הצעד הראשון בהפקה מוצלחת: איתור מקומות לכנסים

מדוע כל כך חשוב לשלוח את העובדים לכנסים מקצועיים ולרענן את שגרת היומיום שלהם, ומהם הדגשים שיש להכיר, כאשר מחפשים את המקום המושלם לכנס?

אירועים עסקיים כמו כנסים מקצועיים, אירועי חברה וכדומה, הפכו ליותר ויותר מושקעים וחשובים בשנים האחרונות, ויש שמגדילים ומתייחסים להפקתם ברצינות שלא היתה מביישת חתונת ענק. אין זה צירוף מקרים, אלא שמנהלי חברות מבינים לעומק את הפוטנציאל העסקי או המקצועי (או שניהם) הטמון בכנס שכזה, וכבר יודעים שחשוב להשקיע בו, הן מבחינת תקציב והן מבחינת משאבים אחרים שהעניין מצריך.

כיצד השתתפות בכנסים תורמת להתפתחות המקצועית של העובדים?

לעתים קרובות מדי, המטלות היומיומיות והיעדים לטווח קצר יותר במסגרת יום העבודה של עובד, עלולים לתפוס כל כך הרבה מקום בראש שלו וכמובן זמן, עד כדי כך שלא נותר לו מקום לחשוב מעבר למה שהוא צריך לעשות באותו היום. עם זאת, ייזום פסק זמן מוגדר, לצורך השתתפות בכנסים ובאירועים חיצוניים הרלוונטיים לעבודתו, הוא חיוני ביותר לפיתוח הקריירה שלו.

הנה הסיבות לכך שכל מעסיק צריך לשלוח את אנשיו לכנסים ולימי הדרכה קבועים, או אפילו לתכנן אירועים פנימיים, על מנת להעלות את המורל והמוטיבציה של העובדים.

ראשית, עבור מעסיקים המבקשים להניע, לשתף ולשמר עובדים (אתגר לא פשוט בכלל בימינו), מומלץ יהיה לעזור להם למצוא דרכים להרחיב את הידע שלהם, לפגוש אנשים חדשים ולהשתתף באירועים של התעשייה, על מנת לאזן את שגרת העבודה שלהם. עובדים שירגישו שהם מוערכים וחשובים מספיק כדי להישלח למשימות מסוג זה, במסגרתן הם ייצגו את החברה, יפתחו נאמנות חזקה יותר כלפי הבוסים שלהם, לצד תחושת ערך עצמי גדולה יותר. גם כנסי הדרכה או העשרה מקצועיים, עשויים להיות מהנים, ולהוות אלטרנטיבה מרעננת ל"עוד יום במשרד".

במחקרים עדכניים שבחנו את סוגיית פיתוח העובדים, עלו שלושה גורמים שהוגדרו כמשפיעים במיוחד על מעורבות ויעילות בעבודה; משמעות, זמינות של אפשרויות וביטחון. במילים אחרות, עובדים עסקו באופן היעיל ביותר בעבודתם, כאשר הם האמינו שהחברה בה הם עובדים מחוללת שינוי אמיתי בעולם, כאשר הוקצו להם משאבים נאותים כדי להשלים את המשימות שלהם כראוי, וכשהם חשו בטוחים בעצמם ובתפקיד שהם מבצעים. 

כיצד הגורמים הללו מתקשרים עם השתתפות בכנסים?

ראשית, באירועים חיצוניים בדרך כלל זוכים המשתתפים בהעשרה ובקבלת ידע נוסף הנוגע לתעשייה, שהוא מעבר למפרט התפקיד הרגיל שלהם. הדבר מוסיף משמעות לתפקידם, כשהם מתחילים לראות אותו כחלק מתמונה רחבה הרבה יותר. כמו כן, הדבר עשוי לסייע להם למקם את עצמם ביחס לעמיתים שעושים את אותה העבודה בחטיבות או בחברות שונות, ולהעניק להם את ההזדמנות לפגוש חברים אחרים, לרוב בכירים יותר בארגון שלהם. מפגש איתם בקונטקסט שונה, משנה את חוקי המשחק ומבטל את ההיררכיה שהם מכירים מהמשרד, לפחות באופן זמני.

