אירוע עסקי הוא אירוע עם תוכן. זהו אירוע שדורש לא פעם במה ופודיום, סביר להניח שתצטרכו מקרן וכנראה שגם תאורה מתאימה תהיה דרושה לכם. ומה עם מערכת הגברה? מה עם חיבור לאינטרנט? את כל הדברים האלו ורבים אחרים אתם צריכים לוודא. שוב, גם פה נכנס האלמנט של הצרכים שלכם מול מה שהמקום מציע. יכול להיות שהוא לא יספק את כל צרכיכם אבל הוא ימצא חן בעיניכם ואתם תצטרכו לדאוג לדברים לבד, אתם רק צריכים לדעת את זה מראש.

אוכל, כן או לא?

הכוונה בכותרת היא כמובן לא השאלה אם צריך שיהיה אוכל באירוע או שלא. ברור שצריך. אין אירוע בלי אוכל ובאירוע עסקי הוא צריך להיות מותאם לאופי האירוע ולמוזמנים בו. מה שאתם צריכים לברר הוא האם האולם עצמו מספק את הקייטרינג או שאתם צריכים לדאוג לזה לבד. יש אולמות שמיועדים לאירועים עסקיים שרק מציעים את המקום ותו לא, ויש אולמות שמציעים גם אוכל. אם כן, האם האוכל במקום הוא מה שאתם מחפשים לאירוע או שהוא לא מספיק או מצד שני, מוגזם.

בכל מה שנוגע לאוכל, אתם צריכים לוודא גם שהוא מותאם גם לקבוצות קטנות יחסית. קבוצות קטנות יכולות להיות צמחונים או טבעונים וכמובן, אלו ששומרים על כשרות מהודרת מה שלא בטוח שהמקום מספק. למקרה האחרון יש פתרון אותו מציעים רבים מהאולמות, והוא הבאה של מנות מבחוץ במיוחד עבור אלו שצריכים כשרות מיוחדת.

אפשרויות פרסום ומיתוג

יכול להיות שאתם רוצים באירוע כזה להביא לקוחות חדשים ויכול להיות שאתם רוצים לפרסם את עצמכם, בבואכם לבחון את האולם אתם צריכים לראות מהן האופציות שהוא מציע בעניין. האם אפשר להביא חסויות לאירוע, האם אפשר לפרסם בו ואם כן איך, ובכלל, עד כמה הוא מותאם לאירוע עסקי על כל המשתמע מכך.

תקציב

בסופו של דבר הכול מגיע לכסף ואתם בתור מארגני ומפיקי האירוע מן הסתם עם תקציב מוגבל. אירוע עסקי צריך להיות אירוע רווחי בטווח הרחוק, מה שאומר שהוא צריך ליצור רושם על משקיעים או שותפים פוטנציאליים, צריך לגייס לקוחות, לפרסם את העסק, להכניס מוטיבציה אצל העובדים ולהעלות את רמת הפרודוקטיביות שלהם או כל מטרה אחרת.

גם אם התקציב שלכם מוגבל, וודאו שהוא עונה למטרה הזו. אם האירוע לא עתיד להיות יעיל במיוחד לעסק, כדאי לשקול אותו שוב או לבדוק את האופציה של פריצת מסגרת התקציב.

המיקום: אולם אירועים במרכז תל אביב

לא מעט חברות סטארט אפ, ארגונים ועסקים מחפשים אחר מיקום מרכזי לעובדי החברה. בין אם מדובר באירוע גיבוש או מסיבת קיץ מגניבה, יש צורך במיקום שיהיה יחסית קרוב גאוגרפית למשרד. כמו בעולם החתונות, כך גם בעולם האירועים העסקיים, למפיקי האירוע ולמארגנים אין רצון להביע את העובדים שעות באוטובוסים, אלא להפוך את האירוע לכמה שיותר נגיש (שזה כולל חניה מסודרת), מרכזי ונוח. גלריה דובנוב ממוקמת ברחוב דובנוב 8 בתל אביב והיא נותנת פתרון מצוין לאירועים של עד 200 איש או יותר.

