מיקום וגודל מדויקים, סגנון ואווירה: טיפים לבחירת אולם אירועים במרכז

ישנם פרטים שונים שיכולים לסייע לכם בסינון המקומות שאינם מתאימים ובבחירה מדויקת יותר של המקום המתאים ביותר עבור האירוע אותו אתם מפיקים. עצות חיוניות לבחירת אולם לאירוע עסקי

אם אתם נמצאים בשלבים ראשונים של הפקת אירוע כזה או אחר, והפרט העיקרי שיש בידיכם כרגע הוא שאתם מעוניינים לקיים אותו באולם אירועים במרכז, יש לפניכם עוד לא מעט עבודה, כאשר הכוונה היא בעיקר לעבודת תחקיר. לפני שמתחילים בחיפוש אחר המקום המושלם עבור האירוע שלכם, או של הלקוחות שלכם, יש עוד המון מידע שיש להשיג ולרכז באופן מסודר. ישנם פרטים שונים שיכולים לסייע לכם בסינון המקומות שאינם מתאימים ובבחירה מדויקת יותר של המקום המתאים ביותר, ואולי אפילו המקום המושלם לצורך האירוע הזה. אולם שלא רק יאכלס את משתתפי האירוע, אלא יהווה מעין מנוף לאירוע כולו, לרבות האווירה, הסטייל והחוויה הטובה של האורחים. הנה כמה טיפים חשובים שכדאי לאמץ לפני שיוצאים לדרך ומתחילים בחיפוש אחר האולם לאירוע.

לא כל מקום מתאים לכל סוג של אירוע

קודם כל – הבינו לעומק את הפורמט של האירוע עליו אתם עמלים. יש הבדל משמעותי בין אירוע עסקי מקצועי, שהוא בקונספט של כנס הכולל הרצאות ומצגות ונטוורקינג, לבין אירוע חברה שהוא בכלל מסיבה, עם אלכוהול, ריקודים, הופעות ופינוקים. אירועים שונים מתקיימים גם בשעות שונות, למשל כנס מקצועי יתאים יותר לשעות היום ואילו מסיבה סוערת תתאים יותר לשעות הלילה. לכל אירוע כזה יש אופי וצרכים שונים לחלוטין, ואי לכך, המקום גם הוא צריך להיבחר בהתאמה מדויקת לפורמט האירוע, לשעה שבה הוא מתוכנן להתקיים ולסגנון המסוים שהוא מתוכנן להתאפיין בו.

לא להתחיל בחיפוש לפני שהתקציב לאירוע מוגדר ומאושר

כמובן, כאשר מחפשים אחר מקום לאירוע עסקי, לפני הכל חייבים לדעת מהו הסכום שיש לכם לצורך השכרת האולם, ולא פחות חשוב – עד כמה הוא גמיש. על מנת לחסוך בזמן יקר, כדאי שהתקציב יהיה מוגדר ומאושר לפני שאתם מתחילים בכלל בחיפוש, על מנת שתדעו מראש אם טווח המחירים שמקום כזה או אחר דורש הוא בכלל רלוונטי עבורכם. עם זאת, אם נתקלתם באולם שנראה לכם מושלם עבור האירוע אך המחירים שהוא כולל חורגים מעט מהתקציב, שווה להתעכב על העניין ואף לשכנע את הלקוחות לחרוג מעט בשביל להבטיח שהאירוע יהיה מדויק ומוצלח.

במיוחד אם מדובר באירוע קטן – היזהרו מבחירה במקום גדול מדי

כשחושבים על בעיות פוטנציאליות במקומות לאירועים, כולם מדברים על צפיפות, אבל אף אחד לא מדבר על מקומות שהם מרווחים מדי… במיוחד אם מדובר בכנס מקצועי או אירוע שמטרתו יצירת אינטראקציות בין המשתתפים, לרבות נטוורקינג, מקום גדול ורחב ידיים, המחולק לכמה חללים, עלול להוות בעיה. כאשר אתם שואפים לחבר בין המשתתפים, כדאי לרכז את כולם בחלל אחד שמצד אחד יכיל את כולם בנוחות וכמובן לא יהיה צפוף, אך מצד שני, לא יאפשר להם להתפזר יתר על המידה, ובכך לפספס את מטרת האירוע.

