מה צריך לדעת כאשר מחפשים מקום לבת מצווה?

הילדה שלכם מתקרבת לגיל 12, והופכת מילדה לנערה. נקודת ציון מרגשת מאוד, ולפי המצווה היהודית – בהחלט יש כאן סיבה למסיבה. הפקת אירוע בת מצווה עשויה להיות מלחיצה, במיוחד עבור אלו שאינם בקיאים או מנוסים בתחום האירועים. אנחנו כאן כדי להרגיע ולעשות סדר בבלגן

קשה להאמין, אבל הילדה שלכם מתקרבת לגיל 12, והופכת מילדה לנערה. נקודת ציון מרגשת מאוד, ולפי המצווה היהודית – בהחלט יש כאן סיבה למסיבה. הפקת אירוע בת מצווה עשויה להיות מלחיצה, במיוחד עבור אלו שאינם בקיאים או מנוסים בתחום האירועים. יש לכם לא מעט משימות על הראש, ולעתים הלחץ גואה באופן שעלול לגרום לכם לשכוח שבסוף – מדובר באירוע משמח וחגיגי, שאתם אמורים להנות בו. אז רגע לנשום, ולזכור שהורים רבים, שאינם מפיקי אירועים מקצועיים בעצמם, כבר עברו בהצלחה את המשוכה הזאת, ויש גם לא מעט דברים שאתם יכולים לעשות כבר עכשיו, על מנת להפחית מהסטרס וגם להבטיח שיהיה אירוע מוצלח.

קודם כל – לתעדף את רשימת המשימות

כידוע, אחד הדברים שעוזרים להרגיע ולעשות סדר בכאוס שאולי מתחיל כבר להתהוות, הוא לגבש רשימה מסודרת של המטלות, בסדר עדיפויות יורד. כלומר, להתחיל מהמשימות ה״כבדות״ והקריטיות ביותר לקיום האירוע ולהצלחתו, ולרדת בהדרגה. ברגע שהכל רשום לפניכם, התמונה מתבהרת, ומבינים שהשד אינו נורא. זה הזמן להבדיל בין עיקר לטפל. לדוגמא, מובן שהמצטלה של מציאת מקום לבת מצווה, צריכה להיות הרבה לפני שאר המטלות, בטח לפני די.ג׳יי ואטרקציות לאירוע, וכן הלאה.

הדבר הראשון שכדאי לסגור: למצוא מקום לאירוע

כאמור, אין דבר חשוב יותר מאשר לאתר מקום מתאים לאירוע שלכם. זהו הצעד החשוב ביותר בתהליך ההפקה, ואם תבצעו אותו על הצד הטוב ביותר – הדרך להצלחת אירוע בת המצווה סלולה בפניכם. ישנם שלושה פרמטרים עיקריים שיש לשים עליהם את הדגש כאשר מחפשים אחר המקום המתאים: הראשון הוא גודל המקום, שצריך להתאים בדיוק מירבי להיקף האירוע שאתם מתכננים – לא גדול מדי ובוודאי לא קטן וצפוף מדי. תשמחו אולי לשמוע, שאם אתם מחפשים אחר מקום לאירוע קטן, יהיו פתוחות בפניכם אפשרויות מיוחדות ומגוונות יותר של אולמות אירועים, וכדאי לבחור במקום ייחודי ויוצא דופן, שמראש יעניק אופי ואווירה מיוחדת לאירוע. זה לא חייב להיות אולם אירועים באופן המסורתי שבו אנחנו מכירים אולמות, אלא שזו יכולה להיות חצר רחבת ידיים באווירה כפרית, יקב יין, גלריה לאומנות או אפילו בית קפה או מסעדה שאתם אוהבים, במידה שניתן לעשות בהם את האדפטציות הדרושות כדי לקיים בהם את האירוע.

הפרמטר השני והחשוב לא פחות, כאשר מחפשים אולם לבת מצווה – הוא ההתאמה של המחירים המבוקשים בו לתקציב העומד לרשותכם לצורך האירוע. עוד לפני שמתחילים לחפש אולם, מומלץ לגבש תקציב כללי לאירוע, ולראות מהו החלק שאתם מפרישים לטובת האולם. כדאי להשאיר קצת מקום לשינויים ולהיות גמישים, מאחר שאולי תיתקלו באולם שהמחיר שלו אומנם חורג מהתקציב שהקצבתם למרכיב זה, אבל תחליטו שיהיה זה מוצדק לקצץ במרכיב אחר לטובת האולם.