התפריט: שילוב בין תפריט טיילור מייד לצד שפים אורחים

עם כל הכבוד למיקום, אנחנו במדינת ישראל אוהבים לאכול טוב. קייטרינג הבית של גלריה דובנוב הוא בעל ידע מקצועי רחב ומעמיק במטבחים שונים ומגוונים. מאיטליה וצרפת ועד ויאטנם ותאילנד. מה שחשובה באמת היא היכולת להתאים את התפריט לאירוע. בין אם מדובר באירוע של עד 200 איש או יותר ובין אם מדובר בקוקטייל או אירוע קונספט, הקייטרינג שלנו יידע לתפור לכל אירוע את התפריט ההולם אותו. אגב, טרנד חדש שתופס תאוצה בעולם של האירועים העסקיים ומסיבות החברה הוא להזמין לאירוע שפים אורחים. בגלל הוורסטיליות של הקייטרינג אירחנו השנה לא מעט שיתופי פעולה עם שפים כמו אביב משה, מאיר אדוני, שאול אדרת, ערן זינו ואייל שני.

העיצוב: שילוב בין טבע לעיר

גלריה דובנוב בנויה מאולם פנימי מקורה וחצר פנימית שמאפשרת לארח את המוזמנים לאירוע באווירת טבע קסומה עם צמחיה ואווירה חמימה. בקיץ, כל האירוע מקבל אווירה שמרגישה כאילו האורחים הרוויחו את הטבע בלב העיר.

המקצועיות: צוות עם ניסיון רב בהפקת אירועים עסקיים

מה חשוב ללקוחות שסוגרים אירועי עסקי? ההפקה, המיקום, האוכל, החניה ולא פחות חשוב הוא השירות, אם לא הכי חשוב. ללקוחות עסקים חשוב לדעת שהם בידיים טובות, עם צוות מקצועי בוגר ואמין, שמכיר לעומק את עבודתו, את השוק בו הוא פועל ואת התחום. לקוחות עסקים רוצים שקט, ורוצים צוות שיוביל אותם בבטחה כל הדרך עד לאירוע עצמו.

בשנים האחרונות האירועים העסקיים והכנסים המקצועיים עברו מהפכה של ממש. גם הירידים האחרונים מציבים סטנדרטים חדשים של מצוינות בתחום ונראה שכדי להגיע לאירוע המושלם, צריך להשקיע בתכנון מקדים. בכדי לעזור לכם להפיק את האירוע שלכם בדרך הקלה והטובה ביותר, הכנו כמה טיפים שיעזרו לכם לארגן אירוע איכותי ולספק חווית אירוח מושלמת.

הכירו את הקהל שלכם

חשוב לזהות מראש את הפרופיל המדויק של האורחים שלכם בכדי לבנות את הקונספט של כל אירוע ולבחור את הדוברים הרלוונטיים ביותר. בכדי לעשות זאת באופן פשוט ולספק לכל מי שמגיע לכנס שלכם חוויה של תוכן איכותי, חשוב לענות על מספר שאלות. נסו לברר מהו התוכן שימקסם את הידע המקצועי של כל מוזמן, מיהם האנשים המובילים בתעשייה ואילו סדנאות יגרמו לאורחים שלכם להגיע גם לכנס הבא.

הקדישו מחשבה לדרכי ההגעה וצרו אלטרנטיבות משלכם

למרות שבעבור כנסים עסקיים ניתן להתפשר על תחבורה ציבורית סטנדרטית, עבור אירועי ענק אין מקום לפשרות. בכדי שתוכלו להפיק ירידים מוצלחים אתם פשוט חייבים לספק לאורחים שלכם מגוון של אפשרויות הגעה ולהציע חניון גדול ומסודר. במידה ואין נגישות מלאה למקום האירוע, כדאי לשקול לשכור אוטובוסים משלכם לטובת העניין. למרות שזה עלול להכביד במעט על התקציב שלכם, זוהי אחת הדרכים הבדוקות להעלות את שביעות הרצון של האורחים שלכם.