אל תתפשרו על הלוקיישן

נכון, אתם מכוונים להפקת אירוע במרכז הארץ, אבל ״מרכז״ הוא מונח די עם משמעויות ופירושים די רחבים. אם חשוב לכם שבאירוע תירשם נוכחות גבוהה, כדאי לבחון היטב את המיקום של האולם ולוודא שהוא אכן מרכזי, מוכר, אטרקטיבי, והכי חשוב – נוח להגעה. אם אתם רוצים ללכת על בטוח, בחרו מקום בתל אביב, דבר שלא רק יקל על ההגעה של האורחים שלכם, אלא גם יוסיף ״פרסטיג׳״ לתדמית של האירוע ולאופן בו המשתתפים יתפסו אותו מראש.

חפשו מקום עם אופי ייחודי

אי אפשר להפריז בהשפעת המקום עצמו – הקונספט והסגנון שבו הוא תוכנן ועוצב, על האירוע שלכם. למעשה, האולם הוא האירוע. ככל שתבחרו במקום עם אופי וסגנון מיוחדים וייחודיים יותר, כך תבטיחו שיהיה גם האירוע שלכם. השתדלו למצוא מקום שאינו גנרי בעיצוב ובפריטי הריהוט והדקורציה שבתוכו, מקום שיש בו את ה״אקס פקטור״ הזה שהופך אותו למיוחד במינו. מצאתם אחד כזה? הדרך לאירוע מיוחד כבר סלולה בפניכם.

העדיפו מקום שמציע לכם חבילת שירותים וספקים

הישר מהפן של סטייל ואווירה, נעבור לממדים הפרקטיים יותר, שהם לא פחות חשובים. בתור אלו שמפיקים את האירוע הזה, יש לכם הר של מטלות ודברים לטפל בהם – כל אלו מעוררים לא מעט מתח ודאגות. אחת הדרכים להסיר מעליכם חלק נכבד מהעומס הזה, היא לבחור באולם אירועים שמציע לכם בעסקת חבילה שירותים שונים, לרבות שירותי קייטרינג ובר, מערכות הגברה ותאורה, ציוד טכנולוגי כמו מחשבים, מקרנים, רמקולים ומיקרופונים, מעצבים ואף מתאמי הגעה וכדומה. כמובן, יש לוודא שגם הספקים הללו הם ברמה ראויה עבור האירוע שלכם, אם כי במידה והאולם עצמו עושה רושם כאיכותי ומסוגנן, סביר יהיה להניח שגם הספקים אותם המקום מקשר עמכם הם איכותיים.

אירוע עסקי? חובה לבדוק פסיליטיז רלוונטיים

אם מדובר באירוע עסקי מהסוג שכולל מצגות, הרצאות, הקרנת סרטונים ו/או עבודה של המשתתפים תוך כדי האירוע, ישנם מתקנים ומכשירים שחשוב שיהיו במקום מבעוד מועד, והמצב האידיאלי הוא כזה שהאולם עצמו כבר כולל אותם ואנשי הצוות שבמקום יודעים כיצד לתפעל אותם. אם מדובר בכנס מקצועי, עליכם לוודא שכל המכשירים, לרבות מקרנים ומערכות הגברה, פועלים כראוי, וכאמור, אם יש במקום צוות טכני שיכול לתפעל את כל אמצעי הטכנולוגיה, לטפל בכל המכשירים, ולדאוג שהכל ״מתקתק״ במהלך האירוע – מה טוב. אחד הדברים החשובים המוטלים על כתפיכם, הם לדאוג שהאירוע יזרום ללא תקלות, שיכולות לחבל באירוע. גיוס של צוות עובדים שיהיה אמון על החלק הזה בלבד, יבטיח שהכל ילך חלק.