הפרמטר השלישי החשוב כאשר אתם בוחנים אפשרויות של מקומות לאירוע שלכם, הוא המיקום. נציין מראש – הלוקיישן הוא אנדר-רייטד, אבל ממש. אם אתם רוצים לערוך אירוע כייפי ומהנה עבור כל המשתתפים, עליכם לדאוג לרווחתם כבר מנקודת היציאה מהבית. הכוונה היא שמומלץ לבחור במקום שההגעה אליו תהיה כמה שיותר קצרה ונוחה עבורם. גם אם ראיתם מקום שמאוד ״עשה לכם את זה״, אבל הוא מרוחק למדי עבור מרבית המוזמנים שלכם – אנחנו ממליצים בחום לוותר. מיקום מרכזי הוא מאסט, והוא צריך להיות בראש מעייניכם כאשר אתם מחפשים אולם לאירוע.

כמובן שגם פרמטרים נוספים של סגנון, נראות, פסיליטיז ואווירה הם חשובים, ויש לבחון אותם היטב כאשר מגיעים לבדוק אולם לבת מצווה, אבל את אלו תוכלו להרשות לעצמכם לבדוק רק אחרי שסימנתם ״וי״ על שלושת הפרמטרים שלעיל.

המטלה הבאה: קייטרינג לאירוע

קייטרינג לבת מצווה הוא עניין מעט טריקי. קודם כל בגלל שמדובר באירוע מעורב של מבוגרים וילדים, ויש להתחשב בכולם. מבחינת המבוגרים, חשוב שתדעו שכיום רוב האנשים מצפים לקבל חוויה קולינרית מיוחדת ואיכותית גם באירועי בת מצווה, וההנאה שלהם מהאירוע די תלויה בעניין הזה. בלא מעט אירועים – האוכל עושה את האירוע. כבר לא מסתפקים בבופה הגנרי עם הסלטים, התוספות החמות והעיקריות הבשריות, אלא שמצפים מכם להביא משהו מקורי ומרענן. לכן, כאשר אתם בוחנים אפשרויות של שירותי קייטרינג עבור אירוע בת המצווה, כדאי לבדוק איזה ערך מוסף ואילו מנות מיוחדות מציעים לכם שם.

כמו כן, כאמור מדובר באירוע שהוא של ילדים, לא פחות משל מבוגרים. כל הורה יודע שלילדים בדרך כלל יש דרישות שונות כאשר זה נוגע לאוכל, וחשוב לקחת את זה בחשבון, ולוודא שלילדים יהיה, ובכן, אוכל שילדים אוהבים. יתרה מכך, מומלץ לקחת את העניין צעד אחד קדימה, ולשלב גימיקים ואטרקציות קולינריות המכוונות לילדים. לדוגמא, פוד טראק של המבורגרים ונקניקיות, דוכן ממתקים ושיערות סבתא, עגלת גלידות ועוד. האוכל הוא חלק בלתי נפרד מהאטרקציות שבאירוע, וכדאי להשקיע בו מחשבה, יצירתיות וכן, גם להקצות עבורו חלק נכבד מהתקציב.

לסיכום, הפקת אירוע בת מצווה היא אכן פרויקט גדול, אבל אם תעבדו באופן מסודר, תבצעו את הבחירות הנכונות, ולא תשכחו גם להנות מהדרך, תצלחו את המטלה הזאת ובגדול. ברגע שתשימו מאחוריכם את שתי המטלות הגדולות של מציאת האולם ובחירת חברת הקייטרינג והמנות שיוגשו באירוע, תוכלו להתפנות לחלקים הכיפיים יותר של ההפקה, כמו עיצוב האולם, הכנת התוכנית האומנותית, בחירת האטרקציות וההפתעות, הבגדים של כל בני המשפחה, איפור-שיער, צוות צילום ועוד.