אל תתפשרו על האספקטים הטכנולוגיים

אם אתם רוצים לאפשר לאורחים שלכם ליהנות מהרצאות ומאטרקציות בלתי נשכחות, אתם חייבים להשקיע בצד הטכנולוגי. חשוב לספק מעטפת מתקדמת אשר כוללת תאורה איכותיות, סאונד נפלא ורשתות WIFI מהירות במיוחד. צרו גם אפליקציה אשר תלווה את האורחים מרגע הכניסה ועד לרגע היציאה ותספק להם מדריך איכותי – ישירות לסמארטפון שלהם. אלו אולי נראים כמו דברים פשוטים, אך המשמעות שלהם היא אדירה עבור כל המוזמנים.

בחרו במקום שתואם את הצרכים שלכם

משום שהכנה של ירידים מוצלחים היא שונה באופן מהותי מיצירה של יום עיון מצומצם, חשוב לבחור את האולם האידאלי עבור הצרכים שלכם. מומלץ לשים לב לגודלו של האולם, לכמות האנשים שאותו הוא יכול להכיל ולאפשרויות המודולריות שאותן הוא מציע. חשוב לבחור מקום אשר יעניק לאורחים שלכם תחושה נעימה ואינטימית, כזו אשר תשפיע לחיוב על החוויה האישית שלהם.

למדו מהכישלונות שלכם

הדרך הבטוחה לייצר שיפור מתמיד בחוויית האירוח ולהפיק כנס מקצועי שכולם ידברו עליו, טמונה ביכולת שלכם להשתפר. אם כבר יצא לכם להפיק אירועים בעבר, אתם בוודאי יודעים אילו אלמנטים עבדו לכם ובאילו אספקטים יכולתם לספק תוצאות איכותיות יותר. מסיבה זו, חשוב לבצע ניתוח מדוקדק של האירועים האחרונים שלכם ולהסיק מסקנות אופרטיביות בדבר האירוע הבא שלכם. ניתן לשכור יועץ חיצוני לעניין, אולם ברוב המקרים אתם פשוט צריכים להיות כנים עם עצמכם.

אולם אירועים במרכז

בלב הג'ונגל האורבני של תל אביב שוכנת לה גלריה פרטית וקסומה, גלריה דובנוב שמה. "גלריה דובנוב" הוא אולם אירועים במרכז, הנוצר בחובו חוויה עיצובית נדירה לצד אווירה אינטימית ושלווה, יוקרה אמיתית וחגיגה קולינארית הקוסמת לכל אורח. חלל הגלריה, מיטיב ליצור הרמוניה אסתטית של צבעים, חומרים וקווים מדויקים בסגנון קלאסי – מודרני, המשרים תחושה נעימה של שקט ויופי צרוף, בלב הכרך הסואן.

גלריה דובנוב, היא לא עוד אולם אירועים במרכז, אלא בית אירועים תל אביבי מיוחד, המציע אירוע בתפירה אישית למידותיך. הגלריה מתפרשת על פני שטח של 500 מ"ר ומורכבת משלושה חללים עיקריים: גינה קסומה מרוצפת דק לבן, המספקת מרחב מושלם לקבלת הפנים או טקס החופה, קומת גלריה וחלל אירוח הכוללים גם רחבת ריקודים, המרוצפים כולם בפרקט לבן חגיגי.

הגלריה מתאימה לאירועים אינטימיים בישיבה עד 200 איש ולאירועי קוקטייל עד 400 איש, לרבות: חתונות, בריתות, ברבת מצווה, ימי נישואין, ימי הולדת וכן אירועים עסקיים, כנסים, הרצאות, השקות ומסיבות עיתונאים.