כמו כן, כנסים מקצועיים או אירועי הכשרה, מהווים הזדמנות חשובה לדון בנושאים שונים, ולקבל פרספקטיבה שונה על תפקידם, תוכנו והשפעתו, הן על מקום העבודה והן על החברה כולה. באירוע כזה, העובדים לומדים יותר על דרכים לפתח את התפקיד, על הרחבת האחריות שלהם בעבודה ועל אמצעי למידה חדשים. במצב האידיאלי והרצוי, הם ייצאו מהכנס עם רעיונות ודרכים חדשות לגשת לתפקיד אותו הם מבצעים, וכן על החובות והמטרות הכרוכות בו.

עוד היבט חשוב, הוא שהשתתפות בכנס או במפגש הדרכה, מסייעת להגברת המעורבות האישית של העובדים במקום העבודה, שכן היא מגבירה את תחושת השייכות שלהם לצוות. 

איך בוחרים את המקום המוצלח ביותר לכנס?

איתור מקומות לכנסים הוא הצעד המורכב, החשוב ואולי המשפיע ביותר כאשר מתכננים כנס או אירוע עסקי מכל סוג שהוא. בדומה לכל אירוע רב משתתפים, הסטייל של המקום, הרמה של המתקנים, ולא פחות חשוב – המיקום, הם אלו שיכתיבו את כל החוויה של המשתתפים ולכן חשוב שלא להקל ראש בצעד זה, במידה והוטלה עליכם משימת ההפקה (או שלקחתם אותה עצמכם). 

הנה כמה דגשים שיסייעו לכם למצוא את המקום המתאים:

סטייל שמתאים לעובדי החברה ולסגנון העבודה

לפני שאתם מתחילים בחיפוש המקום, קודם כל נסו לאפיין את סגנון העבודה, למשל חברת הייטק או יצרנית תרופות יתאפיינו בסגנונות שונים לחלוטין. בשלב הבא, נסו כמובן לאפיין את הסטייל הכללי של העובדים שלכם, במקרה שרובם בני אותם גילאים, זה כבר יקדם אתכם בצעד גדול לעבר התשובות. אם לדוגמא, מדובר בעובדי הייטק שמרוויחים טוב ו"חיים בגבוה", תוכלו לבחור במקומות עם סטייל מוקפד ועדכני. דוגמא נוספת, אם מדובר למשל בעובדים של חברת ביטוח, שרובם עברו את גיל 50 לצורך הדוגמא, אולי הדגש צריך להיות על פסיליטיז מפנקים ונוחות. אתם מכירים את העובדים שלכם מקרוב וסביר להניח שמחקר קצר בנושא יעלה הרבה נתונים חיוניים. יש כאן אלמנט שעלול להיות חמקמק אבל הוא חשוב מאין כמותו – התאמת הסגנון של המקום למשתתפי האירוע, ולכן חשוב להעמיק במחקר ובהצלבת הנתונים. מקום אידאלי הוא כזה שמצד אחד העובדים ירגישו בו נינוחים ויתנהלו בו בטבעיות מסוימת, ומצד שני, יהווה שדרוג משמעותי לעומת משרדי החברה, ולכל הפחות יפתיע ויהווה שינוי אווירה דרמטי.

אל תזלזלו בעניין המיקום

ההגעה לאירוע היא חלק בלתי נפרד מהחוויה של השתתפות בכנס, ורצוי להתייחס אל גורם זה ברצינות רבה. ההמלצה שלנו היא לעשות כל שביכולתכם על מנת למצוא מקום נגיש ומרכזי, במיוחד אם מדובר באירוע של שעות בודדות בלבד, ולא לחילופין, כנס הנמשך כמה ימים. אם בכל זאת הלכתם על מקום מרוחק, וודאו שהוא מצדיק את המסע שהעובדים צריכים לעשות בכדי להגיע אליו.