כבית אירועים הדואג לכל פרט, תוכלו להיות בטוחים שאתם מקבלים את הטוב ביותר, החל ממערכות תאורה וסאונד מתקדמות, דרך פינות ישיבה אקסקלוסיביות ונוחות, חלל פרטי ומעוצב, אוכל מוקפד וצוות מלצרים שירותי ומקצועי, אשר ילווה אתכם בחיוך לאורך כל האירוע. יופי וייחודיות אשר לא תוכלו למצוא בכל אולם אירועים במרכז.

לאניני הטעם, גלריה דובנוב מציעה חוויה קולינארית ייחודית של ניחוחות וטעמים מופלאים, בניצוחו של השף חיים סבג (קייטרינג "מעשייה"), המציג מטבח ים תיכוני, שמח וססגוני. זהו מטבח בסגנון בשרי המציע מנות מוקפדות של מיני תבשילי בשר, דגי ים טריים בליווי תוספות מפתיעות. כמו כן, הגלריה מציעה גם קייטרינג חלבי עשיר בסגנון אירופאי, בניצוחו של השף מוריס מונייה (קייטרינג "מונייה"), המציג מנות חלביות מעוררות תאווה.

מלבד היותו אולם אירועים במרכז

המקום משמש גם כחלל לתערוכות מתחלפות של יצירות אומנות מתחום הציור, הפיסול, הצילום, ההדפס והקדרות.

אתם מוזמנים ליהנות משילוב נדיר של יופי, קסם ואווירה תל אביבית ולערוך את האירוע הבא שלכם בגלריה דובנוב, אולם אירועים במרכז.

אולמות אירועים במרכז – אולמות אירועים מומלצים נוספים:

• גלריית לורנס
• היי אנד – אולם אירועים יוקרתי
• רייברסייד

אירועי בוטיק נוגעים לעיצוב, תכנון, ארגון, יצירה ותיאום. האירוע שלכם נלקח ברצינות רבה ומתוך מחשבה כי האירוע שלכם יהיה אירוע שינציח את הרגעים היקרים ביותר שלכם על ידי עיצוב אירוע כמו שאתם חולמים עליו, בין אם זה במראה רומנטי או כל בקשה אחרת כך שישקף למעשה את האישיות, הטעם והסגנון שלכם לקיום אירוע בוטיק בתל אביב בדיוק כפי שאתם מתכננים.

אירועי בוטיק בגלריה דובנוב מתאפיינים באווירה יוקרתית , קלאסית, רומנטית, , ביתית, חדשנית ולא קונבנציונאלית. כל אירוע בוטיק הוא ייחודי, מותאם אישית ומתוכנן היטב בכל פרט קטן. לנו יש את התשוקה, הרצון, הידע והכלים ליצור עבורכם את האירוע הבא שלכם במקצועיות, סבלנות, מקוריות ואהבה.חשוב לנו שתרגישו הכי מיוחדים בעולם ביום שנועד רק לכם.

אם תירצו את אירוע הבוטיק שלכם – חתונה, אירוע עסקי, בר/בת מצווה, מסיבת אירוסין, מיום הולדת, וכו' בסגנון  ביתי, עירוני, מיוחד, רומנטי ומקורי , אצלנו בגלריה דובנוב במרכז תל אביב תוכלו למצוא מענה באמצעות מגוון הכלים שברשותנו. יחד, באמצעות עבודה משותפת עם בעלי המקצוע שלנו ואתכם, ניצור נושא לאירוע שלכם, נוסיף צבעים, עיצוב, הזמנות ולא נדלג על כל הפרטים הכי קטנים כדי שהאירוע שלכם יהיה הדבר שחלמתם עליו!

ואז… ביום המיוחד שלכם, אנו נלווה אתכם לאורך כל האירוע כדי לוודא שהכל פועל בצורה חלקה בזמן שאתם נירגעים ונהנים מהחגיגות, השתייה, החבר'ה כשלמעשה -האירוע שלכם קרם עור וגידים והוא כרגע מודל לחיקוי לאירוע הבוטיק הבא.